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14. Administración de servicios y recursos humanos

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

La mayor parte de este capítulo se ha trasladado a capítulos nuevos. La administración de la jornada, las ausencias, las solicitudes, la correspondencia, las compras, los activos asignados, el transporte, las comidas, las reservas, los visitantes, las emergencias y la seguridad laboral se explica ahora en sus propios capítulos, con tablas que muestran qué hace cada ajuste y cuál es su valor predeterminado. Los encabezados trasladados que figuran más abajo se mantienen para que los enlaces antiguos sigan funcionando y te llevan a su nueva ubicación. La asignación de roles, la asignación de vehículos, la incorporación y las nóminas se siguen explicando en este capítulo.

Capítulos nuevos para la administración:

Las tareas diarias de los responsables (tramitar solicitudes, el mostrador de Correspondencia, la aprobación de compras, Activos, el mostrador de recepción, las aprobaciones de ausencias y de jornada) se explican en los capítulos para empleados, porque se hacen en las mismas pantallas que usan los empleados: 21. Ausencias de los empleados, 22. Jornada, 23. Solicitudes, 24. Paquetería, correspondencia y compras, 26. Salas de reuniones y visitantes y 28. Activos fijos y asignación de activos. Para las pantallas que ven los empleados, consulta 07. Servicios internos. La administración de gastos y anticipos está en un capítulo aparte: 18. Administración de gastos y contabilidad.

Para quién: Admin · Responsable de servicios · Recursos humanos · Admins de módulo y responsables operativos · Responsable de departamento

En este capítulo

En este capítulo se explica:

Trasladado a capítulos nuevos (el encabezado lleva a una nota breve que te remite a la nueva ubicación):

Asignar roles

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Personas → Personas y permisos · Versión: 0.55.0 (roles de módulo 0.74.0)

Para qué sirve: Define quién administra y quién tramita cada servicio. Una persona solo ve las pantallas de este capítulo si tiene un rol.

  • Responsable de servicios (permiso de función): administra toda la sección Admin → Servicios (módulos, comidas, transporte, vehículos y los ajustes de los módulos de servicios).
  • Responsable de emergencias (permiso de función): inicia, sigue y cierra el recuento Estoy a salvo.
  • Tabla Permisos por módulo: para solicitudes, correspondencia, reservas, visitantes, jornada, incorporación, avisos de seguridad laboral (la administración del médico de empresa también se hace con los roles de este módulo), activos asignados, solicitudes de ausencia, nóminas, compras y Estoy a salvo (emergencias) hay tres roles: Admin del módulo (ajustes), Responsable operativo (tramita los registros y recibe notificaciones) y Observador (solo lectura). Los botones de paquete predefinido (Recursos humanos, Administración, Recepción, Equipo de seguridad) asignan con un clic los roles más habituales.

Para los pasos y el significado de los roles módulo por módulo, consulta 10. Administración y configuración y Roles de módulo (tabla de permisos).

Consejo: No hace falta asignar un rol aparte al responsable de departamento. La persona que figura como responsable de un empleado en el organigrama aprueba por sí misma las solicitudes de ausencia y de corrección de jornada de ese empleado (consulta Asignar departamento y responsable).

Abrir la administración de servicios

Explica cómo abrir la pantalla Admin → Servicios y qué pestaña ve cada persona. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Abrir la administración de servicios. Consulta también 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos: Abrir las pantallas de ajustes.

Activar los módulos de servicios

Activas los módulos de comidas, transporte y asignación de vehículos, y las funciones adicionales de comidas y transporte. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Activar los módulos de servicios (General).

Introducir el menú de comidas

Introduces el menú del mes día a día o desde un archivo CSV. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Introducir el menú de comidas.

Seguir la asistencia a las comidas y las valoraciones del menú

Sigues el número diario de personas esperadas y las valoraciones del menú. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Seguir la asistencia a las comidas y las valoraciones del menú.

Definir las rutas de transporte

Introduces las rutas de transporte, los vehículos, los conductores y los horarios de las paradas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Definir las rutas de transporte y Seguir los recorridos de hoy.

