42. Prozence IA : l’assistant d’intelligence artificielle

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Prozence IA est un assistant d’IA à qui vous posez vos questions dans votre langue : « Combien de jours de congé me reste-t-il ? », « Où en sont mes dépenses ? », « Comment configurer le VPN ? ». L’assistant ne cherche la réponse que dans les informations que vous pouvez déjà voir, avec vos propres droits ; les réponses issues du wiki sont suivies de liens vers les sources. L’assistant ne fait que lire : il n’enregistre, n’envoie, n’approuve ni ne supprime rien à votre place ; vous effectuez vous-même les actions dans l’écran concerné.

Pour qui : Tous les collaborateurs (si votre entreprise l’a activé) · Éditeur du wiki (joindre des documents) · Admin (réglages)

Dans ce chapitre

• Ouvrir l’assistant et l’information
• Poser une question et lire la réponse
• Que pouvez-vous demander ?
• Réponses tirées des pages et des documents du wiki
• Joindre des documents à une page du wiki
• Droit d’utilisation et limites
• Masquer l’assistant et retirer votre accord
• Réglages de l’Admin
• Qui voit quoi ?
• Limites connues

Avant de commencer : Prozence IA est un module complémentaire payant des offres Professionnel et Entreprise ; il est actif pendant l’essai de 14 jours. Il est désactivé par défaut et l’Admin l’active. L’assistant est désactivé dans les sessions sur appareil partagé (p. ex. une tablette d’accueil).

Ouvrir l’assistant et l’information

Pour qui : Collaborateur · Où : Sur ordinateur, le bouton Prozence IA en bas à droite de l’écran ; sur téléphone et sur écran étroit, l’icône étoile à gauche de la cloche dans la barre du haut · Version : 2.0.0

1. Appuyez sur le bouton Prozence IA. Le panneau s’ouvre en bas à droite sur ordinateur et en plein écran sur téléphone.
2. À la première utilisation, l’information À propos de Prozence IA s’affiche : elle indique ce que lit l’assistant, à quel service d’IA part votre question, ce qui n’est jamais envoyé et ce qui est enregistré. Lisez-la et appuyez sur Compris, commencer.
3. Le panneau s’ouvre sur un message d’accueil et des exemples de questions. Si vous appuyez sur un exemple, la question est envoyée aussitôt.
4. Fermez le panneau avec Fermer ou la touche Échap ; la conversation reste en place.

Important : L’Admin peut compléter l’information par un paragraphe propre à votre entreprise. Tant que vous n’avez pas donné votre accord, l’assistant ne lit aucune information.

Poser une question et lire la réponse

Pour qui : Collaborateur · Où : Panneau Prozence IA · Version : 2.0.0

1. Saisissez votre question dans le champ Posez une question… et appuyez sur Envoyer (Entrée envoie aussi ; Maj+Entrée passe à la ligne).
2. Tant que la réponse n’est pas arrivée, Préparation de la réponse… s’affiche. Une réponse peut prendre quelques secondes.
3. La ligne Informations lues sous la réponse indique ce que l’assistant a consulté (p. ex. Votre solde de congés a été lu, Le contenu du Wiki a été lu).
4. Les réponses issues du wiki affichent une liste Sources ; appuyez sur un lien Page du Wiki ou Document du Wiki pour ouvrir la source.
5. Pour continuer sur le même sujet, tapez la question suivante ; l’assistant se souvient des questions précédentes de la conversation. Pour changer de sujet, appuyez sur Nouvelle conversation.

Astuce : Les questions courtes et sur un seul sujet donnent les meilleurs résultats. Si votre application est dans une autre langue, la réponse arrive aussi dans cette langue.

Important : L’IA peut se tromper ; vérifiez les informations importantes à la source. La conversation est conservée 30 minutes sur le serveur, puis supprimée ; si vous rouvrez le panneau plus tard, il est vide.

Que pouvez-vous demander ?

Pour qui : Collaborateur · Où : Panneau Prozence IA · Version : 2.0.0

L’assistant ne répond pas aux questions sur les congés, le salaire ou les informations personnelles d’un autre collaborateur ; il n’envoie pas de demande de congé et ne donne pas de validation à votre place. Si un module est désactivé dans votre entreprise, l’assistant ne lit pas non plus ce sujet.

Réponses tirées des pages et des documents du wiki

Pour qui : Collaborateur · Où : Panneau Prozence IA → Sources · Version : 2.0.0

Pour une question sur le wiki, l’assistant cherche d’abord dans le wiki, lit les sections concernées et fonde sa réponse sur elles. Si la source est une page du wiki, le lien ouvre la section concernée de la page ; s’il s’agit d’un document joint, il ouvre le document lui-même, et la page, la diapositive ou la feuille est aussi indiquée.

• Seules les pages publiées que vous avez le droit de lire servent de sources. Les brouillons et les pages qui vous sont fermées n’entrent ni dans la recherche ni dans l’IA.
• Un document joint est visible par toutes les personnes qui peuvent voir sa page ; l’assistant ne répond à partir de ce document que pour elles.
• Si le wiki n’a pas de réponse, l’assistant le dit et n’invente rien.

Astuce : Le champ Demander au wiki fonctionne comme avant et ne consulte que le texte des pages ; les réponses tirées des documents joints n’existent que dans Prozence IA (voir 06. Tableau et intranet).

