28. Inventaire et affectation des équipements

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Tous les biens de l'entreprise (ordinateur, téléphone, écran, mobilier, véhicule, badge d'accès…) sont enregistrés dans l'écran Inventaire. Le responsable de l'inventaire attribue un bien à un collaborateur ; quand le collaborateur dit « Reçu » dans le champ Mes équipements, un procès-verbal de remise numérique est créé. Si le bien est perdu, volé, endommagé ou tombe en panne, le collaborateur signale un incident depuis l'application ; le responsable examine l'incident et le clôture. Les responsables font aussi l'inventaire physique, impriment les étiquettes QR, importent l'inventaire existant depuis Excel et ajoutent directement à l'inventaire les produits achetés.

Ce chapitre s'adresse aux collaborateurs et aux responsables de l'inventaire. Pour les paramètres du module Équipement et les catégories personnalisées, voir 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements.

Pour qui : Collaborateur · Responsable de l'inventaire (opérateur Équipement ou admin du module) · Observateur Équipement

Dans ce chapitre

Employé

• Le champ Mes équipements
• Confirmer la remise d'un équipement
• Détail d'un équipement et procès-verbal de remise
• Signaler une perte, un vol, un dommage ou une panne (signalement d'incident)
• Confirmer votre équipement lors d'un inventaire physique

Responsable de l'inventaire

• L'écran Inventaire
• Enregistrer un bien
• Attribuer un bien
• Détail d'un bien : retour, statut, modification et suppression
• Suivre les incidents
• Mettre un incident en examen
• Clôturer un incident : coût et évaluation de la faute
• Démarrer un inventaire physique
• Pointer pendant l'inventaire et compter par QR
• Imprimer les étiquettes QR
• Ouvrir un bien en scannant son QR
• Importer depuis un fichier Excel ou CSV
• Ajouter à l'inventaire depuis les achats

Avant de commencer : Le module Équipement est désactivé par défaut dans l'entreprise. Si vous ne voyez pas le champ Mes équipements, le module n'est pas activé dans votre entreprise. Le menu Inventaire n'est visible que par les responsables de l'inventaire et les observateurs. Les écrans de ce chapitre ont été réalisés avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; les codes QR des étiquettes pointent vers une adresse fictive.

Le champ Mes équipements

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Mes équipements (sur l'ordinateur, Tableau → Mon espace) · Version : 0.75.0, 0.96.1 (ligne d'inventaire : 0.99.42)

À quoi ça sert : Affiche les équipements de l'entreprise qui vous sont attribués, ceux qui attendent votre confirmation de remise et l'inventaire physique en cours, le cas échéant.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Outils et sélectionnez Mon espace dans le bandeau du haut.
2. Rendez-vous au champ Mes équipements.
3. Pour chaque équipement, vous voyez le numéro d'inventaire (par ex. DMB-2026-0001), le statut, le nom, le type, le numéro de série et la date de remise.
4. Pour voir le détail d'un équipement, appuyez dessus.

Astuce :

• La carte courte affiche les 3 premiers équipements ; pour tous les voir, appuyez sur Tout afficher, et pour réduire la carte, sur Réduire.
• Si un équipement attend votre confirmation de remise ou si un inventaire vous attend, une carte distincte apparaît tout en haut du champ ; elle figure aussi dans la liste En attente de votre part (voir 09. Notifications).

Confirmer la remise d'un équipement

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes équipements → Merci de confirmer la réception · Version : 0.75.0

À quoi ça sert : Vous confirmez dans l'application l'équipement qui vous a été remis. Votre confirmation est enregistrée comme procès-verbal de remise numérique.

1. Quand le responsable de l'inventaire vous attribue un équipement, vous recevez une notification sur le téléphone. Ouvrez le champ Mes équipements.
2. La carte Merci de confirmer la réception indique le nom de l'équipement, son numéro de série et ce qui est fourni avec (par ex. « Chargeur, sacoche »).
3. Si vous avez reçu l'équipement au complet, appuyez sur Reçu.
4. Si l'équipement ne vous est pas parvenu ou si un autre équipement vous a été remis, appuyez sur Pas reçu, saisissez une Description et appuyez sur Signaler.

