34. Kandidaten empfehlen und Empfehlungsprämie

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Für eine offene Stelle in Ihrem Unternehmen können Sie eine Person empfehlen, die Sie kennen. Angaben und Lebenslauf des Kandidaten gehen nur an die Personalabteilung und an die einstellende Führungskraft der Stelle; Sie verfolgen, in welcher Phase sich Ihre Empfehlung befindet. Wird der Kandidat eingestellt und schließt die Probezeit ab, erhalten Sie – wenn für die Stelle eine Prämie vorgesehen ist – mit Freigabe der Personalabteilung eine Empfehlungsprämie.

Stellen ausschreiben, Kandidaten bewerten und die Prämie freigeben ist Aufgabe der Personalabteilung; siehe 36. Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Kandidatenempfehlungen.

Für wen: Mitarbeitende

In diesem Kapitel

• Offene Stellen ansehen
• Kandidaten über den Bildschirm Heute empfehlen
• Kandidaten empfehlen
• Wenn derselbe Kandidat schon empfohlen wurde
• Meine Empfehlungen: Phasen verfolgen
• Empfehlungsprämie und Probezeit
• Information an den Kandidaten und Zurückziehen
• Wie lange Kandidatendaten aufbewahrt werden

Bevor Sie beginnen: Das Modul Kandidatenempfehlung gehört zum Professional-Paket und ist im Unternehmen zunächst ausgeschaltet; ein Admin oder der Modul-Admin schaltet es ein. Ist es ausgeschaltet, erscheinen unter Services das Feld Offene Stellen und der Einstieg unter Heute nicht. Die Bildschirme in diesem Kapitel wurden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“ erstellt.

Offene Stellen ansehen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Mein Bereich → Services → Offene Stellen (?b=pano&s=hizmet)

Wozu: Sie sehen die Stellen, für die das Unternehmen Kandidaten sucht, die Bewerbungsfristen und die Prämie für eine Empfehlung.

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Services (siehe 07. Interne Services).
2. Gehen Sie zum Feld Offene Stellen. Bei jeder Stelle stehen Titel, Abteilung, das Datum Son başvuru: („Bewerbungsschluss:“) und gegebenenfalls ein Prämienkennzeichen (z. B. Ödül: 5.000 TL – „Prämie: 5.000 TL“).
3. Um die Beschreibung der Stelle und die gesuchten Qualifikationen zu sehen, klicken Sie auf Details.
4. Erlaubt Ihr Unternehmen allgemeine Empfehlungen, stehen unter der Liste die Schaltfläche Allgemeine Empfehlung und eine Zeile wie „Belirli bir pozisyon olmadan · Ödül: 1.000 TL“ („Ohne bestimmte Stelle · Prämie: 1.000 TL“).

Tipp: Sie gelangen auch zu Offene Stellen · Kandidat empfehlen, indem Sie in die Suche der Pinnwand „aday“, „referans“, „pozisyon“ oder „CV“ eingeben.

Wichtig: Gibt es keine offene Stelle, steht dort „Derzeit gibt es keine offenen Stellen.“; sind allgemeine Empfehlungen erlaubt, geht es weiter mit „Uygun birini tanıyorsanız genel aday olarak önerebilirsiniz.“ („Kennen Sie eine geeignete Person, können Sie sie allgemein empfehlen.“). Eine Stelle, deren Bewerbungsfrist abgelaufen ist, verschwindet aus der Liste.

Kandidaten über den Bildschirm Heute empfehlen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Mein Bereich → Heute → Offene Stellen · Kandidat empfehlen

Wozu: Über die kurze Einstiegszeile oben im Bildschirm Heute öffnen Sie direkt das Fenster zum Empfehlen. Unter der Zeile steht die Zahl der offenen Stellen (z. B. „2 offene Stellen. Wird Ihr Kandidat eingestellt, erhalten Sie eine Prämie.“).

1. Suchen Sie im Bildschirm Heute die Zeile Offene Stellen · Kandidat empfehlen.
2. Um sofort zu empfehlen, klicken Sie auf Kandidat empfehlen; das Fenster aus Kandidaten empfehlen öffnet sich.
3. Um die Stellen anzusehen, klicken Sie auf Stellen; Sie gelangen zum Feld Offene Stellen unter Services.

Zu den übrigen Einstiegszeilen im Bildschirm Heute siehe 06. Pinnwand und Intranet.

Kandidaten empfehlen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Offene Stellen → Kandidat für diese Stelle empfehlen (oder + Kandidat empfehlen, Allgemeine Empfehlung)

Wozu: Sie übermitteln Angaben und Lebenslauf des Kandidaten sicher an die Personalabteilung. Der Lebenslauf erscheint nicht auf dem Teamplatz oder in Mitteilungen.

