24. Pakete, Poststelle und Einkauf

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Pakete, Umschläge, Essen, Blumen oder amtliche Zustellungen, die auf Ihren Namen eingehen, werden am Empfang (in der Poststelle) erfasst; Sie erhalten eine Benachrichtigung und einen vierstelligen Abholcode. Müssen Sie im Namen des Unternehmens etwas versenden, eröffnen Sie eine Paket- oder Kurieranfrage und verfolgen die vier Schritte Ihrer Sendung (Angefordert → In der Poststelle → Unterwegs → Gesendet) in der App. Muss für die Arbeit etwas gekauft werden, eröffnen Sie eine Einkauf-Anfrage: Sie durchläuft die Freigabe der Geschäftsleitung, danach bestellt die Einkaufsverantwortliche bzw. der Einkaufsverantwortliche.

Dieses Kapitel richtet sich an Mitarbeitende, an Zuständige der Poststelle (Empfang), an Freigebende für den Einkauf und an Einkaufsverantwortliche. Die Einstellungen finden Sie in 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern.

Für wen: Mitarbeitende · Zuständige der Poststelle · Freigebende für den Einkauf · Einkaufsverantwortliche

In diesem Kapitel

Paket (Mitarbeitende)

• Das Feld „Pakete und Post“
• Eine für Sie eingegangene Sendung abholen
• Paket- oder Kurieranfrage senden
• Ihre Sendung verfolgen und „Beim Empfänger angekommen“ melden

Poststelle (Zuständige)

• Den Poststellen-Tresen öffnen
• Eingehende Sendung erfassen
• Erfassung mit Etikettenfoto (KI)
• Sendung übergeben
• Ausgehende Versandanfragen bearbeiten
• Poststellenbuch: Eingänge und Ausgänge

Einkauf

• Das Feld „Einkauf“
• Bestellanforderung eröffnen
• Alternativen hinzufügen und begründen, warum diese Wahl
• Beschaffung ohne Freigabe (mit Berechtigung)
• Ihre Anforderung verfolgen und stornieren
• Als Freigebende genehmigen oder ablehnen
• Beschaffungsliste: Bestellung und Eingang
• Alle Bestellanforderungen und CSV

Bevor Sie beginnen: Die Module Poststelle und Einkauf werden im Unternehmen getrennt aktiviert; beide sind zunächst ausgeschaltet. Sehen Sie das Feld Pakete und Post oder Einkauf nicht, ist das Modul in Ihrem Unternehmen nicht aktiviert. Die Bildschirme in diesem Kapitel wurden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“ erstellt.

Das Feld „Pakete und Post“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Services → Pakete und Post (am Computer: Pinnwand → Services)

Wozu: Zeigt die für Sie eingegangenen, noch nicht abgeholten Sendungen, Ihren Abholcode und Ihre eigenen Versandanfragen.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Services.
2. Gehen Sie zum Feld Pakete und Post.
3. Wartet eine Sendung auf Sie, steht auf ihrer Karte je nach Art ein Titel (z. B. Ihre Blumen sind da), darunter Firma, Art, Ankunftszeit und Abholort. Auf der Karte erscheint der Abholcode in großen Ziffern.
4. Unter Frühere und ausgehende Pakete sehen Sie die Sendungen, die Sie abgeholt haben, und die Versandanfragen, die Sie eröffnet haben.

Sendungsarten und Benachrichtigungstitel:

Ergebnis: Wartet nichts auf Sie, steht im Feld „Keine Pakete für Sie. Bei Ankunft erhalten Sie eine Benachrichtigung und einen Abholcode.“

Tipp: Sendungen, die auf Ihre Abholung warten, erscheinen auch in der Liste Wartet auf Sie (z. B. „Ihr Essen ist da und wartet auf Abholung“; siehe 09. Benachrichtigungen).

Eine für Sie eingegangene Sendung abholen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Pakete und Post → Abholcode

Wozu: Ihre Sendung wird nur an Sie ausgehändigt, und zwar gegen den Abholcode.

1. Tippen Sie auf die Benachrichtigung „Ihr Paket ist da“ (bzw. je nach Art „Ihr Essen ist da“ usw.) oder öffnen Sie das Feld Pakete und Post.
2. Gehen Sie zu dem Ort, der auf der Karte unter Abholort steht.
3. Nennen Sie der zuständigen Person den vierstelligen Abholcode von der Karte.

