Una aplicación.
Toda la jornada laboral.
Prozence se compone de diecinueve módulos. Todos usan los mismos registros de empleados y clientes, y usted activa solo los que necesita. En cada módulo, la sección "Detalles" enumera uno a uno los plazos, los valores predeterminados, las opciones y lo que conviene saber.
Las personas y empresas de las capturas de pantalla son ficticias. La mayoría de las pantallas se muestran en turco.
Cada tarjeta que comparte,
actualizada y con su marca.
Cada empleado tiene una página de tarjeta de visita en el propio dominio de su empresa. Quien la abre puede llamar, enviar un correo o guardar el contacto con un solo toque. Las tarjetas se generan desde el directorio y se gestionan desde una sola pantalla; un dato se cambia una vez y se actualiza a la vez en la tarjeta, en la firma y en Wallet.
Página personal y código QR
Foto, cargo, direcciones de oficina, banners y logotipos de las empresas del grupo. El código QR no cambia cuando cambian los datos; los empleados lo descargan en PNG, o en SVG para imprenta.
Guarde el contacto con un toque
La vCard funciona con los contactos de iPhone y Android e incluye foto, dirección, sitio web y LinkedIn.
Pase de Wallet que se actualiza solo
El pase de Apple y Google Wallet se actualiza en el dispositivo cuando cambian el cargo o el teléfono, y caduca cuando la persona se marcha.
Deje sus datos
Los visitantes dejan sus propios datos y pueden fotografiar su tarjeta de visita para rellenar los campos. Es obligatorio aceptar un aviso de privacidad; el consentimiento de marketing es aparte.
Envíe la tarjeta y haga seguimiento
Envíe la tarjeta a un cliente por correo electrónico, WhatsApp o SMS, con las tarjetas de hasta cinco compañeros en el mismo mensaje. Vea si se ha abierto y guardado.
Tarjetas desde el directorio
Directorios de Google Workspace, Microsoft 365 o Yandex 360 y SCIM 2.0 (Entra ID, Okta). Las altas, bajas y cambios de empleados llegan como vista previa.
Quién puede cambiar qué
Los empleados solo cambian su foto, su móvil, su WhatsApp personal, LinkedIn y su enlace de reuniones, cada uno bloqueado, con aprobación o libre. El nombre y el cargo quedan en manos de los administradores.
Redirección de empleados que se han ido
El código QR impreso o el enlace antiguo de quien se ha ido abre la tarjeta de la persona que lo sustituye; las tarjetas de visita que escaneó también se traspasan.
En el idioma del visitante
La tarjeta, la página de salida y el formulario de contacto se abren en uno de 9 idiomas según el navegador del visitante.
Detalles30 elementos
Página de la tarjeta
- Botones de llamada, correo, WhatsApp, reunión y "Guardar contacto"; la extensión y las oficinas que se muestran se eligen por persona.
- La tarjeta de un empleado ausente indica "Fuera de la oficina hasta el …; … le atenderá"; la nota procede del registro de vacaciones y desaparece a su regreso.
- Los compañeros sugeridos se guardan junto con el titular de la tarjeta en un único archivo vCard.
- El botón de reunión abre un enlace de reuniones de HubSpot o una página de reservas de Google Calendar en una página de su dominio.
- Un texto de presentación y 16 redes sociales, cada una activable por separado.
- El pequeño enlace de Prozence al pie de la tarjeta se puede desactivar.
Compartir y seguimiento
- Los correos salen con la firma del empleado y las respuestas le llegan a él; 40 correos por persona y día, una vez cada 12 horas al mismo destinatario.
- WhatsApp y SMS abren la aplicación del propio teléfono con el texto preparado; no se envía ningún mensaje desde el servidor.
- Estado de una tarjeta enviada: No abierta · Abierta, no guardada · Guardada en contactos.
- Hasta 3 recordatorios por tarjeta; el recordatorio automático se envía a los 3 días, entre las 09:00 y las 19:00.
- Enviar mi tarjeta automáticamente: cuando se escanea una tarjeta física y la persona tiene correo electrónico, la tarjeta del empleado se envía sola.
- NFC: en los teléfonos Android compatibles, la dirección de la tarjeta se graba en una etiqueta; instrucciones paso a paso para iPhone.
Gestión de tarjetas
- Pantalla de personal: origen de cada empleado (Google Workspace, Microsoft 365, SCIM, manual, masivo), estado y método de inicio de sesión; CSV.
- Los empleados sin correo de empresa se añaden sin tocar WordPress e inician sesión con un correo personal, un número de móvil o un enlace de invitación.
- La sincronización con el directorio fija una dirección por campo: el nombre, del directorio a la tarjeta; la foto, de la tarjeta al directorio; para el cargo, el móvil, el departamento y el responsable, usted elige.
- Aplicación automática: los nuevos empleados se añaden como borrador o publicados; los que se van se desactivan, como máximo 3 al día, y solo tras dos comprobaciones diarias consecutivas.
- Las diferencias de datos nunca se escriben solas; usted las selecciona y las aplica en la vista previa.
- Alta masiva de hasta 50 personas pegando una lista en el asistente de configuración.
Cambios de perfil y aprobación
- Para la foto, el móvil, el WhatsApp personal, LinkedIn y el enlace de reuniones, por separado: Bloqueado · Con aprobación del administrador · Directo. Por defecto, la foto y el móvil requieren aprobación.
- La pantalla de aprobación muestra los valores antiguos y nuevos lado a lado; el resultado llega al empleado por correo y por notificación en el teléfono.
- Solo los administradores cambian el nombre, el cargo, el correo, la extensión y la oficina; el cargo se introduce en turco y en inglés.
- Historial de puestos: los cambios de cargo y de departamento se guardan con fecha.
Empleados que se han ido
- El código QR impreso y el enlace antiguo abren una página de "ya no trabaja con nosotros" y la tarjeta del sucesor; no se muestran los datos de contacto de quien se ha ido.
- Si el sucesor también se ha ido, la cadena se sigue hasta 5 pasos; si no queda nadie, se muestra el contacto general de la empresa.
- Se cuentan los escaneos del código QR posteriores a la salida.
- Los pases de Apple y Google Wallet caducan, las sesiones se cierran y la persona desaparece de las firmas y las listas.
Medición y licencia
- Se cuentan las visualizaciones de la tarjeta, los contactos guardados y las aperturas de la página de reuniones; no se cuentan las del titular de la tarjeta, los usuarios con sesión iniciada ni los bots.
- Un mismo visitante cuenta una vez cada 6 horas; solo se guardan totales diarios, sin datos de los visitantes, y los totales se eliminan a los 400 días.
- Los empleados ven los últimos 30 días de su propia tarjeta en el recuadro "Mi tarjeta" del tablón.
- Solo cuentan para la licencia los empleados activos y publicados; aunque la licencia caduque, la página de la tarjeta, el código QR, la vCard, Wallet y "Deje sus datos" siguen funcionando.
De las reuniones a la imprenta,
una imagen corporativa única.
El equipo de marca diseña una plantilla una sola vez; el nombre, el cargo y el código QR de cada empleado se rellenan desde su propia tarjeta. De los fondos para reuniones a las tarjetas de visita impresas, todos usan la misma imagen corporativa.
Seis tipos de imagen
Fondo para reuniones, pantalla de bloqueo, pantalla de inicio del teléfono, escritorio, portada de LinkedIn y tarjeta de visita impresa.
Plantillas de la empresa
Hasta 12 plantillas por tipo con fondos lisos, degradados o de imagen. Las zonas que deben quedar libres, como el reloj, los iconos o una cara, no se pueden usar.
PDF listo para imprimir
Anverso y reverso de 85×55 mm con 3 mm de sangrado y marcas de corte.
Zoom, Meet y Teams
La imagen para reuniones se sube al perfil de Zoom del empleado con un clic; un conjunto de fondos compartidos para Meet y Teams se entrega en un solo archivo.
Foto de perfil corporativa
El fondo se elimina por completo en el navegador y la persona se coloca sobre el fondo de la marca. La foto original nunca sale del dispositivo.
Etiqueta NFC
En los teléfonos Android compatibles, la dirección de la tarjeta se graba en una etiqueta NFC con un toque; instrucciones paso a paso para iPhone.
Pantalla de marca e identidad
Logotipos, colores, cuatro temas de tarjeta, tipografías y un aviso de contraste de color en una sola pantalla, con vista previa en directo.
Aplicación con su marca
El icono de la pantalla de inicio, las notificaciones y los correos llevan el icono y el nombre de su empresa.
Empresas del grupo
20 empresas adicionales en una sola instalación, cada una con tarjetas, firmas y pases de Wallet con su propio logotipo, dominio y oficinas.
Detalles14 elementos
Tamaños
- Fondo para reuniones de 1920×1080; pantallas de bloqueo y de inicio de 1179×2556 para iPhone y de 1080×2400 para Android.
- Escritorio de 2560×1440 o 1920×1080; portada de LinkedIn de 1584×396.
- Tarjeta de visita impresa de 85×55 mm en PDF con 3 mm de sangrado y marcas de corte.