Bevor Sie beginnen: Sagen Sie dem Kandidaten, dass Sie seine Angaben und seinen Lebenslauf mit der Personalabteilung des Unternehmens teilen, und holen Sie seine Zustimmung ein. Die Lebenslauf-Datei muss PDF, DOC oder DOCX sein und darf höchstens 5 MB groß sein.

1. Klicken Sie unter der Stelle auf Kandidat für diese Stelle empfehlen. Das Fenster Kandidat empfehlen öffnet sich.
2. In der Liste Stelle stehen die gewählte Stelle und ihre Prämie (z. B. „Satış Temsilcisi · 5.000 TL“). Gilt die Empfehlung keiner bestimmten Stelle, wählen Sie Allgemeine Empfehlung (keine bestimmte Stelle) (wenn Ihr Unternehmen es erlaubt).
3. Füllen Sie das Feld Vor- und Nachname des Kandidaten aus.
4. Füllen Sie mindestens eines der Felder E-Mail oder Telefon aus. Ist eine E-Mail-Adresse angegeben, erhält der Kandidat eine Datenschutzinformation per E-Mail.
5. Wählen Sie in der Liste Ihre Beziehung zum Kandidaten einen Eintrag: Ehemalige(r) Kollege/Kollegin, Schul- oder Studienfreund, Bekannte(r) / Freund(in), Verwandte(r), Aus meinem beruflichen Netzwerk oder Sonstiges.
6. Schreiben Sie in das Feld Warum empfehlen Sie die Person? einige Sätze (mindestens 10, höchstens 1000 Zeichen).
7. Wählen Sie die Lebenslauf-Datei.
8. Kreuzen Sie Ich habe dem Kandidaten gesagt, dass ich seine Daten und seinen Lebenslauf mit der Personalabteilung teile; er weiß es und ist einverstanden (Datenschutz). an.
9. Klicken Sie auf Empfehlung senden.

Ergebnis: Die Meldung „Ihre Empfehlung wurde an HR gesendet. Der Kandidat hat eine Datenschutzinformation erhalten.“ erscheint (haben Sie keine E-Mail-Adresse angegeben oder hat das Unternehmen die Datenschutz-E-Mail ausgeschaltet, nur der erste Satz). Die Personalabteilung erhält die Benachrichtigung „Neue Kandidatenempfehlung“. Ihre Empfehlung wird der Liste Meine Empfehlungen mit der Phase Neu hinzugefügt.

Tipp: Unten im Fenster steht, wer die Daten sieht: „CV'yi yalnız İK ve pozisyonun işe alım yöneticisi görür; gönderdikten sonra siz yalnız önerinin aşamasını görürsünüz.“ („Den Lebenslauf sehen nur die Personalabteilung und die einstellende Führungskraft der Stelle; nach dem Senden sehen Sie nur die Phase Ihrer Empfehlung.“) Bricht Ihre Verbindung ab, steht dort „Keine Verbindung; Ihre Angaben bleiben im Formular. Senden Sie erneut, sobald Sie online sind.“; klicken Sie, ohne das Formular zu schließen, erneut auf Empfehlung senden.

Häufige Fehler:

• „Geben Sie den Namen des Kandidaten ein.“ / „Geben Sie E-Mail oder Telefon des Kandidaten ein.“
• „Prüfen Sie die E-Mail-Adresse.“ / „Prüfen Sie die Telefonnummer.“
• „Wählen Sie Ihre Beziehung zum Kandidaten.“
• „Begründen Sie Ihre Empfehlung in einigen Sätzen (mindestens 10 Zeichen).“
• „Wählen Sie die Lebenslauf-Datei.“ / „Der Lebenslauf muss PDF, DOC oder DOCX sein.“ / „Der Lebenslauf darf höchstens 5 MB groß sein (ausgewählt: …).“ / „Die Lebenslauf-Datei ist leer.“
• „Bestätigen Sie, dass der Kandidat informiert ist und zustimmt (Datenschutz).“
• „Diese E-Mail gehört einem Mitarbeiter; Mitarbeiter können nicht empfohlen werden.“
• „Diese Stelle nimmt keine Empfehlungen mehr an.“: Die Stelle wurde inzwischen geschlossen, oder die Frist ist abgelaufen.
• „Das heutige Empfehlungslimit ist erreicht.“: An einem Tag können höchstens 20 Empfehlungen gesendet werden.

Wichtig: Nach dem Senden können Sie den Lebenslauf nicht erneut öffnen und die Empfehlung nicht bearbeiten. Haben Sie falsche Angaben gesendet, schreiben Sie der Personalabteilung. Teilen Sie den Lebenslauf nicht auf dem Teamplatz oder in Mitteilungen.

