Un’unica app.
L’intera giornata di lavoro.
Prozence è composto da diciannove moduli. Tutti usano gli stessi dati di dipendenti e clienti, e si attivano solo quelli necessari. Sotto ogni modulo, la sezione "Nel dettaglio" elenca uno per uno limiti di tempo, impostazioni predefinite, opzioni e cose da sapere.
Persone e aziende negli screenshot sono fittizie. La maggior parte delle schermate è mostrata in turco.
Ogni biglietto condiviso,
aggiornato e con il suo brand.
Ogni dipendente ha una pagina biglietto da visita sul dominio della sua azienda. Chi la apre può chiamare, scrivere un’e-mail o salvare il contatto con un tocco. I biglietti arrivano dalla directory e si gestiscono da un’unica schermata; un dato cambia una volta e si aggiorna insieme sul biglietto, nella firma e nel wallet.
Pagina personale e codice QR
Foto, qualifica, indirizzi delle sedi, banner e loghi delle società del gruppo. Il codice QR resta lo stesso quando i dati cambiano; i dipendenti lo scaricano in PNG, o in SVG per la stampa.
Contatto salvato con un tocco
La vCard funziona con i contatti di iPhone e Android e include foto, indirizzo, sito web e LinkedIn.
Pass Wallet che si aggiorna da solo
Il pass Apple e Google Wallet si aggiorna sul dispositivo quando cambiano qualifica o telefono, e scade quando la persona lascia l’azienda.
Lasciare i propri dati
I visitatori lasciano i propri dati e possono fotografare il proprio biglietto da visita per compilare i campi. È obbligatorio accettare l’informativa privacy; il consenso al marketing è separato.
Invio e monitoraggio del biglietto
Il biglietto si invia a un cliente via e-mail, WhatsApp o SMS, insieme a quelli di massimo cinque colleghi nello stesso messaggio. Si vede se è stato aperto e salvato.
Biglietti dalla directory
Directory di Google Workspace, Microsoft 365 o Yandex 360 e SCIM 2.0 (Entra ID, Okta). Dipendenti nuovi, usciti e modificati arrivano prima come anteprima.
Chi può modificare cosa
I dipendenti modificano solo foto, cellulare, WhatsApp personale, LinkedIn e link per le riunioni, ciascuno bloccato, soggetto ad approvazione o libero. Nome e qualifica restano di competenza degli amministratori.
Reindirizzamento degli ex dipendenti
Il QR stampato o il vecchio link di chi ha lasciato l’azienda apre il biglietto di chi lo sostituisce; anche i biglietti da visita che aveva scansionato vengono passati di consegna.
Nella lingua del visitatore
Il biglietto, la pagina dell’ex dipendente e il modulo di contatto si aprono in una delle 9 lingue in base al browser del visitatore.
Nel dettaglio30 voci
Pagina del biglietto
- Pulsanti Chiama, E-mail, WhatsApp, Riunione e "Salva contatto"; numero interno e sedi visualizzate si scelgono per ciascuna persona.
- Il biglietto di un dipendente assente riporta "Fuori ufficio fino al …; la aiuterà …"; la nota proviene dalla richiesta di ferie e scompare al rientro.
- I colleghi suggeriti vengono salvati insieme al titolare del biglietto in un unico file vCard.
- Il pulsante Riunione apre un link HubSpot Meetings o una pagina di prenotazione di Google Calendar in una pagina sul dominio aziendale.
- Un testo di presentazione e 16 social network, ciascuno attivabile o disattivabile separatamente.
- Il piccolo link a Prozence in fondo al biglietto si può disattivare.
Condivisione e monitoraggio
- Le e-mail partono con la firma del dipendente e le risposte tornano a lui; 40 e-mail per persona al giorno, una ogni 12 ore allo stesso destinatario.
- WhatsApp e SMS aprono l’app del telefono con il testo già pronto; nessun messaggio viene inviato dal server.
- Stato di un biglietto inviato: Non aperto · Aperto, non salvato · Salvato nei contatti.
- Fino a 3 promemoria per biglietto; il promemoria automatico parte dopo 3 giorni, tra le 09:00 e le 19:00.
- Invio automatico del mio biglietto: quando si scansiona un biglietto cartaceo e la persona ha un indirizzo e-mail, il biglietto del dipendente parte da solo.
- NFC: sui telefoni Android compatibili l’indirizzo del biglietto viene scritto su un tag; istruzioni passo passo per iPhone.
Gestione dei biglietti
- Schermata del personale: provenienza di ogni dipendente (Google Workspace, Microsoft 365, SCIM, manuale, in blocco), stato e metodo di accesso; CSV.
- I dipendenti senza e-mail aziendale si aggiungono senza toccare WordPress e accedono con un’e-mail personale, un numero di cellulare o un link di invito.
- La sincronizzazione della directory stabilisce una direzione per ogni campo: il nome dalla directory al biglietto, la foto dal biglietto alla directory; per qualifica, cellulare, reparto e responsabile si sceglie.
- Applicazione automatica: i nuovi dipendenti vengono aggiunti come bozza o pubblicati; chi è uscito viene disattivato, al massimo 3 al giorno e solo dopo due controlli giornalieri consecutivi.
- Le differenze nei dati non vengono mai scritte automaticamente; si selezionano e si applicano nell’anteprima.
- Aggiunta in blocco fino a 50 persone incollando un elenco nella procedura guidata di configurazione.
Modifiche al profilo e approvazione
- Per foto, cellulare, WhatsApp personale, LinkedIn e link per le riunioni, separatamente: Bloccato · Con approvazione dell’amministratore · Diretto. Per impostazione predefinita foto e cellulare richiedono approvazione.
- La schermata di approvazione mostra affiancati il valore vecchio e quello nuovo; l’esito arriva al dipendente via e-mail e notifica sul telefono.
- Solo gli amministratori modificano nome, qualifica, e-mail, interno e sede; la qualifica si inserisce in turco e in inglese.
- Storico dei ruoli: i cambi di qualifica e di reparto vengono conservati con le date.
Ex dipendenti
- Il codice QR stampato e il vecchio link aprono una pagina "non lavora più con noi" e il biglietto del successore; i recapiti di chi è uscito non vengono mostrati.
- Se anche il successore è uscito, la catena viene seguita fino a 5 passaggi; se non resta nessuno, compaiono i recapiti generali dell’azienda.
- Le scansioni del codice QR successive all’uscita vengono conteggiate.
- I pass Apple e Google Wallet scadono, le sessioni vengono chiuse e la persona esce da firme ed elenchi.
Statistiche e licenza
- Si contano visualizzazioni del biglietto, salvataggi del contatto e aperture della pagina riunioni; non il titolare del biglietto, gli utenti connessi e i bot.
- Lo stesso visitatore conta una volta ogni 6 ore; si conservano solo i totali giornalieri, nessun dato dei visitatori, e i totali vengono eliminati dopo 400 giorni.
- I dipendenti vedono gli ultimi 30 giorni del proprio biglietto nel riquadro "Il mio biglietto" della bacheca.
- Solo i dipendenti attivi e pubblicati contano ai fini della licenza; anche alla scadenza della licenza pagina del biglietto, codice QR, vCard, Wallet e "Lasciare i propri dati" continuano a funzionare.
Dalle riunioni alla tipografia,
un’unica immagine aziendale.
Il team del brand progetta un modello una sola volta; nome, qualifica e codice QR di ogni dipendente vengono compilati dal suo biglietto. Dagli sfondi per le riunioni ai biglietti da visita stampati, tutti usano la stessa immagine aziendale.
Sei tipi di immagine
Sfondo per le riunioni, schermata di blocco, schermata Home del telefono, desktop, copertina LinkedIn e biglietto da visita stampato.
Modelli aziendali
Fino a 12 modelli per tipo con sfondi in tinta unita, sfumati o con immagine. Le aree che devono restare libere, come orologio, icone o volto, non sono utilizzabili.
PDF pronto per la stampa
Fronte e retro 85×55 mm con 3 mm di abbondanza e segni di taglio.
Zoom, Meet e Teams
L’immagine per le riunioni si carica sul profilo Zoom del dipendente con un clic; un set di sfondi condiviso per Meet e Teams arriva in un unico file.
Foto profilo aziendale
Lo sfondo viene rimosso interamente nel browser e la persona viene posizionata sullo sfondo del brand. La foto originale non lascia mai il dispositivo.
Tag NFC
Sui telefoni Android compatibili l’indirizzo del biglietto viene scritto su un tag NFC con un tocco; istruzioni passo passo per iPhone.
Schermata brand e identità
Loghi, colori, quattro temi per il biglietto, font e un avviso sul contrasto dei colori in un’unica schermata, con anteprima dal vivo.
App con il suo brand
L’icona sulla schermata Home, le notifiche e le e-mail riportano l’icona e il nome della sua azienda.
Società del gruppo
20 società aggiuntive in un’unica installazione, ciascuna con biglietti, firme e pass Wallet con logo, dominio e sedi propri.
Nel dettaglio14 voci
Dimensioni
- Sfondo per le riunioni 1920×1080; schermata di blocco e Home 1179×2556 per iPhone e 1080×2400 per Android.
- Desktop 2560×1440 o 1920×1080; copertina LinkedIn 1584×396.
- Biglietto da visita stampato 85×55 mm in PDF con 3 mm di abbondanza e segni di taglio.