Plantillas de la empresa
- Elementos como el nombre, el cargo y el código QR se colocan en una cuadrícula de 3×3.
- Una plantilla predeterminada y una opción de "solo plantillas de la empresa"; descargas por plantilla y fecha de caducidad.
- El código QR se dibuja automáticamente con los colores oscuro y de acento de la empresa.
Reuniones y foto de perfil
- Zoom: los empleados suben su fondo personal a su propio perfil; cuando cambian sus datos se actualiza solo, como máximo una vez al día.
- Hasta 15 JPEG para Meet y hasta 50 PNG para Teams en un solo archivo ZIP, con los pasos para la consola de administración.
- Foto de perfil corporativa de 1024×1024; el fondo se elimina en el navegador del empleado y no se utiliza reconocimiento facial.
- Los administradores eligen el fondo de la marca y pueden hacer obligatoria la foto corporativa para las fotos nuevas.
Aspecto de la tarjeta
- Cuatro temas: Clásico, Portada, Oscuro, Sencillo. Foto en círculo, cuadrado redondeado o cuadrado.
- Siete paletas de colores predefinidas y un aviso de contraste de color (WCAG 4.5:1); la vista previa usa la tarjeta real del empleado seleccionado, sin guardar.
- Logotipos para fondo claro y oscuro y un icono cuadrado; PNG, JPEG o WebP.
- El tema de la tarjeta es uno por empresa; las empresas adicionales aparecen con su propio logotipo y colores.
La firma y el banner adecuados
en cada correo.
Las firmas se diseñan y se despliegan de forma centralizada; los empleados no copian nada. Marketing prepara un banner, un responsable lo aprueba y las firmas cambian solas. Los clics se miden.
Despliegue centralizado
En Gmail, Zoho Mail y Yandex 360 la firma se escribe en cada cuenta. En Microsoft 365, una regla del servidor Exchange la añade a cada correo saliente.
Plantillas y asignación
Hasta 20 plantillas asignadas a una persona, un departamento o una empresa. La vista previa muestra quién recibe cada plantilla y por qué.
Espacios para banners y segmentación
Intervalos de fechas y segmentación por departamento o persona; sin banner en los correos internos y con banner para los destinatarios externos.
Pruebas A/B
Dos banners compiten; el informe muestra el ganador cuando el resultado es estadísticamente significativo.
Analítica de firmas
Correos enviados, clics y tasa de clics; el elemento con más clics y la firma de quién atrae más atención.
Circuito de aprobación
Las cláusulas legales, el diseño, las plantillas y los banners pueden requerir aprobación por separado; nadie puede aprobar su propia propuesta.
Reglas de cláusulas legales
Notas de confidencialidad distintas, opcionalmente bilingües, por empresa y departamento.
Firma corta, fuera de la oficina, redes sociales
Una firma corta para las respuestas, una línea de fuera de la oficina con fechas y 16 redes sociales activables una a una.
Línea de satisfacción del cliente
Una pregunta de un clic, "¿Ha quedado satisfecho con esta conversación?", en la firma. Los clientes permanecen anónimos y los escáneres de seguridad no cuentan como votos.
Detalles16 elementos
Despliegue
- En Gmail solo se usa el permiso de ajustes de firma; Prozence no lee ni envía correo.
- "Comprobar Gmail" compara la firma de Gmail con la actual; la firma anterior se puede restaurar.
- Se comprueba el límite de 10 000 caracteres de Gmail; si una firma no cabe, se omiten los iconos sociales y se escribe sin enlaces de seguimiento.
- En Microsoft 365, el administrador de la empresa configura la regla de Exchange; esta vía no incluye foto ni analítica de firmas, y la firma no se añade dos veces en las cadenas de respuestas.
- Los empleados cuya firma cambia reciben un correo con una vista previa y los pasos de configuración.
Diseño y plantillas
- Diseño con el logotipo a la izquierda, arriba, sin logotipo o en una sola columna; 8 tipografías seguras para correo; cada elemento de la firma se activa o desactiva.
- Orden de asignación: persona, departamento, empresa; los ajustes se previsualizan antes de guardar.
- Firmas larga, corta y en texto sin formato; los enlaces de la versión en texto sin formato son personales y se miden por separado.
- La línea de fuera de la oficina se muestra durante un intervalo de fechas y luego desaparece; la firma de Gmail se reescribe al principio y al final.
Banners y medición
- Hasta 6 espacios para banners en la firma; cambiar un banner no obliga a reescribir las firmas.
- Segmente a todos o a una empresa, un departamento o una persona; los grupos que quedan sin banner se eligen por separado.
- En las pruebas A/B, los empleados se dividen al azar en dos grupos; el resultado se informa con un 95% de confianza y al menos 100 visualizaciones por banner.
- Clics, aperturas aproximadas, correos enviados desde Gmail al día y tasa de clics; una clasificación de personas.
Aprobación y satisfacción
- Las cláusulas legales, el diseño, las plantillas y los banners pueden requerir aprobación por separado; se guardan los últimos 200 cambios.
- La línea de satisfacción dice "Excelente · Correcto · Deficiente"; la valoración solo se guarda cuando el cliente pulsa Enviar.
- Las valoraciones "Deficiente" llegan a los responsables de satisfacción junto con el comentario; por defecto, las valoraciones se eliminan a los 12 meses.
Cada tarjeta de visita recogida
se queda en la memoria de la empresa.
Las tarjetas de visita que antes se perdían en los teléfonos de los empleados se reúnen en un catálogo de la empresa compartido y sin duplicados. Quién conoce a quién, a quién le ha cambiado el cargo, con qué cliente no ha hablado nadie desde hace tiempo: todo en una sola pantalla.
Detalles de la IA
Lectura con IA
Se leen tarjetas de visita, acreditaciones de feria, códigos QR y firmas de correo electrónico; las tarjetas giradas o del revés se corrigen y los números dudosos se señalan. Usted aprueba el registro.
Añada contactos como prefiera
Comparta desde los contactos del teléfono, importe vCard, Excel o CSV, o simplemente reenvíe un correo al buzón compartido.
Catálogo sin duplicados
Cuando la misma persona vuelve a entrar no se crea un registro nuevo; los campos vacíos se completan y el historial crece.
Quién del equipo lo conoce
Quién en la empresa conoce a un cliente, cuándo se reunieron por última vez y otras personas de la misma empresa.
Filtros y vistas guardadas
Filtre por etiqueta, fecha, quién lo añadió, origen, CRM y estado del consentimiento; guarde la vista y compártala como enlace.
Enriquecimiento de empresas
Sitio web, sector, plantilla, sede, símbolo bursátil y condición de parque tecnológico o centro de I+D. Los datos introducidos a mano nunca se sobrescriben.
Cambios de puesto y de empresa
Cuando un cliente cambia de cargo o de empresa, recibe una sugerencia; el registro no cambia hasta que usted lo aprueba.
Contactos que se enfrían y recordatorios
Se señalan las personas con las que nadie ha contactado desde hace tiempo; recordatorios de seguimiento y un resumen mensual.
Notas de voz
Las notas de las reuniones se dictan; un resumen opcional con IA sugiere el siguiente paso. Prozence nunca recibe ni almacena el audio.
Detalles15 elementos
Formas de añadir contactos
- Anverso y reverso de una tarjeta de visita, acreditación de feria, código QR, firma de correo electrónico, compartir desde los contactos del teléfono, vCard, Excel y CSV.
- Basta con reenviar el correo de un cliente al buzón compartido de la empresa; el buzón se lee cada 5 minutos y se añaden hasta 5 personas por correo.
- No se añaden las personas que solo aparecen en la lista de destinatarios, los dominios propios de la empresa ni los pies de boletines; los correos no verificados quedan retenidos.
- Las tarjetas fotografiadas sin conexión quedan en cola en el dispositivo; se leen al recuperar la conexión y se vinculan al evento en el que se tomaron.
Catálogo
- Si una segunda persona escanea la misma tarjeta, la reclama sin cambiar el registro; si está en la lista no compartida de otra persona, se envía una solicitud de acceso.
- "Quién puede verlo" en las notas: solo yo, mi departamento o todos los que pueden ver el registro.
- El organigrama de una empresa cliente se construye a partir de los cargos en turco: 8 niveles y 11 departamentos.
- Los cumpleaños de los contactos de clientes solo se recuerdan a los empleados que pueden ver a esa persona.
Filtros y acciones masivas
- Etiquetas con "cualquiera", "todas", "excepto" y "sin etiqueta"; fecha de alta y último contacto, añadido por (yo, mi equipo, una persona), origen, CRM y estado del consentimiento.
- Ordenación y hasta 20 vistas guardadas; el filtro se refleja en la barra de direcciones.
- Etiquetado y exportación masivos sobre la lista filtrada; acciones sobre las personas seleccionadas.
- El panel de filtros se abre desde la derecha en un ordenador y desde abajo en un teléfono.
Seguimiento
- Las personas que han cambiado de cargo o de empresa tienen su propio filtro y las etiquetas "Nuevo cargo", "Nueva empresa" y "Ha dejado la empresa".