Résultat : Si vous appuyez sur Reçu, le message « Réception confirmée ; le procès-verbal de remise est enregistré. » s'affiche et l'équipement passe à Attribué. Si vous appuyez sur Pas reçu, l'équipement retourne en stock et le responsable de l'inventaire est prévenu.

Erreurs fréquentes : « Saisissez une courte description (par ex. l'équipement ne m'est pas parvenu). » — pour Pas reçu, la description est obligatoire.

Astuce : Si la confirmation reste en attente plus de 3 jours, vous recevez un rappel, une seule fois. Si votre entreprise a désactivé la confirmation de remise, l'équipement est considéré comme Attribué dès son attribution et cette carte n'apparaît pas.

Détail d'un équipement et procès-verbal de remise

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes équipements → appuyez sur l'équipement · Version : 0.75.0 (signalement d'incident : 0.99.42)

À quoi ça sert : Affiche les informations de l'équipement, son historique et l'état des incidents que vous avez signalés ; fournit un procès-verbal papier.

1. Dans le champ Mes équipements, appuyez sur l'équipement.
2. Lisez les lignes Équipement, Type, N° de série, Fourni avec, Détenteur, Remis le, Réception confirmée et Fin de garantie.
3. Si vous avez signalé un incident pour l'équipement, le numéro et le statut de l'incident (Nouveau, En cours d’examen, Fermé) s'affichent.
4. Tout en bas, la section Historique montre quand l'équipement vous a été remis et confirmé.
5. Si un procès-verbal papier signé est nécessaire, appuyez sur Imprimer le procès-verbal.

Important : Quand vous quittez l'entreprise, vous devez restituer tous les équipements qui sont à votre nom ; c'est le responsable de l'inventaire qui enregistre le retour.

Signaler une perte, un vol, un dommage ou une panne (signalement d'incident)

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes équipements → équipement → Signaler un incident (perte, dommage, panne) · Version : 0.99.42 (remplace l'ancien Signaler un problème)

À quoi ça sert : Vous signalez au responsable de l'inventaire, sous forme de fiche d'incident officielle, ce qui est arrivé à l'équipement qui vous est attribué. L'incident reçoit un numéro (par ex. OLY-2026-0001) ; vous suivez son issue ici.

Avant de commencer : Vous ne pouvez signaler un incident que pour un équipement que vous avez reçu (confirmé).

1. Dans le champ Mes équipements, appuyez sur l'équipement.
2. Appuyez sur Signaler un incident (perte, dommage, panne).
3. Dans la liste Que s'est-il passé ?, choisissez Perdu, Vol, Dommage (casse, liquide…), Panne ou Autre.
4. Choisissez la date dans Quand ? (aujourd'hui ou dans la dernière année).
5. Si vous le souhaitez, remplissez le champ Où ? (facultatif) (par ex. « Visite client, taxi »).
6. Dans le champ Description, racontez brièvement ce qui s'est passé (10 caractères au minimum).
7. Si vous avez choisi Vol et que vous avez porté plainte, cochez la case J'ai déposé plainte et saisissez, si vous l'avez, le N° de plainte (facultatif).
8. Si vous le souhaitez, ajoutez jusqu'à 3 photos avec Photo (facultatif).
9. Appuyez sur Signaler.

