28. Activos fijos y asignación de activos

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Todos los bienes de la empresa (ordenador, teléfono, monitor, mobiliario, vehículo, tarjeta de acceso…) están registrados en la pantalla Activos. El responsable de activos asigna un artículo a un empleado; cuando el empleado dice "Lo he recibido" en el cuadro Mis activos, se genera el acta digital de asignación. Si el artículo se pierde, lo roban, se daña o se avería, el empleado notifica el incidente desde la aplicación; el responsable lo revisa y lo resuelve. Además, los responsables hacen el inventario, imprimen etiquetas QR, importan desde Excel el inventario existente y añaden directamente a los activos los productos comprados.

Este capítulo es para empleados y responsables de activos. Para los ajustes del módulo de activos y las categorías personalizadas, consulta 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos.

Para quién: Empleado · Responsable de activos (responsable operativo de activos o admin del módulo) · Observador de activos

En este capítulo

Empleado

• El cuadro Mis activos
• Confirmar la recepción de un activo asignado
• Detalle del artículo y acta de asignación
• Notificar una pérdida, un robo, un daño o una avería (aviso de incidente)
• Confirmar tu artículo en el inventario

Responsable de activos

• La pantalla Activos
• Registrar un activo
• Asignar un activo
• Detalle del activo: devolución, estado, edición y eliminación
• Seguimiento de incidentes
• Iniciar la revisión de un incidente
• Resolver un incidente: coste y evaluación de culpa
• Iniciar un inventario
• Marcar en el inventario y contar con QR
• Imprimir etiquetas QR
• Abrir un activo escaneando su QR
• Importar desde un archivo Excel o CSV
• Añadir a los activos desde compras

Antes de empezar: El módulo de activos viene desactivado en la empresa. Si no ves el cuadro Mis activos, el módulo no está activo en tu empresa. El menú Activos solo lo ven los responsables de activos y los observadores. Las pantallas de este capítulo se han preparado con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; los códigos QR de las etiquetas apuntan a una dirección ficticia.

El cuadro Mis activos

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Mis activos (en el ordenador, Tablón → Mi espacio) · Versión: 0.75.0, 0.96.1 (fila del inventario 0.99.42)

Para qué sirve: Muestra los artículos de la empresa que tienes asignados, los que esperan tu confirmación de recepción y un inventario en curso.

1. Toca Herramientas en el menú inferior y elige Mi espacio en la franja superior.
2. Llega al cuadro Mis activos.
3. De cada artículo se indican el número de activo (p. ej. DMB-2026-0001), el estado, el nombre del artículo, el tipo, el número de serie y la fecha de entrega.
4. Toca un artículo para ver su detalle.

Consejo:

• En la tarjeta breve se ven los 3 primeros artículos; toca Ver todo para verlos todos y Contraer para reducir la tarjeta.
• Si hay un artículo que espera tu confirmación de recepción o un inventario que te espera, aparece como una tarjeta aparte al principio del cuadro y también figura en la lista Pendientes para ti (consulta 09. Notificaciones).

Confirmar la recepción de un activo asignado

Para quién: Empleado · Dónde: Mis activos → Confirme la recepción · Versión: 0.75.0

Para qué sirve: Confirmas desde la aplicación el artículo que te han entregado. Tu confirmación se guarda como acta digital de asignación.

1. Cuando el responsable de activos te asigna un artículo, recibes una notificación en el teléfono. Abre el cuadro Mis activos.
2. En la tarjeta Confirme la recepción figuran el nombre del artículo, el número de serie y lo que se entrega con él (p. ej. "Cargador, funda").
3. Si has recibido el artículo completo, toca Lo he recibido.
4. Si el artículo no te ha llegado o te han entregado otro distinto, toca No lo he recibido, escribe una Descripción y toca Avisar.

Resultado: Si dices Lo he recibido, aparece el mensaje "Recepción confirmada; se ha guardado el acta de asignación." y el artículo pasa a Asignado. Si dices No lo he recibido, el artículo vuelve al almacén y se avisa al responsable de activos.

