İçeriğe geç
TR TR Türkçe EN English DE Deutsch FR Français ES Español IT Italiano AZ Azərbaycanca
Giriş Ücretsiz deneyin
ÖZELLİKLER

Bir uygulama.
Şirketin bütün günü.

Prozence yirmi dört modülden oluşur. Hepsi aynı çalışan ve müşteri kaydını kullanır; yalnız ihtiyacınız olanları açarsınız. Her modülün altındaki "İnce ayrıntılar" bölümünde süreleri, sınırları, seçenekleri ve bilmeniz gerekenleri tek tek yazdık.

Ekranlardaki kişiler ve şirketler kurgusaldır. Ekranlar Türkçe arayüzü gösterir.

01 / DİJİTAL KARTVİZİT VE KART YÖNETİMİ

Paylaşılan her kart
güncel ve şirketin markasında.

Her çalışanın şirketin kendi alan adında bir kartvizit sayfası olur. Kartı açan kişi tek dokunuşla arar, e-posta yazar ya da rehberine kaydeder. Kartlar dizinden gelir ve tek ekrandan yönetilir; bilgi bir kez değişir, kartta, imzada ve cüzdanda birlikte güncellenir.

Personeller: çalışanların geldiği kaynak, durumu ve giriş yolları Telefonda açılan dijital kartvizit

  • Kişi sayfası ve QR

    Fotoğraf, unvan, ofis adresleri, bannerlar ve grup şirketi logoları. QR bilgiler değişse de aynı kalır; çalışan PNG ya da baskı için SVG indirir.

  • Rehbere tek dokunuşla kayıt

    vCard dosyası iPhone ve Android rehberiyle uyumludur; fotoğraf, adres, web ve LinkedIn birlikte gelir.

  • Kendini güncelleyen Wallet kartı

    Apple ve Google Wallet kartı unvan ya da telefon değişince cihazda kendiliğinden yenilenir; kişi ayrılınca geçersiz olur.

  • Bilgilerimi bırak

    Kartı açan kişi kendi bilgilerini bırakır; isterse kendi kartvizitinin fotoğrafını çeker, alanlar dolar. Aydınlatma onayı zorunlu, ticari ileti izni ayrıdır.

  • Kartı gönder ve izle

    Müşteriye e-posta, WhatsApp ya da SMS ile kart; aynı gönderimde en çok beş ekip arkadaşının kartı. Açtı mı, rehbere ekledi mi görünür.

  • Dizinden gelen kartlar

    Google Workspace, Microsoft 365 ya da Yandex 360 dizini ve SCIM 2.0 (Entra ID, Okta). Yeni gelen, ayrılan ve bilgisi değişen çalışan önizlemeyle gelir.

  • Kim neyi değiştirir

    Çalışan yalnız fotoğraf, cep, kişisel WhatsApp, LinkedIn ve toplantı bağlantısını değiştirir; her biri kilitli, onaylı ya da serbest. Ad ve unvan yalnız yöneticide.

  • Ayrılan çalışan yönlendirmesi

    Ayrılan kişinin basılı QR'ı ya da eski bağlantısı yerine bakan kişinin kartını açar; taradığı müşteri kartları yerine bakana devredilir.

  • Ziyaretçinin dilinde

    Kart, ayrılan sayfası ve bilgi bırakma formu ziyaretçinin tarayıcı diline göre 9 dilden birinde açılır.

İnce ayrıntılar30 madde

Kart sayfası

  • Ara, e-posta, WhatsApp, toplantı ve "Rehbere kaydet" düğmeleri; dahili numara ve kartta görünecek ofisler kişi başına seçilir.
  • İzindeki çalışanın kartında "… tarihine kadar ofis dışında, size … yardımcı olacak" notu; not izin kaydından gelir, dönüşte kalkar.
  • Kart sahibiyle birlikte önerilen ekip arkadaşları tek vCard dosyasında rehbere eklenir.
  • Toplantı düğmesi HubSpot toplantı bağlantısını ya da Google Takvim randevu sayfasını şirketin alan adındaki sayfada açar.
  • Hakkımda metni ve 16 sosyal ağ; her ağ ayrı açılıp kapanır.
  • Kartın altındaki küçük Prozence bağlantısı kapatılabilir.

Paylaşma ve takip

  • E-posta çalışanın imzasıyla gider, yanıt çalışana döner; kişi başına günde 40 e-posta, aynı alıcıya 12 saatte bir.
  • WhatsApp ve SMS telefonun kendi uygulamasını hazır metinle açar; sunucudan mesaj gönderilmez.
  • Gönderilen kartın durumu: Açmadı · Açtı, eklemedi · Rehbere ekledi.
  • Kart başına en çok 3 hatırlatma; otomatik hatırlatma 3 gün sonra, 09.00–19.00 arasında.
  • Kartımı otomatik gönder: fiziki kartvizit taranınca, kişinin e-postası varsa çalışanın kartı kendiliğinden gider.
  • NFC: destekleyen Android telefonda kart adresi etikete yazılır; iPhone için adım adım anlatım.

Kart yönetimi

  • Personeller ekranı: her çalışanın kaynağı (Google Workspace, Microsoft 365, SCIM, elle, toplu), durumu ve giriş yolu; CSV.
  • Şirket e-postası olmayan çalışan WordPress'e girmeden eklenir; kişisel e-posta, cep telefonu ya da davet bağlantısıyla giriş yapar.
  • Dizin eşitlemesinde alan başına yön: ad dizinden karta, fotoğraf karttan dizine; unvan, cep, departman ve yönetici için yön seçilir.
  • Otomatik uygulama: yeni çalışan taslak ya da yayında eklenir; ayrılanlar iki günlük kontrolde üst üste görülünce günde en çok 3 kişi pasifleşir.
  • Bilgi farkları hiçbir zaman kendiliğinden yazılmaz; önizlemede seçip uygularsınız.
  • Kurulum sihirbazında listeyi yapıştırarak 50 kişiye kadar toplu ekleme.

Profil değişikliği ve onay

  • Fotoğraf, cep, kişisel WhatsApp, LinkedIn ve toplantı bağlantısı için ayrı ayrı: Kilitli · Yönetici onayıyla · Doğrudan. Varsayılan olarak fotoğraf ve cep onaya bağlıdır.
  • Onay ekranında eski ve yeni değer yan yana; sonuç çalışana e-posta ve telefon bildirimiyle gider.
  • Ad, unvan, e-posta, dahili ve ofisi yalnız yönetici değiştirir; unvan Türkçe ve İngilizce girilir.
  • Görev geçmişi: unvan ve departman değişiklikleri tarihli tutulur.

Ayrılan çalışan

  • Basılı QR ve eski bağlantı "artık ekibimizde değil" sayfasını ve yerine bakanın kartını açar; ayrılanın iletişim bilgisi gösterilmez.
  • Yerine bakan da ayrıldıysa zincir en çok 5 adım izlenir; kimse yoksa şirketin genel iletişim bilgisi görünür.
  • Ayrılıştan sonra QR'ın kaç kez okutulduğu sayılır.
  • Apple ve Google Wallet kartı geçersiz olur, oturumlar kapanır, kişi imza ve listelerden çıkar.

Ölçüm ve lisans

  • Kart görüntülenme, rehbere kaydetme ve toplantı sayfası açılışı sayılır; kart sahibi, oturum açmış kullanıcılar ve botlar sayılmaz.
  • Aynı ziyaretçi 6 saatte bir sayılır; yalnız günlük sayılar tutulur, ziyaretçi bilgisi saklanmaz, sayılar 400 gün sonra silinir.
  • Çalışan kendi kartının son 30 gününü Pano'daki "Kartım" kutusunda görür.
  • Lisansta yalnız yayındaki, ayrılmamış çalışan sayılır; lisans süresi dolsa da kart sayfası, QR, vCard, Wallet ve "Bilgilerimi bırak" çalışır.
02 / KİMLİK KİTİ VE MARKA

Toplantıdan matbaaya,
aynı kurumsal görünüm.

Marka ekibi şablonu bir kez hazırlar; her çalışanın adı, unvanı ve QR'ı kendi kartından otomatik yazılır. Toplantı arka planından basılı kartvizite kadar herkes aynı kurumsal görünümü kullanır.

Kimlik Kiti: çalışanın toplantı arka planı, kilit ekranı ve basılı kart görselleri

  • Altı görsel türü

    Toplantı arka planı, kilit ekranı, telefon ana ekranı, masaüstü, LinkedIn kapağı ve basılı kartvizit.

  • Şirket şablonları

    Tür başına en çok 12 şablon; düz, geçişli ya da görselli zemin. Saat, simge ve yüz gibi boş kalması gereken alanlar seçilemez.

  • Matbaaya hazır PDF

    85×55 mm, 3 mm taşma payı ve kesim işaretleriyle ön ve arka yüz.

  • Zoom, Meet ve Teams

    Toplantı görseli çalışanın Zoom profiline tek tıkla yüklenir; Meet ve Teams için ortak arka plan seti tek dosyada.

  • Kurumsal profil fotoğrafı

    Arka plan tamamen tarayıcıda kaldırılır, kişi markanın zeminine oturtulur. Özgün fotoğraf cihazdan çıkmaz.

  • NFC etiketi

    Destekleyen Android telefonda kart adresi NFC etikete tek dokunuşla yazılır; iPhone için adım adım anlatım.

  • Marka ve kimlik ekranı

    Logolar, renkler, dört kart teması, yazı tipleri ve renk kontrastı uyarısı tek ekranda, canlı önizlemeyle.

  • Markalı uygulama

    Ana ekran simgesi, bildirimler ve e-postalar şirketinizin simgesini ve adını taşır.

  • Grup şirketleri

    Aynı kurulumda 20 ek şirket; her biri kendi logosu, alan adı ve ofisleriyle kart, imza ve cüzdan üretir.

İnce ayrıntılar14 madde

Boyutlar

  • Toplantı arka planı 1920×1080; kilit ve ana ekran iPhone için 1179×2556, Android için 1080×2400.
  • Masaüstü 2560×1440 ya da 1920×1080; LinkedIn kapağı 1584×396.
  • Basılı kartvizit 85×55 mm, 3 mm taşma payı ve kesim işaretleriyle PDF.

Şirket şablonları

  • Ad, unvan ve QR gibi öğeler 3×3 ızgarada konumlandırılır.
  • Varsayılan şablon ve "yalnız şirket şablonları" seçeneği; şablon başına indirme sayısı ve son kullanma günü.
  • QR şirketin koyu ve vurgu rengiyle kendiliğinden çizilir.

Toplantı ve profil fotoğrafı

  • Zoom: çalışan kişisel arka planını kendi profiline yükler; bilgisi değişince arka plan günde en çok bir kez kendiliğinden yenilenir.
  • Meet için en çok 15 JPEG, Teams için en çok 50 PNG tek ZIP dosyasında, yönetici konsolu adımlarıyla.
  • Kurumsal profil fotoğrafı 1024×1024; arka plan çalışanın tarayıcısında kaldırılır, yüz tanıma yapılmaz.
  • Yönetici marka zeminini seçer; yeni fotoğraflarda kurumsal fotoğrafı zorunlu kılabilir.

Kart görünümü

  • Dört tema: Klasik, Kapak, Koyu, Sade. Fotoğraf daire, yumuşak kare ya da kare.
  • Yedi hazır renk paleti ve renk kontrastı (WCAG 4,5:1) uyarısı; önizleme seçilen çalışanın gerçek kartıyla, kaydetmeden.
  • Açık ve koyu zemin logosu ile kare simge; PNG, JPEG ya da WebP.
  • Kart teması şirket genelinde tektir; ek şirketler kendi logo ve renkleriyle görünür.
03 / E-POSTA İMZASI

Her e-postada
doğru imza, doğru banner.

İmzalar merkezden tasarlanır ve dağıtılır; çalışanın bir şey kopyalaması gerekmez. Pazarlama bannerı hazırlar, yönetici onaylar, imzalar kendiliğinden değişir. Tıklamalar ölçülür.

İmza merkezi: tasarım ayarları ve seçilen çalışanın canlı imza önizlemesi

  • Merkezden dağıtım

    Gmail, Zoho Mail ve Yandex 360'ta imza her çalışanın hesabına yazılır. Microsoft 365'te Exchange sunucu kuralıyla bütün giden e-postalara eklenir.

  • Şablonlar ve atama

    En çok 20 şablon; kişiye, departmana ya da şirkete atanır. Kime hangi şablonun neden uygulandığı önizlemede görünür.

  • Banner yuvaları ve hedefleme

    Tarih aralığı, departman ya da kişi hedefi; iç yazışmada bannersız, dış alıcıya bannerlı imza.

  • A/B testi

    İki banner yarışır; sonuç istatistiksel olarak anlamlı olduğunda rapor kazananı gösterir.

  • İmza analitiği

    Gönderilen e-posta, tıklama ve tıklama oranı; en çok tıklanan öğe ve kimin imzasının daha çok ilgi gördüğü.

  • Onay akışı

    Yasal uyarı, tasarım, şablon ve bannerlar ayrı ayrı onaya bağlanabilir; kimse kendi önerisini onaylayamaz.

  • Yasal uyarı kuralları

    Şirkete ve departmana göre farklı, isteğe bağlı iki dilli gizlilik notu.

  • Kısa imza, ofis dışı ve sosyal ağlar

    Yanıtlar için kısa imza, tarihli ofis dışı satırı ve tek tek açılıp kapanan 16 sosyal ağ.

  • Müşteri memnuniyeti satırı

    İmzada tek tıklık "Bu yazışmadan memnun kaldınız mı?" sorusu. Müşteriden kimlik alınmaz, güvenlik taramaları oy sayılmaz.

İnce ayrıntılar16 madde

Dağıtım

  • Gmail'de yalnız imza ayarı yetkisi kullanılır; Prozence posta okumaz, göndermez.
  • "Gmail'i kontrol et" Gmail'deki imzayı güncel imzayla karşılaştırır; önceki imza geri yüklenebilir.
  • Gmail'in 10.000 karakter sınırı denetlenir; sığmayan imzada sosyal simgeler çıkar, imza takip bağlantısız yazılır.
  • Microsoft 365'te Exchange kuralını şirketin yöneticisi kurar; bu yolda fotoğraf ve imza analitiği yoktur, yanıt zincirinde imza ikinci kez eklenmez.
  • İmzası değişen çalışana önizleme ve kurulum adımlarını içeren e-posta gider.

Tasarım ve şablon

  • Düzen logo solda, üstte, logosuz ya da tek sütun; 8 e-posta güvenli yazı tipi; imza öğeleri tek tek açılıp kapanır.
  • Atama sırası kişi, departman, şirket; ayar kaydedilmeden önizlenir.
  • Uzun, kısa ve düz metin imza; düz metindeki bağlantılar kişiye özeldir ve ayrı ölçülür.
  • Ofis dışı satırı tarih aralığıyla görünür, bitince kalkar; Gmail imzası başta ve sonda yeniden yazılır.

Banner ve ölçüm

  • İmzada en çok 6 banner yuvası; banner değişince imzaları yeniden yazmak gerekmez.
  • Hedef herkes ya da şirket, departman, kişi; bannersız kalacak gruplar ayrıca seçilir.
  • A/B testinde çalışanlar rastgele iki gruba ayrılır; sonuç %95 güvenle, banner başına en az 100 görüntülenmeyle raporlanır.
  • Tıklama, yaklaşık açılış, Gmail'den günlük gönderilen e-posta sayısı ve tıklama oranı; kişi sıralaması.

Onay ve memnuniyet

  • Yasal uyarı, tasarım, şablon ve bannerlar ayrı ayrı onaya bağlanabilir; son 200 değişikliğin geçmişi tutulur.
  • Memnuniyet satırı "Harika · İdare eder · Kötü"; değerlendirme müşteri Gönder'e basınca kaydedilir.
  • "Kötü" değerlendirme yorumuyla birlikte memnuniyet sorumlularına bildirilir; değerlendirmeler varsayılan 12 ay sonra silinir.
04 / KART TARAMA VE MÜŞTERİ REHBERİ

Toplanan her kartvizit
şirketin hafızasında kalır.

Çalışanların telefonunda kaybolan kartvizitler şirketin ortak, mükerrersiz kataloğunda toplanır. Kim kimi tanıyor, kimin unvanı değişti, hangi müşteriyle uzun süredir konuşulmadı: hepsi tek ekranda.

Yapay zekâ ayrıntısı
Müşteri rehberi: kişi ayrıntısı, ekipte tanıyanlar ve notlar

  • Yapay zekâyla okuma

    Kartvizit, fuar rozeti, QR ve e-posta imzası okunur; yan ya da ters çekilmiş kart düzeltilir, şüpheli numara işaretlenir. Kaydı siz onaylarsınız.

  • Her yoldan kişi ekleme

    Telefon rehberinden paylaşma, vCard, Excel ve CSV içe aktarma; e-postayı ortak kutuya iletmek de yeterli.

  • Mükerrersiz katalog

    Aynı kişi ikinci kez geldiğinde yeni kayıt açılmaz; boş alanlar dolar, görülme geçmişine eklenir.

  • Ekipte kim tanıyor

    Bir müşteriyi şirkette kimlerin tanıdığı, en son ne zaman görüştüğü ve aynı şirketten diğer kişiler.

  • Filtreler ve kayıtlı görünümler

    Etiket, tarih, ekleyen, kaynak, CRM ve izin durumuna göre süzme; görünümü kaydedip bağlantıyla paylaşma.

