Personel dosyası,
tek kişi kartında.
Özlük, Prozence'teki çalışan kaydının İK görünümüdür. Unvan, departman ve işe giriş gibi bilgiler zaten çalışan kaydından gelir; özlük yalnız eksik olanı ekler: kimlik ve iletişim bilgileri, eğitim, IBAN, ücret geçmişi, belgeler ve sertifikalar.
Profesyonel ve Kurumsal paketlerde. Modül varsayılan kapalıdır; Admin açar ve rolleri verir. Ekranlardaki kişiler kurgusaldır.
Bir çalışan,
tek kart, düzenli sekmeler.
İK kişi kartını açtığında başlıkta ad, unvan, departman, yönetici, sicil ve kıdem görünür; altında Özet, Özlük bilgileri, Görev tarihçesi, Belgeler, İzin–mesai–zimmet ve İşlem kaydı sekmeleri. Eksik bilgi ve karar bekleyen talepler en üstte uyarı olarak çıkar.
Özlük dosyam
Çalışan kendi dosyasını görür: T.C. kimlik no ve IBAN maskeli, kendi tam değerini açması kayda geçer.
Değişiklik talebi
Adres, kişisel iletişim, medeni hal, IBAN, eş, çocuk, yeni mezuniyet; İK onaylar ya da gerekçe yazarak reddeder. Kimse kendi talebine karar veremez.
Çalışanlar
Kart ızgarası ya da liste; ad, unvan ve sicil araması, departman, ofis ve durum süzgeci, eksik bilgisi olanlar.
Bağlı modüller
İzin kalanı, puantaj ve açık zimmetler kartta görünür — yalnız bakanın o modülde zaten görebildiği kadar.
Yönetici özeti
Şirket açarsa yönetici ekibinin özetini görür; ücret, IBAN, kimlik no, adres ve hassas kayıt bu özette hiç yoktur.
İşlem kaydı
Kim, hangi kayıtta, ne zaman, hangi alanı değiştirdi; değerlerin kendisi kayda yazılmaz.
Özlük bilgileri, görev ve ücret,
doğrulanarak ve tarihçesiyle.
Alanlar girilirken denetlenir: T.C. kimlik no algoritmayla, IBAN mod-97 ile, doğum tarihi yaşla. Görev ve ücret değişiklikleri üzerine yazılmaz; yürürlük tarihli yeni satır olarak eklenir.
Kişisel bilgiler
Kimlik, uyruk, doğum tarihi ve yeri, iletişim, adres, eğitim, askerlik (muafiyet nedeni tutulmaz) ve SGK bilgileri; eş ve çocuklar.
IBAN
Maskeli gösterilir, tam hâli ayrı istekle 30 saniye açılır. Önceki IBAN varsa değişiklik 48 saat bekler; bu sürede eskisi geçerlidir.
Görev tarihçesi
Unvan, departman, yönetici, sözleşme ve çalışma şekli yürürlük tarihiyle; ileri tarihli değişiklik günü gelince uygulanır.
Ücret geçmişi
Brüt / net, para birimi ve gerekçe şifreli; yalnız Ücret yetkilisi görür, tutarları açmak ayrıca kayda geçer.
Deneyim, yetkinlik, yabancı dil
Önceki iş yerleri, yetkinlik düzeyleri ve dil seviyeleri (CEFR); çalışan da talep edebilir.
İzin ve kıdem referans tarihi
Gerekirse işe girişten farklı bir tarih girilir; yıllık izin hakedişi bu tarihe göre hesaplanır.
Belgeyi isteyin,
çalışan telefondan yüklesin.
İK tek kişiden ya da birden çok kişiden belge ister; çalışan telefondan yükler, İK onaylar ya da gerekçeyle reddeder. Yeni sürüm eskisini silmez. Zorunlu belge şablonu kimde neyin eksik olduğunu, geçerlilik tarihi de neyin yenilenmesi gerektiğini gösterir.
Kategoriler
Kimlik, ikametgâh, diploma, askerlik, SGK hizmet dökümü, iş sözleşmesi, ehliyet, sertifika, banka hesap belgesi; adli sicil, sağlık ve engellilik raporu hassas sınıfta. Şirket kendi kategorisini ekler.
