24. Colis, courrier et achats

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Un colis, une enveloppe, un repas, des fleurs ou une notification officielle arrivés à votre nom sont enregistrés à l’accueil (service courrier) ; vous recevez une notification et un code de retrait à 4 chiffres. Quand vous devez envoyer quelque chose au nom de l’entreprise, vous ouvrez une demande de colis ou de coursier et vous suivez dans l’application les quatre étapes de votre envoi (Demandé → Au courrier → En transit → Envoyé). Quand quelque chose doit être acheté pour le travail, vous ouvrez aussi une demande d’Achats : la demande passe par l’approbation de la direction, puis le responsable des achats passe la commande.

Ce chapitre s’adresse aux collaborateurs, au personnel du service courrier (accueil), aux approbateurs d’achats et aux responsables achats. Pour les réglages, voir 31. Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements.

Pour qui : Collaborateur · Responsable du service courrier · Approbateur d’achats · Responsable achats

Dans ce chapitre

Colis (collaborateur)

• La case Colis et courrier
• Réceptionner un envoi arrivé à votre nom
• Demande d’envoi de colis ou de coursier
• Suivre votre envoi et indiquer qu’il est arrivé

Service courrier (responsable)

• Ouvrir le Bureau du courrier
• Enregistrer un envoi reçu
• Enregistrement par photo de l’étiquette (IA)
• Remettre l’envoi
• Traiter les demandes d’envoi
• Registre du courrier : reçus et envoyés

Achats

• La case Achats
• Créer une demande d’achat
• Ajouter une alternative et « Pourquoi ce choix »
• Approvisionnement sans approbation (si vous en avez le droit)
• Suivre et annuler votre demande
• Approuver ou refuser en tant qu’approbateur
• Liste d’approvisionnement : commande et retrait
• Toutes les demandes d’achat et CSV

Avant de commencer : Les modules Service courrier et Achats sont activés séparément dans l’entreprise ; ils sont désactivés par défaut. Si vous ne voyez pas la case Colis et courrier ou Achats, ce module n’est pas activé dans votre entreprise. Les écrans de ce chapitre ont été réalisés avec des données fictives de l’« Örnek Teknoloji A.Ş. ».

La case Colis et courrier

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Services → Colis et courrier (sur ordinateur, Tableau → Services) · Version : 0.64.0 (types d’envoi 0.99.23, quatre étapes 0.99.21)

À quoi ça sert : Affiche les envois arrivés à votre nom qui attendent d’être retirés, votre code de retrait et vos propres demandes d’envoi.

1. Touchez Outils dans le menu du bas et choisissez Services dans la bande du haut.
2. Rendez-vous à la case Colis et courrier.
3. S’il y a un envoi qui vous attend, sa carte porte un titre selon son type (par ex. Vos fleurs sont arrivées), et dessous figurent le transporteur, le type, l’heure d’arrivée et le Point de retrait. Le Code de retrait s’affiche en gros chiffres sur la carte.
4. Sous le titre Colis passés et envoyés figurent la liste des envois que vous avez retirés et les demandes d’envoi que vous avez ouvertes.

Types d’envoi et titres de notification :

Résultat : S’il n’y a rien qui vous attende, la case indique « Aucun colis pour vous. À l’arrivée, vous recevez une notification et un code de retrait. »

Astuce : Les envois qui attendent d’être retirés apparaissent aussi dans la liste En attente de votre part (par ex. « Votre repas est arrivé et vous attend » ; voir 09. Notifications).

Réceptionner un envoi arrivé à votre nom

Pour qui : Collaborateur · Où : Colis et courrier → Code de retrait · Version : 0.64.0

À quoi ça sert : Votre envoi ne vous est remis qu’à vous, avec le code de retrait.

