Eine App.
Der ganze Arbeitstag.
Prozence besteht aus neunzehn Modulen. Alle nutzen dieselben Mitarbeiter- und Kundendaten, und Sie aktivieren nur die, die Sie brauchen. Unter jedem Modul führt der Abschnitt „Im Detail“ Fristen, Standardwerte, Optionen und Wissenswertes einzeln auf.
Personen und Unternehmen in den Screenshots sind fiktiv. Die meisten Ansichten werden auf Türkisch gezeigt.
Jede geteilte Karte,
aktuell und im Markendesign.
Alle Mitarbeitenden erhalten eine Visitenkartenseite auf der eigenen Domain Ihres Unternehmens. Wer sie öffnet, kann mit einem Fingertipp anrufen, eine E-Mail schreiben oder den Kontakt speichern. Die Karten kommen aus dem Verzeichnis und werden in einer Ansicht verwaltet; eine Angabe ändert sich einmal und wird auf Karte, Signatur und Wallet gleichzeitig aktualisiert.
Persönliche Seite und QR-Code
Foto, Position, Büroadressen, Banner und Logos der Gruppenunternehmen. Der QR-Code bleibt gleich, wenn sich Angaben ändern; Mitarbeitende laden ihn als PNG oder für den Druck als SVG herunter.
Kontakt mit einem Fingertipp speichern
Die vCard funktioniert mit iPhone- und Android-Kontakten und übernimmt Foto, Adresse, Website und LinkedIn.
Wallet-Pass, der sich selbst aktualisiert
Der Apple- und Google-Wallet-Pass aktualisiert sich auf dem Gerät, wenn sich Position oder Telefonnummer ändern, und wird ungültig, wenn die Person das Unternehmen verlässt.
Kontaktdaten hinterlassen
Besucher hinterlassen ihre eigenen Daten und können ihre eigene Visitenkarte fotografieren, um die Felder auszufüllen. Ein Datenschutzhinweis muss akzeptiert werden; die Werbeeinwilligung ist davon getrennt.
Karte senden und nachverfolgen
Senden Sie die Karte per E-Mail, WhatsApp oder SMS an Kunden, mit bis zu fünf Karten von Kollegen in derselben Nachricht. Sie sehen, ob sie geöffnet und gespeichert wurde.
Karten aus dem Verzeichnis
Verzeichnisse von Google Workspace, Microsoft 365 oder Yandex 360 und SCIM 2.0 (Entra ID, Okta). Neue, ausgeschiedene und geänderte Mitarbeitende erscheinen als Vorschau.
Wer was ändern darf
Mitarbeitende ändern nur Foto, Mobilnummer, private WhatsApp-Nummer, LinkedIn und Meeting-Link, jeweils gesperrt, genehmigungspflichtig oder frei. Name und Position bleiben Sache der Administration.
Weiterleitung bei Ausscheiden
Der gedruckte QR-Code oder alte Link einer ausgeschiedenen Person öffnet die Karte der Vertretung; auch die von ihr gescannten Visitenkarten werden übergeben.
In der Sprache der Besucher
Karte, Seite für Ausgeschiedene und Kontaktformular öffnen sich je nach Browsersprache in einer von 9 Sprachen.
Im Detail30 Punkte
Kartenseite
- Schaltflächen für Anruf, E-Mail, WhatsApp, Meeting und „Kontakt speichern“; Durchwahl und angezeigte Büros werden pro Person gewählt.
- Auf der Karte abwesender Mitarbeitender steht „Bis … nicht im Büro; … hilft Ihnen gerne weiter“; der Hinweis stammt aus dem Urlaubseintrag und verschwindet bei der Rückkehr.
- Vorgeschlagene Kollegen werden zusammen mit dem Karteninhaber in einer einzigen vCard-Datei gespeichert.
- Die Meeting-Schaltfläche öffnet einen HubSpot-Meeting-Link oder eine Google-Kalender-Terminbuchungsseite auf einer Seite Ihrer Domain.
- Ein Infotext und 16 soziale Netzwerke, jeweils einzeln ein- oder ausschaltbar.
- Der kleine Prozence-Link unten auf der Karte lässt sich ausblenden.
Teilen und Nachverfolgen
- E-Mails gehen mit der Signatur der Person hinaus, und Antworten kommen bei ihr an; 40 E-Mails pro Person und Tag, an denselben Empfänger einmal alle 12 Stunden.
- WhatsApp und SMS öffnen die App des Smartphones mit vorbereitetem Text; vom Server wird keine Nachricht gesendet.
- Status einer gesendeten Karte: Nicht geöffnet · Geöffnet, nicht gespeichert · In Kontakten gespeichert.
- Bis zu 3 Erinnerungen pro Karte; die automatische Erinnerung folgt nach 3 Tagen, zwischen 09:00 und 19:00 Uhr.
- Meine Karte automatisch senden: Wird eine gedruckte Visitenkarte gescannt und hat die Person eine E-Mail-Adresse, geht die Karte der scannenden Person automatisch hinaus.
- NFC: Auf unterstützten Android-Smartphones wird die Kartenadresse auf ein Tag geschrieben; für das iPhone gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Kartenverwaltung
- Mitarbeiteransicht: Herkunft jeder Person (Google Workspace, Microsoft 365, SCIM, manuell, Massenimport), Status und Anmeldemethode; CSV.
- Mitarbeitende ohne Firmen-E-Mail werden ohne WordPress-Zugang angelegt und melden sich mit privater E-Mail-Adresse, Mobilnummer oder Einladungslink an.
- Die Verzeichnissynchronisierung legt pro Feld eine Richtung fest: Name vom Verzeichnis zur Karte, Foto von der Karte zum Verzeichnis; für Position, Mobilnummer, Abteilung und Vorgesetzte wählen Sie selbst.
- Automatische Übernahme: Neue Mitarbeitende werden als Entwurf oder veröffentlicht angelegt; Ausgeschiedene werden deaktiviert, höchstens 3 pro Tag und erst nach zwei aufeinanderfolgenden täglichen Prüfungen.
- Abweichende Angaben werden nie automatisch übernommen; Sie wählen sie in der Vorschau aus und wenden sie an.
- Massenanlage von bis zu 50 Personen durch Einfügen einer Liste im Einrichtungsassistenten.
Profiländerungen und Genehmigung
- Für Foto, Mobilnummer, private WhatsApp-Nummer, LinkedIn und Meeting-Link jeweils: Gesperrt · Mit Genehmigung der Administration · Direkt. Standardmäßig sind Foto und Mobilnummer genehmigungspflichtig.
- Die Genehmigungsansicht zeigt alte und neue Werte nebeneinander; das Ergebnis erhält die Person per E-Mail und Push-Benachrichtigung.
- Nur die Administration ändert Name, Position, E-Mail, Durchwahl und Büro; die Position wird auf Türkisch und Englisch erfasst.
- Rollenhistorie: Änderungen von Position und Abteilung werden mit Datum gespeichert.
Ausgeschiedene Mitarbeitende
- Gedruckter QR-Code und alter Link öffnen eine Seite „nicht mehr bei uns“ und die Karte der Nachfolge; die Kontaktdaten der ausgeschiedenen Person werden nicht angezeigt.
- Ist auch die Nachfolge ausgeschieden, wird die Kette bis zu 5 Schritte weit verfolgt; ist niemand mehr da, erscheint der allgemeine Kontakt des Unternehmens.
- Scans des QR-Codes nach dem Ausscheiden werden gezählt.
- Apple- und Google-Wallet-Pässe werden ungültig, Sitzungen werden beendet, und die Person wird aus Signaturen und Listen entfernt.
Messung und Lizenz
- Kartenaufrufe, gespeicherte Kontakte und Aufrufe der Meeting-Seite werden gezählt; Karteninhaber, angemeldete Nutzer und Bots nicht.
- Derselbe Besucher zählt einmal alle 6 Stunden; gespeichert werden nur Tagessummen, keine Besucherdaten, und die Summen werden nach 400 Tagen gelöscht.
- Mitarbeitende sehen die letzten 30 Tage ihrer eigenen Karte im Feld „Meine Karte“ auf dem Dashboard.
- Nur veröffentlichte, aktive Mitarbeitende zählen für die Lizenz; auch nach Ablauf der Lizenz funktionieren Kartenseite, QR-Code, vCard, Wallet und „Kontaktdaten hinterlassen“ weiter.
Vom Meeting bis zur Druckerei,
ein einheitlicher Auftritt.
Das Markenteam gestaltet eine Vorlage einmal; Name, Position und QR-Code jeder Person werden aus ihrer eigenen Karte eingesetzt. Vom Meeting-Hintergrund bis zur gedruckten Visitenkarte nutzen alle denselben Unternehmensauftritt.
Sechs Bildtypen
Meeting-Hintergrund, Sperrbildschirm, Smartphone-Startbildschirm, Desktop, LinkedIn-Titelbild und gedruckte Visitenkarte.
Unternehmensvorlagen
Bis zu 12 Vorlagen pro Typ mit einfarbigem, Verlaufs- oder Bildhintergrund. Bereiche, die frei bleiben müssen, etwa für Uhr, Symbole oder Gesicht, lassen sich nicht belegen.
Druckfertiges PDF
Vorder- und Rückseite in 85×55 mm mit 3 mm Beschnitt und Schnittmarken.
Zoom, Meet und Teams
Das Meeting-Bild wird mit einem Klick ins Zoom-Profil der Person hochgeladen; ein gemeinsames Hintergrundset für Meet und Teams kommt als eine Datei.
Professionelles Profilfoto
Der Hintergrund wird vollständig im Browser entfernt und die Person auf den Markenhintergrund gesetzt. Das Originalfoto verlässt das Gerät nie.
NFC-Tag
Auf unterstützten Android-Smartphones wird die Kartenadresse mit einem Fingertipp auf ein NFC-Tag geschrieben; für das iPhone gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Ansicht für Marke und Identität
Logos, Farben, vier Kartendesigns, Schriftarten und eine Kontrastwarnung in einer Ansicht, mit Live-Vorschau.
App im eigenen Markendesign
Startbildschirm-Symbol, Benachrichtigungen und E-Mails tragen Symbol und Namen Ihres Unternehmens.
Gruppenunternehmen
20 weitere Unternehmen in einer Installation, jedes mit eigenem Logo, eigener Domain und eigenen Büros für Karten, Signaturen und Wallet-Pässe.
Im Detail14 Punkte
Formate
- Meeting-Hintergrund 1920×1080; Sperr- und Startbildschirm 1179×2556 für iPhone und 1080×2400 für Android.
- Desktop 2560×1440 oder 1920×1080; LinkedIn-Titelbild 1584×396.
- Gedruckte Visitenkarte 85×55 mm als PDF mit 3 mm Beschnitt und Schnittmarken.
Unternehmensvorlagen
- Elemente wie Name, Position und QR-Code werden auf einem 3×3-Raster platziert.
- Eine Standardvorlage und die Option „nur Unternehmensvorlagen“; Downloads pro Vorlage und ein Ablaufdatum.
- Der QR-Code wird automatisch in der dunklen Farbe und der Akzentfarbe des Unternehmens gezeichnet.