- Las notas de voz duran hasta 3 minutos; la voz se transcribe en el navegador y la IA la resume solo si usted lo pide.
- Se adjunta al registro una copia reducida de la foto de la tarjeta; pueden verla quien la escaneó y los administradores, y un ajuste permite desactivarla.
De vuelta de la feria,
la lista está lista y el CRM, completo.
En el modo evento, cada tarjeta escaneada se vincula a esa feria y se añade para todo el equipo del stand. Después, los correos de agradecimiento se envían con la aprobación del personal y los contactos llegan al CRM con el propietario y las etiquetas correctos.
Modo evento
Las tarjetas escaneadas durante la feria se vinculan al evento y se comparten con todo el personal del stand.
Interés y cualificación
Interés alto, medio y bajo; áreas de interés y preguntas de cualificación con puntuación.
Página del stand y cartel con QR
Una página del stand donde los visitantes dejan sus datos, en el idioma del visitante.
Panel del evento y comparativa
Tarjetas recogidas, leads calientes, coste por tarjeta y comparación de ferias lado a lado.
Correo posterior a la feria
Los correos de agradecimiento se envían con la aprobación del personal, uno por persona y feria.
Conexión directa con 7 CRM
HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 y Odoo, además de webhooks firmados.
Al CRM solo llegan las personas adecuadas
Los proveedores de servicios, como bancos, gestores contables y proveedores, no se envían al CRM.
Propietario y correspondencia de campos
Reglas de asignación de propietario, correspondencia de campos compartida y lectura de vuelta desde el CRM.
Cola de errores
Los registros que no llegan al CRM no se pierden; se reintentan y el motivo se muestra a los administradores.
Detalles14 elementos
Ferias
- Configuración de la feria: recinto, stand, fechas, personal, áreas de interés y coste opcional; el modo evento se activa solo cuando el personal abre la aplicación durante la feria.
- Hasta 5 preguntas de cualificación por feria (p. ej., "¿Hay presupuesto?" Sí 10, No 0); la puntuación se calcula al añadir la tarjeta y los 10 primeros aparecen en el panel.
- La página del stand y el cartel con QR están disponibles en 9 idiomas y se cierran 30 días después del final de la feria.
- Los correos de agradecimiento se envían cuando el personal los revisa y los aprueba; cada visitante recibe uno por feria.
- Las ferias del último año en una sola tabla: tarjetas, interés alto, medio y bajo, puntuación media, coste por tarjeta y por lead caliente.
Envío al CRM
- Las personas y las empresas se añaden sin duplicados, identificadas primero por el ID del CRM y después por correo y teléfono.
- El propietario del registro es el usuario del CRM del empleado que recogió la tarjeta, o lo fijan reglas de propietario según etiqueta, feria, origen o ciudad.
- Una tabla compartida de correspondencia de campos envía el origen, las etiquetas, el cargo, la feria, el nivel de interés y el consentimiento de marketing a los campos del CRM que usted elija.
- Los puntos de contacto se guardan como notas en el CRM: escaneos, envíos de tarjetas y datos dejados. Por defecto no se envían las notas propias del empleado ni los resúmenes de notas de voz.
- Lectura de vuelta desde el CRM: la etapa y el propietario se leen cada hora, y los cambios dejan una nota en el registro de la persona.
Errores y consentimiento
- Los errores temporales se reintentan 6 veces a intervalos crecientes de 5 minutos a 12 horas; los errores permanentes se muestran con su motivo en la pantalla de administración.
- Un ajuste "Enviar al CRM" por etiqueta; un proveedor de servicios que también lleve una etiqueta de ventas sí se envía.
- El consentimiento de marketing y la nota de privacidad viajan al CRM; si se retira el consentimiento, el CRM también se marca como "No".
- En una configuración de grupo, los contactos recogidos por una empresa adicional no van al CRM de la empresa matriz salvo que se active.
Un lugar donde todos
están en la misma sintonía.
Los anuncios no se pierden en bandejas de entrada saturadas. El tablón muestra a cada empleado sus propias tareas, las aprobaciones pendientes, las políticas que debe leer y las novedades de su equipo.
Anuncios segmentados
Por empresa, departamento o persona; publicaciones destacadas, tasas de visualización y difusión en LinkedIn.
"Leído y entendido"
Un anuncio destacado puede pedir confirmación; quienes no han confirmado aparecen por nombre y reciben un recordatorio una vez al día.
Políticas con confirmación de lectura
Se registran la llegada al final del texto y el tiempo de lectura; se envían recordatorios a quienes no han confirmado.
Encuestas de empresa
Opción única, opción múltiple, valoraciones del 1 al 5 y texto libre; con nombre o anónimas, y usted decide cuándo se muestran los resultados.
Sondeo de clima
Sondeo breve, periódico y anónimo entre los empleados. Los grupos pequeños están protegidos y las tendencias se ven con el tiempo.
Sugerencias y quejas
Envío anónimo opcional; el remitente nunca se almacena. Puntos de recompensa por las sugerencias que se ponen en práctica.
Incorporación y salida
Listas de tareas a partir de plantillas; las tareas de cada departamento llegan al equipo adecuado como solicitudes.
Directorio y organigrama
Directorio de la empresa, organigrama, perfiles de empleados y una búsqueda "¿Quién sabe de esto?".
9 idiomas y canales
Los anuncios se traducen al idioma del empleado y también se publican en Slack, Microsoft Teams y Google Chat.
Detalles21 elementos
Anuncios
- Permisos de publicación por persona: ninguno, su propio departamento o toda la empresa.
- Categorías: Anuncio, Noticias nuestras, Nuevas incorporaciones, Nuevo puesto, Aniversario laboral; las tres últimas se muestran con la tarjeta del empleado.
- Archivos adjuntos PDF, PNG o JPEG de hasta 8 MB; los adjuntos solo se abren para los empleados destinatarios.
- Destacado durante 1, 3, 7, 14 o 30 días; como máximo 2 anuncios destacados a la vez.
- Compartir en LinkedIn: los empleados comparten en la propia ventana de LinkedIn y el autor ve el número de clics.
- Los informes muestran destinatarios, lectores, tasa de visualización, clics en "Leer más" y "me gusta"; alcance por departamento.
Políticas
- Texto con versiones; "Requiere confirmación" o "Informativo", destinatarios, fecha límite y fecha de entrada en vigor.
- La casilla de confirmación solo se activa al llegar al final; se registran la primera y la última apertura, el tiempo visible y una huella del texto confirmado.
- Una nueva versión pide a todos que vuelvan a confirmar y muestra una nota "Qué ha cambiado en esta versión".
- Recordatorios en los últimos 3 días, en la fecha límite y semanalmente después; informe por persona y CSV.
Encuestas y sondeos de clima
- Hasta 20 preguntas por encuesta; los resultados anónimos se muestran con al menos 3 respuestas, y los desgloses por departamento solo para grupos de 5 o más.
- Sondeo de clima: una pregunta de recomendación (eNPS) y cuatro preguntas breves; rondas semanales, quincenales o mensuales.
- Las respuestas del sondeo no guardan ni la persona ni la hora; el umbral de privacidad es de 5 respuestas por defecto, con la tendencia de las últimas 12 rondas.
Sugerencias e incorporación
- En los envíos anónimos la hora se redondea; las respuestas se consultan con un número de seguimiento y una clave que se muestra una sola vez.
- "Sobre mi departamento" va al responsable según el organigrama; los demás temas van a los lectores de ese tema.
- Las sugerencias que se ponen en práctica suman puntos (10 por defecto); los remitentes anónimos los reclaman con su clave.
- Las tareas de incorporación pueden asignarse al empleado, al responsable, al compañero mentor, a RR. HH., a TI o a instalaciones; las tareas de TI y de instalaciones se abren como solicitudes.
Notificaciones y canales
- La campana "Pendiente para usted" reúne anuncios, políticas, encuestas, sondeos de clima, invitaciones y aprobaciones.
- Correo resumen semanal: lo pendiente, los anuncios de los últimos 7 días, los próximos 7 días y las nuevas publicaciones; si no hay nada que contar, no se envía.
- Hasta 10 canales de Slack, Teams y Google Chat; solo se publican eventos de toda la empresa y no se envían datos personales.
- Aplicación para Microsoft Teams: pestañas Prozence y Mis aprobaciones; las notificaciones también llegan al feed de actividad de Teams.
La pregunta que todos hacen
se escribe una sola vez.
El conocimiento de la empresa está en un solo lugar, categoría por categoría. Cada artículo tiene su propia regla de visibilidad; los empleados solo ven lo que les está permitido. Los artículos desactualizados se señalan y "Pregunte a la wiki" responde indicando sus fuentes.
Detalles de la IA
Categorías y artículos
Editores por categoría; artículos con formato, tablas, recuadros de Consejo y Atención y enlaces entre artículos.
Quién puede verlo y quién no
Reglas separadas para cada artículo y categoría: departamento, persona, rol, permiso de módulo o responsables con equipo.
Prueba con una persona
Mientras edita, "N personas pueden ver esto ahora"; elija un empleado para comprobar si puede verlo y, si no, por qué.