1. Touchez la notification « Votre colis est arrivé » (ou, selon le type, « Votre repas est arrivé », etc.) ou ouvrez la case Colis et courrier.
2. Rendez-vous au Point de retrait indiqué sur la carte.
3. Donnez au préposé le Code de retrait à 4 chiffres indiqué sur la carte.

Résultat : Quand le préposé saisit le code, l’envoi est remis et vous recevez une notification « remis ». L’envoi passe dans la liste Colis passés et envoyés.

Astuce :

• Si quelqu’un d’autre retire votre envoi à votre place (le préposé le remet sans code, avec le nom de la personne qui retire), vous recevez une notification avec le nom de cette personne.
• Si vous êtes en congé, la personne qui vous remplace est aussi prévenue.
• Pour un colis non retiré, vous recevez jusqu’à 3 rappels, à l’intervalle fixé par l’entreprise (par défaut tous les 2 jours). Aucun rappel n’est envoyé pour les repas et les fleurs.

Important : Le code de retrait n’apparaît que sur votre écran ; ne le donnez qu’au préposé qui remet l’envoi.

Demande d’envoi de colis ou de coursier

Pour qui : Collaborateur · Où : Colis et courrier → Envoyer un colis · Version : 0.64.0 (envoi et catégorie du contenu 0.99.21)

À quoi ça sert : Quand vous devez faire un envoi au nom de l’entreprise, vous ouvrez une demande auprès du service courrier. Le service courrier prépare l’envoi, le remet au transporteur ou au coursier, et vous communique le transporteur et le numéro de suivi.

Avant de commencer : Le bouton Envoyer un colis n’apparaît que si votre entreprise a activé les demandes d’envoi.

1. Dans la case Colis et courrier, touchez Envoyer un colis. En haut de la fenêtre figure l’endroit où déposer le colis (par ex. « Déposez le colis au point de retrait (Accueil). »).
2. Dans le champ Destinataire (personne et société), saisissez le destinataire (par ex. « Berk Yalın — Mavi Ajans Ltd. »).
3. Saisissez l’Adresse complète et le Téléphone du destinataire.
4. Dans le champ Contenu, indiquez ce que vous envoyez (par ex. « Catalogue et échantillon (1 carton) »).
5. Dans la liste Soumis, choisissez Colis ou Coursier.
6. Dans la liste Catégorie du contenu, choisissez Contrat, Documents, Objets promotionnels, Marketing ou Général.
7. Dans la liste Paiement, choisissez Payé par l’expéditeur (entreprise) ou Payé par le destinataire.
8. Si l’envoi doit partir le jour même, cochez la case Urgent (expédier le jour même).
9. Si vous le souhaitez, saisissez une Note (facultatif).
10. Touchez Demander un envoi.
11. Déposez le colis au point de remise.

Résultat : Le message « Demande d’envoi reçue : KG-… » s’affiche ; la demande est ajoutée à la liste Colis passés et envoyés à l’état Demandé. Une notification « Demande d’envoi de coursier / colis » est envoyée aux responsables du service courrier.

Erreurs fréquentes :

• « Saisissez le nom et l’adresse complète du destinataire. » — le destinataire ou l’adresse est vide.
• « Vous avez ouvert beaucoup de demandes d’envoi aujourd’hui. » — la limite quotidienne est atteinte ; réessayez demain.
• « Les demandes d’envoi sont désactivées dans cette entreprise. » — votre entreprise a désactivé cette fonction.

Suivre votre envoi et indiquer qu’il est arrivé

Pour qui : Collaborateur (expéditeur) · Où : Colis et courrier → Colis passés et envoyés · Version : 0.99.21

À quoi ça sert : Vous voyez à quelle étape se trouve votre envoi, son transporteur et son numéro de suivi, et vous clôturez l’enregistrement quand il est arrivé chez le destinataire.