Transporte en directo: enlace para el conductor y aviso a los pasajeros

Entregas al conductor un enlace que no exige iniciar sesión y envías a los pasajeros avisos de retraso o de cancelación. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Enlace para el conductor y aviso a los pasajeros. Consulta también 25. Transporte y comedor: Pantalla del conductor: viaje, parada y pasajeros.

Asignación de vehículos

Para quién: Responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Vehículo · Versión: 0.52.0

Para qué sirve: Introduces la matrícula del empleado al que se ha asignado un vehículo de empresa y las fechas de neumáticos, mantenimiento, inspección técnica, seguro y seguro a todo riesgo. Cuando se acerca una fecha, el empleado y administración reciben un recordatorio. El empleado solo ve su propio vehículo y no puede modificarlo.

Antes de empezar: El módulo Vehículos asignados debe estar activado. Si está desactivado, al principio de la sección aparece «Vehículos asignados está desactivado; no se muestra a los empleados y no se envían recordatorios.».

  1. Haz clic en + Añadir vehículo.
  2. En la lista — Elige empleado —, elige al empleado.
  3. Rellena los campos Matrícula (34 ABC 123) y Marca / modelo.
  4. Introduce las fechas: Cambio de neumáticos (en la lista de al lado, Cambio a invierno o Cambio a verano), Mantenimiento periódico (fecha o kilometraje; campo o km), Inspección técnica, Seguro obligatorio, Seguro a todo riesgo.
  5. Si quieres, escribe una Nota y haz clic en Guardar vehículos.

Asignación de vehículos: empleado, matrícula, marca / modelo y fechas

Consejo: Junto a las fechas vencidas aparece vencida y junto a las próximas, próxima.

Importante: A un empleado solo se le puede asignar un vehículo. Para quitar la asignación, haz clic en Quitar en la fila y guarda.

Categorías de solicitudes y sus responsables

Defines las categorías de solicitudes, sus responsables y los plazos objetivo de resolución. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos; consulta Ajustes de solicitudes: categorías y plazos objetivo, Definir las respuestas predefinidas y Conceder permisos para las solicitudes.

Tramitar las solicitudes entrantes (asignar, responder, resolver)

Te haces cargo de las solicitudes entrantes, te comunicas con quien las abrió, pides información y las resuelves. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 23. Solicitudes; consulta Lista de solicitudes entrantes (para quienes las tramitan), Asumir una solicitud y escribir una respuesta, Pedir información a quien abrió la solicitud, Resolver y cerrar una solicitud, cambiar su prioridad y su asunto y Panel Resumen: tiempos de resolución.

Ajustes de correspondencia

Defines el lugar de entrega, el recordatorio, el plazo de conservación, los responsables y las empresas de paquetería. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos; consulta Ajustes de correspondencia y Conceder permisos para la correspondencia.

Registrar y entregar un envío entrante

Los envíos entrantes se registran ahora en la pantalla independiente Mostrador de correspondencia y se entregan con el código de entrega. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 24. Paquetería, correspondencia y compras; consulta Abrir el mostrador de correspondencia, Registrar un envío entrante, Entregar un envío y Libro de correspondencia: entrante y saliente.

Enviar las solicitudes de envío salientes

Entregas a la empresa de paquetería o al mensajero las solicitudes de envío de los empleados; el antiguo botón En preparación ha sido sustituido por Recibido en la sala de correo. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 24. Paquetería, correspondencia y compras; consulta Tramitar las solicitudes de envío salientes.

Recursos de reserva y sus reglas

Defines las salas de reuniones y las plazas de aparcamiento que se pueden reservar, así como los horarios y los límites de las reservas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Recursos de reserva y sus reglas y Sincronización con Google Calendar.

Ajustes de visitantes y autorregistro con código QR

Configuras el registro de visitantes, el plazo de conservación, el texto informativo y el autorregistro con código QR. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Ajustes de visitantes, bienvenida y salida. Consulta también 26. Salas de reuniones y visitantes: Autorregistro con código QR (visitante).

