21. Congés des collaborateurs

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Vous envoyez vos demandes de congé depuis le téléphone et vous voyez vos congés annuels restants ainsi que l’étape d’approbation où se trouve votre demande. La demande va d’abord à votre responsable, puis aux ressources humaines (RH). Pour un congé approuvé, un formulaire de congé imprimable, avec code QR, est préparé ; le congé devient définitif quand vous remettez le formulaire signé aux RH.

Ce chapitre s’adresse aux collaborateurs et aux responsables qui approuvent les congés de leur équipe. Pour les paramètres de congés, les soldes et les opérations RH, voir 30. Gestion des congés des collaborateurs.

Pour qui : Collaborateur · Responsable (approbateur)

Dans ce chapitre

• La zone Mes congés
• Types de congés payés et non payés et leurs règles
• Demander un congé annuel
• Demander une demi-journée de congé
• Demander un congé de trajet
• Utiliser un congé par avance
• Choisir votre remplaçant
• Suivre et annuler une demande
• Imprimer et signer le formulaire de congé approuvé
• Vérifier le formulaire avec le code QR
• Signer et remettre le formulaire, et « Définitif »
• Approuver un congé en tant que responsable

Avant de commencer : Le module Congés est désactivé par défaut dans l’entreprise. Si vous ne voyez pas la zone Mes congés, demandez aux RH. Les écrans d’exemple de ce chapitre ont été réalisés avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. ».

Voir vos congés restants et vos demandes

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Mes congés (sur ordinateur, Tableau → Mon espace) · Version : 0.78.0 (ligne d’avance 0.99.17, droits par type 0.99.5, avertissement de formulaire signé 0.99.20)

À quoi ça sert : Elle affiche en un coup d’œil vos congés annuels restants, la date de votre prochain droit, les types de congés qui ont leur propre droit annuel et vos demandes en cours.

1. Touchez Outils dans le menu du bas et choisissez Mon espace dans le bandeau du haut. Vous pouvez aussi y accéder en touchant la vignette Mes congés en haut de l’écran Aujourd’hui.
2. Dans la zone Mes congés, le grand nombre correspond à vos Congés annuels restants, en jours.
3. Lisez les lignes en dessous :
   • « 20 jours de droits seront ajoutés le 04.10.2027 (6e année d’ancienneté). » : le droit qui sera ajouté à votre prochain anniversaire d’entrée dans l’entreprise.
   • « En attente d’approbation : … jours » : le total de vos demandes en attente d’approbation.
   • « Congé par avance : 5 jours au maximum (19 jours utilisables avance comprise). » : si votre entreprise a activé le congé par avance (voir Utiliser un congé par avance).
   • Les types qui ont leur propre droit annuel (par ex. « Congé pour motif personnel 2 jours / 3 jours » : ce qui reste après déduction des demandes en attente / droit total de cette année, reports compris).
4. Vos demandes en cours sont listées avec leur statut. Touchez une demande pour ouvrir son détail.
5. Boutons : Demander un congé et Mes demandes. Si vous êtes approbateur, En attente (N) apparaît ; si vous êtes aux RH, Toutes les demandes, Soldes et Réceptionner le formulaire signé apparaissent aussi.

Statuts des demandes : Chez le manager · Chez les RH · Formulaire signé en attente · Définitif · Validé · Refusé · Annulée. Si votre entreprise a désactivé le suivi du formulaire signé, un congé approuvé apparaît seulement comme Validé.

Astuce : Si le message « Votre solde d’ouverture n’a pas encore été saisi ; il sera définitif quand les RH l’auront saisi. » s’affiche, votre solde n’a pas encore été saisi. Si votre solde vous semble erroné, contactez les RH.

Types de congés payés et non payés et leurs règles

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes congés → Demander un congé → Type de congé · Version : 0.78.0 (règles par type 0.99.5, congé de trajet 0.99.2)

À quoi ça sert : Elle montre quel congé vous pouvez demander et selon quelles règles. Votre entreprise peut désactiver certains types ou modifier leurs règles ; la ligne de règle du formulaire indique toujours la règle en vigueur dans votre entreprise.

1. Touchez Demander un congé.
2. Choisissez le type dans la liste Type de congé.
3. Les règles du type sont indiquées sur une ligne sous la liste, par ex. « Droit restant cette année : 2 jours (3 jours par an) · 2 fois par an au maximum (1 cette année) » ou « 4 jours au maximum en une fois ». Si votre entreprise a réglé le type pour qu’il soit déduit de vos congés annuels, il est écrit « Déduit de vos congés annuels ».

