21. Ferie dei dipendenti

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Invii le richieste di ferie dal telefono e vedi le ferie annuali residue e a che punto dell'approvazione si trova la tua richiesta. La richiesta va prima al tuo responsabile, poi alle Risorse Umane (HR). Per le ferie approvate viene preparato un modulo di permesso stampabile, con codice QR; quando consegni il modulo firmato all'HR, le tue ferie diventano definitive.

Questo capitolo è per i dipendenti e per i responsabili che approvano le ferie del proprio team. Per le impostazioni delle ferie, i saldi e le operazioni dell'HR vedi 30. Gestione delle ferie dei dipendenti.

Per chi: Dipendente · Responsabile (approvatore)

In questo capitolo

• Il riquadro Le mie ferie
• Tipi di ferie e permessi retribuiti e non retribuiti e relative regole
• Richiedere le ferie annuali
• Richiedere mezza giornata di ferie
• Richiedere il permesso di viaggio
• Usare le ferie in anticipo
• Scegliere chi ti sostituisce
• Seguire e annullare una richiesta
• Stampare e firmare il modulo di ferie approvate
• Verificare il modulo con il codice QR
• Firmare e consegnare il modulo e «Confermato»
• Approvare le ferie come responsabile

Prima di iniziare: Il modulo delle ferie in azienda è disattivato per impostazione predefinita. Se non vedi il riquadro Le mie ferie, chiedi all'HR. Le schermate di esempio di questo capitolo sono state realizzate con i dati fittizi di «Örnek Teknoloji A.Ş.».

Il riquadro Le mie ferie

Per chi: Dipendente · Dove: Strumenti → Il mio spazio → Le mie ferie (sul computer Bacheca → Il mio spazio) · Versione: 0.78.0 (riga dell'anticipo 0.99.17, diritti per tipo 0.99.5, avviso del modulo firmato 0.99.20)

A cosa serve: Mostra a colpo d'occhio le tue ferie annuali residue, la data del prossimo diritto, i tipi di permesso con un diritto annuale proprio e le richieste in corso.

1. Tocca Strumenti nel menu in basso e scegli Il mio spazio dalla fascia in alto. Ci arrivi anche toccando il riquadro Le mie ferie sopra la schermata Oggi.
2. Nel riquadro Le mie ferie il numero grande sono le tue Ferie annuali residue.
3. Leggi le righe sotto:
   • «Il 04/10/2027 verranno aggiunti 20 giorni di diritto (6° anno di anzianità).» — il diritto che verrà aggiunto al prossimo anniversario della tua assunzione.
   • «In attesa di approvazione: … giorni» — il totale delle tue richieste in attesa di approvazione.
   • «Ferie in anticipo: al massimo 5 giorni (utilizzabili 19 giorni, anticipo compreso).» — se la tua azienda ha attivato le ferie in anticipo (vedi Usare le ferie in anticipo).
   • I tipi con un diritto annuale proprio (ad es. «Permesso personale 2 giorni / 3 giorni»: residuo dopo aver sottratto quelli in attesa di approvazione / diritto totale di quest'anno, compresi i giorni riportati).
4. Le richieste in corso sono elencate con il loro stato. Tocca una richiesta per aprirne il dettaglio.
5. I pulsanti: Richiedi ferie e Le mie richieste. Se sei un approvatore compare anche In attesa di approvazione (N); se sei dell'HR compaiono anche Tutte le richieste, Saldi e Ricevi modulo firmato.

Stati della richiesta: In attesa del responsabile · In attesa dell'HR · Modulo firmato in attesa · Confermato · Approvato · Rifiutata · Annullata. Se la tua azienda ha disattivato il monitoraggio del modulo firmato, le ferie approvate compaiono solo come Approvato.

Suggerimento: Se è scritto «Il tuo saldo iniziale non è ancora stato inserito; diventa definitivo quando l'HR lo inserisce.», il tuo saldo non è ancora stato inserito. Se il saldo ti sembra sbagliato, rivolgiti all'HR.