Errores frecuentes: "Escribe una breve descripción (p. ej. el artículo no me ha llegado)." — en No lo he recibido la descripción es obligatoria.

Consejo: Si la confirmación tarda más de 3 días, recibes un recordatorio una vez. Si tu empresa ha desactivado la confirmación de recepción, el artículo se considera Asignado en cuanto se asigna y esta tarjeta no aparece.

Detalle del artículo y acta de asignación

Para quién: Empleado · Dónde: Mis activos → toca el artículo · Versión: 0.75.0 (aviso de incidente 0.99.42)

Para qué sirve: Muestra los datos del artículo, su historial y el estado de los incidentes que has notificado; te da el acta en papel.

1. En el cuadro Mis activos, toca el artículo.
2. Lee las filas Artículo, Tipo, N.º de serie, Incluye, Asignado a, Entregado, Recepción confirmada y Fin de garantía.
3. Si has notificado un incidente del artículo, se ven el número y el estado del incidente (Nuevo, En revisión, Cerrado).
4. Al final, la sección Historial muestra cuándo se te entregó el artículo y cuándo lo confirmaste.
5. Si necesitas un acta en papel firmada, toca Imprimir acta.

Importante: Al dejar la empresa, tienes que devolver todos los artículos que tienes asignados; la devolución la registra el responsable de activos.

Notificar una pérdida, un robo, un daño o una avería (aviso de incidente)

Para quién: Empleado · Dónde: Mis activos → artículo → Notificar un incidente (pérdida, daño, avería) · Versión: 0.99.42 (sustituye al antiguo Informar de un problema)

Para qué sirve: Comunicas al responsable de activos, como un registro oficial de incidente, lo que le ha ocurrido al artículo que tienes asignado. El incidente recibe un número (p. ej. OLY-2026-0001); aquí sigues su resultado.

Antes de empezar: Solo puedes notificar un incidente de un artículo que hayas recibido (confirmado).

1. En el cuadro Mis activos, toca el artículo.
2. Toca Notificar un incidente (pérdida, daño, avería).
3. En la lista ¿Qué ocurrió? elige Perdido, Robo, Daño (rotura, líquido…), Avería u Otro.
4. Elige la fecha en ¿Cuándo? (hoy o dentro del último año).
5. Si quieres, rellena ¿Dónde? (opcional) (p. ej. "Visita a un cliente, taxi").
6. En el cuadro Descripción, cuenta brevemente lo ocurrido (mínimo 10 caracteres).
7. Si elegiste Robo y has presentado denuncia, marca la casilla He presentado denuncia policial y, si lo tienes, escribe el N.º de denuncia (opcional).
8. Si quieres, añade hasta 3 fotos con Foto (opcional).
9. Toca Avisar.

Resultado: Aparece el mensaje "Notificado; el responsable de activos lo revisará." Los responsables de activos reciben una notificación en el teléfono. Cuando el responsable inicia la revisión del incidente y cuando lo resuelve, se te avisa.

Errores frecuentes:

• "Elige qué ocurrió." — no elegiste el tipo de incidente en la lista ¿Qué ocurrió?.
• "Cuenta brevemente lo ocurrido (mínimo 10 caracteres)."
• "La fecha del incidente debe ser hoy o estar dentro del último año."
• "Se pueden añadir como máximo 3 fotos."
• "Ya hay un aviso abierto de … para este artículo: OLY-…." — no se puede notificar por segunda vez mientras haya un incidente abierto del mismo tipo.
• "Solo puedes notificar un incidente de un artículo que hayas recibido."

Consejo: Las fotos se reducen en el teléfono (1600 píxeles) y se guardan en una carpeta protegida; solo las ven tú, los responsables de activos y los observadores de activos.

Importante: El coste y la evaluación de culpa que se introducen en el incidente son solo a efectos de registro; no se descuenta nada del sueldo. Esta evaluación solo la ven los responsables de activos y los observadores.

Confirmar tu artículo en el inventario

Para quién: Empleado · Dónde: Mis activos → Inventario: ¿sigue teniendo estos artículos? · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Cuando la empresa hace un inventario, confirmas con un solo toque que el artículo sigue contigo.