Résultat : Le message « Signalé ; le responsable de l'inventaire va l'examiner. » s'affiche. Une notification sur le téléphone est envoyée aux responsables de l'inventaire. Vous êtes prévenu quand le responsable met l'incident en examen et quand il le clôture.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez ce qui s'est passé. » — vous n'avez pas choisi le type d'incident dans la liste Que s'est-il passé ?.
• « Décrivez brièvement ce qui s'est passé (10 caractères au minimum). »
• « La date de l'incident doit être aujourd'hui ou dans la dernière année. »
• « 3 photos au maximum peuvent être ajoutées. »
• « Il existe déjà un signalement ouvert … pour cet équipement : OLY-…. » — on ne peut pas signaler deux fois un incident du même type tant qu'un incident ouvert existe.
• « Vous ne pouvez signaler un incident que pour un équipement que vous avez reçu. »

Astuce : Les photos sont réduites sur le téléphone (1 600 pixels) et stockées dans un dossier protégé ; seuls vous, les responsables de l'inventaire et les observateurs Équipement les voient.

Important : Le coût et l'évaluation de la faute saisis dans l'incident sont à titre d'enregistrement ; aucune retenue n'est faite sur le salaire. Seuls les responsables de l'inventaire et les observateurs voient cette évaluation.

Confirmer votre équipement lors d'un inventaire physique

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes équipements → Inventaire : avez-vous toujours ces objets ? · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Quand l'entreprise fait un inventaire physique, vous confirmez d'un seul appui que vous avez toujours l'équipement.

1. Quand la notification « Inventaire physique » arrive, ouvrez le champ Mes équipements.
2. La carte Inventaire : avez-vous toujours ces objets ? indique le nom de l'inventaire et liste vos équipements concernés.
3. Si l'équipement est chez vous, appuyez sur Je l'ai.
4. S'il n'est pas chez vous, appuyez sur Je ne l'ai pas, indiquez la raison dans le champ Description (par ex. « Rendu / perdu / chez quelqu'un d'autre ») et appuyez sur Signaler.

Résultat : Si vous appuyez sur Je l'ai, le message « Merci, c'est confirmé. » s'affiche. Si vous appuyez sur Je ne l'ai pas, le message « Le responsable a été prévenu. » s'affiche.

Important : Si l'équipement est perdu ou volé, dire Je ne l'ai pas ne suffit pas ; signalez-le aussi avec Signaler un incident depuis le détail de l'équipement.

L'écran Inventaire

Pour qui : Responsable de l'inventaire, observateur Équipement · Où : menu de gauche → Inventaire (sur le téléphone, bandeau Outils → Inventaire) · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Résume tous les biens de l'entreprise, les filtre et rassemble au même endroit les incidents, les inventaires physiques et les articles venant des achats.

1. Sur l'ordinateur, cliquez sur Inventaire dans le menu de gauche. Sur le téléphone, appuyez sur Outils et sélectionnez Inventaire dans le bandeau du haut.
2. Lisez les cases de synthèse du haut : Total, Attribué, En stock, En panne / en réparation, Incident ouvert et Valeur enregistrée (env.). Quand vous cliquez sur une case, la liste est filtrée selon ce statut.
3. Onglets : Liste, Incidents (N), Inventaire physique et (si le module Achats est activé) Depuis les achats (N). Un point rouge apparaît sur l'onglet qui contient du nouveau.
4. Dans l'onglet Liste, choisissez l'une des pastilles de statut : Toutes, Attribué, En stock, En panne et, s'il y a des fiches dans cet état, En attente de validation, Avec incident ouvert, Chez les partants, Garantie bientôt expirée, Perdu, Mis au rebut.
5. Si vous le souhaitez, saisissez dans le champ de recherche (Numéro, nom, n° de série, emplacement ou personne) ; choisissez dans les listes Tous les groupes, Toutes les catégories et Tous les emplacements.
6. Chaque ligne de la liste indique le numéro, le statut, le nom, la catégorie, l'emplacement, le détenteur et le n° de série. Quand vous cliquez sur une ligne, le détail s'ouvre.