Meetings und Profilfoto
- Zoom: Mitarbeitende laden ihren persönlichen Hintergrund in ihr eigenes Profil; ändern sich ihre Angaben, wird er automatisch aktualisiert, höchstens einmal täglich.
- Bis zu 15 JPEGs für Meet und bis zu 50 PNGs für Teams in einer ZIP-Datei, mit Anleitung für die Admin-Konsole.
- Professionelles Profilfoto in 1024×1024; der Hintergrund wird im Browser der Person entfernt, eine Gesichtserkennung findet nicht statt.
- Die Administration wählt den Markenhintergrund und kann das professionelle Foto für neue Fotos verpflichtend machen.
Kartendesign
- Vier Designs: Klassisch, Cover, Dunkel, Schlicht. Foto als Kreis, abgerundetes Quadrat oder Quadrat.
- Sieben fertige Farbpaletten und eine Kontrastwarnung (WCAG 4,5:1); die Vorschau nutzt die echte Karte der ausgewählten Person, ohne zu speichern.
- Logos für hellen und dunklen Hintergrund sowie ein quadratisches Symbol; PNG, JPEG oder WebP.
- Es gibt ein Kartendesign pro Unternehmen; weitere Unternehmen erscheinen mit eigenem Logo und eigenen Farben.
Die richtige Signatur und das richtige Banner
in jeder E-Mail.
Signaturen werden zentral gestaltet und verteilt; Mitarbeitende müssen nichts kopieren. Das Marketing erstellt ein Banner, eine Führungskraft gibt es frei, und die Signaturen ändern sich automatisch. Klicks werden gemessen.
Zentrale Verteilung
In Gmail, Zoho Mail und Yandex 360 wird die Signatur in jedes Konto geschrieben. In Microsoft 365 fügt eine Exchange-Serverregel sie jeder ausgehenden E-Mail hinzu.
Vorlagen und Zuweisung
Bis zu 20 Vorlagen, zugewiesen an Person, Abteilung oder Unternehmen. Die Vorschau zeigt, wer welche Vorlage erhält und warum.
Banner-Plätze und Zielgruppen
Zeiträume sowie Abteilungen oder Personen als Zielgruppe; intern ohne Banner, für externe Empfänger mit Banner.
A/B-Tests
Zwei Banner treten gegeneinander an; der Bericht zeigt den Gewinner, sobald das Ergebnis statistisch signifikant ist.
Signatur-Analytics
Gesendete E-Mails, Klicks und Klickrate; das meistgeklickte Element und wessen Signatur die meiste Aufmerksamkeit erhält.
Freigabeprozess
Disclaimer, Design, Vorlagen und Banner können jeweils eine Freigabe erfordern; niemand kann den eigenen Vorschlag freigeben.
Disclaimer-Regeln
Unterschiedliche, optional zweisprachige Vertraulichkeitshinweise je Unternehmen und Abteilung.
Kurzsignatur, Abwesenheit, Social Media
Eine Kurzsignatur für Antworten, eine datierte Abwesenheitszeile und 16 soziale Netzwerke, einzeln aktivierbar.
Zeile zur Kundenzufriedenheit
Eine Ein-Klick-Frage „Waren Sie mit diesem Austausch zufrieden?“ in der Signatur. Kunden bleiben anonym, und Sicherheitsscanner zählen nicht als Stimmen.
Im Detail16 Punkte
Verteilung
- In Gmail wird nur die Berechtigung für Signatureinstellungen genutzt; Prozence liest und sendet keine E-Mails.
- „Gmail prüfen“ vergleicht die Signatur in Gmail mit der aktuellen; die vorherige Signatur lässt sich wiederherstellen.
- Das Limit von 10.000 Zeichen in Gmail wird geprüft; passt eine Signatur nicht hinein, entfallen die Social-Media-Symbole, und sie wird ohne Tracking-Links geschrieben.
- In Microsoft 365 richtet die Administration des Unternehmens die Exchange-Regel ein; auf diesem Weg gibt es weder Foto noch Signatur-Analytics, und in Antwortverläufen wird die Signatur nicht doppelt eingefügt.
- Mitarbeitende, deren Signatur sich ändert, erhalten eine E-Mail mit Vorschau und Einrichtungsschritten.
Design und Vorlagen
- Layout mit Logo links, oben, ohne Logo oder einspaltig; 8 E-Mail-sichere Schriftarten; jedes Signaturelement einzeln ein- oder ausschaltbar.
- Reihenfolge der Zuweisung: Person, Abteilung, Unternehmen; Einstellungen werden vor dem Speichern in der Vorschau gezeigt.
- Lange, kurze und Nur-Text-Signaturen; Links in der Nur-Text-Version sind personalisiert und werden separat gemessen.
- Die Abwesenheitszeile erscheint für einen Zeitraum und verschwindet danach; die Gmail-Signatur wird zu Beginn und am Ende neu geschrieben.
Banner und Messung
- Bis zu 6 Banner-Plätze in der Signatur; für einen Bannerwechsel müssen Signaturen nicht neu geschrieben werden.
- Zielgruppe sind alle oder ein Unternehmen, eine Abteilung oder eine Person; Gruppen ohne Banner werden separat gewählt.
- Bei A/B-Tests werden Mitarbeitende zufällig in zwei Gruppen aufgeteilt; das Ergebnis wird bei 95 % Konfidenz und mindestens 100 Aufrufen pro Banner ausgewiesen.
- Klicks, geschätzte Öffnungen, täglich aus Gmail gesendete E-Mails und Klickrate; eine Rangliste der Personen.
Freigabe und Zufriedenheit
- Disclaimer, Design, Vorlagen und Banner können jeweils eine Freigabe erfordern; die letzten 200 Änderungen werden gespeichert.
- Die Zufriedenheitszeile lautet „Sehr gut · In Ordnung · Schlecht“; eine Bewertung wird erst gespeichert, wenn der Kunde auf Senden klickt.
- Bewertungen mit „Schlecht“ gehen samt Kommentar an die Verantwortlichen für Kundenzufriedenheit; Bewertungen werden standardmäßig nach 12 Monaten gelöscht.
Jede gesammelte Visitenkarte
bleibt im Gedächtnis des Unternehmens.
Visitenkarten, die früher auf den Smartphones der Mitarbeitenden verloren gingen, landen in einem gemeinsamen, dublettenfreien Firmenkatalog. Wer wen kennt, wessen Position sich geändert hat, mit welchem Kunden länger niemand gesprochen hat: alles in einer Ansicht.
KI-Details
Erkennung per KI
Visitenkarten, Messeausweise, QR-Codes und E-Mail-Signaturen werden gelesen; seitlich oder kopfüber fotografierte Karten werden korrigiert und zweifelhafte Nummern markiert. Sie bestätigen den Datensatz.
Kontakte auf jedem Weg hinzufügen
Aus den Smartphone-Kontakten teilen, vCard, Excel oder CSV importieren oder einfach eine E-Mail an das gemeinsame Postfach weiterleiten.
Dublettenfreier Katalog
Kommt dieselbe Person erneut hinzu, entsteht kein neuer Datensatz; leere Felder werden ergänzt, und die Historie wächst.
Wer im Team sie kennt
Wer im Unternehmen einen Kunden kennt, wann das letzte Treffen war und weitere Personen aus demselben Unternehmen.
Filter und gespeicherte Ansichten
Filtern nach Tag, Datum, hinzugefügt von, Quelle, CRM und Einwilligungsstatus; Ansicht speichern und als Link teilen.
Anreicherung von Firmendaten
Website, Branche, Mitarbeiterzahl, Hauptsitz, Börsenkürzel sowie Status als Technologiepark- oder F&E-Zentrums-Unternehmen. Manuell erfasste Daten werden nie überschrieben.
Positions- und Firmenwechsel
Wechselt ein Kunde Position oder Unternehmen, erhalten Sie einen Vorschlag; der Datensatz ändert sich erst nach Ihrer Bestätigung.
Abkühlende Kontakte und Erinnerungen
Personen, mit denen lange niemand Kontakt hatte, werden markiert; Erinnerungen zur Nachverfolgung und eine monatliche Zusammenfassung.
Sprachnotizen
Gesprächsnotizen werden diktiert; eine optionale KI-Zusammenfassung schlägt den nächsten Schritt vor. Prozence erhält und speichert die Audioaufnahme nie.
Im Detail15 Punkte
Wege, Kontakte hinzuzufügen
- Vorder- und Rückseite einer Visitenkarte, Messeausweis, QR-Code, E-Mail-Signatur, Teilen aus den Smartphone-Kontakten, vCard, Excel und CSV.
- Es genügt, eine Kunden-E-Mail an das gemeinsame Postfach des Unternehmens weiterzuleiten; das Postfach wird alle 5 Minuten gelesen, pro E-Mail werden bis zu 5 Personen hinzugefügt.
- Personen, die nur in der Empfängerliste stehen, die eigenen Domains des Unternehmens und Newsletter-Fußzeilen werden nicht hinzugefügt; nicht verifizierte E-Mails werden zurückgehalten.
- Ohne Verbindung fotografierte Karten warten auf dem Gerät in einer Warteschlange; sie werden gelesen, sobald eine Verbindung besteht, und der Veranstaltung zugeordnet, bei der sie aufgenommen wurden.
Katalog
- Scannt eine zweite Person dieselbe Karte, übernimmt sie den Kontakt, ohne den Datensatz zu ändern; liegt er in der nicht geteilten Liste einer anderen Person, wird eine Zugriffsanfrage gesendet.
- „Wer sieht das“ bei Notizen: nur ich, meine Abteilung oder alle, die den Datensatz sehen können.
- Aus türkischen Positionsbezeichnungen entsteht ein Organigramm des Kundenunternehmens: 8 Ebenen und 11 Abteilungen.
- An Geburtstage von Kundenkontakten werden nur Mitarbeitende erinnert, die diese Person sehen können.
Filter und Massenaktionen
- Tags mit „beliebig“, „alle“, „ausgenommen“ und „ohne Tag“; Datum des Hinzufügens und des letzten Kontakts, hinzugefügt von (ich, mein Team, eine Person), Quelle, CRM und Einwilligungsstatus.
- Sortierung und bis zu 20 gespeicherte Ansichten; der Filter steht in der Adresszeile.
- Massen-Tagging und Export der gefilterten Liste; Aktionen für ausgewählte Personen.
- Der Filterbereich öffnet sich am Computer von rechts und auf dem Smartphone von unten.
Nachverfolgung
- Personen mit geänderter Position oder geändertem Unternehmen haben einen eigenen Filter und die Markierungen „Neue Position“, „Neues Unternehmen“ und „Hat das Unternehmen verlassen“.
- Sprachnotizen dauern bis zu 3 Minuten; die Sprache wird im Browser transkribiert, und die KI fasst nur zusammen, wenn Sie das wünschen.
- Eine kleine Kopie des Kartenfotos wird an den Datensatz angehängt; sichtbar für die Person, die sie gescannt hat, und für die Administration, per Einstellung abschaltbar.
Zurück von der Messe,
Liste fertig, CRM gefüllt.