Comment est-ce décompté ? Pour les types décomptés en jours ouvrés, les week-ends et les jours fériés ne sont pas comptés. Pour les types décomptés en jours calendaires, tous les jours sont comptés.

Important :

• Une demande qui ne respecte pas la règle n’est pas envoyée et la raison est indiquée, par ex. « Le congé pour motif personnel ne peut être pris que 2 fois par an ; vous avez 2 demandes pour 2026 (approuvées ou en attente). » ou « Votre droit 2026 ne suffit pas pour un congé pour motif personnel : 1 jour restant, 2 jours demandés. »
• Maladie / arrêt maladie, congé de maternité et congé pour enfant en situation de handicap sont des types spéciaux : dans le calendrier, l’annuaire et pour les personnes qui consultent, seul « en congé » ou « Congé spécial » apparaît.
• Le type de congé n’est jamais indiqué dans le calendrier ni dans l’annuaire ; vos collègues voient seulement « En congé ».

Demander un congé annuel

Pour qui : Collaborateur · Où : Outils → Mon espace → Mes congés → Demander un congé · Version : 0.78.0

À quoi ça sert : Vous envoyez votre demande de congé depuis l’application. La demande va d’abord à votre responsable, puis, une fois approuvée, aux RH.

1. Dans la zone Mes congés, touchez Demander un congé. Sur téléphone, Demander un congé dans le bouton + en bas à droite ouvre la même fenêtre (voir 00. Prise en main).
2. Choisissez Congé annuel dans la liste Type de congé.
3. Choisissez la date de Début.
4. Choisissez la date de Fin (dernier jour de congé). C’est le dernier jour où vous êtes en congé, et non le jour de reprise du travail.
5. Lisez la ligne de calcul, par ex. « 5 jours (jours ouvrés) · congés annuels restants : 14 jours · 19 jours au maximum avec avance ».
6. Si vous le souhaitez, choisissez un collègue dans la liste Remplaçant (facultatif).
7. Si vous le souhaitez, rédigez une Description (facultatif). Vous n’avez pas à indiquer une raison particulière, comme la santé.
8. Lisez l’ordre d’approbation en bas du formulaire (par ex. « Votre responsable (Murat Çelik) approuve d’abord, puis les RH. »).
9. Touchez Envoyer la demande. Le message « Votre demande a été envoyée à votre responsable. » s’affiche et le détail de la demande s’ouvre.

Résultat : La demande apparaît dans Mes congés avec le statut Chez le manager. Quand votre responsable l’approuve, elle passe à Chez les RH. À l’approbation finale, vous recevez une notification sur le téléphone (« Votre congé est approuvé — signez le formulaire et remettez-le aux RH ») et un e-mail avec le PDF du formulaire en pièce jointe. En cas de refus, vous recevez la notification « Votre demande de congé a été refusée » ; le motif du refus figure dans le détail de la demande.

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « Choisissez la date de début. » : la date de début est vide.
• « Il n’y a aucun jour ouvré dans les dates choisies (week-end ou jour férié). » : les jours choisis sont déjà des jours de repos.
• « Vous avez déjà une demande de congé à ces dates (…). » : on ne peut pas envoyer une deuxième demande pour les mêmes jours.
• « Un congé peut être saisi 30 jours en arrière au maximum ; pour une date plus ancienne, voyez avec les RH. » : limite de date passée (paramètre de l’entreprise).
• « Votre solde de congé annuel ne suffit pas : restant …, demandé …. » : le solde est insuffisant. Si l’avance est activée, la fin du message indique combien de jours vous pouvez utiliser au maximum, avance comprise.

Important : Si votre responsable n’est pas défini, le formulaire indique « Votre responsable n’étant pas défini, la demande va directement aux RH. »

Demander une demi-journée de congé

Pour qui : Collaborateur · Où : Demander un congé → Durée · Version : 0.78.0

À quoi ça sert : Vous demandez une demi-journée de congé, le matin ou l’après-midi, pour un seul jour ; le congé compte pour 0,5 jour. Si le type a un solde (congé annuel ou type avec son propre droit annuel), 0,5 jour est déduit du solde.