Tipi di ferie e permessi retribuiti e non retribuiti e relative regole

Per chi: Dipendente · Dove: Le mie ferie → Richiedi ferie → Tipo di assenza · Versione: 0.78.0 (regole per tipo 0.99.5, permesso di viaggio 0.99.2)

A cosa serve: Mostra quali ferie e permessi puoi richiedere e con quali regole. La tua azienda può disattivare alcuni tipi o cambiarne le regole; la riga delle regole nel modulo riporta sempre la regola aggiornata della tua azienda.

1. Tocca Richiedi ferie.
2. Scegli il tipo dall'elenco Tipo di assenza.
3. Le regole del tipo sono scritte in una riga sotto l'elenco, ad es. «Diritto residuo di quest'anno: 2 giorni (3 giorni all'anno) · Al massimo 2 volte all'anno (quest'anno 1)» oppure «Al massimo 4 giorni per volta». Se la tua azienda ha impostato il tipo in modo che venga sottratto dalle ferie annuali, è scritto «Viene sottratto dalle tue ferie annuali».

Come si conta? Nei tipi contati in giorni lavorativi non si contano i fine settimana e le festività. Nei tipi contati in giorni di calendario si conta ogni giorno.

Importante:

• Una richiesta che non rispetta la regola non viene inviata e ne è scritto il motivo, ad es. «Il permesso personale si può prendere al massimo 2 volte all'anno; per il 2026 hai 2 richieste (approvate o in attesa di approvazione).» oppure «Il tuo diritto al permesso personale per il 2026 non basta: residuo 1 giorno, richiesti 2 giorni.»
• Malattia / certificato medico, congedo di maternità e permesso per la cura di un figlio con disabilità sono tipi speciali: nel calendario, nella rubrica e per i visualizzatori compare solo «in ferie» o «Permesso speciale».
• Il tipo di assenza non è mai scritto nel calendario né nella rubrica; i tuoi colleghi vedono solo «In ferie».

Richiedere le ferie annuali

Per chi: Dipendente · Dove: Strumenti → Il mio spazio → Le mie ferie → Richiedi ferie · Versione: 0.78.0

A cosa serve: Invii dall'app la tua richiesta di ferie. La richiesta va prima al tuo responsabile e, una volta approvata, all'HR.

1. Nel riquadro Le mie ferie tocca Richiedi ferie. Sul telefono anche Richiedi ferie nel pulsante + in basso a destra apre la stessa finestra (vedi 00. Per iniziare).
2. Dall'elenco Tipo di assenza scegli Ferie annuali.
3. Scegli la data di Inizio.
4. Scegli la data di Fine (ultimo giorno di ferie). È l'ultimo giorno in cui sei in ferie; non è il giorno in cui riprendi il lavoro.
5. Leggi la riga del calcolo, ad es. «5 giorni (lavorativi) · ferie annuali residue 14 giorni · con l'anticipo al massimo 19 giorni».
6. Se vuoi, scegli un collega dall'elenco Sostituto (facoltativo).
7. Se vuoi, scrivi una Descrizione (facoltativa). Non devi scrivere un motivo particolare, ad esempio di salute.
8. Leggi l'ordine di approvazione in fondo al modulo (ad es. «Prima approva il tuo responsabile (Murat Çelik), poi l'HR.»).
9. Tocca Invia richiesta. Compare il messaggio «La tua richiesta è stata inviata al tuo responsabile.» e si apre il dettaglio della richiesta.

Risultato: La richiesta compare in Le mie ferie come In attesa del responsabile. Quando il tuo responsabile approva, diventa In attesa dell'HR. All'approvazione finale ricevi una notifica sul telefono («Le tue ferie sono state approvate — firma il modulo e consegnalo all'HR») e un'e-mail con il PDF del modulo in allegato. In caso di rifiuto arriva la notifica «La tua richiesta di ferie è stata rifiutata»; il motivo del rifiuto è scritto nel dettaglio della richiesta.

Errori frequenti e avvisi:

• «Scegli la data di inizio.» — l'inizio è vuoto.
• «Nelle date scelte non ci sono giorni lavorativi (fine settimana o festività).» — i giorni scelti sono già giorni di riposo.
• «Per queste date hai già una richiesta di ferie (…).» — per gli stessi giorni non si può inviare una seconda richiesta.
• «Si possono inserire ferie al massimo fino a 30 giorni nel passato; per date più vecchie parla con l'HR.» — limite sulle date passate (impostazione dell'azienda).
• «Il tuo saldo di ferie annuali non basta: residuo …, richiesti ….» — il saldo non basta. Se l'anticipo è attivo, alla fine del messaggio è scritto quanti giorni al massimo puoi usare, anticipo compreso.