  • Şirket zenginleştirme

    Web sitesi, sektör, çalışan sayısı, merkez, BIST kodu ve Teknopark, Ar-Ge Merkezi, TEKMER bilgisi. Elle girilen bilgi ezilmez.

  • Unvan ve iş değişikliği

    Müşterinin unvanı ya da şirketi değişince öneri gelir; kayıt siz onaylamadan değişmez.

  • Soğuyan müşteri ve hatırlatma

    Uzun süredir temas kurulmayan kişiler işaretlenir; takip hatırlatması ve aylık özet.

  • Sesli not

    Görüşme notu konuşarak yazılır; isteğe bağlı yapay zekâ özeti sonraki adımı önerir. Prozence sesi almaz ve saklamaz.

  • Kanal kanal ileti izni

    Ticari ileti izni arama, SMS ve e-posta için ayrı ayrı ve nasıl alındığıyla kaydedilir; her yeni kartta boş gelir.

İnce ayrıntılar17 madde

Kişi ekleme yolları

  • Kartvizitin ön ve arka yüzü, fuar yaka kartı, QR, e-posta imzası, telefon rehberinden paylaşma, vCard, Excel ve CSV.
  • Müşteri e-postasını şirketin ortak kutusuna iletmek yeterli; kutu 5 dakikada bir okunur, e-posta başına en çok 5 kişi eklenir.
  • Yalnız alıcı listesinde geçenler, şirketin kendi alan adları ve reklam altlıkları eklenmez; doğrulanamayan e-posta bekletilir.
  • Bağlantı yokken çekilen kart cihazda sıraya girer; bağlantı gelince okunur ve çekildiği etkinliğe bağlanır.

Katalog

  • İkinci tarayan kişi kaydı değiştirmeden sahiplenir; kayıt başkasının paylaşılmamış listesindeyse erişim isteği gider. Kart eklerken etiket varsayılan olarak zorunludur.
  • Notlarda "Kim görsün": kendime, departmanıma ya da kaydı gören herkese.
  • Türkçe unvandan müşteri şirketin şeması çıkar: 8 seviye, 11 departman.
  • Müşteri kişilerinin doğum günü yalnız o kişiyi görebilen çalışana hatırlatılır.
  • Paylaşım penceresinde sık paylaşılan ekip arkadaşları yıldızla favorilere alınır ve en üstte durur.

Filtreler ve toplu işlem

  • Etiketlerde "herhangi biri", "hepsi", "hariç" ve "etiketsiz"; eklenme ve son temas tarihi, ekleyen (ben, ekibim, kişi), kaynak, CRM ve izin durumu.
  • Sıralama ve en çok 20 kayıtlı görünüm; süzgeç adres çubuğunda durur.
  • Süzülen listeye toplu etiket ve dışa aktarma; seçili kişilerle işlem.
  • Bilgisayarda filtre paneli sağdan, telefonda alttan açılır.

Takip

  • Unvanı ya da şirketi değişen kişiler ayrı süzgeçte; "Yeni unvan", "Yeni şirket", "Şirketten ayrıldı" rozetleri.
  • Sesli not en çok 3 dakika; konuşma tarayıcıda yazıya dökülür, özeti isterseniz yapay zekâ çıkarır.
  • Kart fotoğrafının küçük bir kopyası kayda iliştirilir; tarayan ve yöneticiler görür, ayarla kapatılır.
  • Projeler ve görevler açıksa kişi ayrıntısında Projeler bölümü: bu müşteriye bağlı, görebildiğiniz projeler, açık görev ve efor; "Bu müşteriye proje aç".
05 / FUAR, ETKİNLİK VE CRM

Fuardan dönünce
liste hazır, CRM dolu.

Etkinlik modunda taranan her kart o fuara bağlanır ve stanttaki bütün görevlilere eklenir. Fuar bitince teşekkür e-postası görevli onayıyla gider, kişiler CRM'e doğru sahip ve etiketle aktarılır.

Fuar panosu: kart sayısı, sıcak ve soğuk ilgi, kart başına maliyet Entegrasyonlar: CRM, dizin ve sohbet kanalları durum ekranı

  • Etkinlik modu

    Fuar boyunca taranan kartlar etkinliğe bağlanır; stanttaki görevlilerin hepsine ortak eklenir.

  • İlgi düzeyi ve nitelendirme

    Sıcak, ılık, soğuk ilgi; ilgi alanları ve puanlı nitelendirme soruları.

  • Stand sayfası ve QR poster

    Ziyaretçinin kendi bilgisini bıraktığı stand sayfası, ziyaretçinin dilinde.

  • Fuar panosu ve karşılaştırma

    Kart sayısı, sıcak ilgi, kart başına maliyet ve fuarların birbiriyle karşılaştırması.

  • Fuar sonrası e-posta

    Teşekkür e-postası görevli onayıyla gider; aynı kişiye bir fuarda bir kez.

  • 7 CRM'e doğrudan bağlantı

    HubSpot, Salesforce, Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Bitrix24 ve Odoo; ayrıca imzalı webhook.

  • Doğru kişi CRM'e gider

    Banka, mali müşavir ve tedarikçi gibi hizmet alınan kişiler CRM'e gönderilmez.

  • Sahip ve alan eşleme

    Kayıt sahibini atama kuralları, ortak alan eşleme ve CRM'den geri okuma.

  • Hata kuyruğu

    CRM'e gidemeyen kayıtlar kaybolmaz; yeniden denenir, nedeni yönetim ekranında görünür.

İnce ayrıntılar14 madde

Fuar

  • Fuar tanımı: yer, stand, tarihler, görevliler, ilgi alanları ve isteğe bağlı maliyet; görevli uygulamayı açınca fuar modu kendiliğinden açılır.
  • Fuar başına en çok 5 nitelendirme sorusu (ör. "Bütçe ayrıldı mı?" Evet 10, Hayır 0); puan kart eklenirken hesaplanır, en yüksek puanlı 10 kişi panoda.
  • Stand sayfası ve QR poster 9 dilde; fuar bitişinden 30 gün sonra kapanır.
  • Teşekkür e-postası görevli önizleyip onaylayınca gider; her ziyaretçiye fuar başına bir kez.
  • Son bir yılın fuarları tek tabloda: kart, sıcak, ılık, soğuk, ortalama puan, kart başına ve sıcak kişi başına maliyet.

CRM'e aktarım

  • Kişi ve şirket mükerrer açılmadan eklenir; eşleşme önce CRM kimliğiyle, sonra e-posta ve telefonla.
  • Kayıt sahibi kartı alan çalışanın CRM kullanıcısıdır; isterseniz etiket, fuar, kaynak ya da şehre göre sahip atama kuralı.
  • Ortak alan eşleme tablosu: kaynak, etiketler, unvan, fuar, ilgi düzeyi ve ticari ileti izni istediğiniz CRM alanına.
  • Temaslar CRM'de not olarak durur: tarama, kart gönderimi, bilgi bırakma. Çalışanın notu ve sesli not özeti varsayılan olarak gönderilmez.
  • CRM'den geri okuma: aşama ve sahip saatte bir okunur, değişiklik kişinin kaydına not düşer.

Hata ve izin

  • Geçici hatalar 5 dakikadan 12 saate uzanan aralıklarla 6 kez denenir; kalıcı hata yönetim ekranında nedeniyle görünür.
  • Etiket başına "CRM'e gönder" ayarı; satış etiketi de taşıyan hizmet sağlayıcı yine gönderilir.
  • Ticari ileti izni ve KVKK notu CRM'e taşınır; izin geri alınırsa CRM'de de "Hayır" olur.
  • Grup yapısında ek şirketin topladığı kişiler, açılmadıkça ana şirketin CRM'ine gitmez.
06 / PANO VE ŞİRKET İÇİ İLETİŞİM

Herkesin aynı sayfada olduğu
tek bir yer.

Duyurular e-posta kalabalığında kaybolmaz. Pano her çalışana kendi işlerini, onu bekleyen onayları, okuması gereken politikaları ve ekibinden haberleri gösterir.

Pano: öne çıkan duyuru, bugünün işleri ve önemli bağlantılar

  • Hedefli duyurular

    Şirket, departman ya da kişiye göre; Bilgi, Önemli ya da Kritik derecesi, öne çıkan duyuru, görülme oranı ve LinkedIn'de paylaşma.

  • "Okudum, anladım"

    Duyuruda onay istenebilir; uzun metinde düğme metin açılınca etkinleşir. Yazar "N gördü · M onayladı" sayacını ve onaylamayanları isim isim görür.

  • Okuma onaylı politikalar

    Metnin sonuna gelme ve okuma süresi kaydedilir; onaylanmayanlara hatırlatma gider.

  • Şirket anketleri

    Tek seçim, çok seçim, 1–5 puan ve açık uç; isimli ya da isimsiz. İsimsiz anketin sonucu, anketi açana da, anket kapanınca açılır.

  • Nabız

    Kısa, düzenli ve isimsiz çalışan nabzı. Küçük gruplar korunur, eğilim zamanla görünür.

  • Öneri ve şikâyet

    İsimsiz gönderim seçeneği; gönderen hiçbir yerde saklanmaz. Hayata geçen öneriye ödül puanı.

  • İşe alışma ve ayrılış

    Şablonlu görev listeleri; departman görevleri talep olarak ilgili ekibe düşer.

  • Rehber ve şema

    Şirket rehberi, organizasyon şeması, çalışan profilleri ve "Bu konuyu kim bilir?" araması.

  • 9 dile çeviri ve kanallar

    Duyurular çalışanın diline çevrilir; Slack, Microsoft Teams ve Google Chat kanallarına da gönderilir.

  • Bugün kartı

    Onayınızı bekleyenler, bugün yapmanız gerekenler ve bugünkü takvim tek kartta; yöneticide Ekibim bugün, İK'da Operasyon. Bölümlerin sırası role göre.

  • İşlemlerim

    Açtığınız izin, masraf, talep, satın alma ve diğer kayıtlar tek listede; her satırda şu an kimde olduğu ve sıradaki adım.

  • Panoyu düzenle

    Kartları kendi sütununda sıralayın ya da gizleyin; düzeniniz bütün cihazlarınızda geçerlidir. Admin çalışan, yönetici ve İK için varsayılan düzen tanımlar.

İnce ayrıntılar30 madde

Bugün ve İşlemlerim

  • Bugün kartı yalnız kişinin kendi kayıtlarını gösterir; kapalı modüllerin satırı görünmez.
  • Onay satırında en eski kaydın bekleme süresi yazar; 2 gün ve üstü vurgulanır.
  • Okunmamış Önemli ve Kritik duyurular "yapmanız gerekenler"in başında durur.
  • İşlemlerim'de 12 tür: izin, masraf, avans, talep, satın alma, mesai düzeltme, fazla mesai, zimmet, kargo, İSG, aday önerisi ve profil değişikliği.
  • Açık kayıtlar her zaman, tamamlananlar son 12 ay listelenir.

Panoyu düzenle

  • Sıra ↑ / ↓ düğmeleriyle ya da klavyede Alt+↑ / Alt+↓ ile değişir; kart kendi sütununda kalır.
  • Bugün, Öne çıkan duyurular, Duyurular ve Politikalar zorunludur: gizlenemez, yalnız sırası değişir.
  • "Varsayılana dön" rolünüzün varsayılan düzenine döndürür; rol varsayılanı WordPress yönetiminde tanımlanır.
  • Sekmeli düzende Bugün sekmesi düzenlenir; sürükle-bırak yoktur. Ücretsiz sürümde de vardır.

Duyurular

  • Yayın yetkisi kişi başına: duyuru yok, departmanına ya da tüm şirkete. Önem derecesi Bilgi, Önemli ya da Kritik; Kritik'te telefon bildirimi varsayılan açık.
  • Kategoriler: Duyuru, Bizden haberler, Aramıza katılanlar, Yeni görev, İş yıldönümü; son üçü çalışanın kartıyla görünür.
  • PDF, PNG ya da JPEG eki en çok 8 MB; ek yalnız hedefteki çalışana açılır.
  • Öne çıkarma 1, 3, 7, 14 ya da 30 gün; aynı anda en çok 2 öne çıkan duyuru.
  • LinkedIn'de paylaş: çalışan LinkedIn'in kendi penceresinde paylaşır, yazar tıklama sayısını görür.
  • Raporda alıcı, gören, görülme oranı, "Devamını oku" ve beğeni sayıları; departmana göre erişim.

Politikalar

  • Sürümlü metin; "Onay gerekir" ya da "Bilgilendirme", hedef, son tarih ve yürürlük tarihi.
  • Onay kutusu metnin sonuna gelmeden açılmaz; ilk ve son açılış, görünür süre ve onaylanan metnin özeti kaydedilir.
  • Yeni sürüm herkesten yeniden onay ister; "Bu sürümde değişen" notu görünür.
  • Hatırlatma son 3 günde, süre dolunca ve sonra haftalık; kişi bazında rapor ve CSV.

Anket ve Nabız

  • Ankette en çok 20 soru; isimsiz ankette sonuç anket kapanınca ve en az 3 yanıtla açılır, departman kırılımı 5 ve üstü yanıtlı gruplarda görünür.
  • Nabız: tavsiye sorusu (eNPS) ve dört kısa soru; haftalık, iki haftada bir ya da aylık tur.
  • Nabız yanıtında kişi ve saat tutulmaz; gizlilik eşiği en az 5 yanıttır ve düşürülemez, departmanda yalnız ortalama ve eNPS görünür; son 12 turun eğilimi.

Öneri ve işe alışma

  • İsimsiz gönderimde saat yuvarlanır; takip numarası ve bir kez gösterilen anahtarla yanıt sorgulanır.
  • "Departmanımla ilgili" gönderi şemadaki yöneticiye, diğerleri konunun okuyucularına gider.
  • Hayata geçen öneriye puan (varsayılan 10); isimsiz öneren puanı anahtarıyla talep eder.
  • İşe alışma görevlerinin sorumlusu çalışan, yönetici, yol arkadaşı, İK, BT ya da idari işler olabilir; BT ve idari görevler talep olarak açılır.

Bildirim ve kanallar

  • "Sizi bekleyenler" zilinde duyuru, politika, anket, Nabız, davet ve onaylar.
  • Haftalık özet e-postası: bekleyenler, son 7 günün duyuruları, önümüzdeki 7 gün ve yeni paylaşımlar; anlatacak bir şey yoksa gitmez.
  • Slack, Teams ve Google Chat'te en çok 10 kanal; yalnız şirket geneli olaylar gider, kişisel veri gönderilmez.
  • Microsoft Teams uygulaması: Prozence ve Onaylarım sekmeleri; bildirimler Teams etkinlik akışına da düşer.
07 / WİKİ

Herkesin sorduğu soru
bir kez yazılır.

Şirket bilgisi kategori kategori tek yerde durur. Her yazı kendi görünürlük kuralıyla gelir; çalışan yalnız görebileceğini görür. Eskiyen yazı işaretlenir, "Wiki'ye sor" yanıtı kaynağını göstererek verir.

Yapay zekâ ayrıntısı
Wiki: kategori ağacı, yazının ara başlıkları ve okuma alanı Wiki'ye sor: kaynağını gösteren yapay zekâ cevabı

  • Kategori ve yazı

    Kategori başına editör; tablo, İpucu ve Dikkat kutuları ve yazılar arası bağlantıyla biçimli yazı.

  • Kim görebilir, kim göremez

    Yazıya ve kategoriye ayrı kural: departman, kişi, rol, modül yetkisi ya da ekibi olan yöneticiler.

  • Kişiyle dene

    Düzenlerken "Şu an N kişi görebilir" sayısı; bir çalışanı seçip görür mü, neden görmez denenir.

  • Sürüm geçmişi

    Son 10 sürüm; kim, ne zaman değiştirdi. Tek tıkla eski sürüme dönülür.

  • Gözden geçirme tarihi

    Varsayılan 12 ay; tarihi geçen yazıda okura uyarı, editöre hatırlatma.

  • Türkçe duyarlı arama

    "sifre" yazınca "Şifre" bulunur; sonuç çıkmayan aramalar raporda başta durur ve yazılması gereken konuları gösterir.

  • Wiki'ye sor

    Yapay zekâ yalnız soranın görebildiği yazılardan yanıt verir ve kaynağını gösterir; ilgili yazı yoksa çağrılmaz.

  • İşinize yaradı mı?

    Evet ya da Hayır; "Hayır" notu kategori editörlerine gider. Okunma ve işe yarama oranları raporda.

  • Okuyuculara duyur

    Yeni yazı yalnız erişim kuralına giren çalışanlara telefon bildirimi ya da e-postayla duyurulur.

İnce ayrıntılar16 madde

Yazma

  • En çok 30 kategori; Admin ve genel editörler her yerde, kategori editörü yalnız kendi kategorisinde yazar.
  • Yazı en çok 30.000 karakter, en çok 15 etiket; sabitleme ve taslak (taslağı yalnız editörler görür).
  • HTML kabul edilmez; görsel adresle eklenir, tıklayınca büyür.
  • Hazır dört kategori gelir: BT ve hesaplar; İK, izin ve bordro; Ofis ve idari işler; Genel.

Erişim kuralları

  • Seçilenlerden biri yeterlidir; "Kim göremez" her zaman önce uygulanır.
  • Yazının kuralı kategorininkini daraltabilir, genişletemez.
  • Aynı kural listede, aramada, okunma sayısında, bildirimde, sohbet kanalı duyurusunda ve Wiki'ye sor'da uygulanır.
  • Görülemeyen yazı için "Yazı bulunamadı" yazar; yazının var olduğu sızmaz. Ayrılan çalışan hiçbir yazıyı görmez.

