Une application.
Toute la journée de travail.
Prozence se compose de dix-neuf modules. Tous utilisent les mêmes fiches collaborateurs et clients, et vous activez uniquement ceux dont vous avez besoin. Sous chaque module, la section « Dans le détail » liste un par un les délais, les valeurs par défaut, les options et les points à connaître.
Les personnes et les entreprises figurant sur les captures d’écran sont fictives. La plupart des écrans sont présentés en turc.
Chaque carte partagée,
à jour et aux couleurs de votre marque.
Chaque collaborateur dispose d’une page de carte de visite sur le nom de domaine de votre entreprise. La personne qui l’ouvre peut appeler, écrire un e-mail ou enregistrer le contact d’un simple geste. Les cartes proviennent de l’annuaire et se gèrent depuis un seul écran ; une information modifiée une fois se met à jour à la fois sur la carte, dans la signature et dans le Wallet.
Page personnelle et QR code
Photo, intitulé de poste, adresses des bureaux, bannières et logos des sociétés du groupe. Le QR code reste le même lorsque les informations changent ; les collaborateurs le téléchargent en PNG, ou en SVG pour l’impression.
Enregistrer le contact d’un geste
La vCard fonctionne avec les contacts iPhone et Android et inclut photo, adresse, site web et LinkedIn.
Pass Wallet à mise à jour automatique
Le pass Apple et Google Wallet s’actualise sur l’appareil lorsque l’intitulé de poste ou le téléphone change, et expire lorsque la personne quitte l’entreprise.
Laisser ses coordonnées
Les visiteurs laissent leurs propres coordonnées et peuvent photographier leur propre carte de visite pour remplir les champs. L’acceptation d’une mention d’information est obligatoire ; le consentement marketing est distinct.
Envoyer la carte et la suivre
Envoyez la carte à un client par e-mail, WhatsApp ou SMS, avec jusqu’à cinq cartes de collègues dans le même message. Voyez si elle a été ouverte et enregistrée.
Des cartes issues de l’annuaire
Annuaires Google Workspace, Microsoft 365 ou Yandex 360 et SCIM 2.0 (Entra ID, Okta). Les arrivées, les départs et les changements d’informations sont présentés en aperçu.
Qui peut modifier quoi
Les collaborateurs ne modifient que leur photo, leur mobile, leur WhatsApp personnel, leur LinkedIn et leur lien de réunion, chacun étant verrouillé, soumis à validation ou libre. Le nom et l’intitulé de poste restent du ressort des administrateurs.
Redirection après un départ
Le QR code imprimé ou l’ancien lien d’un collaborateur parti ouvre la carte de la personne qui assure le relais ; les cartes de visite qu’il a scannées lui sont également transférées.
Dans la langue du visiteur
La carte, la page de départ et le formulaire de contact s’ouvrent dans l’une des 9 langues selon le navigateur du visiteur.
Dans le détail30 points
Page de la carte
- Boutons Appeler, E-mail, WhatsApp, Réunion et « Enregistrer le contact » ; le numéro de poste et les bureaux affichés sont choisis pour chaque personne.
- La carte d’un collaborateur absent indique « Absent du bureau jusqu’au … ; … vous aidera » ; la mention provient de la demande de congé et disparaît au retour.
- Les collègues suggérés sont enregistrés avec le titulaire de la carte dans un seul fichier vCard.
- Le bouton de réunion ouvre un lien de réunion HubSpot ou une page de réservation Google Agenda sur une page de votre domaine.
- Un texte « À propos » et 16 réseaux sociaux, chacun activé ou désactivé séparément.
- Le petit lien Prozence en bas de la carte peut être désactivé.
Partage et suivi
- Les e-mails partent avec la signature du collaborateur et les réponses lui reviennent ; 40 e-mails par personne et par jour, une fois toutes les 12 heures vers un même destinataire.
- WhatsApp et SMS ouvrent l’application du téléphone avec le texte prêt ; aucun message n’est envoyé depuis le serveur.
- Statut d’une carte envoyée : Non ouverte · Ouverte, non enregistrée · Enregistrée dans les contacts.
- Jusqu’à 3 relances par carte ; la relance automatique part au bout de 3 jours, entre 09:00 et 19:00.
- Envoyer ma carte automatiquement : lorsqu’une carte physique est scannée et que la personne a une adresse e-mail, la carte du collaborateur part toute seule.
- NFC : sur les téléphones Android compatibles, l’adresse de la carte est écrite sur une puce ; instructions pas à pas pour iPhone.
Gestion des cartes
- Écran du personnel : provenance de chaque collaborateur (Google Workspace, Microsoft 365, SCIM, manuelle, en masse), statut et mode de connexion ; CSV.
- Les collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle sont ajoutés sans passer par WordPress et se connectent avec une adresse e-mail personnelle, un numéro de mobile ou un lien d’invitation.
- La synchronisation de l’annuaire définit un sens par champ : le nom va de l’annuaire vers la carte, la photo de la carte vers l’annuaire ; vous choisissez pour l’intitulé de poste, le mobile, le service et le responsable.
- Application automatique : les nouveaux collaborateurs sont ajoutés en brouillon ou publiés ; les départs sont désactivés, 3 par jour au maximum, uniquement après deux vérifications quotidiennes consécutives.
- Les écarts d’informations ne sont jamais écrits automatiquement ; vous les sélectionnez et les appliquez dans l’aperçu.
- Ajout en masse jusqu’à 50 personnes en collant une liste dans l’assistant de configuration.
Modifications du profil et validation
- Séparément pour la photo, le mobile, le WhatsApp personnel, LinkedIn et le lien de réunion : Verrouillé · Avec validation de l’administrateur · Direct. Par défaut, la photo et le mobile nécessitent une validation.
- L’écran de validation affiche côte à côte l’ancienne et la nouvelle valeur ; le résultat est communiqué au collaborateur par e-mail et par notification sur son téléphone.
- Seuls les administrateurs modifient le nom, l’intitulé de poste, l’e-mail, le numéro de poste et le bureau ; l’intitulé de poste est saisi en turc et en anglais.
- Historique des fonctions : les changements d’intitulé de poste et de service sont conservés avec leur date.
Collaborateurs partis
- Le QR code imprimé et l’ancien lien ouvrent une page « ne fait plus partie de nos équipes » et la carte du successeur ; les coordonnées de la personne partie ne sont pas affichées.
- Si le successeur est lui aussi parti, la chaîne est suivie sur 5 étapes au maximum ; s’il ne reste personne, le contact général de l’entreprise s’affiche.
- Les scans du QR code après le départ sont comptabilisés.
- Les pass Apple et Google Wallet expirent, les sessions sont fermées et la personne est retirée des signatures et des listes.
Mesure et licence
- Les consultations de cartes, les enregistrements de contacts et les ouvertures de la page de réunion sont comptabilisés ; le titulaire de la carte, les utilisateurs connectés et les robots ne le sont pas.
- Un même visiteur est compté une fois toutes les 6 heures ; seuls les totaux quotidiens sont conservés, sans aucune donnée sur les visiteurs, et les totaux sont supprimés au bout de 400 jours.
- Les collaborateurs voient les 30 derniers jours de leur propre carte dans l’encadré « Ma carte » du tableau de bord.
- Seuls les collaborateurs publiés et actifs sont comptés dans la licence ; même à l’expiration de la licence, la page de la carte, le QR code, la vCard, le Wallet et « Laisser ses coordonnées » continuent de fonctionner.
Des réunions à l’imprimerie,
une même image d’entreprise.
L’équipe de marque conçoit un modèle une seule fois ; le nom, l’intitulé de poste et le QR code de chaque collaborateur sont repris de sa propre carte. Des arrière-plans de réunion aux cartes de visite imprimées, tout le monde utilise la même image d’entreprise.
Six types de visuels
Arrière-plan de réunion, écran de verrouillage, écran d’accueil du téléphone, bureau, bannière LinkedIn et carte de visite imprimée.
Modèles de l’entreprise
Jusqu’à 12 modèles par type, avec fond uni, dégradé ou image. Les zones qui doivent rester dégagées, comme l’horloge, les icônes ou le visage, ne peuvent pas être utilisées.
PDF prêt à imprimer
Recto et verso au format 85×55 mm avec 3 mm de fond perdu et traits de coupe.
Zoom, Meet et Teams
Le visuel de réunion se charge en un clic sur le profil Zoom du collaborateur ; un jeu d’arrière-plans commun pour Meet et Teams est fourni dans un seul fichier.
Photo de profil professionnelle
L’arrière-plan est entièrement supprimé dans le navigateur et la personne est placée sur le fond de la marque. La photo d’origine ne quitte jamais l’appareil.
Puce NFC
Sur les téléphones Android compatibles, l’adresse de la carte est écrite sur une puce NFC d’un simple geste ; instructions pas à pas pour iPhone.
Écran Marque et identité
Logos, couleurs, quatre thèmes de carte, polices et alerte de contraste des couleurs sur un seul écran, avec aperçu en direct.
Application à votre marque
L’icône de l’écran d’accueil, les notifications et les e-mails portent l’icône et le nom de votre entreprise.
Sociétés du groupe
20 sociétés supplémentaires dans une même installation, chacune produisant cartes, signatures et pass Wallet avec ses propres logo, domaine et bureaux.
Dans le détail14 points
Formats
- Arrière-plan de réunion 1920×1080 ; écrans de verrouillage et d’accueil 1179×2556 pour iPhone et 1080×2400 pour Android.
- Bureau 2560×1440 ou 1920×1080 ; bannière LinkedIn 1584×396.
- Carte de visite imprimée 85×55 mm en PDF avec 3 mm de fond perdu et traits de coupe.
Modèles de l’entreprise
- Les éléments tels que le nom, l’intitulé de poste et le QR code sont placés sur une grille de 3×3.
