08. Verzeichnis und Organisation

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Das Firmenverzeichnis führt Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Durchwahl aller Kolleg/innen an einem Ort zusammen. Das Organigramm zeigt, wer wem unterstellt ist. Im Profil einer Teamkollegin oder eines Teamkollegen sehen Sie, was die Person macht, ihre Fachgebiete, ihre Führungskraft und ihr Team. Ist jemand abwesend, steht im Verzeichnis „Abwesend“, und es ist sichtbar, wer die Vertretung übernimmt.

Verzeichnis und Profile sind nur für das Unternehmen bestimmt: Sie sind nur für angemeldete Mitarbeitende sichtbar. Wie Sie Ihre eigenen Angaben bearbeiten, steht unter 00. Erste Schritte. Kundenkarten sind nicht Thema dieses Kapitels, sondern von 04. Kundenverzeichnis.

Für wen: Mitarbeitende (eine Aufgabe auch für Teamleitungen)

In diesem Kapitel

• Firmenverzeichnis öffnen
• Im Verzeichnis suchen und „Wer weiß dazu etwas?“
• Abwesende Personen und Vertretungen im Verzeichnis sehen
• Organigramm ansehen
• Profil einer Teamkollegin oder eines Teamkollegen öffnen
• Eigenes Profil ansehen
• Liste „Unser Team“
• Fachgebiete und Profildetails hinzufügen
• Abwesenheit und Vertretung in Ihrem Profil eintragen
• Personen, die Kontaktdaten auf Ihrer Karte hinterlassen haben (Kontaktdaten hinterlassen)

Firmenverzeichnis öffnen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Team → Verzeichnis

Wozu: Listet alle Mitarbeitenden in alphabetischer Reihenfolge auf. Bei jeder Person finden Sie die Position sowie die Schaltflächen E-Mail, Mobiltelefon, Durchwahl und Karte (digitale Visitenkarte). Der Name der Person ist ein Link, der ihr internes Profil öffnet.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Team.
2. Wählen Sie im Streifen oben Verzeichnis. Die Registerkarte Liste öffnet sich; unter der Überschrift Firmenverzeichnis steht die Anzahl der Personen.
3. Um einer Person eine E-Mail zu senden, tippen Sie auf E-Mail; zum Anrufen tippen Sie auf die Telefonnummer.
4. Hat sich die Person vorgestellt, steht unter ihrem Namen Über; nach dem Tippen öffnet sich der Text.
5. Um das interne Profil der Person zu öffnen, tippen Sie auf den Namen; um ihre digitale Visitenkarte zu öffnen, tippen Sie auf Karte (siehe Profil einer Teamkollegin oder eines Teamkollegen öffnen).

Tipp: Klicken Sie auf dem Computer im Menü links auf Verzeichnis. Auch die Schaltflächen Mitarbeiterverzeichnis und Organigramm unter dem Feld Team im Teamplatz führen hierher.

Wichtig: Ihr Unternehmen legt fest, ob Mobiltelefonnummern im Verzeichnis erscheinen. Hat Ihr Unternehmen das Verzeichnis deaktiviert, erscheint dieser Bildschirm nicht.

Im Verzeichnis suchen und „Wer weiß dazu etwas?“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Team → Verzeichnis → Liste

Wozu: Neben der Suche nach dem Namen einer bestimmten Person finden Sie auch Teamkolleg/innen, die sich mit einem Thema auskennen.

1. Geben Sie im Feld Name, Titel, Fachgebiet oder E-Mail einige Buchstaben ein. Die Liste wird beim Tippen gefiltert.
2. Die Suche umfasst: Name, Titel, E-Mail-Adresse, den Text Über, Fachgebiete und Interessen-Labels. Geben Sie zum Beispiel „Automatisierung“ ein, werden die Personen aufgelistet, bei denen dieses Wort im Text „Über“ oder in den Fachgebieten vorkommt.
3. Passt niemand zu Ihrer Suche, steht dort „Keine Person passt zu Ihrer Suche.“

Tipp: Tippen Sie im Profil einer Person auf ein Label bei Fachgebiete oder Interessen, wird das Verzeichnis nach diesem Label durchsucht; Sie sehen alle, die sich mit demselben Thema auskennen.