Okuma ve ölçüm

  • Bilgisayarda üç sütun: uygulama menüsü, Wiki ağacı ve okuma alanı; "Bu sayfada" listesi okudukça işaretlenir.
  • Aynı kişinin bir saat içindeki açılışları bir kez sayılır.
  • Raporda yalnız sayılar: okuyan, toplam okunma ve işe yarama oranı; kimin okuduğu listelenmez.
  • Aranan kelimeler kimin aradığı tutulmadan sayılır; son 180 gün.

Kullanım kılavuzu Wiki'de

  • Prozence kullanım kılavuzu 41 bölüm, görselleriyle ve dokuz dilde Wiki'ye gelir; yeni sürümü kendiliğinden güncellenir.
  • Her bölüm kendi erişim kuralıyla gelir; yönetim bölümlerini yalnız ilgili yetkililer görür.
  • Editörün değiştirdiği bölüm yeniden aktarımda korunur.
  • Okuma onayı gereken metinler için "Şirket politikaları" kullanılır; Wiki'de okuma onayı yoktur.
08 / EKİP ALANI

İlanlar, davetler, teşekkürler:
ekibin kendi meydanı.

Ekip Meydanı'nda çalışanlar ilan verir, davet eder, anket açar, teşekkür eder. Doğum günleri ve iş yıldönümleri kutlanır. Her paylaşımda kimin göreceğini paylaşan seçer.

Ekip Meydanı: teşekkür kartı ve etkinlik daveti Davet: Katılıyorum, Belki, Katılamıyorum

  • İlanlar

    Satılık, kiralık, ücretsiz verilecek, aranıyor, kayıp-bulundu ve yol arkadaşı; en çok 3 fotoğraf. "İlan sahibine yaz" yalnız iki tarafın gördüğü mesajdır.

  • Davet ve katılım

    Nişan, düğün, doğum, mezuniyet ya da etkinlik daveti; tarih, saat ve yer girilince Katılıyorum, Belki, Katılamıyorum.

  • Tek soruluk anket

    2–6 seçenek; sonuç yüzde ve oy sayısıyla herkese, kimin ne seçtiği yalnız anketi açana görünür.

  • Teşekkür kartı

    Teşekkür edilen kişiye her zaman bildirim ve e-posta gider; profilde gelen teşekkür sayısı görünür.

  • Mekân önerisi ve "Buna dikkat"

    Restoran, kafe ya da usta önerisi 1–5 yıldızla; ofis, güvenlik ve ortak alan uyarıları kırmızı kenarlı.

  • Doğum günleri

    Doğum yılı tutulmaz. Doğum günü çalışan izin verirse görünür; o gün kutlama e-postası ve bildirimi gider.

  • Yıldönümleri ve kutlamalar

    "Kutlamalar · 7 gün" kutusu; aramıza katılanlar, yeni görevler ve yıldönümleri "Ekipten haberler"de.

  • Mesajlar

    Google Chat altyapısıyla birebir ve grup yazışması uygulamanın içinde; Prozence ileti saklamaz. Prozence'in kendi yazışması Sohbet modülündedir.

  • Kim görsün

    Tüm şirket, yalnız departmanım, seçtiğim kişiler ya da seçtiklerim hariç herkes.

İnce ayrıntılar17 madde

Paylaşım kuralları

  • Paylaşmadan önce Pano kuralları onaylanır; kişi başına günde en çok 10 paylaşım ve 60 yorum.
  • "Uygunsuz içerik bildir": yöneticiye bildirim gider; üç farklı bildirimde paylaşım kendiliğinden gizlenir.
  • İlan varsayılan 30 gün, en çok 90 gün yayında; süresi dolan arşive düşer, arşiv 180 gün sonra fotoğraflarıyla silinir.
  • Fotoğrafların konum bilgisi silinir; fotoğraf yalnız oturum açmış çalışana gösterilir.
  • Her paylaşım türü yönetimden ayrı ayrı kapatılabilir.

Bildirim tercihleri

  • Çalışan tür tür seçer: davetler, teşekkürler, "Buna dikkat", ilanlar, anketler, mekân önerileri, faydalı içerikler.
  • Varsayılan olarak davet ve teşekkür açık; ilan, duyuru ve anket kapalı.
  • Kendisine gelen teşekkür ve ilan mesajı kapatılamaz.

Doğum günü ve yıldönümü

  • Kayıt yalnız gün ve aydır; çalışan kendisi girer, İK da girebilir.
  • Görünürlük iki şarta bağlıdır: çalışanın onayı ve şirket ayarı (tüm şirket, departman ya da kimse; varsayılan departman).
  • Kutlama mesajı düzenlenir; çalışan onay verdiyse ekibine de bildirim gider.
  • 200'den fazla aktif çalışanda şirket geneline yalnız kilometre taşı yıldönümleri gösterilir.

Mesajlar

  • Her çalışan şirket Google hesabını bir kez bağlar; kişisel Gmail bağlanamaz.
  • Listenin başında "Tüm şirket" alanı; birebir konuşmalar, gruplar ve alanlar, konuşma araması.
  • İleti en çok 4.000 karakter; anlık telefon bildirimini Google Chat uygulaması verir.
  • Google Meet toplantı sohbetleri varsayılan gizlidir; dosya eki ve tepki için Google Chat kullanılır.
  • Microsoft Teams'te yazışma yoktur; Teams'te Prozence sekmesi ve bildirimler bulunur.
09 / TAKVİM VE TOPLANTI

Tatiller, izinler, etkinlikler
ve kendi toplantılarınız.

Şirket takvimi resmî tatilleri, şirket etkinliklerini, kutlamaları ve kimin izinde olduğunu gösterir. Çalışan kendi Google ya da Outlook takvimini de aynı ekranda görür; toplantı odası rezervasyonu Google Takvim ile iki yönlü eşitlenir.

Takvim: önümüzdeki 14 gün, şirket etkinliği, izinde olanlar ve doğum günleri Takvimime ekle: kişiye özel abonelik adresi

  • Önümüzdeki 14 gün

    Tatiller, etkinlikler, doğum günleri, yıldönümleri, izinler ve müşteri doğum günleri; türe göre süzgeç ve renk.

  • Resmî tatiller ve dış takvimler

    Türkiye tatil takvimi hazır gelir; en çok 5 dış ICS takvimi (ör. mevzuat takvimi) 12 saatte bir yenilenir.

  • Şirket etkinlikleri

    Duyuru yetkilisi tüm şirkete ya da departmana tüm gün etkinlik ekler; bir etkinlik en çok 60 gün sürebilir.

  • İzinde · Yerine

    Onaylanan izin takvimde "İzinde · Yerine: …" olarak görünür; şirket takviminde izin türü yazmaz.

  • Takvimime ekle

    Kişiye özel abonelik adresi Google Takvim'e ya da Outlook'a eklenir; adres yenilenince eskisi çalışmaz.

  • Takvimim

    Kendi Google ya da Outlook takviminizin önümüzdeki 14 günü; Katıl düğmesi Meet, Teams, Zoom ya da Webex bağlantısını açar.

  • Toplantılarım

    Bugün ekranında sıradaki toplantı ve "Bugün N toplantı daha".

  • Oda ve Google Takvim

    Prozence'te ayrılan oda Google Takvim'e yazılır; Google'da oda seçilerek kurulan toplantı Prozence'e gelir, dış katılımcılar resepsiyonun listesine düşer.

  • Toplantı planlama

    HubSpot toplantı bağlantısı ya da Google Takvim randevu sayfası kartvizitte ve imzada, şirketin kendi alan adında açılır.

İnce ayrıntılar14 madde

Abonelik

  • Abonelik tek yönlüdür: Prozence'ten takvim programına. Son 30 gün ve gelecek 365 gün.
  • Olaylar tüm gün yazılır ve kişiyi meşgul göstermez.
  • Google ve Outlook aboneliği kendi aralığında, birkaç saatte bir yeniler.

Takvimim ve gizlilik

  • Yalnız birincil takvim ve yalnız okuma: toplantı oluşturma ve yanıtlama Google Takvim'de ya da Outlook'ta yapılır.
  • Takvimi yalnız kişinin kendisi görür; Google'da "Özel" işaretli toplantı "Meşgul" görünür.
  • Reddedilen ve iptal edilen toplantılar gösterilmez; toplantılar saklanmaz, 5 dakika önbellekte durur.
  • Çalışan "Takvimimi burada gösterme" diyebilir.
  • Google'da alan genelinde yetkiyle, Microsoft 365'te Calendars.Read izni ve yönetici onayıyla çalışır.

Oda eşitlemesi

  • Yalnız Google Workspace'te; Microsoft 365 oda takvimleri desteklenmez, bu şirketlerde "Takvime ekle" .ics dosyası indirir.
  • Prozence'ten yazılan etkinlikte davet e-postası gönderilmez; iptalde Google etkinliği silinir.
  • Formda kişinin kendi takviminde meşgul olduğu saatler uyarı olarak görünür.
  • Google'da kurulan toplantı en geç 10–15 dakikada gelir; değişiklik ve iptal yansır, bu kayıt Prozence'ten iptal edilemez.

Toplantı araçları

  • Zoom bağlantısı sanal arka plan yükler; Zoom, Meet ya da Teams toplantısı Prozence'ten oluşturulmaz.
  • Randevu HubSpot'ta ya da Google randevu sayfasında alınır; Prozence sayfayı kendi adresinizde gösterir.
10 / ZİYARETÇİ VE RESEPSİYON

Misafir kapıdan girdiği anda
ev sahibi haberdar.

Çalışan misafirini önceden bildirir, resepsiyon tek ekranda karşılar. Misafir girişteki karekodu okutup kendi kaydını da yapabilir. İçeri alındığında ev sahibine bildirim, misafire karşılama e-postası gider; acil durumda içerideki ziyaretçiler de listededir.

Misafir ön kaydı Karekodla kendi kaydı: ad, firma ve ziyaret edilen kişi

  • Ön kayıt

    Çalışan "Ziyaretçi bekliyorum" der: gün (60 güne kadar), saat, ad, firma, plaka, e-posta ve resepsiyona not.

  • Resepsiyon ekranı

    Beklenen, İçeride ve misafir otoparkı doluluğu tek şeritte; liste 30 saniyede bir yenilenir.

  • Karekodla kendi kaydı

    Girişteki karekodu okutan misafir adını, firmasını ve kimi ziyaret ettiğini yazar; uygulama ya da giriş gerekmez.

  • Ev sahibine bildirim

    Misafir içeri alınınca ev sahibine ve toplantıdaki çalışanlara "Misafiriniz geldi" bildirimi.

  • Karşılama e-postası

    İçeri alınan misafire ev sahibinin kartviziti, adres ve kat tarifi, misafir Wi-Fi'ı, kurallar ve "Çıkış yaptım" bağlantısı.

  • Kartvizitle kayıt

    Misafirin kartviziti okunur, bugünkü beklenenlerle eşleşir; kartvizit ev sahibinin müşteri rehberine eklenir.

  • Rozet ve çıkış

    Kredi kartı boyunda ziyaretçi rozeti; çıkış kapı seçilerek ya da aynı karekodla.

  • Defter ve raporlar

    Tarih, durum ve ad, firma, plaka araması; CSV. "Bana kimler geldi", en sık gelen firmalar ve ortalama kalış.

  • Acil durumda ziyaretçi

    Güvendeyim panosunda içerideki ziyaretçiler; acil durum bildirilince misafire çıkış ve toplanma alanı bilgisi gider.

İnce ayrıntılar16 madde

Karekodla kayıt sayfası

  • Gizli anahtarlı adres; afiş A4 olarak yazdırılır ya da tablette açık tutulur. Anahtar yenilenince eski karekod çalışmaz.
  • Sayfa JavaScript kullanmaz; kayıttan 15 saniye sonra ortak tablet için yeni forma döner.
  • Ziyaret edilen kişi aranırken en çok 6 sonuç gösterilir; çalışan listesi dışarı sızmaz.
  • Önceden bildirilmiş misafirin adı eşleşirse o kayıt içeri alınır.
  • Çıkışta aynı karekod okutulur; ortak tablette yalnız baş harfler görünür.

Bildirim ve hatırlatma

  • "Misafiriniz geldi mi?": beklenen saatten 15 dakika sonra içeri alınmamışsa ev sahibine bir kez sorulur.
  • Ev sahibi resepsiyonu beklemeden "Geldi, içeri al" ya da "Gelmedi" diyebilir.
  • Misafir çıkınca ev sahibine bildirim gider; çıkışı işaretlenmeyen gece "gün sonu" çıkışı alır, gelmeyen ön kayıt "Gelmedi" olur.
  • SMS sağlayıcısı tanımlıysa misafire kısa karşılama SMS'i gider.

Gizlilik

  • Her giriş yolunda aydınlatma onayı zorunludur; onay zamanı kayda yazılır.
  • Kimlik belgesi, fotoğraf ve imza alınmaz; kartvizit fotoğrafı saklanmaz, telefon isteğe bağlıdır ve yalnız resepsiyon görür.
  • Kayıtlar varsayılan 180 gün sonra silinir (7–730 gün).
  • Misafir adı, e-postası ve plakası yalnız ev sahibine, toplantıdaki çalışanlara ve resepsiyona görünür.

Bilmeniz gerekenler

  • Ön kayıtta misafire e-posta ya da davet gitmez; karşılama e-postası içeri alınınca gider.
  • Karşılama e-postası ve ziyaretçi sayfaları Türkçedir.
  • Turnike ve kapı sistemleriyle bağlantı yoktur; rozet tarayıcıdan basılır.
11 / TOPLANTI ODASI VE OTOPARK

Oda da park yeri de
birkaç dokunuşla ayrılır.

Günün çizelgesinde hangi odanın ne zaman dolu olduğu görünür. Toplantıya eklenen misafirler resepsiyona, plakaları otoparka önceden bildirilir.

Toplantı odası rezervasyonu: gün çizelgesi Oda ayır: saat, başlık, misafirler ve toplantıdaki çalışanlar

  • Gün çizelgesi

    Her oda ve park yeri için dolu saatler, ayıran kişi ve başlık; oda kapasitesi, kat ve donanım.

  • Oda ayırma

    15 dakikalık adımlarla saat, başlık ve kişi sayısı; en çok 30 misafir ve 30 çalışan eklenir.

  • Dolu saatler ve en yakın boş aralık

    Formda odanın o günkü dolu saatleri yazar; seçilen saat doluysa en yakın üç boş aralık önerilir. Aynı saate ikinci rezervasyon, aynı anda gelse bile reddedilir.

  • Park yeri

    Plaka zorunludur; şirket aracı hazır gelir. Misafir plakası toplantı formunda bildirilir.

  • Misafir otoparkı

    Kapasite tanımlanır; plakalı misafir rezervasyon süresince yer tutar, dolu saatte uyarılır.

  • Hatırlatma ve davetliler

    Toplantıdan 15 dakika önce bildirim; eklenen çalışana "Toplantıya eklendiniz", iptalde "Toplantı iptal edildi".

  • Google Takvim ile iki yönlü

    Google Workspace kullanan şirkette oda Google Takvim'e yazılır, Google'da kurulan toplantı Prozence'e gelir.

  • Takvime ekle

    Eşitleme kapalıysa .ics dosyası Google, Outlook ya da Apple takvimine eklenir.

  • Kurallar

    Varsayılan 08.00–20.00, en çok 30 gün ileri ve en uzun 8 saatlik toplantı; park yeri için en uzun süre ve günlük sınır. Hepsi değiştirilebilir.

İnce ayrıntılar9 madde

Yönetim

  • En çok 60 kaynak: toplantı odası ya da otopark; kapasite, kat, donanım ve Google kaynak takvimi.
  • Bir oda "Rezervasyona açık" kutusuyla geçici olarak kapatılır.
  • Resepsiyon başkasının rezervasyonunu iptal edebilir; sahibine bildirim gider.
  • Geçmiş rezervasyonlar misafir ve plaka bilgisiyle birlikte varsayılan 3 ay sonra silinir.
  • Kişi başına günde en çok 30 rezervasyon.

Bilmeniz gerekenler

  • Tekrarlayan rezervasyon ve gelinmeyen toplantıda odayı boşa çıkarma yoktur.
  • Kişi sayısı oda kapasitesini aşınca uyarı çıkar; rezervasyon engellenmez.
  • Esnek masa (hot desk) rezervasyonu yoktur.
  • Microsoft 365 oda takvimleriyle eşitleme yoktur.
12 / MUHABERAT

Kargo, posta ve tebligat
kayıtlı, kodla teslim.

Gelen her gönderi kaydedilir, alıcıya bildirim gider, teslim dört haneli kodla yapılır. Çalışan giden kargo ya da kurye talebini de telefonundan açar ve dört adımda izler.

Yapay zekâ ayrıntısı
Muhaberat masası: gönderi türleri, gelen gönderi formu ve teslim bekleyenler Kargo ve posta: "Çiçeğiniz geldi" ve teslim kodu

  • Dokuz gönderi türü

    Kargo, zarf, evrak, tebligat, kurye, yemek, çiçek, banka veya kredi kartı ve diğer; bildirim türe göre: "Çiçeğiniz geldi".

  • Etiketten okuma

    Kargo etiketinin fotoğrafından alıcı, gönderen, firma ve takip numarası okunur; alıcı çalışan önerilir.