1. Cuando llegue la notificación de "Inventario", abre el cuadro Mis activos.
2. En la tarjeta Inventario: ¿sigue teniendo estos artículos? se listan el nombre del inventario y tus artículos incluidos.
3. Si tienes el artículo, toca Lo tengo.
4. Si no tienes el artículo, toca No lo tengo, escribe el motivo en el cuadro Descripción (p. ej. "Lo devolví / se perdió / lo tiene otra persona") y toca Avisar.

Resultado: Si dices Lo tengo, aparece el mensaje "Gracias, confirmado." Si dices No lo tengo, aparece el mensaje "Se ha avisado al responsable de activos."

Importante: Si el artículo se ha perdido o te lo han robado, no basta con decir No lo tengo; además, notifícalo con Notificar incidente desde el detalle del artículo.

La pantalla Activos

Para quién: Responsable de activos, observador de activos · Dónde: Menú de la izquierda → Activos (en el teléfono, franja de Herramientas → Activos) · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Resume, filtra y reúne en un solo lugar todos los activos de la empresa, junto con los incidentes, los inventarios y las partidas que vienen de compras.

1. En el ordenador, haz clic en Activos en el menú de la izquierda. En el teléfono, toca Herramientas y elige Activos en la franja superior.
2. Lee los recuadros de resumen de la parte superior: Total, Asignado, En almacén, Averiado / en reparación, Incidente abierto y Valor registrado (aprox.). Al hacer clic en un recuadro, la lista se filtra por ese estado.
3. Pestañas: Lista, Incidentes (N), Inventario y (si el módulo de compras está activo) Desde compras (N). En la pestaña que tiene algo nuevo aparece un punto rojo.
4. En la pestaña Lista, elige uno de los chips de estado: Todas, Asignado, En almacén, Averiado y, si hay registros en ese estado, Pendiente de aprobación, Con incidente abierto, En salidas, Garantía por vencer, Perdido, Dados de baja.
5. Si quieres, escribe en el cuadro de búsqueda (Número, nombre, n.º de serie, ubicación o persona); elige en las listas Todos los grupos, Todas las categorías y Todas las ubicaciones.
6. En cada fila de la lista figuran el número, el estado, el nombre, la categoría, la ubicación, a quién está asignado y el n.º de serie. Al hacer clic en una fila se abre el detalle.

Consejo:

• Descargar CSV exporta a un archivo la lista filtrada; Imprimir etiqueta (N) imprime las etiquetas QR de los artículos de la lista filtrada.
• Las categorías están en cinco grupos: Tecnología de la información, Tarjetas, llaves, SIM, Oficina y mobiliario, Vehículos y equipos, Otro.
• Valor registrado es una suma aproximada; no separa las monedas.
• Con el rol de Observador lo ves todo pero no puedes operar ("Observador: ves los activos, los incidentes y los inventarios; no puedes operar.").

Registrar un activo

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → + Activo · Versión: 0.75.0 (campos nuevos 0.99.42)

Para qué sirve: Añade al inventario un nuevo bien de la empresa. El registro recibe un número y queda En almacén.

1. En la pantalla Activos, haz clic en + Activo.
2. Elige el tipo en la lista Categoría (p. ej. Tableta). Para un tipo que no esté en la lista, el admin del módulo añade una categoría personalizada ("Nueva categoría: Admin → Módulos → Activos.").
3. Escribe el Nombre / marca-modelo.
4. Si quieres, escribe el N.º de serie (opcional) y la Ubicación (opcional). Al escribir la ubicación se sugieren las ya introducidas antes.
5. Elige la Fecha de compra y el Fin de garantía.
6. Rellena los campos Proveedor, N.º de factura, Incluye (p. ej. "Funda, cargador") y Valor (p. ej. "16.500 TL").
7. Si quieres, escribe una Nota (solo responsables).
8. Haz clic en Guardar activo.

Resultado: Aparece el mensaje "Activo guardado: DMB-…"; el artículo figura en la lista como En almacén.