Historial de versiones
Las últimas 10 versiones con quién cambió qué y cuándo; vuelva a una versión anterior con un clic.
Fecha de revisión
12 meses por defecto; los lectores ven un aviso en los artículos con revisión vencida y los editores reciben recordatorios.
Búsqueda adaptada al turco
Escribir "sifre" encuentra "Şifre"; las búsquedas sin resultados aparecen primero en el informe y muestran lo que falta por escribir.
Pregunte a la wiki
La IA responde solo a partir de los artículos que puede ver quien pregunta e indica sus fuentes; si no existe nada pertinente, no se invoca.
¿Le ha resultado útil?
Sí o No; una nota con "No" llega a los editores de la categoría. Número de lecturas y tasas de utilidad en el informe.
Aviso a los lectores
Un nuevo artículo se anuncia por notificación en el teléfono o por correo solo a los empleados incluidos en su regla de acceso.
Detalles16 elementos
Redacción
- Hasta 30 categorías; los administradores y los editores generales escriben en todas partes, y los editores de categoría solo en la suya.
- Artículos de hasta 30 000 caracteres con hasta 15 etiquetas; artículos fijados y borradores (solo los editores ven los borradores).
- No se admite HTML; las imágenes se añaden por dirección y se amplían al hacer clic.
- Cuatro categorías iniciales: TI y cuentas; RR. HH., vacaciones y nóminas; Oficina e instalaciones; General.
Reglas de acceso
- Basta con pertenecer a uno de los grupos seleccionados; "Quién no puede verlo" siempre se aplica primero.
- La regla de un artículo puede restringir la de su categoría, pero no ampliarla.
- La misma regla se aplica a listas, búsqueda, número de lecturas, notificaciones, publicaciones en canales de chat y Pregunte a la wiki.
- Un artículo que no puede ver muestra "Artículo no encontrado", para no revelar su existencia. Quienes se han ido no ven ningún artículo.
Lectura y medición
- Tres columnas en un ordenador: menú de la aplicación, árbol de la wiki y zona de lectura; la lista "En esta página" se resalta a medida que se lee.
- Las aperturas de una misma persona en el plazo de una hora cuentan una sola vez.
- Los informes solo muestran cifras: lectores, lecturas totales y tasa de utilidad; no se indica quién leyó qué.
- Los términos de búsqueda se cuentan sin registrar quién buscó; últimos 180 días.
La guía de usuario en la wiki
- La guía de usuario de Prozence, 33 capítulos en turco e inglés con capturas de pantalla, se importa a la wiki como un único paquete.
- Cada capítulo llega con su propia regla de acceso; los capítulos de administración solo son visibles para los roles correspondientes.
- Los capítulos modificados por un editor se conservan al volver a importar.
- Los textos que requieren confirmación usan "Políticas de la empresa"; la wiki no tiene confirmación de lectura.
Anuncios, invitaciones, agradecimientos:
la plaza propia del equipo.
En la plaza del Equipo, los empleados publican anuncios, envían invitaciones, hacen encuestas y dan las gracias. Se celebran los cumpleaños y los aniversarios laborales. En cada publicación, quien la publica elige quién la ve.
Anuncios clasificados
Se vende, se alquila, se regala, se busca, objetos perdidos y encontrados, y coche compartido; hasta 3 fotos. "Enviar mensaje al anunciante" solo es visible para las dos personas implicadas.
Invitaciones y confirmación de asistencia
Invitaciones de compromiso, boda, nacimiento, graduación o evento; con fecha, hora y lugar, las personas responden Asistiré, Quizá o No puedo ir.
Encuesta de una pregunta
De 2 a 6 opciones; los resultados se muestran a todos como porcentajes y votos, mientras que quién eligió qué solo lo ve quien creó la encuesta.
Tarjeta de agradecimiento
La persona a la que se da las gracias siempre recibe una notificación y un correo; su perfil muestra cuántos agradecimientos ha recibido.
Recomendaciones y "Atención"
Recomendaciones de restaurantes, cafeterías o profesionales con 1 a 5 estrellas; avisos sobre la oficina, la seguridad y los espacios comunes con borde rojo.
Cumpleaños
No se guarda el año de nacimiento. Un cumpleaños solo se muestra si el empleado lo permite; ese día recibe un correo y una notificación de felicitación.
Aniversarios y celebraciones
Un recuadro "Celebraciones · 7 días"; nuevas incorporaciones, nuevos puestos y aniversarios en "Noticias del equipo".
Mensajes
Chat individual y en grupo dentro de la aplicación sobre Google Chat; Prozence no almacena los mensajes.
Quién lo ve
Toda la empresa, solo mi departamento, personas seleccionadas o todos excepto las personas que seleccione.
Detalles17 elementos
Normas de publicación
- Las normas del tablón se aceptan antes de publicar; hasta 10 publicaciones y 60 comentarios por persona y día.
- "Denunciar contenido inapropiado" avisa a los administradores; una publicación se oculta automáticamente tras tres denuncias distintas.
- Los anuncios permanecen publicados 30 días por defecto, 90 como máximo; las publicaciones vencidas se archivan y el archivo se elimina con sus fotos a los 180 días.
- Se eliminan los datos de ubicación de las fotos; las fotos solo se muestran a los empleados con sesión iniciada.
- Los administradores pueden desactivar cada tipo de publicación por separado.
Preferencias de notificación
- Los empleados eligen por tipo: invitaciones, agradecimientos, "Atención", anuncios clasificados, encuestas, recomendaciones y contenido útil.
- Por defecto, las invitaciones y los agradecimientos están activados; los anuncios clasificados, los anuncios y las encuestas, desactivados.
- Los agradecimientos y los mensajes sobre anuncios dirigidos a la persona no se pueden desactivar.
Cumpleaños y aniversarios
- Solo se guardan el día y el mes; los introduce el propio empleado, y también puede hacerlo RR. HH.
- La visibilidad depende de dos cosas: el consentimiento del empleado y el ajuste de la empresa (toda la empresa, departamento o nadie; departamento por defecto).
- La felicitación se puede editar; si el empleado lo ha consentido, también se avisa a su equipo.
- Con más de 200 empleados activos, solo los aniversarios señalados se muestran a toda la empresa.
Mensajes
- Cada empleado conecta una vez su cuenta de Google de la empresa; no se pueden conectar cuentas personales de Gmail.
- Un espacio "Todos" en la parte superior de la lista; chats individuales, grupos y espacios, y búsqueda en el chat.
- Mensajes de hasta 4000 caracteres; las notificaciones instantáneas en el teléfono llegan desde la aplicación Google Chat.
- Los chats de reuniones de Google Meet están ocultos por defecto; use Google Chat para archivos adjuntos y reacciones.
- No hay chat para Microsoft Teams; en Teams están la pestaña de Prozence y las notificaciones.
Festivos, vacaciones, eventos
y sus propias reuniones.
El calendario de la empresa muestra los festivos, los eventos de la empresa, las celebraciones y quién está de vacaciones. Los empleados ven su propio calendario de Google u Outlook en la misma pantalla, y las reservas de salas de reuniones se sincronizan en ambos sentidos con Google Calendar.
Los próximos 14 días
Festivos, eventos, cumpleaños, aniversarios, vacaciones y cumpleaños de clientes; filtros y colores por tipo.
Festivos y calendarios externos
Los festivos oficiales de Turquía vienen incluidos; hasta 5 calendarios ICS externos (p. ej., un calendario de obligaciones legales) se actualizan cada 12 horas.
Eventos de la empresa
Las personas con permiso de publicación añaden eventos de día completo para toda la empresa o un departamento; un evento puede durar hasta 60 días.
De vacaciones · Le sustituye
Las vacaciones aprobadas se muestran como "De vacaciones · Le sustituye …"; el tipo de ausencia nunca se muestra.
Añadir a mi calendario
Se añade una dirección de suscripción personal a Google Calendar u Outlook; al renovarla, la anterior deja de funcionar.
Mi calendario
Los próximos 14 días de su propio calendario de Google u Outlook; el botón Unirse abre el enlace de Meet, Teams, Zoom o Webex.
Mis reuniones
La próxima reunión y "N reuniones más hoy" en la pantalla Hoy.
Salas y Google Calendar
Una sala reservada en Prozence se escribe en Google Calendar; una reunión creada en Google con una sala llega a Prozence y los invitados externos aparecen en la lista de recepción.
Programación de reuniones
Un enlace de reuniones de HubSpot o una página de reservas de Google Calendar se abre desde la tarjeta y la firma, en su propio dominio.
Detalles14 elementos
Suscripción
- La suscripción es unidireccional, de Prozence a su aplicación de calendario, y abarca los últimos 30 días y los próximos 365.
- Las entradas son de día completo y no muestran a la persona como ocupada.
- Google y Outlook actualizan las suscripciones según su propio calendario, cada pocas horas.
Mi calendario y privacidad
- Solo el calendario principal y solo lectura: las reuniones se crean y se responden en Google Calendar u Outlook.