Modelli aziendali
- Elementi come nome, qualifica e codice QR si posizionano su una griglia 3×3.
- Un modello predefinito e l’opzione "solo modelli aziendali"; download per modello e data di scadenza.
- Il codice QR viene disegnato automaticamente nei colori scuro e di accento dell’azienda.
Riunioni e foto profilo
- Zoom: i dipendenti caricano il proprio sfondo personale sul loro profilo; quando i loro dati cambiano si aggiorna da solo, al massimo una volta al giorno.
- Fino a 15 JPEG per Meet e fino a 50 PNG per Teams in un unico file ZIP, con i passaggi per la console di amministrazione.
- Foto profilo aziendale a 1024×1024; lo sfondo viene rimosso nel browser del dipendente e non si usa alcun riconoscimento facciale.
- Gli amministratori scelgono lo sfondo del brand e possono rendere obbligatoria la foto aziendale per le nuove foto.
Aspetto del biglietto
- Quattro temi: Classico, Copertina, Scuro, Semplice. Foto circolare, quadrata arrotondata o quadrata.
- Sette palette di colori pronte e un avviso sul contrasto dei colori (WCAG 4.5:1); l’anteprima usa il biglietto reale del dipendente selezionato, senza salvare.
- Loghi per sfondo chiaro e scuro e un’icona quadrata; PNG, JPEG o WebP.
- Il tema del biglietto è unico per azienda; le società aggiuntive compaiono con logo e colori propri.
La firma e il banner giusti
su ogni e-mail.
Le firme si progettano e si distribuiscono centralmente; i dipendenti non devono copiare nulla. Il marketing prepara un banner, un responsabile lo approva e le firme cambiano da sole. I clic vengono misurati.
Distribuzione centralizzata
In Gmail, Zoho Mail e Yandex 360 la firma viene scritta in ogni account. In Microsoft 365 una regola del server Exchange la aggiunge a ogni e-mail in uscita.
Modelli e assegnazione
Fino a 20 modelli assegnati a una persona, a un reparto o a un’azienda. L’anteprima mostra chi riceve quale modello e perché.
Spazi banner e targeting
Intervalli di date e target per reparto o persona; nessun banner per le comunicazioni interne, un banner per i destinatari esterni.
Test A/B
Due banner a confronto; il report indica il vincitore quando il risultato è statisticamente significativo.
Statistiche delle firme
E-mail inviate, clic e tasso di clic; l’elemento più cliccato e la firma di chi attira più attenzione.
Flusso di approvazione
Disclaimer, design, modelli e banner possono richiedere ciascuno un’approvazione; nessuno può approvare la propria proposta.
Regole per i disclaimer
Note di riservatezza diverse, anche bilingui, per azienda e reparto.
Firma breve, fuori ufficio, social
Una firma breve per le risposte, una riga di fuori ufficio con date e 16 social network attivabili uno per uno.
Riga sulla soddisfazione dei clienti
Nella firma, una domanda con un clic: "È soddisfatto di questa conversazione?". I clienti restano anonimi e gli scanner di sicurezza non vengono contati come voti.
Nel dettaglio16 voci
Distribuzione
- In Gmail si usa solo il permesso per le impostazioni della firma; Prozence non legge né invia posta.
- "Verifica Gmail" confronta la firma presente in Gmail con quella attuale; la firma precedente si può ripristinare.
- Viene controllato il limite di 10.000 caratteri di Gmail; se una firma non ci sta, le icone social vengono rimosse e la firma viene scritta senza link di tracciamento.
- In Microsoft 365 la regola Exchange viene configurata dall’amministratore dell’azienda; questa modalità non prevede foto né statistiche delle firme, e la firma non viene aggiunta due volte nelle catene di risposte.
- I dipendenti la cui firma cambia ricevono un’e-mail con anteprima e passaggi di configurazione.
Design e modelli
- Layout con logo a sinistra, in alto, senza logo o a colonna singola; 8 font sicuri per le e-mail; ogni elemento della firma si attiva o disattiva.
- Ordine di assegnazione: persona, reparto, azienda; le impostazioni si visualizzano in anteprima prima del salvataggio.
- Firme lunghe, brevi e in testo semplice; i link della versione in testo semplice sono personali e misurati separatamente.
- La riga di fuori ufficio compare per un intervallo di date e poi scompare; la firma di Gmail viene riscritta all’inizio e alla fine.
Banner e statistiche
- Fino a 6 spazi banner nella firma; cambiare un banner non richiede di riscrivere le firme.
- Target: tutti, oppure un’azienda, un reparto o una persona; i gruppi che restano senza banner si scelgono separatamente.
- Nei test A/B i dipendenti vengono divisi casualmente in due gruppi; il risultato viene riportato con una confidenza del 95% e almeno 100 visualizzazioni per banner.
- Clic, aperture approssimative, e-mail inviate da Gmail al giorno e tasso di clic; una classifica delle persone.
Approvazione e soddisfazione
- Disclaimer, design, modelli e banner possono richiedere ciascuno un’approvazione; vengono conservate le ultime 200 modifiche.
- La riga sulla soddisfazione recita "Ottimo · Nella media · Scarso"; una valutazione viene salvata solo quando il cliente preme Invia.
- Le valutazioni "Scarso" arrivano ai responsabili della soddisfazione insieme al commento; per impostazione predefinita le valutazioni vengono eliminate dopo 12 mesi.
Ogni biglietto da visita raccolto
resta nella memoria dell’azienda.
I biglietti da visita che prima si perdevano nei telefoni dei dipendenti vengono raccolti in un catalogo aziendale condiviso e senza duplicati. Chi conosce chi, chi ha cambiato qualifica, quale cliente nessuno sente da tempo: tutto in un’unica schermata.
Dettagli sull’IA
Lettura con l’IA
Vengono letti biglietti da visita, badge fieristici, codici QR e firme e-mail; i biglietti girati o capovolti vengono raddrizzati e i numeri dubbi segnalati. Il record lo approva lei.
Contatti aggiunti in ogni modo
Condivisione dai contatti del telefono, importazione da vCard, Excel o CSV, o semplice inoltro di un’e-mail alla casella condivisa.
Catalogo senza duplicati
Quando la stessa persona arriva di nuovo non si crea un nuovo record; i campi vuoti si completano e lo storico si arricchisce.
Chi nel team li conosce
Chi in azienda conosce un cliente, quando lo ha incontrato l’ultima volta e altre persone della stessa azienda.
Filtri e viste salvate
Filtri per tag, data, autore dell’inserimento, fonte, CRM e stato del consenso; la vista si salva e si condivide come link.
Arricchimento dei dati aziendali
Sito web, settore, numero di dipendenti, sede centrale, sigla di borsa e status di parco tecnologico o centro di R&S. I dati inseriti manualmente non vengono mai sovrascritti.
Cambi di ruolo e di azienda
Quando un cliente cambia qualifica o azienda arriva un suggerimento; il record non cambia finché lei non approva.
Contatti che si raffreddano e promemoria
Le persone che nessuno contatta da molto tempo vengono segnalate; promemoria di follow-up e un riepilogo mensile.
Note vocali
Le note delle riunioni si dettano; un riepilogo opzionale con l’IA suggerisce il passo successivo. Prozence non riceve né conserva mai l’audio.
Nel dettaglio15 voci
Modi per aggiungere contatti
- Fronte e retro di un biglietto da visita, badge fieristico, codice QR, firma e-mail, condivisione dai contatti del telefono, vCard, Excel e CSV.
- Basta inoltrare l’e-mail di un cliente alla casella condivisa dell’azienda; la casella viene letta ogni 5 minuti e si aggiungono fino a 5 persone per e-mail.
- Non vengono aggiunte le persone presenti solo tra i destinatari, i domini dell’azienda stessa e i piè di pagina delle newsletter; le e-mail non verificate vengono trattenute.
- I biglietti fotografati senza connessione restano in coda sul dispositivo; vengono letti una volta online e collegati all’evento in cui sono stati raccolti.
Catalogo
- Una seconda persona che scansiona lo stesso biglietto lo rivendica senza modificare il record; se si trova nell’elenco non condiviso di qualcun altro, viene inviata una richiesta di accesso.
- "Chi può vedere" sulle note: solo io, il mio reparto o tutti coloro che possono vedere il record.
- L’organigramma di un’azienda cliente viene costruito dalle qualifiche in turco: 8 livelli e 11 reparti.
- I compleanni dei contatti dei clienti vengono ricordati solo ai dipendenti che possono vedere quella persona.
Filtri e azioni in blocco
- Tag con "uno qualsiasi", "tutti", "esclusi" e "senza tag"; data di inserimento e ultimo contatto, inserito da (io, il mio team, una persona), fonte, CRM e stato del consenso.
- Ordinamento e fino a 20 viste salvate; il filtro resta nella barra degli indirizzi.
- Tag ed esportazione in blocco sull’elenco filtrato; azioni sulle persone selezionate.
- Il pannello dei filtri si apre da destra sul computer e dal basso sul telefono.
Follow-up
- Le persone che hanno cambiato qualifica o azienda hanno un filtro dedicato e i badge "Nuova qualifica", "Nuova azienda", "Ha lasciato l’azienda".
- Le note vocali durano fino a 3 minuti; la voce viene trascritta nel browser e l’IA la riassume solo su richiesta.