- Un modèle par défaut et une option « modèles de l’entreprise uniquement » ; nombre de téléchargements par modèle et date d’expiration.
- Le QR code est dessiné automatiquement dans les couleurs sombre et d’accent de l’entreprise.
Réunions et photo de profil
- Zoom : les collaborateurs chargent leur arrière-plan personnel sur leur propre profil ; lorsque leurs informations changent, il s’actualise tout seul, une fois par jour au maximum.
- Jusqu’à 15 JPEG pour Meet et jusqu’à 50 PNG pour Teams dans un seul fichier ZIP, avec les étapes à suivre dans la console d’administration.
- Photo de profil professionnelle en 1024×1024 ; l’arrière-plan est supprimé dans le navigateur du collaborateur et aucune reconnaissance faciale n’est utilisée.
- Les administrateurs choisissent le fond de la marque et peuvent rendre la photo professionnelle obligatoire pour les nouvelles photos.
Apparence de la carte
- Quatre thèmes : Classique, Couverture, Sombre, Épuré. Photo ronde, carrée à coins arrondis ou carrée.
- Sept palettes de couleurs prêtes à l’emploi et une alerte de contraste des couleurs (WCAG 4,5:1) ; l’aperçu utilise la vraie carte du collaborateur sélectionné, sans enregistrer.
- Logos pour fond clair et fond sombre et icône carrée ; PNG, JPEG ou WebP.
- Le thème de carte est unique pour l’entreprise ; les sociétés supplémentaires apparaissent avec leurs propres logo et couleurs.
La bonne signature et la bonne bannière
sur chaque e-mail.
Les signatures sont conçues et déployées de façon centralisée ; les collaborateurs n’ont rien à copier. Le marketing prépare une bannière, un responsable la valide et les signatures changent d’elles-mêmes. Les clics sont mesurés.
Déploiement centralisé
Dans Gmail, Zoho Mail et Yandex 360, la signature est écrite dans chaque compte. Dans Microsoft 365, une règle du serveur Exchange l’ajoute à chaque e-mail sortant.
Modèles et affectation
Jusqu’à 20 modèles affectés à une personne, un service ou une société. L’aperçu montre qui reçoit quel modèle et pourquoi.
Emplacements de bannières et ciblage
Plages de dates et ciblage par service ou par personne ; pas de bannière en interne, une bannière pour les destinataires externes.
Tests A/B
Deux bannières sont mises en concurrence ; le rapport désigne la gagnante dès que le résultat est statistiquement significatif.
Statistiques des signatures
E-mails envoyés, clics et taux de clic ; l’élément le plus cliqué et les signatures qui retiennent le plus l’attention.
Circuit de validation
Mentions légales, mise en forme, modèles et bannières peuvent chacun exiger une validation ; personne ne peut valider sa propre proposition.
Règles de mentions légales
Des mentions de confidentialité différentes, éventuellement bilingues, selon la société et le service.
Signature courte, absence, réseaux sociaux
Une signature courte pour les réponses, une ligne d’absence datée et 16 réseaux sociaux activés un par un.
Ligne de satisfaction client
Une question en un clic dans la signature : « Êtes-vous satisfait de cet échange ? ». Les clients restent anonymes et les analyseurs de sécurité ne sont pas comptés comme des votes.
Dans le détail16 points
Déploiement
- Dans Gmail, seule l’autorisation de gestion des signatures est utilisée ; Prozence ne lit ni n’envoie de courrier.
- « Vérifier Gmail » compare la signature présente dans Gmail avec la signature actuelle ; la signature précédente peut être restaurée.
- La limite de 10 000 caractères de Gmail est contrôlée ; si une signature dépasse, les icônes sociales sont retirées et elle est écrite sans liens de suivi.
- Dans Microsoft 365, l’administrateur de l’entreprise configure la règle Exchange ; cette voie ne permet ni photo ni statistiques de signature, et la signature n’est pas ajoutée deux fois dans les fils de réponses.
- Les collaborateurs dont la signature change reçoivent un e-mail avec un aperçu et les étapes de configuration.
Mise en forme et modèles
- Mise en page avec logo à gauche, logo en haut, sans logo ou sur une seule colonne ; 8 polices compatibles e-mail ; chaque élément de la signature activé ou désactivé.
- Ordre d’affectation : personne, service, société ; les paramètres sont prévisualisés avant l’enregistrement.
- Signatures longue, courte et en texte brut ; les liens de la version texte brut sont personnels et mesurés séparément.
- La ligne d’absence s’affiche sur une plage de dates et disparaît ensuite ; la signature Gmail est réécrite au début et à la fin.
Bannières et mesure
- Jusqu’à 6 emplacements de bannières dans la signature ; changer une bannière ne nécessite pas de réécrire les signatures.
- Ciblez tout le monde ou une société, un service ou une personne ; les groupes qui restent sans bannière sont choisis séparément.
- Dans les tests A/B, les collaborateurs sont répartis aléatoirement en deux groupes ; le résultat est communiqué avec un niveau de confiance de 95 % et au moins 100 affichages par bannière.
- Clics, ouvertures approximatives, e-mails envoyés depuis Gmail par jour et taux de clic ; un classement des personnes.
Validation et satisfaction
- Mentions légales, mise en forme, modèles et bannières peuvent chacun exiger une validation ; les 200 dernières modifications sont conservées.
- La ligne de satisfaction propose « Très bien · Correct · Insuffisant » ; une note n’est enregistrée que lorsque le client clique sur Envoyer.
- Les notes « Insuffisant » sont transmises aux responsables de la satisfaction avec le commentaire ; les notes sont supprimées au bout de 12 mois par défaut.
Chaque carte de visite collectée
reste dans la mémoire de l’entreprise.
Les cartes de visite qui se perdaient dans les téléphones des collaborateurs sont rassemblées dans un catalogue d’entreprise partagé et sans doublons. Qui connaît qui, qui a changé de poste, quel client n’a pas été contacté depuis un moment : tout est sur un seul écran.
Détails sur l’IA
Lecture par IA
Cartes de visite, badges de salon, QR codes et signatures e-mail sont lus ; les cartes de travers ou à l’envers sont corrigées et les numéros douteux signalés. Vous validez l’enregistrement.
Ajoutez des contacts de toutes les façons
Partage depuis les contacts du téléphone, import vCard, Excel ou CSV, ou simple transfert d’un e-mail vers la boîte de réception partagée.
Catalogue sans doublons
Lorsque la même personne revient, aucun nouvel enregistrement n’est créé ; les champs vides se complètent et l’historique s’enrichit.
Qui dans l’équipe le connaît
Qui dans l’entreprise connaît un client, quand il l’a rencontré pour la dernière fois, et les autres contacts de la même entreprise.
Filtres et vues enregistrées
Filtrez par étiquette, date, auteur de l’ajout, source, CRM et statut du consentement ; enregistrez la vue et partagez-la sous forme de lien.
Enrichissement des entreprises
Site web, secteur, effectif, siège, code boursier et statut de technoparc ou de centre de R&D. Les données saisies manuellement ne sont jamais écrasées.
Changements de poste et d’entreprise
Lorsqu’un client change de fonction ou d’entreprise, vous recevez une suggestion ; l’enregistrement ne change pas tant que vous ne l’avez pas validé.
Contacts qui refroidissent et relances
Les personnes que personne n’a contactées depuis longtemps sont signalées ; rappels de suivi et récapitulatif mensuel.
Notes vocales
Les notes de rendez-vous sont dictées ; un résumé optionnel par IA suggère l’étape suivante. Prozence ne reçoit ni ne conserve jamais l’audio.
Dans le détail15 points
Façons d’ajouter des contacts
- Recto et verso d’une carte de visite, badge de salon, QR code, signature e-mail, partage depuis les contacts du téléphone, vCard, Excel et CSV.
- Il suffit de transférer un e-mail client vers la boîte de réception partagée de l’entreprise ; la boîte est lue toutes les 5 minutes et jusqu’à 5 personnes sont ajoutées par e-mail.
- Les personnes qui figurent seulement dans la liste des destinataires, les domaines propres à l’entreprise et les pieds de page de newsletters ne sont pas ajoutés ; les e-mails non vérifiés sont mis en attente.
- Les cartes photographiées sans connexion sont mises en file d’attente sur l’appareil ; elles sont lues dès le retour en ligne et rattachées à l’événement où elles ont été prises.
Catalogue
- Une deuxième personne qui scanne la même carte se l’approprie sans modifier l’enregistrement ; si celui-ci se trouve dans la liste non partagée d’un autre collaborateur, une demande d’accès est envoyée.
- « Qui peut voir » sur les notes : moi seul, mon service ou toutes les personnes qui peuvent voir l’enregistrement.
- L’organigramme d’une entreprise cliente est construit à partir des intitulés de poste en turc : 8 niveaux et 11 services.
- Les anniversaires des contacts clients ne sont rappelés qu’aux collaborateurs qui peuvent voir la personne concernée.
Filtres et actions groupées
- Étiquettes avec « au moins une », « toutes », « sauf » et « sans étiquette » ; date d’ajout et dernier contact, ajouté par (moi, mon équipe, une personne), source, CRM et statut du consentement.
- Tri et jusqu’à 20 vues enregistrées ; le filtre est conservé dans la barre d’adresse.
- Étiquetage et export en masse sur la liste filtrée ; actions sur les personnes sélectionnées.
- Le panneau de filtres s’ouvre par la droite sur un ordinateur et par le bas sur un téléphone.
Suivi
- Les personnes qui ont changé de fonction ou d’entreprise ont leur propre filtre et les badges « Nouveau poste », « Nouvelle entreprise », « A quitté l’entreprise ».
