08. Annuaire et organisation

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

L'annuaire de l'entreprise rassemble au même endroit le téléphone, l'e-mail et le numéro de poste de tous vos collègues. L'organigramme montre qui dépend de qui. Dans le profil d'un collègue, vous voyez son travail, ses domaines d'expertise, son responsable et son équipe. Quand quelqu'un est en congé, l'annuaire affiche « En congé » et indique qui le remplace.

L'annuaire et les profils sont réservés à l'entreprise : seuls les collaborateurs connectés les voient. Pour modifier vos propres informations, voir 00. Prise en main. Les cartes clients ne relèvent pas de ce chapitre mais du chapitre 04. Annuaire clients.

Pour qui : Collaborateur (une tâche concerne aussi les responsables d'équipe)

Dans ce chapitre

• Ouvrir l'annuaire de l'entreprise
• Rechercher dans l'annuaire et « Qui connaît ce sujet ? »
• Voir une personne en congé et son remplaçant dans l'annuaire
• Consulter l'organigramme
• Ouvrir le profil d'un collègue
• Voir votre propre profil
• Liste Notre équipe
• Ajouter votre expertise et les détails de votre profil
• Saisir un congé et votre remplaçant dans Mon profil
• Personnes ayant laissé leurs coordonnées via votre carte

Ouvrir l'annuaire de l'entreprise

Pour qui : Collaborateur · Où : Équipe → Annuaire · Version : 0.6.0 (mis à jour en 0.99.32)

À quoi ça sert : Liste tous les collaborateurs par ordre alphabétique. Chaque personne dispose de son intitulé de poste et des boutons E-mail, téléphone mobile, numéro de Poste et Carte (carte de visite numérique). Le nom de la personne est un lien qui ouvre son profil interne à l'entreprise.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Équipe.
2. Dans le bandeau du haut, sélectionnez Annuaire. L'onglet Liste s'ouvre ; le nombre de personnes est indiqué sous le titre Annuaire de l’entreprise.
3. Pour envoyer un e-mail à une personne, appuyez sur E-mail ; pour l'appeler, appuyez sur son numéro de téléphone.
4. Si la personne s'est présentée, À propos apparaît sous son nom ; en appuyant dessus, le texte s'ouvre.
5. Pour ouvrir le profil interne de la personne, appuyez sur son nom ; pour ouvrir sa carte de visite numérique, appuyez sur Carte (voir Ouvrir le profil d'un collègue).

Astuce : Sur l'ordinateur, cliquez sur Annuaire dans le menu de gauche. Les boutons Annuaire des collaborateurs et Organigramme, sous le champ Équipe de la Place de l'équipe, mènent aussi ici.

Important : C'est votre entreprise qui détermine si les téléphones mobiles apparaissent dans l'annuaire. Si votre entreprise a désactivé l'annuaire, cet écran n'apparaît pas.

Rechercher dans l'annuaire et « Qui connaît ce sujet ? »

Pour qui : Collaborateur · Où : Équipe → Annuaire → Liste · Version : 0.6.0 (recherche par expertise : 0.80.0)

À quoi ça sert : En plus de retrouver une personne par son nom, vous trouvez le collègue qui connaît un sujet.

1. Saisissez quelques lettres dans le champ Nom, poste, expertise ou e-mail. La liste se filtre au fur et à mesure de votre saisie.
2. La recherche porte sur : le nom, l'intitulé de poste, l'e-mail, le texte À propos, les étiquettes d'expertise et de centres d'intérêt. Par exemple, si vous saisissez « automatisation », les personnes dont le texte À propos ou les expertises contiennent ce mot sont listées.
3. Si personne ne correspond à votre recherche, « Aucune personne ne correspond à votre recherche. » s'affiche.

Astuce : Si vous appuyez sur une étiquette Expertise ou Centres d’intérêt dans le profil d'une personne, l'annuaire lance une recherche avec cette étiquette ; vous voyez toutes les personnes qui connaissent le même sujet.

Voir une personne en congé et son remplaçant dans l'annuaire

Pour qui : Collaborateur · Où : Équipe → Annuaire · Version : 0.24.0

À quoi ça sert : Si un collègue est en congé, vous voyez jusqu'à quand et à qui vous adresser pour les affaires urgentes.

1. Trouvez la personne dans l'annuaire.
2. Si la personne est en congé, une ligne jaune sous son nom indique En congé · « jusqu'au … » · « Remplaçant : … ».
3. Appuyez sur le nom du remplaçant ; son profil s'ouvre.

Astuce : Si votre entreprise utilise le pointage du temps de travail, le statut du jour peut aussi apparaître à côté du nom : Au bureau, Télétravail, À distance ou Sur le terrain (voir 22. Temps de travail).