- Una copia ridotta della foto del biglietto viene allegata al record; la vedono chi l’ha scansionata e gli amministratori, e un’impostazione la disattiva.
Di ritorno dalla fiera,
l’elenco è pronto e il CRM è aggiornato.
In modalità evento ogni biglietto scansionato viene collegato a quella fiera e aggiunto per tutto il team dello stand. Dopo, le e-mail di ringraziamento partono con l’approvazione del personale e i contatti arrivano nel CRM con il giusto responsabile e i tag corretti.
Modalità evento
I biglietti scansionati durante la fiera vengono collegati all’evento e condivisi con tutto il personale dello stand.
Interesse e qualificazione
Interesse alto, medio e basso; aree di interesse e domande di qualificazione con punteggio.
Pagina dello stand e poster QR
Una pagina dello stand in cui i visitatori lasciano i propri dati, nella loro lingua.
Bacheca dell’evento e confronto
Biglietti raccolti, lead caldi, costo per biglietto e confronto affiancato tra le fiere.
E-mail post-fiera
Le e-mail di ringraziamento partono con l’approvazione del personale, una per persona per fiera.
Collegamento diretto a 7 CRM
HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 e Odoo, oltre a webhook firmati.
Nel CRM solo le persone giuste
Fornitori di servizi come banche, commercialisti e fornitori non vengono inviati al CRM.
Responsabile e mappatura dei campi
Regole di assegnazione del responsabile, mappatura dei campi condivisa e rilettura dal CRM.
Coda degli errori
I record che non riescono ad arrivare nel CRM non vanno persi; vengono ritentati e il motivo viene mostrato agli amministratori.
Nel dettaglio14 voci
Fiere
- Configurazione della fiera: sede, stand, date, personale, aree di interesse e costo opzionale; la modalità evento si attiva da sola quando il personale apre l’app durante la fiera.
- Fino a 5 domande di qualificazione per fiera (es. "C’è un budget?" Sì 10, No 0); il punteggio si calcola mentre si aggiunge il biglietto e i primi 10 compaiono in bacheca.
- La pagina dello stand e il poster QR sono disponibili in 9 lingue e si chiudono 30 giorni dopo la fine della fiera.
- Le e-mail di ringraziamento partono dopo che il personale le ha visualizzate in anteprima e approvate; ogni visitatore ne riceve una per fiera.
- Le fiere dell’ultimo anno in un’unica tabella: biglietti, contatti caldi, tiepidi e freddi, punteggio medio, costo per biglietto e per lead caldo.
Trasferimento al CRM
- Persone e aziende vengono aggiunte senza duplicati, abbinate prima tramite ID del CRM, poi tramite e-mail e telefono.
- Il titolare del record è l’utente CRM del dipendente che ha raccolto il biglietto, oppure viene stabilito da regole basate su tag, fiera, fonte o città.
- Una tabella condivisa di mappatura dei campi invia fonte, tag, qualifica, fiera, livello di interesse e consenso al marketing ai campi del CRM scelti.
- I punti di contatto vengono conservati come note nel CRM: scansioni, invii del biglietto e dati lasciati. Le note personali del dipendente e i riepiloghi delle note vocali non vengono inviati per impostazione predefinita.
- Rilettura dal CRM: fase e titolare vengono letti ogni ora e le modifiche lasciano una nota sul record della persona.
Errori e consenso
- Gli errori temporanei vengono ritentati 6 volte, a intervalli crescenti da 5 minuti a 12 ore; gli errori permanenti compaiono con il motivo nella schermata di amministrazione.
- Un’impostazione "Invia al CRM" per ogni tag; un fornitore di servizi che ha anche un tag commerciale viene comunque inviato.
- Il consenso al marketing e l’informativa privacy vengono trasferiti al CRM; se il consenso viene revocato, anche nel CRM viene impostato "No".
- In una configurazione di gruppo, i contatti raccolti da una società aggiuntiva non vanno nel CRM della capogruppo, salvo attivazione.
Un unico posto dove tutti
sono allineati.
Gli annunci non si perdono in caselle di posta affollate. La bacheca mostra a ogni dipendente le proprie attività, le approvazioni in attesa, le policy da leggere e le novità del suo team.
Annunci mirati
Per azienda, reparto o persona; post in evidenza, tassi di visualizzazione e condivisione su LinkedIn.
"Letto e compreso"
Un annuncio in evidenza può richiedere una conferma; chi non ha confermato viene elencato per nome e riceve un promemoria al giorno.
Policy con conferma di lettura
Vengono registrati il raggiungimento della fine del testo e il tempo di lettura; i promemoria vanno a chi non ha confermato.
Sondaggi aziendali
Scelta singola, scelta multipla, valutazioni da 1 a 5 e testo libero; nominativi o anonimi, e si decide quando mostrare i risultati.
Pulse
Rilevazioni brevi, regolari e anonime del clima tra i dipendenti. I gruppi piccoli sono tutelati e le tendenze emergono nel tempo.
Suggerimenti e reclami
Invio anonimo opzionale; il mittente non viene mai memorizzato. Punti premio per i suggerimenti messi in pratica.
Onboarding e offboarding
Checklist da modelli; le attività dei reparti arrivano al team giusto sotto forma di richieste.
Rubrica e organigramma
Rubrica aziendale, organigramma, profili dei dipendenti e una ricerca "Chi se ne intende?".
9 lingue e canali
Gli annunci vengono tradotti nella lingua del dipendente e pubblicati anche su Slack, Microsoft Teams e Google Chat.
Nel dettaglio21 voci
Annunci
- Diritti di pubblicazione per persona: nessuno, il proprio reparto o tutta l’azienda.
- Categorie: Annuncio, Notizie da noi, Nuovi arrivi, Nuovo ruolo, Anniversario di lavoro; le ultime tre compaiono con il biglietto del dipendente.
- Allegati PDF, PNG o JPEG fino a 8 MB; gli allegati si aprono solo per i dipendenti destinatari.
- In evidenza per 1, 3, 7, 14 o 30 giorni; al massimo 2 annunci in evidenza contemporaneamente.
- Condivisione su LinkedIn: i dipendenti condividono nella finestra di LinkedIn e l’autore vede il numero di clic.
- I report mostrano destinatari, lettori, tasso di visualizzazione, clic su "Leggi tutto" e Mi piace; copertura per reparto.
Policy
- Testo con versioni; "Richiede presa visione" o "A titolo informativo", destinatari, scadenza e data di entrata in vigore.
- La casella di conferma si attiva solo dopo aver raggiunto la fine; vengono registrati prima e ultima apertura, tempo di visualizzazione e un’impronta del testo confermato.
- Una nuova versione chiede a tutti di confermare di nuovo e mostra una nota "Cosa cambia in questa versione".
- Promemoria negli ultimi 3 giorni, alla scadenza e poi settimanalmente; report per persona e CSV.
Sondaggi e pulse
- Fino a 20 domande per sondaggio; i risultati anonimi compaiono con almeno 3 risposte, la suddivisione per reparto solo per gruppi di almeno 5 persone.
- Pulse: una domanda sulla raccomandazione (eNPS) e quattro domande brevi; cicli settimanali, quindicinali o mensili.
- Le risposte del pulse non memorizzano né la persona né l’orario; la soglia di privacy è di 5 risposte per impostazione predefinita, con l’andamento degli ultimi 12 cicli.
Suggerimenti e onboarding
- Gli invii anonimi hanno l’orario arrotondato; le risposte si consultano con un numero di riferimento e una chiave mostrata una sola volta.
- "Sul mio reparto" va al responsabile indicato nell’organigramma; gli altri argomenti vanno ai rispettivi lettori.
- I suggerimenti messi in pratica danno punti (10 per impostazione predefinita); i mittenti anonimi li riscattano con la propria chiave.
- Le attività di onboarding possono essere assegnate a dipendente, responsabile, buddy, HR, IT o facility; le attività di IT e facility si aprono come richieste.
Notifiche e canali
- La campanella "In attesa per lei" raccoglie annunci, policy, sondaggi, pulse, inviti e approvazioni.
- E-mail di riepilogo settimanale: cosa è in attesa, gli annunci degli ultimi 7 giorni, i prossimi 7 giorni e i nuovi post; non parte nulla se non c’è niente da dire.
- Fino a 10 canali Slack, Teams e Google Chat; vengono pubblicati solo eventi a livello aziendale e non si inviano dati personali.
- App per Microsoft Teams: schede Prozence e Le mie approvazioni; le notifiche arrivano anche nel feed attività di Teams.
La domanda che fanno tutti
si scrive una volta sola.
Il sapere aziendale sta in un unico posto, categoria per categoria. Ogni articolo ha la propria regola di visibilità; i dipendenti vedono solo ciò che è loro consentito. Gli articoli non aggiornati vengono segnalati e "Chieda al wiki" risponde citando le fonti.
Dettagli sull’IA
Categorie e articoli
Editor per categoria; articoli formattati con tabelle, riquadri Suggerimento e Attenzione e link tra articoli.
Chi può e chi non può vedere
Regole separate per ogni articolo e categoria: reparto, persona, ruolo, permesso sul modulo o responsabili con un team.
Verifica su una persona
Durante la modifica, "N persone possono vederlo ora"; si sceglie un dipendente per verificare se può vederlo e, se no, perché.
Cronologia delle versioni
Le ultime 10 versioni con chi ha cambiato cosa e quando; ritorno a una versione precedente con un clic.
