34. Recommander un candidat et prime de cooptation

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Vous pouvez recommander une personne que vous connaissez pour un poste ouvert dans votre entreprise. Les informations et le CV du candidat que vous recommandez sont transmis uniquement aux Ressources humaines et au responsable du recrutement du poste ; vous suivez l’étape où en est votre recommandation. Si le candidat est embauché et termine sa période d’essai, et si le poste prévoit une prime, vous gagnez une prime de cooptation avec la validation des RH.

Ouvrir des postes, évaluer les candidats et valider la prime relèvent des RH ; voir 36. Gestion des tâches, des projets et des recommandations de candidats.

Pour qui : Collaborateur

Dans ce chapitre

• Voir les postes ouverts
• Recommander un candidat depuis l’écran Aujourd’hui
• Recommander un candidat
• Si le même candidat a déjà été recommandé
• Mes recommandations : suivre les étapes
• Prime de cooptation et période d’essai
• Information envoyée au candidat et retrait
• Combien de temps les données du candidat sont conservées

Avant de commencer : Le module de recommandation de candidats fait partie de l’offre Professionnelle et il est désactivé par défaut dans l’entreprise ; l’Admin ou l’admin du module l’active. Tant qu’il est désactivé, la carte Postes ouverts dans Services et l’entrée dans Aujourd’hui n’apparaissent pas. Les écrans de ce chapitre ont été réalisés avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. ».

Voir les postes ouverts

Pour qui : Collaborateur · Où : Mon espace → Services → Postes ouverts (?b=pano&s=hizmet) · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Vous voyez les postes pour lesquels l’entreprise cherche des candidats, les dates limites de candidature et la prime de la recommandation.

1. Dans la barre du haut, cliquez sur Services (voir 07. Services internes).
2. Allez à la carte Postes ouverts. Chaque poste affiche le titre, le service, la date Date limite : et, le cas échéant, un badge de prime (par ex. Prime : 5.000 TL).
3. Pour voir la description du poste et les qualifications recherchées, cliquez sur Détails.
4. Si votre entreprise autorise les recommandations générales, le bouton Recommandation générale et une ligne comme « Sans poste précis · Prime : 1.000 TL » figurent sous la liste.

Astuce : Vous pouvez aussi aller à Postes ouverts · Recommander un candidat en saisissant « aday », « referans », « pozisyon » ou « CV » dans la recherche du Tableau.

Important : S’il n’y a aucun poste ouvert, « Aucun poste ouvert pour le moment. » s’affiche ; si les recommandations générales sont autorisées, le texte continue par « Uygun birini tanıyorsanız genel aday olarak önerebilirsiniz. » (« si vous connaissez une personne qui convient, vous pouvez la recommander comme candidat général »). Un poste dont la date limite de candidature est passée disparaît de la liste.

Recommander un candidat depuis l’écran Aujourd’hui

Pour qui : Collaborateur · Où : Mon espace → Aujourd’hui → Postes ouverts · Recommander un candidat · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Depuis la courte ligne d’entrée en haut de l’écran Aujourd’hui, vous ouvrez directement la fenêtre de recommandation. Sous la ligne figure le nombre de postes ouverts (par ex. « 2 postes ouverts. Si votre candidat est embauché, vous recevez une prime. »).

1. Dans l’écran Aujourd’hui, repérez la ligne Postes ouverts · Recommander un candidat.
2. Pour recommander tout de suite, cliquez sur Recommander un candidat ; la fenêtre Recommander un candidat s’ouvre.
3. Pour examiner les postes, cliquez sur Postes ; vous arrivez à la carte Postes ouverts dans Services.

Pour les autres lignes d’entrée de l’écran Aujourd’hui, voir 06. Tableau et intranet.

Recommander un candidat

Pour qui : Collaborateur · Où : Postes ouverts → Recommander un candidat pour ce poste (ou + Recommander un candidat, Recommandation générale) · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Vous transmettez de façon sécurisée aux RH les informations et le CV du candidat. Le CV ne va ni sur la Place de l’équipe ni dans les annonces.

Avant de commencer : Dites au candidat que vous allez partager ses informations et son CV avec les Ressources humaines de l’entreprise et obtenez son accord. Le fichier CV doit être au format PDF, DOC ou DOCX et ne pas dépasser 5 Mo.

1. Sous le poste, cliquez sur Recommander un candidat pour ce poste. La fenêtre Recommander un candidat s’ouvre.
2. La liste Poste affiche le poste choisi et sa prime (par ex. « Satış Temsilcisi · 5.000 TL »). Si la recommandation ne concerne pas un poste précis, choisissez Recommandation générale (sans poste précis) (si votre entreprise l’autorise).
3. Remplissez le champ Nom et prénom du candidat.
4. Remplissez au moins l’un des champs E-mail ou Téléphone. S’il y a un e-mail, le candidat reçoit un e-mail d’information (notice d’information).
5. Dans la liste Votre lien avec le candidat, choisissez Ancien collègue, Camarade d'études, Connaissance / ami, Membre de la famille, De mon réseau professionnel ou Autre.
6. Dans le champ Pourquoi le recommandez-vous ?, écrivez quelques phrases (10 caractères au moins, 1000 au plus).
7. Choisissez le Fichier CV.
8. Cochez la case J'ai informé le candidat que je partagerais ses données et son CV avec les RH ; il le sait et l'accepte (protection des données).
9. Cliquez sur Envoyer la recommandation.