Wenn derselbe Kandidat schon empfohlen wurde

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Fenster Kandidat empfehlen

Wozu: Gab es mit derselben E-Mail-Adresse oder Telefonnummer schon eine andere Empfehlung, werden Sie vor dem Senden gewarnt. Wird der Kandidat eingestellt, gehört die Prämie der Person, die ihn zuerst empfohlen hat.

1. Klicken Sie auf Empfehlung senden, erscheint die Frage Dieser Kandidat wurde bereits empfohlen: „Dieser Kandidat wurde am 16 Ekim 2026 empfohlen. Regel: Bei Einstellung erhält die erste empfehlende Person die Prämie. Trotzdem senden?“
2. Um die Empfehlung trotzdem zu senden, klicken Sie auf Trotzdem einreichen, um es sich anders zu überlegen, auf Zurück.

Ergebnis: Die Empfehlung geht mit der Markierung Doppelt an die Personalabteilung. Wird der Kandidat eingestellt, steht in Meine Empfehlungen „Prämie: Der Kandidat wurde zuvor von einem anderen Mitarbeiter empfohlen; sie steht der ersten Empfehlung zu.“

Häufige Fehler: „Sie haben diesen Kandidaten bereits für diese Stelle empfohlen (…).“ (bei einer allgemeinen Empfehlung „… bu genel öneri için …“ – „… für diese allgemeine Empfehlung …“): Sie haben denselben Kandidaten bereits für dieselbe Stelle empfohlen, und die Empfehlung läuft noch; ein zweites Mal wird sie nicht gesendet.

Meine Empfehlungen: Phasen verfolgen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Mein Bereich → Services → Offene Stellen → Meine Empfehlungen

Wozu: Sie sehen, in welcher Phase sich die von Ihnen empfohlenen Kandidaten befinden und wie der Stand der Prämie ist.

1. Gehen Sie unter dem Feld Offene Stellen zur Liste Meine Empfehlungen. Bei jeder Empfehlung stehen das Phasenkennzeichen, Nummer und Datum der Empfehlung (z. B. „A-238583 · 16 Eki 2026“), der Name des Kandidaten und die Stelle (oder Allgemeine Empfehlung).
2. Die Phasen sind in dieser Reihenfolge:
   • Neu: Die Empfehlung ist bei der Personalabteilung eingegangen.
   • In Prüfung: Die Personalabteilung prüft den Lebenslauf.
   • Vorstellungsgespräch: Mit dem Kandidaten wird ein Gespräch geführt.
   • Angebot: Dem Kandidaten wurde ein Stellenangebot gemacht.
   • Eingestellt: Der Kandidat wurde eingestellt; die Prämienzeile erscheint.
   • Abgelehnt: Über den Kandidaten wurde negativ entschieden. Wenn die Personalabteilung möchte, zeigt sie Ihnen auch die Begründung („Begründung:…“).
   • Vom Kandidaten zurückgezogen: Der Kandidat hat seine Bewerbung zurückgezogen; seine Daten wurden gelöscht.
3. Bei jedem Phasenwechsel erhalten Sie auf dem Telefon eine Benachrichtigung wie „Ihre Empfehlung: Vorstellungsgespräch“.

Tipp: Haben Sie noch niemanden empfohlen, steht dort „Sie haben noch niemanden empfohlen.“ Unter der Liste wird auch daran erinnert: „Önerinizin yalnız aşamasını görürsünüz; adayın CV'si ve İK notları size görünmez.“ („Sie sehen nur die Phase Ihrer Empfehlung; Lebenslauf und Notizen der Personalabteilung sind für Sie nicht sichtbar.“) Unter Berichte → Kandidat empfehlen sehen Sie die Zahl Ihrer empfohlenen und eingestellten Kandidaten und der ausgezahlten Prämien.

Wichtig: Bei Empfehlungen, deren Daten gelöscht wurden, steht statt des Namens „Kandidatendaten gelöscht“; Phase und Datum bleiben erhalten.

Empfehlungsprämie und Probezeit

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Empfehlungen → Prämienzeile

Wozu: Wird der von Ihnen empfohlene Kandidat eingestellt, verfolgen Sie, in welcher Phase sich die Prämie befindet. Die Prämie wird mit Freigabe der Personalabteilung gewährt, sobald der Kandidat nach Arbeitsbeginn die Probezeit (Unternehmenseinstellung; standardmäßig 2 Monate) abgeschlossen hat.