Pantalla de recepción: dejar entrar al visitante

En recepción dejas entrar al visitante esperado, registras al que llega sin avisar y registras su salida. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 26. Salas de reuniones y visitantes; consulta Mostrador de recepción: dejar entrar al visitante, Registrar la salida del visitante, Quién está dentro ahora y Recepción: lista de Hoy y Libro.

Tramitar las notificaciones de casi accidentes y peligros

Revisas los avisos de seguridad laboral recibidos, puntúas el riesgo y abres y cierras acciones correctivas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Tramitar las notificaciones de casi accidentes y peligros.

Ajustes e informe de los avisos de seguridad

Activas los avisos de seguridad laboral y configuras los avisos anónimos y las sugerencias de lugares. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Ajustes de los avisos de seguridad. Consulta también 19. Informes: La pestaña de seguridad y salud laborales en los informes.

Registrar activos fijos y asignarlos

Los activos fijos están ahora en la pantalla independiente Activos del menú de la izquierda; allí registras el objeto y lo asignas a un empleado. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 28. Activos fijos y asignación de activos; consulta La pantalla Activos, Registrar un activo fijo, Asignar un activo fijo, Importar desde un archivo Excel o CSV y Imprimir etiquetas QR.

Recuperar un activo asignado, avería y pérdida

Recibes el objeto devuelto y cambias su estado; la pérdida, el daño y la avería se notifican y se resuelven ahora como incidentes. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 28. Activos fijos y asignación de activos; consulta Detalle del activo: devolución, estado, edición y eliminación, Seguir los incidentes, Poner un incidente en revisión y Resolver un incidente: coste y valoración de la culpa.

Ajustes de activos asignados

Configuras el módulo de activos asignados, la confirmación de entrega, el recordatorio de garantía y el plazo de conservación. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos; consulta Ajustes de activos asignados y categorías personalizadas y Conceder permisos para los activos asignados.

Aprobaciones del equipo (responsable de departamento)

Como responsable de departamento, apruebas las solicitudes de ausencia y las correcciones de jornada de tu equipo. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 21. Ausencias de los empleados; consulta Aprobar ausencias como responsable. Consulta también 22. Jornada: Mi equipo: situación de hoy del equipo y aprobación de correcciones.

Ausencias pendientes de aprobación (recursos humanos)

Como RR. HH., das la aprobación final a las solicitudes de ausencia que ya ha aprobado el responsable. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 30. Gestión de las ausencias de los empleados; consulta Flujo de aprobación y aprobación de recursos humanos y Asignar aprobadores y observadores.

Introducir los saldos de vacaciones anuales

Introduces el saldo inicial de los empleados y corriges el saldo más adelante. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 30. Gestión de las ausencias de los empleados; consulta Introducir y corregir los saldos de vacaciones anuales.

Todas las solicitudes de ausencia y registro de ausencias en nombre del empleado

Filtras todas las solicitudes de ausencia, cancelas una ausencia aprobada o registras una ausencia en nombre de un empleado. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 30. Gestión de las ausencias de los empleados; consulta Todas las solicitudes, cancelación y registro de ausencias en nombre del empleado.

Ajustes: tipos de ausencia y sus reglas, tablas de antigüedad, festivos

Los ajustes del módulo de ausencias (días laborables, tablas de antigüedad, festivos oficiales, reglas de los tipos de ausencia, traspaso de saldo y ausencia anticipada) se explican ahora en tareas separadas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 30. Gestión de las ausencias de los empleados; consulta Abrir los ajustes (módulo de ausencias), Días laborables, tablas de antigüedad y festivos oficiales, Reglas de los tipos de ausencia retribuida y no retribuida y Traspaso de saldo, ausencia anticipada y solicitud con efecto retroactivo.

Formulario de ausencia aprobado y verificación por QR

Para la ausencia aprobada se genera un formulario A4 imprimible con código QR; el código QR demuestra que el formulario coincide con el registro del sistema. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 21. Ausencias de los empleados; consulta Imprimir y firmar el formulario de ausencia aprobado y Verificar el formulario con el código QR. Consulta también 30. Gestión de las ausencias de los empleados: Seguimiento de la entrega del formulario firmado.

