29. Gestión de la jornada

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para quienes configuran y administran el módulo Jornada (PDKS: sistema de control de asistencia del personal). Los ajustes están en cuatro pestañas: General, Lugares de trabajo, Horario de trabajo, Almuerzo y preguntas. Aquí defines las oficinas, activas el trabajo fuera de la oficina (desde casa, en remoto, en campo), asignas los horarios semanales a personas y departamentos, configuras la pantalla del código QR de la entrada, obtienes el registro de horas y gestionas el seguimiento de ubicación en campo.

Para las pantallas de entrada y salida del empleado y la vista Mi equipo del responsable, consulta 22. Jornada.

Para quién: Admin del módulo Jornada · Responsable operativo de Jornada (RR. HH.) · Administrador de la aplicación

En este capítulo

• Abrir los ajustes de jornada
• Pestaña General
• Lugares de trabajo: predeterminado de la empresa en las oficinas
• Guardar mi ubicación como oficina
• Editar una oficina guardada, regla de entrada propia de la oficina y eliminación
• Asignar empleados a una oficina (Hoy en las oficinas)
• Trabajo fuera de la oficina: desde casa, en remoto, en campo
• Horarios de trabajo y orden de asignación
• Almuerzo y preguntas
• Configurar la pantalla QR de la entrada y protegerla con contraseña
• Permisos de jornada
• Registro de horas y exportación al programa de nóminas
• Ajustes del seguimiento de ubicación (campo) y documentos de consentimiento

Antes de empezar: Antes de activar el PDKS, informa a los empleados con el aviso de privacidad. Si vas a activar el registro de ubicación, selfie o IP, actualiza antes el aviso de privacidad. Las pantallas de este capítulo se han preparado con datos ficticios de «Örnek Teknoloji A.Ş.» (Merkez Ofis y Ankara Şube); las direcciones de internet son direcciones de ejemplo reservadas para documentación.

Abrir los ajustes de jornada

Para quién: Admin del módulo Jornada, administrador de la aplicación · Dónde: Admin → Módulos → Jornada · Versión: 0.73.0 (pestaña Admin 0.99.3, cuatro pestañas 0.99.45)

Para qué sirve: Abre todos los ajustes del módulo Jornada.

1. En el ordenador, haz clic en Admin en el menú de la izquierda.
2. En el grupo Módulos, haz clic en Jornada. Se abre Ajustes de jornada.
3. Elige una de las pestañas de arriba: General, Lugares de trabajo, Horario de trabajo, Almuerzo y preguntas.
4. Haz los cambios y haz clic en Guardar, que queda fijo en la parte inferior. Aparece el mensaje «Ajustes de jornada guardados.»; la misma pestaña sigue abierta.
5. Al final de la página están las secciones Seguimiento de ubicación (campo) y Permisos.

Importante: El único botón Guardar guarda las cuatro pestañas a la vez. Las Oficinas guardadas, en cambio, se guardan por sí solas en cada operación; para ellas no hace falta pulsar Guardar. Los ajustes solo los cambian el admin del módulo y el administrador de la aplicación: «Los ajustes de control horario los cambia el admin del módulo o un Admin.».

Pestaña General

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → General · Versión: 0.73.0 (entrada automática y protección de la pantalla 0.99.6, información guardada 0.99.12, IP 0.99.20)

Para qué sirve: Activa el módulo; define qué formas de registro se usan, qué se escribe en el registro, cómo se protege la pantalla del código QR y cuánto tiempo se conserva la información.

1. Marca la casilla Control horario activo.
2. En Métodos de registro, marca las formas que se van a usar.
3. Si hace falta, marca la casilla Entrada automática.
4. En Información guardada en el registro, elige el registro de ubicación / wifi / IP y el selfie en la entrada; indica los plazos de conservación.
5. En Protección de la pantalla de QR, indica la contraseña de pantalla y las opciones.
6. En Personas y visibilidad, indica la opción del directorio y el valor de Conservación (años).
7. Haz clic en Guardar.

Consejo: Para pedir ubicación o selfie solo en algunas oficinas o solo cuando se trabaja desde casa, deja desactivados los ajustes generales y usa la pestaña Lugares de trabajo.