Abwesende Personen und Vertretungen im Verzeichnis sehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Team → Verzeichnis

Wozu: Ist eine Teamkollegin oder ein Teamkollege abwesend, sehen Sie, bis wann, und an wen Sie sich in dringenden Angelegenheiten wenden können.

1. Suchen Sie die Person im Verzeichnis.
2. Ist die Person abwesend, steht unter ihrem Namen in einer gelben Zeile Abwesend · „bis zum …“ · „Vertretung: …“.
3. Tippen Sie auf den Namen der Vertretung; das Profil dieser Person öffnet sich.

Tipp: Nutzt Ihr Unternehmen die Arbeitszeiterfassung, kann neben dem Namen der Person auch ihr Status des Tages erscheinen: Im Büro, Homeoffice, Remote oder Im Außendienst (siehe 22. Arbeitszeit).

Wichtig: Art oder Grund der Abwesenheit werden nirgends angezeigt; es steht nur „Abwesend“.

Organigramm ansehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Team → Verzeichnis → Organigramm

Wozu: Zeigt die Führungsstruktur des Unternehmens als Baum: wer wem unterstellt ist und wie viele Personen in welchem Team sind.

1. Tippen Sie im Bildschirm Verzeichnis oben auf die Registerkarte Organigramm.
2. Ganz oben steht die oberste Führungskraft. In jedem Kästchen stehen Name, Position, Abteilung und Teamgröße (z. B. 2 ▾).
3. Um das Team einer Person aufzuklappen, tippen Sie auf die Zahl in ihrem Kästchen; die Kontakt-Schaltflächen der Person und darunter ihr Team öffnen sich. Zum Zuklappen tippen Sie erneut.
4. Um das Profil einer Person zu öffnen, tippen Sie auf ihren Namen. Auch oben auf dem Bildschirm steht: „Wer wem unterstellt ist: Tippen Sie auf den Namen einer Person, um ihr Profil zu öffnen; tippen Sie auf die Zahl, um ihr Team zu öffnen.“

Tipp: Das Organigramm entsteht automatisch aus den Angaben zur Führungskraft der Mitarbeitenden. Nutzt Ihr Unternehmen Google Workspace oder Microsoft 365, stammen diese Angaben von dort. Wird Ihre Führungskraft oder Ihre Abteilung falsch angezeigt, melden Sie es der Personalabteilung oder dem App-Administrator.

Profil einer Teamkollegin oder eines Teamkollegen öffnen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Tippen Sie im Verzeichnis, im Organigramm, im Teamplatz, in Mitteilungen, in Nachrichten oder in den Urlaubs- / Ausgabenlisten auf den Namen oder das Foto einer Person

Wozu: Zeigt alles, was Sie brauchen, um eine Kollegin oder einen Kollegen kennenzulernen, auf einer Seite: Aufgaben, Erfahrung, Fachgebiete, Kontaktdaten, digitale Visitenkarte, Führungskraft und Team.