- Solo lo ve la propia persona; las reuniones marcadas como "Privadas" en Google se muestran como "Ocupado".
- Las reuniones rechazadas y canceladas se ocultan; las reuniones no se almacenan, solo se guardan en caché durante 5 minutos.
- Los empleados pueden elegir "No mostrar mi calendario aquí".
- Funciona con la delegación en todo el dominio en Google y con el permiso Calendars.Read y el consentimiento del administrador en Microsoft 365.
Sincronización de salas
- Solo Google Workspace; no se admiten los calendarios de salas de Microsoft 365, y allí "Añadir al calendario" descarga un archivo .ics.
- Los eventos escritos desde Prozence no envían correos de invitación; al cancelar se elimina el evento de Google.
- El formulario de reserva avisa de las horas en las que la persona está ocupada en su propio calendario.
- Las reuniones creadas en Google llegan en 10–15 minutos; los cambios y cancelaciones también se reflejan, y estas reservas no se pueden cancelar desde Prozence.
Herramientas de reunión
- La conexión con Zoom sube fondos virtuales; las reuniones de Zoom, Meet o Teams no se crean desde Prozence.
- Las citas se reservan en HubSpot o en la página de reservas de Google; Prozence muestra esa página en su propia dirección.
En cuanto llega un invitado,
su anfitrión lo sabe.
Los empleados registran a sus invitados con antelación y la recepción los recibe desde una sola pantalla. Los invitados también pueden escanear el código QR de la entrada y registrarse ellos mismos. En cuanto se les da acceso, se avisa al anfitrión y el invitado recibe un correo de bienvenida; en una emergencia, las visitas que están dentro también figuran en la lista.
Registro previo
Los empleados pulsan "Espero una visita": día (hasta 60 días de antelación), hora, nombre, empresa, matrícula, correo y una nota para recepción.
Pantalla de recepción
Previstas, Dentro y ocupación del aparcamiento de visitas en una sola franja; la lista se actualiza cada 30 segundos.
Autorregistro con QR
Los invitados que escanean el código QR de la entrada introducen su nombre, su empresa y a quién visitan; sin aplicación ni inicio de sesión.
Aviso al anfitrión
Cuando se da acceso al invitado, el anfitrión y los compañeros de la reunión reciben la notificación "Su invitado ha llegado".
Correo de bienvenida
El invitado recibe la tarjeta de visita del anfitrión, la dirección y las indicaciones para llegar a la planta, el Wi-Fi de invitados, las normas del edificio y un enlace "Ya me he ido".
Registro con tarjeta de visita
Se lee la tarjeta de visita del invitado y se cruza con las visitas previstas para hoy; la tarjeta se añade al directorio de clientes del anfitrión.
Acreditación y salida
Una acreditación de visitante del tamaño de una tarjeta de crédito; registro de salida eligiendo un acceso o con el mismo código QR.
Registro e informes
Búsqueda por fecha, estado, nombre, empresa o matrícula; CSV. "Quién me ha visitado", empresas más frecuentes y estancia media.
Visitas en una emergencia
Las visitas que están dentro aparecen en el panel "Estoy a salvo"; cuando se declara una emergencia, reciben las indicaciones de salida y del punto de encuentro.
Detalles16 elementos
La página de autorregistro
- Una dirección con clave secreta; el cartel se imprime en A4 o queda abierto en una tableta. Al renovar la clave, el código QR anterior deja de funcionar.
- La página no usa JavaScript; 15 segundos después del registro vuelve a un formulario en blanco para la tableta compartida.
- La búsqueda de la persona a la que se visita muestra como máximo 6 resultados, para que no se filtre la lista de personal.
- Si el nombre coincide con el de un invitado registrado previamente, se registra la entrada de ese registro.
- Los invitados registran su salida escaneando el mismo código; la tableta compartida solo muestra las iniciales.
Notificaciones y recordatorios
- "¿Ha llegado su invitado?": se pregunta una vez al anfitrión si no se ha dado acceso al invitado 15 minutos después de la hora prevista.
- Los anfitriones pueden pulsar "Ha llegado, dar acceso" o "No ha venido" sin esperar a recepción.
- Se avisa al anfitrión cuando el invitado se va; a los invitados sin salida registrada se les aplica una salida de "fin de jornada" durante la noche, y quienes no se presentan se marcan como "No ha venido".
- Si hay un proveedor de SMS configurado, el invitado también recibe un breve mensaje de bienvenida.
Privacidad
- En todas las vías de registro es obligatorio aceptar un aviso de privacidad, y se registra la hora de aceptación.
- No se recogen documentos de identidad, fotos ni firmas; las fotos de las tarjetas de visita no se almacenan, y el número de teléfono es opcional y solo lo ve recepción.
- Los registros se eliminan a los 180 días por defecto (de 7 a 730 días).
- Los nombres, correos y matrículas de los invitados solo los ven el anfitrión, los compañeros de la reunión y recepción.
Conviene saber
- El registro previo no envía nada al invitado; el correo de bienvenida se envía cuando se le da acceso.
- El correo de bienvenida y las páginas de visitas están en turco.
- No hay conexión con tornos ni sistemas de puertas; las acreditaciones se imprimen desde el navegador.
Salas y plazas de aparcamiento,
reservadas con unos pocos toques.
El planificador diario muestra qué sala está ocupada y cuándo. Los invitados añadidos a una reunión se comunican con antelación a recepción, y sus matrículas, al aparcamiento.
Planificador diario
Horas ocupadas, quién reservó y el título de cada sala y plaza de aparcamiento; capacidad, planta y equipamiento de la sala.
Reserva de una sala
Horas en intervalos de 15 minutos, título y número de personas; se pueden añadir hasta 30 invitados y 30 compañeros.
Sin reservas duplicadas
Se rechaza una segunda reserva para la misma hora, aunque ambas lleguen en el mismo instante.
Plaza de aparcamiento
La matrícula es obligatoria; los coches de empresa se rellenan solos. Las matrículas de los invitados se indican en el formulario de la reunión.
Aparcamiento de visitas
Defina una capacidad; un invitado con matrícula reserva una plaza para la reserva, y se le avisa cuando está completo.
Recordatorios e invitados
Una notificación 15 minutos antes; los compañeros añadidos reciben "Le han añadido a una reunión" y "Reunión cancelada" si se cancela.
En ambos sentidos con Google Calendar
En las empresas con Google Workspace, las salas se escriben en Google Calendar y las reuniones creadas en Google llegan a Prozence.
Añadir al calendario
Sin sincronización, un archivo .ics añade la reserva a los calendarios de Google, Outlook o Apple.
Reglas
08:00–20:00, hasta 30 días de antelación y reuniones de hasta 8 horas por defecto; todo es configurable.
Detalles9 elementos
Administración
- Hasta 60 recursos: salas de reuniones o aparcamiento; capacidad, planta, equipamiento y calendario de recursos de Google.
- Una sala se puede cerrar temporalmente con la casilla "Disponible para reservas".
- Recepción puede cancelar la reserva de otra persona, y se avisa al titular.
- Las reservas pasadas se eliminan a los 3 meses por defecto, junto con los datos de invitados y matrículas.
- Hasta 30 reservas por persona y día.
Conviene saber
- No hay reservas periódicas ni liberación automática de salas cuando no se presenta nadie.
- La capacidad de la sala no bloquea el número de personas; se muestra como orientación.
- No hay reserva de puestos flexibles.
- No hay sincronización con los calendarios de salas de Microsoft 365.
Paquetes, correo y notificaciones oficiales,
registrados y entregados con un código.
Cada envío entrante se registra, se avisa al destinatario y la entrega se hace con un código de cuatro dígitos. Los empleados también abren solicitudes de mensajería o paquetería salientes desde su teléfono y las siguen en cuatro pasos.
Detalles de la IA
Nueve tipos de envío
Paquete, sobre, documentos, notificación oficial, mensajería, comida, flores, tarjeta bancaria o de crédito y otros; avisos por tipo: "Han llegado sus flores".
Lectura de la etiqueta
El destinatario, el remitente, el transportista y el número de seguimiento se leen de una foto de la etiqueta de envío; se sugiere el destinatario.
Entrega con un código
Con el código de 4 dígitos de la pantalla del destinatario o el nombre de quien lo recoge; se registran el empleado que entrega y la hora.
Compañero que sustituye
Si el destinatario está de vacaciones, se avisa al mostrador y también se notifica al compañero que lo sustituye.
Recordatorios
Hasta 3 recordatorios para los envíos no recogidos; ninguno para comida y flores.
Estante y foto
El estante o la ubicación y una foto de un paquete dañado se añaden al registro.
Paquetes y mensajería salientes
Destinatario, dirección, categoría del contenido, quién paga (remitente o destinatario) y mensajería urgente en el mismo día.
Cuatro pasos
Solicitud recibida, En correspondencia, En manos del transportista, Enviado; el enlace de seguimiento procede de la plantilla del transportista.
Registro e informe
Registro de entradas y salidas por mes, CSV; quién envió cuántos, por transportista, categoría y departamento.