Zorunlu belgeler
Kategori, departman ve unvana göre şablon; işe girişten belirli gün sonra eksik sayılır. Çalışanlar listesinde "Eksik belgesi olanlar" süzgeci.
Geçerlilik hatırlatma
Bitişten 60, 30 ve 7 gün önce (sertifikada 90, 30, 7) çalışana bildirim, İK'ya özet.
Sertifikalar
Ad, tür, veren kurum, numara, veriliş ve bitiş; isteğe bağlı doğrulama adresi (yalnız https, kopyalanır, açılmaz).
Güvenli açma
Önizleme ve indirme 5 dakikalık, tek kullanımlık, kişiye ve oturuma bağlı bağlantıyla; her açılış kayda geçer.
Telefondan yükleme
PDF, JPEG ya da PNG; fotoğraf yüklemeden önce telefonda küçültülür ve konum bilgisi silinir.
Barkodlu belge gerçek mi?
Cevabı e-Devlet verir.
Yapay zekâ bir belgenin gerçek olduğunu kanıtlayamaz; Prozence bunu iddia etmez. Prozence barkodu okur, tutarsızlıkları işaretler ve İK'yı resmî doğrulama sayfasına götürür. Gerçeklik, e-Devlet'ten alınan resmî kopyayla yapılan karşılaştırmadan anlaşılır.
1. Barkod okunur
PDF'in metninden barkod numarası, fotoğraftan karekod tarayıcıda okunur. Bu adımda yapay zekâ kullanılmaz.
2. Şüphe işaretleri
Ad, kimlik no ya da doğum tarihi özlükle uyuşmuyorsa, belge eskiyse, süresi dolmuşsa ya da PDF sonradan değiştirilmişse İK'ya işaret çıkar. İşaret karar değildir.
3. e-Devlet'te doğrula
Düğme resmî doğrulama sayfasını yeni sekmede açar, barkodu panoya kopyalar. Ek bilgiyi İK kendisi girer; Prozence'in sunucusu e-Devlet'e istek göndermez.
4. Resmî kopya ile karşılaştırma
İK e-Devlet'ten indirdiği kopyayı yükler; barkod, alanlar ve metin karşılaştırılır. Sonuç "e-Devlet ile eşleşti — kim, ne zaman" rozeti ya da fark listesidir.
Yapay zekâ ile alan çıkarma
İsteğe bağlı ve varsayılan kapalı; Prozence YZ ek modülü gerekir. Giden metinde kimlik no maskelenir; adli sicil ve sağlık belgeleri varsayılan olarak gönderilmez.
Dürüst sınır
Rozet, kopyanın e-Devlet'ten indirildiği beyanına dayanır; ekranda bu açıkça yazar. Hiçbir ekranda belgenin yapay zekâyla "doğrulandığı" yazmaz.
Kadronuzun özeti,
kişisel veri göstermeden.
İK paneli yalnız toplamları gösterir. 5 kişiden küçük gruplar "<5" yazılır; ücret bilgisi yalnız Ücret yetkilisinin, engelli çalışan sayısı yalnız Hassas belge yetkilisinin panelinde çıkar.
Kadro
Aktif çalışan, departman ve ofis dağılımı, son 12 ayda giren ve ayrılan, devir hızı, ortalama kıdem.
Demografi
Yaş dağılımı ve cinsiyete göre yaş piramidi, kadın çalışan oranı, öğrenim düzeyi ve üniversite mezunu oranı.
Çalışma şekli
Mesai kayıtlarından evden ve uzaktan çalışma oranı; ofise göre.
İzin ve mesai
Kullanılan ve kalan izin, şirketin izin borcu, aylara göre izin ve rapor günleri; fazla mesai, geç kalma ve devamsızlık.
Takvim
Deneme süresi yaklaşanlar, doğum günleri, iş yıldönümleri ve bekleyen güncelleme talepleri.
Belgeler
Eksik belgeli kişi sayısı, 30 ve 60 gün içinde süresi dolacak belgeler, onay bekleyenler; Excel'e yalnız toplamlar.
Var olan dosyalarınızı
Excel ile bir kerede taşıyın.