1. Dans la case Colis et courrier, retrouvez votre envoi dans la liste Colis passés et envoyés.
2. Regardez la barre à quatre étapes : Demandé → Au courrier → En transit → Envoyé. Les étapes franchies sont marquées ✓ et l’étape en cours est en couleur foncée.
3. Si l’envoi a été remis au transporteur, N° de suivi s’affiche. S’il existe un lien Suivre, il ouvre la page de suivi du transporteur ; sinon, copiez le numéro de suivi avec Copier.
4. Quand l’envoi est arrivé chez le destinataire, touchez Livré au destinataire.

Résultat : Le message « Marqué comme envoyé : livré au destinataire. » s’affiche ; les quatre étapes sont terminées.

Annuler la demande : Avant que l’envoi soit remis au transporteur (à l’état Demandé ou Au courrier), touchez Annuler la demande. Le message « Demande d’envoi annulée. » s’affiche.

Important :

• Un envoi remis au transporteur ne peut pas être annulé (« Un colis expédié ne peut pas être annulé. »).
• Livré au destinataire n’apparaît que pour un envoi à l’état En transit (« Seul un envoi remis au transporteur peut être marqué « livré au destinataire ». »). L’état n’est pas récupéré automatiquement auprès des transporteurs ; c’est vous ou le service courrier qui marquez cette étape.

Ouvrir le Bureau du courrier

Pour qui : Opérateur du service courrier (responsable du service courrier, accueil) · Où : Menu de gauche → Service courrier (sur téléphone, bande Outils → Service courrier) · Version : 0.99.24 (écran distinct 0.99.28)

À quoi ça sert : C’est un écran de bureau distinct où vous enregistrez et remettez les envois reçus. Les collaborateurs ne voient pas cet écran.

Avant de commencer : Si vous ne voyez pas le bouton Service courrier dans le menu, vous n’êtes pas Opérateur dans le module Service courrier (voir chapitre 31). Si vous traitez aussi les visiteurs, Accueil apparaît en plus dans le menu (voir 26. Salle de réunion et visiteurs).

1. Sur ordinateur, cliquez sur Service courrier dans le menu de gauche. Sur téléphone, touchez Outils et choisissez Service courrier dans la bande du haut.
2. Le Bureau du courrier s’ouvre. En haut figurent la date du jour et le nombre Envois en attente de retrait : N.
3. En dessous se trouvent le formulaire Envois reçus et la liste Envois en attente de retrait (N).

Astuce : La liste s’actualise d’elle-même toutes les 30 secondes ; ce que vous avez saisi dans le formulaire n’est pas effacé. Les mêmes opérations se font aussi dans l’onglet Tableau → Services → Colis et courrier → Service courrier (N) (+ Enregistrer un colis reçu, À retirer, Demandes d’envoi, Registre).

Enregistrer un envoi reçu

Pour qui : Opérateur du service courrier · Où : Bureau du courrier → Envois reçus · Version : 0.64.0 (types 0.99.23, bureau 0.99.24)

À quoi ça sert : Vous enregistrez l’envoi reçu au nom du collaborateur destinataire. Le collaborateur reçoit, selon le type, une notification et un code de retrait.

1. Sous Qu’est-ce qui est arrivé ?, choisissez le type : Colis (carton / paquet), Enveloppe, Documents, Notification officielle, Coursier, Repas, Fleurs, Carte bancaire / de crédit ou Autre.
2. Dans le champ Destinataire (employé), commencez à saisir le nom et choisissez le collaborateur dans la liste.
3. Saisissez le Transporteur / coursier ou choisissez-le dans la liste.
4. Le cas échéant, saisissez le N° de suivi (facultatif).
5. Saisissez le Nombre (1 par défaut).
6. Si vous le souhaitez, saisissez une Note (facultatif) (par ex. l’expéditeur).
7. Cliquez sur Enregistrer et prévenir le destinataire.

Résultat : Le message « Enregistré ; <collaborateur> a été prévenu. » s’affiche ; le formulaire se vide pour l’envoi suivant et l’envoi est ajouté à la liste Envois en attente de retrait.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le destinataire dans la liste. » — vous avez saisi le nom, mais ne l’avez pas choisi dans la liste.
• « Le service courrier est désactivé dans cette entreprise. » — le module a été désactivé.