- Les notes vocales durent jusqu’à 3 minutes ; la parole est transcrite dans le navigateur, et l’IA la résume uniquement si vous le demandez.
- Une copie réduite de la photo de la carte est jointe à l’enregistrement ; la personne qui l’a scannée et les administrateurs peuvent la voir, et un paramètre permet de la désactiver.
De retour du salon,
la liste est prête et le CRM est à jour.
En mode événement, chaque carte scannée est rattachée au salon concerné et ajoutée pour toute l’équipe du stand. Ensuite, les e-mails de remerciement partent avec la validation de l’équipe et les contacts arrivent dans le CRM avec le bon propriétaire et les bonnes étiquettes.
Mode événement
Les cartes scannées pendant le salon sont rattachées à l’événement et partagées avec chaque membre de l’équipe du stand.
Intérêt et qualification
Intérêt fort, moyen et faible ; centres d’intérêt et questions de qualification notées.
Page du stand et affiche QR code
Une page de stand où les visiteurs laissent leurs coordonnées, dans la langue du visiteur.
Tableau de bord et comparaison des événements
Cartes collectées, prospects chauds, coût par carte et comparaison des salons côte à côte.
E-mail après le salon
Les e-mails de remerciement partent avec la validation de l’équipe, une fois par personne et par salon.
Connexion directe à 7 CRM
HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 et Odoo, ainsi que des webhooks signés.
Seules les bonnes personnes arrivent dans le CRM
Les prestataires tels que les banques, les experts-comptables et les fournisseurs ne sont pas envoyés dans le CRM.
Propriétaire et correspondance des champs
Règles d’attribution du propriétaire, correspondance des champs partagée et relecture depuis le CRM.
File d’erreurs
Les enregistrements qui n’atteignent pas le CRM ne sont pas perdus ; ils sont renvoyés et la raison est indiquée aux administrateurs.
Dans le détail14 points
Salons
- Configuration du salon : lieu, stand, dates, équipe, centres d’intérêt et coût facultatif ; le mode événement s’active de lui-même lorsque l’équipe ouvre l’application pendant le salon.
- Jusqu’à 5 questions de qualification par salon (p. ex. « Un budget est-il prévu ? » Oui 10, Non 0) ; le score est calculé lors de l’ajout de la carte et les 10 meilleurs apparaissent sur le tableau de bord.
- La page du stand et l’affiche QR code existent en 9 langues et sont fermées 30 jours après la fin du salon.
- Les e-mails de remerciement partent une fois que l’équipe les a prévisualisés et validés ; chaque visiteur en reçoit un par salon.
- Les salons de l’année écoulée dans un seul tableau : cartes, chauds, tièdes, froids, score moyen, coût par carte et par prospect chaud.
Transfert vers le CRM
- Les personnes et les entreprises sont ajoutées sans doublons, rapprochées d’abord par identifiant CRM, puis par e-mail et téléphone.
- Le propriétaire de l’enregistrement est l’utilisateur CRM du collaborateur qui a collecté la carte, ou il est défini par des règles d’attribution selon l’étiquette, le salon, la source ou la ville.
- Une table de correspondance des champs partagée envoie la source, les étiquettes, l’intitulé de poste, le salon, le niveau d’intérêt et le consentement marketing vers les champs CRM de votre choix.
- Les points de contact sont conservés sous forme de notes CRM : scans, envois de cartes et coordonnées laissées. Les notes personnelles du collaborateur et les résumés de notes vocales ne sont pas envoyés par défaut.
- Relecture depuis le CRM : l’étape et le propriétaire sont lus toutes les heures, et les changements laissent une note sur la fiche de la personne.
Erreurs et consentement
- Les erreurs temporaires font l’objet de 6 nouvelles tentatives, à des intervalles allant de 5 minutes à 12 heures ; les erreurs permanentes s’affichent avec leur cause dans l’écran d’administration.
- Un paramètre « Envoyer vers le CRM » par étiquette ; un prestataire qui porte aussi une étiquette commerciale est tout de même envoyé.
- Le consentement marketing et la mention d’information sont transmis au CRM ; si le consentement est retiré, le CRM passe aussi à « Non ».
- Dans une organisation de groupe, les contacts collectés par une société supplémentaire ne vont pas dans le CRM de la société mère, sauf activation.
Un seul endroit où tout le monde
dispose des mêmes informations.
Les annonces ne se perdent plus dans des boîtes de réception surchargées. Le tableau de bord montre à chaque collaborateur ses propres tâches, les validations qui l’attendent, les politiques à lire et les nouvelles de son équipe.
Annonces ciblées
Par société, service ou personne ; publications à la une, taux de consultation et partage sur LinkedIn.
« Lu et compris »
Une annonce à la une peut demander une confirmation ; ceux qui n’ont pas confirmé sont listés nominativement et relancés une fois par jour.
Politiques avec accusé de lecture
L’arrivée en fin de texte et le temps de lecture sont enregistrés ; des rappels sont envoyés à ceux qui n’ont pas confirmé.
Sondages d’entreprise
Choix unique, choix multiple, notes de 1 à 5 et texte libre ; nominatifs ou anonymes, et vous décidez quand les résultats sont affichés.
Baromètre
Baromètre collaborateurs court, régulier et anonyme. Les petits groupes sont protégés et les tendances apparaissent au fil du temps.
Suggestions et réclamations
Envoi anonyme en option ; l’expéditeur n’est jamais enregistré. Des points de récompense pour les suggestions mises en œuvre.
Intégration et départ
Listes de tâches issues de modèles ; les tâches des services arrivent auprès de la bonne équipe sous forme de demandes.
Annuaire et organigramme
Annuaire de l’entreprise, organigramme, profils des collaborateurs et recherche « Qui s’y connaît ? ».
9 langues et canaux
Les annonces sont traduites dans la langue du collaborateur et publiées également dans Slack, Microsoft Teams et Google Chat.
Dans le détail21 points
Annonces
- Droits de publication par personne : aucun, propre service ou toute l’entreprise.
- Catégories : Annonce, Nos actualités, Nouveaux arrivants, Nouvelles fonctions, Anniversaire d’entrée ; les trois dernières s’affichent avec la carte du collaborateur.
- Pièces jointes PDF, PNG ou JPEG jusqu’à 8 Mo ; les pièces jointes ne s’ouvrent que pour les collaborateurs ciblés.
- À la une pendant 1, 3, 7, 14 ou 30 jours ; 2 annonces à la une au maximum en même temps.
- Partager sur LinkedIn : les collaborateurs partagent dans la fenêtre de LinkedIn, et l’auteur voit le nombre de clics.
- Les rapports indiquent les destinataires, les lecteurs, le taux de consultation, les clics sur « Lire la suite » et les mentions J’aime ; portée par service.
Politiques
- Texte versionné ; « Accusé de lecture requis » ou « Pour information », cible, échéance et date d’entrée en vigueur.
- La case de confirmation ne s’active qu’une fois la fin du texte atteinte ; la première et la dernière ouverture, le temps d’affichage et une empreinte du texte confirmé sont enregistrés.
- Une nouvelle version demande à chacun de confirmer à nouveau et affiche une note « Ce qui change dans cette version ».
- Rappels pendant les 3 derniers jours, à l’échéance puis chaque semaine ; rapport par personne et CSV.
Sondages et baromètre
- Jusqu’à 20 questions par sondage ; les résultats anonymes s’affichent à partir de 3 réponses, la ventilation par service uniquement pour les groupes de 5 personnes ou plus.
- Baromètre : une question de recommandation (eNPS) et quatre questions courtes ; vagues hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles.
- Les réponses au baromètre n’enregistrent ni la personne ni l’heure ; le seuil de confidentialité est de 5 réponses par défaut, avec une tendance sur les 12 dernières vagues.
Suggestions et intégration
- L’heure des envois anonymes est arrondie ; les réponses se consultent avec un numéro de suivi et une clé affichée une seule fois.
- « À propos de mon service » est adressé au responsable figurant dans l’organigramme ; les autres sujets vont aux lecteurs du sujet concerné.
- Les suggestions mises en œuvre rapportent des points (10 par défaut) ; les expéditeurs anonymes les réclament avec leur clé.
- Les tâches d’intégration peuvent être confiées au collaborateur, au responsable, au parrain, aux RH, à l’informatique ou aux services généraux ; les tâches informatiques et des services généraux s’ouvrent sous forme de demandes.
Notifications et canaux
- La cloche « En attente pour vous » regroupe annonces, politiques, sondages, baromètre, invitations et validations.
- E-mail récapitulatif hebdomadaire : ce qui est en attente, les annonces des 7 derniers jours, les 7 prochains jours et les nouvelles publications ; rien n’est envoyé s’il n’y a rien à signaler.
- Jusqu’à 10 canaux Slack, Teams et Google Chat ; seuls les événements concernant toute l’entreprise sont publiés et aucune donnée personnelle n’est envoyée.
- Application Microsoft Teams : onglets Prozence et Mes validations ; les notifications arrivent aussi dans le flux d’activité de Teams.
La question que tout le monde pose
n’est rédigée qu’une fois.
Le savoir de l’entreprise est réuni en un seul endroit, catégorie par catégorie. Chaque article a sa propre règle de visibilité ; les collaborateurs ne voient que ce qui leur est autorisé. Les articles obsolètes sont signalés, et « Demander au wiki » répond en citant ses sources.
Détails sur l’IA
Catégories et articles
Des rédacteurs par catégorie ; des articles mis en forme avec tableaux, encadrés Astuce et Attention et liens entre articles.
Qui peut voir, qui ne peut pas
Des règles distinctes pour chaque article et chaque catégorie : service, personne, rôle, autorisation de module ou responsables d’équipe.
Tester avec une personne
Pendant la modification, « N personnes peuvent voir ceci actuellement » ; choisissez un collaborateur pour vérifier s’il peut le voir, et sinon pourquoi.