Ergebnis: Gibt die zuständige Person den Code ein, ist die Sendung übergeben, und Sie erhalten die Benachrichtigung „übergeben“. Die Sendung wandert in die Liste Frühere und ausgehende Pakete.

Tipp:

• Holt jemand anderes Ihre Sendung ab (die zuständige Person übergibt sie ohne Code unter dem Namen der abholenden Person), erhalten Sie eine Benachrichtigung mit dem Namen dieser Person.
• Sind Sie im Urlaub, wird auch Ihre Vertretung informiert.
• Für nicht abgeholte Pakete erhalten Sie im vom Unternehmen festgelegten Abstand (Standard: alle 2 Tage) höchstens 3 Erinnerungen. Bei Essen und Blumen gibt es keine Erinnerung.

Wichtig: Der Abholcode ist nur auf Ihrem Bildschirm sichtbar; nennen Sie ihn nur der Person, die Ihnen die Sendung aushändigt.

Paket- oder Kurieranfrage senden

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Pakete und Post → Paket senden

Wozu: Müssen Sie im Namen des Unternehmens etwas versenden, eröffnen Sie eine Anfrage bei der Poststelle. Die Poststelle bereitet die Sendung vor, übergibt sie dem Paketdienst oder Kurier und teilt Ihnen Firma und Sendungsnummer mit.

Bevor Sie beginnen: Die Schaltfläche Paket senden erscheint nur, wenn Ihr Unternehmen die Anfrage für ausgehende Pakete aktiviert hat.

1. Tippen Sie im Feld Pakete und Post auf Paket senden. Am Anfang des Fensters steht, wo Sie das Paket ablegen (z. B. „Legen Sie das Paket am Abholort ab (Empfang).“).
2. Tragen Sie im Feld Empfänger (Person und Firma) den Empfänger ein (z. B. „Berk Yalın — Mavi Ajans Ltd.“).
3. Geben Sie Vollständige Adresse und Telefon des Empfängers ein.
4. Schreiben Sie ins Feld Inhalt, was Sie versenden (z. B. „Katalog und Muster (1 Karton)“).
5. Wählen Sie in der Liste Eingereicht den Eintrag Paket oder Kurier.
6. Wählen Sie in der Liste Inhaltskategorie den Eintrag Vertrag, Dokumente, Werbeartikel, Marketing oder Allgemein.
7. Wählen Sie in der Liste Zahlung den Eintrag Absender zahlt (Firma) oder Empfänger zahlt.
8. Soll die Sendung noch am selben Tag hinausgehen, aktivieren Sie das Kästchen Dringend (am selben Tag versenden).
9. Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz (optional).
10. Tippen Sie auf Versand anfordern.
11. Legen Sie das Paket am Abholort ab.

Ergebnis: Die Meldung „Versandanfrage erhalten: KG-…“ erscheint; die Anfrage wird mit dem Status Angefordert in die Liste Frühere und ausgehende Pakete aufgenommen. Die Zuständigen der Poststelle erhalten die Benachrichtigung „Versandanfrage Kurier/Paket“.

Häufige Fehler:

• „Name und vollständige Adresse des Empfängers eingeben.“ – Empfänger oder Adresse ist leer.
• „Sie haben heute viele Versandanfragen eröffnet.“ – Das Tageslimit ist erreicht; versuchen Sie es morgen erneut.
• „Versandanfragen sind in diesem Unternehmen deaktiviert.“ – Ihr Unternehmen hat diese Funktion ausgeschaltet.

Ihre Sendung verfolgen und „Beim Empfänger angekommen“ melden

Für wen: Mitarbeitende (Absender) · Wo: Pakete und Post → Frühere und ausgehende Pakete

Wozu: Sie sehen, in welchem Schritt sich Ihre Sendung befindet, welche Firma sie befördert und wie die Sendungsnummer lautet, und schließen den Eintrag ab, sobald sie beim Empfänger angekommen ist.

1. Suchen Sie im Feld Pakete und Post Ihre Sendung in der Liste Frühere und ausgehende Pakete.
2. Sehen Sie sich die Leiste mit den vier Schritten an: Angefordert → In der Poststelle → Unterwegs → Gesendet. Abgeschlossene Schritte sind mit ✓ markiert, der aktuelle Schritt ist dunkel hervorgehoben.
3. Wurde die Sendung dem Paketdienst übergeben, steht dort die Sendungsnr. Ist ein Link Verfolgen vorhanden, öffnet er die Sendungsverfolgung der Firma; sonst kopieren Sie die Sendungsnummer mit Kopieren.
4. Ist die Sendung beim Empfänger angekommen, tippen Sie auf Beim Empfänger angekommen.