Résultat : Le message « Votre recommandation a été transmise aux RH. Le candidat a reçu un e-mail d'information. » s’affiche (seulement la première phrase si vous n’avez pas saisi d’e-mail ou si l’entreprise a désactivé l’e-mail d’information). Les RH reçoivent la notification « Nouvelle recommandation de candidat ». Votre recommandation est ajoutée à la liste Mes recommandations avec l’étape Nouveau.

Astuce : Le bas de la fenêtre indique qui verra les informations : « CV'yi yalnız İK ve pozisyonun işe alım yöneticisi görür; gönderdikten sonra siz yalnız önerinin aşamasını görürsünüz. » (« seuls les RH et le responsable du recrutement du poste voient le CV ; après l’envoi, vous ne voyez que l’étape de la recommandation »). Si la connexion est coupée, « Pas de connexion ; vos données restent dans le formulaire. Renvoyez dès que la connexion revient. » s’affiche ; sans fermer le formulaire, cliquez de nouveau sur Envoyer la recommandation.

Erreurs fréquentes :

• « Saisissez le nom du candidat. » / « Saisissez l'e-mail ou le téléphone du candidat. »
• « Vérifiez l’adresse e-mail. » / « Vérifiez le numéro de téléphone. »
• « Choisissez votre lien avec le candidat. »
• « Expliquez en quelques phrases pourquoi vous le recommandez (10 caractères min.). »
• « Choisissez le fichier CV. » / « Le CV doit être au format PDF, DOC ou DOCX. » / « Le CV ne doit pas dépasser 5 Mo (sélectionné : …). » / « Le fichier CV est vide. »
• « Confirmez que le candidat est informé et d'accord (protection des données). »
• « Cet e-mail appartient à un salarié ; les salariés ne peuvent pas être recommandés. »
• « Ce poste n'accepte plus de recommandations. » : le poste a été fermé entre-temps ou sa date limite est passée.
• « La limite de recommandations du jour est atteinte. » : 20 recommandations au plus peuvent être envoyées par jour.

Important : Après l’envoi, vous ne pouvez plus rouvrir le CV ni modifier la recommandation. Si vous avez envoyé une information erronée, écrivez aux RH. Ne partagez pas le CV sur la Place de l’équipe ni dans les annonces.

Si le même candidat a déjà été recommandé

Pour qui : Collaborateur · Où : Fenêtre Recommander un candidat · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Si une autre recommandation a déjà été faite avec le même e-mail ou le même téléphone, vous êtes averti avant l’envoi. Si le candidat est embauché, la prime revient à la première personne qui l’a recommandé.

1. Quand vous cliquez sur Envoyer la recommandation, la question Ce candidat a déjà été recommandé s’affiche : « Ce candidat a été recommandé le 16 octobre 2026. Règle du premier parrain : en cas d’embauche, la prime revient au premier. Envoyer quand même ? »
2. Pour transmettre quand même la recommandation, cliquez sur Soumettre quand même ; pour renoncer, cliquez sur Retour.

Résultat : La recommandation est transmise aux RH avec la marque Doublon. Si le candidat est embauché, Mes recommandations affiche « Prime : le candidat a été recommandé auparavant par un autre salarié ; elle revient au premier. »

Erreurs fréquentes : « Vous avez déjà recommandé ce candidat pour ce poste (…). » (pour une recommandation générale, « Vous avez déjà recommandé ce candidat en candidature spontanée (…). ») : vous avez déjà recommandé le même candidat pour le même poste et la recommandation est en cours ; elle n’est pas envoyée une deuxième fois.

Mes recommandations : suivre les étapes

Pour qui : Collaborateur · Où : Mon espace → Services → Postes ouverts → Mes recommandations · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Vous voyez l’étape où se trouvent les candidats que vous avez recommandés et l’état de la prime.

1. Allez à la liste Mes recommandations sous la carte Postes ouverts. Chaque recommandation affiche le badge d’étape, le numéro et la date de la recommandation (par ex. « A-238583 · 16 oct. 2026 »), le nom du candidat et le poste (ou Recommandation générale).
2. Les étapes sont, dans l’ordre :
   • Nouveau : la recommandation est parvenue aux RH.
   • En cours d’examen : les RH examinent le CV.
   • Entretien : un entretien a lieu avec le candidat.
   • Offre : une offre d’emploi a été faite au candidat.
   • Embauché : le candidat a été embauché ; la ligne de prime apparaît.
   • Refusé : une décision négative a été prise pour le candidat. Si les RH le souhaitent, elles vous montrent aussi le motif (« Motif : … »).
   • Retirée par le candidat : le candidat a retiré sa candidature ; ses données ont été supprimées.
3. À chaque changement d’étape, vous recevez sur votre téléphone une notification comme « Votre recommandation : Entretien ».