Data di revisione
12 mesi per impostazione predefinita; i lettori vedono un avviso sugli articoli da rivedere e gli editor ricevono promemoria.
Ricerca che conosce il turco
Digitando "sifre" si trova "Şifre"; le ricerche senza risultati compaiono per prime nel report e indicano cosa manca da scrivere.
Chieda al wiki
L’IA risponde solo in base agli articoli che chi chiede può vedere e indica le fonti; se non esiste nulla di pertinente, non viene interpellata.
È stato utile?
Sì o No; una nota "No" va agli editor della categoria. Numero di letture e tassi di utilità nel report.
Annuncio ai lettori
Un nuovo articolo viene annunciato via notifica sul telefono o e-mail solo ai dipendenti inclusi nella sua regola di accesso.
Nel dettaglio16 voci
Scrittura
- Fino a 30 categorie; amministratori ed editor generali scrivono ovunque, gli editor di categoria solo nella propria.
- Articoli fino a 30.000 caratteri con un massimo di 15 tag; articoli fissati e bozze (le bozze le vedono solo gli editor).
- L’HTML non è accettato; le immagini si aggiungono tramite indirizzo e si ingrandiscono al clic.
- Quattro categorie iniziali: IT e account; HR, ferie e paghe; Ufficio e facility; Generale.
Regole di accesso
- Basta l’appartenenza a uno qualsiasi dei gruppi selezionati; "Chi non può vedere" si applica sempre per primo.
- La regola di un articolo può restringere quella della sua categoria, ma non ampliarla.
- La stessa regola si applica a elenchi, ricerca, numero di letture, notifiche, post nei canali di chat e Chieda al wiki.
- Un articolo non visibile mostra "Articolo non trovato", così la sua esistenza non trapela. Chi ha lasciato l’azienda non vede alcun articolo.
Lettura e statistiche
- Tre colonne sul computer: menu dell’app, albero del wiki e area di lettura; l’elenco "In questa pagina" si evidenzia durante la lettura.
- Le aperture della stessa persona entro un’ora contano una volta.
- I report mostrano solo numeri: lettori, letture totali e tasso di utilità; chi ha letto cosa non viene elencato.
- I termini di ricerca vengono conteggiati senza registrare chi ha cercato; ultimi 180 giorni.
La guida utente nel wiki
- La guida utente di Prozence, 33 capitoli in turco e in inglese con screenshot, si importa nel wiki come pacchetto unico.
- Ogni capitolo arriva con la propria regola di accesso; i capitoli per gli amministratori sono visibili solo ai ruoli interessati.
- I capitoli modificati da un editor vengono mantenuti alla reimportazione.
- Per i testi che richiedono presa visione si usano le "Policy aziendali"; il wiki non prevede conferma di lettura.
Inserzioni, inviti, ringraziamenti:
la piazza del team.
Nella Piazza del team i dipendenti pubblicano inserzioni, inviano inviti, creano sondaggi e ringraziano i colleghi. Si festeggiano compleanni e anniversari di lavoro. Per ogni post, chi pubblica sceglie chi lo vede.
Inserzioni
Vendo, affitto, regalo, cerco, oggetti smarriti e ritrovati, e car sharing; fino a 3 foto. "Scrivi all’autore" è visibile solo alle due persone coinvolte.
Inviti e risposte
Inviti a fidanzamenti, matrimoni, nascite, lauree o eventi; con data, ora e luogo, si risponde Partecipo, Forse o Non posso.
Sondaggio a domanda singola
2–6 opzioni; i risultati sono visibili a tutti in percentuale e voti, mentre chi ha scelto cosa lo vede solo chi ha creato il sondaggio.
Biglietto di ringraziamento
La persona ringraziata riceve sempre una notifica e un’e-mail; il suo profilo mostra quanti ringraziamenti ha ricevuto.
Consigli e "Attenzione"
Consigli su ristoranti, bar o artigiani con 1–5 stelle; avvisi su ufficio, sicurezza e spazi comuni con bordo rosso.
Compleanni
L’anno di nascita non viene memorizzato. Un compleanno compare solo se il dipendente lo consente; nel giorno stesso riceve un’e-mail di auguri e una notifica.
Anniversari e ricorrenze
Un riquadro "Ricorrenze · 7 giorni"; nuovi arrivi, nuovi ruoli e anniversari in "Notizie dal team".
Messaggi
Chat individuali e di gruppo all’interno dell’app su Google Chat; Prozence non memorizza i messaggi.
Chi lo vede
Tutta l’azienda, solo il mio reparto, persone selezionate o tutti tranne le persone che seleziono.
Nel dettaglio17 voci
Regole di pubblicazione
- Le regole della bacheca si accettano prima di pubblicare; fino a 10 post e 60 commenti per persona al giorno.
- "Segnala contenuto inappropriato" avvisa gli amministratori; un post viene nascosto automaticamente dopo tre segnalazioni distinte.
- Le inserzioni restano online 30 giorni per impostazione predefinita, al massimo 90; i post scaduti vengono archiviati e l’archivio viene eliminato con le foto dopo 180 giorni.
- I dati di posizione vengono rimossi dalle foto; le foto sono visibili solo ai dipendenti connessi.
- Gli amministratori possono disattivare separatamente ogni tipo di post.
Preferenze di notifica
- I dipendenti scelgono per tipo: inviti, ringraziamenti, "Attenzione", inserzioni, sondaggi, consigli e contenuti utili.
- Per impostazione predefinita inviti e ringraziamenti sono attivi; inserzioni, annunci e sondaggi sono disattivati.
- I ringraziamenti e i messaggi sulle inserzioni rivolti alla persona non si possono disattivare.
Compleanni e anniversari
- Si memorizzano solo giorno e mese; li inserisce il dipendente stesso, e può farlo anche l’HR.
- La visibilità dipende da due fattori: il consenso del dipendente e l’impostazione aziendale (tutta l’azienda, reparto o nessuno; reparto per impostazione predefinita).
- Gli auguri si possono modificare; se il dipendente ha dato il consenso, viene avvisato anche il suo team.
- Con più di 200 dipendenti attivi, a livello aziendale compaiono solo gli anniversari significativi.
Messaggi
- Ogni dipendente collega una sola volta il proprio account Google aziendale; gli account Gmail personali non si possono collegare.
- Uno spazio "Tutti" in cima all’elenco; chat individuali, gruppi e spazi, e ricerca nelle chat.
- Messaggi fino a 4.000 caratteri; le notifiche istantanee sul telefono arrivano dall’app Google Chat.
- Le chat delle riunioni Google Meet sono nascoste per impostazione predefinita; per allegati e reazioni si usa Google Chat.
- Per Microsoft Teams non è disponibile la chat; in Teams ci sono la scheda Prozence e le notifiche.
Festività, ferie, eventi
e le sue riunioni.
Il calendario aziendale mostra festività, eventi aziendali, ricorrenze e chi è in ferie. I dipendenti vedono il proprio calendario Google o Outlook nella stessa schermata, e le prenotazioni delle sale riunioni si sincronizzano in entrambe le direzioni con Google Calendar.
I prossimi 14 giorni
Festività, eventi, compleanni, anniversari, ferie e compleanni dei clienti; filtri e colori per tipo.
Festività e calendari esterni
Le festività turche sono già incluse; fino a 5 calendari ICS esterni (es. uno scadenziario normativo) si aggiornano ogni 12 ore.
Eventi aziendali
Chi ha diritti di pubblicazione aggiunge eventi di un’intera giornata per tutta l’azienda o un reparto; un evento può durare fino a 60 giorni.
In ferie · Sostituito da
Le ferie approvate compaiono come "In ferie · Sostituito da …"; il tipo di assenza non viene mai mostrato.
Aggiungi al mio calendario
Un indirizzo di iscrizione personale si aggiunge a Google Calendar o Outlook; rinnovandolo, quello vecchio smette di funzionare.
Il mio calendario
I prossimi 14 giorni del proprio calendario Google o Outlook; il pulsante Partecipa apre il link di Meet, Teams, Zoom o Webex.
Le mie riunioni
La prossima riunione e "Altre N riunioni oggi" nella schermata Oggi.
Sale e Google Calendar
Una sala prenotata in Prozence viene scritta in Google Calendar; una riunione creata in Google con una sala arriva in Prozence e gli ospiti esterni finiscono nell’elenco della reception.
Pianificazione delle riunioni
Un link HubSpot Meetings o una pagina di prenotazione di Google Calendar si apre dal biglietto e dalla firma, sul dominio aziendale.
Nel dettaglio14 voci
Iscrizione
- L’iscrizione è unidirezionale, da Prozence all’app di calendario, e copre gli ultimi 30 giorni e i successivi 365.
- Le voci sono per l’intera giornata e non mostrano la persona come occupata.
- Google e Outlook aggiornano le iscrizioni secondo i propri tempi, ogni poche ore.
Il mio calendario e la privacy
- Solo il calendario principale, in sola lettura: le riunioni si creano e si accettano in Google Calendar o Outlook.
- Lo vede solo la persona interessata; le riunioni contrassegnate come "Privato" in Google compaiono come "Occupato".
- Le riunioni rifiutate e annullate sono nascoste; le riunioni non vengono memorizzate, solo conservate in cache per 5 minuti.
- I dipendenti possono scegliere "Non mostrare qui il mio calendario".