Detalles14 elementos
El mostrador de correspondencia
- Su propia pantalla, igual en el ordenador y en el teléfono. La lista se actualiza cada 30 segundos sin borrar el formulario.
- Números de registro por año y secuencia; los envíos pendientes de recogida muestran "en espera desde hace 2 días".
- Los intentos con un código de recogida erróneo se limitan a 5 por envío y hora.
- La lectura de etiquetas permite 200 al día por persona; sin una clave de IA, los datos se escriben a mano.
Para los empleados
- El recuadro de paquetes y correo muestra el punto de recogida y el código en letras grandes; el código solo lo ve el destinatario.
- Notas por tipo: las notificaciones oficiales y las tarjetas bancarias se recogen en persona.
- La llegada se avisa por teléfono y por correo; en la entrega, "Recogido por: …".
- Las solicitudes salientes solo se pueden cancelar mientras están en "Solicitud recibida" o "En correspondencia"; 20 solicitudes por persona y día.
Administración
- Una lista de transportistas y un transportista predeterminado; la plantilla de la dirección de seguimiento inserta el número.
- Punto de recogida, día del primer recordatorio (2 por defecto) y conservación (12 meses por defecto).
- Roles: gestor (mostrador, entrega, salidas) y lector (registro).
Conviene saber
- El estado no se obtiene automáticamente de los transportistas; "Entregado" se marca a mano.
- La notificación oficial es un tipo de envío; no hay servicio de notificación electrónica ni registro de notificaciones con validez legal.
- En la entrega no se recoge firma ni foto.
De la solicitud al activo,
un único rastro.
Los empleados indican qué quieren comprar, por qué y dónde, y añaden alternativas y el motivo de su elección. Las solicitudes aprobadas pasan a la lista de compras; los artículos entregados se convierten en activos con un clic y se pueden asignar al solicitante.
Solicitudes de TI e instalaciones
Tipo, categoría, título y "¿Para qué?"; las categorías se definen por empresa.
Artículos y alternativas
Hasta 10 artículos: marca, modelo, cantidad, precio, moneda, proveedor y enlace al producto; 3 alternativas por artículo y "¿Por qué este?".
Aprobación de la dirección
Basta con la decisión de un aprobador; nadie puede aprobar su propia solicitud y el motivo de un rechazo llega al solicitante.
Compra sin aprobación
Las personas autorizadas pueden comprar sin aprobación por debajo de un límite fijado en TRY; la solicitud se marca como "Sin aprobación (autorizada)".
Lista de compras
Aprobada, Pedida, Recibida; una nota del pedido y la entrega prevista.
A activos
Un artículo recibido se convierte en un activo con número de serie, ubicación y garantía, y se puede asignar al solicitante.
Entrega digital
Los empleados confirman "Recibido" y se imprime un formulario de entrega; las pérdidas, daños y averías se notifican con fotos.
Inventario y etiquetas QR
Etiquetas QR en A4 e inventarios con la cámara del teléfono; importe hasta 1000 filas desde Excel o CSV.
Informes
Por categoría, tipo, departamento, persona y estado; TRY y moneda extranjera por separado, CSV.
Detalles14 elementos
Solicitudes
- Moneda TRY, USD o EUR; cantidad de 1 a 100 000.
- Los precios de las alternativas no se suman al total.
- El historial de la solicitud muestra la apertura, la decisión, el pedido y la entrega, con quién decidió y el motivo del rechazo.
- Los solicitantes pueden cancelar antes de que se haga el pedido.
Notificaciones
- Las nuevas solicitudes llegan a los aprobadores por notificación en el teléfono y por correo.
- La aprobación, el rechazo, el pedido y la entrega se notifican al solicitante.
- En la entrega, los gestores de activos reciben una notificación de "añadir a activos".
Activos
- Cada unidad recibe su propio número de activo; el valor, el proveedor y la fecha de compra proceden del registro de compra.
- La valoración de responsabilidad al cerrar una incidencia es solo a efectos de registro; no se descuenta nada del salario.
- Un recordatorio antes de que termine la garantía (30 días por defecto).
- En un inventario, los empleados responden "Lo tengo" o "No lo tengo"; un solo inventario abierto a la vez.
Conviene saber
- La aprobación es de un solo paso; no hay aprobación escalonada por importe.
- No hay presupuesto, centro de coste, petición de ofertas ni documento de orden de compra.
- Los importes en moneda extranjera no se convierten a TRY; los informes los muestran por separado.
Las gestiones diarias de la oficina,
desde el teléfono y con registro.
Las reparaciones, los suministros y las solicitudes del edificio se siguen según tiempos objetivo. El menú, la asistencia al comedor y los horarios del autobús de empresa están en la misma aplicación, y los pasajeros saben cuándo sale el autobús.
Solicitudes
Averías de TI, instalaciones, suministros y mantenimiento del edificio; prioridad, ubicación y foto.
Tiempo objetivo
Horas por categoría; una cuarta parte para las solicitudes urgentes y la mitad para las de prioridad alta. El reloj se detiene mientras se espera información.
Respuestas predefinidas y notas internas
Hasta 30 respuestas predefinidas; notas internas que el solicitante no ve.
Valoración de satisfacción
Una solicitud resuelta se confirma con 1 a 5 estrellas o se reabre con "Sigue habiendo un problema"; sin respuesta, se cierra a los 7 días.
Resumen de solicitudes
Solicitudes abiertas y vencidas, tiempos de primera respuesta y de resolución, porcentaje resuelto en plazo y satisfacción.
Menú
Menú mensual cargado por CSV; una hora límite para "Hoy no como aquí" (10:00 por defecto) y un resumen diario para la cocina.
Valoración del menú y comedor
Valoraciones de 1 a 5 y comentarios anónimos después de comer; acceso al comedor e invitados con un código QR que cambia cada 30 segundos.
Rutas del autobús de empresa
Líneas, paradas y horarios; número de plazas y opción de tomar otro autobús hoy.
Autobús en directo
La pantalla del conductor no requiere inicio de sesión: "Salida", "Hecho" en cada parada, retrasos; los pasajeros reciben "Se acerca a su parada".
Detalles9 elementos
Solicitudes
- 5 solicitudes por persona y minuto y 40 al día; fotos de hasta 4 MB.
- Tiempos objetivo predeterminados: TI, 8 horas; instalaciones y edificio, 24 horas; suministros, 48 horas.
- Cuando se incumple un objetivo, se avisa una vez a la persona asignada; el tiempo se cuenta en horas naturales.
- Las solicitudes cerradas se eliminan con sus fotos a los 24 meses por defecto.
- Las tareas de incorporación de TI y de instalaciones se abren como solicitudes y se completan cuando se resuelve la solicitud.
Comidas, autobuses y vehículos
- Los empleados de vacaciones se descuentan automáticamente del recuento de comidas.
- Los responsables ven las valoraciones del menú como medias anónimas y comentarios.
- La pantalla del conductor muestra la ocupación, los pasajeros invitados y "Ha subido" o "No ha subido" para cada pasajero.
- Asignación de vehículos: matrícula, fechas de revisión, inspección técnica, seguro obligatorio y seguro a todo riesgo; se avisa a los empleados cuando se acercan las fechas.
Terremoto, evacuación o cuasi accidente:
no se olvida a nadie.
En una emergencia hay que saber en cuestión de minutos quién está a salvo. El aviso "Estoy a salvo" llega a todos a la vez, las respuestas se reúnen en un panel en directo y las visitas que están en el edificio también figuran en la lista.
Aviso "Estoy a salvo"
Respuesta con un toque; también se puede responder desde el enlace del correo sin iniciar sesión.
Alerta "Necesito ayuda"
Las personas que piden ayuda pasan a la parte superior del panel y se avisa a los responsables de emergencias.
Visitas en el edificio
Los invitados que están en el edificio en ese momento se añaden al aviso durante una evacuación.
Plan de actuación y equipos
El plan de actuación ante emergencias y los equipos de intervención en la aplicación, en el teléfono de todos.
Datos eliminados rápidamente
Cuando termina el aviso, se eliminan los datos personales como la ubicación y las notas; solo queda un resumen.
Informes de seguridad
Cuasi accidentes, peligros y comportamientos inseguros; anonimato opcional y seguimiento de acciones correctoras.
Médico del trabajo
Citas y mensajes cifrados de extremo a extremo; el contenido no se puede leer en el servidor.
Funciona incluso con la cuenta bloqueada
El aviso "Estoy a salvo" sigue disponible en cualquier estado de la licencia.
Banner de emergencia
Cuando un responsable elige el tipo y lo confirma, todos los empleados ven un banner rojo con instrucciones, punto de encuentro y números de teléfono.
Detalles4 elementos
Plan de emergencia
- "Emergencia" en la barra superior para todos: números de teléfono con el 112 en primer lugar, responsables de emergencias e instrucciones para terremoto, incendio, accidente laboral, avería eléctrica e inundación.
- Ubicación de las salidas de emergencia, los extintores, el interruptor general, la llave de paso del agua y el botiquín; puntos de encuentro y un plan de evacuación.