Joindre des documents à une page du wiki

Pour qui : Éditeur du wiki (éditeur de catégorie, éditeur général ou Admin) · Où : Wiki → article → Modifier → Documents · Version : 2.0.0

1. Ouvrez l’article et touchez Modifier. Pour un nouvel article, appuyez d’abord sur Enregistrer ; la section Documents apparaît sur un article enregistré.
2. Dans la section Documents, touchez Joindre un document et choisissez le fichier. Vous pouvez joindre des fichiers PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), TXT, MD ou CSV.
3. À la fin du téléversement, Document joint. s’affiche. Le texte du document est extrait sur le serveur ; dès que la ligne indique Prozence IA peut le lire, l’assistant peut répondre à partir de ce document. Pendant l’extraction, la ligne indique En préparation.
4. Pour retirer un document, touchez Retirer sur sa ligne ; le fichier et le texte extrait sont supprimés ensemble.

Les lecteurs voient et téléchargent les documents dans la liste Documents sous l’article. Pour remplacer un document, retirez l’ancien et joignez le nouveau ; l’assistant lit le nouveau texte.

Important : Toute personne qui peut voir cet article voit et télécharge le document ; ne joignez pas à un article ouvert à tous un document contenant des données personnelles ou des informations réservées à certaines personnes. Le texte des PDF numérisés (image seule) ou chiffrés n’est pas extrait ; la ligne indique Aucun texte n’a pu être extrait (image numérisée possible) ou Lecture impossible, et le document reste téléchargeable. 10 Mo au plus par document et 10 documents au plus par page.

Droit d’utilisation et limites

Pour qui : Collaborateur · Où : Panneau Prozence IA · Version : 2.0.0

• Avec le service Prozence IA, votre entreprise dispose d’un quota mensuel de questions : par défaut 100 questions par personne active et par mois (20 pendant l’essai). Si l’Admin utilise la propre clé Anthropic de l’entreprise, c’est l’Admin qui fixe les limites.
• Il existe aussi des limites mensuelle et horaire par personne et une limite quotidienne pour toute l’entreprise.
• Quand une limite est atteinte, le panneau indique laquelle et quand le droit est renouvelé (votre droit mensuel personnel en début de mois, la limite quotidienne de l’entreprise le lendemain). Le travail continue : vous pouvez toujours voir les mêmes informations dans l’écran concerné.

Masquer l’assistant et retirer votre accord

Pour qui : Collaborateur · Où : Profil → Mon profil → Prozence IA · Version : 2.0.0

• Si vous décochez Afficher l’assistant, le bouton Prozence IA n’apparaît plus sur votre écran. Pour le remettre, cochez la case ; le bouton revient au rechargement de la page.
• Si vous appuyez sur Retirer mon accord, votre accord est retiré et votre conversation est supprimée. Pour utiliser de nouveau l’assistant, vous acceptez à nouveau l’information.

Réglages de l’Admin

Pour qui : Admin · Où : Admin → Modules → Prozence IA · Version : 2.0.0

1. Cochez Prozence IA activé. Si votre licence ne comprend pas le module complémentaire, la case est désactivée et l’écran explique comment l’ajouter (Admin → Abonnement).
2. Choisissez le Fournisseur d’IA :
   • Service Prozence IA (recommandé): aucune clé nécessaire ; le contrat, la facturation et l’accord de transfert KVKK passent par Prozon ; le quota de l’entreprise s’applique.
   • Ma propre clé Anthropic: saisissez la clé dans le champ Clé API Anthropic. La clé est conservée uniquement sur le serveur, chiffrée, et ne s’affiche plus jamais ; seuls ses 4 derniers caractères sont visibles. Si vous laissez le champ vide, la clé du site de l’écran de lecture des cartes est utilisée. Vous suivez les dépenses dans votre console Anthropic.
3. Choisissez le Modèle : par défaut Claude Haiku 4.5 ; Claude Sonnet 4.6 est plus puissant, coûte environ 3 fois plus et épuise plus vite le quota de l’entreprise.
4. Saisissez les limites : Questions mensuelles par utilisateur (quota de l’entreprise), Nombre maximal de questions par utilisateur et par mois, Nombre maximal de questions par utilisateur et par heure, Nombre maximal de questions par jour pour l’entreprise.
5. Dans la liste Ce que l’assistant peut lire, décochez les sujets que vous ne souhaitez pas. Chaque sujet est lu avec les propres droits de la personne ; un sujet dont le module est désactivé n’est de toute façon pas utilisé.
6. Si vous le souhaitez, écrivez un paragraphe dans Ajout de votre entreprise à l’information (facultatif) ; il est ajouté à la fin de l’information que voient les collaborateurs.
7. Appuyez sur Enregistrer. Réglages de Prozence IA enregistrés. s’affiche.

Le tableau Utilisation de ce mois affiche le nombre d’utilisateurs, le nombre de questions, les questions du jour, les jetons en entrée / sortie, le cache et le coût estimé. Le texte des questions et des réponses n’est pas conservé ; seuls des chiffres sont tenus.

Important : L’information proposée est un brouillon ; faites-la relire par votre conseil juridique. Quand vous désactivez Prozence IA, tous les points d’accès de l’assistant se ferment et le panneau n’est pas affiché ; aucun autre module ne change. L’inventaire KVKK mentionne le service d’IA comme destinataire (voir 15. Plusieurs entreprises, langues, KVKK et licence).

Qui voit quoi ?

Limites connues

• L’assistant aide à chercher et à lire ; il ne prend pas de décision RH et ne donne pas d’avis juridique ou médical.
• Le salaire, les montants de paie, les données de santé et les types de congé particuliers ne sont jamais transmis à l’assistant ; les types de congé particuliers apparaissent comme « Congé spécial ».
• L’assistant ne crée pas de brouillon et ne soumet rien à validation ; les demandes de congé, les dépenses et les demandes s’ouvrent dans l’écran concerné.
• La réponse arrive d’un seul bloc ; elle ne s’affiche pas au fil de l’écriture.