Important : Le type ou le motif du congé n'est affiché nulle part ; seule la mention « En congé » apparaît.

Consulter l'organigramme

Pour qui : Collaborateur · Où : Équipe → Annuaire → Organigramme · Version : 0.7.0 (de l'organigramme au profil : 0.80.0 ; mis à jour en 0.99.32)

À quoi ça sert : Montre la structure de direction de l'entreprise sous forme d'arbre : qui dépend de qui, combien de personnes compte chaque équipe.

1. Sur l'écran Annuaire, appuyez sur l'onglet Organigramme en haut.
2. Le dirigeant le plus haut placé apparaît en haut. Chaque case indique le nom, l'intitulé de poste, le service et le nombre de personnes de l'équipe (par ex. 2 ▾).
3. Pour ouvrir l'équipe d'une personne, appuyez sur le nombre dans sa case ; les boutons de contact de la personne et son équipe s'ouvrent en dessous. Pour refermer, appuyez de nouveau.
4. Pour ouvrir le profil d'une personne, appuyez sur son nom. Le début de l'écran l'indique aussi : « Qui dépend de qui : appuyez sur le nom d'une personne pour ouvrir son profil ; appuyez sur le nombre pour ouvrir son équipe. »

Astuce : L'organigramme se construit automatiquement à partir des informations sur le responsable de chaque collaborateur. Si votre entreprise utilise Google Workspace ou Microsoft 365, ces informations viennent de là. Si votre responsable ou votre service est mal affiché, signalez-le aux RH ou à l'administrateur de l'application.

Ouvrir le profil d'un collègue

Pour qui : Collaborateur · Où : appuyez sur le nom ou la photo d'une personne dans l'annuaire, l'organigramme, la Place de l'équipe, les annonces, Messages ou les listes de congés / notes de frais · Version : 0.21.0 (page de profil : 0.99.32, dans l'application : 0.99.33)

À quoi ça sert : Affiche sur une seule page tout ce qu'il faut pour faire connaissance avec un collègue : son travail, son expérience, ses expertises, ses coordonnées, sa carte de visite numérique, son responsable et son équipe.

1. Dans l'application, appuyez sur le nom ou la photo d'une personne. Sa page de profil s'ouvre. Dans le navigateur, le profil s'ouvre dans un nouvel onglet ; dans l'application ajoutée à l'écran d'accueil et dans l'application mobile Prozence, il s'ouvre dans le même écran. Les menus du haut et du bas restent en place.
2. Dans la partie haute figurent la couverture, la photo (à défaut, les initiales), le nom, le titre du profil, l'intitulé de poste et le service. En dessous se trouvent le statut du jour de la personne (par ex. Au bureau, En congé), son ancienneté dans l'entreprise et les boutons : E-mail, Rechercher, Carte de visite ; Envoyer un message si votre entreprise a activé Messages, LinkedIn si la personne l'a renseigné.
3. Faites défiler vers le bas pour voir (si la personne les a renseignés) :
   • À propos (pour un long texte, Voir plus)
   • Expérience : ses fonctions dans l'entreprise et ses employeurs précédents (intitulé de poste, entreprise, période, ville, description)
   • Formation, Licences et certifications (avec le lien Voir le certificat)
   • Compétences et Langues : en appuyant sur une étiquette de compétence, vous recherchez dans l'annuaire les personnes qui connaissent ce sujet
   • Centres d’intérêt et loisirs, Posez-moi des questions sur, Je lis en ce moment
   • Leurs publications : les annonces et publications qu'elle a rédigées (uniquement celles que vous pouvez voir)
4. Sur le téléphone, dans la partie haute de la page ; sur l'ordinateur, dans la colonne de droite, vous trouvez :
   • Carte de visite numérique : la carte avec son QR code, Partager la carte, WhatsApp, Copier le lien, Ouvrir la carte (voir 01. Carte de visite numérique et Kit d'identité)
   • Coordonnées : e-mail, mobile (selon le paramétrage de l'entreprise), poste, horaires de travail, moyen le plus rapide de la joindre, date d'entrée, anniversaire (si la personne le partage)
   • Équipe : Responsable et Équipe. En appuyant sur un nom, le profil de cette personne s'ouvre sur la même page.
5. Pour revenir à l'application, choisissez une section dans le menu du bas ou de gauche.

Astuce : L'adresse du profil a la forme …/kartvizit/uygulama/profil/<kişi>/. Si vous envoyez cette adresse à un collègue, le même profil s'ouvre chez lui. Les anciens liens qui se terminent par ?kp= redirigent aussi vers la page de profil.