Ergebnis: Die Meldung „Als gesendet markiert: beim Empfänger angekommen.“ erscheint; die vier Schritte sind abgeschlossen.

Anfrage stornieren: Bevor die Sendung dem Paketdienst übergeben wird (solange der Status Angefordert oder In der Poststelle ist), tippen Sie auf Anfrage stornieren. Die Meldung „Versandanfrage storniert.“ erscheint.

Wichtig:

• Eine bereits übergebene Sendung kann nicht storniert werden („Versendete Pakete können nicht storniert werden.“).
• Beim Empfänger angekommen erscheint nur bei einer Sendung mit dem Status Unterwegs („Nur übergebene Sendungen können als „angekommen“ markiert werden.“). Der Status wird nicht automatisch von den Paketdiensten abgerufen; diesen Schritt markieren Sie oder die Poststelle.

Den Poststellen-Tresen öffnen

Für wen: Bearbeiter der Poststelle (Zuständige der Poststelle, Empfang) · Wo: Menü links → Poststelle (am Smartphone: Leiste „Werkzeuge“ → Poststelle)

Wozu: Ein eigener Tresen-Bildschirm, an dem Sie eingehende Sendungen erfassen und übergeben. Mitarbeitende sehen diesen Bildschirm nicht.

Bevor Sie beginnen: Sehen Sie im Menü die Schaltfläche Poststelle nicht, sind Sie im Modul Poststelle kein Bearbeiter (siehe Kapitel 31). Bearbeiten Sie auch Besucherangelegenheiten, erscheint im Menü zusätzlich Empfang (siehe 26. Besprechungsraum und Besucher).

1. Klicken Sie am Computer im Menü links auf Poststelle. Tippen Sie am Smartphone auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Poststelle.
2. Der Poststellen-Tresen öffnet sich. Oben stehen das heutige Datum und die Anzahl Sendungen zur Abholung: N.
3. Darunter finden Sie das Formular Eingänge und die Liste Sendungen zur Abholung (N).

Tipp: Die Liste aktualisiert sich alle 30 Sekunden von selbst; was Sie im Formular eingegeben haben, bleibt erhalten. Dieselben Aufgaben erledigen Sie auch unter Pinnwand → Services → Pakete und Post im Reiter Poststelle (N) (+ Eingehendes Paket erfassen, Abholung ausstehend, Versandanfragen, Buch).

Eingehende Sendung erfassen

Für wen: Bearbeiter der Poststelle · Wo: Poststellen-Tresen → Eingänge

Wozu: Sie erfassen die eingehende Sendung auf den Namen der empfangenden Person. Die Person erhält je nach Art eine Benachrichtigung und einen Abholcode.

1. Wählen Sie unter Was ist angekommen? die Art: Paket (Karton / Päckchen), Umschlag, Dokumente, Amtliche Zustellung, Kurier, Verpflegung, Blumen, Bank- / Kreditkarte oder Sonstiges.
2. Beginnen Sie im Feld Empfänger (Mitarbeitende), den Namen zu tippen, und wählen Sie die Person aus der Liste.
3. Tragen Sie Versanddienst / Kurier ein oder wählen Sie ihn aus der Liste.
4. Geben Sie, falls vorhanden, die Sendungsnummer (optional) ein.
5. Geben Sie die Stückzahl bei Stück ein (Standard: 1).
6. Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz (optional) (z. B. den Absender).
7. Klicken Sie auf Speichern und Empfänger benachrichtigen.

Ergebnis: Die Meldung „Gespeichert; <Mitarbeiter/in> wurde benachrichtigt.“ erscheint; das Formular wird für die nächste Sendung geleert, und die Sendung wird zur Liste Sendungen zur Abholung hinzugefügt.

Häufige Fehler:

• „Wählen Sie den Empfänger aus der Liste.“ – Sie haben den Namen getippt, aber nicht aus der Liste ausgewählt.
• „Die Poststelle ist in diesem Unternehmen deaktiviert.“ – Das Modul ist ausgeschaltet.