Recibir el formulario firmado de una ausencia aprobada (con código QR)

Fotografías el formulario firmado que trae el empleado; la ausencia se localiza a partir del código QR del formulario y se marca como recibida. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 30. Gestión de las ausencias de los empleados; consulta Recibir el formulario con el código QR (recursos humanos) y Seguimiento de la entrega del formulario firmado.

Ajustes de jornada: vías de registro, red de la oficina y código QR

En la versión 0.99.45, los ajustes de jornada se dividieron en cuatro pestañas: General, Lugares de trabajo, Horario de trabajo, Almuerzo y preguntas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 29. Gestión de la jornada; consulta Abrir los ajustes de jornada, La pestaña General, Lugares de trabajo: valor predeterminado de la empresa en las oficinas, Editar una oficina registrada, regla de entrada específica de la oficina y eliminación, Trabajo fuera de la oficina: desde casa, en remoto, sobre el terreno y Horarios de trabajo y orden de asignación.

Configurar la pantalla con código QR en la entrada

Muestras en la tableta de la entrada de la oficina un código QR que cambia cada 30 segundos y proteges la pantalla con una contraseña. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 29. Gestión de la jornada; consulta Configurar la pantalla con código QR en la entrada y protegerla con contraseña.

Ajustes de seguimiento de ubicación (terreno) y documentos de consentimiento

Activas el seguimiento de ubicación de los empleados de terreno, defines las reglas y marcas los documentos de consentimiento firmados. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 29. Gestión de la jornada; consulta Ajustes de seguimiento de ubicación (terreno) y documentos de consentimiento.

Hoja de asistencia e informe de jornada

Ves la hoja de asistencia mensual, la descargas en CSV o Excel y la exportas al programa de nóminas. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 29. Gestión de la jornada; consulta Hoja de asistencia y exportación al programa de nóminas. Consulta también 19. Informes: La pestaña de jornada en los informes.

Iniciar un nuevo proceso de incorporación

Para quién: RR. HH., Admin · Dónde: Tablón → Mi espacio → Incorporación → Procesos · Versión: 0.69.0, 0.96.1

Para qué sirve: Inicias una lista de tareas para un empleado que se incorpora (o que se marcha). Las tareas se reparten entre sus responsables (RR. HH., TI, administración, el responsable, el compañero guía, el propio empleado) con sus fechas.

  1. En el cuadro Incorporación, haz clic en Procesos. En la ventana Incorporación y salida se listan los procesos En curso, su progreso y el número de tareas retrasadas. Incorporación y salida: procesos en curso
  2. Haz clic en + Nuevo proceso.
  3. En la lista Plantilla, elige la plantilla (por ejemplo, «Incorporación (general) · 12 tareas» o «Salida (general) · 5 tareas»).
  4. En el campo Empleado:, escribe un nombre y elígelo en la lista.
  5. Elige la Fecha de inicio (último día en salidas). Las fechas de las tareas se calculan a partir de ese día.
  6. Si quieres, elige las personas de Responsable (si está vacío, el del organigrama): y Compañero guía (opcional):, y escribe una Nota (opcional).
  7. Haz clic en Iniciar y avisar a los responsables.

Formulario de nuevo proceso

Consejo: Las tareas que te corresponden aparecen en la lista Sus tareas del cuadro, con la fecha y el retraso; márcalas cuando las termines. En la tarjeta breve se ven las 3 primeras tareas; para verlas todas, haz clic en Ver todo. Al hacer clic en un proceso se abren todos sus pasos; si hace falta, lo cierras con Cerrar proceso → Sí, cerrar. Para la pantalla que ve el empleado nuevo, consulta 07. Servicios internos.

