17. Dépenses, avances et indemnités de déplacement

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Vous saisissez depuis votre téléphone les dépenses engagées pour le travail, avec leur justificatif. La dépense est d'abord validée par votre responsable, au besoin par des approbateurs supplémentaires, puis par la comptabilité, et elle vous est remboursée. Avant un déplacement, vous pouvez demander une avance professionnelle et faire calculer automatiquement votre indemnité journalière de déplacement (indemnité journalière) selon la politique de l'entreprise.

Ce chapitre s'adresse aux collaborateurs et aux approbateurs (responsables). Pour les réglages, l'écran de comptabilité et l'exportation, voir 18. Gestion des notes de frais et comptabilité.

Dans ce chapitre

• Ma boîte Mes dépenses
• Ajouter une dépense (avec justificatif)
• Ajouter une ligne sans justificatif
• Ajouter une indemnité journalière (déplacement)
• Envoyer une dépense et avertissements
• Suivre l'état d'une dépense
• Corriger une dépense à corriger
• Demander une avance (avance professionnelle)
• Imputer des dépenses sur une avance
• Valider une dépense en tant qu'approbateur

Avant de commencer : Le module Dépenses est désactivé par défaut dans l'entreprise. Si vous ne voyez pas la boîte Mes dépenses, demandez à votre responsable ou à l'équipe informatique. L'avance professionnelle et l'indemnité journalière s'activent séparément ; si elles sont désactivées, les boutons Demander une avance et Ajouter une indemnité journalière n'apparaissent pas.

Ma boîte Mes dépenses

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Mes dépenses (sur ordinateur, Tableau → Mon espace) · Version : 0.93.0, Mon espace 0.96.0

À quoi ça sert : Elle affiche d'un coup d'œil le total en attente de validation et le total qui vous sera payé, ainsi que vos dernières dépenses et leur état.

1. Dans le menu du bas, touchez Outils, puis choisissez Mon espace dans la barre du haut ; vous arrivez à la boîte Mes dépenses. Sur ordinateur, elle se trouve sous Tableau → Mon espace. Vous pouvez aussi y accéder en touchant la vignette Mes dépenses en haut de l'écran Aujourd’hui.
2. Deux totaux apparaissent en haut : En attente de validation et À payer.
3. En dessous, vos dernières dépenses sont listées avec leur état (Brouillon, Chez le manager, Prêt à payer …). Touchez une dépense pour ouvrir son détail.
4. Les boutons de la boîte sont : Ajouter une dépense, Demander une avance, Mes dépenses (liste complète). Si vous êtes approbateur, En attente de validation (N) s'affiche aussi ; si vous êtes à la comptabilité, Comptabilité et Rapport s'affichent également.

Astuce : Sur téléphone, vous accédez aussi à Ajouter une dépense avec le bouton + en bas à droite (voir 00. Prise en main).

Ajouter une dépense (avec justificatif)

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes dépenses → Ajouter une dépense · Version : 0.93.0

À quoi ça sert : Elle regroupe en une seule dépense les frais engagés pour une mission (un ou plusieurs justificatifs).

1. Touchez Ajouter une dépense.
2. Saisissez un Titre (par ex. « Octobre — salon d'Izmir »).
3. Remplissez le champ Pourquoi ? (motif). Le motif est obligatoire ; les approbateurs le voient.
4. Dans la liste Comment le remboursement doit-il être payé ?, choisissez le mode proposé par votre entreprise (par ex. Virement bancaire, Via la paie).
5. Dans la section Lignes, touchez Photographier le justificatif et prenez le justificatif en photo. Si la photo est sur votre ordinateur ou si vous avez une facture PDF, utilisez Choisir un fichier (photo / PDF).
   • Si le justificatif porte un QR code e-Arşiv / e-Fatura (systèmes turcs de facture électronique), les informations (vendeur, numéro fiscal, date, numéro de document, montant, TVA) se remplissent d'elles-mêmes et la ligne est marquée « vérifié par QR code ». Un justificatif avec QR code est lu sur votre appareil ; il n'est pas envoyé à l'extérieur.
   • S'il n'y a pas de QR code et que votre entreprise l'a activé, le justificatif est lu par intelligence artificielle ; vérifiez impérativement les champs.
6. Pour chaque ligne, vérifiez la date, la catégorie, le montant (TVA incluse), le Taux de TVA et, si nécessaire, le vendeur, le numéro de document et la description. Pour une ligne en devise étrangère, saisissez le taux de change à la date du document.
7. Répétez l'étape 5 pour les autres justificatifs. Une dépense peut contenir plusieurs lignes et plusieurs justificatifs.
8. Si vous n'avez pas fini, touchez Enregistrer le brouillon ; si tout est prêt, touchez Envoyer (voir Envoyer une dépense).

Astuce : La photo est réduite sur le téléphone (2 000 pixels au maximum) ; le justificatif entier et le texte doivent rester lisibles, alors posez le justificatif sur une surface plane.

Important : Si vous saisissez deux fois le même justificatif, le système vous avertit ou bloque l'envoi (selon la règle de l'entreprise).