Historique des versions
Les 10 dernières versions, avec qui a modifié quoi et quand ; revenez à une version antérieure en un clic.
Date de révision
12 mois par défaut ; les lecteurs voient un avertissement sur les articles en retard et les rédacteurs reçoivent des rappels.
Recherche adaptée au turc
Saisir « sifre » trouve « Şifre » ; les recherches sans résultat apparaissent en tête du rapport et montrent ce qu’il reste à rédiger.
Demander au wiki
L’IA ne répond qu’à partir des articles que la personne qui pose la question peut voir, et cite ses sources ; s’il n’existe rien de pertinent, elle n’est pas sollicitée.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Oui ou Non ; une remarque « Non » est transmise aux rédacteurs de la catégorie. Nombre de lectures et taux d’utilité dans le rapport.
Annoncer aux lecteurs
Un nouvel article est annoncé par notification sur le téléphone ou par e-mail uniquement aux collaborateurs couverts par sa règle d’accès.
Dans le détail16 points
Rédaction
- Jusqu’à 30 catégories ; les administrateurs et les rédacteurs généraux écrivent partout, les rédacteurs de catégorie uniquement dans leur propre catégorie.
- Articles jusqu’à 30 000 caractères avec jusqu’à 15 étiquettes ; épinglage et brouillons (seuls les rédacteurs voient les brouillons).
- Le HTML n’est pas accepté ; les images sont ajoutées par leur adresse et s’agrandissent au clic.
- Quatre catégories de départ : Informatique et comptes ; RH, congés et paie ; Bureaux et services généraux ; Général.
Règles d’accès
- Appartenir à l’un des groupes sélectionnés suffit ; « Qui ne peut pas voir » s’applique toujours en premier.
- La règle d’un article peut restreindre celle de sa catégorie, mais pas l’élargir.
- La même règle s’applique aux listes, à la recherche, au nombre de lectures, aux notifications, aux publications dans les canaux de discussion et à Demander au wiki.
- Un article que vous ne pouvez pas voir affiche « Article introuvable », afin que son existence ne soit pas divulguée. Les personnes parties ne voient aucun article.
Lecture et mesure
- Trois colonnes sur un ordinateur : menu de l’application, arborescence du wiki et zone de lecture ; la liste « Sur cette page » se met en surbrillance au fil de la lecture.
- Les ouvertures par une même personne dans l’heure ne comptent qu’une fois.
- Les rapports n’affichent que des chiffres : lecteurs, lectures totales et taux d’utilité ; qui a lu quoi n’est pas listé.
- Les termes recherchés sont comptés sans enregistrer qui a fait la recherche ; 180 derniers jours.
Le guide d’utilisation dans le wiki
- Le guide d’utilisation de Prozence, 33 chapitres en turc et en anglais avec captures d’écran, est importé dans le wiki en un seul paquet.
- Chaque chapitre arrive avec sa propre règle d’accès ; les chapitres d’administration ne sont visibles que par les rôles concernés.
- Les chapitres modifiés par un rédacteur sont conservés lors d’une nouvelle importation.
- Les textes qui nécessitent un accusé de lecture passent par « Politiques de l’entreprise » ; le wiki n’a pas de confirmation de lecture.
Annonces, invitations, remerciements :
la place commune de l’équipe.
Sur la Place de l’équipe, les collaborateurs publient des petites annonces, envoient des invitations, lancent des sondages et disent merci. Les anniversaires et les anniversaires d’entrée sont célébrés. Pour chaque publication, l’auteur choisit qui peut la voir.
Petites annonces
À vendre, à louer, à donner, recherché, objets perdus et trouvés, et covoiturage ; jusqu’à 3 photos. « Écrire à l’auteur » n’est visible que par les deux personnes concernées.
Invitations et réponses
Invitations à des fiançailles, un mariage, une naissance, une remise de diplôme ou un événement ; avec date, heure et lieu, chacun répond Je viens, Peut-être ou Je ne peux pas.
Sondage à une question
2 à 6 options ; les résultats s’affichent pour tous en pourcentages et en nombre de votes, tandis que qui a choisi quoi n’est visible que par la personne qui a créé le sondage.
Carte de remerciement
La personne remerciée reçoit toujours une notification et un e-mail ; son profil indique combien de remerciements elle a reçus.
Recommandations et « Attention »
Bonnes adresses de restaurants, cafés ou artisans avec 1 à 5 étoiles ; alertes concernant les bureaux, la sécurité et les espaces communs avec un cadre rouge.
Anniversaires
L’année de naissance n’est pas enregistrée. Un anniversaire ne s’affiche que si le collaborateur l’autorise ; le jour venu, il reçoit un e-mail et une notification de félicitations.
Anniversaires d’entrée et célébrations
Un encadré « Célébrations · 7 jours » ; nouveaux arrivants, nouvelles fonctions et anniversaires d’entrée dans « Nouvelles de l’équipe ».
Messages
Discussions individuelles et de groupe dans l’application, basées sur Google Chat ; Prozence ne conserve pas les messages.
Qui peut voir
Toute l’entreprise, mon service uniquement, des personnes sélectionnées, ou tout le monde sauf les personnes que je sélectionne.
Dans le détail17 points
Règles de publication
- Les règles du tableau sont acceptées avant de publier ; jusqu’à 10 publications et 60 commentaires par personne et par jour.
- « Signaler un contenu inapproprié » prévient les administrateurs ; une publication est masquée automatiquement après trois signalements distincts.
- Les annonces restent en ligne 30 jours par défaut, 90 au maximum ; les publications expirées sont archivées et l’archive est supprimée avec ses photos au bout de 180 jours.
- Les données de localisation sont retirées des photos ; les photos ne sont montrées qu’aux collaborateurs connectés.
- Chaque type de publication peut être désactivé séparément par les administrateurs.
Préférences de notification
- Les collaborateurs choisissent par type : invitations, remerciements, « Attention », petites annonces, sondages, recommandations et contenus utiles.
- Par défaut, les invitations et les remerciements sont activés ; les petites annonces, les annonces et les sondages sont désactivés.
- Les remerciements et les messages liés aux petites annonces adressés à la personne ne peuvent pas être désactivés.
Anniversaires et anniversaires d’entrée
- Seuls le jour et le mois sont enregistrés ; les collaborateurs les saisissent eux-mêmes, et les RH peuvent aussi le faire.
- La visibilité dépend de deux éléments : le consentement du collaborateur et le paramètre de l’entreprise (toute l’entreprise, le service ou personne ; le service par défaut).
- Le message de félicitations est modifiable ; si le collaborateur y a consenti, son équipe est également prévenue.
- Au-delà de 200 collaborateurs actifs, seuls les anniversaires d’entrée marquants sont affichés à l’échelle de l’entreprise.
Messages
- Chaque collaborateur connecte une seule fois son compte Google professionnel ; les comptes Gmail personnels ne peuvent pas être connectés.
- Un espace « Tout le monde » en haut de la liste ; discussions individuelles, groupes et espaces, et recherche dans les discussions.
- Messages jusqu’à 4 000 caractères ; les notifications instantanées sur le téléphone proviennent de l’application Google Chat.
- Les discussions des réunions Google Meet sont masquées par défaut ; utilisez Google Chat pour les pièces jointes et les réactions.
- Il n’y a pas de messagerie pour Microsoft Teams ; dans Teams, on trouve l’onglet Prozence et les notifications.
Jours fériés, congés, événements
et vos propres réunions.
L’agenda de l’entreprise affiche les jours fériés, les événements de l’entreprise, les célébrations et les personnes en congé. Les collaborateurs voient leur propre agenda Google ou Outlook sur le même écran, et les réservations de salles de réunion se synchronisent dans les deux sens avec Google Agenda.
Les 14 prochains jours
Jours fériés, événements, anniversaires, anniversaires d’entrée, congés et anniversaires des clients ; filtres et couleurs par type.
Jours fériés et agendas externes
Les jours fériés turcs sont fournis ; jusqu’à 5 agendas ICS externes (p. ex. un calendrier réglementaire) s’actualisent toutes les 12 heures.
Événements de l’entreprise
Les personnes disposant des droits de publication ajoutent des événements sur la journée entière pour toute l’entreprise ou un service ; un événement peut durer jusqu’à 60 jours.
En congé · Relais assuré par
Les congés validés s’affichent sous la forme « En congé · Relais assuré par … » ; le type de congé n’est jamais indiqué.
Ajouter à mon agenda
Une adresse d’abonnement personnelle s’ajoute à Google Agenda ou à Outlook ; la renouveler désactive l’ancienne.
Mon agenda
Les 14 prochains jours de votre propre agenda Google ou Outlook ; le bouton Rejoindre ouvre le lien Meet, Teams, Zoom ou Webex.
Mes réunions
La prochaine réunion et « N autres réunions aujourd’hui » sur l’écran Aujourd’hui.
Salles et Google Agenda
Une salle réservée dans Prozence est inscrite dans Google Agenda ; une réunion créée dans Google avec une salle arrive dans Prozence et les invités externes apparaissent sur la liste de l’accueil.
Planification des réunions
Un lien de réunion HubSpot ou une page de réservation Google Agenda s’ouvre depuis la carte et la signature, sur votre propre domaine.
Dans le détail14 points
Abonnement
- L’abonnement est à sens unique, de Prozence vers votre application d’agenda, et couvre les 30 derniers jours et les 365 prochains.
- Les entrées portent sur la journée entière et n’affichent pas la personne comme occupée.
- Google et Outlook actualisent les abonnements selon leur propre rythme, toutes les quelques heures.
Mon agenda et confidentialité
- Agenda principal uniquement, en lecture seule : les réunions se créent et se gèrent dans Google Agenda ou Outlook.