1. Touchez Demander un congé et choisissez le Type de congé (par ex. Congé pour motif personnel ou Congé annuel).
2. Choisissez le même jour pour Début et Fin (dernier jour de congé). Ce n’est qu’alors que le champ Durée apparaît.
3. Dans la liste Durée, choisissez Demi-journée (matin) ou Demi-journée (après-midi).
4. Vérifiez que la ligne de calcul indique « 0,5 jour (jours ouvrés) ».
5. Touchez Envoyer la demande.

Astuce : Dans les listes de demandes, un congé d’une demi-journée apparaît sous la forme « 9 octobre (demi-journée) · 0,5 jour ».

Demander un congé de trajet

Pour qui : Collaborateur · Où : Demander un congé → Type de congé → Congé de trajet (non payé) · Version : 0.99.2

À quoi ça sert : Si vous passez vos congés annuels dans une autre ville, vous demandez un congé de trajet non payé pour l’aller-retour. Selon le Code du travail turc (loi n° 4857, art. 56), le congé de trajet peut aller jusqu’à 4 jours au total et n’est pas déduit de votre solde de congés annuels.

1. Touchez Demander un congé.
2. Choisissez Congé de trajet (non payé) dans la liste Type de congé. La ligne de règle indique « 4 jours au maximum en une fois ».
3. Choisissez les dates de Début et de Fin (dernier jour de congé). Le congé de trajet est décompté en jours calendaires ; les week-ends comptent aussi.
4. Vous pouvez indiquer votre destination dans la zone Description (facultatif).
5. Touchez Envoyer la demande.

Important : Un congé de trajet de plus de 4 jours n’est pas envoyé : « Le congé de trajet (non payé) ne peut pas dépasser 4 jours. » Votre entreprise peut modifier cette limite. Le congé de trajet est non payé ; lors du transfert vers le logiciel de paie, il est compté dans une colonne distincte (congé de trajet).

Utiliser un congé par avance

Pour qui : Collaborateur · Où : Demander un congé → Congé annuel · Version : 0.99.17

À quoi ça sert : Si votre droit au congé annuel n’est pas encore né ou ne suffit pas, et si votre entreprise l’autorise, vous prenez un congé « par avance » sur votre prochain droit. Quand le droit est acquis, l’avance est déduite de votre solde.

Avant de commencer : Le congé par avance est activé par votre entreprise. S’il l’est, la ligne « Congé par avance : … au maximum (… utilisables avance comprise). » apparaît dans la zone Mes congés.

1. Touchez Demander un congé et choisissez Congé annuel.
2. Choisissez les dates.
3. Lisez la ligne de calcul, par ex. « 2 jours (jours ouvrés) · congés annuels restants : -2 jours · 3 jours au maximum avec avance · 2 jours d’avance pour cette demande ». Les « congés annuels restants » sont les jours qui restent après déduction de vos demandes en attente ; ils peuvent être négatifs.
4. Touchez Envoyer la demande. Votre approbateur voit dans la demande l’avertissement « 2 jours d’avance pour cette demande (congé dont le droit n’est pas encore né). »

Résultat : La ligne Avance (par ex. « 2 jours ») apparaît dans le détail de la demande. Une fois la demande approuvée, vos congés annuels restants passent en négatif ; le droit ajouté à votre anniversaire d’entrée dans l’entreprise comble ce négatif.

Important :

• L’avance maximale que vous pouvez utiliser est la plus petite valeur entre le nombre de jours du paramètre de l’entreprise et votre prochain droit au congé annuel (par ex. 14 jours au maximum pour un collaborateur dans sa première année).
• Quand l’avance est épuisée, la demande n’est pas envoyée : « Votre solde de congé annuel ne suffit pas : … Vous pouvez utiliser … au maximum, avance comprise (avance … au maximum ; elle ne peut pas dépasser votre prochain droit annuel). »
• L’avance n’est valable que pour les types déduits des congés annuels.
• En cas de départ de l’entreprise, l’avance utilisée est compensée dans la paie par les RH.

Choisir votre remplaçant

Pour qui : Collaborateur · Où : Demander un congé → Remplaçant (facultatif) · Version : 0.78.0

À quoi ça sert : Vous indiquez qui prend en charge votre travail pendant votre congé. La personne choisie apparaît dans la demande, dans la carte d’approbation, dans le formulaire de congé et dans l’information « en congé » de l’annuaire.