Questions fréquentes :

• Combien de temps mon brouillon est-il conservé ? Un brouillon jamais envoyé et non modifié pendant 180 jours est supprimé avec ses justificatifs.
• Qui voit le justificatif ? Vous, les personnes de la chaîne de validation, la comptabilité et l'admin du module.

Ajouter une ligne sans justificatif

Pour qui : Collaborateur · Où : Ajouter une dépense → Ajouter une ligne sans justificatif · Version : 0.93.0

À quoi ça sert : Elle permet de saisir les petites dépenses sans justificatif (par ex. parking, péage).

1. Dans la fenêtre de la dépense, touchez Ajouter une ligne sans justificatif.
2. Saisissez la date, la catégorie, le montant et la description.
3. Enregistrez ou envoyez la dépense.

Important : Votre entreprise fixe un plafond pour les lignes sans justificatif ; une ligne sans justificatif au-delà de ce plafond déclenche un avertissement ou ne peut pas être envoyée.

Ajouter une indemnité journalière (déplacement)

Pour qui : Collaborateur · Où : Ajouter une dépense → Ajouter une indemnité journalière · Version : 0.94.0

À quoi ça sert : Elle calcule l'indemnité journalière de votre déplacement professionnel hors de la ville ou à l'étranger, selon la politique de l'entreprise. Vous n'écrivez pas le montant ; c'est le système qui le calcule.

Avant de commencer : L'indemnité journalière se saisit après le déplacement ; la date de retour ne peut pas être postérieure à aujourd'hui. Si vous avez besoin d'argent avant le déplacement, demandez une avance professionnelle.

1. Dans la fenêtre de la dépense, touchez Ajouter une indemnité journalière.
2. Choisissez la Zone : National (hors ville) ou Étranger.
3. Pour un déplacement national, saisissez la Ville de destination ; pour l'étranger, choisissez le Pays.
4. Choisissez la Date de départ et la Date de retour.
5. Dans la section Pris en charge par l'entreprise, indiquez le nombre de nuits et de repas payés par l'entreprise : Hébergement (nuits), Petit-déjeuner, Déjeuner, Dîner. Ils sont déduits de l'indemnité journalière.
6. Touchez Calculer. Dans la ligne de calcul s'affichent le nombre de jours, le montant journalier et la déduction (par ex. « 1 jour × 1 200,00 TL − déduction 360,00 TL »).
7. Si tout est correct, touchez Ajouter comme ligne. Pour une indemnité à l'étranger, on vous demande de saisir le taux de change à la date de retour.

Comment est-ce calculé ?

• Pour un déplacement de plusieurs jours, les jours de départ et de retour comptent pour une demi-indemnité journalière (réglage de l'entreprise).
• En cas de retour le jour même, un pourcentage de l'indemnité journalière est versé (50 % par défaut).
• À l'étranger, le montant et la devise sont déterminés selon le groupe du pays (A / B / C).
• Un coefficient peut s'appliquer selon votre fonction (par ex. 1,5 pour les directeurs).
• Pour un déplacement national, la part qui dépasse le plafond d'exonération fiscale fixé par l'entreprise apparaît dans la paie comme « imposable ».

Important : Si vous saisissez une deuxième indemnité journalière pour les mêmes dates, le système vous avertit ou bloque l'envoi. Une dépense peut contenir au maximum 10 lignes d'indemnité journalière.

Envoyer une dépense et avertissements

Pour qui : Collaborateur · Où : Fenêtre de la dépense → Envoyer · Version : 0.93.0

À quoi ça sert : Elle envoie la dépense en validation. Si une situation ne respecte pas les règles de l'entreprise, elle vous avertit d'abord.

1. Dans la fenêtre de la dépense, touchez Envoyer.
2. Si un avertissement de règle apparaît (ligne sans justificatif, plafond de catégorie, date de week-end, montant de TVA incohérent, date très ancienne, document en double…), lisez-le.
   • S'il s'agit d'un Avertissement, vous pouvez écrire une courte explication et toucher Soumettre quand même ; les approbateurs voient votre explication. Si vous préférez corriger, touchez Revenir et corriger.
   • S'il s'agit d'un Blocage, vous devez d'abord corriger.
3. Une fois la dépense envoyée, elle passe à l'état Chez le manager. L'ordre de validation est indiqué en bas de la fenêtre (par ex. « votre responsable (Murat Çelik), au besoin des approbateurs supplémentaires, puis la comptabilité »).

Important : Vous ne pouvez plus modifier la dépense après l'envoi. Si un approbateur demande une correction, la dépense repasse en brouillon.

Suivre l'état d'une dépense

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes dépenses → touchez la dépense · Version : 0.93.0

1. Dans la boîte Mes dépenses, touchez la dépense.
2. En haut, les étapes de validation apparaissent sous forme de vignettes : Responsable (avec son nom), approbateurs supplémentaires, Comptabilité, Paiement. Une étape terminée porte ✓, une étape à venir porte « en attente ».
3. En dessous figurent les lignes (date, catégorie, vendeur / document, TVA, montant) et, avec Voir, l'image du justificatif ; tout en bas se trouve l'Historique.