Errores frecuentes y avisos: «Debe haber al menos un método de registro activado.» · «La contraseña de pantalla debe tener entre 6 y 64 caracteres.» · «El plazo para recordar la pantalla debe ser de 1 a 730 días.» · «Para “Abrir la pantalla solo desde la red de la oficina”, indica las direcciones de internet de las oficinas.»

Importante: No se guardan datos biométricos; en el selfie no se hace reconocimiento facial. Antes de activar el registro de ubicación, IP y selfie, actualiza el aviso de privacidad e informa a los empleados. Los responsables de jornada (RR. HH.) no se asignan en esta pestaña, sino en la sección Permisos, al final de la página.

Lugares de trabajo: predeterminado de la empresa en las oficinas

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Lugares de trabajo · Versión: 0.99.6 (pestaña 0.99.45)

Para qué sirve: Define qué verificaciones se exigen a la vez para registrar en la oficina. Si en la tarjeta de la oficina no se ha elegido la regla «Propia de esta oficina», se aplica este valor predeterminado.

1. Abre la pestaña Lugares de trabajo. La nota de arriba recuerda que, si defines las oficinas desde el teléfono con la aplicación Prozence estando conectado al wifi de la oficina, también se guardará la dirección MAC del wifi del router (punto de acceso).
2. En Predeterminado de la empresa en oficinas: verificaciones requeridas juntas, marca las que quieras.
3. Haz clic en Guardar.

Si no hay ninguna marcada, basta con uno de los métodos activados. Todo lo marcado debe cumplirse en la misma oficina: por ejemplo, si están marcadas las tres, el empleado escanea el código QR, su teléfono está en la red de la oficina y su ubicación está dentro del radio de la oficina.

Errores frecuentes y avisos: «Para la verificación con código QR, el método “Código QR de oficina” debe estar activado.» · «Para la verificación de la red de la oficina, el método “Red de la oficina” debe estar activado.» · «Para la verificación de ubicación, introduce la latitud y la longitud de al menos una oficina.»

Guardar mi ubicación como oficina

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Lugares de trabajo → Oficinas guardadas → Guardar mi ubicación como oficina · Versión: 0.99.38 (primera forma 0.99.12)

Para qué sirve: Estando en la oficina, lee la ubicación, la dirección de internet y (en la app móvil) los datos del wifi, y los guarda en una oficina en un solo paso.

Antes de empezar: En la oficina, conectado a la red wifi de la oficina, abre esta pantalla desde tu teléfono con la aplicación Prozence. Si la abres desde el navegador, no se puede leer el wifi; se leen la ubicación y la dirección de internet.

1. En Oficinas guardadas, haz clic en Guardar mi ubicación como oficina (en el teléfono, toca). Si se pide permiso de ubicación, concédelo.
2. En el cuadro «Se leyó lo siguiente. Elige qué guardar:» aparecen los datos leídos: Ubicación (coordenadas y precisión), Dirección de internet, Wi-Fi (nombre de la red y punto de acceso). Una línea que no se ha podido leer no se puede elegir.
3. Marca lo que quieras guardar. Si estás conectado con datos móviles, no elijas la dirección de internet.
4. En la lista ¿Dónde guardarlo?, elige la oficina o elige Oficina nueva y escribe el Nombre de la oficina y la Dirección (opcional). Si la dirección de internet ya está guardada en una oficina, esa oficina aparece elegida de antemano («Esta dirección de internet ya está guardada en esta oficina; se completarán los datos que faltan.»).
5. Haz clic en Guardar. En la línea de resultado aparece «✓ “Oficina central” actualizada: ubicación, dirección de internet.» o «añadida como oficina guardada».

Errores frecuentes y avisos:

• «No se pudo leer la ubicación. Activa el permiso de ubicación y vuelve a intentarlo.»
• «La precisión de la ubicación es muy baja (±… m). Vuelve a intentarlo al aire libre o junto a una ventana.» (no se acepta una ubicación peor que ±1000 m; si el doble del margen de precisión es mayor que el radio de la oficina, el radio se amplía a ese valor, se redondea a múltiplos de 50 m y como máximo llega a 5000 m; p. ej., un radio de 200 m se amplía si la precisión es peor que ±100 m)
• «Esta dirección de internet (…) ya está guardada en la oficina “…”.» · «Este punto de acceso wifi ya está guardado en la oficina “…”.»
• «Ya existe una oficina con el nombre “…”; elígela en la lista y actualízala.» · «Se pueden definir hasta 20 oficinas.»