Astuce :

• Télécharger le CSV exporte la liste filtrée dans un fichier ; Imprimer les étiquettes (N) imprime les étiquettes QR des équipements de la liste filtrée.
• Les catégories sont réparties en cinq groupes : Informatique, Badges, clés, SIM, Bureau et mobilier, Véhicules et équipements, Autre.
• La Valeur enregistrée est un total approximatif ; elle ne distingue pas les devises.
• Avec le rôle Observateur, vous voyez tout mais vous ne pouvez rien faire (« Observateur : vous voyez les biens, les incidents et les inventaires ; vous ne pouvez effectuer aucune action. »).

Enregistrer un bien

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → + Équipement · Version : 0.75.0 (nouveaux champs : 0.99.42)

À quoi ça sert : Ajoute un nouvel équipement de l'entreprise à l'inventaire. La fiche reçoit un numéro et passe En stock.

1. Sur l'écran Inventaire, cliquez sur + Équipement.
2. Choisissez le type dans la liste Catégorie (par ex. Tablette). Pour un type absent de la liste, l'admin du module ajoute une catégorie personnalisée (« Nouvelle catégorie : Admin → Modules → Équipement. »).
3. Saisissez Nom / marque-modèle.
4. Si vous le souhaitez, saisissez N° de série (facultatif) et Emplacement (facultatif). Pendant la saisie de l'emplacement, les emplacements déjà saisis sont proposés.
5. Choisissez Date d'achat et Fin de garantie.
6. Remplissez Fournisseur, N° de facture, Fourni avec (par ex. « Étui, chargeur ») et Valeur (par ex. « 16 500 TL »).
7. Si vous le souhaitez, saisissez Note (responsables uniquement).
8. Cliquez sur Enregistrer l’équipement.

Résultat : Le message « Bien enregistré : DMB-… » s'affiche ; l'équipement figure dans la liste avec le statut En stock.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez une catégorie. » — vous n'avez pas choisi de catégorie.
• « Saisissez le nom ou la marque-modèle de l'équipement. »
• « Ce numéro de série est déjà enregistré : … » — le même numéro de série ne peut pas être saisi deux fois.
• « La date d'achat ne peut pas être dans le futur. »

Attribuer un bien

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → équipement → Attribuer · Version : 0.75.0

À quoi ça sert : Vous remettez à un collaborateur un équipement qui est en stock.

1. Dans la Liste, choisissez la pastille En stock et cliquez sur l'équipement.
2. Cliquez sur Attribuer.
3. Saisissez le nom dans le champ Employé et choisissez dans la liste.
4. Si vous le souhaitez, saisissez une Note (facultatif) (par ex. « Nouvel arrivant ; avec chargeur »).
5. Cliquez sur Attribuer.

Résultat : Le message « Attribué ; le collaborateur a été prévenu. » s'affiche. L'équipement passe à En attente de confirmation ; quand le collaborateur dit Reçu, il passe à Attribué.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le collaborateur dans la liste. »
• « Un équipement perdu ou mis au rebut ne peut pas être attribué. »
• « Cet équipement est actuellement chez … ; enregistrez d'abord son retour. »

Détail d'un bien : retour, statut, modification et suppression

Pour qui : Responsable de l'inventaire (suppression : admin du module, Admin) · Où : Inventaire → cliquez sur l'équipement · Version : 0.75.0 (mis à jour en 0.99.42)

À quoi ça sert : Vous voyez toutes les informations de l'équipement, ses incidents et son historique ; vous reprenez l'équipement, changez son statut et corrigez ses informations.

1. Dans la liste, cliquez sur l'équipement. En haut de la fenêtre figurent le code QR de l'équipement, son nom, sa catégorie et son emplacement.
2. Lisez les lignes N° de série, Détenteur, Remis le, Réception confirmée, Fourni avec, Date d'achat, Fin de garantie, Fournisseur, N° de facture et Valeur.
3. Boutons (selon l'état de l'équipement) : Attribuer ou Reprendre, Enregistrer un incident, Statut, Modifier, Imprimer l'étiquette, Supprimer.
4. En bas se trouvent les sections Incidents et Historique.