  • Kodla teslim

    Alıcının ekranındaki 4 haneli kodla; teslim eden görevli ve saat kaydedilir. Kodsuz teslim yalnız yetkiliye, gerekçe ve teslim alanın kimlik beyanıyla.

  • İzindeyse yerine bakan

    Alıcı izindeyse görevli uyarılır, yerine bakana da bildirim gider.

  • "Ben almadım"

    Teslim alıcıya bildirilir; almadıysa itiraz eder. Banka kartı, tebligat ve "yalnız kodla" gönderiler kodsuz verilmez.

  • Hatırlatma

    Alınmayan gönderi için en çok 3 hatırlatma; yemek ve çiçekte hatırlatma yok.

  • Raf ve fotoğraf

    Raf ya da yer bilgisi ve hasarlı paket fotoğrafı kayda eklenir.

  • Giden kargo ve kurye

    Alıcı, adres, içerik kategorisi, ödeme (gönderici ya da alıcı) ve acil aynı gün kurye.

  • Dört adım

    Talep alındı, Muhaberatta, Kargoda, Gönderildi; takip bağlantısı firma şablonundan.

  • Defter ve rapor

    Ay ay gelen ve giden defter, CSV; kim kaç gönderi yaptı, firma, kategori ve departman.

İnce ayrıntılar14 madde

Muhaberat masası

  • Ayrı ekran; bilgisayarda ve telefonda aynı. Liste 30 saniyede bir yenilenir, yazılan form silinmez.
  • Kayıt numarası yıl ve sıra numarasıyla; teslim bekleyen satırda "2 gündür bekliyor" notu.
  • Teslim kodu 5 kez yanlış girilince gönderi kilitlenir; kilidi muhaberat yetkilisi açar, alıcıya yeni kod gider.
  • Etiketten okuma kişi başına günde 200; yapay zekâ anahtarı yoksa bilgiler elle yazılır.

Çalışan tarafı

  • Kargo ve posta kutusunda teslim yeri ve büyük harflerle teslim kodu; kod yalnız alıcıda görünür.
  • Türe göre not: tebligatı ve banka kartını bizzat teslim alın.
  • Geliş bildirimi telefon ve e-postayla; teslimde "Teslim alan: …" bildirimi.
  • Giden talep yalnız "Talep alındı" ya da "Muhaberatta" iken iptal edilir; kişi başına günde 20 talep.

Yönetim

  • Kargo firmaları listesi ve varsayılan firma; takip adresi şablonu numarayı yerine koyar.
  • Teslim yeri, ilk hatırlatma günü (varsayılan 2) ve saklama süresi (varsayılan 12 ay).
  • Roller: işlem yetkilisi (masa, teslim, giden), görüntüleyici (defter).

Bilmeniz gerekenler

  • Kargo firmalarından durum otomatik çekilmez; "Alıcıya ulaştı" elle işaretlenir.
  • Tebligat bir gönderi türüdür; e-tebligat ya da tebliğ tutanağı yoktur.
  • Teslimde imza ya da fotoğraf alınmaz.
13 / SATIN ALMA VE DEMİRBAŞ

Talepten zimmete
tek iz.

Çalışan ne almak istediğini, neden ve nereden alınacağını yazar; alternatifleri ve neden bunu seçtiğini ekler. Onaylanan talep tedarik listesine düşer; teslim alınan ürün tek tıkla demirbaşa ve talep edenin zimmetine geçer.

Satın alma talebi: kalem, alternatif, neden seçildi ve onay Telefondan satın alma talebi

  • BT ve idari talepler

    Tür, kategori, başlık ve "Ne için?"; kategoriler şirkete göre düzenlenir.

  • Kalemler ve alternatifler

    En çok 10 kalem: marka, model, miktar, fiyat, para birimi, tedarikçi ve ürün bağlantısı; kalem başına 3 alternatif ve "Neden bu seçildi?".

  • Yönetim onayı

    Onaycılardan birinin kararı yeterli; onaycı listesi doluysa yalnız onlar karar verir. "Bilgi iste" ile soru sorulur; kimse kendi talebini onaylayamaz.

  • Onaysız tedarik yetkisi

    Yetkili kişi belirlenen TL sınırının altındaki talebi onaysız alabilir; talep "Onaysız (yetkiyle)" olarak işaretlenir.

  • Tedarik listesi

    Onaylandı, Sipariş verildi, Teslim alındı; sipariş notu, tahmini teslim, irsaliye ve kısmi teslim. Talep eden kendi siparişini veremez.

  • Demirbaşa geçiş

    Teslim alınan ürün seri numarası, konum ve garantiyle demirbaş olur; isterseniz talep edenin zimmetine geçer.

  • Dijital zimmet

    Çalışan "Teslim aldım" der; teslim, iade ve kayıp tutanakları yazdırılır. Kayıp, hasar ve arıza fotoğrafla bildirilir; arıza bildirimi BT talebi açar.

  • İade durumu ve fotoğraf

    İadede durum seçilir (Sağlam, Kullanım izi var, Hasarlı, Eksik parça, Çalışmıyor) ve en çok 3 fotoğraf eklenir; Hasarlı ya da Çalışmıyor'da arıza kaydı ve BT talebi önerilir.

  • Cihaz değişimi ve arşiv

    Arızalı cihaz yenisiyle değiştirilince yenisi aynı kişiye zimmetlenir, iki kayıt "yerine / önceki" olarak bağlanır. Kayıtlar silinmez, arşivlenir.

  • Sayım ve QR etiket

    A4'te QR etiket, telefon kamerasıyla sayım; Excel ya da CSV'den 1.000 satıra kadar içe aktarma.

  • Raporlar

    Kategori, tür, departman, kişi ve duruma göre; TL ve döviz ayrı, CSV.

İnce ayrıntılar20 madde

Talep

  • Para birimi TRY, USD ya da EUR; miktar 1–100.000.
  • Alternatifin fiyatı toplama eklenmez.
  • Talep geçmişinde açılış, karar, sipariş ve teslim adımları; karar veren ve ret gerekçesi.
  • Talep sahibi, sipariş verilmeden önce talebini iptal edebilir.
  • Talep isteğe bağlı olarak görebildiğiniz açık bir projeye bağlanır; onaylanan talep proje bütçesinde gerçekleşene yazılır. Proje sonradan değiştirilemez.

Bildirim

  • Yeni talep onaycılara telefon bildirimi ve e-postayla gider.
  • Onay, ret, sipariş ve teslim talep sahibine bildirilir.
  • Teslim alınınca zimmet sorumlularına "demirbaşa ekleyin" bildirimi gider.

Demirbaş

  • Her adet ayrı demirbaş numarası alır; değer, tedarikçi ve alış tarihi satın alma kaydından gelir.
  • Olay sonuçlandırmada kusur değerlendirmesi kayıt amaçlıdır; maaştan kesinti yapılmaz.
  • Garanti bitişinden önce hatırlatma (varsayılan 30 gün).
  • Sayımda çalışan "Bende" ya da "Bende değil" der; aynı anda tek açık sayım.
  • Arıza bildirimi BT talebi açar (ayar, varsayılan açık); talep kapanınca olay kendiliğinden kapanmaz, zimmet sorumlusuna bildirim gider.
  • Tahsis edilen şirket aracı kişinin zimmetine "Araç: plaka — model" olarak düşer; tahsis kalkınca iade, kişi değişince devir olur.
  • Ciddi durumlarda (Hasarlı, Eksik parça, Çalışmıyor) iade notu zorunludur; durum ve fotoğraflar zimmet geçmişinde ve iade tutanağında görünür.
  • İade fotoğraflarını yalnız zimmet sorumlusu, görüntüleyici ve eşyayı iade eden çalışan açar.
  • Arıza önerisi ayarı: öner (varsayılan), otomatik aç ya da kapalı.

Bilmeniz gerekenler

  • Onay tek aşamalıdır; İş akışları modülünün Satın alma şablonu açıksa eşiği (varsayılan 50.000 TL) aşan talebe tek ek onaycı eklenir, çok kademeli onay yoktur.
  • Maliyet merkezi, teklif toplama ve sipariş belgesi yoktur; talep yalnız proje bütçesine bağlanır, şirket bütçesine (Bütçe ve gerçekleşme) düşmez.
  • Döviz tutarları TL'ye çevrilmez, raporda ayrı gösterilir.
14 / TALEPLER, YEMEK VE SERVİS

Ofisin günlük işleri,
telefondan ve kayıtlı.

Arıza, sarf malzemesi ve bina talepleri hedef süreyle izlenir. Yemek menüsü, yemeğe katılım ve servis saatleri aynı uygulamadadır; servis yola çıkınca yolcular haberdar olur.

Talepler: takip numarası ve durum

  • Talep kaydı

    BT arıza, idari işler, sarf malzemesi ve bina bakımı; öncelik, yer ve fotoğraf.

  • Hedef süre

    Kategori başına saat; acil talepte dörtte biri, yüksek öncelikte yarısı. Bilgi beklenirken süre durur.

  • Hazır yanıtlar ve iç not

    En çok 30 hazır yanıt; talep sahibinin görmediği iç not.

  • Sonuç ve memnuniyet

    "Talebi sonuçlandır": Çözüldü, Çözülemedi ya da Reddedildi, talep sahibine giden zorunlu notla. Talep sahibi 1–5 puan verir ya da 7 gün içinde gerekçeyle yeniden açar.

  • Talep özeti

    Açık ve geciken talepler, ilk yanıt ve çözüm süresi, hedefte çözülen oranı ve memnuniyet.

  • Yemek menüsü

    Aylık menü, CSV ile yükleme; "Yemekte değilim" son saati (varsayılan 10.00), mutfağa günlük özet.

  • Menü puanlama ve yemekhane

    Öğleden sonra 1–5 puan ve isimsiz yorum; 30 saniyede bir değişen karekodla yemekhane girişi ve misafir.

  • Servis güzergâhları

    Hat, durak, saatler ve koltuk doluluğu; çalışan semtini yazınca uygun hat önerilir, dolu hatta alternatif gösterilir.

  • Canlı servis

    Şoför ekranı giriş istemez: "Yola çıktım", durakta "Tamam", gecikme; yolcuya "Durağınıza yaklaşıyor" bildirimi.

  • Mesai servisi

    Normal seferler dışındaki mesai için ayrı sefer: tarih, saat, araç, şoför ve duraklar; davetli Katılıyorum ya da Katılmıyorum der.

İnce ayrıntılar13 madde

Talepler

  • Kişi başına dakikada 5, günde 40 talep; fotoğraf en çok 4 MB.
  • Varsayılan hedef süreler: BT 8 saat, idari işler ve bina 24 saat, sarf 48 saat.
  • Hedef aşılınca üstlenene bir kez bildirim; süre takvim saatiyle hesaplanır.
  • Kapanan talepler fotoğraflarıyla varsayılan 24 ay sonra silinir.
  • İşe alışmadaki BT ve idari görevler talep olarak açılır; talep çözülünce görev tamamlanır.
  • Durumlar: Yeni, İşleme alındı, Bilgi bekleniyor, Çözüldü / Çözülemedi / Reddedildi – kapatıldı ve İptal edildi.
  • Talep gerekçeyle başkasına devredilir, yanlış kategorideki talep taşınır; iç not talep sahibine gitmez.
  • Zimmetteki eşya için arıza bildirimi BT talebini kendiliğinden açar; talep tek dokunuşla göreve dönüştürülür.

Yemek, servis ve araç

  • İzinli çalışan yemek sayısından kendiliğinden düşülür.
  • Menü puanında yöneticiye isimsiz ortalama ve yorumlar gelir.
  • Şoför ekranında doluluk, misafir yolcu ve her yolcu için "Bindi" ya da "Binmedi".
  • Servis önerisi için yalnız semt yazılır, açık adres kabul edilmez; semti çalışan ve servis sorumluları görür.
  • Araç tahsisi: plaka, bakım, muayene, sigorta ve kasko tarihleri; yaklaşan tarihte çalışana bildirim. Tahsis edilen araç kişinin zimmetine düşer.
15 / GÜVENLİK VE ACİL DURUM

Deprem, tahliye ya da ramak kala:
kimse unutulmaz.

Acil durumda kimin güvende olduğunu dakikalar içinde bilmek gerekir. Güvendeyim yoklaması herkese aynı anda gider, yanıtlar canlı panoda toplanır, içerideki ziyaretçiler de listede yer alır.

Güvendeyim canlı panosu: yardım isteyenler, yanıt vermeyenler ve güvende olanlar Telefonda Güvendeyim yanıtı

  • Güvendeyim yoklaması

    Tek dokunuşla yanıt; giriş yapmadan e-postadaki bağlantıdan da yanıtlanır.

  • Siren ve tek seferlik konum

    Yanıt vermeyen kişide tam ekran uyarı ve siren (tatbikatta kısa ton). Konum yalnız yanıt anında bir kez alınır; izin verilmezse yanıt konumsuz gider.

  • "Yardım lazım" alarmı

    Yardım isteyen kırmızı listede en üste çıkar; acil durum sorumlularına, İSG'ye, ekip başlarına, ilk yardım ve kurtarma ekiplerine anında bildirim ve e-posta gider. Ulaşan "Ulaşıldı" der.

  • İçerideki ziyaretçiler

    Tahliyede o an binada bulunan misafirler de yoklamaya eklenir.

  • Eylem planı ve ekipler

    Acil durum eylem planı ve müdahale ekipleri herkesin telefonunda; ekip ekranı gereken ve eksik kişi sayısını gösterir.

  • Acil durumda aranacak kişi

    Çalışan en çok iki yakınını Profilim'e yazar; listeyi yalnız Admin, acil durum sorumlusu ve İSG yetkilisi görür, kartta ve rehberde görünmez.

  • Tutanak, sonra silme

    Yoklama bitince yazdırılabilir tutanak ve CSV oluşur, tatbikat kendiliğinden kaydedilir. Konumlar yoklama bitince, tutanaktaki kişi satırları varsayılan 24 ay sonra silinir.

  • İSG bildirimi

    Ramak kala, tehlike, güvensiz davranış ve iş kazası (SGK bildirimi için 3 iş günü sayacı); isimsiz seçenek ve kanıtlı düzeltici faaliyet.

  • İşyeri hekimi

    Randevu ve uçtan uca şifreli yazışma; içerik sunucuda okunamaz.

  • Lisans kilidinde de çalışır

    Güvendeyim yoklaması her durumda açık kalır.

  • Acil durum bandı

    Sorumlu türü seçip onaylayınca bütün çalışanlarda talimat, toplanma alanı ve telefonlarla kırmızı bant.

İnce ayrıntılar8 madde

Güvendeyim

  • Gerçek alarm ayrıca onay ister; "Tatbikat" varsayılan seçilidir.
  • Bağlantı yokken verilen yanıt cihazda sıraya girer, bağlantı gelince gider.
  • Yanıtsız kalanlara düzenli hatırlatma, yöneticisine üst bildirim.
  • Siren gerçek alarmda en çok 3 dakika çalar; telefon kilitliyken ya da uygulama arka plandayken web sayfası ses çalamaz, telefon bildirimi gelir.

Acil durum planı

  • Üst çubukta herkese "Acil durum": 112 başta telefonlar, acil durum sorumluları ve deprem, yangın, iş kazası, elektrik kaçağı, su baskını talimatları.
  • Acil çıkış, yangın söndürücü, elektrik şalteri, su vanası ve ilk müdahale dolabı yerleri; toplanma alanları ve tahliye krokisi.
  • Müdahale ekiplerinde gereken kişi sayısı tehlike sınıfı ve çalışan sayısından hesaplanır; biten ve bitmek üzere olan belgeler görünür.
  • Tatbikat kaydı ve plan gözden geçirme tarihi; Güvendeyim tatbikatları listeye kendiliğinden yazılır.
16 / MESAİ VE PDKS

Giriş–çıkış dört yoldan,
şirket hangisini isterse.

Çalışan mesaisini telefonundan başlatır. Ofiste girişteki ekranda dönen karekod, ofis ağı ve konum; evden, uzaktan ve sahada kendi düğmesi vardır. Şirket hangi teyitlerin isteneceğini ofis ofis seçer; geç kalma, fazla mesai ve puantaj kişinin kendi çalışma düzenine göre hesaplanır.

Girişteki tablet: 30 saniyede bir yenilenen giriş–çıkış karekodu Girişte selfie: önizleme, yeniden çek ve selfie ile giriş

  • Dört kayıt yolu

    Ofis karekodu, ofis ağı, ofis dışı kayıt (evden, uzaktan, sahada) ve sahada konum denetimi; her biri ayrı açılır.

  • Dönen karekod

    Girişteki tablet 30 saniyede bir yeni kod gösterir; ekranın fotoğrafı en çok bir dakika işe yarar. Kod uygulamadaki "Karekodu okut"la okunur; isterseniz iPhone kamerasıyla okunan karekod da uygulamayı açıp kaydı yapar.

  • Ofis ağı ve konum

    Ofisin IP adresi, sabit IP yoksa dinamik DNS adı, mobil uygulamada ofis Wi-Fi'ı; ofis konumu ve yarıçapı (varsayılan 200 m).

  • Otomatik giriş

    Ofis ağında uygulama açılınca, öne gelince ya da ağ değişince giriş yazılır; 15 dakika "Geri al". Şirket isterse ilk kayıtta "Giriş yapılsın mı?" diye sorulur.