- Seule la personne concernée le voit ; les réunions marquées « Privé » dans Google s’affichent comme « Occupé ».
- Les réunions refusées et annulées sont masquées ; les réunions ne sont pas stockées, seulement mises en cache pendant 5 minutes.
- Les collaborateurs peuvent choisir « Ne pas afficher mon agenda ici ».
- Fonctionne avec la délégation au niveau du domaine dans Google, et avec l’autorisation Calendars.Read et le consentement de l’administrateur dans Microsoft 365.
Synchronisation des salles
- Google Workspace uniquement ; les agendas de salles Microsoft 365 ne sont pas pris en charge, et « Ajouter à l’agenda » y télécharge un fichier .ics.
- Les événements inscrits depuis Prozence n’envoient pas d’e-mail d’invitation ; l’annulation supprime l’événement Google.
- Le formulaire de réservation signale les créneaux où la personne est occupée dans son propre agenda.
- Les réunions créées dans Google arrivent sous 10 à 15 minutes ; les modifications et annulations suivent, et ces réservations ne peuvent pas être annulées depuis Prozence.
Outils de réunion
- La connexion Zoom charge les arrière-plans virtuels ; les réunions Zoom, Meet ou Teams ne sont pas créées depuis Prozence.
- Les rendez-vous se réservent dans HubSpot ou sur la page de réservation Google ; Prozence affiche cette page à votre propre adresse.
Dès qu’un invité arrive,
son hôte est prévenu.
Les collaborateurs enregistrent leurs invités à l’avance et l’accueil les reçoit depuis un seul écran. Les invités peuvent aussi scanner le QR code à l’entrée et s’enregistrer eux-mêmes. Dès qu’ils sont admis, l’hôte est prévenu et l’invité reçoit un e-mail de bienvenue ; en cas d’urgence, les visiteurs présents figurent aussi sur la liste.
Pré-enregistrement
Les collaborateurs touchent « J’attends un visiteur » : jour (jusqu’à 60 jours à l’avance), heure, nom, entreprise, immatriculation, e-mail et une note pour l’accueil.
Écran d’accueil
Attendus, Présents et occupation du parking visiteurs sur un seul bandeau ; la liste s’actualise toutes les 30 secondes.
Auto-enregistrement par QR code
Les invités qui scannent le QR code à l’entrée saisissent leur nom, leur entreprise et la personne qu’ils viennent voir ; ni application ni connexion nécessaires.
Notification de l’hôte
Lorsque l’invité est admis, l’hôte et les collègues présents à la réunion reçoivent la notification « Votre invité est arrivé ».
E-mail de bienvenue
L’invité reçoit la carte de visite de l’hôte, l’adresse et les indications pour trouver l’étage, le Wi-Fi invités, le règlement intérieur et un lien « Je suis parti ».
Enregistrement avec une carte de visite
La carte de visite de l’invité est lue et rapprochée des invités attendus ce jour-là ; la carte est ajoutée à l’annuaire clients de l’hôte.
Badge et départ
Un badge visiteur au format carte bancaire ; départ enregistré en choisissant une porte ou avec le même QR code.
Registre et rapports
Recherche par date, statut, nom, entreprise ou immatriculation ; CSV. « Qui m’a rendu visite », entreprises les plus fréquentes et durée moyenne de visite.
Visiteurs en cas d’urgence
Les visiteurs présents apparaissent sur le tableau « Je suis en sécurité » ; lorsqu’une urgence est déclarée, ils reçoivent les informations sur les sorties et le point de rassemblement.
Dans le détail16 points
La page d’auto-enregistrement
- Une adresse à clé secrète ; l’affiche s’imprime en A4 ou reste ouverte sur une tablette. Renouveler la clé met l’ancien QR code hors service.
- La page n’utilise pas de JavaScript ; 15 secondes après l’enregistrement, elle revient à un formulaire vierge pour la tablette partagée.
- La recherche de la personne visitée affiche 6 résultats au maximum, afin que la liste du personnel ne soit pas divulguée.
- Si le nom d’un invité pré-enregistré correspond, c’est cet enregistrement qui est validé.
- Les invités enregistrent leur départ en scannant le même code ; la tablette partagée n’affiche que les initiales.
Notifications et rappels
- « Votre invité est-il arrivé ? » : la question est posée une fois à l’hôte si l’invité n’a pas été admis 15 minutes après l’heure prévue.
- Les hôtes peuvent toucher « Arrivé, faire entrer » ou « Ne s’est pas présenté » sans attendre l’accueil.
- L’hôte est prévenu au départ de l’invité ; les invités dont le départ n’a pas été enregistré reçoivent un départ « fin de journée » pendant la nuit, et les absents sont marqués « Ne s’est pas présenté ».
- Si un fournisseur SMS est configuré, l’invité reçoit aussi un court SMS de bienvenue.
Confidentialité
- L’acceptation d’une mention d’information est obligatoire pour chaque mode d’enregistrement, et l’heure d’acceptation est consignée.
- Aucune pièce d’identité, photo ou signature n’est collectée ; les photos de cartes de visite ne sont pas conservées, et le numéro de téléphone est facultatif et visible uniquement par l’accueil.
- Les enregistrements sont supprimés au bout de 180 jours par défaut (de 7 à 730 jours).
- Les noms, e-mails et immatriculations des invités ne sont visibles que par l’hôte, les collègues présents à la réunion et l’accueil.
Bon à savoir
- Le pré-enregistrement n’envoie rien à l’invité ; l’e-mail de bienvenue part lorsqu’il est admis.
- L’e-mail de bienvenue et les pages visiteurs sont en turc.
- Il n’y a pas de liaison avec les tourniquets ou les systèmes de contrôle d’accès ; les badges s’impriment depuis le navigateur.
Salles et places de parking,
réservées en quelques gestes.
Le planning du jour montre quelle salle est occupée et quand. Les invités ajoutés à une réunion sont annoncés à l’accueil à l’avance, et leurs immatriculations au parking.
Planning du jour
Créneaux occupés, auteur de la réservation et intitulé pour chaque salle et place de parking ; capacité, étage et équipements de la salle.
Réserver une salle
Horaires par pas de 15 minutes, un intitulé et un nombre de participants ; jusqu’à 30 invités et 30 collègues peuvent être ajoutés.
Pas de double réservation
Une seconde réservation sur le même créneau est refusée, même si les deux arrivent au même instant.
Place de parking
L’immatriculation est obligatoire ; celle des véhicules de société est préremplie. Les immatriculations des invités sont indiquées dans le formulaire de réunion.
Parking visiteurs
Définissez une capacité ; un invité avec immatriculation réserve une place pour la durée de la réservation, et vous êtes averti lorsque le parking est complet.
Rappels et invités
Une notification 15 minutes avant ; les collègues ajoutés reçoivent « Vous avez été ajouté à une réunion », puis « Réunion annulée » en cas d’annulation.
Synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda
Pour les entreprises sous Google Workspace, les salles sont inscrites dans Google Agenda et les réunions créées dans Google arrivent dans Prozence.
Ajouter à l’agenda
Sans synchronisation, un fichier .ics ajoute la réservation aux agendas Google, Outlook ou Apple.
Règles
Par défaut 08:00–20:00, jusqu’à 30 jours à l’avance et réunions de 8 heures au maximum ; tout est réglable.
Dans le détail9 points
Administration
- Jusqu’à 60 ressources : salles de réunion ou places de parking ; capacité, étage, équipements et agenda de ressource Google.
- Une salle peut être fermée temporairement avec la case « Ouverte à la réservation ».
- L’accueil peut annuler la réservation d’une autre personne, qui en est alors informée.
- Les réservations passées sont supprimées au bout de 3 mois par défaut, avec les informations sur les invités et les immatriculations.
- Jusqu’à 30 réservations par personne et par jour.
Bon à savoir
- Il n’y a ni réservations récurrentes ni libération automatique des salles lorsque personne ne se présente.
- Le nombre de participants n’est pas bloqué par la capacité de la salle ; celle-ci est affichée à titre indicatif.
- Il n’y a pas de réservation de postes en flex office.
- Il n’y a pas de synchronisation avec les agendas de salles Microsoft 365.
Colis, courrier et notifications officielles,
enregistrés et remis contre un code.
Chaque envoi entrant est enregistré, le destinataire est prévenu et la remise se fait avec un code à quatre chiffres. Les collaborateurs créent aussi depuis leur téléphone leurs demandes d’envoi par coursier ou par colis et les suivent en quatre étapes.
Détails sur l’IA
Neuf types d’envois
Colis, enveloppe, documents, notification officielle, coursier, repas, fleurs, carte bancaire ou de crédit et autre ; notifications selon le type : « Vos fleurs sont arrivées ».
Lecture de l’étiquette
Le destinataire, l’expéditeur, le transporteur et le numéro de suivi sont lus sur une photo de l’étiquette d’expédition ; le destinataire est suggéré.
Remise contre un code
Avec le code à 4 chiffres affiché sur l’écran du destinataire ou le nom de la personne qui retire l’envoi ; l’agent et l’heure sont consignés.
Collègue assurant le relais
Si le destinataire est en congé, le guichet est averti et le collègue qui assure le relais est également prévenu.
Rappels
Jusqu’à 3 rappels pour les envois non retirés ; aucun pour les repas et les fleurs.
Étagère et photo
L’étagère ou l’emplacement et une photo d’un colis endommagé sont ajoutés à l’enregistrement.
Colis et coursiers sortants
Destinataire, adresse, catégorie de contenu, qui paie (expéditeur ou destinataire) et coursier urgent le jour même.
Quatre étapes
Demande reçue, Au service courrier, Chez le transporteur, Envoyé ; le lien de suivi provient du modèle du transporteur.
Registre et rapport
Registre des envois entrants et sortants par mois, CSV ; qui a envoyé combien, par transporteur, catégorie et service.