Im Messemodus wird jede gescannte Karte der jeweiligen Messe zugeordnet und für das gesamte Standteam angelegt. Anschließend gehen Dankes-E-Mails nach Freigabe durch das Standpersonal hinaus, und die Kontakte gelangen mit den richtigen Verantwortlichen und Tags ins CRM.
Messemodus
Während der Messe gescannte Karten werden der Veranstaltung zugeordnet und mit dem gesamten Standpersonal geteilt.
Interesse und Qualifizierung
Heißes, warmes und kaltes Interesse; Interessengebiete und Qualifizierungsfragen mit Punktwertung.
Standseite und QR-Poster
Eine Standseite, auf der Besucher ihre Daten hinterlassen, in der Sprache der Besucher.
Messe-Dashboard und Vergleich
Gesammelte Karten, heiße Leads, Kosten pro Karte und ein direkter Vergleich der Messen.
E-Mail nach der Messe
Dankes-E-Mails gehen nach Freigabe durch das Standpersonal hinaus, einmal pro Person und Messe.
Direkte Anbindung an 7 CRMs
HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 und Odoo sowie signierte Webhooks.
Nur die Richtigen landen im CRM
Dienstleister wie Banken, Steuerberater und Lieferanten werden nicht ans CRM übertragen.
Verantwortliche und Feldzuordnung
Regeln für die Zuweisung von Verantwortlichen, gemeinsame Feldzuordnung und Rücklesen aus dem CRM.
Fehlerwarteschlange
Datensätze, die das CRM nicht erreichen, gehen nicht verloren; sie werden erneut übertragen, und der Grund wird der Administration angezeigt.
Im Detail14 Punkte
Messen
- Messe anlegen: Ort, Stand, Termine, Personal, Interessengebiete und optionale Kosten; der Messemodus schaltet sich automatisch ein, wenn das Standpersonal die App während der Messe öffnet.
- Bis zu 5 Qualifizierungsfragen pro Messe (z. B. „Gibt es ein Budget?“ Ja 10, Nein 0); die Punktzahl wird beim Hinzufügen der Karte berechnet, und die Top 10 erscheinen auf dem Dashboard.
- Standseite und QR-Poster gibt es in 9 Sprachen; sie werden 30 Tage nach Messeende geschlossen.
- Dankes-E-Mails gehen hinaus, sobald das Standpersonal sie in der Vorschau geprüft und freigegeben hat; jeder Besucher erhält eine pro Messe.
- Die Messen des vergangenen Jahres in einer Tabelle: Karten, heiß, warm, kalt, durchschnittliche Punktzahl, Kosten pro Karte und pro heißem Lead.
Übertragung ins CRM
- Personen und Unternehmen werden ohne Dubletten angelegt, abgeglichen zuerst über die CRM-ID, dann über E-Mail und Telefon.
- Verantwortlich für den Datensatz ist der CRM-Nutzer der Person, die die Karte gesammelt hat, oder es gelten Zuweisungsregeln nach Tag, Messe, Quelle oder Stadt.
- Eine gemeinsame Feldzuordnungstabelle überträgt Quelle, Tags, Position, Messe, Interessenstufe und Werbeeinwilligung in die CRM-Felder Ihrer Wahl.
- Kontaktpunkte werden als CRM-Notizen gespeichert: Scans, Kartenversand und hinterlassene Daten. Eigene Notizen der Mitarbeitenden und Zusammenfassungen von Sprachnotizen werden standardmäßig nicht gesendet.
- Rücklesen aus dem CRM: Phase und Verantwortliche werden stündlich gelesen, Änderungen hinterlassen eine Notiz im Datensatz der Person.
Fehler und Einwilligung
- Vorübergehende Fehler werden 6-mal in wachsenden Abständen von 5 Minuten bis 12 Stunden wiederholt; dauerhafte Fehler erscheinen mit Begründung in der Verwaltungsansicht.
- Eine Einstellung „An CRM senden“ pro Tag; ein Dienstleister, der zusätzlich einen Vertriebs-Tag trägt, wird dennoch gesendet.
- Werbeeinwilligung und Datenschutzhinweis werden ins CRM übertragen; wird die Einwilligung widerrufen, wird auch das CRM auf „Nein“ gesetzt.
- In einer Gruppenstruktur gehen die von einem weiteren Unternehmen gesammelten Kontakte nur dann ins CRM der Muttergesellschaft, wenn dies aktiviert ist.
Ein Ort, an dem alle
auf demselben Stand sind.
Ankündigungen gehen nicht in überfüllten Postfächern unter. Das Dashboard zeigt allen ihre eigenen Aufgaben, die auf sie wartenden Freigaben, die zu lesenden Richtlinien und Neuigkeiten aus ihrem Team.
Zielgerichtete Ankündigungen
Nach Unternehmen, Abteilung oder Person; hervorgehobene Beiträge, Aufrufquoten und Teilen auf LinkedIn.
„Gelesen und verstanden“
Eine hervorgehobene Ankündigung kann eine Bestätigung anfordern; wer nicht bestätigt hat, wird namentlich aufgeführt und einmal täglich erinnert.
Richtlinien mit Lesebestätigung
Das Erreichen des Textendes und die Lesezeit werden erfasst; wer nicht bestätigt hat, wird erinnert.
Unternehmensumfragen
Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Bewertungen von 1–5 und Freitext; namentlich oder anonym, und Sie entscheiden, wann Ergebnisse angezeigt werden.
Puls
Kurze, regelmäßige und anonyme Pulsbefragung der Mitarbeitenden. Kleine Gruppen sind geschützt, Trends werden über die Zeit sichtbar.
Vorschläge und Beschwerden
Optional anonyme Einreichung; der Absender wird nie gespeichert. Prämienpunkte für umgesetzte Vorschläge.
Onboarding und Offboarding
Checklisten aus Vorlagen; Aufgaben für Abteilungen landen als Anfragen beim zuständigen Team.
Verzeichnis und Organigramm
Mitarbeiterverzeichnis, Organigramm, Mitarbeiterprofile und eine Suche „Wer kennt sich damit aus?“.
9 Sprachen und Kanäle
Ankündigungen werden in die Sprache der Mitarbeitenden übersetzt und auch in Slack, Microsoft Teams und Google Chat gepostet.
Im Detail21 Punkte
Ankündigungen
- Veröffentlichungsrechte pro Person: keine, eigene Abteilung oder das ganze Unternehmen.
- Kategorien: Ankündigung, Neues von uns, Neu im Team, Neue Rolle, Dienstjubiläum; die letzten drei erscheinen mit der Karte der Person.
- Anhänge als PDF, PNG oder JPEG bis 8 MB; Anhänge öffnen sich nur für die adressierten Mitarbeitenden.
- Hervorhebung für 1, 3, 7, 14 oder 30 Tage; höchstens 2 hervorgehobene Ankündigungen gleichzeitig.
- Auf LinkedIn teilen: Mitarbeitende teilen im LinkedIn-eigenen Fenster, und die Verfasser sehen die Anzahl der Klicks.
- Berichte zeigen Empfänger, Leser, Aufrufquote, Klicks auf „Weiterlesen“ und Likes; Reichweite nach Abteilung.
Richtlinien
- Versionierter Text; „Bestätigung erforderlich“ oder „Zur Information“, Zielgruppe, Frist und Gültigkeitsdatum.
- Das Bestätigungsfeld öffnet sich erst nach Erreichen des Textendes; erstes und letztes Öffnen, sichtbare Zeit und ein Fingerabdruck des bestätigten Textes werden gespeichert.
- Eine neue Version fordert erneut die Bestätigung aller an und zeigt einen Hinweis „Was sich in dieser Version geändert hat“.
- Erinnerungen in den letzten 3 Tagen, bei Fristablauf und danach wöchentlich; Bericht pro Person und CSV.
Umfragen und Puls
- Bis zu 20 Fragen pro Umfrage; anonyme Ergebnisse erscheinen ab 3 Antworten, Auswertungen nach Abteilung nur für Gruppen ab 5.
- Puls: eine Weiterempfehlungsfrage (eNPS) und vier kurze Fragen; wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Runden.
- Bei Puls-Antworten werden weder Person noch Zeitpunkt gespeichert; die Anonymitätsschwelle liegt standardmäßig bei 5 Antworten, mit Trend über die letzten 12 Runden.
Vorschläge und Onboarding
- Bei anonymen Einreichungen wird die Uhrzeit gerundet; Antworten werden mit einer Vorgangsnummer und einem nur einmal angezeigten Schlüssel abgerufen.
- „Betrifft meine Abteilung“ geht an die Führungskraft laut Organigramm; andere Themen gehen an die Zuständigen für das jeweilige Thema.
- Umgesetzte Vorschläge bringen Punkte (standardmäßig 10); anonyme Absender fordern sie mit ihrem Schlüssel an.
- Onboarding-Aufgaben können bei der neuen Person, der Führungskraft, dem Buddy, HR, IT oder dem Facility Management liegen; IT- und Facility-Aufgaben werden als Anfragen eröffnet.
Benachrichtigungen und Kanäle
- Die Glocke „Wartet auf Sie“ bündelt Ankündigungen, Richtlinien, Umfragen, Puls, Einladungen und Freigaben.
- Wöchentliche Zusammenfassung per E-Mail: was wartet, Ankündigungen der letzten 7 Tage, die nächsten 7 Tage und neue Beiträge; gibt es nichts zu berichten, wird nichts gesendet.
- Bis zu 10 Kanäle in Slack, Teams und Google Chat; gepostet werden nur unternehmensweite Ereignisse, personenbezogene Daten werden nicht gesendet.
- Microsoft-Teams-App: Tabs „Prozence“ und „Meine Freigaben“; Benachrichtigungen erscheinen auch im Teams-Aktivitätsfeed.
Die Frage, die alle stellen,
wird einmal aufgeschrieben.
Unternehmenswissen liegt an einem Ort, nach Kategorien geordnet. Jeder Artikel hat seine eigene Sichtbarkeitsregel; Mitarbeitende sehen nur, was sie sehen dürfen. Veraltete Artikel werden markiert, und „Wiki fragen“ antwortet mit Quellen.
KI-Details
Kategorien und Artikel
Redakteure pro Kategorie; formatierte Artikel mit Tabellen, Tipp- und Achtung-Boxen und Links zwischen Artikeln.
Wer sehen darf und wer nicht
Eigene Regeln für jeden Artikel und jede Kategorie: Abteilung, Person, Rolle, Modulberechtigung oder Führungskräfte mit Team.
Mit einer Person testen
Beim Bearbeiten „N Personen können das jetzt sehen“; wählen Sie eine Person aus, um zu prüfen, ob sie den Artikel sieht und, falls nicht, warum.
Versionshistorie
Die letzten 10 Versionen mit Angabe, wer was wann geändert hat; mit einem Klick zurück zu einer älteren Version.
Prüfdatum
Standardmäßig 12 Monate; Leser sehen bei überfälligen Artikeln einen Hinweis, Redakteure werden erinnert.
Suche, die Türkisch versteht
Die Eingabe „sifre“ findet „Şifre“; Suchen ohne Treffer stehen im Bericht ganz oben und zeigen, was noch geschrieben werden muss.