Tipp: Denselben Eintrag können Sie auch im Feld Pakete und Post über Poststelle (N) → + Eingehendes Paket erfassen anlegen. In diesem Fenster gibt es zusätzlich die Felder Regal / Platz (optional) und Foto (optional) („Ein Foto beschädigter Pakete hilft später.“); die Schaltfläche heißt Speichern und benachrichtigen. Ist die empfangende Person heute im Urlaub, steht dort „Diese Person ist heute im Urlaub; die Vertretung wird ebenfalls benachrichtigt.“

Erfassung mit Etikettenfoto (KI)

Für wen: Bearbeiter der Poststelle · Wo: Poststellen-Tresen → Etikett fotografieren

Wozu: Sie fotografieren das Paketetikett; die KI liest Empfänger, Absender, Versanddienst, Sendungsnummer und Art und füllt das Formular für Sie aus.

Bevor Sie beginnen: Diese Schaltfläche erscheint nur, wenn für das Unternehmen ein KI-Schlüssel hinterlegt ist (Admin → Kundenverzeichnis; siehe 12. Verwaltung des Kundenverzeichnisses). Ohne Schlüssel steht oben im Formular „Lesen aus Fotos ist aus (kein KI-Schlüssel); Angaben eingeben.“, und Sie geben die Angaben von Hand ein.

1. Tippen Sie auf Etikett fotografieren. Am Smartphone öffnet sich die Rückkamera.
2. Machen Sie ein scharfes Foto des Etiketts. Es erscheint „Etikett wird gelesen…“.
3. Die gelesenen Angaben werden ins Formular übernommen: die Art, Versanddienst / Kurier (mit dem Namen aus der Firmenliste im Admin, z. B. „YURTİÇİ KARGO“ → „Yurtiçi Kargo“), Sendungsnr. und im Feld Notiz „Gesendet von: …“.
4. Der Empfänger:
   • Gibt es genau einen starken Treffer, wird die Person automatisch ausgewählt;
   • gibt es mehrere mögliche Personen, erscheinen unter Vorgeschlagener Empfänger: Schaltflächen; tippen Sie auf die richtige Person;
   • gibt es keinen Treffer, tippen Sie den Namen im Feld Empfänger (Mitarbeitende) und wählen die Person aus.
5. Möchten Sie das Etikettenfoto nicht zum Eintrag hinzufügen, entfernen Sie das Häkchen bei Etikettenfoto zum Eintrag hinzufügen.
6. Prüfen Sie die Angaben und tippen Sie auf Speichern und Empfänger benachrichtigen.

Wichtig: Prüfen Sie die gelesenen Angaben immer. Ist auf dem Etikett kein Empfängername lesbar, steht dort „Auf dem Etikett war kein Empfängername lesbar.“ Das Lesen ist auf 200 Mal pro Tag und Person begrenzt.

Da die Testseite dieses Handbuchs keinen KI-Schlüssel hat, gibt es zu diesen Schritten keine Screenshots; die Schritte wurden nach den Texten der App geschrieben.

Sendung übergeben

Für wen: Bearbeiter der Poststelle · Wo: Poststellen-Tresen → Sendungen zur Abholung

Wozu: Sie händigen die Sendung der richtigen Person aus, und zwar gegen den Abholcode, den die Person nennt.

1. Suchen Sie die Sendung in der Liste Sendungen zur Abholung. In jeder Zeile stehen der Name der empfangenden Person, ein Kennzeichen für die Art, die Nummer, der Ankunftszeitpunkt, die Firma, die Sendungsnr. und (bei einer Wartezeit von mehr als einem Tag) ein Hinweis wie „wartet seit 2 Tagen“.
2. Klicken Sie auf Übergeben.
3. Tragen Sie den vierstelligen Code, den die Person nennt, in das Feld Abholcode ein.
4. Holt jemand anderes die Sendung ab, lassen Sie den Code leer und schreiben den Namen der abholenden Person ins Feld oder Name der abholenden Person.
5. Klicken Sie auf Ausgehändigt.

Ergebnis: Die Meldung „Ausgehändigt: <Mitarbeiter/in>“ erscheint; die Sendung verschwindet aus der Liste, und die empfangende Person erhält eine Benachrichtigung. Holt jemand anderes die Sendung ab, steht dessen Name in der Benachrichtigung.