- El número de personas necesarias en los equipos de intervención se calcula a partir de la clase de peligrosidad y la plantilla; se muestran los certificados caducados y a punto de caducar.
- Registros de simulacros y una fecha de revisión del plan.
Cuatro formas de fichar,
las que la empresa elija.
Los empleados fichan desde su teléfono. En la oficina hay un código QR rotativo en la pantalla de la entrada, la red de la oficina y la ubicación; el teletrabajo, el trabajo a distancia o el trabajo de campo tienen su propio botón. La empresa elige qué comprobaciones se aplican, oficina por oficina, y los retrasos, las horas extra y los registros de jornada siguen el horario de trabajo de cada persona.
Cuatro formas de registrar
Código QR de la oficina, red de la oficina, registros fuera de la oficina (casa, a distancia, campo) y comprobación de ubicación en el trabajo de campo; cada una se activa por separado.
Código QR rotativo
La tableta de la entrada muestra un código nuevo cada 30 segundos; una foto de la pantalla sirve como mucho durante un minuto.
Red de la oficina y ubicación
La dirección IP de la oficina, un nombre DNS dinámico si no hay IP fija o el Wi-Fi de la oficina en la aplicación móvil; ubicación y radio de la oficina (200 m por defecto).
Selfi
Opcional, al fichar la entrada con la cámara frontal; sin reconocimiento facial, y la foto se elimina a los 30 días por defecto.
Comprobaciones combinadas
El código QR, la red de la oficina, la ubicación y el selfi pueden exigirse a la vez, en toda la empresa u oficina por oficina.
Trabajo de campo
El personal de campo empieza con su propio botón; se pueden exigir la ubicación y un selfi, y se señalan los registros fuera de las ubicaciones definidas.
Horarios de trabajo
Oficina, casa, a distancia o día libre para cada día de la semana, con horas; se asignan a una persona, un departamento o la empresa.
Motivos y recordatorios
"¿Por qué no ha fichado hoy?", "¿Por qué sale de la oficina?" y "¿Ha empezado a trabajar?" para quienes teletrabajan.
Registros de jornada y exportación a nóminas
Registro de jornada mensual y CSV; Excel con los códigos de días no trabajados de la seguridad social turca usando plantillas de Logo, Mikro, Luca y Netsis.
Detalles23 elementos
Reglas de registro
- La hora procede del servidor; el reloj del teléfono no cuenta.
- No se admite un segundo registro de la misma persona en 60 segundos; se rechazan dos entradas seguidas o una salida sin entrada.
- La ubicación solo se lee en el momento del registro, nunca en segundo plano; se tiene en cuenta una precisión de hasta 150 m.
- Fichaje automático (opcional): el primer fichaje del día se registra al abrir la aplicación en la red de la oficina; no hay fichaje de salida automático.
- Una contraseña y una opción de "solo red de la oficina" para la pantalla del QR; una tableta desbloqueada con la contraseña se recuerda durante 365 días.
- Hasta 20 oficinas; "Guardar mi ubicación como oficina" captura la ubicación, la IP y el Wi-Fi en un solo paso.
Qué se almacena
- El registro de ubicación, Wi-Fi e IP está desactivado por defecto; si se activa, se elimina a los 90 días por defecto y solo quedan las horas de fichaje.
- El selfi solo se toma al fichar la entrada y se reduce de tamaño; pueden verlo la persona, su responsable y RR. HH.
- Sin permiso de ubicación, el registro se hace igualmente y se marca como "sin permiso de ubicación".
- Los registros de fichaje se conservan 6 años por defecto.
- Mostrar en el mapa: los puntos de entrada y salida del día y la distancia a la oficina, con OpenStreetMap.
Cálculo
- Los retrasos y las salidas anticipadas cuentan una vez superada la tolerancia (15 minutos por defecto); las horas extra son la parte que excede las horas previstas.
- La pausa para comer (60 minutos por defecto) se descuenta en los días con 6 horas o más de trabajo.
- El trabajo en un festivo cuenta por separado como "trabajo en festivo"; en la víspera de un festivo, la jornada termina a las 13:00.
- Correcciones: los empleados solicitan horas y un motivo para los últimos 31 días y su responsable lo aprueba; los registros antiguos quedan en el historial.
- Oficinas hoy: presentes, ausentes, de vacaciones, a distancia, en campo e invitados, oficina por oficina.
Equipos de campo
- El personal de campo sin correo de empresa inicia sesión con un correo personal, un SMS o un código QR de invitación válido durante 48 horas; en un dispositivo compartido, la sesión se cierra a las 8 horas por defecto.
- Se puede exigir la ubicación para el trabajo de campo; los registros fuera de las ubicaciones definidas reciben la etiqueta "Fuera de ubicación".
- Seguimiento de ubicación en campo (próximamente): con consentimiento expreso y un formulario firmado, solo en horario laboral, excluidos festivos y vacaciones; rutas y paradas. La parte del servidor está lista; el envío de la ubicación desde el teléfono llegará con la próxima versión de la aplicación móvil.
Conviene saber
- No hay cuadrante de turnos ni turno de noche; el horario de trabajo es una plantilla semanal.
- No hay lector de tarjetas NFC, torno ni terminal compartido para fichar en nombre de otra persona.
- La ubicación es la que informa el teléfono, por lo que se recomienda combinarla con el código QR o la red de la oficina.
- El Wi-Fi de la oficina solo se lee en la aplicación móvil de Prozence; los navegadores no pueden leerlo.
De la solicitud de vacaciones al formulario firmado,
con circuito de aprobación.
Los empleados solicitan vacaciones desde su teléfono; el número de días tiene en cuenta los días laborables y los festivos. Primero aprueba su responsable y después RR. HH. Cada ausencia aprobada genera un formulario con código QR. Las nóminas llegan directamente desde Prozon Nóminas y Expedientes de RR. HH. por API y se entregan con un registro de acuse de recibo.
13 tipos de permiso
Vacaciones anuales, permiso por asuntos propios, permiso no retribuido, baja médica, matrimonio, paternidad, maternidad, adopción, fallecimiento, cuidado de hijo con discapacidad, deber oficial, permiso por desplazamiento y otros.
Medias jornadas
Mañana o tarde; se descuentan 0.5 días del saldo y se muestra como media jornada en el registro de jornada.
Saldo de vacaciones anuales
El derecho se suma en cada aniversario laboral según la antigüedad (14, 20, 26 días); traspaso de días y vacaciones anticipadas según decida la empresa.
Reglas por tipo
Máximo de días seguidos, veces al año y si se descuenta del saldo, configurado tipo por tipo.
Circuito de aprobación
Primero el responsable y después RR. HH.; directamente a RR. HH. si no hay responsable. Nadie puede aprobar sus propias vacaciones; se envían recordatorios de las solicitudes pendientes desde hace más de 2 días.
Compañero que sustituye
El compañero que sustituye aparece en la tarjeta, la firma, la ficha del directorio y el calendario del empleado ausente.
Formulario de vacaciones con código QR
Un formulario A4 con el saldo antes y después, el historial de aprobaciones y campos de firma; el código QR verifica el formulario.
Entrega del formulario firmado
RR. HH. fotografía el formulario, se lee el código QR y la ausencia queda cerrada; recordatorios cada día laborable hasta que se entregue.
Mis nóminas
Una nómina se da por recibida en la primera apertura con un código enviado por correo o SMS; se registran la hora, el método y una huella del documento.
Integrado con Prozon Nóminas y Expedientes de RR. HH.
Las nóminas preparadas en Prozon llegan por API directamente a la pestaña Mis nóminas del empleado, identificado por número de personal, número de identidad o correo.
Sincronización de expedientes de RR. HH. Próximamente
Los datos de los empleados llegan automáticamente desde Prozon; las altas y bajas se actualizan a la vez en ambos lados.
Registros de jornada a Prozon Próximamente
Las ausencias aprobadas y las horas trabajadas pasan directamente a las nóminas de Prozon a fin de mes, sin mover archivos.
Detalles18 elementos
Vacaciones
- La baja médica, la maternidad, el permiso no retribuido y el permiso por desplazamiento se cuentan en días naturales; los demás, en días laborables.
- El permiso por desplazamiento no es retribuido, dura como máximo 4 días y no reduce las vacaciones anuales.
- Los empleados menores de 18 años o mayores de 50 tienen al menos 20 días de vacaciones anuales.
- El tipo de permiso no se muestra en el calendario ni en el directorio; los tipos especiales aparecen como "Permiso especial" para las personas sin permiso de acceso.
- Las ausencias aprobadas pasan a los registros de jornada y a las exportaciones de nóminas con su tipo.
Formulario y verificación
- La página de verificación se abre sin iniciar sesión y solo muestra el nombre, la inicial del apellido, las fechas y el número de días.
- Con la aprobación final, el empleado recibe un correo con el PDF adjunto.
- Mientras se espera el formulario firmado, la ausencia muestra "Pendiente del formulario firmado", y "Cerrada" una vez entregado; este paso se puede desactivar.
Mis nóminas
- RR. HH. sube muchos PDF a la vez; el número de personal o de identidad y el periodo en el nombre del archivo identifican a la persona y el mes.