Astuce : Vous pouvez faire le même enregistrement dans la case Colis et courrier, depuis la fenêtre Service courrier (N) → + Enregistrer un colis reçu. Cette fenêtre comporte en plus les champs Étagère / emplacement (facultatif) et Photo (facultatif) (« Une photo d’un colis endommagé aide par la suite. ») ; le bouton s’appelle Enregistrer et prévenir. Si le destinataire est en congé aujourd’hui, la mention « Ce salarié est en congé aujourd’hui ; son remplaçant sera aussi prévenu. » s’affiche.

Enregistrement par photo de l’étiquette (IA)

Pour qui : Opérateur du service courrier · Où : Bureau du courrier → Photographier l’étiquette · Version : 0.99.24

À quoi ça sert : Vous photographiez l’étiquette du colis ; l’IA lit le destinataire, l’expéditeur, le transporteur, le numéro de suivi et le type, et remplit le formulaire à votre place.

Avant de commencer : Ce bouton n’apparaît que si la clé d’IA de l’entreprise est définie (Admin → Annuaire clients ; voir 12. Gestion de l’annuaire clients). Sans clé, le message « La lecture de photos est désactivée (pas de clé IA) ; saisissez les informations. » s’affiche en haut du formulaire et vous saisissez les informations à la main.

1. Touchez Photographier l’étiquette. Sur téléphone, la caméra arrière s’ouvre.
2. Prenez une photo nette de l’étiquette. Le message « Lecture de l’étiquette… » s’affiche.
3. Les informations lues remplissent le formulaire : le type, le Transporteur / coursier (sous le nom figurant dans la liste des transporteurs d’Admin, par ex. « YURTİÇİ KARGO » → « Yurtiçi Kargo »), le N° de suivi et, dans le champ Note, « Expéditeur : … ».
4. Le destinataire :
   • s’il y a une seule correspondance solide, le collaborateur est choisi automatiquement ;
   • s’il y a plusieurs collaborateurs possibles, des boutons apparaissent sous Destinataire suggéré : ; touchez la bonne personne ;
   • s’il n’y a aucune correspondance, saisissez le nom dans le champ Destinataire (employé) et choisissez-le.
5. Si vous ne voulez pas joindre la photo de l’étiquette à l’enregistrement, décochez Joindre la photo de l’étiquette.
6. Vérifiez les informations et touchez Enregistrer et prévenir le destinataire.

Important : Vérifiez toujours les informations lues. Si le nom du destinataire n’est pas lisible sur l’étiquette, le message « Aucun destinataire lisible sur l’étiquette. » s’affiche. La lecture est limitée à 200 fois par jour et par personne.

Le site d’essai de ce guide n’ayant pas de clé d’IA, ces étapes n’ont pas de capture d’écran ; elles ont été rédigées à partir des textes de l’application.

Remettre l’envoi

Pour qui : Opérateur du service courrier · Où : Bureau du courrier → Envois en attente de retrait · Version : 0.64.0 (bureau 0.99.24)

À quoi ça sert : Vous remettez l’envoi à la bonne personne, avec le code de retrait que le collaborateur vous donne.

1. Retrouvez l’envoi dans la liste Envois en attente de retrait. Chaque ligne indique le nom du destinataire, le badge du type, le numéro, l’heure d’arrivée, le transporteur, le n° de suivi et, si l’attente dépasse un jour, une mention comme « en attente depuis 2 jours ».
2. Cliquez sur Remettre.
3. Saisissez le code à 4 chiffres que le collaborateur vous donne dans le champ Code de retrait.
4. Si quelqu’un d’autre retire l’envoi, laissez le code vide et saisissez le nom de cette personne dans le champ ou nom de la personne qui retire.
5. Cliquez sur Remis.