Important :

• Le profil est réservé à l'entreprise : seuls les collaborateurs connectés le voient ; il est fermé aux moteurs de recherche. Si vous n'avez pas de session, l'écran de connexion s'ouvre d'abord et vous revenez au profil après la connexion.
• C'est la personne elle-même qui choisit qui voit sa formation, son expérience précédente et ses informations personnelles ; ces sections peuvent ne pas être visibles par tous. L'anniversaire n'apparaît que si la personne l'a autorisé.
• À l'adresse d'une personne qui a quitté l'entreprise ou qui n'existe pas, « Impossible d'ouvrir le profil » s'affiche. Si votre entreprise a désactivé l'annuaire, vous ne voyez que votre propre profil.

Voir votre propre profil

Pour qui : Collaborateur · Où : Profil → Mon profil → Voir mon profil / Comment mes collègues le voient-ils ? · Version : 0.99.32

À quoi ça sert : Vous vérifiez comment votre page de profil apparaît à vos collègues.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Profil. Il y a deux boutons en haut de l'onglet Mon profil.
2. Appuyez sur Voir mon profil. Votre page de profil s'ouvre ; tout en haut se trouvent le bandeau « C'est votre profil. » et, dans la carte d'identité, le bouton Modifier le profil.
3. Appuyez sur Comment mes collègues le voient-ils ? dans le bandeau ou dans Mon profil. L'Aperçu s'ouvre : « Votre profil apparaît ainsi à un collègue d'un autre service. Les sections que vous avez réglées sur « Moi uniquement » ou « Mon service uniquement » n'y figurent pas. »
4. Pour quitter l'aperçu, appuyez sur Ma vue.
5. Pour modifier une information, appuyez sur Modifier le profil ; Mon profil s'ouvre (voir Ajouter votre expertise et les détails de votre profil).

Astuce : Depuis le champ Carte de visite numérique de votre propre profil, vous pouvez partager votre carte (voir 01. Carte de visite numérique et Kit d'identité).

Liste Notre équipe

Pour qui : Collaborateur · Où : Équipe → Place de l’équipe → Équipe · Version : 0.20.1

À quoi ça sert : Affiche toute l'équipe dans une liste courte avec l'intitulé de poste, le service et la date d'entrée. Vous repérez facilement les nouveaux arrivants. Dans les entreprises de plus de 100 collaborateurs, le champ s'appelle Mon équipe proche et ne liste que votre responsable, les collègues qui dépendent du même responsable et les personnes qui dépendent de vous ; toute l'entreprise se trouve dans l'Annuaire des collaborateurs.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Équipe et descendez jusqu'au champ Équipe de la Place de l’équipe.
2. Choisissez l'ordre de la liste Notre équipe : Hiérarchie (selon le niveau de poste et l'organigramme), Arrivée la plus récente ou Arrivée la plus ancienne.
3. Nouveau apparaît à côté des personnes entrées dans les 30 derniers jours, et En congé à côté des personnes en congé.
4. Pour la suite de la liste, appuyez sur Afficher plus. Si vous appuyez sur une personne, son profil s'ouvre.

Astuce : Les boutons Annuaire des collaborateurs, Organigramme, Annuaire clients et Contacts utiles, sous le champ, ouvrent les écrans correspondants.

Ajouter votre expertise et les détails de votre profil

Pour qui : Collaborateur · Où : Profil → Mon profil → Détails du profil · Version : 0.80.0 (mis à jour en 0.99.32)

À quoi ça sert : Vous ajoutez votre titre de profil, vos domaines d'expertise, vos langues, votre formation, votre expérience précédente et vos centres d'intérêt. Vos collègues vous trouvent dans l'annuaire grâce à ces sujets. Ces informations n'apparaissent pas sur votre carte de visite ; tout est facultatif.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Profil et descendez, dans Mon profil, jusqu'à la section Détails du profil.
2. Informations professionnelles (visibles par tous dans l'entreprise) :
   • Titre du profil : la courte description qui apparaît sous votre nom sur la page de profil (par ex. « Ventes aux entreprises · Relations clients » ; 120 caractères au maximum).
   • Mes domaines d’expertise (15 max.) : saisissez un sujet dans le champ et appuyez sur Entrée au clavier (« OK » / « Terminé » sur le téléphone) ; le sujet devient une étiquette. Pour supprimer une étiquette, appuyez sur le × à côté.
   • Langues : ajoutez une langue et un niveau avec + Ajouter une langue.
   • Mes horaires de travail, Le moyen le plus rapide de me joindre, LinkedIn.
3. Formation et certificats :
   • + Ajouter un établissement : établissement, filière, diplôme (par ex. Licence), année de début et de fin.
   • + Ajouter un certificat : certificat, organisme émetteur, année et, en option, Lien de vérification. Le lien apparaît dans votre profil sous la forme Voir le certificat.
4. Expérience précédente : ajoutez vos employeurs précédents avec + Ajouter un employeur (15 au maximum) : entreprise, intitulé de poste, début (par ex. 2018), fin (« En cours » si vous la laissez vide), ville / pays et, en option, la description « Qu'avez-vous fait ? » (600 caractères au maximum). Votre historique de fonctions dans l'entreprise provient du dossier des RH.
5. Personnel : Mes centres d’intérêt et loisirs (15 max.), Posez-moi des questions sur, Je lis en ce moment.
6. Dans les sections Formation et certificats, Expérience précédente et Personnel, choisissez dans la liste Qui peut voir : Toute l’entreprise, Mon service uniquement ou Moi uniquement.
7. Appuyez sur Enregistrer. Le message « Détails du profil enregistrés. » s'affiche.