- Una nómina con acuse de recibo no se puede eliminar; las correcciones se añaden como un documento aparte.
- Los códigos tienen 6 dígitos y son válidos durante 10 minutos; como máximo 5 códigos por hora.
- Las consultas de RR. HH. quedan en el registro de auditoría; estado del acuse de recibo por periodo y persona, CSV.
- Si las nóminas están en el propio sistema de la empresa, se configura un enlace en lugar de un archivo; de los números de identidad solo se guarda un hash unidireccional.
Integración con Prozon
- La API de nóminas usa una clave específica de la empresa; de la clave solo se guarda un hash unidireccional y la pantalla muestra sus cuatro últimos caracteres.
- Se aceptan como máximo 120 solicitudes por minuto; una clave no válida se rechaza.
- Las nóminas que llegan por API siguen el mismo flujo de acuse de recibo que las subidas: un código por correo o SMS en la primera apertura.
- Los eventos de vacaciones, gastos, anticipos, control horario, altas y bajas se pueden enviar al sistema de nóminas mediante webhook firmado con HMAC.
- Para otros programas de nóminas, un archivo Excel de registro de jornada con plantillas de Logo, Mikro, Luca y Netsis.
Fotografíe el recibo,
el resto se lee solo.
Los empleados fotografían un recibo o eligen un PDF. El código QR de la factura electrónica y del e-archivo turcos se lee en el teléfono, y la IA lee los recibos que no lo tienen. Los gastos pasan del responsable a contabilidad mediante un circuito de aprobación y se exportan a su software de contabilidad como asientos contables.
Detalles de la IA
Cuatro formas de añadir una partida
Foto del recibo, archivo de foto o PDF (hasta 10 MB), partida sin recibo y dieta.
Primero, el código QR
El código QR de la factura electrónica y del e-archivo se lee en el teléfono; se rellenan el número fiscal, la fecha, el número de documento, el ETTN y los importes por tipo de IVA, y el recibo no se envía a ninguna parte.
Lectura de recibos con IA
Para los recibos sin código QR: proveedor, número fiscal, fecha, número de documento, total, líneas de IVA y una categoría sugerida; usted lo revisa y lo envía.
Reglas de la política
Límite para partidas sin recibo, límites por categoría, documentos duplicados, antigüedad máxima y fines de semana; cada regla avisa o bloquea.
Circuito de aprobación
Responsable (o su sustituto si está de vacaciones), aprobadores adicionales según el importe, contabilidad, listo para pagar, pagado.
Anticipos para gastos
Los anticipos siguen el mismo circuito; los gastos se compensan con ellos y la diferencia se liquida en ambos sentidos al cierre.
Dietas
Dietas nacionales e internacionales; grupo de países, nivel del cargo y descuentos por desayuno y comidas. El servidor calcula el importe.
Exportación a contabilidad
Asientos contables con configuraciones predefinidas para Luca, Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks, Xero y DATEV; un archivo de exportación para nóminas.
Informes
Desglose por departamento, categoría y persona, gráfico mensual, dietas y anticipos; Excel.
Detalles22 elementos
Partidas
- Tipo de IVA del 0%, 1%, 10% o 20%; una factura con dos tipos se convierte en dos partidas.
- Monedas TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN y RUB; las partidas en moneda extranjera usan el tipo de cambio de la fecha del documento.
- Una partida se puede vincular a un registro de cliente; solo contabilidad cambia el código de cuenta y la marca de no deducible.
- Hasta 30 archivos por gasto; las fotos se reducen de tamaño en el teléfono antes de leerlas.
- Los borradores sin tocar se eliminan con sus recibos a los 180 días.
Reglas (valores predeterminados)
- Partidas sin recibo de hasta 500 TRY; se bloquean los documentos duplicados (ETTN, o número fiscal, número de documento e importe).
- Gastos de hasta 90 días de antigüedad; esta regla no se puede saltar con un aviso.
- En las reglas que avisan, los empleados envían el gasto con una explicación que los aprobadores pueden leer.
- Los aprobadores reciben un recordatorio a los 3 días.
Aprobación y contabilidad
- Nadie puede aprobar su propio gasto; quien aprobó un paso anterior no puede dar la aprobación contable si existe otro contable.
- Un gasto que cambia después de enviarse no se puede aprobar.
- Los aprobadores aprueban, piden una corrección o rechazan; aprobación masiva.
- El pago se marca con fecha y método (transferencia, nómina, efectivo); el empleado recibe "Su gasto se ha pagado".
- Asiento: gasto, 191 IVA deducible, 689 para lo no deducible; la contrapartida es la subcuenta 335 del empleado.
Exportaciones
- Cuatro archivos: asientos contables, una lista de gastos en Excel, imágenes de recibos (ZIP) y un archivo de exportación para nóminas.
- Cada plantilla permite definir columnas, separador, codificación, formato de fecha y agrupación de asientos.
- Las partidas exportadas se marcan como "exportadas" y no vuelven a salir.
- Los eventos de RR. HH. y contabilidad se pueden enviar a Make o n8n mediante webhook firmado.
Conservación y conviene saber
- Las imágenes de los recibos se guardan en una carpeta privada fuera de la raíz web durante al menos 5 años (Ley turca de Procedimiento Tributario); después se elimina la imagen y el registro se mantiene.
- El rol de lector no puede ver las imágenes de los recibos.
- No hay gastos por kilometraje, campo de proyecto ni tipo de cambio automático; el departamento se usa como centro de coste.
- El software de contabilidad se alimenta mediante exportación de archivos; no hay conexión directa.
Quién ve qué, quién aprueba qué:
en una sola tabla.
El administrador, el gestor y el lector de cada módulo se definen en una única tabla de permisos. Quién cambió qué y cuándo queda en el registro. Los informes se descargan en CSV y Excel.
Permisos por módulo
Administrador del módulo, gestor y lector; paquetes predefinidos (RR. HH., Instalaciones, Recepción, Seguridad) y un registro de cambios.
Inicio de sesión único
Google, Microsoft Entra ID y SAML 2.0; aprovisionamiento de usuarios con SCIM 2.0.
Sincronización con el directorio
Las altas, bajas y cambios de empleados llegan como vista previa y se aplican cuando usted los aprueba.
Grupos de empresas
20 empresas adicionales en una sola instalación, cada una con su propio logotipo, dominio, oficinas y aviso de privacidad.
9 idiomas
Türkçe, English, Deutsch, Español, Français, Italiano, Português, Русский y Azərbaycanca.
Analítica e informes
Informes de tarjetas, firmas, eventos, vacaciones, control horario, gastos, solicitudes y visitas; CSV y Excel.
API y webhooks
Una REST API general, claves de API y webhooks firmados con HMAC; funciona con Make, Zapier y n8n.
Asistente de configuración
Empresa, aspecto, inicio de sesión y empleados en cinco pasos; la pantalla de estado del sistema muestra lo que falta.
Notificaciones
Notificaciones en el teléfono, correo y un resumen semanal, cada uno en el idioma del destinatario.
Detalles11 elementos
Informes
- Una pestaña por módulo; periodos: este mes, el mes pasado, los últimos 3 meses, los últimos 12 meses, este año o el año pasado.
- Cada persona ve sus propios datos en "Mis informes"; la vista de dirección es para las personas con permiso.
- Los responsables de departamento sin rol solo ven a su propio equipo en gastos, vacaciones y control horario.
- Todas las tablas se exportan a CSV; los tipos de permiso especiales se agrupan como "Permiso especial" para las personas sin permiso de acceso.
API e integraciones
- REST API general: empleados, departamentos, vacaciones, registros de jornada mensuales, publicación de anuncios y notificaciones.
- Permisos y fecha de caducidad por clave de API; la clave solo se muestra una vez, al crearla.
- Webhooks de eventos de RR. HH.: vacaciones, gastos, anticipos, control horario, altas y bajas de empleados, activos y solicitudes; firmados con HMAC.
- SCIM 2.0 crea, actualiza y desactiva empleados desde Entra ID y Okta.
Permisos
- En todos los módulos: administrador del módulo, gestor, lector y roles de departamento.
- Los empleados ven sus propios permisos, y quién puede ver cada uno de sus datos, en Perfil, Mis permisos.
- Las pantallas de administración están en turco; la aplicación para empleados, en 9 idiomas.
Trabaja de la mano
con las herramientas que usa.
El asistente de conexión configura los permisos paso a paso y los prueba con una lectura inofensiva.
Correo y directorio
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Zoho Mail
- Yandex 360
- IMAP
CRM
- HubSpot
- Salesforce
- Dynamics 365
- Zoho CRM
- Pipedrive
- Bitrix24
- Odoo
Mensajería y reuniones
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Zoom
- Google Calendar
Inicio de sesión, Wallet y API
- SAML 2.0 y SCIM 2.0
- Microsoft Entra ID
- Apple y Google Wallet
- REST API y webhooks
- Make, Zapier, n8n
El nuevo punto de encuentro
de su lugar de trabajo.
Reúna a su gente, su marca y su trabajo diario. Gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito.