Importante: Se il tuo responsabile non è definito, nel modulo è scritto «Poiché il tuo responsabile non è definito, la richiesta va direttamente all'HR.».

Richiedere mezza giornata di ferie

Per chi: Dipendente · Dove: Richiedi ferie → Durata · Versione: 0.78.0

A cosa serve: Per un solo giorno richiedi mezza giornata di ferie, al mattino o al pomeriggio; le ferie contano 0,5 giorni. Se il tipo ha un saldo (ferie annuali o un tipo con diritto annuale proprio), dal saldo vengono sottratti 0,5 giorni.

1. Tocca Richiedi ferie e scegli il Tipo di assenza (ad es. Permesso personale oppure Ferie annuali).
2. Per Inizio e Fine (ultimo giorno di ferie) scegli lo stesso giorno. Solo allora compare il campo Durata.
3. Dall'elenco Durata scegli Mezza giornata (mattina) oppure Mezza giornata (pomeriggio).
4. Controlla che nella riga del calcolo sia scritto «0,5 giorni (lavorativi)».
5. Tocca Invia richiesta.

Suggerimento: Negli elenchi delle richieste la mezza giornata di ferie compare nella forma «9 ottobre (mezza giornata) · 0,5 giorni».

Richiedere il permesso di viaggio

Per chi: Dipendente · Dove: Richiedi ferie → Tipo di assenza → Permesso di viaggio (non retribuito) · Versione: 0.99.2

A cosa serve: Se passi le ferie annuali in un'altra città, richiedi un permesso di viaggio non retribuito per andata e ritorno. Il permesso di viaggio, secondo il Codice del lavoro turco (legge n. 4857, art. 56), arriva a 4 giorni in totale e non viene sottratto dal tuo saldo di ferie annuali.

1. Tocca Richiedi ferie.
2. Dall'elenco Tipo di assenza scegli Permesso di viaggio (non retribuito). Nella riga delle regole è scritto «Al massimo 4 giorni per volta».
3. Scegli le date di Inizio e Fine (ultimo giorno di ferie). Il permesso di viaggio si conta in giorni di calendario; si contano anche i fine settimana.
4. Nella casella Descrizione (facoltativa) puoi scrivere la destinazione.
5. Tocca Invia richiesta.

Importante: Un permesso di viaggio superiore a 4 giorni non viene inviato: «Il permesso di viaggio (non retribuito) può essere al massimo di 4 giorni.» La tua azienda può cambiare questo limite. Il permesso di viaggio non è retribuito; nel trasferimento al software paghe viene contato in una colonna a parte (permesso di viaggio).

Usare le ferie in anticipo

Per chi: Dipendente · Dove: Richiedi ferie → Ferie annuali · Versione: 0.99.17

A cosa serve: Se il tuo diritto alle ferie annuali non è ancora maturato o non basta, e la tua azienda lo consente, usi ferie «in anticipo» sul tuo prossimo diritto. Quando il diritto matura, l'anticipo viene sottratto dal tuo saldo.

Prima di iniziare: Le ferie in anticipo le attiva la tua azienda. Se sono attive, nel riquadro Le mie ferie compare la riga «Ferie in anticipo: al massimo … (utilizzabili …, anticipo compreso).».

1. Tocca Richiedi ferie e scegli Ferie annuali.
2. Scegli le date.
3. Leggi la riga del calcolo, ad es. «2 giorni (lavorativi) · ferie annuali residue -2 giorni · con l'anticipo al massimo 3 giorni · di questa richiesta 2 giorni in anticipo». Le «ferie annuali residue» sono i giorni che restano dopo aver sottratto le tue richieste in attesa di approvazione; possono essere negative.
4. Tocca Invia richiesta. Il tuo approvatore vede nella richiesta l'avviso «Di questa richiesta 2 giorni sono in anticipo (ferie il cui diritto non è ancora maturato).».

Risultato: Nel dettaglio della richiesta compare la riga Anticipo (ad es. «2 giorni»). Quando viene approvata, le tue ferie annuali residue scendono sotto zero; il diritto che si aggiunge all'anniversario della tua assunzione copre il negativo.