Şablonu indirin, doldurun, yükleyin. Önizleme hiçbir şey yazmaz; hatalar satır ve sütun bazında gösterilir, yalnız hatasız satırlar onayınızla yazılır.
Şablon
Özlük bilgileri, eğitim, eş ve çocuklar, deneyim, yetkinlikler, yabancı dil; Ücret ve Banka sayfaları yalnız Ücret yetkilisinin şablonunda.
Önizleme ve doğrulama
Kişi sicil no ya da e-postayla eşleşir; T.C. kimlik no, IBAN, tarih ve liste değerleri denetlenir. Dosyada en çok 6.000 satır.
Hiçbir şey ezilmez
Boş hücre var olan değeri silmez; eski değerler aktarım defterinde şifreli saklanır.
Dışa aktarma
Rolüne göre sayfalar; kimlik no maskeli, formül enjeksiyonuna karşı korumalı.
Kişi dosyası ZIP'i
Bilgiler ve onaylı belgelerin son sürümleri AES-256 parolalı ZIP'te; parola bir kez gösterilir, saklanmaz.
İzinle tek yol
İzin bilgilerinin Excel yüklemesindeki doğum tarihi özlüğe, özlükteki işe giriş tarihi izne gider.
Şifreli, yetkili,
her açılışı kayıtlı.
Özlük, Prozence'in en hassas verisini tutar; bu yüzden diğer modüllerden daha sıkı kurallarla çalışır.
Şifreleme
Kişisel, finansal ve hassas alanlar, ücret tutarları ve belge dosyaları AES-256-GCM ile şifrelenir; şifreli değer başka kişinin kaydına kopyalanırsa çözülmez.
Ayrı anahtar
Özlük, WordPress tuzlarından bağımsız kendi anahtarını kullanır; tuzlar yenilense de arşiv okunur kalır.
Bulutta anahtar ve emanet
Prozence bulutunda anahtar kendiliğinden üretilir. Kurtarma için anahtarın şifreli kopyası Prozon'da emanet durur; anahtar açık metin olarak gönderilmez; kopya yalnız hiçbir sunucuda tutulmayan bir özel anahtarla, tarayıcıda açılır.
Kendi sunucunuzda
Anahtar wp-config sabitiyle ya da web dışı bir dosyada durur; yedeğini almak sizin sorumluluğunuzdadır. Anahtar kaybı veri kaybıdır.
Denetim kaydı
Görüntüleme, değişiklik, belge açma ve dışa aktarma kayda geçer; kayıtta değerlerin kendisi yoktur.
KVKK araçları
Modül açılınca işleme envanterine özlük ve belge satırları eklenir; saklama süresi iş ilişkisi boyunca ve ayrılıştan sonra olası uyuşmazlıklar için süresizdir.
Sınırları da
açıkça yazıyoruz.
Özlük bugün aşağıdaki sınırlarla çalışır.
Virüs taraması yok
Dosya türü baytlardan denetlenir, dosya çalıştırılabilir yolda tutulmaz; etkin içerikli PDF işaretlenir ve önizlenmez.
Web dışı klasör gerekir
Belge yüklemek için sunucuda web dışı özel klasör gerekir; Prozence bulutunda hazırdır.
e-Devlet otomatik sorgulanmaz
Doğrulama İK'nın kendi tarayıcısında yapılır; resmî bir kurumsal entegrasyon yoktur.
Silme yok
Kayıt ve belge silinmez; ayrılan çalışanın dosyası arşivde kalır.
HEIC
iPhone fotoğrafı tarayıcı çeviremezse reddedilir; kamerada "En uyumlu" biçim seçilmelidir.
Prozon Bordro eşitlemesi Yakında
Prozon Bordro ve Özlük Yazılımı ile özlük kartı eşitlemesi ayrı bir iştir ve yakında gelecektir.
Özlük, Profesyonel ve
Kurumsal paketlerde.
Ayrı bir ücret yoktur; paket fiyatına dahildir. Yapay zekâ ile alan çıkarma için Prozence YZ ek modülü gerekir.
İş yerinizin
yeni ortak noktası.
İnsanlarınızı, markanızı ve günlük işlerinizi aynı yerde buluşturun. 14 gün ücretsiz, kredi kartı olmadan.