Wiki fragen
Die KI antwortet nur aus Artikeln, die die fragende Person sehen darf, und zeigt ihre Quellen; gibt es nichts Relevantes, wird sie gar nicht aufgerufen.
War das hilfreich?
Ja oder Nein; ein Hinweis zu „Nein“ geht an die Redakteure der Kategorie. Lesezahlen und Hilfreich-Quoten im Bericht.
Leser informieren
Ein neuer Artikel wird per Push-Benachrichtigung oder E-Mail nur den Mitarbeitenden angekündigt, die unter seine Zugriffsregel fallen.
Im Detail16 Punkte
Schreiben
- Bis zu 30 Kategorien; Administratoren und allgemeine Redakteure schreiben überall, Kategorie-Redakteure nur in ihrer eigenen Kategorie.
- Artikel mit bis zu 30.000 Zeichen und bis zu 15 Tags; Anheften und Entwürfe (Entwürfe sehen nur Redakteure).
- HTML wird nicht akzeptiert; Bilder werden per Adresse eingebunden und vergrößern sich beim Anklicken.
- Vier Startkategorien: IT und Konten; HR, Urlaub und Gehaltsabrechnung; Büro und Facility; Allgemein.
Zugriffsregeln
- Eine der ausgewählten Gruppen genügt; „Wer nicht sehen darf“ gilt immer zuerst.
- Die Regel eines Artikels kann die Regel seiner Kategorie einschränken, aber nicht erweitern.
- Dieselbe Regel gilt für Listen, Suche, Lesezahlen, Benachrichtigungen, Beiträge in Chat-Kanälen und „Wiki fragen“.
- Ein Artikel, den Sie nicht sehen dürfen, zeigt „Artikel nicht gefunden“, damit seine Existenz nicht durchsickert. Ausgeschiedene sehen keine Artikel.
Lesen und Messung
- Drei Spalten am Computer: App-Menü, Wiki-Baum und Lesebereich; die Liste „Auf dieser Seite“ hebt beim Lesen den aktuellen Abschnitt hervor.
- Aufrufe derselben Person innerhalb einer Stunde zählen einmal.
- Berichte zeigen nur Zahlen: Leser, Lesungen insgesamt und Hilfreich-Quote; wer was gelesen hat, wird nicht aufgeführt.
- Suchbegriffe werden gezählt, ohne zu speichern, wer gesucht hat; letzte 180 Tage.
Das Benutzerhandbuch im Wiki
- Das Prozence-Benutzerhandbuch mit 33 Kapiteln auf Türkisch und Englisch samt Screenshots wird als ein Paket ins Wiki importiert.
- Jedes Kapitel kommt mit eigener Zugriffsregel; Kapitel für die Administration sind nur für die jeweiligen Rollen sichtbar.
- Von Redakteuren geänderte Kapitel bleiben bei einem erneuten Import erhalten.
- Texte, die eine Bestätigung erfordern, gehören in die „Unternehmensrichtlinien“; das Wiki hat keine Lesebestätigung.
Inserate, Einladungen, Dankeschöns:
der Treffpunkt des Teams.
Am Team-Treffpunkt veröffentlichen Mitarbeitende Inserate, versenden Einladungen, starten Umfragen und bedanken sich. Geburtstage und Dienstjubiläen werden gefeiert. Bei jedem Beitrag wählt die verfassende Person, wer ihn sieht.
Inserate
Zu verkaufen, zu vermieten, zu verschenken, gesucht, Fundsachen und Fahrgemeinschaften; bis zu 3 Fotos. „Nachricht an Inserierende“ ist nur für die beiden Beteiligten sichtbar.
Einladungen und Zusagen
Einladungen zu Verlobung, Hochzeit, Geburt, Abschluss oder Veranstaltungen; mit Datum, Uhrzeit und Ort antworten die Eingeladenen mit Ich komme, Vielleicht oder Ich kann nicht.
Umfrage mit einer Frage
2–6 Optionen; Ergebnisse sehen alle als Prozentwerte und Stimmen, wer was gewählt hat, sieht nur die Person, die die Umfrage erstellt hat.
Dankeskarte
Die bedankte Person erhält immer eine Benachrichtigung und eine E-Mail; ihr Profil zeigt, wie viele Dankeschöns sie erhalten hat.
Empfehlungen und „Achtung“
Tipps für Restaurants, Cafés oder Handwerker mit 1–5 Sternen; Hinweise zu Büro, Sicherheit und Gemeinschaftsflächen mit rotem Rahmen.
Geburtstage
Das Geburtsjahr wird nicht gespeichert. Ein Geburtstag erscheint nur, wenn die Person zustimmt; am Tag selbst erhält sie eine Glückwunsch-E-Mail und eine Benachrichtigung.
Jubiläen und Anlässe
Ein Feld „Anlässe · 7 Tage“; neue Kolleginnen und Kollegen, neue Rollen und Jubiläen unter „Neues aus dem Team“.
Nachrichten
Einzel- und Gruppenchats innerhalb der App auf Basis von Google Chat; Prozence speichert keine Nachrichten.
Wer es sieht
Das ganze Unternehmen, nur meine Abteilung, ausgewählte Personen oder alle außer den von mir ausgewählten Personen.
Im Detail17 Punkte
Regeln für Beiträge
- Vor dem Posten werden die Nutzungsregeln akzeptiert; bis zu 10 Beiträge und 60 Kommentare pro Person und Tag.
- „Unangemessene Inhalte melden“ benachrichtigt die Administration; nach drei unabhängigen Meldungen wird ein Beitrag automatisch ausgeblendet.
- Inserate bleiben standardmäßig 30 Tage online, höchstens 90; abgelaufene Beiträge werden archiviert, und das Archiv wird nach 180 Tagen samt Fotos gelöscht.
- Standortdaten werden aus Fotos entfernt; Fotos sehen nur angemeldete Mitarbeitende.
- Jeder Beitragstyp kann von der Administration einzeln deaktiviert werden.
Benachrichtigungseinstellungen
- Mitarbeitende wählen nach Typ: Einladungen, Dankeschöns, „Achtung“, Inserate, Umfragen, Empfehlungen und nützliche Inhalte.
- Standardmäßig sind Einladungen und Dankeschöns aktiviert; Inserate, Ankündigungen und Umfragen sind deaktiviert.
- An die Person gerichtete Dankeschöns und Nachrichten zu Inseraten lassen sich nicht abschalten.
Geburtstage und Jubiläen
- Gespeichert werden nur Tag und Monat; die Person trägt sie selbst ein, HR kann das ebenfalls.
- Die Sichtbarkeit hängt von zwei Dingen ab: der Zustimmung der Person und der Unternehmenseinstellung (ganzes Unternehmen, Abteilung oder niemand; standardmäßig Abteilung).
- Der Glückwunsch lässt sich bearbeiten; hat die Person zugestimmt, wird auch ihr Team benachrichtigt.
- Bei mehr als 200 aktiven Mitarbeitenden werden unternehmensweit nur runde Jubiläen angezeigt.
Nachrichten
- Alle verbinden einmalig ihr Google-Firmenkonto; private Gmail-Konten lassen sich nicht verbinden.
- Ein Bereich „Alle“ oben in der Liste; Einzelchats, Gruppen und Bereiche sowie eine Chatsuche.
- Nachrichten mit bis zu 4.000 Zeichen; sofortige Push-Benachrichtigungen kommen von der Google-Chat-App.
- Chats aus Google-Meet-Besprechungen sind standardmäßig ausgeblendet; für Anhänge und Reaktionen nutzen Sie Google Chat.
- Für Microsoft Teams gibt es keinen Chat; in Teams gibt es den Prozence-Tab und Benachrichtigungen.
Feiertage, Urlaub, Veranstaltungen
und Ihre eigenen Meetings.
Der Unternehmenskalender zeigt gesetzliche Feiertage, Firmenveranstaltungen, Anlässe und wer im Urlaub ist. Mitarbeitende sehen ihren eigenen Google- oder Outlook-Kalender in derselben Ansicht, und Raumbuchungen werden in beide Richtungen mit Google Kalender synchronisiert.
Die nächsten 14 Tage
Feiertage, Veranstaltungen, Geburtstage, Jubiläen, Urlaub und Geburtstage von Kunden; Filter und Farben nach Typ.
Gesetzliche Feiertage und externe Kalender
Türkische gesetzliche Feiertage sind bereits hinterlegt; bis zu 5 externe ICS-Kalender (z. B. ein Compliance-Kalender) werden alle 12 Stunden aktualisiert.
Firmenveranstaltungen
Personen mit Veröffentlichungsrechten fügen ganztägige Veranstaltungen für das ganze Unternehmen oder eine Abteilung hinzu; eine Veranstaltung kann bis zu 60 Tage dauern.
Abwesend · Vertretung
Genehmigter Urlaub erscheint als „Abwesend · Vertretung: …“; die Art der Abwesenheit wird nie angezeigt.
Zu meinem Kalender hinzufügen
Eine persönliche Abo-Adresse wird in Google Kalender oder Outlook eingetragen; wird sie erneuert, funktioniert die alte nicht mehr.
Mein Kalender
Die nächsten 14 Tage Ihres eigenen Google- oder Outlook-Kalenders; die Schaltfläche „Teilnehmen“ öffnet den Link zu Meet, Teams, Zoom oder Webex.
Meine Meetings
Das nächste Meeting und „N weitere Meetings heute“ in der Ansicht „Heute“.
Räume und Google Kalender
Ein in Prozence gebuchter Raum wird in Google Kalender eingetragen; ein in Google mit Raum angelegtes Meeting erscheint in Prozence, und externe Gäste landen auf der Liste des Empfangs.
Terminplanung
Ein HubSpot-Meeting-Link oder eine Google-Kalender-Terminbuchungsseite öffnet sich von Karte und Signatur aus auf Ihrer eigenen Domain.
Im Detail14 Punkte
Abonnement
- Das Abonnement funktioniert in eine Richtung, von Prozence in Ihre Kalender-App, und umfasst die letzten 30 und die nächsten 365 Tage.
- Einträge sind ganztägig und zeigen die Person nicht als beschäftigt an.
- Google und Outlook aktualisieren Abonnements in eigenen Abständen, alle paar Stunden.
Mein Kalender und Datenschutz
- Nur der Hauptkalender, nur lesend: Meetings werden in Google Kalender oder Outlook erstellt und beantwortet.
- Nur die Person selbst sieht ihn; in Google als „Privat“ markierte Meetings erscheinen als „Beschäftigt“.
- Abgelehnte und abgesagte Meetings werden ausgeblendet; Meetings werden nicht gespeichert, nur 5 Minuten zwischengespeichert.
- Mitarbeitende können „Meinen Kalender hier nicht anzeigen“ wählen.
- Funktioniert mit domainweiter Delegierung in Google sowie mit der Berechtigung Calendars.Read und Administratorzustimmung in Microsoft 365.
Raumsynchronisierung
- Nur Google Workspace; Raumkalender von Microsoft 365 werden nicht unterstützt, dort lädt „Zum Kalender hinzufügen“ eine .ics-Datei herunter.