Reprendre un équipement :

1. Cliquez sur Reprendre.
2. Si l'équipement revient en panne, cochez la case Rendu en panne / endommagé (marqué En panne) ; saisissez une note si vous le souhaitez.
3. Cliquez sur Enregistrer le retour. Le message « Retour enregistré. » s'affiche.

S'il y a des dommages ou des manques, enregistrez après le retour le coût et l'évaluation avec Enregistrer un incident.

Changer le statut :

1. Cliquez sur Statut.
2. Dans la liste Nouveau statut, choisissez En stock, En panne / en réparation, Perdu ou Mis au rebut.
3. Pour Perdu et Mis au rebut, saisissez Note (obligatoire si perdu ou mis au rebut).
4. Enregistrez. Le message « Statut mis à jour. » s'affiche.

Enregistrer un incident en tant que responsable : Si vous avez appris un incident avant que le collaborateur ne le signale (par ex. vous avez constaté un dommage lors du retour), cliquez sur Enregistrer un incident, saisissez le type d'incident, la date, le lieu et la description, puis cliquez sur Enregistrer l'incident.

Important :

• Tant que l'équipement est chez un collaborateur, seul Perdu peut être choisi ; pour les autres statuts, enregistrez d'abord le retour.
• Supprimer retire complètement la fiche, ses incidents et son historique (« Supprimer la fiche, ses incidents et son historique ? » → Oui, supprimer). La fiche d'un équipement attribué ne peut pas être supprimée. Sauf pour les fiches ouvertes par erreur, préférez changer le statut.

Suivre les incidents

Pour qui : Responsable de l'inventaire, observateur Équipement · Où : Inventaire → Incidents (N) · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Affiche dans une seule liste tous les incidents signalés par les collaborateurs et ceux que vous avez enregistrés.

1. Sur l'écran Inventaire, cliquez sur l'onglet Incidents (N).
2. Choisissez l'un des filtres : Ouvert, Clôturés ou Toutes.
3. Si vous le souhaitez, saisissez dans le champ de recherche (numéro d'incident, bien ou personne) ou choisissez le type d'incident dans la liste Tous les types.
4. Chaque ligne indique le numéro de l'incident, le type, le statut (Nouveau, En cours d’examen, Fermé), le bien et le déclarant. Quand vous cliquez sur la ligne, le détail du bien s'ouvre.
5. Pour obtenir un fichier, cliquez sur Télécharger le CSV.

Astuce : Pour le nombre d'incidents, la durée moyenne de clôture et la répartition de l'évaluation de la faute, voir 19. Rapports.

Mettre un incident en examen

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Détail du bien → Incidents → Mettre en examen · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous prévenez le déclarant que vous traitez l'incident ; si nécessaire, vous reprenez l'équipement au collaborateur.

1. Dans le détail du bien, allez à la section Incidents. L'incident affiche le type, la description, la date de l'incident, le lieu, le déclarant, le détenteur à ce moment-là et les photos.
2. Cliquez sur Mettre en examen.
3. Dans le champ Note (transmise au déclarant), indiquez ce que vous allez faire (par ex. « Envoyé en réparation »).
4. Si vous allez reprendre l'équipement au collaborateur, cochez la case Reprendre l'objet au salarié et le marquer « En panne / en réparation ».
5. Cliquez sur Mettre en examen dans la fenêtre.

Résultat : Le message « Incident en cours d'examen ; le déclarant a été prévenu. » s'affiche ; l'incident passe à En cours d’examen.

Astuce : Si vous avez besoin du Procès-verbal d'incident sur un bien avec zone de signature, cliquez sur Imprimer le procès-verbal.

Clôturer un incident : coût et évaluation de la faute

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Détail du bien → Incidents → Clôturer · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous enregistrez le résultat de l'incident, le nouvel état de l'équipement, le coût et l'évaluation de la faute, puis vous fermez l'incident.