Statuts : Brouillon · Chez le manager · En approbation supplémentaire · En comptabilité · Prêt à payer · Payé · Refusé · Annulée. Pour une avance professionnelle, il y a aussi Versée (ouverte) et Fermé. La validation de la comptabilité, le paiement, le refus, la demande de correction et une annulation faite par quelqu'un d'autre vous parviennent sous forme de notification sur le téléphone (aucun e-mail n'est envoyé). Les validations du responsable et des approbateurs supplémentaires ne donnent pas lieu à une notification ; vous suivez les étapes depuis le détail de la dépense.

Corriger une dépense à corriger

Pour qui : Collaborateur · Version : 0.93.0

1. Touchez la notification « Une correction a été demandée pour votre dépense », ou ouvrez la dépense depuis Mes dépenses. La note de l'approbateur apparaît dans le détail.
2. La dépense est à l'état Brouillon ; effectuez la correction demandée.
3. Touchez Envoyer. L'ordre de validation repart du début.

Demander une avance (avance professionnelle)

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes dépenses → Demander une avance · Version : 0.94.0

À quoi ça sert : Vous recevez de l'argent de l'entreprise avant un déplacement ou une mission ; vous déduisez ensuite vos dépenses de cette avance.

1. Touchez Demander une avance.
2. Remplissez les champs Titre, Pourquoi cette avance ? (motif), Montant et Devise. Pour une devise autre que la TL, saisissez aussi le taux du jour.
3. Choisissez la date Pour quand ? et Comment la verser ? (par ex. Virement bancaire).
4. Touchez Envoyer. L'avance suit le même ordre de validation que la dépense : votre responsable, au besoin des approbateurs supplémentaires, puis la comptabilité.
5. Quand la comptabilité paie l'avance, vous recevez la notification « Votre avance a été payée » ; l'avance passe à l'état Versée (ouverte).

Important :

• Votre entreprise peut fixer un plafond par avance et un nombre d'avances ouvertes par personne (généralement 1). Tant que vous avez une avance non clôturée, vous ne pouvez pas en envoyer une nouvelle.
• Si une avance n'est toujours pas clôturée après un certain délai suivant son versement (30 jours par défaut), vous recevez un rappel une fois par semaine.

Imputer des dépenses sur une avance

Pour qui : Collaborateur · Où : Ajouter une dépense → Imputer sur une avance ? · Version : 0.94.0

À quoi ça sert : Elle rattache à l'avance les dépenses que vous avez faites avec cette avance. Ces dépenses ne vous sont pas payées en plus ; elles sont déduites de l'avance.

1. Quand votre avance est à l'état Versée (ouverte), touchez Ajouter une dépense.
2. Dans la liste Imputer sur une avance ?, choisissez votre avance (par ex. « Salon de Francfort · reste 20 000,00 TL »). Une fois l'avance choisie, le mode de paiement n'est plus demandé.
3. Ajoutez les lignes (justificatifs, indemnité journalière) comme d'habitude, puis touchez Envoyer.
4. Une fois vos dépenses validées, la comptabilité clôture l'avance :
   • Si vos dépenses sont inférieures à l'avance, vous remboursez le solde à l'entreprise (virement, caisse ou retenue sur la paie).
   • Si vos dépenses dépassent l'avance, la différence vous est payée.

Astuce : Le solde restant de l'avance apparaît dans la boîte Mes dépenses sous « Avance ouverte (restant) ».

Valider une dépense en tant qu'approbateur

Pour qui : Responsable, approbateur supplémentaire · Où : Mes dépenses → En attente de validation (N) · Version : 0.93.0

À quoi ça sert : Elle permet d'approuver, de refuser ou de demander la correction des dépenses et des demandes d'avance de votre équipe.

1. Touchez la notification « Une dépense attend votre validation » (ou son e-mail), ou touchez En attente de validation (N) dans la boîte Mes dépenses.
2. La liste affiche la personne, le titre et le montant. Vous pouvez cocher plusieurs dépenses et les approuver en une fois avec Approuver la sélection.
3. Touchez une dépense : examinez les lignes, les justificatifs (Voir), les avertissements de règles et l'explication du collaborateur.
4. Prenez votre décision :
   • Valider : la dépense passe à l'approbateur suivant ou à la comptabilité.
   • Demander une correction : vous devez écrire une note ; la dépense revient au collaborateur en brouillon.
   • Refuser : vous devez écrire une note ; la dépense est refusée et le collaborateur en est informé.

Important :

• Vous ne pouvez pas valider votre propre dépense.
• Si vous êtes en congé, la personne qui vous remplace peut aussi valider.
• Si la dépense a été modifiée après son envoi, la validation est interrompue ; demandez une correction ou refusez.
• Si l'avance rattachée à une dépense a été clôturée entre-temps, la dépense ne peut pas être validée ; demandez une correction, le collaborateur retire le choix de l'avance et renvoie la dépense.