- Funziona con la delega a livello di dominio in Google e con il permesso Calendars.Read e il consenso dell’amministratore in Microsoft 365.
Sincronizzazione delle sale
- Solo Google Workspace; i calendari delle sale di Microsoft 365 non sono supportati, e lì "Aggiungi al calendario" scarica un file .ics.
- Gli eventi scritti da Prozence non inviano e-mail di invito; l’annullamento rimuove l’evento da Google.
- Il modulo di prenotazione avvisa degli orari in cui la persona è occupata nel proprio calendario.
- Le riunioni create in Google arrivano entro 10–15 minuti; modifiche e annullamenti seguono, e queste prenotazioni non si possono annullare da Prozence.
Strumenti per le riunioni
- Il collegamento a Zoom carica gli sfondi virtuali; le riunioni Zoom, Meet o Teams non vengono create da Prozence.
- Gli appuntamenti si prenotano in HubSpot o sulla pagina di prenotazione di Google; Prozence mostra quella pagina sul dominio aziendale.
Appena un ospite entra,
chi lo riceve lo sa.
I dipendenti registrano in anticipo i propri ospiti e la reception li accoglie da un’unica schermata. Gli ospiti possono anche scansionare il codice QR all’ingresso e registrarsi da soli. Una volta fatti entrare, chi li riceve viene avvisato e l’ospite riceve un’e-mail di benvenuto; in caso di emergenza, anche i visitatori presenti compaiono nell’elenco.
Preregistrazione
I dipendenti toccano "Aspetto un visitatore": giorno (fino a 60 giorni prima), ora, nome, azienda, targa, e-mail e una nota per la reception.
Schermata della reception
Attesi, Presenti e occupazione del parcheggio ospiti in un’unica barra; l’elenco si aggiorna ogni 30 secondi.
Registrazione autonoma con QR
Gli ospiti che scansionano il codice QR all’ingresso inseriscono nome, azienda e persona da visitare; non servono app né accesso.
Notifica a chi riceve
Quando l’ospite viene fatto entrare, chi lo riceve e i colleghi della riunione ricevono la notifica "Il suo ospite è arrivato".
E-mail di benvenuto
L’ospite riceve il biglietto da visita di chi lo riceve, indirizzo e indicazioni per il piano, Wi-Fi ospiti, regole della sede e un link "Sono uscito".
Registrazione con biglietto da visita
Il biglietto da visita dell’ospite viene letto e abbinato agli ospiti attesi in giornata; il biglietto viene aggiunto alla rubrica clienti di chi lo riceve.
Badge e uscita
Un badge visitatore in formato carta di credito; uscita scegliendo un varco o con lo stesso codice QR.
Registro e report
Ricerca per data, stato, nome, azienda o targa; CSV. "Chi mi ha fatto visita", aziende più frequenti e permanenza media.
Visitatori in emergenza
I visitatori presenti compaiono nella bacheca "Sono al sicuro"; quando viene dichiarata un’emergenza, ricevono le indicazioni per l’uscita e il punto di raccolta.
Nel dettaglio16 voci
La pagina di registrazione autonoma
- Un indirizzo con chiave segreta; il poster si stampa in A4 o resta aperto su un tablet. Rinnovando la chiave, il vecchio codice QR viene disattivato.
- La pagina non usa JavaScript; 15 secondi dopo la registrazione torna a un modulo vuoto per il tablet condiviso.
- La ricerca della persona da visitare mostra al massimo 6 risultati, così l’elenco del personale non trapela.
- Se il nome corrisponde a un ospite preregistrato, viene registrato l’ingresso di quella prenotazione.
- Gli ospiti registrano l’uscita scansionando lo stesso codice; il tablet condiviso mostra solo le iniziali.
Notifiche e promemoria
- "Il suo ospite è arrivato?": a chi riceve viene chiesto una sola volta, se l’ospite non è stato fatto entrare 15 minuti dopo l’orario previsto.
- Chi riceve può toccare "Arrivato, fare entrare" o "Non è venuto" senza attendere la reception.
- Chi riceve viene avvisato quando l’ospite esce; agli ospiti senza uscita registrata viene assegnata durante la notte un’uscita "fine giornata", e chi non si è presentato viene segnato come "Non è venuto".
- Se è configurato un fornitore SMS, l’ospite riceve anche un breve messaggio di benvenuto.
Privacy
- In ogni modalità di registrazione è obbligatorio accettare un’informativa privacy, e l’ora dell’accettazione viene registrata.
- Non si raccolgono documenti d’identità, foto o firme; le foto dei biglietti da visita non vengono conservate, e il numero di telefono è facoltativo e visibile solo alla reception.
- I record vengono eliminati dopo 180 giorni per impostazione predefinita (7–730 giorni).
- Nomi, e-mail e targhe degli ospiti sono visibili solo a chi li riceve, ai colleghi della riunione e alla reception.
Da sapere
- La preregistrazione non invia nulla all’ospite; l’e-mail di benvenuto parte quando viene fatto entrare.
- L’e-mail di benvenuto e le pagine per i visitatori sono in turco.
- Non c’è collegamento con tornelli o sistemi di accesso; i badge si stampano dal browser.
Sale e posti auto,
prenotati in pochi tocchi.
Il planner giornaliero mostra quale sala è occupata e quando. Gli ospiti aggiunti a una riunione vengono annunciati in anticipo alla reception, e le loro targhe al parcheggio.
Planner giornaliero
Orari occupati, chi ha prenotato e titolo per ogni sala e posto auto; capienza, piano e dotazioni della sala.
Prenotazione di una sala
Orari a intervalli di 15 minuti, titolo e numero di persone; si possono aggiungere fino a 30 ospiti e 30 colleghi.
Nessuna doppia prenotazione
Una seconda prenotazione per lo stesso orario viene rifiutata, anche se le due arrivano nello stesso istante.
Posto auto
La targa è obbligatoria; quelle delle auto aziendali sono già compilate. Le targhe degli ospiti si indicano nel modulo della riunione.
Parcheggio ospiti
Si imposta una capienza; un ospite con targa occupa un posto per la durata della prenotazione, e si riceve un avviso quando è pieno.
Promemoria e invitati
Una notifica 15 minuti prima; i colleghi aggiunti ricevono "È stato aggiunto a una riunione" e, in caso di annullamento, "Riunione annullata".
Bidirezionale con Google Calendar
Per le aziende su Google Workspace, le sale vengono scritte in Google Calendar e le riunioni create in Google arrivano in Prozence.
Aggiungi al calendario
Senza sincronizzazione, un file .ics aggiunge la prenotazione ai calendari Google, Outlook o Apple.
Regole
Per impostazione predefinita 08:00–20:00, fino a 30 giorni prima e riunioni fino a 8 ore; tutto modificabile.
Nel dettaglio9 voci
Amministrazione
- Fino a 60 risorse: sale riunioni o parcheggi; capienza, piano, dotazioni e calendario risorsa di Google.
- Una sala si può chiudere temporaneamente con la casella "Prenotabile".
- La reception può annullare la prenotazione di qualcun altro, e il titolare viene avvisato.
- Le prenotazioni passate vengono eliminate dopo 3 mesi per impostazione predefinita, insieme ai dati di ospiti e targhe.
- Fino a 30 prenotazioni per persona al giorno.
Da sapere
- Non sono previste prenotazioni ricorrenti né il rilascio automatico delle sale quando nessuno si presenta.
- Il numero di persone non è bloccato dalla capienza della sala; viene mostrato come indicazione.
- Non è prevista la prenotazione di postazioni (hot desk).
- Non c’è sincronizzazione con i calendari delle sale di Microsoft 365.
Pacchi, posta e notifiche ufficiali,
registrati e consegnati con un codice.
Ogni oggetto in arrivo viene registrato, il destinatario viene avvisato e la consegna avviene con un codice a quattro cifre. I dipendenti aprono anche dal telefono le richieste di spedizione in uscita via corriere o pacco e le seguono in quattro fasi.
Dettagli sull’IA
Nove tipi di oggetto
Pacco, busta, documenti, notifica ufficiale, corriere, cibo, fiori, carta bancaria o di credito e altro; notifiche per tipo: "Sono arrivati i suoi fiori".
Lettura dell’etichetta
Destinatario, mittente, vettore e numero di tracciamento vengono letti dalla foto dell’etichetta di spedizione; il destinatario viene suggerito.
Consegna con un codice
Con il codice a 4 cifre sullo schermo del destinatario o con il nome di chi ritira; vengono registrati l’addetto e l’orario.
Collega sostituto
Se il destinatario è in ferie, il banco viene avvisato e viene informato anche il collega che lo sostituisce.
Promemoria
Fino a 3 promemoria per gli oggetti non ritirati; nessuno per cibo e fiori.
Scaffale e foto
Lo scaffale o la posizione e la foto di un pacco danneggiato vengono aggiunti al record.
Pacchi e corrieri in uscita
Destinatario, indirizzo, categoria del contenuto, chi paga (mittente o destinatario) e corriere urgente in giornata.
Quattro fasi
Richiesta ricevuta, All’ufficio posta, Al vettore, Spedito; il link di tracciamento arriva dal modello del vettore.
Registro e report
Registro di arrivi e partenze per mese, CSV; chi ha spedito quanto, per vettore, categoria e reparto.