Häufige Fehler:

• „Abholcode oder Name der abholenden Person eingeben.“ – Beide Felder sind leer.
• „Falscher Abholcode.“ – Fragen Sie die Person erneut nach dem Code.
• „Zu viele falsche Codes; ohne Code bitte Namen der abholenden Person eingeben.“
• „Dieses Paket wurde bereits übergeben.“

Wichtig: Lassen Sie sich den Code von der empfangenden Person selbst nennen. Der Code ist nur auf dem Bildschirm der empfangenden Person sichtbar.

Ausgehende Versandanfragen bearbeiten

Für wen: Bearbeiter der Poststelle · Wo: Pinnwand → Services → Pakete und Post → Poststelle (N) → Versandanfragen (N)

Wozu: Sie bereiten die Versandanfragen der Mitarbeitenden der Reihe nach vor, übergeben sie dem Paketdienst oder Kurier und teilen dem Absender die Sendungsnummer mit.

1. Öffnen Sie unter Pinnwand → Services das Feld Pakete und Post.
2. Klicken Sie auf den Reiter Poststelle (N) und dann auf Versandanfragen (N). Bei jeder Anfrage stehen Nummer, Status, Empfänger, Adresse, Absender, Paket oder Kurier, Inhaltskategorie, Telefon, Inhalt und Zahlungsart. Dringende Anfragen sind mit einem roten Kennzeichen markiert.
3. Sobald das Paket bei Ihnen angekommen ist, klicken Sie auf In der Poststelle angenommen. Die Anfrage erhält den Status In der Poststelle.
4. Um die Adresse auf das Etikett zu schreiben, klicken Sie auf Adresse kopieren („Kopiert.“).
5. Haben Sie das Paket übergeben, klicken Sie auf An Paketdienst übergeben (beim Kurier auf An Kurier übergeben).
6. In der Firmenliste ist die Standardfirma des Unternehmens vorausgewählt (beim Kurier „Kurier“); ändern Sie sie bei Bedarf.
7. Tragen Sie die Vorgangsnummer ein.
8. Fügen Sie bei Bedarf im Feld Sendungslink (optional, https://…) die Adresse der Sendungsverfolgung der Firma ein.
9. Klicken Sie auf Speichern.

Ergebnis: Die Anfrage erhält den Status Unterwegs; der Absender erhält die Benachrichtigung „Ihre Sendung wurde an den Paketdienst/Kurier übergeben“ mit Firma und Sendungsnummer.

Tipp:

• Die Sendungen der letzten 30 Tage mit dem Status Unterwegs stehen ebenfalls am Ende dieser Liste. Erfahren Sie, dass die empfangende Person die Sendung erhalten hat, klicken Sie auf Beim Empfänger angekommen; der Absender wird benachrichtigt.
• Der Link Verfolgen entsteht in dieser Reihenfolge: der Link im Eintrag, die Firmenvorlage im Admin, die vorgegebenen Adressen von UPS / DHL / FedEx. Gibt es keinen davon, wird die Sendungsnummer mit Kopieren kopiert.

Häufige Fehler:

• „Wählen Sie den Versanddienst.“
• „Der Sendungslink muss mit https:// beginnen.“
• „Dieser Eintrag wurde bereits versendet oder storniert.“

Poststellenbuch: Eingänge und Ausgänge

Für wen: Bearbeiter der Poststelle, Betrachter der Poststelle · Wo: Pakete und Post → Poststelle → Buch

Wozu: Zeigt alle eingehenden und ausgehenden Sendungen Monat für Monat in einer Liste; Sie können sie exportieren.

1. Klicken Sie im Reiter Poststelle (N) auf Buch.
2. Wechseln Sie den Monat mit den Schaltflächen ‹ und ›.
3. Wählen Sie den Filter Alle, Eingehend oder Ausgehend.
4. Geben Sie bei Bedarf einen Suchbegriff in das Suchfeld (Person, Nummer, Firma oder Sendungsnr. suchen) ein.
5. Klicken Sie für die Datei auf CSV herunterladen.

Tipp: Zeilen für Essen, Blumen, Karten und Kurier erscheinen mit farbigem Kennzeichen für die Art. Für Zusammenfassungen wie „Wer hat wie viele Sendungen versendet“ oder „Wie viele Sendungen gingen pro Kategorie hinaus“ siehe 19. Berichte.

Wichtig: Mit der Rolle Betrachter sehen Sie das Buch, können aber nichts erfassen oder übergeben („Betrachter: Sie sehen das Buch, können aber nichts erfassen oder übergeben.“).