Errores frecuentes:

• "Elige una categoría." — no elegiste categoría.
• "Escribe el nombre o la marca-modelo del artículo."
• "Este número de serie ya está registrado: …" — no se puede introducir dos veces el mismo número de serie.
• "La fecha de compra no puede ser futura."

Asignar un activo

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → artículo → Asignar · Versión: 0.75.0

Para qué sirve: Entregas a un empleado el artículo que está en el almacén.

1. En la Lista, elige el chip En almacén y haz clic en el artículo.
2. Haz clic en Asignar.
3. Escribe el nombre en el cuadro Empleado y elígelo de la lista.
4. Si quieres, escribe una Nota (opcional) (p. ej. "Nueva incorporación; con cargador").
5. Haz clic en Asignar.

Resultado: Aparece el mensaje "Asignado; se ha avisado al empleado." El artículo queda Pendiente de confirmar recepción; cuando el empleado dice Lo he recibido, pasa a Asignado.

Errores frecuentes:

• "Elige al empleado de la lista."
• "No se puede asignar un artículo perdido o dado de baja."
• "Este artículo está ahora en poder de …; primero recibe su devolución."

Detalle del activo: devolución, estado, edición y eliminación

Para quién: Responsable de activos (eliminación: admin del módulo, Admin) · Dónde: Activos → haz clic en el artículo · Versión: 0.75.0 (actualizado en 0.99.42)

Para qué sirve: Ves todos los datos del artículo, sus incidentes y su historial; recibes su devolución, cambias su estado y corriges sus datos.

1. En la lista, haz clic en el artículo. En la parte superior de la ventana se ven el código QR del artículo, su nombre, su categoría y su ubicación.
2. Lee las filas N.º de serie, Asignado a, Entregado, Recepción confirmada, Incluye, Fecha de compra, Fin de garantía, Proveedor, N.º de factura y Valor.
3. Botones (según el estado del artículo): Asignar o Recibir devolución, Registrar incidente, Estado, Editar, Imprimir etiqueta, Eliminar.
4. Abajo están las secciones Incidentes e Historial.

Recibir una devolución:

1. Haz clic en Recibir devolución.
2. Si el artículo ha llegado averiado, marca la casilla Devuelto averiado / dañado (se marca como Averiado); si quieres, escribe una nota.
3. Haz clic en Guardar devolución. Aparece el mensaje "Devolución recibida."

Si hay daños o faltan elementos, tras la devolución registra el coste y la evaluación con Registrar incidente.

Cambiar el estado:

1. Haz clic en Estado.
2. En la lista Nuevo estado elige En almacén, Averiado / en reparación, Perdido o Dado de baja.
3. En caso de pérdida y de baja, escribe la Nota (obligatoria si se pierde o se da de baja).
4. Guarda. Aparece el mensaje "Estado actualizado."

Registrar un incidente como responsable: Si te enteras de un incidente antes de que el empleado lo notifique (p. ej. viste un daño al recibir la devolución), haz clic en Registrar incidente, introduce el tipo de incidente, la fecha, el lugar y la descripción, y haz clic en Guardar incidente.

Importante:

• Mientras el artículo está en poder de un empleado, solo se puede elegir Perdido; para los demás estados, primero recibe la devolución.
• Eliminar borra por completo el registro, sus incidentes y su historial ("¿Eliminar el registro, sus incidentes y su historial?" → Sí, eliminar). No se puede eliminar el registro de un artículo asignado. Salvo en los registros abiertos por error, es preferible cambiar el estado.

Seguimiento de incidentes

Para quién: Responsable de activos, observador de activos · Dónde: Activos → Incidentes (N) · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Muestra en una sola lista todos los incidentes notificados por los empleados y los que has registrado tú.

1. En la pantalla Activos, haz clic en la pestaña Incidentes (N).
2. Elige uno de los filtros: Abierto, Cerrados o Todas.
3. Si quieres, escribe en el cuadro de búsqueda (n.º de incidente, activo o persona) o elige el tipo de incidente en la lista Todos los tipos.
4. En cada fila figuran el número del incidente, el tipo, el estado (Nuevo, En revisión, Cerrado), el activo y la persona que lo notificó. Al hacer clic en la fila se abre el detalle del activo.
5. Para obtener un archivo, haz clic en Descargar CSV.