Résultat : Le message « Remis : <collaborateur> » s’affiche ; l’envoi disparaît de la liste et le collaborateur reçoit une notification. Si la personne qui retire est quelqu’un d’autre, son nom figure dans la notification.

Erreurs fréquentes :

• « Saisissez le code de retrait ou le nom de la personne qui retire. » — les deux champs sont vides.
• « Code de retrait incorrect. » — demandez à nouveau le code au collaborateur.
• « Trop de codes erronés ; sans code, saisissez le nom de la personne qui retire. »
• « Ce colis a déjà été remis. »

Important : Obtenez le code du collaborateur lui-même. Le code n’apparaît que sur l’écran du destinataire.

Traiter les demandes d’envoi

Pour qui : Opérateur du service courrier · Où : Tableau → Services → Colis et courrier → Service courrier (N) → Demandes d’envoi (N) · Version : 0.64.0 (étapes 0.99.21)

À quoi ça sert : Vous préparez dans l’ordre les demandes d’envoi des collaborateurs, vous les remettez au transporteur ou au coursier et vous communiquez le numéro de suivi à l’expéditeur.

1. Dans l’onglet Tableau → Services, ouvrez la case Colis et courrier.
2. Cliquez sur l’onglet Service courrier (N), puis sur Demandes d’envoi (N). Chaque demande indique le numéro, l’état, le destinataire, l’adresse, l’expéditeur, le transporteur ou le coursier, la catégorie du contenu, le téléphone, le contenu et le mode de paiement. Les demandes Urgente sont signalées par un badge rouge.
3. Quand le colis vous est parvenu, cliquez sur Reçu au courrier. La demande passe à Au courrier.
4. Pour écrire l’adresse sur l’étiquette, cliquez sur Copier l’adresse (« Copié. »).
5. Une fois le colis remis, cliquez sur Remis au transporteur (pour un coursier, sur Remis au coursier).
6. Dans la liste des transporteurs, le transporteur par défaut de l’entreprise est présélectionné (« Coursier » pour un coursier) ; modifiez-le si nécessaire.
7. Saisissez le Numéro de suivi.
8. Si vous le souhaitez, collez dans le champ Lien de suivi (facultatif, https://…) l’adresse de la page de suivi du transporteur.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Résultat : La demande passe à En transit ; l’expéditeur reçoit la notification « Votre envoi a été remis au transporteur / au coursier » avec le transporteur et le numéro de suivi.

Astuce :

• Les envois à l’état En transit des 30 derniers jours restent aussi à la fin de cette liste. Si vous apprenez que le destinataire l’a reçu, cliquez sur Livré au destinataire ; l’expéditeur reçoit une notification.
• Le lien Suivre se construit dans cet ordre : le lien de l’enregistrement, le modèle du transporteur dans Admin, les adresses prêtes d’UPS / DHL / FedEx. S’il n’y en a aucun, le numéro de suivi est copié avec Copier.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez le transporteur. »
• « Le lien de suivi doit commencer par https://. »
• « Cette entrée a déjà été expédiée ou annulée. »

Registre du courrier : reçus et envoyés

Pour qui : Opérateur du service courrier, observateur du service courrier · Où : Colis et courrier → Service courrier → Registre · Version : 0.64.0 (filtre Reçu / Envoyé 0.99.23)

À quoi ça sert : Affiche en une seule liste, mois par mois, tous les envois reçus et envoyés ; vous pouvez les exporter.

1. Dans l’onglet Service courrier (N), cliquez sur Registre.
2. Changez de mois avec les boutons ‹ et ›.
3. Choisissez le filtre Tous, Reçu ou Envoyé.
4. Si vous le souhaitez, saisissez du texte dans la zone de recherche (Rechercher personne, numéro, transporteur ou suivi).
5. Pour obtenir un fichier, cliquez sur Télécharger le CSV.