Das Feld „Einkauf“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Einkauf (am Computer: Pinnwand → Mein Bereich)

Wozu: Zeigt die von Ihnen eröffneten Bestellanforderungen mit ihrem Status; neue Anforderungen eröffnen Sie von hier aus.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Mein Bereich.
2. Gehen Sie zum Feld Einkauf. Bei jeder Anforderung stehen Code (z. B. SA-2026-0001), Status, Datum, Titel, Art, Kategorie und Gesamtbetrag.
3. Tippen Sie für Einzelheiten auf Details.

Status: Freigabe ausstehend · Freigegeben — Beschaffung ausstehend · Abgelehnt · Bestellt · Abgeholt · Storniert.

Tipp: Sind Sie Freigebende, erscheint im Feld der Reiter Wartet auf Genehmigung (N). Sind Sie Freigebende, Einkaufsverantwortliche oder Betrachter des Einkaufs, erscheinen außerdem die Reiter Beschaffungsliste (N) und Alle Anträge (Bestellung und Eingang markiert nur die Einkaufsverantwortliche bzw. der Einkaufsverantwortliche). Wirkt das Feld klein, öffnet es sich durch Klicken auf den Reiter in voller Breite; mit Einklappen kehrt es in den früheren Zustand zurück.

Bestellanforderung eröffnen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Einkauf → + Bestellanforderung

Wozu: Sie geben an, was Sie kaufen möchten, zu welchem Preis und wo. Die Anforderung geht zur Freigabe an die Geschäftsleitung; nach der Genehmigung beschafft die Einkaufsverantwortliche bzw. der Einkaufsverantwortliche den Artikel.

1. Tippen Sie im Feld Einkauf auf + Bestellanforderung.
2. Wählen Sie in der Liste Art den Eintrag IT oder Verwaltung. Die Liste Kategorie wird nach der Art gefiltert.
3. Wählen Sie eine Kategorie (z. B. für IT Ausstattung, Software und Lizenzen, Netzwerk und Zubehör; für Verwaltung Möbel und Büroausstattung, Büro- und Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen, Sonstiges).
4. Geben Sie einen Titel ein (z. B. „Funk-Präsentationsfernbedienung für Präsentationen“).
5. Schreiben Sie ins Feld Wofür?, wer den Artikel nutzt und welchen Bedarf er deckt.
6. Füllen Sie im Abschnitt Positionen die Felder Marke, Modell, Menge, Stückpreis und Währung (TRY, USD oder EUR) aus. Der Preis kann ungefähr sein.
7. Geben Sie bei Bezugsquelle (z. B. Händler des Herstellers, Marktplatz) und, falls vorhanden, beim Produktlink (https://…) die Angaben ein.
8. Tippen Sie für einen weiteren Artikel auf + Position hinzufügen (höchstens 10 Positionen). Überzählige Positionen löschen Sie mit Position entfernen.
9. Prüfen Sie unten die Zeile Gesamt.
10. Tippen Sie auf Anfrage senden.

Ergebnis: Die Meldung „Anfrage SA-… wurde zur Freigabe gesendet.“ erscheint. Die Freigebenden erhalten eine Benachrichtigung auf dem Smartphone und eine E-Mail (Betreff „Freigabe für Bestellanforderung ausstehend — SA-…“).

Häufige Fehler:

• „Geben Sie der Anfrage einen kurzen Titel.“
• „Füllen Sie ‚Wofür?‘ aus: Wozu dient dieser Kauf?“
• „Wählen Sie eine Kategorie der gewählten Art.“
• „Position 1: Marke oder Modell angeben.“ / „Position 1: Stückpreis angeben (Schätzung genügt).“ / „Position 1: Menge muss 1–100.000 sein.“
• „Position 1: der Link muss mit https:// beginnen.“
• „Sie haben heute viele Bestellanforderungen erstellt.“

Alternativen hinzufügen und begründen, warum diese Wahl

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Bestellanforderung → Position → + Alternative hinzufügen

Wozu: Die Freigebenden entscheiden, indem sie Ihren gewählten Artikel mit anderen Optionen vergleichen.

1. Tippen Sie unter der Position auf + Alternative hinzufügen.
2. Geben Sie Marke, Modell, Preis und Bezugsquelle der Alternative ein und, wenn Sie möchten, einen Link.
3. Tippen Sie für eine weitere Alternative erneut auf + Alternative hinzufügen (höchstens 3 pro Position). Eine überflüssige Alternative löschen Sie mit Entfernen.
4. Schreiben Sie ins Feld Warum diese Wahl? (gegenüber den Alternativen), warum Sie diesen Artikel statt der Alternativen gewählt haben (z. B. „Hat einen Laserpointer und einen Akku; der andere läuft mit Batterien.“).
5. Tippen Sie auf Anfrage senden.