  • Otomatik mesai kaydı (ofis kipi)

    Prozence mobil uygulaması 1.7.0 ve üstü, ofisin çevresine kurulan bölgeye (geofence) girişi ve çıkışı uygulama kapalıyken de algılar. Şirket ayarına göre "Giriş yapılsın mı?" diye sorulur ya da giriş doğrudan yazılır; çıkış 10 dakikalık tampondan sonra ayrılış saatiyle yazılır. Açık rızayla, yalnız şirket açarsa.

  • Konum telefonda kalır

    Sunucuya koordinat ya da Wi-Fi kimliği gitmez; yalnız telefonun imzaladığı giriş / çıkış olayı ve saati gider. Kimse çalışanın nereye gittiğini ya da evini göremez. Evden çalışma, izin ve tatil günlerinde konum hiç kullanılmaz.

  • Selfie

    İsteğe bağlı, girişte ön kamerayla; yüz tanıma yapılmaz, fotoğraf varsayılan 30 gün sonra silinir.

  • Birlikte teyit

    Karekod, ofis ağı, konum ve selfie aynı anda istenebilir; kural şirket geneli ya da ofis ofis. Evden kayıtta karekod, konum ve ağ bilgisi hiç istenmez; selfie yalnız şirket ayrıca seçerse.

  • Sahadayım

    Çalışma düzeninde saha günü; saha yerleri ofislerden ayrıdır, "Hangi müşteridesiniz?" ile müşteri seçilir. Konum ve girişte selfie istenebilir.

  • Çalışma düzenleri

    Haftanın her günü ofis, evden, uzaktan ya da tatil ve saatleri; kişiye, departmana ya da şirkete atanır.

  • Nedenler ve hatırlatmalar

    "Bugün gelmeyeceğim / Geç kalacağım" kartı, eksik çıkış için ertesi sabah bildirim, "Ofisten neden çıkıyorsunuz?" ve evden çalışana "Mesaiye başladınız mı?".

  • Fazla mesai onayı

    Ön onay, sonradan onay ya da ikisi; şirket açarsa bordroya yalnız onaylı fazla mesai aktarılır.

  • Puantaj ve bordro aktarımı

    İK ve yönetim için Raporlar → Puantaj ekranı: süzgeç, özet kartları ve günlük döküm. Logo, Mikro, Luca ve Netsis şablonlarıyla SGK eksik gün kodlu Excel, günlük Excel ve CSV.

İnce ayrıntılar35 madde

Kayıt kuralları

  • Saat sunucudan alınır; telefonun saati önemsizdir.
  • Aynı kişiden 60 saniye içinde ikinci kayıt alınmaz; art arda iki giriş ya da girişsiz çıkış reddedilir.
  • Elle kayıtta konum yalnız kayıt anında okunur; doğruluk payı en çok 150 m hesaba katılır. Arka planda bölge izleme yalnız otomatik mesai kaydında, şirket açıp çalışan rıza verdiyse.
  • Ofis ağında otomatik giriş (isteğe bağlı) mesai başlangıcından 30 dakika önce (ayarlanır) açılan pencereden mesai bitişine kadar; ofis ağıyla otomatik çıkış yoktur, evden çalışma gününde denenmez. Otomatik çıkış yalnız konumla otomatik mesai kaydında.
  • Karekod ekranı için şifre ve "yalnız ofis ağından açılsın" seçeneği; şifreyle açılan tablet 365 gün hatırlanır.
  • En çok 20 ofis; "Bulunduğum yeri ofis olarak kaydet" konumu, IP'yi ve Wi-Fi'ı tek adımda alır.

Otomatik mesai kaydı (ofis kipi)

  • Kurulum bir kez: Mesai kutusunun altındaki kartta açık rıza, konum izni (uygulama kullanılırken), arka planda konum ("Her zaman") — önce Prozence'in açıklama ekranı —, bildirim izni ve "Telefonu bağla". Android'de pil kısıtlamasının kaldırılması önerilir.
  • Yalnız mesai penceresinde: çalışma düzenindeki başlangıçtan 30 dakika önce – bitişten 30 dakika sonra; çıkış yoksa 15 dakika uzatma ve "Mesainiz bitti, çıkış kaydınız yok. Neden?" sorusu (şirket kapatabilir). Yarım gün izinde yalnız çalışılan yarı; gece yarısı aşılmaz.
  • Mesai ortasında ayrılınca "Ofisten ayrıldınız. Neden?" sorusu. Seçenekler şirketin çıkış nedenleri listesinden gelir (varsayılan listede öğle yemeği, müşteri toplantısı, kişisel neden ve izin gibi); evden devam ediyorum, bugün çalışamıyorum ve açıklamalı "Diğer" her zaman vardır. Kısa süre içinde geri dönülürse çıkış yazılmaz; öğle arasında çıkış otomatik çıkış sayılmaz.
  • Evden çalışma, tam gün izin, resmî tatil ve "bugün çalışamıyorum" günlerinde telefon bölge izlemez, sunucu olayı reddeder ve o günkü kayıtlara hiçbir yoldan konum ya da ağ bilgisi (IP, Wi-Fi) yazılmaz. Uzaktan çalışma gününde konum yalnız giriş ve çıkış düğmesinde bir kez alınır.
  • Sunucuya giden tek şey telefonun kendi anahtarıyla imzaladığı olaydır (ofis, saat, doğruluk sınıfı); koordinat, Wi-Fi adı ya da erişim noktası içeren olay reddedilir. İnternet yoksa olaylar telefonda en çok 3 gün bekler; sahte konum uygulaması algılanırsa otomatik kayıt yapılmaz.
  • Ofis Wi-Fi'ı da kullanılacaksa erişim noktası listesi telefona gider, karşılaştırma telefonda yapılır; şirket isterse Wi-Fi eşleşmesini şart koşar. Ofis kuralı karekod ya da selfie istiyorsa otomatik giriş yapılmaz.
  • Kapsam herkes, departmanlar ya da tek tek kişiler; ofis bölgeleri ofislerin konumundan kurulur (yarıçap en az 100 m, önerilen 150 m, en çok 2.000 m). Rıza isteğe bağlıdır, her an geri çekilir; "Bağlantıyı kaldır" ya da telefonun ayarlarından izni düşürmek otomatik kaydı durdurur, elle kayıt sürer.
  • Bildirime dokununca uygulama açılır ve soru tam listeyle sorulur; yanıt ofise döndükten sonra da verilebilir ve günü bitirmez. Otomatik çıkıştan sonra ofise dönüşte giriş, günün ilk girişindeki kurala göre yazılır ya da sorulur.
  • Yönetici "Kim hazır?" listesinde kapsamdaki kişilerin rızasını, telefonunun bağlı ve uygulamasının güncel olup olmadığını görür; hazır olmayanlara uygulama bildirimi ve e-postayla bilgilendirme gönderir. Bilgilendirme kişi başı 24 saatte bir gider; rızasını geri çekmiş kişiye hiç gitmez.
  • Çalışan Mesai alanındaki kapalı "Konumum nasıl kullanılıyor?" bölümünde, şirketin o anki ayarlarına göre konumunun ne zaman ve nasıl kullanıldığını okur.

Saklanan bilgiler

  • Konum, Wi-Fi ve IP kaydı varsayılan kapalıdır; açılırsa varsayılan 90 gün sonra silinir, giriş–çıkış saati kalır. Evden çalışma, tam gün izin ve "bugün çalışamıyorum" günlerinde hiç yazılmaz.
  • Selfie yalnız girişte istenir ve küçültülür; kişinin kendisi, yöneticisi ve İK görür.
  • Konum izni verilmezse kayıt yine yapılır, "konum izni yok" diye işaretlenir.
  • Giriş–çıkış kayıtları varsayılan 6 yıl saklanır.
  • Haritada gör: günün giriş–çıkış noktaları ve ofise uzaklık, OpenStreetMap ile.
  • Kayıt geçmişim: çalışan kayıtlarındaki düzeltmeleri önce–sonra ve gerekçesiyle, son 90 günde kaydını açan yönetici ya da İK'yı görür.

Hesaplama

  • Geç giriş ve erken çıkış tolerans (varsayılan 15 dakika) aşılınca sayılır; fazla çalışma haftalık 45 saat esasıyla (%25 ve %50), isterseniz günlük plan üstü.
  • Ara dinlenmesi yasal kademeyle (4 saate kadar 15 dk, 7,5 saate kadar 30 dk, daha uzun 1 saat) ya da sabit süreyle düşülür.
  • Resmî tatilde çalışma ayrı "tatil çalışması" sayılır; arifede mesai 13.00'te biter.
  • Mesai düzeltme: çalışan son 31 gün için saat ve gerekçe ister, yöneticisi onaylar; kayıt yapılamadığında pencerede "Düzeltme iste" ve "Uzaktan kaydet" çıkar.
  • Ofislerde bugün: ofis ofis gelen, gelmeyen, izinli, uzaktan, sahada ve misafir sayısı.

Saha ekibi

  • Şirket e-postası olmayan saha çalışanı kişisel e-posta, SMS ya da 48 saat geçerli davet karekoduyla girer; ortak cihazda oturum varsayılan 8 saatte kapanır.
  • Sahada çalışma yerinde konum zorunlu tutulabilir; tanımlı konum dışındaki kayıt "Konum dışı" etiketi alır.
  • Saha / ziyaret konumu (5 dakikada bir güzergâh ve duraklar) yakında, Prozence mobil uygulaması 1.8.0 ile: açık rıza ve imzalı belgeyle, yalnız mesai penceresinde, evden çalışma, izin ve tatil günleri hariç. Ayarları şimdiden Yönetim'de; o sürüm gelene kadar hiçbir konum toplanmaz, "Sahadayım" dendiğinde konum yalnız o an bir kez alınır.

Bilmeniz gerekenler

  • Vardiya çizelgesi ve gece vardiyası yoktur; çalışma düzeni haftalık kalıptır.
  • NFC kart okuyucu, turnike ve ortak terminalden başkası adına kayıt yoktur.
  • Konum telefonun bildirdiği konumdur; bu yüzden karekod ya da ofis ağıyla birlikte kullanılması önerilir.
  • Ofis Wi-Fi'ı yalnız Prozence mobil uygulamasında okunur; tarayıcı okuyamaz.
  • Otomatik mesai kaydı Prozence mobil uygulaması 1.7.0 ve üstünü ister; tarayıcı ofise giriş ve çıkışı algılamaz, elle kayıt her zaman yapılabilir. iPhone'da "Her Zaman", Android'de arka plan konum izni gerekir.
17 / İZİN VE BORDRO

İzin talebinden imzalı forma,
onay zinciriyle.

Çalışan iznini telefondan ister; gün sayısı çalışma günü ve resmî tatile göre hesaplanır. Önce yöneticisi, sonra İK onaylar. Onaylı her izin için karekodlu form oluşur. Bordrolar Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı'ndan API ile doğrudan gelir ve tebliğ kaydıyla dağıtılır.

Karekodlu izin formu: bakiye, onay geçmişi ve imza alanları Telefondan izin talebi

  • 13 izin türü

    Yıllık, mazeret, ücretsiz, rapor, evlilik, babalık, doğum, evlat edinme, ölüm, engelli çocuk tedavisi, resmî görev, yol izni ve diğer.

  • Yarım gün

    Sabah ya da öğleden sonra; bakiyeden 0,5 gün düşer, puantajda yarım gün görünür.

  • Yıllık izin bakiyesi

    İşe giriş yıldönümünde kıdeme göre (14, 20, 26 gün) hak eklenir. Formda "bu talepten sonra kalan" gün ve ekipten o günlerde izinli sayısı görünür.

  • Tür kuralları

    Tek seferde en çok gün, yılda kaç kez, bakiyeden düşüp düşmeyeceği ve iş günü ya da takvim günüyle sayım tür tür ayarlanır; iş günü çalışanın kendi çalışma düzeniyle sayılır.

  • Onay zinciri

    Önce yönetici (izindeyse vekili), sonra İK; yöneticisi yoksa doğrudan İK. Kimse kendi iznini onaylayamaz; 2 günden uzun bekleyen talep hatırlatılır.

  • İzin takvimi

    Aylık takvimde izinler türün rengi, simgesi ve adıyla; hafta sonu, resmî tatil ve arife ayrı renkte. Onay bekleyen izin soluk ve kesik çizgili.

  • Onaylayana ekip kapasitesi

    Onay ekranında "Onaylarsanız bu tarihlerde ekipten N / M kişi (%X) izinli olur"; eşik (varsayılan %30) aşılınca "Eşik üstü" uyarısı.

  • Yerine bakan

    İzindeki çalışanın kartında, imzasında, rehberde ve takvimde yerine bakan kişi görünür.

  • Belge ve iptal talebi

    Sağlık raporu gibi belge talebe eklenir. Başlamış onaylı izin için gerekçeli iptal talebi önce yöneticiye, sonra İK'ya gider.

  • Karekodlu izin formu

    A4 form: bakiye öncesi ve sonrası, onay geçmişi, imza alanları; karekod formun geçerliliğini doğrular.

  • İmzalı form teslimi

    İK formun fotoğrafını çeker, karekod okunur, izin kesinleşir; teslim edilene kadar her iş günü hatırlatma.

  • Bordrolarım

    Bordro ilk açılışta e-posta ya da SMS koduyla tebliğ alınır; zaman, yöntem ve belgenin özeti kaydedilir.

  • Prozon Bordro ve Özlük ile entegre

    Prozon'da hazırlanan bordro API ile doğrudan çalışanın Bordrolarım sekmesine düşer; sicil, kimlik numarası ya da e-postayla eşleşir.

  • Özlük kartı eşitleme Yakında

    Personel bilgileri Prozon'dan otomatik gelir; yeni ve ayrılan çalışan iki tarafta birlikte güncellenir.

  • Puantajın Prozon'a aktarımı Yakında

    Onaylı izin ve PDKS saatleri ay sonunda dosya taşımadan doğrudan Prozon bordrosuna gider.

İnce ayrıntılar24 madde

İzin

  • Rapor, doğum, ücretsiz, yol, evlilik, babalık, evlat edinme ve ölüm izni takvim günüyle; diğerleri çalışma günüyle sayılır.
  • Yol izni ücretsizdir, en çok 4 gün, yıllık izinden düşmez.
  • 18 yaş altı ve 50 yaş üstü çalışanda yıllık izin en az 20 gündür.
  • İzin türü şirket takviminde ve rehberde yazmaz; özel türler yetkisi olmayana "Özel izin" görünür.
  • Onaylanan izin puantaja ve bordro aktarımına türüyle düşer.
  • Belgeyi yalnız çalışan, İK ve onaylayan görür; her açılış kayda geçer.
  • Reddedilen talep düzeltilip yeniden gönderilir; arife günü yarım gün sayılır.
  • İzin takviminde herkes kendini, yönetici ekibini, İK ve görüntüleyici bütün şirketi departman süzgeciyle görür; özel türler "Özel izin" olarak görünür.
  • Kapasite aynı departmandaki çalışanlarla hesaplanır; ayrılanlar ve talep sahibi sayılmaz, onaylı ve bekleyen izinler ayrı yazılır. Eşik 0 olunca uyarı kapanır.
  • İzinli kişilerin adlarını İK ve talep sahibinin yöneticisi görür; vekil onaycı yalnız sayıları görür.

Form ve doğrulama

  • Doğrulama sayfası girişsiz açılır; yalnız ad, soyadın baş harfi, tarih ve gün sayısını gösterir.
  • Son onayda çalışana PDF ekli e-posta gider.
  • İmzalı form beklenirken izin "İmzalı form bekleniyor", teslimde "Kesinleşti" olur; bu adım kapatılabilir.

Bordrolarım

  • İK birden çok PDF'i tek seferde yükler; dosya adındaki sicil ya da kimlik numarası ve dönem kişiyi ve ayı bulur.
  • Tebliğ alınmış bordro silinemez; düzeltme ayrı belge olarak eklenir.
  • Kod 6 haneli, 10 dakika geçerli; saatte en çok 5 kod.
  • İK görüntülemesi denetim kaydına yazılır; dönem ve kişi bazında tebliğ durumu, CSV.
  • Bordro şirketin kendi sisteminde duruyorsa dosya yerine bağlantı tanımlanır; kimlik numarasının yalnız tek yönlü özeti saklanır.
  • Bordro hazır ya da güncellenince çalışana bildirim gider; çalışan "Soru / itiraz ilet" ile İK'ya yazar.

Prozon entegrasyonu

  • Bordro API'si şirkete özel anahtarla çalışır; anahtarın yalnız tek yönlü özeti saklanır, ekranda son dört hanesi görünür.
  • Dakikada en çok 120 istek kabul edilir; geçersiz anahtar reddedilir.
  • API ile gelen bordro, elle yüklenenle aynı tebliğ akışından geçer: ilk açılışta e-posta ya da SMS koduyla.
  • İzin, masraf, avans, mesai, yeni ve ayrılan çalışan olayları HMAC imzalı webhook ile bordro sistemine iletilebilir.
  • Başka bordro programları için Logo, Mikro, Luca ve Netsis şablonlu puantaj Excel'i.
18 / MASRAF, AVANS VE HARCIRAH

Fişin fotoğrafını çekin,
gerisi okunur.

Çalışan fişin fotoğrafını çeker ya da PDF'i seçer. e-Arşiv ve e-Fatura karekodu telefonda okunur; karekodsuz fişi yapay zekâ okur. Masraf yöneticiden muhasebeye onay zinciriyle ilerler ve muhasebe programınıza fiş olarak aktarılır.