- Aus Prozence eingetragene Termine versenden keine Einladungs-E-Mails; eine Stornierung entfernt den Google-Termin.
- Das Buchungsformular warnt vor Zeiten, zu denen die Person im eigenen Kalender beschäftigt ist.
- In Google angelegte Meetings erscheinen innerhalb von 10–15 Minuten; Änderungen und Absagen werden übernommen, und diese Buchungen lassen sich nicht in Prozence stornieren.
Meeting-Tools
- Die Zoom-Anbindung lädt virtuelle Hintergründe hoch; Meetings in Zoom, Meet oder Teams werden nicht in Prozence erstellt.
- Termine werden in HubSpot oder auf der Google-Terminbuchungsseite gebucht; Prozence zeigt diese Seite unter Ihrer eigenen Adresse.
Sobald ein Gast hereinkommt,
weiß der Gastgeber Bescheid.
Mitarbeitende melden ihre Gäste vorab an, und der Empfang begrüßt sie in einer Ansicht. Gäste können auch den QR-Code am Eingang scannen und sich selbst anmelden. Sobald sie eingelassen werden, wird der Gastgeber benachrichtigt, und der Gast erhält eine Willkommens-E-Mail; im Notfall stehen auch Besucher im Gebäude auf der Liste.
Voranmeldung
Mitarbeitende tippen auf „Ich erwarte Besuch“: Tag (bis zu 60 Tage im Voraus), Uhrzeit, Name, Unternehmen, Kennzeichen, E-Mail und eine Notiz für den Empfang.
Empfangsansicht
Erwartet, Im Haus und Belegung der Gästeparkplätze in einer Leiste; die Liste wird alle 30 Sekunden aktualisiert.
QR-Selbstanmeldung
Gäste, die den QR-Code am Eingang scannen, geben Namen, Unternehmen und die besuchte Person ein; weder App noch Anmeldung nötig.
Benachrichtigung des Gastgebers
Wird der Gast eingelassen, erhalten der Gastgeber und die Kollegen im Meeting die Benachrichtigung „Ihr Gast ist da“.
Willkommens-E-Mail
Der Gast erhält die Visitenkarte des Gastgebers, Adresse und Wegbeschreibung zum Stockwerk, Gäste-WLAN, Hausregeln und einen Link „Ich bin gegangen“.
Anmeldung per Visitenkarte
Die Visitenkarte des Gastes wird gelesen und mit den heute erwarteten Gästen abgeglichen; die Karte wird dem Kundenverzeichnis des Gastgebers hinzugefügt.
Besucherausweis und Abmeldung
Ein Besucherausweis im Kreditkartenformat; Abmeldung durch Auswahl eines Ausgangs oder mit demselben QR-Code.
Protokoll und Berichte
Suche nach Datum, Status, Name, Unternehmen oder Kennzeichen; CSV. „Wer hat mich besucht“, häufigste Unternehmen und durchschnittliche Aufenthaltsdauer.
Besucher im Notfall
Besucher im Haus erscheinen auf dem „Ich bin in Sicherheit“-Dashboard; wird ein Notfall ausgerufen, erhalten sie Informationen zu Ausgang und Sammelplatz.
Im Detail16 Punkte
Die Seite zur Selbstanmeldung
- Eine Adresse mit geheimem Schlüssel; das Poster wird auf A4 gedruckt oder bleibt auf einem Tablet geöffnet. Wird der Schlüssel erneuert, wird der alte QR-Code ungültig.
- Die Seite nutzt kein JavaScript; 15 Sekunden nach der Anmeldung kehrt sie für das gemeinsam genutzte Tablet zu einem leeren Formular zurück.
- Die Suche nach der besuchten Person zeigt höchstens 6 Ergebnisse, damit die Mitarbeiterliste nicht nach außen dringt.
- Stimmt der Name eines vorangemeldeten Gastes überein, wird diese Voranmeldung eingecheckt.
- Gäste melden sich ab, indem sie denselben Code scannen; das gemeinsam genutzte Tablet zeigt nur Initialen.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
- „Ist Ihr Gast angekommen?“: Der Gastgeber wird einmal gefragt, wenn der Gast 15 Minuten nach der erwarteten Zeit noch nicht eingelassen wurde.
- Gastgeber können auf „Angekommen, einlassen“ oder „Nicht gekommen“ tippen, ohne auf den Empfang zu warten.
- Der Gastgeber wird benachrichtigt, wenn der Gast geht; nicht abgemeldete Gäste werden über Nacht mit „Tagesende“ abgemeldet, und nicht Erschienene werden als „Nicht gekommen“ markiert.
- Ist ein SMS-Anbieter eingerichtet, erhält der Gast zusätzlich eine kurze Willkommens-SMS.
Datenschutz
- Auf jedem Anmeldeweg muss ein Datenschutzhinweis akzeptiert werden, und der Zeitpunkt der Zustimmung wird gespeichert.
- Es werden weder Ausweisdokumente noch Fotos oder Unterschriften erfasst; Fotos von Visitenkarten werden nicht gespeichert, und die Telefonnummer ist optional und nur für den Empfang sichtbar.
- Einträge werden standardmäßig nach 180 Tagen gelöscht (7–730 Tage).
- Namen, E-Mail-Adressen und Kennzeichen von Gästen sehen nur der Gastgeber, die Kollegen im Meeting und der Empfang.
Wissenswertes
- Die Voranmeldung sendet dem Gast nichts; die Willkommens-E-Mail geht hinaus, wenn er eingelassen wird.
- Die Willkommens-E-Mail und die Besucherseiten sind auf Türkisch.
- Es gibt keine Anbindung an Drehkreuze oder Türsysteme; Besucherausweise werden aus dem Browser gedruckt.
Räume und Parkplätze,
mit wenigen Fingertipps gebucht.
Der Tagesplan zeigt, welcher Raum wann belegt ist. Zu einem Meeting hinzugefügte Gäste werden vorab beim Empfang angemeldet und ihre Kennzeichen bei der Parkplatzverwaltung.
Tagesplan
Belegte Zeiten, buchende Person und Titel für jeden Raum und Parkplatz; Raumkapazität, Stockwerk und Ausstattung.
Raum buchen
Zeiten in 15-Minuten-Schritten, ein Titel und die Personenzahl; bis zu 30 Gäste und 30 Kollegen können hinzugefügt werden.
Keine Doppelbuchung
Eine zweite Buchung für dieselbe Zeit wird abgelehnt, selbst wenn beide im selben Moment eingehen.
Parkplatz
Das Kennzeichen ist Pflicht; Firmenwagen sind bereits hinterlegt. Kennzeichen von Gästen werden im Meeting-Formular angegeben.
Gästeparkplätze
Legen Sie eine Kapazität fest; ein Gast mit Kennzeichen belegt für die Dauer der Buchung einen Platz, und Sie werden gewarnt, wenn alles belegt ist.
Erinnerungen und Eingeladene
Eine Benachrichtigung 15 Minuten vorher; hinzugefügte Kollegen erhalten „Sie wurden einem Meeting hinzugefügt“ und bei einer Absage „Meeting abgesagt“.
In beide Richtungen mit Google Kalender
Für Unternehmen mit Google Workspace werden Räume in Google Kalender eingetragen, und in Google angelegte Meetings erscheinen in Prozence.
Zum Kalender hinzufügen
Ohne Synchronisierung fügt eine .ics-Datei die Buchung dem Google-, Outlook- oder Apple-Kalender hinzu.
Regeln
Standardmäßig 08:00–20:00 Uhr, bis zu 30 Tage im Voraus und Meetings von bis zu 8 Stunden; alles anpassbar.
Im Detail9 Punkte
Verwaltung
- Bis zu 60 Ressourcen: Besprechungsräume oder Parkplätze; Kapazität, Stockwerk, Ausstattung und Google-Ressourcenkalender.
- Ein Raum lässt sich über das Kontrollkästchen „Buchbar“ vorübergehend sperren.
- Der Empfang kann die Buchung einer anderen Person stornieren; diese wird benachrichtigt.
- Vergangene Buchungen werden standardmäßig nach 3 Monaten gelöscht, zusammen mit Gast- und Kennzeichendaten.
- Bis zu 30 Buchungen pro Person und Tag.
Wissenswertes
- Es gibt keine Serienbuchungen und keine automatische Freigabe von Räumen, wenn niemand erscheint.
- Die Personenzahl wird nicht durch die Raumkapazität begrenzt, sondern als Hinweis angezeigt.
- Es gibt keine Buchung flexibler Arbeitsplätze (Desk-Sharing).
- Es gibt keine Synchronisierung mit Raumkalendern von Microsoft 365.
Pakete, Post und behördliche Zustellungen,
erfasst und per Code übergeben.
Jede eingehende Sendung wird erfasst, die Empfänger werden benachrichtigt, und die Übergabe erfolgt mit einem vierstelligen Code. Mitarbeitende eröffnen auch ausgehende Kurier- oder Paketaufträge per Smartphone und verfolgen sie in vier Schritten.
KI-Details
Neun Sendungsarten
Paket, Umschlag, Dokumente, behördliche Zustellung, Kurier, Essen, Blumen, Bank- oder Kreditkarte und Sonstiges; Benachrichtigungen je nach Art: „Ihre Blumen sind angekommen“.
Etikett auslesen
Empfänger, Absender, Versanddienstleister und Sendungsnummer werden aus einem Foto des Versandetiketts gelesen; der Empfänger wird vorgeschlagen.
Übergabe per Code
Mit dem 4-stelligen Code auf dem Bildschirm des Empfängers oder dem Namen der abholenden Person; die übergebende Person und die Uhrzeit werden erfasst.
Vertretung
Ist der Empfänger abwesend, wird die Poststelle gewarnt und auch die Vertretung benachrichtigt.
Erinnerungen
Bis zu 3 Erinnerungen für nicht abgeholte Sendungen; keine bei Essen und Blumen.
Fach und Foto
Fach oder Ablageort und ein Foto eines beschädigten Pakets werden dem Eintrag hinzugefügt.
Ausgehende Pakete und Kuriere
Empfänger, Adresse, Inhaltskategorie, wer zahlt (Absender oder Empfänger) und dringender Kurier am selben Tag.
Vier Schritte
Auftrag erhalten, In der Poststelle, Beim Versanddienstleister, Versendet; der Tracking-Link stammt aus der Vorlage des Versanddienstleisters.
Protokoll und Bericht
Ein- und Ausgangsprotokoll nach Monaten, CSV; wer wie viel versendet hat, nach Versanddienstleister, Kategorie und Abteilung.
Im Detail14 Punkte
Der Poststellen-Arbeitsplatz
- Eine eigene Ansicht, gleich auf Computer und Smartphone. Die Liste wird alle 30 Sekunden aktualisiert, ohne das Formular zu leeren.
- Eintragsnummern nach Jahr und Laufnummer; abholbereite Sendungen zeigen „wartet seit 2 Tagen“.
- Fehlversuche mit dem Abholcode sind auf 5 pro Sendung und Stunde begrenzt.