1. Tippen Sie in der App auf den Namen oder das Foto einer Person. Die Profilseite der Person öffnet sich. Im Browser öffnet sich das Profil in einem neuen Tab; in der zum Startbildschirm hinzugefügten App und in der mobilen App Prozence öffnet es sich im selben Bildschirm. Das obere und das untere Menü bleiben an ihrem Platz.
2. Im oberen Bereich stehen Titelbild, Foto (ohne Foto die Initialen), Name, Profil-Überschrift, Position und Abteilung. Darunter folgen der heutige Status der Person (z. B. Im Büro, Abwesend), ihre Zugehörigkeitsdauer zum Unternehmen und die Schaltflächen: E-Mail, Anrufen, Visitenkarte; hat Ihr Unternehmen Nachrichten aktiviert, Nachricht senden, und, falls die Person ihn eingetragen hat, LinkedIn.
3. Scrollen Sie nach unten, um Folgendes zu sehen (sofern die Person es eingetragen hat):
   • Über (bei langen Texten Mehr anzeigen)
   • Berufserfahrung: Aufgaben im Unternehmen und frühere Arbeitgeber (Position, Unternehmen, Zeitraum, Ort, Beschreibung)
   • Ausbildung, Lizenzen und Zertifikate (mit dem Link Nachweis anzeigen)
   • Kenntnisse und Sprachen: Tippen Sie auf ein Kenntnis-Label, wird im Verzeichnis nach Personen mit diesem Wissen gesucht
   • Interessen und Hobbys, Fragen Sie mich zu, Ich lese gerade
   • Beiträge: Mitteilungen und Beiträge, die die Person verfasst hat (nur das, was Sie sehen dürfen)
4. Auf dem Telefon oben auf der Seite, auf dem Computer in der rechten Spalte stehen:
   • Digitale Visitenkarte: Karte mit QR-Code, Karte teilen, WhatsApp, Link kopieren, Karte öffnen (siehe 01. Digitale Visitenkarte und Identitäts-Kit)
   • Kontakt: E-Mail, Mobiltelefon (je nach Unternehmenseinstellung), Durchwahl, Arbeitszeiten, schnellster Erreichbarkeitsweg, Eintrittsdatum, Geburtstag (wenn die Person ihn teilt)
   • Team: Führungskraft und Team. Tippen Sie auf einen Namen, öffnet sich das Profil dieser Person auf derselben Seite.
5. Um zur App zurückzukehren, wählen Sie im unteren oder linken Menü einen Bereich.

Tipp: Die Adresse des Profils hat die Form …/kartvizit/uygulama/profil/<kişi>/. Senden Sie diese Adresse an eine Kollegin oder einen Kollegen, öffnet sich bei ihr oder ihm dasselbe Profil. Auch alte Links, die auf ?kp= enden, leiten zur Profilseite weiter.

Wichtig:

• Das Profil ist nur für das Unternehmen bestimmt: Nur angemeldete Mitarbeitende sehen es; für Suchmaschinen ist es gesperrt. Haben Sie keine Sitzung, öffnet sich zuerst der Anmeldebildschirm, und nach der Anmeldung gelangen Sie zum Profil zurück.
• Wer Ausbildung, frühere Erfahrung und persönliche Angaben sehen darf, wählt die Person selbst; diese Abschnitte sind möglicherweise nicht für alle sichtbar. Der Geburtstag erscheint nur, wenn die Person es erlaubt hat.
• Unter der Adresse einer ausgeschiedenen oder nicht vorhandenen Person steht „Profil konnte nicht geöffnet werden“. Hat Ihr Unternehmen das Verzeichnis deaktiviert, sehen Sie nur Ihr eigenes Profil.

Eigenes Profil ansehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Profil → Mein Profil → Mein Profil ansehen / Wie sehen es meine Kolleg/innen?

Wozu: Sie prüfen, wie Ihre Profilseite für Ihre Kolleg/innen aussieht.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Profil. Am Anfang der Registerkarte Mein Profil stehen zwei Schaltflächen.
2. Tippen Sie auf Mein Profil ansehen. Ihre Profilseite öffnet sich; ganz oben steht der Hinweis „Das ist Ihr Profil.“, und auf der Ausweiskarte gibt es die Schaltfläche Profil bearbeiten.
3. Tippen Sie im Hinweisband oder in Mein Profil auf Wie sehen es meine Kolleg/innen?. Die Vorschau öffnet sich: „So sieht Ihr Profil für eine Kollegin oder einen Kollegen aus einer anderen Abteilung aus. Abschnitte, die Sie auf ‚Nur ich‘ oder ‚Nur meine Abteilung‘ gestellt haben, fehlen hier.“
4. Um die Vorschau zu verlassen, tippen Sie auf Meine eigene Ansicht.
5. Um eine Angabe zu ändern, tippen Sie auf Profil bearbeiten; Mein Profil öffnet sich (siehe Fachgebiete und Profildetails hinzufügen).

Tipp: Im Feld Digitale Visitenkarte Ihres eigenen Profils können Sie Ihre Karte teilen (siehe 01. Digitale Visitenkarte und Identitäts-Kit).