Yapay zekâ ayrıntısı
Masraf raporu: aylık grafik, departman, kategori ve kişi kırılımı, avans özeti Masraf ekleme: fiş fotoğrafı ve e-Arşiv karekodu

  • Dört yoldan kalem

    Fiş fotoğrafı, fotoğraf ya da PDF dosyası (en çok 10 MB), fişsiz kalem ve harcırah.

  • Önce karekod

    e-Arşiv ve e-Fatura karekodu telefonda okunur; VKN, tarih, belge no, ETTN ve KDV oranına göre tutarlar gelir, fiş dışarı gönderilmez.

  • Yapay zekâyla fiş okuma

    Karekodsuz fişte satıcı, VKN, tarih, belge no, toplam, KDV kalemleri ve kategori önerisi; siz kontrol edip gönderirsiniz.

  • Politika kuralları

    Fişsiz kalem sınırı, kategori limiti, mükerrer ve benzer fiş, fiş tarihi ve hafta sonu; her kural uyarır ya da engeller.

  • Onay zinciri

    Yönetici (izindeyse yerine bakan), tutar eşiğine göre ek onaycılar, muhasebe, ödemeye hazır, ödendi.

  • Tahmini ödeme tarihi

    Şirket açarsa ödemeye hazır masrafta tahmini ödeme günü görünür: ayın belirli günü ya da muhasebe onayından belirli iş günü sonra.

  • Şirket kartı

    Şirket kartıyla ödenen masraf aynı onay zincirinden geçer ve muhasebe onayında kapanır; çalışana iade yapılmaz, bordro dosyasına girmez. Kart son 4 hanesiyle tanımlanır.

  • İş avansı

    Avans aynı zincirden geçer; sınırı aşan talep, şirket izin verirse gerekçeyle bir üst onaycının istisna onayına gider. Masraflar avanstan mahsup edilir.

  • Harcırah

    Yurt içi ve yurt dışı gündelik; ülke grubu, unvan kademesi, kahvaltı ve yemek düşümleri. Tutarı sunucu hesaplar.

  • Muhasebe programına aktarım

    Luca, Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks, Xero ve DATEV ön ayarlı muhasebe fişi; bordro aktarım dosyası.

  • Raporlar

    Departman, kategori ve kişi kırılımı, aylık grafik, harcırah ve avans özeti; Excel.

İnce ayrıntılar32 madde

Kalem

  • KDV oranı %0, %1, %10 ya da %20; iki oranlı fatura iki kalem olur.
  • Para birimleri TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN ve RUB; döviz kalemde belge tarihindeki kur girilir.
  • Kalem bir müşteri kaydına bağlanabilir; hesap kodu ve KKEG işaretini yalnız muhasebe değiştirir.
  • Masraf başına en çok 30 dosya; telefonda fotoğraf okumadan önce küçültülür.
  • Değişmeyen taslak 180 gün sonra fişleriyle silinir.
  • Masraf isteğe bağlı olarak görebildiğiniz açık bir projeye bağlanır; ödemeye hazır olunca proje bütçesinde gerçekleşene yazılır.

Kurallar (varsayılan)

  • Fişsiz kalem sınırı 500 TL; mükerrer belge (ETTN ya da VKN, belge no ve tutar) engellenir.
  • Fiş tarihi kuralı: hesap dönemi içinde (yeni kurulumda varsayılan), son belirli gün ya da sınırsız. Önceki döneme ait fiş "önceki dönem gideri" olarak kabul edilir ya da engellenir.
  • Tarih bu yıldan değilse formda "… yılı, doğru mu?" uyarısı; aynı fişten gelen kalemlerin tarihi birlikte değişir.
  • Aynı fiş dosyası ikinci kez yüklenince ya da aynı tarih ve tutarda başka kalem varsa uyarılır.
  • Uyaran kuralda çalışan açıklama yazarak gönderir; onaycılar açıklamayı görür.
  • Onaycıya 3 gün sonra hatırlatma gider.

Onay ve muhasebe

  • Kimse kendi masrafını onaylayamaz; önceki aşamayı onaylayan, başka muhasebeci varsa muhasebe onayı veremez.
  • Gönderildikten sonra değişen masraf onaylanamaz.
  • KDV oranla uyuşmazsa muhasebe düzeltmeden onaylanmaz; ret gerekçesi çalışana bildirilir.
  • Onaycı onaylar, düzeltme ister ya da reddeder; toplu onay.
  • Ödendi işareti tarih ve yöntemle (havale, bordro, kasa); çalışana "Masrafınız ödendi" bildirimi.
  • Yevmiye: gider, 191 İndirilecek KDV, KKEG'de 689; karşı hesap çalışanın 335 alt hesabı, şirket kartıyla ödenen masrafta kartın hesabı.

Şirket kartı

  • Masraf modülü admini kartı adı, son 4 hanesi, muhasebe hesabı ve kart sahipleriyle tanımlar; tam kart numarası kabul edilmez.
  • Kendisine tanımlı aktif kart olan çalışan masrafta "Kim ödedi?" sorusunu görür; kart tanımlı değilse akış değişmez.
  • Kart masrafı avanstan mahsup edilemez; harcırah ve iş avansında kart seçilemez.
  • Muhasebe fişinde karşı hesap kartın hesabıdır; Excel listesinde Ödeyen ve Şirket kartı sütunları, raporda Ödeyen sütunu vardır.
  • Muhasebe ödeyeni düzeltebilir; değişiklik masrafın geçmişine yazılır.

Dışa aktarım

  • Dört dosya: muhasebe fişi, Excel masraf listesi, fiş görüntüleri (ZIP) ve bordro aktarım dosyası.
  • Her şablonda sütunlar, ayraç, kodlama, tarih biçimi ve fiş gruplama düzenlenir.
  • Aktarılanlar "aktarıldı" işaretlenir, ikinci kez gelmez.
  • İK ve muhasebe olayları imzalı webhook ile Make ya da n8n'e gönderilebilir.

Saklama ve bilmeniz gerekenler

  • Fiş görüntüleri web kökü dışındaki özel klasörde en az 5 yıl (VUK) saklanır; süre dolunca görüntü silinir, kayıt kalır.
  • Görüntüleyici rolü fiş görüntüsünü göremez.
  • Kilometre masrafı ve otomatik döviz kuru yoktur; maliyet merkezi olarak departman kullanılır.
  • Muhasebe programlarına dosyayla aktarılır; doğrudan bağlantı yoktur.
  • Onaylanan masraf şirket bütçesine (Bütçe ve gerçekleşme) düşmez; harcama muhasebeye işlenince aylık mizanla gelir.
19 / PROJELER VE GÖREVLER

Kim neyi ne zamana yapacak,
tek panoda.

Görevler beş sütunlu panoda sürüklenerek ilerler; büyük iş alt görevlere, küçük adımlar kontrol listesine bölünür. Her ay, her hafta ya da her iş günü yinelenen işler tekrarlayan proje olarak bir kez tanımlanır; dönemi gelince proje, görevleriyle birlikte kendiliğinden açılır. Zaman çizelgesi, efor ve proje bütçesi işin takvimde, harcanan sürede ve parada nerede durduğunu gösterir.

Görevlerim: beş sütunlu pano, proje çipleri, alt görev ve "Bekliyor" kilidi Projeler: Planlandı, Devam ediyor, Beklemede ve Tamamlandı

  • Pano ve liste

    Fikirler, Yapılacaklar, Yapılıyor, Yapıldı ve Sonra yapılacak; fareyle, dokunarak ya da klavyeden Taşı menüsüyle. İsteyen tabloda görür.

  • Görevlerim

    Bana atananlar, Açtıklarım ve yöneticide Ekibim. Telefonda Gecikenler, Bugün, Bu hafta ve Sonra grupları; tek dokunuşla tamamlama.

  • Alt görev ve kontrol listesi

    Alt görevin kendi sorumlusu ve tarihi olur (üç kata kadar); kontrol listesi görevin içinde işaretlenen küçük maddelerdir.

  • Önce bitmesi gereken

    Bir görev ötekisi bitmeden Yapılıyor'a geçmez; önceki bitince sorumluya "Artık başlayabilirsiniz" bildirimi gider.

  • Zaman çizelgesi

    Görevler başlangıçtan bitişe çubuk olarak; alt görevler girintili, önce bitmesi gerekenler okla bağlı, kilometre taşları elmasla. Bugün çizgisi; Hafta, Ay ya da Çeyrek; "Tablo olarak göster".

  • Efor

    Süre takibi açık projede tahmini ve harcanan süre, kişi ve görev bazında. Birden çok sorumlu varsa tahmin kişi başına girilir; boş bırakılanlar kalanı eşit paylaşır.

  • Amir onayı

    Başka ekipten birine verilen görev, kişinin doğrudan amiri onaylayınca kesinleşir; ret gerekçesi zorunludur. Şirket kuralı serbest bırakabilir.

  • Tekrarlayan projeler

    Her gün (isterseniz yalnız iş günleri), her hafta, her ay, 3 ya da 6 ayda bir, her yıl. Görevler, sorumlular ve bitişler bir kez yazılır; gelecek dönem açılana kadar görünmez.

  • Proje bütçesi

    Planlanan ve gerçekleşen tutar, onay bekleyenler ve kalan; projeye bağlanan masraf ve satın alma talepleri bütçeye yazılır. %80 ve %100'de proje sahibine ve proje yöneticilerine bildirim gider.

  • Müşteriye göre projeler

    Proje müşteri rehberindeki bir kişiye bağlanır. Listede müşteri süzgeci; müşterinin ayrıntısında projeleri, durumları, açık görevleri ve eforu.

  • Görev görünürlüğü

    Projede üç rol: proje yöneticisi, bütün görevleri gören üye ve yalnız kendi görevini gören üye. Sonuncusu başkasının görevini ve projenin genelini görmez.

  • Bildirim ve özet

    Atama, etiketleme, hatırlatma, gecikme ve tamamlanma. Kişi Hepsi, Yalnız beni ilgilendirenler ya da Günde bir özet arasından seçer; proje sahibine haftalık özet.

  • Performans

    Son 90 gün: tamamlanan, zamanında bitirme oranı, ortalama süre, tahmine göre sapma ve 1–5 değerlendirme. Yalnız proje sahibi, kişinin yöneticisi ve modül admini görür.

  • Raporlar → Projeler

    Proje listesi, kişi yükü, dönemde tamamlananlar ve zamanında oranı; projeye, kişiye ve aya göre efor; CSV. Proje sahibi yalnız kendi projelerini görür.

İnce ayrıntılar35 madde

Görev

  • Çoklu sorumlu, başlangıç–bitiş ve saat, öncelik; bitişten önce hatırlatma (telefon, ulaşmazsa e-posta).
  • Tekrarlayan görev: günlük, haftalık, aylık ya da yıllık; görev Yapıldı olunca sonraki kopya açılır, ay sonu kaymaz.
  • Dosya: PDF, görsel ya da Office, en çok 10 MB, görev başına 20; dosyanın içi türüyle denetlenir.
  • Mesajlar ve geçmiş; mesajda etiketlenen kişi görevi göremiyorsa bildirim almaz.
  • Süre takibi proje ayarıdır, varsayılan kapalı; açıksa görevlere gün gün çalışma süresi yazılır.
  • Talepler'de bir talep tek dokunuşla göreve dönüştürülür; talep kapanınca görev kapanmaz, nota düşer.

Proje

  • Kimler görür: özel, departman ya da ortak. Projesiz görevler kişinin Kişisel projesinde durur.
  • Proje içinde Pano, Liste (görev ağacı), Zaman çizelgesi, Efor (süre takibi açıksa), Etkinlik ve Üyeler ve ayarlar; projeyi takip etme.
  • Durumu proje sahibi, sahibin yöneticisi, proje yöneticisi ve modül admini değiştirir; bütün görevler bitince "Projeyi tamamla" önerilir.
  • Arşivleme ve devretme; yalnız görevi ve bağlı masraf ya da satın alma talebi olmayan proje silinir.

Tekrarlayan proje

  • Dönem projesi dönem başında ya da belirlenen gün kadar önce açılır; görev setinde en çok 50 görev.
  • Bitişler dönemin başına göre yazılır (ör. "sonraki ayın 5'i"); ay kısaysa ayın son günü alınır.
  • Önceki dönemden tamamlanmadan kalan proje güncel listede kırmızı çerçeveyle kalır.
  • "Sonraki dönemi şimdi aç"; seri durdurulur ya da uyarıyla dönemleriyle birlikte silinir.
  • Amir zinciri dışındaki atama seri düzeyinde bir kez onaya gider.

Zaman çizelgesi ve efor

  • Çizelgede kişi yalnız görebildiği görevleri görür; yalnız bitişi olan görev tek gün olarak, tarihsiz görevler altta listelenir.
  • Geciken görev kırmızı ve "!", yapılan "✓" ile işaretlenir; çubuğa tıklayınca görev açılır. Telefonda çizelge kendi kutusunda kayar.
  • Kilometre taşı görev formunda işaretlenir; tekrarlayan görevin sonraki kopyası da kilometre taşıdır.
  • Kişi başına tahmin 0–100.000 dakika; görevin toplam tahmini kişi tahminlerinin toplamının altına düşmez.
  • Süre kaydını yazan kişi ve modül admini düzenler; admin düzenlemesi akışta eski ve yeni süreyle görünür.

Bütçe ve müşteri

  • Bütçe TL olarak girilir; proje sahibi, proje yöneticisi ve modül admini değiştirir, arşivdeki projede değişmez.
  • Gerçekleşen: masrafta Ödemeye hazır ve Ödendi (şirket kartıyla ödenen masrafta Kapandı), satın almada onaydan teslime kadar; onay bekleyenler ayrı. Kuru girilmemiş döviz masrafı ve dövizli satın alma talebi toplama girmez, ayrı gösterilir.
  • Tutarları proje sahibi, proje yöneticileri, modül admini ve masraf ya da satın alma işlem yetkilileri görür; üyeler ve görüntüleyiciler görmez.
  • Eşik bildirimi kişi başına bir kez gider; bütçe değişince eşikler yeniden kurulur.
  • Masrafa ya da satın alma talebine yalnız talep sahibinin görebildiği açık projeler seçilir; projeyi görmeyen onaycı yalnız proje adını görür.
  • Müşteri kayıtları birleştirilince proje bağı kalan kayda taşınır.

Raporlar → Projeler

  • Projeler ve Efor alt sekmeleri; proje durumu ve proje sahibi süzgeçleri; her tablo CSV.
  • Modül admini ve yetki tablosunda rolü olanlar herkesi, amir ekibini, proje sahibi kendi projelerini ve bu projelerdeki kişileri görür; yalnız görülebilen projeler sayılır.
  • Modül admini üyesi olmadığı özel projeleri raporda da görmez.
  • Kişi yükünde açık görev yalnız Yapılacaklar ve Yapılıyor'dur.

Bilmeniz gerekenler

  • Modül Profesyonel pakettedir ve kapalı gelir; Admin açar.
  • Zaman çizelgesinde sürükleyerek tarih değiştirme yoktur; tarihler görev penceresinden değişir. Performans Görevlerim'dedir.
  • Bir görevin tek üst görevi olur; sıra bağlarında döngü kurulamaz.
  • Bugün son günü olan ve geciken görevler Pano'daki Bugün kartında adlarıyla da görünür.
  • Raporlar → Projeler'de müşteri ve bütçe kırılımı yoktur.
20 / ADAY ÖNER VE REFERANS ÖDÜLÜ

Doğru adayı çoğu zaman
ekip zaten tanır.

Çalışan, açık pozisyona tanıdığı birini CV'siyle önerir. CV ve aday bilgisi yalnız İK'ya ve pozisyonun işe alım yöneticisine gider; öneren yalnız aşamayı izler. Aday işe alınıp deneme süresini tamamlarsa öneren, İK onayıyla referans ödülünü alır.

Açık pozisyonlar: ödül rozetleri ve Bu pozisyona aday öner Önerilerim: önerilerin aşaması ve ödül durumu

  • Açık pozisyonlar

    İK pozisyonu departman, aranan nitelikler, son başvuru tarihi, ödül ve işe alım yöneticisiyle açar; çalışan Hizmetler'de ve Bugün ekranında görür.

  • Genel öneri

    Şirket izin verirse belirli bir pozisyon olmadan da aday önerilir; genel önerinin ödülü ayrıca belirlenir.

  • KVKK beyanı

    Öneren, adayın bilgisini ve onayını aldığını işaretlemeden gönderemez. E-postası yazılan adaya aydınlatma e-postası gider.

  • CV'yi kim görür

    CV ve aday bilgisi yalnız İK'ya ve işe alım yöneticisine açılır; öneren gönderdikten sonra CV'yi açamaz. CV Pano'ya ya da duyurulara gitmez.

  • Aşamalar

    Yeni, İnceleniyor, Görüşme, Teklif, İşe alındı, Olumsuz ya da Aday geri çekti; her değişiklik önerene bildirilir.

  • Mükerrer aday

    Aynı e-posta ya da telefonla önceki öneri varsa göndermeden önce uyarılır; ödül ilk önerene aittir.

  • Ödül ve deneme süresi

    Ödül aday işe alınınca bekler, deneme süresi (varsayılan 2 ay) dolunca hak edilir, İK onaylayınca ödenir. Aday deneme süresinde ayrılırsa ödül düşer.

  • Tutar ya da puan

    Ödül TL tutarı ya da öneri-ödül puanı olarak verilir; tutar bordroya aktarılır.

  • Geri çekme ve saklama

    Aday e-postadaki bağlantıyla girişsiz geri çeker, bilgileri hemen silinir. Olumsuz ve geri çekilen önerilerde kişisel bilgiler ve CV varsayılan 12 ay sonra silinir.