Ajustes y plantillas (incorporación)

Para quién: Admin del módulo Incorporación · Dónde: Admin → Módulos → Incorporación · Versión: 0.69.0, 0.96.1 (pestaña Admin 0.99.3)

  1. Haz clic en Admin → Módulos → Incorporación. Se abre Ajustes de incorporación.
  2. Marca la casilla Incorporación activada y escribe el Texto de bienvenida para el empleado nuevo.
  3. Elige las personas para Tareas de RR. HH.:, Tareas de TI: y Tareas de administración:. Las tareas de rol se asignan a la primera persona de la lista; si la lista está vacía, a quien inicia el proceso.
  4. Introduce el valor de Meses de conservación de procesos terminados (3–60). Añade a otros responsables de incorporación como Responsable operativo en la sección Permisos, que está debajo de la pestaña.
  5. En Plantillas, elige una plantilla. Edita los campos Nombre de la plantilla y Tipo (Incorporación / Salida).
  6. Para cada tarea, introduce el título, el rol responsable (El propio empleado, Responsable, Compartir coche, RR. HH., TI, Administración, Persona concreta), la diferencia en días (−3 = tres días antes, 0 = primer día, 30 = un mes después) y, si quieres, un enlace de la aplicación (Mi perfil, Políticas de la empresa). Añade una tarea con + Añadir tarea y una plantilla con + Plantilla.
  7. Haz clic en Guardar ajustes.

Ajustes de incorporación: responsables y plantillas

Subir y emparejar nóminas

Para quién: Responsable de nóminas (RR. HH.), Admin · Dónde: Tablón → Mi espacio → Mis nóminas → Subir · Versión: 0.97.0

Para qué sirve: Subes de forma masiva los PDF de las nóminas mensuales. El número de empleado (o el número de identidad) y el periodo que figuran en el nombre del archivo vinculan la nómina con el empleado y el mes correctos. El empleado abre su nómina en Mi espacio después de confirmar su recepción.

Antes de empezar: El módulo de nóminas debe estar activado y debes tener el rol de Responsable operativo en la fila Mis nóminas (Admin → Personas → Personas y permisos; el paquete predefinido Recursos humanos también concede este rol). Introduce los números de empleado (consulta Datos de emparejamiento de nóminas). Los nombres de archivo deben incluir el número de empleado y el periodo; por ejemplo, S-1004_2026-10.pdf. El periodo se puede escribir como 2026-10, 202610 o 10-2026.

  1. En el cuadro Mis nóminas, haz clic en Subir. Se abre la ventana Subir nóminas.
  2. En el campo Periodo (si no figura en el nombre del archivo), elige el mes. El valor predeterminado es el mes anterior; si el nombre del archivo incluye el periodo, prevalece este.
  3. Haz clic en Archivos PDF y elige las nóminas. Puedes elegir varios archivos; cada archivo puede pesar como máximo 10 MB.
  4. Por cada archivo aparece una fila: el nombre del archivo, el empleado emparejado y el periodo. La fila de estado indica Coincide, Sin coincidencia; elija a la persona o Coincide con varias personas; elija a la persona. Las filas sin coincidencia aparecen en amarillo; elige al empleado en la lista. Si hace falta, cambia también el periodo en la fila. Subir nóminas: dos archivos coinciden y uno no
  5. Haz clic en Subir (3) (el número es la cantidad de archivos). Los archivos se suben uno tras otro y cada fila muestra el resultado. Las filas sin empleado elegido se omiten con «No se ha elegido a ninguna persona; omitido.».

Enlace en lugar de archivo: Si las nóminas están en el sistema de nóminas propio de tu empresa, activa Definir un enlace en lugar de un archivo, elige el Empleado y el Periodo, escribe en el campo Enlace de la nómina la dirección que empieza por https:// y haz clic en Guardar enlace. El empleado abre esa dirección después de confirmar la recepción.

Una segunda nómina para el mismo mes:

  • Si el empleado todavía no ha confirmado la recepción, el archivo nuevo sustituye al anterior; el archivo anterior se elimina.
  • Si el empleado ya ha confirmado la recepción, se conservan la nómina anterior y el registro de recepción; la nómina nueva se añade como una fila aparte con la etiqueta Ajuste y el empleado también confirma su recepción.