Liste „Unser Team“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Team → Teamplatz → Team

Wozu: Zeigt das ganze Team in einer kurzen Liste mit Position, Abteilung und Eintrittsdatum. So bemerken Sie neu Hinzugekommene leicht. In Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden heißt das Feld Mein direktes Team, und es listet nur Ihre Führungskraft, Kolleg/innen mit derselben Führungskraft und Ihnen unterstellte Personen auf; das gesamte Unternehmen finden Sie im Mitarbeiterverzeichnis.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Team und scrollen Sie im Teamplatz zum Feld Team.
2. Wählen Sie die Sortierung der Liste Unser Team: Hierarchie (nach Positionsstufe und Organigramm), Zuletzt dazugekommen oder Am längsten dabei.
3. Neben Personen, die in den letzten 30 Tagen angefangen haben, steht Neu, neben Abwesenden Abwesend.
4. Für den Rest der Liste tippen Sie auf Mehr anzeigen. Tippen Sie auf eine Person, öffnet sich ihr Profil.

Tipp: Die Schaltflächen Mitarbeiterverzeichnis, Organigramm, Kundenverzeichnis und Nützliche Kontakte unter dem Feld öffnen die jeweiligen Bildschirme.

Fachgebiete und Profildetails hinzufügen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Profil → Mein Profil → Profildetails

Wozu: Sie tragen Ihre Profil-Überschrift, Fachgebiete, Sprachen, Ausbildung, frühere Erfahrung und Interessen ein. Ihre Teamkolleg/innen finden Sie im Verzeichnis über diese Themen. Diese Angaben erscheinen nicht auf Ihrer Visitenkarte; alle sind freiwillig.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Profil und scrollen Sie in Mein Profil zum Abschnitt Profildetails.
2. Berufliches (im Unternehmen für alle sichtbar):
   • Profil-Überschrift: die kurze Beschreibung, die auf Ihrer Profilseite unter Ihrem Namen erscheint (z. B. „Firmenkundenvertrieb · Kundenbeziehungen“; höchstens 120 Zeichen).
   • Meine Fachgebiete (bis zu 15): Geben Sie ein Thema in das Feld ein und tippen Sie auf der Tastatur auf Enter (auf dem Telefon „Los“ / „Fertig“); das Thema wird zum Label. Um ein Label zu löschen, tippen Sie daneben auf ×.
   • Sprachen: Fügen Sie mit + Sprache hinzufügen Sprache und Niveau hinzu.
   • Meine Arbeitszeiten, So erreicht man mich am schnellsten, LinkedIn.
3. Ausbildung und Zertifikate:
   • + Schule hinzufügen: Schule, Fachrichtung, Abschluss (z. B. Bachelor), Anfangs- und Endjahr.
   • + Zertifikat hinzufügen: Zertifikat, ausstellende Stelle, Jahr und optional ein Bestätigungslink. Der Link erscheint in Ihrem Profil als Nachweis anzeigen.
4. Frühere Erfahrung: Fügen Sie mit + Arbeitgeber hinzufügen Ihre früheren Arbeitgeber hinzu (bis zu 15): Unternehmen, Position, Beginn (z. B. 2018), Ende (leer lassen ergibt „Bis heute“), Ort / Land und eine optionale Beschreibung „Was haben Sie gemacht?“ (höchstens 600 Zeichen). Ihre Stationen im Unternehmen stammen aus der Personalakte.
5. Persönlich: Meine Interessen und Hobbys (bis zu 15), Fragen Sie mich zu, Ich lese gerade.
6. Wählen Sie in den Abschnitten Ausbildung und Zertifikate, Frühere Erfahrung und Persönlich in der Liste Wer es sieht eine Option: Gesamtes Unternehmen, Nur meine Abteilung oder Nur ich.
7. Tippen Sie auf Speichern. Die Meldung „Profildetails gespeichert.“ erscheint.

Ergebnis: Die Angaben erscheinen auf Ihrer Profilseite. Wie Sie prüfen, wie sie aussehen, steht unter Eigenes Profil ansehen.

Wichtig: Der Zertifikatslink muss eine gültige Webadresse sein; https:// wird davor ergänzt. Bei einer ungültigen Adresse wird nicht gespeichert.