Importante: La dirección de internet es siempre la que el servidor ve en ese momento. La lectura de la ubicación y del wifi requiere un dispositivo real; en la imagen de esta guía la ubicación se ha proporcionado en un entorno de prueba y la línea del wifi dice «solo se puede leer en la app móvil de Prozence».

Editar una oficina guardada, regla de entrada propia de la oficina y eliminación

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Lugares de trabajo → Oficinas guardadas → tarjeta de la oficina · Versión: 0.99.38 (selfie en la entrada 0.99.45)

Para qué sirve: Ves y cambias la dirección de cada oficina, su ubicación, sus direcciones de internet, los datos del wifi y la regla de «cómo se ficha en esta dirección».

Tarjeta de la oficina: La tarjeta muestra Dirección, Ubicación (coordenadas, radio, Abrir en el mapa), Dirección de internet (IP), Wi-Fi (nombre de red · MAC del punto de acceso), Regla de entrada, Empleados y Última actualización. Si estás en la red de esa oficina, aparece la insignia «Ahora estás en la red de esta oficina». Si el método del código QR está activado, hay botones Abrir pantalla QR y Copiar enlace.

Edición:

1. En la tarjeta de la oficina, haz clic en Editar. Se abre el formulario Editar oficina. Para una oficina nueva, haz clic en + Añadir oficina a mano (el mismo formulario, vacío).
2. Rellena los campos (consulta la tabla).
3. En ¿Cómo se ficha en esta dirección?, elige Predeterminado de la empresa o Propia de esta oficina: exigir juntas todas las opciones marcadas abajo. En la regla propia, marca las que quieras entre Código QR, Red de la oficina, Ubicación y Selfie al entrar (sin reconocimiento facial).
4. Haz clic en Guardar cambios (en una oficina nueva, en Añadir oficina). Aparece el mensaje «Oficina guardada.».

Eliminación:

1. En la tarjeta de la oficina, haz clic en Eliminar. Aparece la pregunta «¿Eliminar esta oficina?».
2. Haz clic en Sí, eliminar la oficina. Para desistir, Cancelar.

Errores frecuentes y avisos:

• «Para “…” está elegida la verificación de ubicación; guarda antes la ubicación de la oficina.» · «Para “…” está elegida la verificación de la red de la oficina; guarda antes la dirección de internet o el punto de acceso wifi.»
• «Dirección IP no válida para “…”: …» · «Punto de acceso wifi (BSSID) no válido para “…”: …. Formato: aa:bb:cc:dd:ee:ff»
• «El radio de ubicación debe estar entre 50 y 5000 metros.»
• «Debe quedar al menos una oficina. Añade primero la nueva y luego elimina esta.»

Importante: La pantalla del código QR de una oficina eliminada deja de funcionar y ya no se puede fichar desde la red ni la ubicación de esa oficina; los registros de entrada y salida anteriores no se eliminan. Los empleados asignados a la oficina pasan a «Sin oficina asignada». Si en la oficina se pide selfie propio de la oficina, la entrada automática no funciona en esa oficina.

Asignar empleados a una oficina (Hoy en las oficinas)

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Oficinas guardadas → tarjeta de la oficina → Elegir empleados · Versión: 0.99.40

Para qué sirve: Define a qué oficina pertenece cada empleado. El recuadro Hoy en las oficinas del Tablón y el informe de oficinas cuentan al empleado que no ha venido como «ausentes» en su oficina asignada (consulta 06. Tablón e intranet).

1. En la tarjeta de la oficina, la línea Empleados indica cuántas personas están asignadas («3 empleados en esta oficina» o «Aún sin elegir»).
2. Haz clic en Elegir empleados. Se abre la lista Empleados de esta oficina; junto a los asignados a otra oficina aparece «ahora: …».
3. Filtra con el cuadro Buscar nombre o departamento y marca a las personas.
4. Haz clic en Guardar. Aparece el mensaje «“Ankara Şube”: 3 empleados.».

