GUÍA DE USUARIO
Cómo usar Prozence,
Cómo usar Prozence,
paso a paso.
Cada tarea indica para quién es, dónde está en la aplicación y muestra las pantallas. La guía para empleados es para todos; la guía para administradores y gestores trata la configuración y la gestión de los módulos.
Las personas, empresas, direcciones y números de teléfono de las capturas de pantalla son ficticios.
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Guía del empleado
para todas las personas que usan la aplicación a diario. 25 capítulos
- 00 Primeros pasos Acceso (SMS, correo personal e invitación para quienes no tienen correo de la empresa; dispositivo compartido), añadir a la pantalla de inicio del teléfono, navegación (Mi espacio), idioma, Mi perfil, contacto de emergencia
- 01 Tarjeta de visita digital y Kit de identidad Mi tarjeta, compartir, QR, tarjeta del directorio, Wallet, fondo de reunión, pantalla de bloqueo, tarjeta impresa, NFC, foto corporativa
- 02 Firma de correo Añadir la firma a Gmail, Outlook y Apple Mail, firma corta, nota de fuera de la oficina, redes sociales
- 03 Añadir tarjetas (escaneo de tarjetas de visita) Foto de la tarjeta de visita, insignia, entrada manual, añadir desde la firma, nota de voz, compartir contactos de la agenda del teléfono, archivo vCard
- 04 Directorio de clientes Personas y empresas, filtros, notas, recordatorios, compartir, importar / exportar, fusionar
- 05 Eventos y ferias Modo evento, preguntas de feria, tablón de feria, correo de agradecimiento
- 06 Tablón e intranet Tarjeta Hoy, Mis solicitudes, Tablón, Agenda de la empresa (nivel de importancia de los anuncios), Plaza del equipo, encuestas, Pulso, Wiki, políticas, calendario, sugerencias / quejas
- 07 Servicios internos Índice: nuevos lugares de las tareas trasladadas (20–28); pantalla Servicios, Mi vehículo, pasos de incorporación
- 08 Directorio y organización Directorio de la empresa, organigrama, perfil de un compañero, quién me sustituye
- 09 Notificaciones Campana, notificaciones del teléfono, preferencias de notificación, resumen semanal
- 17 Gastos, anticipos y dietas Añadir gastos, dietas, anticipos de trabajo y excepción al límite, compensación con el anticipo, fecha de pago estimada, gasto pagado con tarjeta de empresa, aprobar como aprobador
- 19 Informes Mis informes, informe de gestión, filtro por periodo / departamento / persona, CSV
- 20 App móvil de Prozence Instalar la aplicación, empezar con su correo del trabajo, conectar con su empresa, acceso, cambiar de empresa, notificaciones del teléfono, ubicación en la jornada y Wi-Fi de la oficina, privacidad, cerrar sesión
- 21 Ausencias de los empleados Mis ausencias y desglose del saldo, tipos de ausencia y sus reglas, vacaciones anuales / media jornada / permiso de viaje, adjuntar documentos, ausencia con anticipo, quién me sustituye, formulario de ausencia y entrega con código QR, cancelación y solicitud de cancelación, aprobación del responsable y del suplente
- 22 Jornada Cuadro Jornada y plan de hoy, entrada en la oficina (red de la oficina, código QR, entrada automática), desde casa / en remoto / en campo, ubicación y selfie, hoy no vendré, horas extra, motivo de salida, Este mes, corrección, historial de mis registros, seguimiento de ubicación, Mi equipo
- 23 Solicitudes Abrir una solicitud, seguimiento, dar información, valorar o reabrir una solicitud concluida, convertir en tarea; para quienes tramitan solicitudes: solicitudes recibidas, respuestas predefinidas, panel de resumen
- 24 Paquetería, correspondencia y compras Recoger su envío, enviar paquetes / mensajería, Mostrador de correspondencia, solicitud de compra, aprobación, lista de suministro
- 25 Transporte y comedor Ruta de transporte y parada, transporte sugerido según el barrio, transporte de horas extra, no voy a subir, subir a otro transporte, pantalla del conductor, menú del comedor, asistencia, valoración, código QR del comedor, invitados
- 26 Salas de reuniones y visitantes Reservar sala y plaza de aparcamiento, el hueco libre más cercano, editar una reserva, Google Calendar, registro previo de visitas, mostrador de recepción (registro previo en nombre de otra persona, asignar anfitrión, ocupación de salas y aparcamiento), quién está dentro, autorregistro con código QR
- 27 Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa Plan y banda de emergencia, alerta a pantalla completa y sirena, Estoy a salvo y personas que esperan ayuda, equipos de respuesta a emergencias, contactos de emergencia, avisar de una emergencia, casi accidente, notificación de accidente de trabajo, acción correctiva, cita con el médico del trabajo y conversación cifrada
- 28 Activos fijos y asignación de activos Mis activos, confirmación de entrega, aviso de incidencia y solicitud de TI por avería, cambio de dispositivo, actas, archivo, recuento de inventario; para responsables de activos: Activos, asignación, incidencias, etiqueta QR, importación
- 33 Tareas y proyectos Mis tareas, tablero y lista, subtarea, lista de comprobación, dependencia, aprobación del responsable, Proyectos, roles de visibilidad, proyectos recurrentes, Rendimiento
- 34 Recomendar candidatos y prima por recomendación Puestos abiertos, recomendar un candidato, mis recomendaciones y fases, prima
- 35 Seguridad de inicio de sesión: aprobación por teléfono y app de autenticación Aprobación por teléfono, app de autenticación, pantalla de aprobación del inicio de sesión, segundo paso obligatorio, cierre de la sesión en todos los dispositivos