Astuce : Les lignes de repas, de fleurs, de cartes et de coursiers s’affichent avec un badge de type en couleur. Pour des synthèses comme qui a fait combien d’envois ou combien d’envois sont partis par catégorie, voir 19. Rapports.

Important : Avec le rôle Observateur, vous voyez le registre, mais vous ne pouvez ni enregistrer ni remettre (« Observateur : vous voyez le registre sans pouvoir enregistrer ni remettre. »).

La case Achats

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Achats (sur ordinateur, Tableau → Mon espace) · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Affiche, avec leur état, les demandes d’achat que vous avez ouvertes ; c’est ici que l’on ouvre une nouvelle demande.

1. Touchez Outils dans le menu du bas et choisissez Mon espace dans la bande du haut.
2. Rendez-vous à la case Achats. Chaque demande indique son code (par ex. SA-2026-0001), son état, sa date, son titre, son type, sa catégorie et son montant total.
3. Pour le détail, touchez Détails.

États : En attente d’approbation · Approuvée — achat en attente · Refusé · Commandé · Retiré · Annulée.

Astuce : Si vous êtes approbateur, l’onglet En attente de validation (N) apparaît dans la case. Si vous êtes approbateur, responsable achats ou observateur des achats, les onglets Liste d’approvisionnement (N) et Toutes les demandes apparaissent aussi (seul le responsable achats marque la commande et la réception). Si la case paraît courte, un clic sur l’onglet l’ouvre en pleine largeur ; Réduire la remet comme avant.

Créer une demande d’achat

Pour qui : Collaborateur · Où : Achats → + Demande d’achat · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Vous indiquez ce que vous voulez acheter, son prix et où l’acheter. La demande va à l’approbation de la direction ; une fois approuvée, le responsable achats s’en charge.

1. Dans la case Achats, touchez + Demande d’achat.
2. Dans la liste Type, choisissez Informatique ou Administratif. La liste Catégorie est filtrée selon le type.
3. Choisissez une Catégorie (par ex. pour l’informatique Équipement, Logiciels et licences, Réseau et accessoires ; pour l’administratif Mobilier et équipement de bureau, Fournitures, Prestations de services, Autre).
4. Saisissez un Titre (par ex. « Télécommande de présentation sans fil pour les présentations »).
5. Dans le champ Pour quoi faire ?, indiquez qui l’utilisera et quel besoin cela couvrira.
6. Dans la section Lignes, remplissez Marque, Modèle, Quantité, Prix unitaire et Devise (TRY, USD ou EUR). Le prix peut être approximatif.
7. Saisissez Où (par ex. revendeur du fabricant, place de marché) et, s’il y en a un, le Lien du produit (https://…).
8. Pour un autre produit, touchez + Ajouter un article (10 lignes au maximum). Supprimez une ligne en trop avec Supprimer la ligne.
9. Vérifiez la ligne Total en bas.
10. Touchez Envoyer la demande.

Résultat : Le message « La demande SA-… a été envoyée pour approbation. » s’affiche. Les approbateurs reçoivent une notification sur le téléphone et un e-mail (objet « Achats en attente d’approbation — SA-… »).

Erreurs fréquentes :

• « Donnez un titre court à la demande. »
• « Remplissez “Pour quoi faire ?” : à quoi servira cet achat ? »
• « Choisissez une catégorie du type sélectionné. »
• « Article 1 : indiquez une marque ou un modèle. » / « Article 1 : indiquez le prix unitaire (une estimation suffit). » / « Article 1 : la quantité doit être de 1 à 100 000. »
• « Article 1 : le lien doit être une adresse commençant par https://. »
• « Vous avez ouvert beaucoup de demandes d’achat aujourd’hui. »

Ajouter une alternative et « Pourquoi ce choix »

Pour qui : Collaborateur · Où : Demande d’achat → Ligne → + Ajouter une alternative · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : L’approbateur décide en comparant le produit que vous avez choisi avec d’autres options.