İnce ayrıntılar14 madde

Öneri formu

  • Adayın adı, e-posta ya da telefonu, adayla ilişki ve "Neden öneriyorsunuz?" (10–1000 karakter).
  • CV PDF, DOC ya da DOCX, en çok 5 MB; dosyanın içi türüyle denetlenir.
  • Şirket çalışanı aday olarak önerilemez; kişi başına günde en çok 20 öneri.
  • Bağlantı koparsa form dolu kalır, yeniden gönderilir.

Ödül

  • Ödül, aday işe alındığı andaki pozisyon ödülüdür; pozisyonda ödül yoksa ödül satırı görünmez.
  • Deneme süresi şirket ayarıdır (varsayılan 2 ay).
  • Önerilerim'de "Ödülü hak ettiniz · İK onayı bekleniyor", "Ödül onaylandı" ya da "Ödül düştü" yazar.

Gizlilik ve raporlar

  • Adaya giden e-postada veri sorumlusu, işlenen veriler, amaç, hukuki sebep, saklama süresi ve KVKK m.11 hakları yazar.
  • İK, KVKK başvurusu üzerine bilgileri istediği an siler; işe alınan adayın kaydı İK'da sürer.
  • Raporlar'da pozisyon bazında öneri, aşama dağılımı, işe alınan ve ödenen ödül; CV ve aday adı rapora girmez.
  • Modül KVKK işleme envanterinde ayrı satır olarak yer alır.

Bilmeniz gerekenler

  • Modül Profesyonel pakettedir ve kapalı gelir; Admin ya da modül admini açar.
  • Gönderilen öneri düzenlenemez; yanlış bilgi İK'ya yazılarak düzeltilir.
  • Herkese açık kariyer sayfası ve ilan yayınlama yoktur; modül çalışanların önerilerini toplar.
21 / BÜTÇE VE GERÇEKLEŞME

Bütçeyi departmanlar hazırlar,
gerçekleşen muhasebeden gelir.

Her departmanın bütçe sorumlusu yılın bütçesini kalem kalem ve ay ay yazar, varsayımlarını not eder ve onaya gönderir. Bütçe yöneticisi onaylar ya da düzeltme ister; onaylanan departman bütçeleri birleşerek şirket bütçesi olur. Gerçekleşenin tek kaynağı muhasebedir: muhasebe ayda bir mizanı yükler, masraf ve satın alma talepleri bütçeye ayrıca düşmez.

  • Departman bütçesi

    Bütçe sorumlusu departmanının gelir ve giderini kalemlere, 12 aya bölerek yazar: elle, tekrarlayan aylık, tekrarlayan yıllık ya da tek seferlik satır. Varsayım notu onaycıya bütçenin dayanağını anlatır.

  • Onay ve şirket bütçesi

    Bütçe yöneticisi departman bütçesini onaylar ya da notla düzeltme ister. Onaylananlar birleşir; sürüm yürürlüğe alınınca şirket bütçesi olur ve kilitlenir. Yıl içindeki değişiklik revizeyle yapılır, eski sürüm saklanır.

  • Kategori ağacı

    İki kök, Gelir ve Gider; altında istediğiniz kadar alt kırılım ve kalem. Raporlar tutarları yukarı doğru toplar; kalemler muhasebe hesap kodlarına eşlenir.

  • Personel maliyeti

    Brüt ücret, prim, işveren payları ve yan haklar ayrı bileşenlerle hesaplanır ya da toplam işveren maliyeti doğrudan girilir. Zam kuralları, planlı alımlar ve ayrılışlar bütçeye yansır.

  • Ücret gizliliği

    Kişi bazında ücreti yalnız bütçe yöneticisi ve İK yetkilisi görür. Kişi kayıtları şifreli saklanır, liste maskeli açılır ve her görüntüleme kayda geçer; departman sorumlusu yalnız toplamı görür.

  • Ortak giderlerin dağıtımı

    Kira, enerji ve temizlik gibi giderler tek bütçede toplanır; kişi sayısı, metrekare, gelir payı ya da elle yüzdeyle departmanlara dağıtılır. Kuruş kaybı olmaz: payların toplamı her zaman kaynağa eşittir.

  • Muhasebeden gerçekleşen

    Muhasebe ayda bir, muhasebe programından aldığı mizanı ya da büyük defter dökümünü tek dosya olarak yükler (Excel .xlsx ya da CSV). Hesap kuralları satırları kalemlere ve departmanlara eşler; aynı ay yeniden yüklenince yeni dosya öncekinin yerine geçer.

  • Personel gerçekleşeni İK'dan

    İK ayda bir bordro icmalini departman ve bileşen kırılımıyla yükler, gerekirse elle düzeltir. Muhasebe dökümündeki personel hesapları ayrılır; personel maliyeti iki kez sayılmaz.

  • Örnek profiller

    Luca, Logo, Mikro, Netsis, SAP, DATEV, QuickBooks, Xero ve Odoo dökümleri için hazır örnek sütun profilleri; öteki programların dosyası genel biçim ve sütun eşlemeyle okunur. Profili kendi dosyanıza göre düzeltip kaydedersiniz.

  • Sapma ve yıl sonu tahmini

    Raporlar → Bütçe'de sonuç tablosu, sapma (tutar ve yüzde), yıl sonu tahmini, sürüm karşılaştırma ve aylık seyir; ay, çeyrek, yıl ya da yılbaşından bugüne. Excel ve CSV.

  • Excel plan şablonu

    Boş şablon kendi kategori ağacınızla, örnekli şablon kurgusal satırlarla iner. Yüklenen dosya doğrulanır ve ne değişeceği önizlemede gösterilir; hata varsa hiçbir şey yazılmaz, hata raporu iner.

  • Ülkeye göre para birimi

    Bütçe tek bir raporlama para biriminde tutulur; varsayılanı sitenin dil ve ülkesinden gelir (Türkiye'de TRY). Yabancı para tutarları plan kuruyla çevrilir; tutarlar okuyanın dilinde biçimlenir.

  • Ayrıntılı yetki ve denetim kaydı

    Beş rol: bütçe yöneticisi, muhasebe yetkilisi, İK yetkilisi, departman bütçe sorumlusu ve izleyici. Her değişiklik önceki ve sonraki değeriyle değiştirilemez denetim kaydına yazılır. Teknik Admin bütçe verisini kendiliğinden görmez.

İnce ayrıntılar46 madde

Hazırlama ve onay

  • Dönem takvim yılıdır; ilk sürüm "İlk bütçe", yıl içindeki her revize ayrı bir sürümdür. Bir dönemde aynı anda tek sürüm hazırlıkta olur.
  • Departman başına tek bütçe sorumlusu; Prozence organizasyon şemasından öneri yapar, atamayı bütçe yöneticisi yapar.
  • Kimse kendi departmanının bütçesini onaylayamaz; düzeltme isteğinde not zorunludur.
  • İş akışları modülündeki Bütçe ikinci onayı şablonu açıksa (kapalı gelir) onaylanan departman bütçesi seçilen ikinci onaycıya gider; karar Bütçe ekranında verilir.
  • Eksiklerle yürürlüğe alınan sürümde onaylanmamış departman şirket bütçesine girmez ve "Hariç" görünür.
  • Yeni dönem, geçen yılın yürürlükteki sürümünden satırlar, varsayım notları ve dağıtım anahtarları kopyalanarak açılabilir.
  • Onaya gönderme, düzeltme, onay ve yürürlük ilgililere bildirim olarak gider; muhasebeye ayın belirlenen gününde (varsayılan 10) gerçekleşme hatırlatması gider.

Kategoriler ve hesap kodları

  • Ağaç en çok 20 düzey ve toplam 5.000 kalem ve kırılım olabilir; satır yalnız en alt düzeydeki kaleme yazılır.
  • Kayıtlı bir kaleme alt kırılım eklenince kayıtları, tutarlar değişmeden yeni "— diğer" alt kalemine taşınır.
  • Taşıma, birleştirme ve pasifleştirme; Gelir ile Gider arasında taşıma yapılmaz, kaydı olan kalem silinmez.
  • Bir kalem birden çok hesap kodundan beslenir: tam kod ya da önek (ör. 770.02 ile başlayan bütün alt hesaplar). Önce tam kod, sonra en uzun önek, sonra öncelik uygulanır.
  • Türkiye tek düzen hesap planı için çift sayımı önleyen hazır "yok say" setleri (7/A ve 7/B); muhasebe yetkilisi denetleyip ekler.

Personel maliyeti

  • Bileşen türleri: kişiye girilen aylık tutar, herkese aynı aylık tutar, oran (taban ve tavanla, ör. SGK tavanı) ve tek seferlik ödeme.
  • Türkiye ve Genel şablonları yalnız bileşenleri kurar; oranlar boş gelir, değerleri kaynağıyla siz girersiniz. Teşvikler kapalı gelir.
  • Kişi Ayrıntılı ya da Toplam işveren maliyeti kipinde girilir; iki kip aynı departmanda birlikte kullanılır.
  • Zam şirket, departman ya da kişi için belirli bir aydan uygulanır; farklı aylardaki zamlar bileşiktir, önizlemede önce ve sonra görünür.
  • Departman sorumlusu ücret görmeden alım önerir; İK ücreti doldurunca planlı alım bütçeye girer, kişi işe başlayınca çalışana bağlanır.
  • Bordro programından dosyayla aktarım (XLSX ya da CSV); kimlik numarası sütunu okunmaz ve saklanmaz.
  • Personel tutarını görmeyen rollerde personel kalemleri raporda tek "Gizli" satırında birleşir.

Ortak gider dağıtımı

  • Kalem başına anahtar ve yedek anahtar; asıl anahtarın toplamı sıfırsa yedek kullanılır, o da sıfırsa tutar "Dağıtılamayan" olarak şirket düzeyinde kalır.
  • Metrekare ve elle yüzde değerleri belirli bir aydan geçerli olur (ör. Temmuz'da ofis değişimi); elle yüzdelerin toplamı %100 olmalıdır.
  • Küsurlar en büyük kalan yöntemiyle dağıtılır: 100,00 TL kira, 3, 3 ve 1 kişilik departmanlara 42,86 + 42,86 + 14,28 olarak bölünür.
  • Departman sorumlusu ortak giderlerden kendi payını "Dağıtılan ortak gider" olarak görür.

Gerçekleşme yüklemesi

  • Dosya en çok 10 MB ve 50.000 satır; yalnız .xlsx ve .csv kabul edilir, formüller çalıştırılmaz.
  • Sihirbaz: dosya, profil ya da sütun eşleme, önizleme ve uygulama. Önizleme 24 saat saklanır.
  • Her yüklemede mutabakat: dosyadaki satırlar = eşlenen + yok sayılan + eşlenmemiş + atlanan; adet ve tutar olarak.
  • Borç ve alacak sütunları ya da işaretli tek tutar; aylık, kümülatif ya da çok aylı dosya.
  • Departman masraf merkezinden, hesap kodunun bir parçasından, boyut sütunundan ya da sabit kuralla bulunur; eşlenmemiş satırlar ayrı ekranda eşlenir.
  • Aynı ay yeniden yüklenince önceki yükleme saklanır; yüklemeyi yalnız bütçe yöneticisi gerekçeyle geri alır.
  • Luca, Logo, Mikro, Netsis ve Odoo profillerinin sütun adları gerçek bir dosyayla doğrulanmadı; önerileri kendi dosyanızda kontrol edin.
  • Sütun profilleri ekranda düzenlenir, çoğaltılır ve örnek bir dosyayla denenir; şirket başına 20 profil.
  • Eşlenmemiş satırlar tek tek, sayfa sayfa ya da bir hesabın bütün satırlarıyla eşlenir; istenirse eşleme hesap kuralı olarak da kaydedilir.
  • Personel gerçekleşenini İK girmeye başlayınca muhasebe dökümündeki personel satırları "Personel — İK girer" olarak ayrı gösterilir; İK kendi yüklemesini gerekçeyle geri alabilir.
  • Kullanılmış sütun profili silinmez, arşivlenir; o profille yapılmış yüklemeler etkilenmez. Satırdan kural kaydederken bir önekle başlayan bütün hesaplar için tek kural yazılabilir (ör. 770.05).

Yetki ve denetim kaydı

  • Bütçe kendi yetki kaydını kullanır; Yönetim'deki modül yetki tablosu bütçe verisine erişim vermez.
  • Roller departman, kalem dalı, personel düzeyi (yok, toplam ya da ayrıntı) ve dışa aktarma izniyle daraltılır; bir kişinin neyi gördüğü Yetkiler'de tek tabloda görünür.
  • Kapsamı daraltılmış kişi raporlarda yalnız kendi kapsamının toplamını görür; kapsamı dışındaki departman ve kalemler hiçbir yanıtta yer almaz.
  • Teknik Admin, rolü yoksa yalnız rol sahiplerinin adlarını görür; modülde bütçe yöneticisi yokken ilk atamayı bir kez yapar. Küçük şirkette ikisi aynı kişi olabilir; ekranda uyarı çıkar, kayıtlarda işaretlenir.
  • Acil erişim: gerekçe ve ikinci adım doğrulaması, 24 saat bekleme (bütçe yöneticileri bildirim alır ve reddedebilir), sonra 7 gün geçerli rol.
  • Denetim kaydı uygulamadan düzenlenemez ve silinemez; varsayılan 10 yıl saklanır, süzülür ve CSV olarak indirilir.
  • Kayıtlar zincirle bağlıdır: "Zinciri doğrula" sonradan değiştirilen ya da silinen kaydı yakalar; bütçe yöneticilerine haftalık denetim özeti e-postası gider.

Bilmeniz gerekenler

  • Modül Profesyonel pakettedir ve kapalı gelir; teknik Admin ilk açılışı yapar, sonrasını bütçe yöneticisi yönetir.
  • Masraf ve satın alma talepleri şirket bütçesine düşmez; gerçekleşenin tek kaynağı muhasebe yüklemesidir. Projeler ve görevler'deki proje bütçesi ayrıdır.
  • Muhasebe ve bordro programlarına doğrudan bağlantı yoktur; aktarım dosyayladır.
  • Kur farkı değerlemesi, nakit akışı ve bilanço bütçesi yoktur; yabancı para plan kuruyla çevrilir.
  • Kategori, bileşen ve departman adları yazdığınız gibi kalır, çevrilmez; ekranlar uygulamanın 9 dilindedir.
22 / İŞ AKIŞLARI

Tekrarlanan işler
kendiliğinden yürür.

Yeni çalışan, ayrılan çalışan, eşiği aşan satın alma, ay sonu kapanışı, görev ve ücret değişikliği, belge bitişi ve bütçe ikinci onayı: yedi hazır şablon, her biri tetikleyici → koşul → onay → işlem → bildirim düzeninde çalışır. Şirket kod yazmaz; şablonu açar, eşiğini, kişilerini, sürelerini ve metinlerini doldurur. Onayı olan işlerde karar yine o işin kendi ekranında verilir; aynı karar iki yerde istenmez.

  • Yedi hazır şablon

    Yeni çalışan, ayrılan çalışan, satın alma ek onayı, ay sonu kapanışı, görev ve ücret değişikliği, belge ve sertifika bitişi, bütçe ikinci onayı. Her biri ayrı açılır; kapalı şablon hiçbir modülün davranışını değiştirmez.

  • Yeni çalışan

    Çalışan kaydı açılınca BT'ye hesap ve cihaz, idari işlere çalışma alanı görevi açılır; işe alışma modülü açıksa süreç başlatılır ve akış ona bağlanır. Hazırlık bitince yöneticiye ve İK'ya bildirim gider.

  • Ayrılan çalışan

    "Ayrıldı" işaretlenince erişimleri kapatma görevi açılır; açık zimmet, açık avans ve onay bekleyen masraf aynı anda kontrol ettirilir. Bildirimlerde tutar yazmaz.

  • Satın alma ek onayı

    Eşiği (varsayılan 50.000 TL) aşan talep yönetim onayından sonra tek ek onaycıya gider; döviz kalemli talep eşiği aşmış sayılır. Teslimde zimmet sorumlusuna demirbaş görevi açılır.

  • Ay sonu kapanışı

    Ayın son 3 iş günü 09.30'da onaysız masraf, eksik mesai ve bekleyen izin kişi başına tek bildirimle hatırlatılır; hepsi kapanınca bordro aktarımı ve bütçe gerçekleşme görevleri açılır.

  • Görev ve ücret değişikliği

    Yönetici unvan, departman, yönetici ya da ücret değişikliği ister; İK inceler, yönetim onaylar, %20 ve üstü artışta ikinci onay alınır. Yürürlük tarihinde kayıt güncellenir, bordroya görev açılır.

  • Ücret gizliliği

    Tutar şifreli saklanır ve akış bittikten 90 gün sonra silinir. Teknik Admin ve çalışanın kendisi tutarı göremez; her görüntüleme denetim kaydına yazılır. Bildirimde, görevde ve e-postada tutar yoktur.

  • Belge ve sertifika bitişi

    Ehliyet, İSG eğitimi, ilk yardım, mesleki yeterlilik ve öteki belgelerin bitişine 60 / 30 / 7 gün kala sorumluya görev ve hatırlatma. Dosya saklanmaz, yalnız bitiş tarihi tutulur. Sağlık raporu türü kapalı gelir.

  • Bütçe ikinci onayı

    Bütçe yöneticisinin onayından sonra departman bütçesi seçilen ikinci onaycıya gider. Kapalı gelir; yalnız bütçe yöneticisi açar ve yönetir.