Nel dettaglio14 voci
Il banco posta
- Una schermata dedicata, uguale su computer e telefono. L’elenco si aggiorna ogni 30 secondi senza svuotare il modulo.
- Numeri di registrazione per anno e progressivo; gli oggetti in attesa di ritiro mostrano "in attesa da 2 giorni".
- I tentativi errati di inserimento del codice di ritiro sono limitati a 5 per oggetto all’ora.
- La lettura delle etichette consente 200 letture al giorno per persona; senza una chiave IA i dati si digitano a mano.
Per i dipendenti
- Il riquadro pacchi e posta mostra il punto di ritiro e il codice a caratteri grandi; il codice è visibile solo al destinatario.
- Note per tipo: notifiche ufficiali e carte bancarie si ritirano di persona.
- L’arrivo viene notificato sul telefono e via e-mail; alla consegna, "Ritirato da: …".
- Le richieste in uscita si possono annullare solo in stato "Richiesta ricevuta" o "All’ufficio posta"; 20 richieste per persona al giorno.
Amministrazione
- Un elenco di vettori e un vettore predefinito; il modello dell’indirizzo di tracciamento inserisce il numero.
- Punto di ritiro, giorno del primo promemoria (2 per impostazione predefinita) e conservazione (12 mesi per impostazione predefinita).
- Ruoli: addetto (banco, consegna, uscite) e osservatore (registro).
Da sapere
- Lo stato non viene recuperato automaticamente dai vettori; "Consegnato" si segna a mano.
- La notifica ufficiale è un tipo di oggetto; non c’è un servizio di notifica elettronica né un registro legale delle notifiche.
- Alla consegna non si raccolgono firme né foto.
Dalla richiesta all’asset,
un’unica traccia.
I dipendenti scrivono cosa vogliono acquistare, perché e da chi, e aggiungono le alternative e il motivo della scelta. Le richieste approvate passano all’elenco degli approvvigionamenti; gli articoli consegnati diventano asset con un clic e si possono assegnare al richiedente.
Richieste IT e facility
Tipo, categoria, titolo e "A cosa serve?"; le categorie si definiscono per azienda.
Articoli e alternative
Fino a 10 articoli: marca, modello, quantità, prezzo, valuta, fornitore e link al prodotto; 3 alternative per articolo e "Perché proprio questo?".
Approvazione della direzione
Basta la decisione di un approvatore; nessuno può approvare la propria richiesta, e il motivo di un rifiuto arriva al richiedente.
Acquisto senza approvazione
Le persone autorizzate possono acquistare senza approvazione sotto un limite fissato in TRY; la richiesta viene contrassegnata "Senza approvazione (autorizzato)".
Elenco degli approvvigionamenti
Approvato, Ordinato, Ricevuto; una nota sull’ordine e la consegna prevista.
Nel registro asset
Un articolo ricevuto diventa un asset con numero di serie, ubicazione e garanzia, e si può assegnare al richiedente.
Consegna digitale
I dipendenti confermano "Ricevuto" e si stampa un modulo di consegna; smarrimenti, danni e guasti si segnalano con foto.
Inventario ed etichette QR
Etichette QR in A4 e inventari con la fotocamera del telefono; importazione fino a 1.000 righe da Excel o CSV.
Report
Per categoria, tipo, reparto, persona e stato; TRY e valute estere tenute separate, CSV.
Nel dettaglio14 voci
Richieste
- Valuta TRY, USD o EUR; quantità 1–100.000.
- I prezzi delle alternative non si sommano al totale.
- La cronologia della richiesta mostra apertura, decisione, ordine e consegna, con chi ha deciso e il motivo del rifiuto.
- I richiedenti possono annullare prima che l’ordine venga effettuato.
Notifiche
- Le nuove richieste arrivano agli approvatori via notifica sul telefono ed e-mail.
- Approvazione, rifiuto, ordine e consegna vengono notificati al richiedente.
- Alla consegna, gli addetti agli asset ricevono una notifica "aggiungi agli asset".
Asset
- Ogni unità riceve un proprio numero di asset; valore, fornitore e data di acquisto provengono dal record di acquisto.
- La valutazione della responsabilità alla chiusura di un incidente serve solo come registrazione; nulla viene trattenuto dalla retribuzione.
- Un promemoria prima della scadenza della garanzia (30 giorni per impostazione predefinita).
- In un inventario i dipendenti rispondono "Ce l’ho" o "Non ce l’ho"; un solo inventario aperto alla volta.
Da sapere
- L’approvazione è a un solo livello; non ci sono approvazioni a più livelli in base all’importo.
- Non sono previsti budget, centri di costo, raccolta di preventivi o documento d’ordine.
- Gli importi in valuta estera non vengono convertiti in TRY; i report li mostrano separatamente.
Le incombenze quotidiane dell’ufficio,
dal telefono e tracciate.
Riparazioni, forniture e richieste per l’edificio vengono monitorate rispetto ai tempi obiettivo. Menu, presenze in mensa e orari delle navette sono nella stessa app, e i passeggeri sanno quando la navetta parte.
Richieste
Guasti IT, facility, forniture e manutenzione dell’edificio; priorità, ubicazione e foto.
Tempo obiettivo
Ore per categoria; un quarto per le richieste urgenti, la metà per quelle ad alta priorità. Il tempo si ferma durante l’attesa di informazioni.
Risposte predefinite e note interne
Fino a 30 risposte predefinite; note interne che il richiedente non vede.
Valutazione della soddisfazione
Una richiesta risolta si conferma con 1–5 stelle o si riapre con "Il problema persiste"; senza risposta si chiude dopo 7 giorni.
Riepilogo delle richieste
Richieste aperte e scadute, tempi di prima risposta e di risoluzione, quota risolta nei tempi e soddisfazione.
Menu
Menu mensile caricato via CSV; un orario limite per "Oggi non mangio in mensa" (10:00 per impostazione predefinita) e un riepilogo giornaliero per la cucina.
Valutazione del menu e mensa
Valutazioni da 1 a 5 e commenti anonimi dopo pranzo; ingresso in mensa e ospiti con un codice QR che cambia ogni 30 secondi.
Linee navetta
Linee, fermate e orari; numero di posti e possibilità di prendere un’altra navetta per la giornata.
Navetta in tempo reale
La schermata dell’autista non richiede accesso: "Partito", "Fatto" a ogni fermata, ritardi; i passeggeri ricevono "In arrivo alla sua fermata".
Nel dettaglio9 voci
Richieste
- 5 richieste per persona al minuto e 40 al giorno; foto fino a 4 MB.
- Tempi obiettivo predefiniti: IT 8 ore, facility ed edificio 24 ore, forniture 48 ore.
- Quando un obiettivo non viene rispettato, l’assegnatario viene avvisato una volta; il tempo si conta in ore di calendario.
- Le richieste chiuse vengono eliminate con le relative foto dopo 24 mesi per impostazione predefinita.
- Le attività di onboarding di IT e facility si aprono come richieste e si completano quando la richiesta viene risolta.
Mensa, navette e veicoli
- I dipendenti in ferie vengono esclusi automaticamente dal conteggio dei pasti.
- I responsabili vedono le valutazioni del menu come medie anonime e commenti.
- La schermata dell’autista mostra l’occupazione, i passeggeri ospiti e "Salito" o "Non salito" per ogni passeggero.
- Assegnazione dei veicoli: targa, date di tagliando, revisione, assicurazione e kasko; i dipendenti vengono avvisati all’avvicinarsi delle scadenze.
Terremoto, evacuazione o quasi incidente:
nessuno viene dimenticato.
In un’emergenza bisogna sapere in pochi minuti chi è al sicuro. Il check-in "Sono al sicuro" arriva a tutti contemporaneamente, le risposte confluiscono in una bacheca in tempo reale e anche i visitatori presenti nell’edificio compaiono nell’elenco.
Check-in "Sono al sicuro"
Risposta con un tocco; si può rispondere anche dal link nell’e-mail senza accedere.
Avviso "Ho bisogno di aiuto"
Chi chiede aiuto sale in cima alla bacheca e i responsabili delle emergenze vengono avvisati.
Visitatori presenti
Durante un’evacuazione, gli ospiti presenti nell’edificio in quel momento vengono aggiunti al check-in.
Piano d’emergenza e squadre
Il piano d’emergenza e le squadre di intervento nell’app, sul telefono di tutti.
Dati eliminati rapidamente
Al termine del check-in, i dati personali come posizione e note vengono eliminati; resta solo un riepilogo.
Segnalazioni sulla sicurezza
Quasi incidenti, pericoli e comportamenti non sicuri; anonimato facoltativo e monitoraggio delle azioni correttive.
Medico competente
Appuntamenti e messaggi cifrati end-to-end; il contenuto non è leggibile sul server.
Funziona anche se bloccato
Il check-in "Sono al sicuro" resta disponibile in ogni stato della licenza.
Banner di emergenza
Quando un responsabile sceglie il tipo e conferma, ogni dipendente vede un banner rosso con istruzioni, punto di raccolta e numeri di telefono.
Nel dettaglio4 voci
Piano d’emergenza
- "Emergenza" nella barra in alto per tutti: numeri di telefono con il 112 in testa, responsabili delle emergenze e istruzioni per terremoto, incendio, infortunio sul lavoro, guasto elettrico e allagamento.