- Das Auslesen von Etiketten ist auf 200 pro Person und Tag begrenzt; ohne KI-Schlüssel werden die Daten eingetippt.
Für Mitarbeitende
- Der Bereich für Pakete und Post zeigt Abholort und Code in großer Schrift; der Code ist nur für den Empfänger sichtbar.
- Hinweise je nach Art: Behördliche Zustellungen und Bankkarten persönlich abholen.
- Ankünfte werden per Push-Benachrichtigung und E-Mail gemeldet; bei der Übergabe „Abgeholt von: …“.
- Ausgehende Aufträge lassen sich nur im Status „Auftrag erhalten“ oder „In der Poststelle“ stornieren; 20 Aufträge pro Person und Tag.
Verwaltung
- Eine Liste von Versanddienstleistern und ein Standard-Versanddienstleister; die Vorlage für die Tracking-Adresse setzt die Nummer ein.
- Abholort, erster Erinnerungstag (standardmäßig 2) und Aufbewahrung (standardmäßig 12 Monate).
- Rollen: Bearbeitung (Arbeitsplatz, Übergabe, Ausgang) und Lesezugriff (Protokoll).
Wissenswertes
- Der Status wird nicht automatisch bei Versanddienstleistern abgerufen; „Zugestellt“ wird manuell markiert.
- Die behördliche Zustellung ist eine Sendungsart; es gibt keinen elektronischen Zustelldienst und kein rechtsgültiges Zustellungsprotokoll.
- Bei der Übergabe werden weder Unterschrift noch Foto erfasst.
Von der Anforderung bis zum Inventar,
eine durchgehende Spur.
Mitarbeitende geben an, was sie kaufen möchten, warum und wo, und ergänzen Alternativen samt Begründung für ihre Wahl. Genehmigte Anforderungen gehen auf die Beschaffungsliste; gelieferte Artikel werden mit einem Klick ins Inventar übernommen und können der anfordernden Person zugewiesen werden.
IT- und Facility-Anforderungen
Art, Kategorie, Titel und „Wofür?“; Kategorien werden pro Unternehmen festgelegt.
Positionen und Alternativen
Bis zu 10 Positionen: Marke, Modell, Menge, Preis, Währung, Lieferant und Produktlink; 3 Alternativen pro Position und „Warum diese?“.
Genehmigung durch die Leitung
Die Entscheidung einer genehmigenden Person genügt; niemand kann die eigene Anforderung genehmigen, und der Ablehnungsgrund geht an die anfordernde Person.
Kauf ohne Genehmigung
Berechtigte Personen können unterhalb eines festgelegten TRY-Limits ohne Genehmigung kaufen; die Anforderung wird als „Ohne Genehmigung (berechtigt)“ markiert.
Beschaffungsliste
Genehmigt, Bestellt, Erhalten; eine Bestellnotiz und das voraussichtliche Lieferdatum.
Übernahme ins Inventar
Ein erhaltener Artikel wird mit Seriennummer, Standort und Garantie ins Inventar übernommen und kann der anfordernden Person zugewiesen werden.
Digitale Übergabe
Mitarbeitende bestätigen „Erhalten“, und ein Übergabeprotokoll wird gedruckt; Verlust, Beschädigung und Defekte werden mit Fotos gemeldet.
Inventur und QR-Etiketten
QR-Etiketten auf A4 und Inventuren mit der Smartphone-Kamera; Import von bis zu 1.000 Zeilen aus Excel oder CSV.
Berichte
Nach Kategorie, Art, Abteilung, Person und Status; TRY und Fremdwährungen getrennt, CSV.
Im Detail14 Punkte
Anforderungen
- Währung TRY, USD oder EUR; Menge 1–100.000.
- Preise von Alternativen werden nicht zur Summe addiert.
- Der Verlauf zeigt Eröffnung, Entscheidung, Bestellung und Lieferung, mit der entscheidenden Person und dem Ablehnungsgrund.
- Anfordernde Personen können vor der Bestellung stornieren.
Benachrichtigungen
- Neue Anforderungen erreichen die Genehmigenden per Push-Benachrichtigung und E-Mail.
- Genehmigung, Ablehnung, Bestellung und Lieferung werden der anfordernden Person gemeldet.
- Bei Lieferung erhalten die Inventarverantwortlichen die Benachrichtigung „ins Inventar übernehmen“.
Inventar
- Jede Einheit erhält eine eigene Inventarnummer; Wert, Lieferant und Kaufdatum stammen aus dem Einkaufsdatensatz.
- Die Verschuldensbewertung beim Abschluss eines Vorfalls dient nur der Dokumentation; es wird nichts vom Gehalt abgezogen.
- Eine Erinnerung vor Ablauf der Garantie (standardmäßig 30 Tage).
- Bei einer Inventur antworten Mitarbeitende mit „Habe ich“ oder „Habe ich nicht“; es ist jeweils nur eine Inventur offen.
Wissenswertes
- Die Genehmigung ist einstufig; eine gestaffelte Genehmigung nach Betrag gibt es nicht.
- Es gibt kein Budget, keine Kostenstelle, keine Angebotseinholung und kein Bestelldokument.
- Fremdwährungsbeträge werden nicht in TRY umgerechnet; Berichte weisen sie separat aus.
Die täglichen Büroaufgaben,
per Smartphone und dokumentiert.
Reparaturen, Verbrauchsmaterial und Gebäudeanfragen werden anhand von Zielzeiten verfolgt. Speiseplan, Essensteilnahme und Shuttle-Zeiten sind in derselben App, und Fahrgäste wissen, wann das Shuttle losfährt.
Anfragen
IT-Störungen, Facility, Verbrauchsmaterial und Gebäudeinstandhaltung; Priorität, Ort und Foto.
Zielzeit
Stunden pro Kategorie; ein Viertel bei dringenden Anfragen, die Hälfte bei hoher Priorität. Während auf Informationen gewartet wird, ruht die Uhr.
Textbausteine und interne Notizen
Bis zu 30 Textbausteine; interne Notizen, die die anfragende Person nicht sieht.
Zufriedenheitsbewertung
Eine gelöste Anfrage wird mit 1–5 Sternen bestätigt oder mit „Problem besteht weiter“ wieder geöffnet; ohne Antwort wird sie nach 7 Tagen geschlossen.
Anfragenübersicht
Offene und überfällige Anfragen, Zeiten bis zur ersten Antwort und bis zur Lösung, Anteil fristgerecht gelöster Anfragen und Zufriedenheit.
Speiseplan
Monatlicher Speiseplan per CSV-Upload; ein Stichtag für „Ich esse heute nicht mit“ (standardmäßig 10:00 Uhr) und eine Tagesübersicht für die Küche.
Bewertung des Speiseplans und Kantine
Bewertungen von 1–5 und anonyme Kommentare nach dem Mittagessen; Kantinenzugang und Gäste mit einem QR-Code, der sich alle 30 Sekunden ändert.
Shuttle-Routen
Linien, Haltestellen und Zeiten; Sitzplatzzahlen und die Möglichkeit, heute ein anderes Shuttle zu nehmen.
Live-Shuttle
Die Fahreransicht braucht keine Anmeldung: „Losgefahren“, „Erledigt“ an jeder Haltestelle, Verspätungen; Fahrgäste erhalten „Nähert sich Ihrer Haltestelle“.
Im Detail9 Punkte
Anfragen
- 5 Anfragen pro Person und Minute und 40 pro Tag; Fotos bis 4 MB.
- Standard-Zielzeiten: IT 8 Stunden, Facility und Gebäude 24 Stunden, Verbrauchsmaterial 48 Stunden.
- Wird eine Zielzeit überschritten, wird die zuständige Person einmal benachrichtigt; die Zeit wird in Kalenderstunden gezählt.
- Geschlossene Anfragen werden standardmäßig nach 24 Monaten samt Fotos gelöscht.
- IT- und Facility-Aufgaben aus dem Onboarding werden als Anfragen eröffnet und gelten als erledigt, wenn die Anfrage gelöst ist.
Kantine, Shuttles und Fahrzeuge
- Abwesende Mitarbeitende werden automatisch von der Essenszahl abgezogen.
- Führungskräfte sehen Bewertungen des Speiseplans als anonyme Durchschnittswerte und Kommentare.
- Die Fahreransicht zeigt Auslastung, Gastfahrgäste und für jeden Fahrgast „Eingestiegen“ oder „Nicht eingestiegen“.
- Fahrzeugzuteilung: Kennzeichen sowie Termine für Wartung, Hauptuntersuchung, Versicherung und Vollkasko; Mitarbeitende werden benachrichtigt, wenn Termine näher rücken.
Erdbeben, Evakuierung oder Beinaheunfall:
niemand wird vergessen.
Im Notfall müssen Sie innerhalb von Minuten wissen, wer in Sicherheit ist. Die Abfrage „Ich bin in Sicherheit“ geht gleichzeitig an alle, die Antworten laufen auf einem Live-Dashboard zusammen, und Besucher im Gebäude stehen ebenfalls auf der Liste.
„Ich bin in Sicherheit“-Abfrage
Antwort mit einem Fingertipp; auch über den Link in der E-Mail ohne Anmeldung möglich.
Alarm „Ich brauche Hilfe“
Personen, die Hilfe anfordern, rücken auf dem Dashboard ganz nach oben, und die Notfallverantwortlichen werden benachrichtigt.
Besucher im Haus
Gäste, die sich in diesem Moment im Gebäude befinden, werden bei einer Evakuierung in die Abfrage aufgenommen.
Notfallplan und Einsatzteams
Der Notfallplan und die Einsatzteams in der App, auf dem Smartphone aller Mitarbeitenden.
Schnelle Löschung der Daten
Endet die Abfrage, werden personenbezogene Daten wie Standort und Notizen gelöscht; nur eine Zusammenfassung bleibt.
Sicherheitsmeldungen
Beinaheunfälle, Gefahren und unsicheres Verhalten; optional anonym und mit Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen.
Betriebsarzt
Termine und Ende-zu-Ende-verschlüsselte Nachrichten; der Inhalt kann auf dem Server nicht gelesen werden.
Funktioniert auch bei Sperrung
Die „Ich bin in Sicherheit“-Abfrage bleibt in jedem Lizenzstatus verfügbar.
Notfallbanner
Wählt eine verantwortliche Person die Art des Notfalls und bestätigt, sehen alle Mitarbeitenden ein rotes Banner mit Anweisungen, Sammelplatz und Telefonnummern.
Im Detail4 Punkte
Notfallplan
- „Notfall“ in der oberen Leiste für alle: Telefonnummern mit der 112 an erster Stelle, Notfallverantwortliche und Anweisungen für Erdbeben, Brand, Arbeitsunfall, elektrischen Defekt und Überschwemmung.
- Standorte von Notausgängen, Feuerlöschern, Hauptschalter, Wasserabsperrventil und Erste-Hilfe-Schrank; Sammelplätze und ein Evakuierungsplan.
- Die erforderliche Personenzahl in den Einsatzteams wird aus Gefahrenklasse und Mitarbeiterzahl berechnet; abgelaufene und bald ablaufende Zertifikate werden angezeigt.