Tipp: Wählen Sie kurze, gut suchbare Labels (z. B. „Excel“, „SGK-Förderungen“, „Prozessautomatisierung“). Auch Ihr Text Über mich wird bei der Verzeichnissuche gefunden (siehe 00. Erste Schritte).

Abwesenheit und Vertretung in Ihrem Profil eintragen

Für wen: Mitarbeitende, Teamleitungen · Wo: Profil → Mein Profil → Abwesenheit und Vertretung

Wozu: Sie tragen die Tage ein, an denen Sie abwesend sind, und die Teamkollegin oder den Teamkollegen, die oder der Sie in dieser Zeit vertritt. Im Verzeichnis, in Ihrem Profil, in der Liste Unser Team und im Firmenkalender erscheinen Sie als „Abwesend“. Auf Wunsch sehen Personen, die Ihre Visitenkarte öffnen, einen Hinweis „nicht im Büro“ und die Karte Ihrer Vertretung.

Bevor Sie beginnen: Nutzt Ihr Unternehmen das Urlaubsmodul und haben Sie Ihren Urlaub mit Urlaub beantragen beantragt (siehe 21. Urlaub der Mitarbeitenden), entsteht dieser Eintrag automatisch, sobald der Urlaub genehmigt wird; Sie müssen ihn nicht zusätzlich eintragen. Dieser Abschnitt dient Unternehmen ohne Urlaubsanträge, kurzen Tagen außer Haus und der Ansicht der Einträge.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Profil und scrollen Sie in Mein Profil zum Abschnitt Abwesenheit und Vertretung.
2. Wählen Sie die Daten Beginn und Ende (letzter Abwesenheitstag).
3. Wählen Sie in der Liste Meine Vertretung eine Teamkollegin oder einen Teamkollegen (optional).
4. Wenn Personen, die Ihre Visitenkarte öffnen, nicht informiert werden sollen, entfernen Sie das Häkchen bei Wer meine Karte öffnet, sieht einen „Nicht im Büro“-Hinweis und die Karte meiner Vertretung.
5. Tippen Sie auf Abwesenheit speichern. Der Eintrag erscheint in der Liste (z. B. „1. Okt. 2026 – 5. Okt. 2026 · Sie sind gerade abwesend“, „Ihre Vertretung: …“).

Ihre Vertretung wird per E-Mail und Push-Benachrichtigung informiert. Um einen Eintrag zu entfernen, tippen Sie daneben auf Löschen.

Für Teamleitungen: Sind Ihnen im Organigramm Mitarbeitende unterstellt, steht am Anfang des Abschnitts die Liste Wessen Abwesenheit. Wählen Sie statt Ich selbst ein Teammitglied, können Sie dessen Abwesenheit eintragen; die Person erhält die Benachrichtigung „Ihre Abwesenheit wurde eingetragen“.

Wichtig:

• Art oder Grund der Abwesenheit werden weder abgefragt noch gespeichert.
• Ein Eintrag darf höchstens 90 Tage umfassen. Eine Abwesenheit, deren Enddatum in der Vergangenheit liegt, kann nicht eingetragen werden. Für dieselben Tage lässt sich kein zweiter Eintrag anlegen („Zwischen … gibt es bereits einen Abwesenheitseintrag“).

Personen, die Kontaktdaten auf Ihrer Karte hinterlassen haben (Kontaktdaten hinterlassen)

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Karte → Kunden → Kontaktdaten hinterlassen

Wer Ihre digitale Visitenkarte öffnet, kann Ihnen mit Meine Kontaktdaten hinterlassen seinen Namen und seine Kontaktdaten hinterlassen. Diese Personen werden nicht im Firmenverzeichnis, sondern in Ihrer Kundenliste gesammelt: Sie erscheinen im Bildschirm Kunden in der Registerkarte Kontaktdaten hinterlassen. In älteren Bildschirmen des persönlichen Bereichs heißt diese Liste Wer mich hinzugefügt hat.

Einzelheiten finden Sie unter 01. Digitale Visitenkarte und Identitäts-Kit und 04. Kundenverzeichnis.