1. Sous la ligne, touchez + Ajouter une alternative.
2. Saisissez la marque, le modèle, le prix, le lieu d’achat de l’alternative et, si vous le souhaitez, son lien.
3. Pour une autre alternative, touchez de nouveau + Ajouter une alternative (3 au maximum par ligne). Supprimez une alternative inutile avec Retirer.
4. Dans le champ Pourquoi ce choix ? (par rapport aux alternatives), indiquez pourquoi vous avez choisi ce produit plutôt que les alternatives (par ex. « Il a un pointeur laser et il est rechargeable ; l’autre fonctionne avec des piles. »).
5. Touchez Envoyer la demande.

Important : Si vous avez ajouté une alternative, Pourquoi ce choix ? est obligatoire (« Article 1 : vous avez ajouté une alternative ; indiquez pourquoi vous avez choisi ce produit. »). Le prix de l’alternative n’est pas ajouté au total.

Approvisionnement sans approbation (si vous en avez le droit)

Pour qui : Collaborateur disposant du droit d’approvisionnement sans approbation · Où : Demande d’achat → Ajouter à la liste d’approvisionnement sans approbation · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Les personnes auxquelles l’entreprise a accordé ce droit peuvent ajouter la demande directement à la liste d’approvisionnement, sans attendre l’approbation de la direction (par ex. une pièce de rechange urgente).

1. Remplissez la demande d’achat comme d’habitude.
2. Cochez, en bas du formulaire, la case Ajouter à la liste d’approvisionnement sans approbation (vous êtes autorisé). S’il existe un plafond, il est indiqué dans la case (par ex. « max. 10 000,00 TRY »).
3. Touchez Envoyer la demande.

Résultat : Le message « La demande SA-… a été ajoutée à la liste d’approvisionnement sans approbation. » s’affiche. La demande apparaît dans les listes avec le badge Sans approbation (autorisé) ; une notification « Achats sans approbation (autorisés) » est envoyée aux responsables achats.

Important : Si un plafond est fixé, une demande qui le dépasse ou qui contient des devises (USD, EUR) ne peut pas être ajoutée sans approbation : « Le montant dépasse le plafond (… TRY) ou contient des devises ; envoyez la demande pour approbation. » Si vous n’avez pas le droit, la case n’apparaît pas.

Suivre et annuler votre demande

Pour qui : Collaborateur · Où : Achats → demande → Détails · Version : 0.99.22

1. Dans la case Achats, touchez Détails sur votre demande.
2. Le détail indique le demandeur, Objet, Total, les lignes, les alternatives et Pourquoi ce choix. Si la demande a été approuvée ou refusée, la personne qui a décidé et (en cas de refus) le Motif du refus s’affichent ; si la commande a été passée, la Note de commande s’affiche.
3. Tout en bas, dans la section Historique, les étapes de la demande sont listées dans l’ordre (Demande ouverte → approuvée / refusée → commande → retrait).
4. Si vous n’avez plus besoin de la demande, touchez Annuler la demande.

Résultat : Le message « Demande d’achat annulée. » s’affiche.

Astuce : À chaque étape — approbation, refus, commande et retrait —, vous recevez une notification sur le téléphone (par ex. « Votre demande d’achat a été approuvée : SA-… »).

Important : Vous seul pouvez annuler la demande, et uniquement pendant qu’elle attend l’approbation ou avant que la commande soit passée.

Approuver ou refuser en tant qu’approbateur

Pour qui : Approbateur d’achats, admin du module Achats, Admin · Où : Mon espace → Achats → En attente de validation (N) · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Vous décidez des demandes d’achat au nom de la direction.