- Protokolle von Übungen und ein Datum für die Überprüfung des Plans.
Vier Wege zum Einstempeln,
ganz nach Wunsch des Unternehmens.
Mitarbeitende stempeln per Smartphone ein. Im Büro gibt es einen wechselnden QR-Code auf dem Bildschirm am Eingang, das Büronetzwerk und den Standort; für Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Außeneinsatz gibt es eine eigene Schaltfläche. Das Unternehmen wählt Büro für Büro, welche Prüfungen gelten, und Verspätungen, Überstunden und Zeitnachweise richten sich nach dem individuellen Arbeitszeitmodell jeder Person.
Vier Erfassungswege
Büro-QR-Code, Büronetzwerk, Erfassung außerhalb des Büros (Homeoffice, mobil, Außeneinsatz) und Standortprüfung im Außeneinsatz; jeweils einzeln aktivierbar.
Wechselnder QR-Code
Das Tablet am Eingang zeigt alle 30 Sekunden einen neuen Code; ein Foto des Bildschirms ist höchstens eine Minute lang brauchbar.
Büronetzwerk und Standort
Die IP-Adresse des Büros, ein dynamischer DNS-Name ohne feste IP oder das Büro-WLAN in der mobilen App; Bürostandort und Radius (standardmäßig 200 m).
Selfie
Optional, beim Einstempeln mit der Frontkamera; keine Gesichtserkennung, und das Foto wird standardmäßig nach 30 Tagen gelöscht.
Kombinierte Prüfungen
QR-Code, Büronetzwerk, Standort und Selfie können gemeinsam verlangt werden, unternehmensweit oder Büro für Büro.
Im Außeneinsatz
Mitarbeitende im Außendienst starten mit einer eigenen Schaltfläche; Standort und Selfie können verlangt werden, und Erfassungen außerhalb definierter Orte werden markiert.
Arbeitszeitmodelle
Büro, Homeoffice, mobil oder frei für jeden Wochentag, mit Uhrzeiten; zugewiesen an Person, Abteilung oder Unternehmen.
Begründungen und Erinnerungen
„Warum haben Sie heute nicht eingestempelt?“, „Warum verlassen Sie das Büro?“ und „Haben Sie mit der Arbeit begonnen?“ für Personen im Homeoffice.
Zeitnachweise und Lohnexport
Monatlicher Zeitnachweis und CSV; Excel mit Fehltage-Codes der türkischen Sozialversicherung auf Basis von Vorlagen für Logo, Mikro, Luca und Netsis.
Im Detail23 Punkte
Erfassungsregeln
- Die Uhrzeit kommt vom Server; die Uhr des Smartphones spielt keine Rolle.
- Keine zweite Erfassung derselben Person innerhalb von 60 Sekunden; zwei Einstempelungen hintereinander oder ein Ausstempeln ohne Einstempeln werden abgelehnt.
- Der Standort wird nur im Moment der Erfassung gelesen, nie im Hintergrund; eine Ungenauigkeit von bis zu 150 m wird berücksichtigt.
- Automatisches Einstempeln (optional): Das erste Einstempeln des Tages wird erfasst, wenn die App im Büronetzwerk geöffnet wird; ein automatisches Ausstempeln gibt es nicht.
- Ein Passwort und die Option „nur im Büronetzwerk“ für die QR-Anzeige; ein mit Passwort entsperrtes Tablet wird 365 Tage lang wiedererkannt.
- Bis zu 20 Büros; „Meinen Standort als Büro speichern“ erfasst Standort, IP und WLAN in einem Schritt.
Was gespeichert wird
- Die Erfassung von Standort, WLAN und IP ist standardmäßig deaktiviert; wird sie aktiviert, werden diese Daten standardmäßig nach 90 Tagen gelöscht, und nur die Stempelzeiten bleiben.
- Das Selfie wird nur beim Einstempeln aufgenommen und verkleinert; die Person selbst, ihre Führungskraft und HR können es sehen.
- Ohne Standortberechtigung wird die Erfassung trotzdem gespeichert und als „keine Standortberechtigung“ markiert.
- Stempeldaten werden standardmäßig 6 Jahre aufbewahrt.
- Auf Karte anzeigen: die Ein- und Ausstempelpunkte des Tages und die Entfernung zum Büro, mit OpenStreetMap.
Berechnung
- Verspätetes Kommen und früheres Gehen zählen, sobald die Toleranz (standardmäßig 15 Minuten) überschritten ist; Überstunden sind die Zeit über die geplanten Stunden hinaus.
- Die Mittagspause (standardmäßig 60 Minuten) wird an Tagen mit 6 oder mehr Arbeitsstunden abgezogen.
- Arbeit an gesetzlichen Feiertagen zählt separat als „Feiertagsarbeit“; am Vortag eines Feiertags endet der Arbeitstag um 13:00 Uhr.
- Korrekturen: Mitarbeitende beantragen Zeiten mit Begründung für die letzten 31 Tage, und ihre Führungskraft genehmigt; alte Einträge bleiben im Verlauf.
- Büros heute: anwesend, abwesend, im Urlaub, mobil, im Außeneinsatz und Gäste, Büro für Büro.
Außendienstteams
- Außendienstmitarbeitende ohne Firmen-E-Mail melden sich mit privater E-Mail-Adresse, per SMS oder mit einem 48 Stunden gültigen Einladungs-QR-Code an; auf einem gemeinsam genutzten Gerät endet die Sitzung standardmäßig nach 8 Stunden.
- Für Arbeit im Außeneinsatz kann der Standort verpflichtend sein; Erfassungen außerhalb definierter Orte erhalten die Markierung „Außerhalb des Standorts“.
- Standortverfolgung im Außendienst (demnächst): mit ausdrücklicher Einwilligung und unterschriebenem Formular, nur während der Arbeitszeit, ohne Feiertage und Urlaub; Routen und Stopps. Die Serverseite ist bereit; das Senden des Standorts vom Smartphone kommt mit der nächsten Version der mobilen App.
Wissenswertes
- Es gibt keinen Schichtplan und keine Nachtschicht; das Arbeitszeitmodell ist eine wöchentliche Vorlage.
- Es gibt keinen NFC-Kartenleser, kein Drehkreuz und kein gemeinsames Terminal für Erfassungen im Namen anderer.
- Der Standort ist das, was das Smartphone meldet; daher empfiehlt sich die Kombination mit QR-Code oder Büronetzwerk.
- Das Büro-WLAN wird nur in der mobilen Prozence-App gelesen; Browser können es nicht auslesen.
Vom Urlaubsantrag zum unterschriebenen Formular,
mit Genehmigungskette.
Mitarbeitende beantragen Urlaub per Smartphone; die Anzahl der Tage richtet sich nach Arbeitstagen und gesetzlichen Feiertagen. Zuerst genehmigt die Führungskraft, dann HR. Für jeden genehmigten Urlaub entsteht ein Formular mit QR-Code. Gehaltsabrechnungen kommen per API direkt aus Prozon Lohnabrechnung und Personalakte und werden mit Empfangsnachweis zugestellt.
13 Abwesenheitsarten
Jahresurlaub, Freistellung aus persönlichen Gründen, unbezahlter Urlaub, Krankmeldung, Hochzeit, Vaterschaftsurlaub, Mutterschaftsurlaub, Adoption, Trauerfall, Betreuung eines Kindes mit Behinderung, Wahrnehmung öffentlicher Pflichten, Reisetage und Sonstiges.
Halbe Tage
Vormittags oder nachmittags; 0,5 Tage werden vom Urlaubskonto abgezogen und erscheinen im Zeitnachweis als halber Tag.
Jahresurlaubskonto
Der Anspruch wird an jedem Dienstjubiläum nach Betriebszugehörigkeit gutgeschrieben (14, 20, 26 Tage); Übertrag und Urlaubsvorgriff nach Entscheidung des Unternehmens.
Regeln je Art
Maximale Tage am Stück, Häufigkeit pro Jahr und ob das Urlaubskonto belastet wird, je Art einstellbar.
Genehmigungskette
Zuerst die Führungskraft, dann HR; ohne Führungskraft direkt HR. Niemand kann den eigenen Urlaub genehmigen; an Anträge, die länger als 2 Tage warten, wird erinnert.
Vertretung
Die Vertretung erscheint auf Karte, Signatur, Verzeichniseintrag und Kalender der abwesenden Person.
Urlaubsformular mit QR-Code
Ein A4-Formular mit Kontostand vorher und nachher, Genehmigungsverlauf und Unterschriftsfeldern; der QR-Code verifiziert das Formular.
Abgabe des unterschriebenen Formulars
HR fotografiert das Formular, der QR-Code wird gelesen und der Urlaub abgeschlossen; bis zur Abgabe gibt es an jedem Arbeitstag eine Erinnerung.
Meine Gehaltsabrechnungen
Eine Gehaltsabrechnung gilt beim ersten Öffnen mit einem Code per E-Mail oder SMS als empfangen; Zeitpunkt, Methode und ein Fingerabdruck des Dokuments werden gespeichert.
Integriert mit Prozon Lohnabrechnung und Personalakte
In Prozon erstellte Gehaltsabrechnungen landen per API direkt im Tab „Meine Gehaltsabrechnungen“, zugeordnet über Personalnummer, Ausweisnummer oder E-Mail.
Synchronisierung der Personalakte Demnächst
Mitarbeiterdaten kommen automatisch aus Prozon; Eintritte und Austritte werden auf beiden Seiten gemeinsam aktualisiert.
Zeitnachweise an Prozon Demnächst
Genehmigter Urlaub und Anwesenheitsstunden gehen zum Monatsende direkt an die Prozon-Lohnabrechnung, ohne Dateien zu verschieben.
Im Detail18 Punkte
Urlaub
- Krankmeldung, Mutterschaftsurlaub, unbezahlter Urlaub und Reisetage werden in Kalendertagen gezählt, alle anderen Arten in Arbeitstagen.
- Reisetage sind unbezahlt, umfassen höchstens 4 Tage und verringern den Jahresurlaub nicht.
- Mitarbeitende unter 18 oder über 50 Jahren erhalten mindestens 20 Tage Jahresurlaub.
- Die Abwesenheitsart wird weder im Kalender noch im Verzeichnis angezeigt; besondere Arten erscheinen für Personen ohne Berechtigung als „Sonderurlaub“.
- Genehmigter Urlaub fließt mit seiner Art in Zeitnachweise und Lohnexporte ein.
Formular und Verifizierung
- Die Verifizierungsseite öffnet sich ohne Anmeldung und zeigt nur Vorname, Initial des Nachnamens, Daten und Anzahl der Tage.
- Bei der abschließenden Genehmigung erhält die Person eine E-Mail mit dem PDF im Anhang.
- Solange das unterschriebene Formular aussteht, zeigt der Urlaub „Unterschriebenes Formular ausstehend“ und nach der Abgabe „Abgeschlossen“; dieser Schritt lässt sich deaktivieren.
Meine Gehaltsabrechnungen
- HR lädt viele PDFs auf einmal hoch; Personal- oder Ausweisnummer und Zeitraum im Dateinamen ordnen Person und Monat zu.