1. Dans le formulaire Demander un congé, touchez la liste Remplaçant (facultatif).
2. Choisissez un collègue dans la liste. Si vous ne voulez choisir personne, laissez Aucun.
3. Envoyez la demande.

Résultat : La ligne Remplaçant apparaît dans le détail de la demande et « Remplaçant : … » dans la carte d’approbation du responsable. Quand votre congé commence, la personne qui vous remplace apparaît avec « En congé » dans l’annuaire et sur votre profil (voir 08. Annuaire et organisation).

Important : Seul un collègue actif peut être choisi : « Choisissez un collègue actif comme remplaçant. » Prévenez la personne séparément ; le choix seul ne vaut pas désignation.

Suivre et annuler une demande

Pour qui : Collaborateur · Où : Mes congés → touchez la demande (ou Mes demandes) · Version : 0.78.0

À quoi ça sert : Vous voyez à quelle étape d’approbation se trouve votre demande, qui l’a approuvée et l’état du formulaire signé ; si nécessaire, vous retirez la demande.

1. Dans la zone Mes congés, touchez la demande. Pour voir toutes vos demandes, touchez Mes demandes.
2. Dans le détail figurent les lignes Collaborateur, Date, Durée, Statut, Responsable, Remplaçant, Description et (si approuvée) Formulaire signé.
3. Sous Historique, les étapes sont listées : Demandé, Approuvé par le manager, Validé, Formulaire signé reçu ; pour chacune, l’heure et la personne.
4. Pour retirer la demande, touchez Annuler et confirmez (« Annuler la demande ? » ou, pour un congé approuvé, « Annuler le congé approuvé ? Il disparaît du calendrier et le solde est restitué. »).

Important : Vous ne pouvez annuler vous-même un congé approuvé que s’il n’a pas commencé. Seules les RH annulent un congé commencé ou passé : « Seules les RH peuvent annuler un congé commencé ou passé. »

Imprimer et signer le formulaire de congé approuvé

Pour qui : Collaborateur · Où : Détail du congé → Formulaire de congé · Version : 0.99.2 (e-mail avec PDF en pièce jointe et rappel quotidien 0.99.20)

À quoi ça sert : Pour chaque congé approuvé, un formulaire de congé A4 est préparé. Vous, votre responsable d’équipe et les RH le signez ; il est conservé dans votre dossier du personnel. Si votre entreprise a activé le suivi du formulaire signé, votre congé devient définitif quand le formulaire signé est remis.

Avant de commencer : Le formulaire n’existe que pour un congé approuvé. Pour une demande en attente d’approbation, le bouton Formulaire de congé n’apparaît pas.

1. À l’approbation finale, le PDF du formulaire arrive aussi dans votre messagerie (objet : « Votre congé est approuvé — formulaire signé en attente (IZ-…) »). Vous pouvez imprimer la pièce jointe de l’e-mail ou suivre les étapes ci-dessous.
2. Dans Mes congés, touchez votre congé approuvé.
3. Touchez Formulaire de congé. Le formulaire s’ouvre dans un nouvel onglet.
4. Vérifiez le formulaire : Collaborateur, Congé (type, début, fin, reprise, durée, remplaçant, description), Solde de congé annuel (au moment de l’approbation), Historique des approbations (enregistrement du système), trois cases de signature (Collaborateur, Responsable d’équipe, Ressources humaines) et, en bas, le code QR avec le code de vérification.
5. Touchez Imprimer / Enregistrer en PDF. Le bouton du haut et l’explication ne sont pas imprimés sur le papier.
6. Signez le formulaire, faites-le signer par votre responsable et remettez-le aux RH (voir Signer et remettre le formulaire, et « Définitif »).

Résultat : Tant que le formulaire n’est pas remis, votre congé reste au statut Formulaire signé en attente. Dans la zone Mes congés, l’avertissement « Le formulaire signé de 1 de vos congés approuvés est attendu : imprimez-le, signez-le et remettez-le aux RH ; votre congé devient définitif à la remise. » s’affiche.

Rappel : Tant que le formulaire n’est pas remis, un rappel arrive chaque jour ouvré à 09 h 30 : notification sur le téléphone (« Formulaire de congé signé en attente »), e-mail avec le PDF en pièce jointe et, si votre entreprise a configuré un fournisseur de SMS, SMS. Aucun rappel n’est envoyé le jour de l’approbation, le week-end ni les jours fériés. Votre entreprise choisit les canaux.