Consejo: Para el número de incidentes, el tiempo medio de cierre y la distribución de la evaluación de culpa, consulta 19. Informes.

Iniciar la revisión de un incidente

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Detalle del activo → Incidentes → Iniciar revisión · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Avisas a quien lo notificó de que te ocupas del incidente; si hace falta, recuperas el artículo del empleado.

1. En el detalle del activo, ve a la sección Incidentes. En el incidente se ven el tipo, la descripción, la fecha del incidente, el lugar, quién lo notificó, quién tenía el artículo en ese momento y las fotos.
2. Haz clic en Iniciar revisión.
3. En el cuadro Nota (se envía a quien notificó) escribe qué vas a hacer (p. ej. "Enviado al servicio técnico").
4. Si vas a quitarle el artículo al empleado, marca la casilla Recuperar el artículo del empleado y marcarlo "Averiado / en servicio técnico".
5. Haz clic en Iniciar revisión en la ventana.

Resultado: Aparece el mensaje "Incidente en revisión; se ha avisado a quien lo notificó."; el incidente pasa a En revisión.

Consejo: Si necesitas el Acta de incidente de activo con espacio para firmas, haz clic en Imprimir acta.

Resolver un incidente: coste y evaluación de culpa

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Detalle del activo → Incidentes → Resolver · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Registras el resultado del incidente, el nuevo estado del artículo, el coste y la evaluación de culpa, y cierras el incidente.

1. En el incidente, haz clic en Resolver.
2. En la lista Resultado elige el resultado: según el tipo de incidente, Reparado, Sustituido por uno nuevo, Encontrado, Cerrado como perdido, Dado de baja o No se requirió acción.
3. En la lista Nuevo estado del artículo elige: Sin cambios (…), Devolver al almacén, Averiado / en servicio técnico, Perdido o Dado de baja. Las opciones almacén, averiado, perdido y dado de baja retiran el artículo de la asignación del empleado.
4. Si procede, escribe el Coste (opcional) (p. ej. "3.200") y elige la Moneda.
5. En la lista Evaluación de culpa elige Sin culpa, No determinado, Negligencia o Intención.
6. En el cuadro Decisión / nota (en negligencia e intención es obligatorio motivar) escribe la decisión.
7. Haz clic en Cerrar incidente.

Resultado: Aparece el mensaje "Incidente cerrado; se ha avisado a quien lo notificó."; el incidente pasa a Cerrado.

Errores frecuentes:

• "Elige el resultado."
• "Elige la evaluación de culpa."
• "En la evaluación de negligencia o intención, escribe el motivo (mínimo 10 caracteres)."
• "El coste no es válido (p. ej. 4.500 o 4500,00)."
• "Este incidente ya está cerrado."

Importante: La evaluación es solo a efectos de registro; no se descuenta del sueldo y no se transfiere a contabilidad. El coste y la evaluación de culpa solo los ven los responsables de activos y los observadores. El empleado (si es quien lo notificó o si el artículo estaba en su poder en ese momento) ve el resultado, la nota de revisión y el texto de Decisión / nota; redacta el motivo de la negligencia o la intención teniéndolo en cuenta. Si un artículo reparado o encontrado figura como averiado o perdido, por defecto vuelve al almacén.

Iniciar un inventario

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → Inventario · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Cuentas si los activos registrados están realmente en su sitio. Si quieres, también pides a los empleados con artículos asignados la confirmación "aún lo tengo".

1. En la pantalla Activos, haz clic en la pestaña Inventario.
2. En la sección Nuevo inventario, escribe el Nombre del inventario (p. ej. "Inventario de fin de año 2026").
3. Elige el alcance: Grupo de categoría y Ubicación (p. ej. Tecnología de la información, Todas las ubicaciones).
4. Si quieres que los empleados también confirmen, marca la casilla Pedir a los empleados asignados que confirmen "aún lo tengo" (notificación al móvil).
5. Haz clic en Iniciar inventario.