- Eine als empfangen bestätigte Gehaltsabrechnung kann nicht gelöscht werden; Korrekturen werden als separates Dokument hinzugefügt.
- Codes sind 6-stellig und 10 Minuten gültig; höchstens 5 Codes pro Stunde.
- Einsichtnahmen durch HR werden im Audit-Protokoll erfasst; Empfangsstatus nach Zeitraum und Person, CSV.
- Liegen Gehaltsabrechnungen im eigenen System des Unternehmens, wird statt einer Datei ein Link hinterlegt; von Ausweisnummern wird nur ein Einweg-Hash gespeichert.
Prozon-Integration
- Die API für Gehaltsabrechnungen nutzt einen unternehmensspezifischen Schlüssel; gespeichert wird nur ein Einweg-Hash des Schlüssels, und die Ansicht zeigt seine letzten vier Zeichen.
- Es werden höchstens 120 Anfragen pro Minute angenommen; ein ungültiger Schlüssel wird abgelehnt.
- Per API eingehende Gehaltsabrechnungen durchlaufen denselben Empfangsprozess wie hochgeladene: ein Code per E-Mail oder SMS beim ersten Öffnen.
- Ereignisse zu Urlaub, Spesen, Vorschüssen, Anwesenheit, Eintritten und Austritten können per HMAC-signiertem Webhook an das Lohnsystem gesendet werden.
- Für andere Lohnsoftware gibt es eine Excel-Datei für Zeitnachweise mit Vorlagen für Logo, Mikro, Luca und Netsis.
Beleg fotografieren,
der Rest wird ausgelesen.
Mitarbeitende fotografieren einen Beleg oder wählen ein PDF. Der QR-Code türkischer E-Rechnungen und E-Archiv-Rechnungen wird auf dem Smartphone gelesen, Belege ohne QR-Code liest die KI. Spesen durchlaufen eine Genehmigungskette von der Führungskraft bis zur Buchhaltung und werden als Buchungssätze in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert.
KI-Details
Vier Wege zur Spesenposition
Belegfoto, Foto- oder PDF-Datei (bis 10 MB), Position ohne Beleg und Tagegeld.
QR-Code zuerst
Der QR-Code von E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung wird auf dem Smartphone gelesen; Steuernummer, Datum, Belegnummer, ETTN und Beträge nach Mehrwertsteuersatz werden ausgefüllt, und der Beleg wird nirgendwohin gesendet.
Belegerkennung per KI
Für Belege ohne QR-Code: Händler, Steuernummer, Datum, Belegnummer, Summe, Mehrwertsteuerzeilen und ein Kategorievorschlag; Sie prüfen und reichen ein.
Richtlinienregeln
Limit für Positionen ohne Beleg, Kategorielimits, doppelte Belege, maximale Rückdatierung und Wochenenden; jede Regel warnt oder blockiert.
Genehmigungskette
Führungskraft (bei Abwesenheit deren Vertretung), zusätzliche Genehmigende je nach Betrag, Buchhaltung, zahlungsbereit, bezahlt.
Geschäftliche Vorschüsse
Vorschüsse durchlaufen dieselbe Kette; Spesen werden damit verrechnet, und die Differenz wird beim Abschluss in beide Richtungen ausgeglichen.
Tagegelder
Inländische und ausländische Tagessätze; Ländergruppe, Positionsstufe, Abzüge für Frühstück und Mahlzeiten. Der Server berechnet den Betrag.
Export in die Buchhaltung
Buchungssätze mit Voreinstellungen für Luca, Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks, Xero und DATEV; eine Exportdatei für die Lohnabrechnung.
Berichte
Aufschlüsselung nach Abteilung, Kategorie und Person, Monatsdiagramm, Tagegelder und Vorschüsse; Excel.
Im Detail22 Punkte
Positionen
- Mehrwertsteuersatz 0 %, 1 %, 10 % oder 20 %; eine Rechnung mit zwei Sätzen wird zu zwei Positionen.
- Währungen TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN und RUB; Fremdwährungspositionen nutzen den Kurs zum Belegdatum.
- Eine Position kann einem Kundendatensatz zugeordnet werden; nur die Buchhaltung ändert Kontonummer und die Markierung als nicht abzugsfähig.
- Bis zu 30 Dateien pro Spesenabrechnung; Fotos werden vor dem Auslesen auf dem Smartphone verkleinert.
- Unbearbeitete Entwürfe werden nach 180 Tagen samt Belegen gelöscht.
Regeln (Standardwerte)
- Positionen ohne Beleg bis 500 TRY; doppelte Belege (ETTN oder Steuernummer, Belegnummer und Betrag) werden blockiert.
- Spesen bis zu 90 Tage rückwirkend; diese Regel lässt sich nicht mit einer Warnung übergehen.
- Bei Regeln, die nur warnen, reichen Mitarbeitende mit einer Erklärung ein, die die Genehmigenden lesen können.
- Genehmigende erhalten nach 3 Tagen eine Erinnerung.
Genehmigung und Buchhaltung
- Niemand kann die eigenen Spesen genehmigen; wer einen früheren Schritt genehmigt hat, kann die Buchhaltungsfreigabe nicht erteilen, sofern es eine weitere Person in der Buchhaltung gibt.
- Spesen, die nach dem Einreichen geändert werden, können nicht genehmigt werden.
- Genehmigende genehmigen, fordern eine Korrektur an oder lehnen ab; Sammelgenehmigung möglich.
- „Bezahlt“ wird mit Datum und Methode (Überweisung, Lohnabrechnung, bar) markiert; die Person erhält „Ihre Spesen wurden erstattet“.
- Buchung: Aufwand, 191 abziehbare Vorsteuer, 689 für nicht Abzugsfähiges; das Gegenkonto ist das 335er-Unterkonto der Person.
Exporte
- Vier Dateien: Buchungssätze, eine Excel-Spesenliste, Belegbilder (ZIP) und eine Exportdatei für die Lohnabrechnung.
- In jeder Vorlage lassen sich Spalten, Trennzeichen, Kodierung, Datumsformat und Gruppierung der Buchungen festlegen.
- Exportierte Positionen werden als „exportiert“ markiert und erscheinen nicht erneut.
- HR- und Buchhaltungsereignisse können per signiertem Webhook an Make oder n8n gesendet werden.
Aufbewahrung und Wissenswertes
- Belegbilder werden mindestens 5 Jahre (türkisches Steuerverfahrensgesetz) in einem privaten Ordner außerhalb des Web-Roots aufbewahrt; danach wird das Bild gelöscht, und der Datensatz bleibt erhalten.
- Die Rolle mit Lesezugriff kann keine Belegbilder sehen.
- Es gibt keine Kilometerpauschale, kein Projektfeld und keinen automatischen Wechselkurs; die Abteilung dient als Kostenstelle.
- Buchhaltungssoftware wird per Dateiexport versorgt; eine direkte Anbindung gibt es nicht.
Wer was sieht, wer was genehmigt:
in einer Tabelle.
Für jedes Modul werden Administration, Bearbeitung und Lesezugriff in einer einzigen Berechtigungstabelle festgelegt. Wer was wann geändert hat, bleibt im Protokoll. Berichte lassen sich als CSV und Excel herunterladen.
Berechtigungen pro Modul
Moduladministration, Bearbeitung und Lesezugriff; fertige Pakete (HR, Facility, Empfang, Arbeitssicherheit) und ein Änderungsprotokoll.
Single Sign-on
Google, Microsoft Entra ID und SAML 2.0; Benutzerbereitstellung mit SCIM 2.0.
Verzeichnissynchronisierung
Neue, ausgeschiedene und geänderte Mitarbeitende erscheinen als Vorschau und werden nach Ihrer Bestätigung übernommen.
Unternehmensgruppen
20 weitere Unternehmen in einer Installation, jedes mit eigenem Logo, eigener Domain, eigenen Büros und eigenem Datenschutzhinweis.
9 Sprachen
Türkçe, English, Deutsch, Español, Français, Italiano, Português, Русский und Azərbaycanca.
Analytics und Berichte
Berichte zu Karten, Signaturen, Messen, Urlaub, Zeiterfassung, Spesen, Anfragen und Besuchern; CSV und Excel.
API und Webhooks
Eine allgemeine REST-API, API-Schlüssel und HMAC-signierte Webhooks; funktioniert mit Make, Zapier und n8n.
Einrichtungsassistent
Unternehmen, Erscheinungsbild, Anmeldung und Mitarbeitende in fünf Schritten; die Systemstatus-Ansicht zeigt, was noch fehlt.
Benachrichtigungen
Push-Benachrichtigungen, E-Mail und eine wöchentliche Zusammenfassung, jeweils in der Sprache der Empfänger.
Im Detail11 Punkte
Berichte
- Ein Tab pro Modul; Zeiträume: dieser Monat, letzter Monat, letzte 3 Monate, letzte 12 Monate, dieses Jahr oder letztes Jahr.
- Alle sehen ihre eigenen Daten unter „Meine Berichte“; die Verwaltungsansicht ist Personen mit Berechtigung vorbehalten.
- Abteilungsleitungen ohne Rolle sehen bei Spesen, Urlaub und Zeiterfassung nur ihr eigenes Team.
- Jede Tabelle lässt sich als CSV exportieren; besondere Abwesenheitsarten werden für Personen ohne Berechtigung als „Sonderurlaub“ zusammengefasst.
API und Integrationen
- Allgemeine REST-API: Mitarbeitende, Abteilungen, Urlaub, monatliche Zeitnachweise, Veröffentlichen von Ankündigungen und Benachrichtigungen.
- Berechtigungen und ein Ablaufdatum pro API-Schlüssel; der Schlüssel wird nur einmal angezeigt, bei der Erstellung.
- HR-Ereignis-Webhooks: Urlaub, Spesen, Vorschüsse, Anwesenheit, Eintritte und Austritte, Inventar und Anfragen; HMAC-signiert.
- SCIM 2.0 legt Mitarbeitende aus Entra ID und Okta an, aktualisiert und deaktiviert sie.
Berechtigungen
- In jedem Modul: Moduladministration, Bearbeitung, Lesezugriff und Abteilungsrollen.
- Mitarbeitende sehen unter Profil, Meine Berechtigungen ihre eigenen Berechtigungen und wer welche ihrer Daten sehen kann.
- Die Verwaltungsansichten sind auf Türkisch; die Mitarbeiter-App gibt es in 9 Sprachen.
Arbeitet Hand in Hand
mit Ihren Tools.
Der Verbindungsassistent richtet die Berechtigungen Schritt für Schritt ein und testet sie mit einem harmlosen Lesezugriff.
E-Mail und Verzeichnis
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Zoho Mail
- Yandex 360
- IMAP
CRM
- HubSpot
- Salesforce
- Dynamics 365
- Zoho CRM
- Pipedrive
- Bitrix24
- Odoo
Messaging und Meetings
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Zoom
- Google Kalender
Anmeldung, Wallets und API
- SAML 2.0 und SCIM 2.0
- Microsoft Entra ID
- Apple und Google Wallet
- REST-API und Webhooks
- Make, Zapier, n8n
Für Ihren Arbeitsplatz:
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