Résultat : Les informations apparaissent sur votre page de profil. Pour vérifier leur apparence, voir Voir votre propre profil.

Important : Le lien du certificat doit être une adresse web valide ; https:// est ajouté au début. L'enregistrement est refusé si l'adresse est invalide.

Astuce : Choisissez des étiquettes courtes et faciles à rechercher (par ex. « Excel », « Incitations SGK », « Automatisation des processus »). Votre texte À propos de moi est aussi pris en compte par la recherche de l'annuaire (voir 00. Prise en main).

Saisir un congé et votre remplaçant dans Mon profil

Pour qui : Collaborateur, responsable d'équipe · Où : Profil → Mon profil → Congé et remplacement · Version : 0.24.0 (pour le responsable : 0.36.0)

À quoi ça sert : Vous saisissez les dates de votre congé et le collègue qui vous remplacera pendant cette période. Vous apparaissez « En congé » dans l'annuaire, dans votre profil, dans la liste Notre équipe et dans le calendrier de l'entreprise. Si vous le souhaitez, une note « absent du bureau » et la carte de votre remplaçant sont montrées aux personnes qui ouvrent votre carte de visite.

Avant de commencer : Si votre entreprise utilise les demandes de congé et que vous avez demandé votre congé avec Demander un congé (voir 21. Congés des collaborateurs), cet enregistrement est créé automatiquement quand votre congé est approuvé ; vous n'avez pas à le saisir en plus. Cette section sert aux entreprises qui n'utilisent pas les demandes de congé, aux courtes absences du bureau et à la consultation des enregistrements.

1. Dans le menu du bas, appuyez sur Profil et descendez, dans Mon profil, jusqu'à la section Congé et remplacement.
2. Choisissez les dates Début et Fin (dernier jour de congé).
3. Choisissez un collègue dans la liste Me remplace (facultatif).
4. Si vous ne voulez pas que les personnes qui ouvrent votre carte de visite soient informées, décochez la case Afficher aux personnes qui ouvrent ma carte une note « absent du bureau » et la carte de la personne qui me remplace.
5. Appuyez sur Enregistrer le congé. L'enregistrement apparaît dans la liste (par ex. « 1 oct. 2026 – 5 oct. 2026 · vous êtes actuellement en congé », « Votre remplaçant : … »).

La personne qui vous remplace est prévenue par e-mail et par notification du téléphone. Pour supprimer un enregistrement, appuyez sur Supprimer à côté.

Pour les responsables d'équipe : Si des collaborateurs dépendent de vous dans l'organigramme, la liste Congé de qui apparaît au début de la section. En choisissant un membre de votre équipe à la place de Moi-même, vous pouvez saisir son congé ; la notification « Votre congé a été enregistré » lui est envoyée.

Important :

• Le type ou le motif du congé n'est ni demandé ni enregistré.
• Un enregistrement peut durer 90 jours au maximum. Un congé dont la date de fin est passée ne peut pas être saisi. Un deuxième enregistrement ne peut pas être ouvert sur les mêmes dates (« Il existe déjà un congé entre … et … »).

Personnes ayant laissé leurs coordonnées via votre carte

Pour qui : Collaborateur · Où : Carte → Clients → Personnes ayant laissé leurs coordonnées · Version : 0.5.1

Une personne qui ouvre votre carte de visite numérique peut vous laisser son nom et ses coordonnées avec Laisser mes coordonnées. Ces personnes ne sont pas rassemblées dans l'annuaire de l'entreprise mais dans votre liste de clients : elles apparaissent dans l'onglet Personnes ayant laissé leurs coordonnées de l'écran Clients. Sur d'anciens écrans de l'espace personnel, cette liste s'appelle Personnes qui m’ont ajouté.

Pour les détails, voir 01. Carte de visite numérique et Kit d'identité et 04. Annuaire clients.