Dans le détail14 points
Le guichet courrier
- Un écran dédié, identique sur ordinateur et sur téléphone. La liste s’actualise toutes les 30 secondes sans effacer le formulaire.
- Numéros d’enregistrement par année et numéro d’ordre ; les envois en attente de retrait indiquent « en attente depuis 2 jours ».
- Les tentatives de code de retrait erronées sont limitées à 5 par envoi et par heure.
- La lecture des étiquettes est limitée à 200 par jour et par personne ; sans clé d’IA, les informations sont saisies manuellement.
Pour les collaborateurs
- L’encadré Colis et courrier affiche le point de retrait et le code en grands caractères ; le code n’est visible que par le destinataire.
- Remarques selon le type : les notifications officielles et les cartes bancaires se retirent en personne.
- L’arrivée est notifiée par téléphone et par e-mail ; lors de la remise, « Retiré par : … ».
- Les demandes sortantes ne peuvent être annulées qu’au stade « Demande reçue » ou « Au service courrier » ; 20 demandes par personne et par jour.
Administration
- Une liste de transporteurs et un transporteur par défaut ; le modèle d’adresse de suivi insère le numéro.
- Point de retrait, jour du premier rappel (2 par défaut) et durée de conservation (12 mois par défaut).
- Rôles : agent de traitement (guichet, remise, envois sortants) et lecteur (registre).
Bon à savoir
- Le statut n’est pas récupéré automatiquement auprès des transporteurs ; « Livré » est indiqué manuellement.
- La notification officielle est un type d’envoi ; il n’y a ni service de notification électronique ni procès-verbal de signification.
- Aucune signature ni photo n’est prise lors de la remise.
De la demande au matériel attribué,
un seul fil.
Les collaborateurs indiquent ce qu’ils veulent acheter, pourquoi et où, et ajoutent des alternatives ainsi que la raison de leur choix. Les demandes validées passent dans la liste des approvisionnements ; les articles livrés deviennent du matériel inventorié en un clic et peuvent être attribués au demandeur.
Demandes informatiques et services généraux
Type, catégorie, intitulé et « Pour quoi faire ? » ; les catégories sont définies par société.
Articles et alternatives
Jusqu’à 10 articles : marque, modèle, quantité, prix, devise, fournisseur et lien vers le produit ; 3 alternatives par article et « Pourquoi celui-ci ? ».
Validation par la direction
La décision d’un seul valideur suffit ; personne ne peut valider sa propre demande, et le motif d’un refus est communiqué au demandeur.
Achat sans validation
Les personnes habilitées peuvent acheter sans validation sous un plafond défini en TRY ; la demande est marquée « Sans validation (habilité) ».
Liste des approvisionnements
Validée, Commandée, Reçue ; une note de commande et une date de livraison prévue.
Intégration à l’inventaire
Un article reçu devient un matériel inventorié avec numéro de série, emplacement et garantie, et peut être attribué au demandeur.
Remise numérique
Les collaborateurs confirment « Reçu » et un bon de remise s’imprime ; perte, dommage et panne se signalent avec photos.
Inventaire et étiquettes QR
Étiquettes QR sur A4 et inventaires avec l’appareil photo du téléphone ; import jusqu’à 1 000 lignes depuis Excel ou CSV.
Rapports
Par catégorie, type, service, personne et statut ; TRY et devises étrangères séparés, CSV.
Dans le détail14 points
Demandes
- Devise TRY, USD ou EUR ; quantité de 1 à 100 000.
- Les prix des alternatives ne sont pas ajoutés au total.
- L’historique de la demande montre l’ouverture, la décision, la commande et la livraison, avec l’auteur de la décision et le motif du refus.
- Les demandeurs peuvent annuler avant que la commande soit passée.
Notifications
- Les nouvelles demandes parviennent aux valideurs par notification sur le téléphone et par e-mail.
- La validation, le refus, la commande et la livraison sont notifiés au demandeur.
- À la livraison, les gestionnaires du matériel reçoivent une notification « à ajouter à l’inventaire ».
Matériel
- Chaque unité reçoit son propre numéro d’inventaire ; la valeur, le fournisseur et la date d’achat proviennent de l’enregistrement d’achat.
- L’évaluation de la responsabilité lors de la clôture d’un incident n’a qu’une valeur d’information ; rien n’est retenu sur le salaire.
- Un rappel avant la fin de la garantie (30 jours par défaut).
- Lors d’un inventaire, les collaborateurs répondent « Je l’ai » ou « Je ne l’ai pas » ; un seul inventaire ouvert à la fois.
Bon à savoir
- La validation se fait en une seule étape ; il n’y a pas de validation à plusieurs niveaux selon le montant.
- Il n’y a ni budget, ni centre de coûts, ni collecte de devis, ni bon de commande.
- Les montants en devises ne sont pas convertis en TRY ; les rapports les présentent séparément.
Les démarches quotidiennes du bureau,
depuis un téléphone et tracées.
Les demandes de réparation, de fournitures et liées au bâtiment sont suivies par rapport à des délais cibles. Le menu, l’inscription aux repas et les horaires des navettes sont dans la même application, et les passagers savent quand la navette démarre.
Demandes
Pannes informatiques, services généraux, fournitures et maintenance du bâtiment ; priorité, emplacement et photo.
Délai cible
Heures par catégorie ; un quart pour les demandes urgentes, la moitié pour la priorité haute. Le décompte s’arrête pendant l’attente d’informations.
Réponses types et notes internes
Jusqu’à 30 réponses types ; des notes internes que le demandeur ne voit pas.
Note de satisfaction
Une demande résolue est confirmée avec 1 à 5 étoiles ou rouverte avec « Le problème persiste » ; sans réponse, elle se clôt au bout de 7 jours.
Synthèse des demandes
Demandes ouvertes et en retard, délais de première réponse et de résolution, part résolue dans les délais et satisfaction.
Menu
Menu mensuel importé par CSV ; une heure limite pour « Je ne mange pas aujourd’hui » (10:00 par défaut) et un récapitulatif quotidien pour la cuisine.
Notes du menu et restaurant d’entreprise
Notes de 1 à 5 et commentaires anonymes après le déjeuner ; accès au restaurant d’entreprise et invités avec un QR code qui change toutes les 30 secondes.
Lignes de navette
Lignes, arrêts et horaires ; nombre de places et possibilité de prendre une autre navette aujourd’hui.
Navette en direct
L’écran conducteur ne nécessite pas de connexion : « Départ », « Fait » à chaque arrêt, retards ; les passagers reçoivent « La navette approche de votre arrêt ».
Dans le détail9 points
Demandes
- 5 demandes par personne et par minute et 40 par jour ; photos jusqu’à 4 Mo.
- Délais cibles par défaut : informatique 8 heures, services généraux et bâtiment 24 heures, fournitures 48 heures.
- En cas de dépassement du délai cible, la personne assignée est prévenue une fois ; le temps est compté en heures calendaires.
- Les demandes clôturées sont supprimées avec leurs photos au bout de 24 mois par défaut.
- Les tâches d’intégration informatiques et des services généraux s’ouvrent sous forme de demandes et sont terminées lorsque la demande est résolue.
Repas, navettes et véhicules
- Les collaborateurs en congé sont automatiquement retirés du nombre de repas.
- Les responsables voient les notes du menu sous forme de moyennes et de commentaires anonymes.
- L’écran conducteur affiche le taux d’occupation, les passagers invités et « Monté » ou « Pas monté » pour chaque passager.
- Attribution des véhicules : immatriculation, dates d’entretien, de contrôle technique, d’assurance et d’assurance tous risques ; les collaborateurs sont prévenus à l’approche des échéances.
Séisme, évacuation ou presque-accident :
personne n’est oublié.
En cas d’urgence, il faut savoir en quelques minutes qui est en sécurité. Le pointage « Je suis en sécurité » est envoyé à tous en même temps, les réponses sont rassemblées sur un tableau en direct et les visiteurs présents dans le bâtiment figurent aussi sur la liste.
Pointage « Je suis en sécurité »
Réponse d’un simple geste ; il est aussi possible de répondre depuis le lien de l’e-mail sans se connecter.
Alerte « J’ai besoin d’aide »
Les personnes qui demandent de l’aide remontent en haut du tableau et les responsables des urgences sont prévenus.
Visiteurs présents
Les invités présents dans le bâtiment à ce moment-là sont ajoutés au pointage lors d’une évacuation.
Plan d’action et équipes
Le plan d’action d’urgence et les équipes d’intervention dans l’application, sur le téléphone de chacun.
Données supprimées rapidement
À la fin du pointage, les données personnelles telles que la localisation et les notes sont supprimées ; seul un récapitulatif subsiste.
Signalements de sécurité
Presque-accidents, dangers et comportements à risque ; anonymat en option et suivi des actions correctives.
Médecin du travail
Rendez-vous et messages chiffrés de bout en bout ; leur contenu ne peut pas être lu sur le serveur.
Fonctionne même en cas de verrouillage
Le pointage « Je suis en sécurité » reste disponible quel que soit l’état de la licence.
Bandeau d’urgence
Lorsqu’un responsable choisit le type d’urgence et confirme, chaque collaborateur voit un bandeau rouge avec les consignes, le point de rassemblement et les numéros de téléphone.
Dans le détail4 points
Plan d’urgence
- « Urgence » dans la barre supérieure pour tous : numéros de téléphone, le 112 en premier, responsables des urgences et consignes en cas de séisme, d’incendie, d’accident du travail, de défaut électrique et d’inondation.
- Emplacements des sorties de secours, des extincteurs, de l’interrupteur général, de la vanne d’eau et de l’armoire de premiers secours ; points de rassemblement et plan d’évacuation.