  • Onay tek yerde

    Satın alma ek onayı Satın alma ekranında, bütçe ikinci onayı Bütçe'de verilir; iş akışı yalnız kimin onaylayacağını belirler ve işi izler. İş akışının kendi onay ve görevleri Bugün ekranında ve zilde görünür.

  • Geçmiş, hatalar ve müdahale

    Her akış adım adım izlenir; hatalı adım yeniden denenir, atlanır, devredilir ya da akış gerekçeyle iptal edilir. Kişi bulunamazsa adım yedeğe, o da yoksa akış sorumlusuna düşer; onay hiçbir zaman kendiliğinden verilmez.

  • Denetim kaydı

    Şablon açma, ayar yayımlama, karar, devir, atlama, iptal ve yetkisiz denemeler değiştirilemez kayda yazılır; CSV indirilir. Kayıtta tutar ve kişisel veri yoktur.

İnce ayrıntılar33 madde

Şablon ayarları

  • Ayarlar eşik, kişiler, süreler, metinler ve isteğe bağlı adımlardır; şablonun adım sırası ve koşulları ekrandan değiştirilmez.
  • "Kaydet ve yayımla" her ayarı yeni bir sürüm yapar; süren akışlar başladıkları sürümle biter. Ayar taslak olarak da saklanır.
  • Dene: gerçek bir kayıt için akışın hangi adımının kime gideceği görülür; görev açılmaz, bildirim gitmez.
  • Metinlerde {calisan}, {tarih}, {no}, {ay} gibi yer tutucular; tutar ve kişisel veri yer tutucusu kabul edilmez. Metin en çok 300 karakter.
  • Hatırlatma sıklığı 1–7 iş günü, en çok 0–5 hatırlatma; son hatırlatma akış sorumlusuna da gider.
  • Her şablonda en çok 10 akış sorumlusu; şablonunki yoksa genel akış sorumlusu kullanılır.
  • Eklenti güncellemesi şablonun yapısını değiştirirse kartta "Şablonun yeni sürümü var" rozeti çıkar; yeniden yayımlayınca alınır.

Şablon kuralları

  • Yeni çalışan: BT / idari son tarihi başlangıçtan 2 iş günü önce (−10…0); işe giriş tarihi 60 günden eskiyse görev açılmadan biter; 30 günde bitmezse akış sorumlusuna bildirim.
  • Ayrılan çalışan: erişim görevi süreçteki "Hesapları kapat"a bağlanır; son iş günü işe alışmanın kabul ettiği aralıkta değilse süreç adımı atlanır, akış sürer. "Ayrıldı" işareti kaldırılırsa akış iptal edilir.
  • Satın alma: zincir talep açıldığı anda sabitlenir; talep sahibi ve yönetim onayını veren ek onayı veremez; ek onaycı ayrılmışsa yedeğe, o da yoksa satın alma modül adminine düşer. Teslim 120 günde gelmezse bildirim.
  • Ay sonu: son kaç iş günü (1–5), hatırlatma saati, en geç kapanış (sonraki ayın 1. iş günü 12.00) ve bordro aktarımı son tarihi (1–10. iş günü) ayarlanır; iş günleri İzin ayarlarındaki takvime ve resmî tatillere göre sayılır.
  • Görev ve ücret değişikliği: talebi yönetici, yöneticisinin yöneticisi, İK ya da Admin açar; yürürlük bugün ile 180 gün arası; gerekçe en az 20 karakter; mevcut ücret yoksa İK girer, girilmediyse güvenli tarafta kalınır ve ikinci onay istenir.
  • Belge bitişi: uyarı günleri büyükten küçüğe; bitiş ileri alınınca görev kapanır ve sayım baştan başlar; CSV ile toplu yükleme (sicil;tür;bitiş; en çok 2.000 satır / 512 KB) ve indirme.
  • Bütçe ikinci onayı: en çok 2 ikinci onaycı (bütçe yöneticisi ya da izleyici rolü şart); kapsam bütün ya da seçili departmanlar, ortak giderler ayrı kutuyla; ikinci onaycı ilk onaylayan, gönderen ya da departman sorumlusu olamaz.

Görev ve bildirim

  • Görevler sırayla Talepler'de (BT / İdari kategorisi), Görevlerim'de, olmazsa iş akışı görevi olarak açılır; talep çözülünce ya da görev "Yapıldı" olunca akışta kendiliğinden tamamlanır.
  • Aynı kayıt için ikinci akış açılmaz; işe alışma süreci açıksa iş akışı ayrıca görev açmaz, sürece bağlanır.
  • Adımın atananı ayrılırsa adım yöneticisine, üst yöneticisine, akış sorumlusuna ya da Admin'e devredilir; görev ve ücret değişikliğinde devir yoktur, akış hatalı olur.
  • Siz izindeyken yerinize bakan kişi de karar verebilir.
  • Geçici hatalar 5 dakikadan 12 saate uzayan aralıklarla en çok 6 kez kendiliğinden yeniden denenir.
  • Modül kapatılırsa süren akışlar askıya alınır; yeniden açılınca kaldıkları yerden sürer.

Yetki ve gizlilik

  • Roller: modül admini, işlem yetkilisi ve görüntüleyici (Yönetim'deki yetki tablosu); akış sorumlusu (şablon ayarı); bütçe yöneticisi (yalnız bütçe ikinci onayı); sağlık yetkilisi (belge şablonu ayarı).
  • Ücret tutarını yalnız talep eden ve akışın adımlarına atananlar açar; teknik Admin, modül admini, akış sorumlusu ve görüntüleyici yalnız özet ve ilerleme görür; çalışanın kendisi akışı hiç görmez.
  • Sağlık raporu türü KVKK md. 6 onay kutusu ve en az bir sağlık yetkilisiyle açılır; satırları yalnız seçilen İSG yetkilisi, işyeri hekimi ve İK görür; Admin ve modül admini göremez.
  • Akış kayıtlarında, bildirimlerde ve denetim kaydında ad, e-posta, telefon, kimlik numarası, sağlık bilgisi ve tutar tutulmaz; adlar okuyanın yetkisine göre gösterilir.
  • Denetim kaydı varsayılan 5 yıl (1–20), biten akışlar 24 ay (1–120) saklanır; denetim kaydını okumak da kayda geçer.
  • Geri dönüş denetimi: eklentiyi eski sürüme döndürmeden önce ek onayda bekleyen satın alma ve ikinci onayda bekleyen bütçe sayılır.

Bilmeniz gerekenler

  • Modül Profesyonel pakettedir; 14 günlük denemede öteki özellikler gibi açıktır. Modül ve her şablon kapalı gelir; açılana kadar hiçbir modülün davranışı değişmez.
  • Yalnız hazır şablonlar vardır; serbest akış çizici ve koşul düzenleyici yoktur.
  • İzin onay zincirine ve masrafa iş akışından onaycı eklenmez; masrafın ek onayı Masraf ayarlarındaki eşiklerle sürer.
  • Satın almada kur yoktur: eşik TL toplamına bakar, dövizli talep eşiği aşmış sayılır.
  • Zamanlı işler sitenin zamanlayıcısıyla çalışır; trafiği az sitede birkaç saat gecikebilir. Son tarihler gün düzeyindedir.
  • Ay sonu kapanışı çok şirketli hesapta site başına tek akış açar.
  • Geçmiş listesinin CSV'si yoktur; denetim kaydının vardır.
23 / SOHBET

Şirket içi yazışma,
Prozence'in içinde.

Çalışanlar birebir, grupta ve departman konuşmalarında yazışır; isterseniz şirket geneli için "Tüm şirket" kanalı açılır. Google hesabı bağlamak gerekmez. Görüntülü görüşme gerektiğinde sohbetten Google Meet ya da Microsoft Teams toplantısı başlatılır.

Sohbet: Satış departman grubunda PDF eki, bahsetme, alıntıyla yanıt, tepki, okundu bilgisi ve toplantı bağlantısı

  • Birebir ve grup

    Birebir konuşma; adı ve rengi olan gruplar. Grup yöneticisi üye ekler ve çıkarır; son yönetici ayrılırsa yöneticilik en eski üyeye geçer.

  • Departman grupları

    Üyelik departmandan gelir: departmanı değişen kişi eski gruptan kendiliğinden çıkar, yenisine girer; ayrılan kişi düşer.

  • "Tüm şirket" kanalı

    Şirketin bütün çalışanları üyedir; isterseniz kanala yalnız yetkililer yazar, herkes okur.

  • Yanıt, tepki ve anma

    Alıntıyla yanıt, yedi emojilik tepki ve kişiyi adıyla anma. Kendi iletinizi 15 dakika içinde düzenler ya da silersiniz.

  • Okundu ve yazıyor

    Birebirde tek ve çift tik, grupta "N kişi okudu" ve okuyanların listesi; karşı taraf yazarken "yazıyor…".

  • Dosya ve görsel

    JPEG, PNG, WebP ve PDF eki; boyut sınırını şirket belirler (varsayılan 10 MB). Ek yalnız konuşmanın üyelerine açılır.

  • Toplantı başlat

    Google Meet ya da Microsoft Teams toplantısı sohbetten açılır; bağlantı konuşmaya ileti olarak düşer, üyeler "Katıl" ile girer.

  • Bildirimler

    Birebir ve grupta her ileti, departman grubunda ve kanalda yalnız sizden bahsedildiğinde telefon bildirimi. Konuşmayı sessize alabilir, mesai saatleri dışında bildirimleri susturabilirsiniz.

  • Google Chat da yerinde

    Google Chat kullanan şirkette Google Chat, Sohbet panelinde ayrı bir sekme olarak kalır; Admin kapatabilir.

  • KVKK için hazır

    Saklama süresi (varsayılan 1 yıl), aydınlatma metni şablonu, çalışana ilk açılışta bilgi notu, kişinin kendi iletilerini dışa aktarması ve kötüye kullanım bildirimi.

İnce ayrıntılar13 madde

Gizlilik ve saklama

  • Yönetici okuma varsayılan kapalıdır. Açılırsa üye olunmayan konuşmaları yalnız Admin ve Denetçi okur; her okuma denetim kaydına yazılır.
  • Uçtan uca şifreleme yoktur; aydınlatma metni şablonu bunu ve yönetici okumanın durumunu açıkça yazar.
  • Saklama 3 ay, 1 yıl, 3 yıl ya da süresiz; süresi dolan iletiler ekleriyle birlikte her gece silinir.
  • Ekler web dışı klasörde durur; bağlantı süreli ve kişiye özeldir, her indirmede üyelik yeniden sorulur.
  • Ayrılan çalışanın erişimi kapanır; iletileri kalır, adı "Ayrılan çalışan" olarak görünür.

Kim kullanır

  • Admin kimlerin kullanacağını seçer: herkes, seçili departmanlar ya da seçili kişiler.
  • Yetkiler Yönetim'deki tablodan verilir: modül admini ve işlem yetkilisi.
  • Çok şirketli grupta herkes yalnız kendi şirketinin konuşmalarını görür; başka şirketten biriyle birebir konuşma açılmaz.

Bilmeniz gerekenler

  • Görüntülü ve sesli görüşme, ekran paylaşımı ve sesli mesaj yoktur; toplantı Google Meet ya da Microsoft Teams'te yapılır.
  • Google takvim bağlantısı hizmet hesabıyla kuruluysa Meet bağlantısı kendiliğinden oluşur; değilse toplantı yeni sekmede açılır ve bağlantı sohbete yapıştırılır. Teams'te bağlantı her zaman yapıştırılır.
  • Açık konuşma birkaç saniyede bir yenilenir; anlık itme yoktur. Mobil uygulama arka plandayken yeni iletiyi telefon bildirimi haber verir.
  • Arama yalnız üyesi olduğunuz konuşmalarda yapılır ve en çok 30 sonuç gösterir.
  • Modül Profesyonel pakettedir ve kapalı gelir; Admin açar.
24 / YÖNETİM, YETKİ VE RAPORLAR

Kim neyi görür, kim neyi onaylar:
tek tabloda.

Her modülün yöneticisi, işlem sorumlusu ve izleyicisi tek bir yetki tablosunda belirlenir. Kimin neyi ne zaman değiştirdiği günlükte durur. Raporlar CSV ve Excel olarak indirilir.

Modül yetkileri: modül yöneticisi, işlem sorumlusu ve görüntüleyici Analitik: yeni kayıtlar, kart görüntülenme ve rehbere kaydetme

  • Modül modül yetki

    Modül yöneticisi, işlem sorumlusu ve görüntüleyici; hazır paketler (İK, İdari işler, Resepsiyon, İSG) ve değişiklik günlüğü.

  • Tek oturum açma

    Google, Microsoft Entra ID ve SAML 2.0; SCIM 2.0 ile kullanıcı hazırlama.

  • Giriş güvenliği

    Telefonla giriş onayı ya da doğrulama uygulaması; ikinci adım isteğe bağlı, yetkili hesaplara (varsayılan) ya da herkese zorunlu.

  • Dizin eşitlemesi

    Yeni gelen, ayrılan ve değişen çalışanlar önizlemeyle gelir; siz onaylayınca uygulanır.

  • Çok şirketli grup

    Aynı kurulumda 20 ek şirket: ayrı logo, alan adı, ofisler ve aydınlatma metni.

  • 9 dil

    Türkçe, English, Deutsch, Español, Français, Italiano, Português, Русский ve Azərbaycanca.

  • Analitik ve raporlar

    Kart, imza, fuar, izin, mesai ve puantaj, masraf, talep, ziyaretçi, proje ve bütçe raporları; CSV ve Excel.

  • API ve webhook

    Genel REST API, API anahtarları ve HMAC imzalı webhook; Make, Zapier ve n8n ile.

  • Kurulum sihirbazı

    Beş adımda şirket, görünüm, giriş ve çalışanlar; sistem durumu ekranı eksikleri gösterir.

  • Bildirimler

    Telefon bildirimi, ulaşmazsa iş bildirimleri için e-posta yedeği ve haftalık özet; her biri alıcının dilinde.

İnce ayrıntılar16 madde

Raporlar

  • Modül başına sekme; dönem bu ay, geçen ay, son 3 ay, son 12 ay, bu yıl ya da geçen yıl.
  • Herkes "Benim raporlarım"da kendi verisini görür; yönetim görünümü yalnız yetkisi olanlara.
  • Rolü olmayan departman yöneticisi masraf, izin, mesai ve projelerde yalnız ekibini görür.
  • Her tablo CSV; özel izin türleri yetkisi olmayana "Özel izin" olarak birleşir.

API ve entegrasyon

  • Genel REST API: çalışanlar, departmanlar, izinler, aylık puantaj, duyuru yayınlama ve bildirim.
  • API anahtarı başına yetki ve bitiş tarihi; anahtar yalnız oluşturulurken bir kez gösterilir.
  • İK olay webhook'ları: izin, masraf, avans, mesai, yeni ve ayrılan çalışan, zimmet ve talep; HMAC imzalı.
  • SCIM 2.0 ile Entra ID ve Okta'dan çalışan açma, güncelleme ve kapatma.

Giriş güvenliği

  • Telefonla onayda tarayıcıdaki sayı telefonda seçilir, yüz ya da parmak iziyle onaylanır.
  • Doğrulama uygulaması 6 haneli kod üretir; 10 tek kullanımlık yedek kod verilir.
  • Zorunlulukta son tarihe kadar hatırlatma şeridi; sonra ikinci adım eklenmeden uygulama açılmaz. Son tarih boşsa ilk kullanımdan 14 gün sonra.
  • Onaylanan tarayıcı varsayılan 30 gün hatırlanır; e-posta giriş kodu 10 dakika geçerlidir, yanlış deneme süreyi uzatmaz.

Yetki

  • Her modülde modül yöneticisi, işlem yetkilisi, görüntüleyici ve departmana rol.
  • Çalışan kendi yetkilerini ve hangi bilgilerinin kime göründüğünü Profil, Yetkilerim'de görür.
  • Yönetim ekranları Türkçedir; çalışan uygulaması 9 dilde.
  • Bütçe ve gerçekleşme kendi rollerini kullanır; bütçe verisine erişimi bütçe yöneticisi verir, teknik Admin kendiliğinden görmez.
ENTEGRASYONLAR

Kullandığınız araçlarla
birlikte çalışır.

Bağlantı sihirbazı gereken izinleri adım adım kurar ve zararsız bir okumayla dener.

E-posta ve dizin

  • Google Workspace
  • Microsoft 365
  • Zoho Mail
  • Yandex 360
  • IMAP

CRM

  • HubSpot
  • Salesforce
  • Dynamics 365
  • Zoho CRM
  • Pipedrive
  • Bitrix24
  • Odoo

Mesajlaşma ve toplantı

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Chat
  • Zoom
  • Google Takvim

Giriş, cüzdan ve API

  • SAML 2.0 ve SCIM 2.0
  • Microsoft Entra ID
  • Apple ve Google Wallet
  • REST API ve webhook
  • Make, Zapier, n8n
PROZENCE BY PROZON

İş yerinizin
yeni ortak noktası.

İnsanlarınızı, markanızı ve günlük işlerinizi aynı yerde buluşturun. 14 gün ücretsiz, kredi kartı olmadan.

14 gün ücretsiz deneyin Demoyu gezin
iPhone, Android ve Mac uygulamalarımızı indirin
App Store'dan indirinGoogle Play'den alınMac App Store'dan indirin
Mac ve Windows uygulamalarıWordPress.org'da ücretsiz eklenti