El expediente del personal,
en una sola ficha.
El Expediente del personal es la vista de RR. HH. del registro del empleado en Prozence. El puesto, el departamento y la fecha de alta ya vienen del registro del empleado; el módulo solo añade lo que falta: datos de identidad y contacto, formación, IBAN, historial salarial, documentos y certificados.
En los planes Profesional y Empresarial. El módulo viene desactivado; el administrador lo activa y asigna los roles. Las personas de las pantallas son ficticias.
Un empleado,
una ficha, pestañas ordenadas.
Cuando RR. HH. abre una ficha, la cabecera muestra nombre, puesto, departamento, responsable, número de personal y antigüedad; debajo están las pestañas Resumen, Datos del expediente, Historial de puestos, Documentos, Ausencias–jornada–material y Registro de actividad. Los datos que faltan y las solicitudes pendientes de decisión aparecen arriba como aviso.
Mi expediente
El empleado ve su propio expediente: número de identidad e IBAN enmascarados; ver su propio valor completo queda registrado.
Solicitud de cambio
Dirección, contacto personal, estado civil, IBAN, cónyuge, hijos, una nueva titulación; RR. HH. aprueba o rechaza con un motivo. Nadie decide sobre su propia solicitud.
Empleados
Cuadrícula de tarjetas o lista; búsqueda por nombre, puesto y número de personal, filtro por departamento, oficina y estado, y por datos que faltan.
Módulos vinculados
Las vacaciones restantes, el registro de jornada y el material asignado aparecen en la ficha — solo en la medida en que quien la consulta ya los ve en ese módulo.
Resumen para el responsable
Si la empresa lo activa, los responsables ven un resumen de su equipo; salario, IBAN, número de identidad, dirección y datos sensibles nunca aparecen en él.
Registro de actividad
Quién cambió qué campo, en qué registro y cuándo; los valores no se escriben en el registro.
Datos, puesto y salario,
validados y con su historial.
Los campos se comprueban al escribirlos: el número de identidad turco con su algoritmo, el IBAN con el mod-97, la fecha de nacimiento con la edad. Los cambios de puesto y salario no se sobrescriben; se añaden como una fila nueva con fecha de efecto.
Datos personales
Identidad, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, contacto, dirección, formación, servicio militar (no se guarda el motivo de exención) y seguridad social; cónyuge e hijos.
IBAN
Se muestra enmascarado; el valor completo se abre 30 segundos con una solicitud aparte. Si hay un IBAN anterior, el cambio espera 48 horas y mientras tanto sigue valiendo el anterior.
Historial de puestos
Puesto, departamento, responsable, contrato y modalidad de trabajo con fecha de efecto; un cambio con fecha futura se aplica el día indicado.
Historial salarial
Bruto / neto, moneda y motivo cifrados; solo lo ve el responsable salarial, y mostrar los importes queda registrado aparte.
Experiencia, competencias, idiomas
Empleos anteriores, niveles de competencia y niveles de idioma (MCER); el empleado también puede solicitar cambios.
Fecha de referencia para vacaciones y antigüedad
Si hace falta, se introduce una fecha distinta de la de alta; el derecho a vacaciones anuales se calcula a partir de ella.
Pida el documento,
el empleado lo sube desde el teléfono.
RR. HH. pide un documento a una o varias personas; el empleado lo sube desde el teléfono y RR. HH. lo aprueba o lo rechaza con un motivo. Una versión nueva no borra la anterior. La plantilla de documentos obligatorios muestra a quién le falta qué, y la fecha de validez qué hay que renovar.
Categorías
Documento de identidad, certificado de residencia, título, servicio militar, informe de vida laboral, contrato de trabajo, permiso de conducir, certificado, justificante bancario; antecedentes penales, informes de salud y de discapacidad en la clase sensible. La empresa añade sus propias categorías.
Documentos obligatorios
Plantilla por categoría, departamento y puesto; un documento cuenta como pendiente un número fijado de días después del alta. Filtro "Con documentos pendientes" en la lista de empleados.
Avisos de caducidad
60, 30 y 7 días antes de caducar (90, 30 y 7 en los certificados) se avisa al empleado y RR. HH. recibe un resumen.
Certificados
Nombre, tipo, entidad emisora, número, fechas de expedición y caducidad; dirección de verificación opcional (solo https, se copia, no se abre).
Apertura segura
Vista previa y descarga con un enlace de un solo uso válido 5 minutos y vinculado a la persona y a la sesión; cada apertura queda registrada.
Subida desde el teléfono
PDF, JPEG o PNG; las fotos se reducen en el teléfono y se eliminan los datos de ubicación antes de subirlas.
¿Es auténtico un documento con código de barras?
La respuesta la da e-Devlet.
La IA no puede demostrar que un documento es auténtico, y Prozence no lo afirma. Prozence lee el código de barras, señala las incoherencias y lleva a RR. HH. a la página oficial de verificación. La autenticidad se comprueba comparando el documento con la copia oficial obtenida en e-Devlet.
1. Se lee el código de barras
El número del código de barras desde el texto del PDF, el código QR desde la foto — leídos en el navegador. En este paso no se usa IA.
2. Señales de alerta
Si el nombre, el número de identidad o la fecha de nacimiento no coinciden con el expediente, si el documento es antiguo o ha caducado, o si el PDF se modificó después, RR. HH. ve un aviso. Un aviso no es una decisión.
3. Verificar en e-Devlet
El botón abre la página oficial de verificación en una pestaña nueva y copia el código de barras al portapapeles. RR. HH. introduce los datos adicionales; el servidor de Prozence no envía ninguna petición a e-Devlet.