Important :

• Le formulaire des congés approuvés avant la version 0.99.2 ne contient pas la section du solde.
• Si le congé change après l’impression du formulaire (par ex. la date), l’ancien formulaire ne peut pas être réceptionné ; imprimez le formulaire à jour et signez-le de nouveau.

Vérifier le formulaire avec le code QR

Pour qui : Collaborateur, responsable, toute personne qui voit le formulaire · Où : Code QR en bas du formulaire · Version : 0.99.2

À quoi ça sert : Elle indique si le formulaire papier est identique à l’enregistrement approuvé dans le système.

1. Scannez le code QR du formulaire avec l’appareil photo de votre téléphone.
2. La page qui s’ouvre ne demande pas de connexion et n’affiche que des informations de synthèse : N° du formulaire, Entreprise, Collaborateur (prénom et initiale du nom), Congé, Date, Durée, Validation.
3. Lisez le titre de la page :
   • Formulaire de congé valide : « Ce formulaire est identique à l’enregistrement de congé approuvé dans le système. »
   • Ce congé a été annulé : le congé a été annulé après l’établissement du formulaire ; le formulaire n’est plus valable.
   • Le formulaire n’a pas pu être vérifié : l’enregistrement du congé a changé après l’établissement du formulaire ; imprimez le formulaire à jour.

Important : Pour les congés de maladie / arrêt maladie, de maternité et pour enfant en situation de handicap, la page de vérification n’indique pas le type de congé ; elle dit seulement « Congé ».

Signer et remettre le formulaire, et « Définitif »

Pour qui : Collaborateur · Où : Formulaire papier remis aux RH · Version : 0.99.5 (« Définitif » 0.99.20)

À quoi ça sert : Quand vous remettez le formulaire signé aux RH, ils photographient le formulaire ; votre congé est reconnu grâce au code QR et marqué comme « reçu ». Votre congé devient ainsi définitif.

1. Remettez le formulaire signé aux RH.
2. Quand les RH l’ont réceptionné, la notification « Votre formulaire de congé a été reçu » arrive sur votre téléphone.
3. Dans Mes congés, touchez votre congé. La ligne Statut indique Définitif et la ligne Formulaire signé indique « Reçu · date · personne qui l’a reçu ».
4. Si vous le souhaitez, touchez Voir le formulaire signé pour ouvrir la photo prise par les RH.

Astuce : Dans l’Historique, il est écrit « Reconnu par code QR » ou, si les RH ont associé le formulaire à la main, « associé manuellement ».

Approuver un congé en tant que responsable

Pour qui : Responsable (personne qui a une équipe dans l’organigramme), approbateur · Où : Mon espace → Mes congés → En attente (N) · Version : 0.78.0 (avertissement d’avance 0.99.17)

À quoi ça sert : Vous approuvez ou refusez les demandes de congé de votre équipe. Une demande que vous approuvez passe à l’approbation des RH.

1. Touchez la notification « Une demande de congé attend votre approbation » ou l’e-mail correspondant. Ou bien, dans la zone Mes congés, touchez En attente (N). Les demandes en attente apparaissent aussi dans la cloche (En attente de votre part) (voir 09. Notifications).
2. Dans la fenêtre Congés en attente d’approbation, chaque carte indique la personne, le type de congé, la date, le nombre de jours, le service, les congés annuels restants, la description et le remplaçant. Pour une demande avec avance, l’avertissement « … jours d’avance pour cette demande (congé dont le droit n’est pas encore né). » apparaît.
3. Touchez Valider. Le message « Approuvé ; passé à l’approbation des RH. » s’affiche.
4. Pour refuser, touchez Refuser, saisissez le motif dans la zone qui s’ouvre (il est transmis au collaborateur), puis touchez de nouveau Refuser.

Erreurs fréquentes et avertissements :

• « Indiquez le motif du refus ; il est transmis au collaborateur. » : le motif du refus est vide.
• « Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande. » / « Vous n’avez pas l’autorisation d’approuver cette demande. »
• « Cette demande n’attend plus d’approbation. » : la demande a été tranchée par quelqu’un d’autre ou a été annulée.

Astuce : Pour une demande en attente depuis plus de 2 jours, vous recevez le rappel « Demande de congé en attente ». Si le responsable du demandeur a quitté l’entreprise ou n’est pas défini, les RH approuvent la demande. Pour l’approbation des RH, voir 30. Gestion des congés des collaborateurs.