Resultado: Aparece el mensaje "Inventario iniciado: …". Los activos activos del alcance (excepto los perdidos y los dados de baja) pasan a la lista esperada. El nombre de la pestaña pasa a ser Inventario · abierto.

Errores frecuentes:

• "Hay un inventario abierto; termínalo primero." — solo puede haber un inventario abierto a la vez.
• "No hay activos que contar en este alcance."

Consejo: En la lista Inventarios anteriores se conservan los últimos 12 inventarios con sus fechas y resultados (encontrado, dañado, no encontrado, sin contar).

Marcar en el inventario y contar con QR

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → Inventario · abierto · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Cuentas cada activo desde la lista o escaneando su etiqueta con el teléfono.

1. Abre la pestaña Inventario · abierto. Arriba se ven el nombre del inventario, quién lo inició, el alcance y la barra de progreso (p. ej. "4 / 10 contados (40 %) · 3 encontrados · 1 dañado · 0 no encontrados · 0 confirmaciones de empleados").
2. Entre los filtros, elige Sin contar (N).
3. Para cada activo, haz clic en Encontrado, Dañado o Ninguno.
4. Para contar con el teléfono, toca Contar con QR y haz una foto del código QR de la etiqueta del activo. El artículo se marca solo como Encontrado (p. ej. "DMB-2026-0006 marcado como encontrado (5/10).").
5. Las respuestas Lo tengo / No lo tengo de los empleados se anotan solas en la lista; las respuestas No lo tengo se te notifican además.
6. Cuando termine el recuento, haz clic en Finalizar inventario y, en la pregunta "¿Terminar el inventario?", haz clic en Sí, terminar.

Resultado: Aparece el mensaje "Inventario terminado." En la pantalla Resultado del inventario se listan las partidas no encontradas, dañadas y sin contar. Con Descargar CSV exportas el resultado a un archivo.

Errores frecuentes:

• "No se pudo leer el código QR. Haz la foto de cerca y con nitidez."
• "Este activo no está dentro del alcance del inventario."

Imprimir etiquetas QR

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → Lista → Imprimir etiqueta (N) o detalle del activo → Imprimir etiqueta · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Imprimes en papel A4 las etiquetas con código QR que vas a pegar en los activos. Al escanear la etiqueta con la cámara del teléfono se abre el registro del activo.

1. En la Lista, filtra los activos cuyas etiquetas vas a imprimir (p. ej. el chip Asignado o una ubicación). Para un solo artículo, usa Imprimir etiqueta en su detalle.
2. Haz clic en Imprimir etiqueta (N).
3. Elige el tamaño: Pequeña (5 × 13 en A4) o Grande (3 × 8 en A4).
4. Se abre la ventana de impresión del navegador; elige la impresora o "Guardar como PDF" e imprime.

Consejo: Puedes imprimir las etiquetas en una hoja de etiquetas A4. El código QR se genera dentro de la aplicación; no se usa ningún servicio externo.

Importante: Se imprimen como máximo 300 etiquetas de una vez ("Máximo 300 etiquetas; reduce la selección con un filtro.").

Abrir un activo escaneando su QR

Para quién: Responsable de activos; empleado (solo su propio artículo) · Dónde: Activos → Escanear QR o la cámara del teléfono · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Encuentras el registro de un artículo que tienes en la mano a partir de su etiqueta.

1. En la pantalla Activos, toca Escanear QR.
2. Haz una foto del código QR de la etiqueta. Aparece "Leyendo etiqueta…".
3. Se abre el detalle del activo.

Consejo: También puedes escanear la etiqueta con la propia cámara del teléfono: en el responsable de activos el registro se abre en Activos; en el empleado (si el artículo está asignado a él), en Mis activos. El empleado no puede ver el registro del artículo de otra persona.

Errores frecuentes:

• "No se pudo leer el código QR. Haz la foto de cerca y con nitidez."
• "El código leído no es una etiqueta de activo."

Importar desde un archivo Excel o CSV

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → Importar · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Trasladas a Prozence de una sola vez tu lista de inventario existente (Excel .xlsx o CSV).