4. Comparación con la copia oficial
RR. HH. sube la copia descargada de e-Devlet; se comparan el código de barras, los campos y el texto. El resultado es un distintivo "Coincide con e-Devlet — quién, cuándo" o una lista de diferencias.
Extracción de campos con IA
Opcional y desactivada por defecto; requiere el módulo adicional Prozence IA. El número de identidad se enmascara en el texto enviado; los antecedentes penales y los documentos de salud no se envían por defecto.
Un límite honesto
El distintivo se basa en la declaración de que la copia se descargó de e-Devlet; la pantalla lo dice claramente. Ninguna pantalla dice que la IA haya "verificado" un documento.
El resumen de su plantilla,
sin mostrar datos personales.
El panel de RR. HH. muestra solo totales. Los grupos de menos de 5 personas aparecen como "<5"; los salarios solo figuran en el panel del responsable salarial, y el número de empleados con discapacidad solo en el del responsable de datos sensibles.
Plantilla
Empleados activos, distribución por departamento y oficina, altas y bajas de los últimos 12 meses, rotación, antigüedad media.
Demografía
Distribución por edad y pirámide de edad por sexo, porcentaje de mujeres, nivel de estudios y porcentaje de titulados universitarios.
Modalidad de trabajo
Porcentaje de trabajo desde casa y en remoto según los fichajes; por oficina.
Ausencias y control horario
Vacaciones disfrutadas y pendientes, deuda de vacaciones de la empresa, días de vacaciones y de baja por mes; horas extra, retrasos y ausencias.
Calendario
Periodos de prueba que terminan pronto, cumpleaños, aniversarios laborales y solicitudes de actualización pendientes.
Documentos
Número de personas con documentos pendientes, documentos que caducan en 30 y 60 días, pendientes de aprobación; a Excel solo van los totales.
Traiga sus expedientes actuales
con Excel, de una sola vez.
Descargue la plantilla, rellénela, súbala. La vista previa no escribe nada; los errores se muestran por fila y columna, y solo se escriben las filas sin errores, tras su confirmación.
Plantilla
Datos del expediente, formación, cónyuge e hijos, experiencia, competencias, idiomas; las hojas Salario y Banco solo en la plantilla del responsable salarial.
Vista previa y validación
Las personas se identifican por número de personal o correo; se comprueban número de identidad, IBAN, fechas y valores de lista. Hasta 6.000 filas por archivo.
No se sobrescribe nada
Una celda vacía no borra un valor existente; los valores anteriores se guardan cifrados en el registro de importación.
Exportación
Hojas según el rol; números de identidad enmascarados, protección contra la inyección de fórmulas.
ZIP de la ficha
Los datos y las últimas versiones de los documentos aprobados en un ZIP protegido con contraseña AES-256; la contraseña se muestra una vez y no se guarda.
Un solo camino con las vacaciones
La fecha de nacimiento de la carga de Excel de vacaciones pasa al expediente, y la fecha de alta del expediente pasa a vacaciones.
Cifrado, con permisos,
cada apertura registrada.
El Expediente del personal guarda los datos más sensibles de Prozence; por eso funciona con reglas más estrictas que los demás módulos.
Cifrado
Los campos personales, financieros y sensibles, los importes salariales y los archivos de documentos se cifran con AES-256-GCM; un valor cifrado copiado en el registro de otra persona no se puede descifrar.
Una clave propia
El Expediente del personal usa su propia clave, independiente de las sales de WordPress; el archivo sigue siendo legible aunque se renueven las sales.
Clave y custodia en la nube
En la nube de Prozence la clave se genera automáticamente. Para la recuperación, Prozon custodia una copia cifrada de la clave; la clave nunca se envía en claro, y la copia solo se abre en el navegador, con una clave privada que no se guarda en ningún servidor.
En su propio servidor
La clave está en una constante de wp-config o en un archivo fuera de la raíz web; hacer su copia de seguridad es responsabilidad suya. Perder la clave es perder los datos.
Registro de auditoría
Se registran las consultas, los cambios, las aperturas de documentos y las exportaciones; el registro no contiene los valores.
Herramientas KVKK
Al activar el módulo se añaden al inventario de tratamientos las filas del expediente y de los documentos; la conservación dura toda la relación laboral y, tras la baja, de forma indefinida por posibles conflictos.
También escribimos
los límites con claridad.
Hoy el Expediente del personal funciona con estos límites.
Sin análisis antivirus
El tipo de archivo se comprueba por sus bytes y los archivos nunca se guardan en una ruta ejecutable; los PDF con contenido activo se señalan y no se previsualizan.
Hace falta una carpeta fuera de la raíz web
Para subir documentos, el servidor necesita una carpeta privada fuera de la raíz web; en la nube de Prozence ya está preparada.
e-Devlet no se consulta automáticamente
La verificación se hace en el navegador de RR. HH.; no hay ninguna integración institucional oficial.
Sin eliminación
Los registros y los documentos no se eliminan; el expediente de quien causa baja queda en el archivo.
HEIC
Si el navegador no puede convertir una foto del iPhone, se rechaza; elija "Más compatible" en los ajustes de la cámara.
Sincronización con Prozon Nóminas Próximamente
La sincronización del expediente con Prozon Nóminas y Expedientes de RR. HH. es un trabajo aparte y llegará pronto.
El Expediente del personal, en los planes
Profesional y Empresarial.
No tiene coste aparte; está incluido en el precio del plan. La extracción de campos con IA requiere el módulo adicional Prozence IA.
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