- 42 Prozence IA: el asistente de inteligencia artificial Abrir el asistente y el aviso, hacer preguntas y fuentes, qué se puede preguntar, respuestas a partir de documentos de la wiki, adjuntar documentos a una página de la wiki, cupo de uso, ocultar y retirar la aceptación, ajustes del Admin (proveedor, modelo, límites)
Guía de Admin y responsables con permisos
para quienes instalan y configuran la aplicación y gestionan los módulos (Admin, admins de módulo y responsables operativos: RR. HH., servicios generales, contabilidad, marketing, TI). 19 capítulos
- 10 Administración y configuración Instalación en WordPress, asistente de instalación, panel de Admin, empleados, permisos y roles de módulo, vías de acceso e invitación para quienes no tienen correo de la empresa, cierre de las sesiones de los empleados, ventana de impacto al desactivar un módulo, informes de infracciones CSP, marcar a un empleado como salida desde la aplicación y salidas planificadas
- 11 Gestión de marca, identidad y firma Marca, diseño de la tarjeta de visita, Centro de firmas, banners, plantillas del Kit de identidad, foto corporativa
- 12 Administración del directorio de clientes Lectura de tarjetas, fuentes, etiquetas, seguimiento de la relación, enriquecimiento, buzón de correo, CRM
- 13 Integraciones Google Workspace, Microsoft 365, canales de chat, Zoom, Wallet
- 14 Administración de servicios y recursos humanos Índice: nuevos lugares de las tareas trasladadas (29–32); roles, asignación de vehículos, incorporación, nómina
- 15 Varias empresas, idioma, KVKK y licencia Empresas del grupo, idiomas, herramientas KVKK / GDPR, licencia, analítica, alcance de RR. HH. por empresa
- 16 Solución de problemas Problemas frecuentes y sus soluciones
- 18 Administración de gastos y contabilidad Política de gastos, dietas, anticipos, tarjetas de empresa, aprobación de contabilidad, pago, informe
- 19 Informes Mis informes, informe de gestión, filtro por periodo / departamento / persona, CSV
- 29 Gestión de la jornada Las cuatro pestañas de los ajustes de jornada, oficinas registradas, vínculo empleado–oficina, trabajo fuera de la oficina, patrones de trabajo, pantalla del código QR, permisos, hoja de control horario y exportación al programa de nómina, seguimiento de ubicación, quién está listo para el fichaje automático y avisos
- 30 Gestión de las ausencias de los empleados Días laborables, tablas de antigüedad, festivos, reglas de los tipos de ausencia, traspaso y ausencia con anticipo, seguimiento del formulario firmado, aprobadores, flujo de aprobación, saldos, entrega con código QR, exportación a nómina, ausencias de los empleados que se van
- 31 Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos Categorías de solicitudes y plazos objetivo, respuestas predefinidas, correspondencia, ajustes de compras y de asignación de activos, permisos
- 32 Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias Módulos de servicios y roles, rutas de transporte, asignación de transporte y transporte de horas extra, menú del comedor, acceso al comedor, reservas, Google Calendar, ajustes de visitas, plan de emergencia, equipos, Estoy a salvo, seguridad laboral, médico del trabajo
- 36 Gestión de tareas, proyectos y recomendaciones de candidatos Activar el módulo Trabajo y sus ajustes, proyectos cuyo propietario se ha ido, ajustes de Recomendar candidato, candidatos y puestos, prima
- 37 Presupuesto: elaboración, aprobación e informes Pantalla de presupuesto y roles, periodo y versión, repartir el presupuesto del departamento en 12 meses, gastos comunes, plantilla de plan en Excel, envío a aprobación, aprobación y corrección, puesta en vigor, revisión, Informes → Presupuesto
- 38 Administración del presupuesto: configuración, permisos y coste de personal Activar el módulo, responsable de presupuesto y administrador técnico, acceso de emergencia, permisos y ámbito, registro de auditoría, categorías y códigos de cuenta, moneda y tipos de cambio, claves de reparto, coste de personal, cálculo de nómina (lo introduzco yo / Prozon), País
- 39 Datos reales del presupuesto: carga contable Carga mensual del balance de comprobación / libro mayor, asignación de columnas, editar perfiles, reglas de cuentas y códigos de departamento, filas sin asignar, asignar filas una a una, conciliación, volver a cargar el mismo mes, deshacer, real de personal (RR. HH.)
- 40 Flujos de trabajo Activar el módulo, plantillas listas para usar (nuevo empleado, salida de empleado, umbral de compras, cierre de mes, cambio de puesto y salario, vencimiento de documentos y certificados, segunda aprobación del presupuesto), ajustes de las plantillas, borrador y versiones, Historial, Errores, Documentos, Iniciar manualmente, Auditoría, quién ve qué
- 41 Chat: mensajería interna Activar el módulo, botón Mensajes y pestaña Google Chat, conversaciones directas y de grupo, grupos de departamento y canal Toda la empresa, responder / editar / eliminar / reacción / @mención, adjuntos, confirmaciones de lectura y escribiendo, Iniciar reunión (Meet / Teams), búsqueda, notificaciones y silencio, ajustes de Admin (quién puede usarlo, conservación, acceso de lectura para responsables), denuncias de abuso, mis datos
Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.
PROZENCE BY PROZON
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