Sugerencia según los fichajes: Si encima de las oficinas guardadas hay una nota «Sin oficina asignada: N empleados.», haz clic en Sugerir según los fichajes. Se sugiere la oficina donde más han fichado en los últimos 30 días; revisa las marcas y haz clic en Aplicar selección. Si todos están asignados, aparece «Todos los empleados tienen oficina asignada.».

¿Cómo se cuenta?

• Un empleado con un registro de entrada en una oficina cuenta como «presentes» en la oficina a la que fue ese día; no cuenta como «ausentes» en su oficina asignada.
• Quien solo tiene un registro desde casa, en remoto o en campo cuenta como «en remoto» o «en campo» en su oficina asignada (quien trabaja desde casa está en la columna «en remoto»).
• Quien no tiene registro y tiene una ausencia aprobada cuenta como «de permiso»; quien tampoco tiene ausencia, en un día laborable cuenta como «ausentes». No se cuentan los fines de semana, los festivos oficiales ni los días de descanso del horario de trabajo.

Importante: Si eliges a alguien asignado a otra oficina, pasa a esta; a quien quites de la lista se le retira la asignación.

Trabajo fuera de la oficina: desde casa, en remoto, en campo

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Lugares de trabajo → Trabajo fuera de la oficina · Versión: 0.99.45

Para qué sirve: Define el trabajo desde casa, en remoto y en campo como si fueran oficinas: eliges quién lo usa y qué se exige en el registro.

Antes de empezar: En la pestaña General, debe estar activado Registro fuera de la oficina (casa, remoto, campo).

1. En Trabajo fuera de la oficina, busca las tarjetas Trabajo desde casa, Trabajo remoto y En campo (con un cliente).
2. En cada tarjeta, activa o desactiva el lugar de trabajo con la casilla Abierto.
3. En Exigido al registrar, marca Ubicación (sin permiso no se registra), Selfie (al entrar) y Registrar datos de internet (IP; red Wi-Fi y MAC en la app).
4. En ¿Quién lo usa?, elige Todo el mundo o Solo departamentos y personas seleccionados (y quienes lo tengan ese día en su horario); en la segunda, elige Departamentos y Personas.
5. En la tarjeta En campo, elige además Empleados con control de ubicación en campo y Departamentos con control de ubicación en campo.
6. Haz clic en Guardar.

Importante:

• Quien tenga ese día «Desde casa» o «En remoto» en su horario de trabajo ve siempre el botón correspondiente; el ajuste «Solo seleccionados» no los deja fuera.
• Si en En campo eliges «Solo seleccionados» y no eliges a nadie, no se guarda: «Elige quién usará “En campo” o marca “Todo el mundo”.»
• Si un empleado intenta registrar desde un lugar desactivado, ve el mensaje «El registro de “Desde casa” no está activado para ti.».

Horarios de trabajo y orden de asignación

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Horario de trabajo · Versión: 0.99.45

Para qué sirve: Define para cada día de la semana el tipo de trabajo (Oficina, Desde casa, En remoto, Festivo) y sus horas; asignas los horarios a la empresa, a los departamentos y a las personas. Los retrasos, las salidas anticipadas, las horas extra, los «ausentes», la ventana de entrada automática y el registro de horas se calculan según el plan de la persona ese día.

Crear un horario:

1. Abre la pestaña Horario de trabajo.
2. Para un horario nuevo, haz clic en + Nuevo horario o en una de las plantillas: Plantilla: Lun–Jue oficina 09–17, viernes desde casa o Plantilla: Lun–Vie oficina 09–18.
3. En Nombre del horario, escribe un nombre (p. ej. «Hibrit: Pzt–Çar ofis, Per–Cum ev»).
4. Para cada día, elige el tipo en la lista (Oficina, Desde casa, En remoto, Festivo) y escribe las horas de inicio y fin. En los días festivos, los campos de hora se desactivan.
5. Si las horas son las mismas todos los días, rellena el primer día y haz clic en Aplicar el horario del primer día a todos los días laborables.
6. Elimina un horario innecesario con Eliminar horario (debe quedar al menos un horario).