Consejo: Si tu programa de nóminas entrega a todos los empleados en un único PDF, divídelo primero en un PDF por persona y pon a los archivos el número de empleado. Las nóminas se guardan en la carpeta privada del sitio web (pzk-bordro), a la que no se puede acceder desde fuera; en un alojamiento con Nginx, como Kinsta, hay que añadir también una regla de acceso para esta carpeta. El estado lo ves en la lista de Carpetas privadas de los ajustes de Gastos (consulta 18. Administración de gastos y contabilidad).

Periodos de nómina, estado de recepción y registro de auditoría

Para quién: Responsable de nóminas (RR. HH.), Observador, Admin · Dónde: Tablón → Mi espacio → Mis nóminas → Periodos · Versión: 0.97.0

Para qué sirve: Sigues cuántas nóminas se han recibido cada mes, ves quién no las ha recibido y exportas en CSV la prueba de recepción.

  1. En el cuadro Mis nóminas, haz clic en Periodos. Para cada mes aparece una cifra como «9 / 15 recepciones»; es verde si se han recibido todas y amarilla si falta alguna. Periodos: 9 / 15 recepciones en septiembre de 2026
  2. Haz clic en un mes. Aparece una fila por empleado: nombre y número de empleado, estado, fecha y hora de la recepción y su método (o la fecha de subida), tipo de archivo (PDF o enlace) y número de aperturas. Periodo de septiembre de 2026: filas de empleados, botones Abrir y Eliminar
  3. Si eres responsable operativo, puedes ver una nómina con Abrir. Esa apertura se anota en el registro de auditoría como «Consulta de RR. HH.» y no afecta a la recepción del empleado.
  4. Para eliminar una nómina errónea cuya recepción aún no se ha confirmado, haz clic en Eliminar → Sí, eliminar. Una nómina cuya recepción ya se ha confirmado no se puede eliminar; para corregirla, sube una nómina nueva del mismo mes.
  5. Para obtener la prueba de recepción, haz clic en Registro de auditoría (CSV) (de este mes) o en el botón Registro de auditoría completo (CSV) de la ventana Periodos.

Columnas del CSV: Çalışan (empleado), Sicil (n.º de empleado), Dönem (periodo), Yükleme (subida), Kaynak (origen), Tür (tipo), Düzeltme (ajuste), Tebliğ zamanı (fecha y hora de la recepción), Yöntem (método), Kanal (canal: la dirección o el número, enmascarados, a los que se envió el código), IP, Tarayıcı (navegador), PDF SHA-256 (la huella digital del documento) y Açılış (aperturas).

Consejo: Los empleados con una recepción pendiente ven un aviso en su campana (Pendientes para ti) y en Mi espacio. Quienes tienen el rol de observador ven los periodos y el CSV, pero no pueden abrir el contenido de las nóminas.

Datos de emparejamiento de nóminas: número de empleado y número de identidad

Para quién: Responsable de nóminas (RR. HH.), Admin · Dónde: Tablón → Mi espacio → Mis nóminas → Personas · Versión: 0.97.0

  1. En el cuadro Mis nóminas, haz clic en Personas. Se listan los empleados; filtra por nombre o por número de empleado con Buscar personas.
  2. En el campo N.º de empleado, escribe el número de empleado.
  3. Si tu empresa empareja por número de identidad, escribe el número en el campo N.º de identidad. El número en sí no se guarda, solo su resumen irreversible; después el campo indica «N.º de identidad definido ✓». Para borrarlo, escribe -.
  4. Si hace falta, en la lista Ajuste de la empresa, elige el canal de verificación específico para este empleado (Código por correo o Código SMS).
  5. Haz clic en Guardar en la fila.

Personas: n.º de empleado, n.º de identidad y canal de verificación

Consejo: La nota «sin correo» o «sin móvil» bajo la fila indica que no se puede enviar el código a ese empleado. Añade un correo electrónico o un teléfono móvil a su ficha, o elige otro canal.