1. Dans l'incident, cliquez sur Clôturer.
2. Dans la liste Résultat, choisissez le résultat : selon le type d'incident, Réparé, Remplacé par un neuf, Trouvé, Clôturé comme perdu, Mis au rebut ou Aucune action nécessaire.
3. Dans la liste Nouvel état de l'objet, choisissez : Ne pas modifier (…), Remettre en stock, En panne / en réparation, Perdu ou Mis au rebut. Les options stock, en panne, perdu et mis au rebut retirent l'équipement de l'attribution du collaborateur.
4. Le cas échéant, saisissez Coût (facultatif) (par ex. « 3 200 ») et choisissez la Devise.
5. Dans la liste Évaluation de la faute, choisissez Pas de faute, Indéterminé, Négligence ou Intention.
6. Saisissez la décision dans le champ Décision / note (justification obligatoire en cas de négligence ou d'intention).
7. Cliquez sur Clôturer l'incident.

Résultat : Le message « Incident clôturé ; le déclarant a été prévenu. » s'affiche ; l'incident passe à Fermé.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le résultat. »
• « Choisissez l'évaluation de la faute. »
• « En cas de négligence ou d'intention, saisissez la justification (10 caractères au minimum). »
• « Coût invalide (par ex. 4 500 ou 4500,00). »
• « Cet incident est déjà clôturé. »

Important : L'évaluation est à titre d'enregistrement ; aucune retenue n'est faite sur le salaire et rien n'est transféré à la comptabilité. Seuls les responsables de l'inventaire et les observateurs voient le coût et l'évaluation de la faute. Le collaborateur (s'il est le déclarant ou si l'équipement était chez lui à ce moment-là) voit le résultat, la note d'examen et le texte Décision / note ; rédigez la justification de la négligence ou de l'intention en conséquence. Si un équipement réparé ou retrouvé est encore marqué en panne ou perdu, il retourne en stock par défaut.

Démarrer un inventaire physique

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → Inventaire physique · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous comptez si les biens enregistrés sont réellement à leur place. Si vous le souhaitez, vous demandez aussi aux collaborateurs qui détiennent un équipement de confirmer « je l'ai toujours ».

1. Sur l'écran Inventaire, cliquez sur l'onglet Inventaire physique.
2. Dans la section Nouvel inventaire, saisissez le Nom de l'inventaire (par ex. « Inventaire de fin d'année 2026 »).
3. Choisissez le périmètre : Groupe de catégories et Position (par ex. Informatique, Tous les emplacements).
4. Si vous voulez que les collaborateurs confirment aussi, cochez la case Demander aux salariés détenteurs de confirmer « je l'ai toujours » (notification).
5. Cliquez sur Démarrer l'inventaire.

Résultat : Le message « Inventaire démarré : … » s'affiche. Les biens actifs du périmètre (hors perdus et mis au rebut) sont placés dans la liste attendue. L'onglet s'appelle Inventaire physique · ouvert.

Erreurs fréquentes :

• « Un inventaire est déjà ouvert ; terminez-le d'abord. » — un seul inventaire peut être ouvert à la fois.
• « Aucun bien à compter dans ce périmètre. »

Astuce : La liste Inventaires précédents conserve les 12 derniers inventaires avec leurs dates et leurs résultats (trouvé, endommagé, introuvable, non compté).

Pointer pendant l'inventaire et compter par QR

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → Inventaire physique · ouvert · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous comptez chaque bien à partir de la liste ou en scannant son étiquette avec le téléphone.