- Le nombre de personnes nécessaires dans les équipes d’intervention est calculé à partir de la classe de danger et de l’effectif ; les certificats expirés ou sur le point d’expirer sont signalés.
- Registre des exercices et date de révision du plan.
Quatre façons de pointer,
selon le choix de l’entreprise.
Les collaborateurs pointent depuis leur téléphone. Au bureau, il y a un QR code tournant sur l’écran de l’entrée, le réseau du bureau et la géolocalisation ; le télétravail, le travail à distance ou sur le terrain ont leur propre bouton. L’entreprise choisit les vérifications qui s’appliquent, bureau par bureau, et les retards, les heures supplémentaires et les feuilles de temps suivent le rythme de travail propre à chaque personne.
Quatre modes d’enregistrement
QR code du bureau, réseau du bureau, enregistrements hors du bureau (domicile, à distance, terrain) et contrôle de la géolocalisation sur le terrain ; chacun s’active séparément.
QR code tournant
La tablette de l’entrée affiche un nouveau code toutes les 30 secondes ; une photo de l’écran n’est utilisable qu’une minute au plus.
Réseau du bureau et géolocalisation
L’adresse IP du bureau, un nom DNS dynamique en l’absence d’IP fixe, ou le Wi-Fi du bureau dans l’application mobile ; emplacement du bureau et rayon (200 m par défaut).
Selfie
Facultatif, au moment du pointage avec la caméra frontale ; aucune reconnaissance faciale, et la photo est supprimée au bout de 30 jours par défaut.
Vérifications combinées
QR code, réseau du bureau, géolocalisation et selfie peuvent être exigés ensemble, pour toute l’entreprise ou bureau par bureau.
Sur le terrain
Le personnel de terrain démarre avec son propre bouton ; la géolocalisation et un selfie peuvent être exigés, et les enregistrements hors des lieux définis sont signalés.
Rythmes de travail
Bureau, domicile, à distance ou jour de repos pour chaque jour de la semaine, avec les horaires ; attribués à une personne, un service ou l’entreprise.
Motifs et rappels
« Pourquoi n’avez-vous pas pointé aujourd’hui ? », « Pourquoi quittez-vous le bureau ? » et « Avez-vous commencé votre journée ? » pour les personnes en télétravail.
Feuilles de temps et export vers la paie
Feuille de temps mensuelle et CSV ; Excel avec les codes de jours manquants de la sécurité sociale turque, selon les modèles Logo, Mikro, Luca et Netsis.
Dans le détail23 points
Règles d’enregistrement
- L’heure provient du serveur ; l’horloge du téléphone n’a pas d’importance.
- Pas de second enregistrement de la même personne dans les 60 secondes ; deux entrées consécutives ou une sortie sans entrée sont refusées.
- La géolocalisation n’est lue qu’au moment de l’enregistrement, jamais en arrière-plan ; une précision allant jusqu’à 150 m est prise en compte.
- Pointage automatique (facultatif) : la première entrée de la journée est enregistrée à l’ouverture de l’application sur le réseau du bureau ; il n’y a pas de sortie automatique.
- Un mot de passe et une option « réseau du bureau uniquement » pour l’écran QR code ; une tablette déverrouillée avec le mot de passe est mémorisée pendant 365 jours.
- Jusqu’à 20 bureaux ; « Enregistrer l’endroit où je suis comme bureau » capture la position, l’IP et le Wi-Fi en une seule étape.
Ce qui est conservé
- L’enregistrement de la position, du Wi-Fi et de l’IP est désactivé par défaut ; lorsqu’il est activé, ces données sont supprimées au bout de 90 jours par défaut et seules les heures de pointage subsistent.
- Le selfie n’est pris qu’à l’entrée et réduit ; la personne, son responsable et les RH peuvent le voir.
- Sans autorisation de géolocalisation, l’enregistrement est quand même effectué et marqué « pas d’autorisation de géolocalisation ».
- Les enregistrements de pointage sont conservés 6 ans par défaut.
- Afficher sur la carte : les points d’entrée et de sortie de la journée et la distance jusqu’au bureau, avec OpenStreetMap.
Calcul
- Les arrivées tardives et les départs anticipés sont comptés au-delà de la tolérance (15 minutes par défaut) ; les heures supplémentaires correspondent à la part qui dépasse les heures prévues.
- La pause déjeuner (60 minutes par défaut) est déduite les jours de 6 heures de travail ou plus.
- Le travail un jour férié est compté séparément comme « travail un jour férié » ; la veille d’un jour férié, la journée de travail se termine à 13:00.
- Corrections : les collaborateurs demandent des heures avec un motif pour les 31 derniers jours et leur responsable valide ; les anciens enregistrements restent dans l’historique.
- Les bureaux aujourd’hui : présents, absents, en congé, à distance, sur le terrain et invités, bureau par bureau.
Équipes terrain
- Le personnel de terrain sans adresse e-mail professionnelle se connecte avec une adresse e-mail personnelle, par SMS ou avec un QR code d’invitation valable 48 heures ; sur un appareil partagé, la session se ferme au bout de 8 heures par défaut.
- La géolocalisation peut être exigée pour le travail sur le terrain ; les enregistrements hors des lieux définis reçoivent l’étiquette « Hors zone ».
- Suivi de la position sur le terrain (bientôt disponible) : avec un consentement explicite et un formulaire signé, uniquement pendant les heures de travail, hors jours fériés et congés ; itinéraires et arrêts. La partie serveur est prête ; l’envoi de la position depuis le téléphone arrivera avec la prochaine version de l’application mobile.
Bon à savoir
- Il n’y a ni planning des équipes ni travail de nuit ; le rythme de travail est un modèle hebdomadaire.
- Il n’y a ni lecteur de badges NFC, ni tourniquet, ni borne partagée pour pointer au nom d’une autre personne.
- La géolocalisation est celle que transmet le téléphone ; il est donc recommandé de la combiner avec le QR code ou le réseau du bureau.
- Le Wi-Fi du bureau n’est lu que dans l’application mobile Prozence ; les navigateurs ne peuvent pas le lire.
De la demande de congé au formulaire signé,
avec un circuit de validation.
Les collaborateurs posent leurs congés depuis leur téléphone ; le nombre de jours tient compte des jours ouvrés et des jours fériés. Leur responsable valide d’abord, puis les RH. Chaque congé validé donne lieu à un formulaire avec QR code. Les bulletins de paie arrivent directement de Prozon Paie et Dossiers RH par API et sont remis avec un accusé de réception.
13 types de congés
Congé annuel, absence justifiée, congé sans solde, arrêt maladie, mariage, paternité, maternité, adoption, décès, soins à un enfant handicapé, mission officielle, délai de route et autre.
Demi-journées
Matin ou après-midi ; 0,5 jour est déduit du solde et apparaît comme une demi-journée sur la feuille de temps.
Solde de congés annuels
Les droits sont ajoutés à chaque anniversaire d’entrée selon l’ancienneté (14, 20, 26 jours) ; report et congés par anticipation selon la politique de l’entreprise.
Règles par type
Nombre maximal de jours d’affilée, nombre de fois par an et déduction ou non du solde, réglés type par type.
Circuit de validation
D’abord le responsable, puis les RH ; directement les RH en l’absence de responsable. Personne ne peut valider son propre congé ; les demandes en attente depuis plus de 2 jours font l’objet d’un rappel.
Collègue assurant le relais
Le collègue qui assure le relais apparaît sur la carte, dans la signature, dans l’annuaire et dans l’agenda du collaborateur absent.
Formulaire de congé avec QR code
Un formulaire A4 avec le solde avant et après, l’historique des validations et les zones de signature ; le QR code permet de vérifier le formulaire.
Remise du formulaire signé
Les RH photographient le formulaire, le QR code est lu et le congé est finalisé ; un rappel est envoyé chaque jour ouvré jusqu’à sa remise.
Mes bulletins de paie
Un bulletin de paie est réputé reçu à sa première ouverture avec un code envoyé par e-mail ou SMS ; l’heure, la méthode et une empreinte du document sont enregistrées.
Intégré à Prozon Paie et Dossiers RH
Les bulletins de paie préparés dans Prozon arrivent par API directement dans l’onglet Mes bulletins de paie du collaborateur, rapprochés par matricule, numéro d’identité ou e-mail.
Synchronisation des dossiers RH Bientôt disponible
Les informations des collaborateurs proviennent automatiquement de Prozon ; les arrivées et les départs sont mis à jour des deux côtés en même temps.
Feuilles de temps vers Prozon Bientôt disponible
Les congés validés et les heures de présence sont transmis directement à la paie Prozon en fin de mois, sans transfert de fichiers.
Dans le détail18 points
Congés
- L’arrêt maladie, le congé maternité, le congé sans solde et le délai de route sont comptés en jours calendaires ; les autres en jours ouvrés.
- Le délai de route est non rémunéré, limité à 4 jours, et n’est pas déduit des congés annuels.
- Les collaborateurs de moins de 18 ans ou de plus de 50 ans ont droit à au moins 20 jours de congés annuels.
- Le type de congé n’apparaît ni dans l’agenda ni dans l’annuaire ; les types particuliers s’affichent comme « Congé spécial » pour les personnes non autorisées.
- Les congés validés sont repris dans les feuilles de temps et les exports de paie avec leur type.
Formulaire et vérification
- La page de vérification s’ouvre sans connexion et n’affiche que le prénom, l’initiale du nom, les dates et le nombre de jours.
- Lors de la validation finale, le collaborateur reçoit un e-mail avec le PDF en pièce jointe.
- Tant que le formulaire signé est attendu, le congé indique « Formulaire signé en attente », puis « Finalisé » une fois remis ; cette étape peut être désactivée.