Asignación:

1. Más abajo en la misma pestaña, elige el horario en la lista Predeterminado de la empresa. Lo usa todo el que no tenga horario asignado a su departamento ni a sí mismo.
2. En Por departamento, elige un horario para cada departamento o déjalo en Predeterminado de la empresa.
3. En Por persona, escribe el nombre en el cuadro Añadir empleado: escribe un nombre y elige de la lista, elígelo y después elige el horario en la lista de al lado. Para quitarlo, haz clic en ×.
4. Indica el valor de Tolerancia (min).
5. Haz clic en Guardar.

Orden de asignación: El horario de un empleado se busca en este orden: por persona → asignado a su departamento → predeterminado de la empresa. En el ejemplo, el departamento de Marketing usa el horario «Hibrit», pero a Ece Yıldız, del mismo departamento, se le ha asignado personalmente «Esnek: Pzt evden, Sal–Cum ofis»; el plan de Ece para el lunes es «Hoy trabajo desde casa · 09:00–18:00».

Errores frecuentes y avisos:

• «Ponga nombre a cada horario.»
• «En el horario “…”, indique las horas de inicio y fin del martes en formato HH:MM, con el fin después del inicio.»
• «El horario “…” debe tener al menos un día laborable.»
• «Departamento desconocido: …» · «Los horarios personales incluyen un empleado no válido.»

Importante:

• Si no se ha guardado ningún horario, se aplica el «Horario general», derivado del ajuste general anterior (09:00–18:00, lun–vie); en las instalaciones existentes el cálculo no cambia.
• Las asignaciones de departamentos y personas al horario eliminado pasan al predeterminado de la empresa.
• Se guardan como máximo 12 horarios de trabajo; los que pasen de 12 no se guardan sin aviso previo.
• La tolerancia y el almuerzo son para toda la empresa; no cambian según el horario. La opción «Horario de jornada» del seguimiento de ubicación en campo usa las horas del horario predeterminado de la empresa.
• En los días de menos de 6 horas no se descuenta el almuerzo; en las vísperas de festivo, la jornada termina como máximo a las 13:00.

Almuerzo y preguntas

Para quién: Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Almuerzo y preguntas · Versión: 0.99.45

Para qué sirve: Define el almuerzo y activa tres preguntas al empleado: el motivo de una salida anticipada, el motivo en un día sin entrada y el recordatorio «¿Ha empezado a trabajar?» en los días de trabajo desde casa / en remoto.

1. Indica la Duración del almuerzo (min).
2. Indica las horas de Inicio del almuerzo y Fin del almuerzo (p. ej. 12:00–13:30). En una salida dentro de este intervalo no se pregunta el motivo.
3. Marca la casilla Preguntar «¿Por qué salió de la oficina?» al salir antes del fin de la jornada y edita la lista de Motivos de salida.
4. Marca la casilla Si no hay entrada tras inicio + tolerancia, preguntar «¿Por qué no ha registrado su entrada hoy?» (notificación) y edita la lista de Motivos de ausencia.
5. Marca la casilla En días de trabajo desde casa / remoto, enviar «¿Ha empezado a trabajar?» al inicio de la jornada.
6. Haz clic en Guardar.

Textos de las notificaciones:

• ¿Ha empezado a trabajar? — «Hoy es su día de trabajo desde casa (09:00–18:00). Si ya ha empezado, registre la entrada en Jornada.» (en un día en remoto, «Hoy es su día de trabajo en remoto (…)»).
• Hoy no tiene registro de entrada — «La jornada empezó a las 09:00. Si no puede venir o llega tarde, indique el motivo.»

Importante:

• Las notificaciones las envía una tarea del servidor que se ejecuta cada 10 minutos, una vez al día por persona. Solo llegan a los dispositivos que tienen instalada la aplicación móvil de Prozence o tienen activadas las notificaciones del navegador; la tarjeta dentro de la aplicación se ve en cualquier caso. Como en el entorno de prueba no se puede mostrar una notificación real del teléfono, en la guía se dan los textos.
• En un festivo oficial, en un día de descanso del empleado y con un empleado de ausencia no se hace ninguna pregunta. Las respuestas se ven en la vista Mi equipo del responsable y en la columna Motivo del registro de horas.
• Errores frecuentes: «Indique inicio y fin del almuerzo, con el fin después del inicio.» · «La franja del almuerzo puede ser de 4 horas como máximo.» · «Escriba al menos un motivo de salida.» · «Puede haber como máximo 10 motivos de ausencia.»