Astuce : Si vous n’avez encore fait aucune recommandation, « Vous n'avez encore recommandé personne. » s’affiche. Un rappel figure aussi sous la liste : « Önerinizin yalnız aşamasını görürsünüz; adayın CV'si ve İK notları size görünmez. » (« vous ne voyez que l’étape de votre recommandation ; le CV du candidat et les notes des RH ne vous sont pas visibles »). Dans Rapports → Recommander un candidat, vous voyez le nombre de candidats que vous avez recommandés, de candidats embauchés et de primes versées.

Important : Pour les recommandations dont les données ont été supprimées, « Données du candidat supprimées » s’affiche à la place du nom du candidat ; l’étape et la date restent.

Prime de cooptation et période d’essai

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes recommandations → ligne de prime · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Si le candidat que vous avez recommandé est embauché, vous suivez l’étape où en est la prime. La prime est accordée avec la validation des RH une fois que le candidat, après son arrivée, a terminé sa période d’essai (réglage de l’entreprise ; 2 mois par défaut).

La ligne de prime évolue dans cet ordre :

1. Le candidat est Embauché : vous recevez la notification « Le candidat que vous avez recommandé a été embauché » ; la ligne affiche « Prime : 5.000 TL · fin de la période d'essai le … ».
2. À la fin de la période d’essai : vous recevez la notification « Vous avez gagné une prime de cooptation » ; la ligne affiche « Prime acquise (5.000 TL) · en attente de validation RH ».
3. Quand les RH valident le paiement : vous recevez la notification « Votre prime de cooptation a été validée » ; la ligne affiche « Prime validée : 5.000 TL ». Le montant est transféré vers la paie ; si votre entreprise accorde la prime sous forme de points, les points sont ajoutés à vos points de suggestions et récompenses.
4. Si le candidat part pendant la période d’essai : vous recevez la notification « Prime de cooptation annulée » ; la ligne affiche « Prime annulée : départ pendant la période d'essai ».

Astuce : La prime est celle du poste au moment où le candidat est embauché, et non au moment où vous avez fait la recommandation. Si le poste ne prévoit pas de prime, la ligne de prime n’apparaît pas.

Important : Si plusieurs collaborateurs ont recommandé le même candidat, la prime revient au premier. Si vous êtes le premier et que le candidat a été embauché via la recommandation d’une autre personne, la recommandation apparaît dans votre liste avec la note « · vous êtes le premier à l'avoir recommandé » et la prime vous est attribuée.

Information envoyée au candidat et retrait

Pour qui : Collaborateur (information au nom du candidat) · Où : E-mail du candidat · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Le candidat apprend comment ses données personnelles seront traitées et peut, s’il le souhaite, retirer sa candidature. Cette section vous indique ce qui est envoyé au candidat.

1. Si vous avez saisi un e-mail et que le réglage de l’entreprise est activé, le candidat reçoit un e-mail ayant pour objet « Adaylığınız ve kişisel verileriniz hakkında · <şirket> » (« au sujet de votre candidature et de vos données personnelles · <entreprise> »). L’e-mail indique votre nom, le poste, le responsable du traitement, les données traitées, la finalité, la base juridique, les personnes qui les verront, la durée de conservation et les droits prévus par l’article 11 de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles).
2. À la fin de l’e-mail figure le lien Başvurumu geri çek ve verilerimi sil (giriş gerekmez) (« retirer ma candidature et supprimer mes données (sans connexion) »). Si le candidat ouvre le lien et clique sur Retirer ma candidature et supprimer mes données, sa candidature prend fin ; son nom, ses coordonnées et son CV sont supprimés immédiatement.
3. Si le candidat se retire, vous recevez la notification « Votre recommandation : retirée par le candidat » ; l’étape de votre recommandation devient Retirée par le candidat.

Important : Un candidat embauché ne peut pas se retirer par ce lien ; la page indique « Le recrutement étant terminé, la candidature ne peut pas être retirée ici ; veuillez contacter les Ressources humaines. ». Si le candidat n’a pas d’e-mail, informez-le vous-même.

Combien de temps les données du candidat sont conservées

Pour qui : Collaborateur · Où : — · Version : 1.1.8

À quoi ça sert : Vous savez quand les données du candidat que vous avez recommandé sont supprimées.

• Pour les recommandations Refusé ou Retirée par le candidat, le nom du candidat, ses coordonnées, la description de la recommandation, les notes et le CV sont supprimés automatiquement à l’expiration de la durée de conservation de l’entreprise (12 mois par défaut) après la clôture de la recommandation. Les nombres et l’historique des étapes restent.
• Si le candidat utilise le lien de retrait, les données sont supprimées immédiatement.
• Les RH peuvent supprimer les données à tout moment à la suite d’une demande KVKK.
• Les données d’un candidat embauché ne sont pas supprimées selon cette durée ; la fiche du salarié et le processus d’intégration se poursuivent chez les RH.

Pour les recommandations supprimées, Mes recommandations affiche « Données du candidat supprimées ».