1. En la pantalla Activos, haz clic en Importar. Se abre la ventana Importar (Excel / CSV).
2. Haz clic en Descargar archivo de ejemplo para obtener la plantilla y prepara tu lista con este formato:
   • La primera fila debe ser el encabezado.
   • Columnas obligatorias: Categoría y Nombre / marca-modelo.
   • Columnas opcionales: N.º de serie, Ubicación, Valor, Fecha de compra, Fin de garantía, Proveedor, N.º de factura, Incluye, Nota, Asignado (correo o nombre y apellidos del empleado).
   • Las fechas pueden tener el formato DD.MM.AAAA o AAAA-MM-DD.
3. En el campo Archivo, elige tu archivo. Se abre la vista previa.
4. En la fila Columnas coincidentes, comprueba con qué campo se ha emparejado cada encabezado de tu archivo.
5. En la tabla de vista previa, lee la columna Estado de cada fila: Listo o el motivo del error (p. ej. "Categoría no reconocida: …", "No se pudo leer la fecha de compra (DD.MM.AAAA o AAAA-MM-DD)", "Este número de serie ya está registrado: DMB-…").
6. Corrige las filas con error en el archivo y vuelve a elegirlo, o bien haz clic en Importar N filas para importar solo las filas listas.

Resultado: Las filas listas se añaden como activos. Las filas con la columna Asignado rellenada se registran directamente como asignadas a esa persona, sin enviar notificación (para trasladar el inventario existente).

Errores frecuentes:

• "El archivo debe tener al menos las columnas «Categoría» y «Nombre / marca-modelo». Descarga el archivo de ejemplo y rellénalo."
• "El archivo puede tener como máximo 5 MB."
• "La vista previa ha caducado; vuelve a elegir el archivo." — la vista previa es válida durante 30 minutos y se usa una sola vez.
• "No se encontraron filas que importar en el archivo."
• "Se importan como máximo 1000 filas de una vez; divide el archivo."

Importante: Se importan como máximo 1.000 filas de una vez. No se admite el formato antiguo de Excel (.xls); guarda el archivo como .xlsx o CSV. El nombre de la categoría debe ser uno de los integrados o de las categorías personalizadas de la empresa.

Añadir a los activos desde compras

Para quién: Responsable de activos · Dónde: Activos → Desde compras (N) · Versión: 0.99.42

Para qué sirve: Añades a los activos los productos comprados con una solicitud de compra y ya recibidos, sin volver a escribir el valor, el proveedor ni la fecha de compra.

Antes de empezar: Esta pestaña solo aparece si el módulo de compras está activo (consulta 24. Paquetería, correspondencia y compras). Cuando una solicitud de compra pasa a Recogido, recibes el aviso "añádelo a los activos".

1. En la pantalla Activos, haz clic en la pestaña Desde compras (N). Se listan las partidas recibidas en los últimos 12 meses y aún no añadidas a los activos: código de la solicitud, título, solicitante, fecha de recepción, producto, cantidad, cantidad añadida, precio unitario y proveedor.
2. Haz clic en el botón Añadir a los activos (N) de la partida.
3. En el cuadro Cantidad (máx. N) escribe cuántas unidades vas a añadir ahora.
4. Elige la Categoría.
5. En el cuadro Números de serie, escribe un n.º de serie por línea (opcional).
6. Si quieres, rellena los campos Ubicación, Fin de garantía e Incluye.
7. Para entregar el producto a quien abrió la solicitud, marca la casilla Asignar a quien lo solicitó (…).
8. Haz clic en Guardar activo.

Resultado: Cada unidad recibe su propio número de activo; el valor, el proveedor y la fecha de compra proceden del registro de compra. Las cantidades añadidas se marcan en la partida; cuando se han añadido todas las unidades, la partida sale de la lista.

Errores frecuentes:

• "Ya se han añadido a los activos todas las unidades de esta partida."
• "Se ha escrito dos veces el mismo número de serie."
• "La cantidad debe estar entre 1 y …." — no se puede añadir más que las unidades restantes (ni más de 50 de una vez).
• "El módulo de compras está desactivado."