1. Ouvrez l'onglet Inventaire physique · ouvert. En haut figurent le nom de l'inventaire, la personne qui l'a lancé, le périmètre et la barre de progression (par ex. « 4 / 10 comptés (40 %) · 3 trouvés · 1 endommagé · 0 introuvable · 0 confirmation de collaborateur »).
2. Parmi les filtres, choisissez Non comptés (N).
3. Pour chaque bien, cliquez sur Trouvé, Endommagé ou Aucun.
4. Pour compter avec le téléphone, appuyez sur Compter par QR et prenez en photo le code QR de l'étiquette du bien. L'équipement est automatiquement marqué Trouvé (par ex. « DMB-2026-0006 marqué comme trouvé (5/10). »).
5. Les réponses Je l'ai / Je ne l'ai pas des collaborateurs sont reportées automatiquement dans la liste ; les réponses Je ne l'ai pas vous sont aussi signalées à part.
6. Quand le comptage est terminé, cliquez sur Terminer l'inventaire, puis sur Oui, clore à la question « Terminer l'inventaire ? ».

Résultat : Le message « Inventaire terminé. » s'affiche. L'écran Résultat de l'inventaire liste les articles introuvables, endommagés et non comptés. Exportez le résultat dans un fichier avec Télécharger le CSV.

Erreurs fréquentes :

• « Code QR illisible. Photographiez l'étiquette de près et nettement. »
• « Ce bien ne fait pas partie du périmètre de l'inventaire. »

Imprimer les étiquettes QR

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → Liste → Imprimer les étiquettes (N) ou détail du bien → Imprimer l'étiquette · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous imprimez sur du papier A4 les étiquettes à code QR que vous collerez sur les biens. Quand l'étiquette est scannée avec l'appareil photo du téléphone, la fiche du bien s'ouvre.

1. Dans la Liste, filtrez les biens dont vous voulez imprimer l'étiquette (par ex. la pastille Attribué ou un emplacement). Pour un seul équipement, utilisez Imprimer l'étiquette dans son détail.
2. Cliquez sur Imprimer les étiquettes (N).
3. Choisissez la taille : Petite (5 × 13 sur A4) ou Grande (3 × 8 sur A4).
4. La fenêtre d'impression du navigateur s'ouvre ; choisissez l'imprimante ou « Enregistrer au format PDF » et imprimez.

Astuce : Vous pouvez imprimer les étiquettes sur une planche d'étiquettes adhésives A4. Le code QR est généré dans l'application ; aucun service externe n'est utilisé.

Important : 300 étiquettes au maximum sont imprimées à la fois (« 300 étiquettes au maximum ; affinez avec un filtre. »).

Ouvrir un bien en scannant son QR

Pour qui : Responsable de l'inventaire ; collaborateur (uniquement son propre équipement) · Où : Inventaire → Scanner le QR ou appareil photo du téléphone · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous retrouvez la fiche de l'équipement que vous avez en main à partir de son étiquette.

1. Sur l'écran Inventaire, appuyez sur Scanner le QR.
2. Prenez en photo le code QR de l'étiquette. « Lecture de l'étiquette… » s'affiche.
3. Le détail du bien s'ouvre.

Astuce : Vous pouvez aussi scanner l'étiquette avec l'appareil photo du téléphone : pour le responsable de l'inventaire, la fiche s'ouvre dans Inventaire ; pour le collaborateur (si l'équipement lui est attribué), dans Mes équipements. Un collaborateur ne peut pas voir la fiche de l'équipement d'une autre personne.

Erreurs fréquentes :

• « Code QR illisible. Photographiez l'étiquette de près et nettement. »
• « Le code lu n'est pas une étiquette de bien. »

Importer depuis un fichier Excel ou CSV

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → Importer · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous transférez en une seule fois votre liste d'inventaire existante (Excel .xlsx ou CSV) dans Prozence.