Wichtig: Haben Sie eine Alternative hinzugefügt, ist Warum diese Wahl? Pflicht („Position 1: Sie haben Alternativen angegeben; begründen Sie Ihre Wahl.“). Der Preis der Alternative wird nicht zur Summe addiert.

Beschaffung ohne Freigabe (mit Berechtigung)

Für wen: Mitarbeitende mit der Berechtigung zur Beschaffung ohne Freigabe · Wo: Bestellanforderung → Ohne Freigabe auf die Beschaffungsliste setzen

Wozu: Personen, denen das Unternehmen diese Berechtigung erteilt hat, können eine Anforderung direkt auf die Beschaffungsliste setzen, ohne die Freigabe der Geschäftsleitung abzuwarten (z. B. dringende Ersatzteile).

1. Füllen Sie die Bestellanforderung wie gewohnt aus.
2. Aktivieren Sie unter dem Formular das Kästchen Ohne Freigabe auf die Beschaffungsliste setzen (Sie dürfen ohne Freigabe beschaffen …). Gibt es eine Obergrenze, steht sie im Kästchen (z. B. „höchstens 10.000,00 TRY“).
3. Tippen Sie auf Anfrage senden.

Ergebnis: Die Meldung „Anfrage SA-… wurde ohne Freigabe auf die Beschaffungsliste gesetzt.“ erscheint. In den Listen trägt die Anforderung das Kennzeichen Ohne Freigabe (berechtigt); die Einkaufsverantwortlichen erhalten die Benachrichtigung „Ohne Freigabe beschafft (berechtigt)“.

Wichtig: Ist eine Obergrenze festgelegt, kann eine Anforderung, die diese Grenze überschreitet oder eine Fremdwährung (USD, EUR) enthält, nicht ohne Freigabe aufgenommen werden: „Der Betrag überschreitet die Obergrenze (… TRY) oder enthält Fremdwährung; senden Sie die Anfrage zur Freigabe.“ Ohne Berechtigung erscheint das Kästchen nicht.

Ihre Anforderung verfolgen und stornieren

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Einkauf → Anforderung → Details

1. Tippen Sie im Feld Einkauf bei Ihrer Anforderung auf Details.
2. In den Details stehen der Antragsteller, Zweck, Gesamt, die Positionen, die Alternativen und Warum diese Wahl. Wurde die Anforderung genehmigt oder abgelehnt, sehen Sie die entscheidende Person und (bei Ablehnung) den Ablehnungsgrund; wurde bestellt, sehen Sie die Bestellnotiz.
3. Ganz unten im Abschnitt Verlauf stehen die Schritte der Anforderung der Reihe nach (Anfrage eröffnet → genehmigt / abgelehnt → Bestellung → Eingang).
4. Wird die Anforderung nicht mehr benötigt, tippen Sie auf Anfrage stornieren.

Ergebnis: Die Meldung „Bestellanforderung storniert.“ erscheint.

Tipp: Bei jedem Schritt (Genehmigung, Ablehnung, Bestellung und Eingang) erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Smartphone (z. B. „Ihre Bestellanforderung wurde genehmigt: SA-…“).

Wichtig: Nur Sie selbst können die Anforderung stornieren, und das nur, solange sie auf Freigabe wartet oder noch nicht bestellt wurde.

Als Freigebende genehmigen oder ablehnen

Für wen: Freigebende für den Einkauf, Einkaufs-Moduladmin, Admin · Wo: Mein Bereich → Einkauf → Wartet auf Genehmigung (N)

Wozu: Sie entscheiden im Namen der Geschäftsleitung über Bestellanforderungen.