Mes bulletins de paie
- Les RH importent de nombreux PDF en une fois ; le matricule ou le numéro d’identité et la période figurant dans le nom du fichier permettent de retrouver la personne et le mois.
- Un bulletin de paie dont la réception a été accusée ne peut pas être supprimé ; les corrections sont ajoutées sous forme de document distinct.
- Les codes comportent 6 chiffres et sont valables 10 minutes ; 5 codes par heure au maximum.
- Les consultations par les RH sont inscrites au journal d’audit ; état des accusés de réception par période et par personne, CSV.
- Si les bulletins de paie se trouvent dans le système de l’entreprise, un lien est défini à la place d’un fichier ; seule une empreinte à sens unique des numéros d’identité est conservée.
Intégration Prozon
- L’API des bulletins de paie utilise une clé propre à l’entreprise ; seule une empreinte à sens unique de la clé est conservée et l’écran en affiche les quatre derniers caractères.
- 120 requêtes par minute au maximum sont acceptées ; une clé invalide est refusée.
- Les bulletins de paie reçus par API suivent le même circuit d’accusé de réception que ceux importés : un code envoyé par e-mail ou SMS à la première ouverture.
- Les événements de congés, notes de frais, avances, temps de présence, arrivées et départs peuvent être envoyés au système de paie par webhook signé HMAC.
- Pour les autres logiciels de paie, un fichier Excel de feuilles de temps avec modèles Logo, Mikro, Luca et Netsis.
Photographiez le justificatif,
le reste est lu automatiquement.
Les collaborateurs photographient un justificatif ou choisissent un PDF. Le QR code des factures électroniques et e-archives turques est lu sur le téléphone, et l’IA lit les justificatifs qui n’en ont pas. Les notes de frais passent du responsable à la comptabilité via un circuit de validation et sont exportées vers votre logiciel comptable sous forme d’écritures.
Détails sur l’IA
Quatre façons d’ajouter une dépense
Photo du justificatif, fichier photo ou PDF (jusqu’à 10 Mo), dépense sans justificatif et indemnité de déplacement.
Le QR code d’abord
Le QR code des factures électroniques et e-archives est lu sur le téléphone ; numéro fiscal, date, numéro de document, ETTN et montants par taux de TVA se remplissent, et le justificatif n’est envoyé nulle part.
Lecture des justificatifs par IA
Pour les justificatifs sans QR code : fournisseur, numéro fiscal, date, numéro de document, total, lignes de TVA et une catégorie suggérée ; vous vérifiez et soumettez.
Règles de politique
Plafond des dépenses sans justificatif, plafonds par catégorie, documents en double, ancienneté maximale et week-ends ; chaque règle avertit ou bloque.
Circuit de validation
Responsable (ou la personne qui assure son relais pendant son congé), valideurs supplémentaires selon le montant, comptabilité, prêt à payer, payé.
Avances professionnelles
Les avances suivent le même circuit ; les dépenses y sont imputées, et la différence est régularisée dans les deux sens à la clôture.
Indemnités de déplacement
Indemnités journalières nationales et internationales ; groupe de pays, niveau hiérarchique, déductions pour petit-déjeuner et repas. Le serveur calcule le montant.
Export vers la comptabilité
Écritures comptables avec préréglages pour Luca, Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks, Xero et DATEV ; un fichier d’export pour la paie.
Rapports
Ventilation par service, catégorie et personne, graphique mensuel, indemnités de déplacement et avances ; Excel.
Dans le détail22 points
Dépenses
- Taux de TVA de 0 %, 1 %, 10 % ou 20 % ; une facture comportant deux taux devient deux dépenses.
- Devises TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN et RUB ; les dépenses en devises utilisent le taux de change à la date du document.
- Une dépense peut être rattachée à une fiche client ; seule la comptabilité modifie le code comptable et l’indicateur de charge non déductible.
- Jusqu’à 30 fichiers par note de frais ; les photos sont réduites sur le téléphone avant la lecture.
- Les brouillons non modifiés sont supprimés avec leurs justificatifs au bout de 180 jours.
Règles (par défaut)
- Dépenses sans justificatif jusqu’à 500 TRY ; les documents en double (ETTN, ou numéro fiscal, numéro de document et montant) sont bloqués.
- Dépenses remontant jusqu’à 90 jours ; cette règle ne peut pas être contournée par un simple avertissement.
- Pour les règles qui avertissent, les collaborateurs soumettent avec une explication que les valideurs peuvent lire.
- Les valideurs reçoivent un rappel au bout de 3 jours.
Validation et comptabilité
- Personne ne peut valider sa propre note de frais ; la personne qui a validé une étape antérieure ne peut pas donner la validation comptable s’il existe un autre comptable.
- Une note de frais modifiée après sa soumission ne peut pas être validée.
- Les valideurs approuvent, demandent une correction ou refusent ; validation groupée.
- Le paiement est marqué avec une date et un mode (virement, paie, caisse) ; le collaborateur reçoit « Votre note de frais a été payée ».
- Écritures : charge, 191 TVA déductible, 689 pour les charges non déductibles ; le compte de contrepartie est le sous-compte 335 du collaborateur.
Exports
- Quatre fichiers : écritures comptables, liste des dépenses Excel, images des justificatifs (ZIP) et fichier d’export pour la paie.
- Chaque modèle permet de régler les colonnes, le séparateur, l’encodage, le format de date et le regroupement des écritures.
- Les dépenses exportées sont marquées « exportée » et ne sont pas reprises.
- Les événements RH et comptables peuvent être envoyés à Make ou n8n par webhook signé.
Conservation et bon à savoir
- Les images des justificatifs sont conservées dans un dossier privé hors de la racine web pendant au moins 5 ans (Code de procédure fiscale turc) ; ensuite, l’image est supprimée et l’enregistrement subsiste.
- Le rôle lecteur ne peut pas voir les images des justificatifs.
- Il n’y a ni frais kilométriques, ni champ projet, ni taux de change automatique ; le service sert de centre de coûts.
- Les logiciels comptables sont alimentés par export de fichiers ; il n’y a pas de connexion directe.
Qui voit quoi, qui valide quoi :
dans un seul tableau.
L’administrateur, l’agent de traitement et le lecteur de chaque module sont définis dans un seul tableau des autorisations. Qui a modifié quoi et quand reste consigné dans le journal. Les rapports se téléchargent aux formats CSV et Excel.
Autorisations par module
Administrateur du module, agent de traitement et lecteur ; ensembles prêts à l’emploi (RH, Services généraux, Accueil, Sécurité) et journal des modifications.
Authentification unique
Google, Microsoft Entra ID et SAML 2.0 ; provisionnement des utilisateurs avec SCIM 2.0.
Synchronisation de l’annuaire
Les arrivées, les départs et les changements d’informations sont présentés en aperçu et appliqués une fois que vous les avez validés.
Groupes de sociétés
20 sociétés supplémentaires dans une même installation, chacune avec ses propres logo, domaine, bureaux et mention d’information.
9 langues
Türkçe, English, Deutsch, Español, Français, Italiano, Português, Русский et Azərbaycanca.
Statistiques et rapports
Rapports sur les cartes, signatures, événements, congés, temps de présence, notes de frais, demandes et visiteurs ; CSV et Excel.
API et webhooks
Une API REST générale, des clés d’API et des webhooks signés HMAC ; compatible avec Make, Zapier et n8n.
Assistant de configuration
Entreprise, apparence, connexion et collaborateurs en cinq étapes ; l’écran d’état du système indique ce qui manque.
Notifications
Notifications sur le téléphone, e-mails et récapitulatif hebdomadaire, chacun dans la langue du destinataire.
Dans le détail11 points
Rapports
- Un onglet par module ; périodes : ce mois-ci, le mois dernier, les 3 derniers mois, les 12 derniers mois, cette année ou l’année dernière.
- Chacun voit ses propres données dans « Mes rapports » ; la vue de gestion est réservée aux personnes autorisées.
- Les responsables de service sans rôle ne voient que leur propre équipe pour les notes de frais, les congés et le temps de présence.
- Chaque tableau s’exporte en CSV ; les types de congés particuliers sont regroupés sous « Congé spécial » pour les personnes non autorisées.
API et intégrations
- API REST générale : collaborateurs, services, congés, feuilles de temps mensuelles, publication d’annonces et notifications.
- Autorisations et date d’expiration par clé d’API ; la clé n’est affichée qu’une seule fois, lors de sa création.
- Webhooks d’événements RH : congés, notes de frais, avances, temps de présence, arrivées et départs, matériel et demandes ; signés HMAC.
- SCIM 2.0 crée, met à jour et désactive les collaborateurs depuis Entra ID et Okta.
Autorisations
- Dans chaque module : administrateur du module, agent de traitement, lecteur et rôles par service.
- Les collaborateurs voient leurs propres autorisations, et qui peut voir chacune de leurs informations, sous Profil, Mes autorisations.
- Les écrans d’administration sont en turc ; l’application des collaborateurs est disponible en 9 langues.
Fonctionne main dans la main
avec vos outils.
L’assistant de connexion configure les autorisations étape par étape et les teste par une lecture sans effet.
Messagerie et annuaire
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Zoho Mail
- Yandex 360
- IMAP
CRM
- HubSpot
- Salesforce
- Dynamics 365
- Zoho CRM
- Pipedrive
- Bitrix24
- Odoo
Messagerie instantanée et réunions
- Slack
- Microsoft Teams
- Google Chat
- Zoom
- Google Agenda
Connexion, Wallet et API
- SAML 2.0 et SCIM 2.0
- Microsoft Entra ID
- Apple et Google Wallet
- API REST et webhooks
- Make, Zapier, n8n
Le nouveau point de rencontre
de votre entreprise.
Réunissez vos collaborateurs, votre marque et votre travail quotidien. Gratuit pendant 14 jours, sans carte bancaire.