Ajustes de nóminas: verificación, proveedor de SMS y API de Prozon

Para quién: Admin del módulo de nóminas, Admin · Dónde: Admin → Módulos → Nómina · Versión: 0.97.0 (pestaña Admin 0.99.3)

  1. Haz clic en Admin → Módulos → Nómina. Se abre Ajustes de nóminas. Asigna a los responsables de nóminas (RR. HH.) como Responsable operativo en la sección Permisos, que está debajo de la pestaña.
  2. Marca la casilla Módulo de nóminas activado.
  3. Elige la Verificación de la recepción:
    • Código por correo (recomendado): Se envía un código de 6 dígitos a la dirección de correo de la ficha del empleado.
    • Código SMS: El código se envía por SMS al teléfono móvil; hay que definir abajo un proveedor de SMS.
    • Apertura directa (sin código): El empleado pulsa Confirmo la recepción, abrir; la fecha y hora y la IP también se registran.
  4. En Emparejamiento por nombre de archivo, elige N.º de empleado, N.º de identidad o N.º de empleado o n.º de identidad.
  5. Si quieres, marca Enviar una notificación al teléfono del empleado cuando llegue una nueva nómina.
  6. Si vas a usar SMS, en la sección Proveedor de SMS elige el Proveedor:
    • Netgsm: Introduce el Código de usuario, la Contraseña y el Remitente.
    • Otro (plantilla HTTP): Introduce la dirección https:// de tu proveedor, el método (POST / GET), el cuerpo y las cabeceras de la petición. Usa los marcadores {telefon} y {mesaj}. La contraseña y las cabeceras de la petición se guardan cifradas y no se vuelven a mostrar; si las dejas vacías, se conserva el valor guardado; para borrarlas, escribe -.
  7. Haz clic en Guardar. Para SMS, escribe un número de móvil en el campo de prueba y haz clic en Enviar SMS de prueba. Ajustes de nóminas: verificación, emparejamiento, Netgsm, API de Prozon

API de Prozon (envío de nóminas de sistema a sistema): Si Prozon prepara tus nóminas, haz clic en Crear clave. La clave solo se ve en ese momento; cópiala y envíasela a Prozon por un canal seguro. Prozon envía cada nómina con esta clave al punto de acceso pzk/v1/bordro-api (número de empleado, número de identidad o correo electrónico; periodo; PDF o enlace) y la nómina llega sola al cuadro del empleado. Una petición que no coincide con un único empleado se rechaza. Crear clave nueva invalida la anterior de inmediato.

Asignar a los responsables de nóminas: Asigna a las personas de RR. HH. en la fila Mis nóminas de Admin → Personas → Personas y permisos: Admin del módulo (estos ajustes), Responsable operativo (subir, personas, abrir) y Observador (estado de recepción y registro de auditoría).

Iniciar un recuento Estoy a salvo

Después de una emergencia o un simulacro, preguntas a los empleados «¿Estás a salvo?». Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Iniciar un recuento Estoy a salvo. Consulta también 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa: Notificar una emergencia (responsable).

Seguir y cerrar el panel del recuento

Sigues quién está a salvo, quién ha pedido ayuda y quién no ha respondido, y cierras el recuento. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Seguir y cerrar el panel del recuento.

Puntos de reunión y ajustes de Estoy a salvo

Configuras los puntos de reunión, el uso compartido de la ubicación, el recordatorio y los textos predeterminados. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Puntos de reunión y ajustes de Estoy a salvo.

Consultar los resultados de los simulacros

Los resultados de los recuentos y simulacros anteriores están en la sección Recuentos anteriores del panel del recuento, y los registros de simulacros, en la pantalla de equipos. Esta tarea se ha trasladado al capítulo 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias; consulta Seguir y cerrar el panel del recuento y Equipos de respuesta a emergencias y simulacros.

Aprobaciones de gastos

Para las aprobaciones de gastos y anticipos de trabajo, la aprobación contable, el pago y los informes, consulta 18. Administración de gastos y contabilidad. Para aprobar los gastos de tu equipo como responsable de departamento, consulta 17. Gastos, anticipos y dietas.

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