1. Klicken Sie auf die Benachrichtigung bzw. E-Mail „Freigabe für Bestellanforderung ausstehend“ oder öffnen Sie im Feld Einkauf den Reiter Wartet auf Genehmigung (N).
2. Klicken Sie auf Details, um die Anforderung zu prüfen: Es stehen dort die Positionen, der Produktlink, die Alternativen und Warum diese Wahl. Links öffnen sich in einem neuen Reiter.
3. Passt alles, klicken Sie auf Genehmigen. Die Meldung „Anfrage freigegeben; auf die Beschaffungsliste gesetzt.“ erscheint.
4. Passt es nicht, klicken Sie auf Ablehnen…, schreiben Sie den Grund ins Feld Ablehnungsgrund (geht an den Antragsteller) und klicken Sie auf Ablehnen. Die Meldung „Anfrage abgelehnt; der Grund wurde dem Antragsteller übermittelt.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Geben Sie den Ablehnungsgrund ein.“ – Der Ablehnungsgrund ist Pflicht.
• „Sie können Ihre eigene Anfrage weder freigeben noch ablehnen; eine andere Person entscheidet.“
• „Bestellanforderungen werden von den Freigebenden der Geschäftsleitung freigegeben.“ – Sie sind keine Freigebende bzw. kein Freigebender.

Tipp: Auf Freigabe wartende Anforderungen erscheinen auch in der Liste Wartet auf Sie („N Bestellanforderungen warten auf Ihre Freigabe“). Die Freigabe ist einstufig: Die Entscheidung einer freigebenden Person genügt.

Beschaffungsliste: Bestellung und Eingang

Für wen: Einkaufsverantwortliche (Einkauf → Bearbeiter) · Wo: Mein Bereich → Einkauf → Beschaffungsliste (N)

Wozu: Sie machen aus genehmigten und ohne Freigabe aufgenommenen Anforderungen Bestellungen und schließen sie beim Eingang der Ware ab.

1. Öffnen Sie im Feld Einkauf den Reiter Beschaffungsliste (N). In der Liste stehen Anforderungen mit dem Status Freigegeben — Beschaffung ausstehend und Bestellt.
2. Um nur die berechtigt ohne Freigabe aufgenommenen Anforderungen zu sehen, aktivieren Sie das Kästchen Nur ohne Freigabe (berechtigt).
3. Haben Sie bestellt, klicken Sie bei der Anforderung auf Bestellt. Das Detailfenster der Anforderung öffnet sich.
4. Tragen Sie bei Bedarf ins Feld Bestellnotiz (optional) Bestellnummer, Lieferanten oder voraussichtliches Lieferdatum ein.
5. Klicken Sie im Fenster auf Bestellt. Die Meldung „Als bestellt markiert; der Antragsteller wurde benachrichtigt.“ erscheint.
6. Ist die Ware angekommen, klicken Sie bei der Anforderung auf Abgeholt. Die Meldung „Als erhalten markiert.“ erscheint.

Ergebnis: Bei jedem Schritt erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung. Anforderungen, die als angekommen markiert sind, landen bei den Inventarverantwortlichen unter Inventar → Aus dem Einkauf (siehe 28. Anlagegüter und Inventarzuweisung).

Häufiger Fehler: „Die Beschaffungsliste wird von Einkaufsverantwortlichen bearbeitet.“ – Sie sind keine Einkaufsverantwortliche bzw. kein Einkaufsverantwortlicher.

Tipp: Anforderungen, die auf Bestellung warten, erscheinen in der Liste Wartet auf Sie („N Bestellanforderungen warten auf Bestellung“).

Alle Bestellanforderungen und CSV

Für wen: Freigebende, Einkaufsverantwortliche, Betrachter des Einkaufs · Wo: Einkauf → Alle Anträge

Wozu: Sie sehen alle Bestellanforderungen des Unternehmens nach Kategorien gruppiert und können sie exportieren.

1. Öffnen Sie im Feld Einkauf den Reiter Alle Anträge.
2. Nutzen Sie die Filter: Alle Arten, Alle Kategorien, Alle Status, Nur ohne Freigabe (berechtigt) und die Suche (Code, Artikel, Person).
3. Die Anforderungen sind unter Kategorieüberschriften gruppiert (z. B. „Ausstattung · IT · 2“). Bei einer abgelehnten Anforderung erscheint die Zeile Ablehnungsgrund.
4. Klicken Sie für die Datei auf CSV herunterladen.

Tipp: Beträge nach Kategorie, Art, Abteilung und Person finden Sie unter 19. Berichte. Fremdwährungsbeträge werden nicht in TRY umgerechnet, sondern getrennt ausgewiesen.

Wichtig: Diese Liste ist nur für Freigebende, Einkaufsverantwortliche und Betrachter zugänglich („Diese Liste ist für Freigebende, Einkaufsverantwortliche und Betrachter offen.“).