Configurar la pantalla QR de la entrada y protegerla con contraseña

Para quién: Admin del módulo Jornada, TI · Dónde: Oficinas guardadas → tarjeta de la oficina → Abrir pantalla QR · Versión: 0.73.0 (contraseña 0.99.6)

Para qué sirve: La tableta o pantalla de la entrada de la oficina muestra un código QR que cambia cada 30 segundos. Cuando el empleado escanea el código, se registra su jornada.

1. En la tarjeta de la oficina, haz clic en Abrir pantalla QR. Si vas a abrir la pantalla en una tableta, obtén el enlace con Copiar enlace («Enlace copiado.»).
2. Abre el enlace en la tableta de la entrada y ponla a pantalla completa.
3. En la pantalla aparecen el logotipo de la empresa, el título Entrada–salida, el nombre de la oficina y el código QR: «Escanéalo con la aplicación Prozence o con la cámara de tu teléfono. El código se renueva cada 30 segundos.»

Proteger la pantalla: En la sección Protección de la pantalla de QR de la pestaña General, define una Contraseña de pantalla. La tableta pide la contraseña la primera vez que abre el enlace y después la recuerda durante el plazo de Cuántos días se recuerda el dispositivo de pantalla. Si cambias la contraseña, todas las pantallas abiertas con contraseña la piden de nuevo; con Quitar contraseña vuelves a no tener contraseña.

Importante:

• Si se corta la conexión, la pantalla dice «Esperando conexión…»; comprueba el internet de la tableta.
• Si está marcado Abrir la pantalla solo desde la dirección de esa oficina (red de la oficina), en otra red la pantalla dice «La pantalla solo se abre desde la red de la oficina.».
• Si crees que el enlace ha pasado a otra persona, marca la casilla Renovar enlaces de pantalla QR al guardar (los antiguos dejan de funcionar), guarda y abre el enlace nuevo en la tableta.

Permisos de jornada

Para quién: Administrador de la aplicación, Admin del módulo Jornada · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Permisos · Versión: 0.99.3

Para qué sirve: Asigna a los responsables de jornada (RR. HH.), a los observadores y al admin del módulo.

1. Baja a la sección Permisos, al final de la página de Jornada.
2. En el cuadro del rol, escribe un nombre en el campo Añadir persona… y elígelo en la lista; para quitarlo, haz clic en ×. Para dar el rol a un departamento, haz clic en + Añadir departamento.
3. Haz clic en Guardar.

Registro de horas y exportación al programa de nóminas

Para quién: Responsable operativo de Jornada (RR. HH.), observador, administrador de la aplicación · Dónde: Mi espacio → Jornada → Registro de horas · Versión: 0.73.0 (exportación al programa de nóminas 0.99.31, columnas Plan y Motivo 0.99.45)

Para qué sirve: Muestra los totales del mes por empleado; descargas un CSV para nóminas o un archivo Excel adecuado para el programa de nóminas.

1. En el recuadro Jornada, haz clic en Registro de horas.
2. Elige el mes con los botones ‹ y ›.
3. En la tabla aparecen, de cada empleado, los valores de Día, Trabajado, Horas extra, Tarde, Salida faltante y Días laborables sin registro. Si haces clic en el nombre de un empleado, se abren sus registros de ese mes.
4. Para el detalle día a día, haz clic en Descargar CSV (puantaj-YYYY-AA.csv).
5. Para el programa de nóminas, en Exportar al programa de nóminas elige el programa (General (todas las columnas), Logo (Bordro Plus / j-HR), Mikro (Bordro / İK), Luca Bordro, Netsis (Logo Netsis HR)) y haz clic en Descargar Excel o en Descargar CSV (parte de horas).