1. Cliquez sur la notification ou l’e-mail « Une demande d’achat attend votre approbation », ou ouvrez l’onglet En attente de validation (N) dans la case Achats.
2. Pour examiner la demande, cliquez sur Détails : les lignes, le Lien du produit, les Alternatives : et Pourquoi ce choix : s’affichent. Les liens s’ouvrent dans un nouvel onglet.
3. Si la demande vous convient, cliquez sur Valider. Le message « Demande approuvée ; ajoutée à la liste d’approvisionnement. » s’affiche.
4. Sinon, cliquez sur Refuser…, saisissez le motif dans la zone Motif du refus (envoyé au demandeur) et cliquez sur Refuser. Le message « Demande refusée ; le motif a été transmis au demandeur. » s’affiche.

Erreurs fréquentes :

• « Indiquez le motif du refus. » — le motif du refus est obligatoire.
• « Vous ne pouvez ni approuver ni refuser votre propre demande ; un autre approbateur décide. »
• « Les demandes d’achat sont approuvées par les approbateurs de la direction. » — vous n’êtes pas approbateur.

Astuce : Les demandes en attente d’approbation apparaissent aussi dans la liste En attente de votre part (« N demandes d’achat attendent votre approbation »). L’approbation se fait en une seule étape : la décision d’un seul approbateur suffit.

Liste d’approvisionnement : commande et retrait

Pour qui : Responsable achats (Achats → Opérateur) · Où : Mon espace → Achats → Liste d’approvisionnement (N) · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Vous transformez en commandes les demandes approuvées et celles ajoutées sans approbation, puis vous les clôturez à leur réception.

1. Dans la case Achats, ouvrez l’onglet Liste d’approvisionnement (N). La liste contient les demandes à l’état Approuvée — achat en attente et Commandé.
2. Pour ne voir que celles ajoutées sans approbation par droit, cochez la case Uniquement sans approbation (autorisé).
3. Une fois la commande passée, cliquez sur Commandé sur la demande. La fenêtre de détail de la demande s’ouvre.
4. Si vous le souhaitez, saisissez dans la zone Note de commande (facultatif) le numéro de commande, le fournisseur ou la date de livraison estimée.
5. Cliquez sur Commandé dans la fenêtre. Le message « Marqué comme commandé ; le demandeur a été prévenu. » s’affiche.
6. Quand l’article est arrivé, cliquez sur Retiré sur la demande. Le message « Marqué comme reçu. » s’affiche.

Résultat : À chaque étape, le demandeur reçoit une notification. Les demandes retirées arrivent dans l’onglet Inventaire → Depuis les achats des responsables des équipements (voir 28. Inventaire et affectation des équipements).

Erreur fréquente : « La liste d’approvisionnement est traitée par les responsables achats. » — vous n’êtes pas responsable achats.

Astuce : Les demandes en attente de commande apparaissent dans la liste En attente de votre part (« N demandes d’achat attendent la commande »).

Toutes les demandes d’achat et CSV

Pour qui : Approbateur, responsable achats, observateur des achats · Où : Achats → Toutes les demandes · Version : 0.99.22

À quoi ça sert : Vous voyez toutes les demandes d’achat de l’entreprise, regroupées par catégorie, et vous les exportez.

1. Dans la case Achats, ouvrez l’onglet Toutes les demandes.
2. Utilisez les filtres : Tous les types, Toutes les catégories, Tous les statuts, Uniquement sans approbation (autorisé) et la recherche (code, produit, personne).
3. Les demandes sont regroupées sous des titres de catégorie (par ex. « Équipement · Informatique · 2 »). Pour une demande refusée, la ligne Motif du refus s’affiche.
4. Pour obtenir un fichier, cliquez sur Télécharger le CSV.

Astuce : Pour les montants par catégorie, par type, par service et par personne, voir 19. Rapports. Les montants en devises ne sont pas convertis en TRY ; ils sont présentés à part.

Important : Cette liste n’est ouverte qu’aux approbateurs, aux responsables achats et aux observateurs (« Cette liste est ouverte aux approbateurs, responsables achats et observateurs. »).