- Posizione di uscite di emergenza, estintori, interruttore generale, valvola dell’acqua e cassetta di primo soccorso; punti di raccolta e piano di evacuazione.
- Il numero di persone necessarie nelle squadre di intervento si calcola dalla classe di rischio e dall’organico; vengono mostrati i certificati scaduti e in scadenza.
- Registro delle esercitazioni e data di revisione del piano.
Quattro modi per timbrare,
quelli che l’azienda preferisce.
I dipendenti timbrano dal telefono. In ufficio ci sono un codice QR a rotazione sullo schermo all’ingresso, la rete dell’ufficio e la posizione; per lavoro da casa, da remoto o sul campo c’è un pulsante dedicato. L’azienda sceglie quali verifiche applicare, ufficio per ufficio, e ritardi, straordinari e fogli presenze seguono l’orario di lavoro di ciascuno.
Quattro modi di registrare
Codice QR dell’ufficio, rete dell’ufficio, registrazioni fuori ufficio (casa, remoto, campo) e verifiche di posizione sul campo; ognuno attivabile separatamente.
Codice QR a rotazione
Il tablet all’ingresso mostra un nuovo codice ogni 30 secondi; una foto dello schermo resta valida al massimo per un minuto.
Rete e posizione dell’ufficio
L’indirizzo IP dell’ufficio, un nome DNS dinamico in assenza di IP fisso, o il Wi-Fi dell’ufficio nell’app mobile; posizione e raggio dell’ufficio (200 m per impostazione predefinita).
Selfie
Facoltativo, alla timbratura con la fotocamera frontale; nessun riconoscimento facciale, e la foto viene eliminata dopo 30 giorni per impostazione predefinita.
Verifiche combinate
Codice QR, rete dell’ufficio, posizione e selfie si possono richiedere insieme, per tutta l’azienda o ufficio per ufficio.
Sul campo
Il personale sul campo inizia con il proprio pulsante; si possono richiedere posizione e selfie, e le registrazioni fuori dalle località definite vengono segnalate.
Orari di lavoro
Ufficio, casa, remoto o giorno libero per ogni giorno della settimana, con orari; assegnati a una persona, a un reparto o all’azienda.
Motivazioni e promemoria
"Perché oggi non ha timbrato?", "Perché esce dall’ufficio?" e "Ha iniziato a lavorare?" per chi lavora da casa.
Fogli presenze ed esportazione paghe
Foglio presenze mensile e CSV; Excel con i codici SGK dei giorni mancanti secondo i modelli Logo, Mikro, Luca e Netsis.
Nel dettaglio23 voci
Regole di registrazione
- L’orario arriva dal server; l’orologio del telefono non conta.
- Nessuna seconda registrazione della stessa persona entro 60 secondi; due entrate consecutive o un’uscita senza entrata vengono rifiutate.
- La posizione viene letta solo al momento della registrazione, mai in background; si tiene conto di una precisione fino a 150 m.
- Timbratura automatica (facoltativa): la prima entrata del giorno viene registrata quando l’app si apre sulla rete dell’ufficio; non esiste un’uscita automatica.
- Una password e l’opzione "solo rete dell’ufficio" per lo schermo QR; un tablet sbloccato con la password viene ricordato per 365 giorni.
- Fino a 20 uffici; "Salva la mia posizione come ufficio" acquisisce posizione, IP e Wi-Fi in un solo passaggio.
Cosa viene memorizzato
- La registrazione di posizione, Wi-Fi e IP è disattivata per impostazione predefinita; se attiva, i dati vengono eliminati dopo 90 giorni per impostazione predefinita e restano solo gli orari di timbratura.
- Il selfie si scatta solo all’entrata e viene ridimensionato; possono vederlo la persona, il suo responsabile e l’HR.
- Senza il permesso di localizzazione la registrazione avviene comunque e viene contrassegnata "nessun permesso di localizzazione".
- Le timbrature vengono conservate per 6 anni per impostazione predefinita.
- Mostra sulla mappa: i punti di entrata e uscita del giorno e la distanza dall’ufficio, con OpenStreetMap.
Calcolo
- Ritardi e uscite anticipate contano una volta superata la tolleranza (15 minuti per impostazione predefinita); lo straordinario è la parte oltre l’orario previsto.
- La pausa pranzo (60 minuti per impostazione predefinita) viene detratta nei giorni con almeno 6 ore di lavoro.
- Il lavoro in un giorno festivo conta separatamente come "lavoro festivo"; alla vigilia di una festività la giornata lavorativa termina alle 13:00.
- Correzioni: i dipendenti richiedono orari e motivazione per gli ultimi 31 giorni e il responsabile approva; i record precedenti restano nello storico.
- Uffici oggi: presenti, assenti, in ferie, da remoto, sul campo e ospiti, ufficio per ufficio.
Squadre sul campo
- Il personale sul campo senza e-mail aziendale accede con un’e-mail personale, un SMS o un codice QR di invito valido 48 ore; su un dispositivo condiviso la sessione si chiude dopo 8 ore per impostazione predefinita.
- Per il lavoro sul campo si può richiedere la posizione; le registrazioni fuori dalle località definite ricevono l’etichetta "Fuori sede".
- Tracciamento della posizione sul campo (prossimamente): con consenso esplicito e modulo firmato, solo durante l’orario di lavoro, escluse festività e ferie; percorsi e soste. La parte server è pronta; l’invio della posizione dal telefono arriverà con la prossima versione dell’app mobile.
Da sapere
- Non sono previsti turnazione né turni notturni; l’orario di lavoro è un modello settimanale.
- Non ci sono lettori di badge NFC, tornelli o terminali condivisi per registrare per conto di altri.
- La posizione è quella rilevata dal telefono, quindi si consiglia di combinarla con il codice QR o la rete dell’ufficio.
- Il Wi-Fi dell’ufficio viene letto solo nell’app mobile Prozence; i browser non possono leggerlo.
Dalla richiesta di ferie al modulo firmato,
con una catena di approvazione.
I dipendenti chiedono le ferie dal telefono; il numero di giorni tiene conto dei giorni lavorativi e delle festività. Approva prima il responsabile, poi l’HR. Per ogni assenza approvata viene generato un modulo con codice QR. I cedolini arrivano via API direttamente da Prozon Paghe e Anagrafica HR e vengono consegnati con una registrazione della presa visione.
13 tipi di assenza
Ferie annuali, permesso, aspettativa non retribuita, malattia, matrimonio, paternità, maternità, adozione, lutto, assistenza a figli con disabilità, incarico ufficiale, permesso di viaggio e altro.
Mezze giornate
Mattina o pomeriggio; dal saldo si scalano 0,5 giorni e sul foglio presenze compare mezza giornata.
Saldo ferie annuali
La spettanza si aggiunge a ogni anniversario di assunzione in base all’anzianità (14, 20, 26 giorni); riporto e anticipo di ferie secondo le scelte dell’azienda.
Regole per tipo
Numero massimo di giorni consecutivi, volte all’anno e riduzione o meno del saldo, impostati tipo per tipo.
Catena di approvazione
Prima il responsabile, poi l’HR; direttamente all’HR se non c’è un responsabile. Nessuno può approvare le proprie ferie; per le richieste in attesa da più di 2 giorni parte un promemoria.
Collega sostituto
Il collega sostituto compare sul biglietto, nella firma, nella rubrica e nel calendario del dipendente assente.
Modulo ferie con codice QR
Un modulo A4 con saldo prima e dopo, cronologia delle approvazioni e campi per le firme; il codice QR verifica il modulo.
Consegna del modulo firmato
L’HR fotografa il modulo, il codice QR viene letto e l’assenza viene finalizzata; promemoria ogni giorno lavorativo fino alla consegna.
I miei cedolini
Alla prima apertura, la presa visione del cedolino avviene con un codice via e-mail o SMS; vengono registrati orario, metodo e un’impronta del documento.
Integrato con Prozon Paghe e Anagrafica HR
I cedolini preparati in Prozon arrivano via API direttamente nella scheda I miei cedolini del dipendente, abbinati per matricola, numero di identificazione o e-mail.
Sincronizzazione dell’anagrafica HR Prossimamente
I dati dei dipendenti arrivano automaticamente da Prozon; assunzioni e cessazioni si aggiornano insieme su entrambi i lati.
Fogli presenze verso Prozon Prossimamente
Ferie approvate e ore di presenza vanno direttamente alle paghe di Prozon a fine mese, senza spostare file.
Nel dettaglio18 voci
Ferie e permessi
- Malattia, maternità, aspettativa non retribuita e permesso di viaggio si contano in giorni di calendario; gli altri in giorni lavorativi.
- Il permesso di viaggio non è retribuito, dura al massimo 4 giorni e non riduce le ferie annuali.
- I dipendenti con meno di 18 o più di 50 anni hanno almeno 20 giorni di ferie annuali.
- Il tipo di assenza non compare nel calendario né in rubrica; i tipi particolari compaiono come "Permesso speciale" a chi non ha i permessi.
- Le assenze approvate confluiscono, con il loro tipo, nei fogli presenze e nelle esportazioni per le paghe.
Modulo e verifica
- La pagina di verifica si apre senza accesso e mostra solo il nome, l’iniziale del cognome, le date e il numero di giorni.
- All’approvazione finale il dipendente riceve un’e-mail con il PDF allegato.
- In attesa del modulo firmato l’assenza mostra "Modulo firmato in attesa", e "Finalizzato" dopo la consegna; questo passaggio si può disattivare.