1. Sur l'écran Inventaire, cliquez sur Importer. La fenêtre Importer (Excel / CSV) s'ouvre.
2. Pour le modèle, cliquez sur Télécharger le fichier exemple et préparez votre liste selon cette présentation :
   • La première ligne doit être l'en-tête.
   • Colonnes obligatoires : Catégorie et Nom / marque-modèle.
   • Colonnes facultatives : N° de série, Position, Valeur, Date d'achat, Fin de garantie, Fournisseur, N° de facture, Fourni avec, Note, Attribué (e-mail ou nom et prénom du collaborateur).
   • Les dates peuvent être au format JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ.
3. Choisissez votre fichier dans le champ Fichier. L'aperçu s'ouvre.
4. Sur la ligne Colonnes reconnues, vérifiez à quel champ chaque en-tête de votre fichier est associé.
5. Dans le tableau d'aperçu, lisez la colonne Statut de chaque ligne : Prêt ou la cause de l'erreur (par ex. « Catégorie non reconnue : … », « Date d'achat illisible (JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ) », « Ce numéro de série est déjà enregistré : DMB-… »).
6. Corrigez les lignes en erreur dans le fichier et choisissez-le de nouveau, ou cliquez sur Importer N lignes pour n'importer que les lignes prêtes.

Résultat : Les lignes prêtes sont ajoutées comme biens. Les lignes dont la colonne Attribué est renseignée sont enregistrées directement au nom de cette personne, sans envoi de notification (pour reprendre l'inventaire existant).

Erreurs fréquentes :

• « Le fichier doit contenir au moins les colonnes « Catégorie » et « Nom / marque-modèle ». Téléchargez le fichier exemple et remplissez-le. »
• « Le fichier ne peut pas dépasser 5 Mo. »
• « L'aperçu a expiré ; choisissez à nouveau le fichier. » — l'aperçu est valable 30 minutes et ne peut être utilisé qu'une fois.
• « Aucune ligne à importer dans le fichier. »
• « 1 000 lignes au maximum sont importées à la fois ; scindez le fichier. »

Important : 1 000 lignes au maximum sont importées à la fois. L'ancien format Excel (.xls) n'est pas pris en charge ; enregistrez le fichier en .xlsx ou en CSV. Le nom de catégorie doit être une catégorie intégrée ou l'une des catégories personnalisées de l'entreprise.

Ajouter à l'inventaire depuis les achats

Pour qui : Responsable de l'inventaire · Où : Inventaire → Depuis les achats (N) · Version : 0.99.42

À quoi ça sert : Vous ajoutez à l'inventaire les produits achetés par demande d'achat et réceptionnés, sans ressaisir la valeur, le fournisseur et la date d'achat.

Avant de commencer : Cet onglet n'apparaît que si le module Achats est activé (voir 24. Colis, courrier et achats). Quand une demande d'achat passe à Retiré, vous recevez la notification « ajoutez-le à l'inventaire ».

1. Sur l'écran Inventaire, cliquez sur l'onglet Depuis les achats (N). Les articles réceptionnés au cours des 12 derniers mois et pas encore ajoutés à l'inventaire sont listés : code de la demande, titre, demandeur, date de réception, produit, quantité, quantité ajoutée, prix unitaire et fournisseur.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter à l'inventaire (N) de l'article.
3. Dans le champ Quantité (max. N), saisissez combien d'unités vous ajoutez maintenant.
4. Choisissez la Catégorie.
5. Dans le champ Numéros de série, saisissez un numéro de série par ligne (facultatif).
6. Si vous le souhaitez, remplissez Position, Fin de garantie et Fourni avec.
7. Pour remettre le produit à la personne qui a ouvert la demande, cochez la case Attribuer au demandeur (…).
8. Cliquez sur Enregistrer le bien.

Résultat : Chaque unité reçoit un numéro d'inventaire distinct ; la valeur, le fournisseur et la date d'achat proviennent de la fiche d'achat. Les quantités ajoutées sont marquées sur l'article ; quand toutes les unités sont ajoutées, l'article disparaît de la liste.

Erreurs fréquentes :

• « Toutes les unités de cet article ont été ajoutées à l'inventaire. »
• « Le même numéro de série a été saisi deux fois. »
• « La quantité doit être comprise entre 1 et … » — on ne peut pas ajouter plus que la quantité restante (ni plus de 50 à la fois).
• « Le module Achats est désactivé. »