Die Prämienzeile ändert sich in dieser Reihenfolge:

1. Kandidat Eingestellt: Sie erhalten die Benachrichtigung „Ihr empfohlener Kandidat wurde eingestellt“; in der Zeile steht „Prämie: 5.000 TL · deneme süresi sonu …“ („· Ende der Probezeit …“).
2. Ist die Probezeit abgelaufen: Sie erhalten die Benachrichtigung „Sie haben eine Empfehlungsprämie verdient“; in der Zeile steht „Prämie verdient (5.000 TL) · wartet auf Freigabe durch HR“.
3. Gibt die Personalabteilung die Zahlung frei: Sie erhalten die Benachrichtigung „Ihre Empfehlungsprämie wurde freigegeben“; in der Zeile steht „Prämie freigegeben: 5.000 TL“. Der Betrag wird in die Gehaltsabrechnung übernommen; vergibt Ihr Unternehmen die Prämie als Punkte, werden die Punkte Ihrem Vorschlags- und Prämienpunktestand gutgeschrieben.
4. Verlässt der Kandidat das Unternehmen in der Probezeit: Sie erhalten die Benachrichtigung „Empfehlungsprämie entfällt“; in der Zeile steht „Prämie entfallen: Austritt in der Probezeit“.

Tipp: Maßgeblich ist die Prämie der Stelle zum Zeitpunkt der Einstellung, nicht zum Zeitpunkt Ihrer Empfehlung. Ist für die Stelle keine Prämie vorgesehen, erscheint keine Prämienzeile.

Wichtig: Haben mehrere Mitarbeitende denselben Kandidaten empfohlen, gehört die Prämie der Person, die ihn zuerst empfohlen hat. Haben Sie zuerst empfohlen und wurde der Kandidat über die Empfehlung einer anderen Person eingestellt, erscheint die Empfehlung in Ihrer Liste mit dem Hinweis „ · ilk öneren sizsiniz“ („ · Sie haben zuerst empfohlen“), und die Prämie wird Ihnen zugeschrieben.

Information an den Kandidaten und Zurückziehen

Für wen: Mitarbeitende (Information im Namen des Kandidaten) · Wo: E-Mail an den Kandidaten

Wozu: Der Kandidat erfährt, wie seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und kann seine Kandidatur auf Wunsch zurückziehen. Dieser Abschnitt soll Ihnen zeigen, was der Kandidat erhält.

1. Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben und ist die Unternehmenseinstellung eingeschaltet, erhält der Kandidat eine E-Mail mit dem Betreff „Adaylığınız ve kişisel verileriniz hakkında · <şirket>“ („Zu Ihrer Kandidatur und Ihren personenbezogenen Daten · <Unternehmen>“). In der E-Mail stehen Ihr Name, die Stelle, der Verantwortliche, die verarbeiteten Daten, Zweck, Rechtsgrundlage, wer die Daten sieht, die Aufbewahrungsdauer und die Rechte nach Art. 11 KVKK (türkisches Datenschutzgesetz).
2. Am Ende der E-Mail steht der Link Başvurumu geri çek ve verilerimi sil (giriş gerekmez) („Bewerbung zurückziehen und Daten löschen (ohne Anmeldung)“). Öffnet der Kandidat den Link und klickt auf Bewerbung zurückziehen und Daten löschen, endet seine Kandidatur; Name, Kontaktdaten und Lebenslauf werden sofort gelöscht.
3. Zieht der Kandidat zurück, erhalten Sie die Benachrichtigung „Ihre Empfehlung: Vom Kandidaten zurückgezogen“; Ihre Empfehlung erhält die Phase Vom Kandidaten zurückgezogen.

Wichtig: Ein eingestellter Kandidat kann über diesen Link nicht zurückziehen; auf der Seite steht „Die Einstellung ist abgeschlossen, daher kann die Bewerbung hier nicht zurückgezogen werden; bitte wenden Sie sich an die Personalabteilung.“ Hat der Kandidat keine E-Mail-Adresse, informieren Sie ihn selbst.

Wie lange Kandidatendaten aufbewahrt werden

Für wen: Mitarbeitende · Wo: —

Wozu: Sie wissen, wann die Daten des von Ihnen empfohlenen Kandidaten gelöscht werden.

• Bei Empfehlungen mit dem Ergebnis Abgelehnt oder Vom Kandidaten zurückgezogen werden Name, Kontaktdaten, Begründung der Empfehlung, Notizen und Lebenslauf des Kandidaten automatisch gelöscht, wenn nach Abschluss der Empfehlung die Aufbewahrungsfrist des Unternehmens (standardmäßig 12 Monate) abgelaufen ist. Zahlen und Phasenverlauf bleiben erhalten.
• Nutzt der Kandidat den Link zum Zurückziehen, werden die Daten sofort gelöscht.
• Die Personalabteilung kann die Daten auf einen KVKK-Antrag hin jederzeit löschen.
• Die Daten eines eingestellten Kandidaten werden nicht nach dieser Frist gelöscht; Personaldatensatz und Onboarding laufen in der Personalabteilung weiter.

Bei gelöschten Empfehlungen steht in Meine Empfehlungen „Kandidatendaten gelöscht“.