I miei cedolini
- L’HR carica molti PDF in una volta; la matricola o il numero di identificazione e il periodo nel nome del file individuano persona e mese.
- Un cedolino di cui è stata presa visione non si può eliminare; le correzioni si aggiungono come documento separato.
- I codici hanno 6 cifre e sono validi 10 minuti; al massimo 5 codici all’ora.
- Le consultazioni dell’HR vengono scritte nel registro di audit; stato della presa visione per periodo e persona, CSV.
- Se i cedolini risiedono nel sistema dell’azienda, si imposta un link al posto del file; dei numeri di identificazione si memorizza solo un hash unidirezionale.
Integrazione con Prozon
- L’API dei cedolini usa una chiave specifica per l’azienda; della chiave si memorizza solo un hash unidirezionale e la schermata ne mostra gli ultimi quattro caratteri.
- Si accettano al massimo 120 richieste al minuto; una chiave non valida viene rifiutata.
- I cedolini che arrivano via API seguono lo stesso flusso di presa visione di quelli caricati: un codice via e-mail o SMS alla prima apertura.
- Gli eventi di ferie, note spese, anticipi, presenze, assunzioni e cessazioni si possono inviare al sistema paghe tramite webhook firmato HMAC.
- Per altri software paghe, un file Excel del foglio presenze con modelli Logo, Mikro, Luca e Netsis.
Fotografi la ricevuta,
al resto pensa la lettura automatica.
I dipendenti fotografano una ricevuta o scelgono un PDF. Il codice QR della fattura elettronica e dell’e-archivio turchi viene letto sul telefono, e l’IA legge le ricevute che ne sono prive. Le spese passano dal responsabile alla contabilità attraverso una catena di approvazione e vengono esportate come scritture contabili nel software di contabilità dell’azienda.
Dettagli sull’IA
Quattro modi per aggiungere una voce
Foto della ricevuta, file foto o PDF (fino a 10 MB), voce senza ricevuta e diaria.
Prima il codice QR
Il codice QR della fattura elettronica e dell’e-archivio viene letto sul telefono; partita IVA, data, numero del documento, ETTN e importi per aliquota IVA si compilano, e la ricevuta non viene inviata da nessuna parte.
Lettura delle ricevute con l’IA
Per le ricevute senza codice QR: esercente, partita IVA, data, numero del documento, totale, righe IVA e una categoria suggerita; lei controlla e invia.
Regole della policy
Limite per le voci senza ricevuta, limiti per categoria, documenti duplicati, quanto indietro nel tempo e fine settimana; ogni regola avvisa o blocca.
Catena di approvazione
Responsabile (o il suo sostituto quando è in ferie), approvatori aggiuntivi in base all’importo, contabilità, pronto per il pagamento, pagato.
Anticipi di lavoro
Gli anticipi seguono la stessa catena; le spese vengono compensate con essi e la differenza si regola in entrambe le direzioni alla chiusura.
Diarie
Indennità giornaliere per trasferte nazionali ed estere; gruppo di paesi, livello di qualifica, detrazioni per colazione e pasti. L’importo è calcolato dal server.
Esportazione verso la contabilità
Scritture contabili con preimpostazioni per Luca, Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks, Xero e DATEV; un file di esportazione per le paghe.
Report
Ripartizione per reparto, categoria e persona, grafico mensile, diarie e anticipi; Excel.
Nel dettaglio22 voci
Voci
- Aliquota IVA 0%, 1%, 10% o 20%; una fattura con due aliquote diventa due voci.
- Valute TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN e RUB; le voci in valuta estera usano il cambio della data del documento.
- Una voce si può collegare a un record cliente; solo la contabilità modifica il codice conto e l’indicatore di non deducibilità.
- Fino a 30 file per nota spese; le foto vengono ridimensionate sul telefono prima della lettura.
- Le bozze non modificate vengono eliminate con le relative ricevute dopo 180 giorni.
Regole (predefinite)
- Voci senza ricevuta fino a 500 TRY; i documenti duplicati (ETTN, oppure partita IVA, numero del documento e importo) vengono bloccati.
- Spese fino a 90 giorni prima; questa regola non si può superare con un avviso.
- Per le regole che avvisano, i dipendenti inviano con una spiegazione che gli approvatori possono leggere.
- Gli approvatori ricevono un promemoria dopo 3 giorni.
Approvazione e contabilità
- Nessuno può approvare la propria nota spese; chi ha approvato un passaggio precedente non può dare l’approvazione contabile se esiste un altro contabile.
- Una nota spese modificata dopo l’invio non può essere approvata.
- Gli approvatori approvano, chiedono una correzione o rifiutano; approvazione in blocco.
- Il pagamento si segna con data e modalità (bonifico, busta paga, contanti); il dipendente riceve "La sua nota spese è stata pagata".
- Scrittura contabile: spesa, conto 191 per l’IVA deducibile, 689 per quella non deducibile; la contropartita è il sottoconto 335 del dipendente.
Esportazioni
- Quattro file: scritture contabili, un elenco spese in Excel, immagini delle ricevute (ZIP) e un file di esportazione per le paghe.
- Ogni modello consente di impostare colonne, separatore, codifica, formato della data e raggruppamento delle scritture.
- Le voci esportate vengono contrassegnate come "esportate" e non vengono riproposte.
- Gli eventi HR e contabili si possono inviare a Make o n8n tramite webhook firmato.
Conservazione e cose da sapere
- Le immagini delle ricevute sono conservate in una cartella privata fuori dalla web root per almeno 5 anni (Legge turca sulla procedura tributaria); poi l’immagine viene eliminata e il record resta.
- Il ruolo di osservatore non può vedere le immagini delle ricevute.
- Non sono previsti rimborsi chilometrici, campo progetto o tassi di cambio automatici; il reparto funge da centro di costo.
- Il software di contabilità viene alimentato tramite esportazione di file; non c’è una connessione diretta.
Chi vede cosa, chi approva cosa:
in un’unica tabella.
Amministratore, addetto e osservatore di ogni modulo si impostano in un’unica tabella dei permessi. Chi ha cambiato cosa e quando resta nel registro. I report si scaricano in CSV ed Excel.
Permessi per modulo
Amministratore del modulo, addetto e osservatore; pacchetti pronti (HR, Facility, Reception, Sicurezza) e registro delle modifiche.
Single sign-on
Google, Microsoft Entra ID e SAML 2.0; provisioning degli utenti con SCIM 2.0.
Sincronizzazione della directory
Dipendenti nuovi, usciti e modificati arrivano come anteprima e vengono applicati dopo l’approvazione.
Gruppi societari
20 società aggiuntive in un’unica installazione, ciascuna con logo, dominio, sedi e informativa privacy propri.
9 lingue
Türkçe, English, Deutsch, Español, Français, Italiano, Português, Русский e Azərbaycanca.
Statistiche e report
Report su biglietti, firme, eventi, ferie, presenze, note spese, richieste e visitatori; CSV ed Excel.
API e webhook
Un’API REST generale, chiavi API e webhook firmati HMAC; funziona con Make, Zapier e n8n.
Procedura guidata di configurazione
Azienda, aspetto, accesso e dipendenti in cinque passaggi; la schermata di stato del sistema mostra cosa manca.
Notifiche
Notifiche sul telefono, e-mail e un riepilogo settimanale, ciascuno nella lingua del destinatario.
Nel dettaglio11 voci
Report
- Una scheda per modulo; periodi: questo mese, mese scorso, ultimi 3 mesi, ultimi 12 mesi, quest’anno o anno scorso.
- Ognuno vede i propri dati in "I miei report"; la vista direzionale è riservata a chi ha i permessi.
- I responsabili di reparto senza un ruolo vedono solo il proprio team per note spese, ferie e presenze.
- Ogni tabella si esporta in CSV; per chi non ha i permessi, i tipi di permesso particolari vengono accorpati come "Permesso speciale".
API e integrazioni
- API REST generale: dipendenti, reparti, ferie, fogli presenze mensili, pubblicazione di annunci e notifiche.
- Permessi e data di scadenza per ogni chiave API; la chiave viene mostrata una sola volta, alla creazione.
- Webhook per gli eventi HR: ferie, note spese, anticipi, presenze, assunzioni e cessazioni, asset e richieste; firmati HMAC.
- SCIM 2.0 crea, aggiorna e disattiva i dipendenti da Entra ID e Okta.
Permessi
- In ogni modulo: amministratore del modulo, addetto, osservatore e ruoli di reparto.
- I dipendenti vedono i propri permessi, e chi può vedere quali loro dati, in Profilo, I miei permessi.
- Le schermate di amministrazione sono in turco; l’app per i dipendenti è in 9 lingue.
Lavora in sintonia
con gli strumenti che usa.
La procedura guidata di connessione configura i permessi passo dopo passo e li verifica con una lettura innocua.
E-mail e directory
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Zoho Mail
- Yandex 360
- IMAP
CRM
- HubSpot
- Salesforce
- Dynamics 365
- Zoho CRM
- Pipedrive
- Bitrix24
- Odoo
Messaggistica e riunioni
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Zoom
- Google Calendar
Accesso, wallet e API
- SAML 2.0 e SCIM 2.0
- Microsoft Entra ID
- Apple e Google Wallet
- API REST e webhook
- Make, Zapier, n8n
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