Las 16 columnas del archivo CSV: Empleado · Departamento · Fecha · Entrada · Salida · Trabajado (min) · Horas extra (min) · Tarde (min) · Salida faltante · De ausencia · Días laborables sin registro · Lugar · Festivo oficial · Trabajo en festivo (min) · Plan · Motivo. El archivo es UTF-8 y se separa con punto y coma. En la columna Plan aparece el tipo de horario de trabajo de ese día; en la columna Motivo, el motivo de ausencia o de salida que indicó el empleado.

El archivo Excel de nóminas tiene dos hojas: Registro de horas (por empleado: días trabajados, horas normales / extra / de festivo oficial, ausencias injustificadas, días de ausencia por tipo, número de días incompletos para la SGK y su motivo, días de cotización a la SGK) y Ausencias. La coincidencia se hace por el número de registro; el archivo no contiene el número de identificación (TC kimlik). El mismo archivo se obtiene también en Admin → Integraciones → RR. HH. y contabilidad (consulta 13. Integraciones).

Consejo: Para los informes de Jornada y de oficinas de la sección Informes, consulta 19. Informes.

Importante: Los días de ausencia no cuentan como «sin registro». Antes de exportar a nóminas, espera a que se corrijan las salidas faltantes. Los nombres de las columnas pueden variar según la versión del programa de nóminas; en la pantalla de importación, asocia las columnas. En quienes se incorporan o se van durante el mes, comprueba en el programa los días de cotización a la SGK.

Ajustes del seguimiento de ubicación (campo) y documentos de consentimiento

Para quién: Admin del módulo Jornada, administrador de la aplicación; para el documento de consentimiento, responsable operativo de Jornada (RR. HH.) · Dónde: Admin → Módulos → Jornada → Seguimiento de ubicación (campo) · Versión: 0.99.8 (mapa 0.99.38)

Para qué sirve: Activa que se tome la ubicación del personal de campo, en horario de trabajo, con la aplicación móvil de Prozence en el teléfono de la empresa; define a quién, en qué horarios y con qué intervalo se sigue, y cuánto tiempo se conservan los datos. Aquí controlas el consentimiento expreso y el documento de consentimiento firmado.

Antes de empezar: El seguimiento de ubicación forma parte del módulo Jornada; si Jornada está desactivado, no funciona. Para que las paradas aparezcan con el nombre de la oficina, introduce latitud, longitud y radio en las oficinas.

1. En la página de Jornada, baja a la sección Seguimiento de ubicación (campo). El recuadro amarillo de arriba resume las normas de la KVKK (la ley turca de protección de datos personales): «Protección de datos (KVKK): el seguimiento no empieza sin el consentimiento expreso y por escrito del empleado.»
2. Marca la casilla Seguimiento de ubicación activado.
3. En el cuadro Empleados a seguir, escribe un nombre y elígelo; si quieres, elige de Departamentos a seguir (con Ctrl / Cmd, varios a la vez).
4. Elige el Horario de seguimiento e indica los demás valores (consulta la tabla).
5. Edita según tu empresa los borradores del Texto de consentimiento y del Aviso de privacidad (razón social, dirección, dirección de contacto).
6. Haz clic en Guardar.

Marcar el documento de consentimiento firmado (RR. HH.):

1. En la tabla Empleados con seguimiento, al final de la sección, aparece el estado de Consentimiento expreso, Documento firmado y Dispositivos de cada empleado.
2. Cuando el empleado haya dado su consentimiento en la aplicación, recoge el documento firmado de puño y letra y haz clic en Documento recibido en su fila. El estado pasa a Consentimiento completo. Si es un error, haz clic en Quitar.
3. Para quitar un dispositivo (p. ej., un teléfono perdido), haz clic en la × junto al dispositivo. Ruta abre el día del empleado.

Importante:

• El consentimiento es voluntario; para el empleado que no lo da, el seguimiento no empieza y ello no debe tener consecuencias negativas. El empleado puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
• Los textos de consentimiento y de aviso de privacidad son borradores; antes de activar el seguimiento, revísalos con tu asesor jurídico.
• La ubicación la ven la propia persona, su responsable de unidad y el responsable operativo de Jornada; el observador no la ve. Cada consulta queda registrada.
• La ubicación la envía la aplicación móvil de Prozence; enviar la ubicación en segundo plano requiere un dispositivo real. La ruta de la guía se compone de puntos ficticios.