Importante:

• L'anticipo massimo che puoi usare è il minore tra i giorni dell'impostazione aziendale e il tuo prossimo diritto di ferie annuali (ad es. per un dipendente al primo anno al massimo 14 giorni).
• Quando l'anticipo è esaurito, la richiesta non viene inviata: «Il tuo saldo di ferie annuali non basta: … Con l'anticipo puoi usare al massimo … (anticipo al massimo …; non può superare il tuo prossimo diritto annuale).»
• L'anticipo vale solo per i tipi che vengono sottratti dalle ferie annuali.
• Quando lasci l'azienda, l'anticipo usato viene compensato in busta paga dall'HR.

Scegliere chi ti sostituisce

Per chi: Dipendente · Dove: Richiedi ferie → Sostituto (facoltativo) · Versione: 0.78.0

A cosa serve: Indichi chi si occuperà del tuo lavoro mentre sei in ferie. La persona che scegli compare nella richiesta, nella scheda di approvazione, nel modulo di permesso e nell'informazione «in ferie» della rubrica.

1. Nel modulo Richiedi ferie tocca l'elenco Sostituto (facoltativo).
2. Scegli un collega dall'elenco. Se non vuoi scegliere nessuno, lascia Nessuno.
3. Invia la richiesta.

Risultato: Nel dettaglio della richiesta compare la riga Sostituto, nella scheda di approvazione del responsabile «Sostituto: …». Quando le tue ferie iniziano, nella rubrica e nel tuo profilo compaiono «In ferie» e la persona che ti sostituisce (vedi 08. Rubrica e organizzazione).

Importante: Si può scegliere solo un collega attivo: «Scegli come sostituto un collega attivo.» Avvisa comunque la persona; la scelta da sola non è un incarico.

Seguire e annullare una richiesta

Per chi: Dipendente · Dove: Le mie ferie → tocca la richiesta (oppure Le mie richieste) · Versione: 0.78.0

A cosa serve: Vedi a che punto dell'approvazione si trova la tua richiesta, chi l'ha approvata e lo stato del modulo firmato; se serve, ritiri la richiesta.

1. Nel riquadro Le mie ferie tocca la richiesta. Per tutte le tue richieste tocca Le mie richieste.
2. Nel dettaglio sono scritte le righe Dipendente, Data, Durata, Stato, Responsabile, Sostituto, Descrizione e (se approvata) Modulo firmato.
3. Sotto Storico i passaggi sono elencati: Richiesta, Approvata dal responsabile, Approvato, Modulo firmato ricevuto; per ciascuno l'ora e la persona.
4. Per ritirare la richiesta tocca Annulla e conferma («Annullare la richiesta?» oppure, per ferie approvate, «Annullare le ferie approvate? Scompaiono dal calendario e il saldo viene ripristinato.»).

Importante: Le ferie approvate puoi annullarle tu stesso solo prima che inizino. Le ferie già iniziate o passate le annulla solo l'HR: «Le ferie già iniziate o passate possono essere annullate solo dall'HR.»

Stampare e firmare il modulo di ferie approvate

Per chi: Dipendente · Dove: Dettaglio delle ferie → Modulo di permesso · Versione: 0.99.2 (e-mail con PDF in allegato e promemoria giornaliero 0.99.20)

A cosa serve: Per ogni ferie approvata viene preparato un modulo di permesso A4. Il modulo lo firmano tu, il responsabile della tua unità e l'HR; viene conservato nel tuo fascicolo personale. Se la tua azienda ha attivato il monitoraggio del modulo firmato, le tue ferie diventano definitive quando il modulo firmato viene consegnato.

Prima di iniziare: Il modulo esiste solo per le ferie approvate. In una richiesta in attesa di approvazione il pulsante Modulo di permesso non compare.

1. All'approvazione finale il PDF del modulo arriva anche alla tua e-mail (oggetto: «Le tue ferie sono state approvate — modulo firmato in attesa (IZ-…)»). Puoi stampare l'allegato dell'e-mail oppure seguire i passaggi qui sotto.
2. In Le mie ferie tocca le tue ferie approvate.
3. Tocca Modulo di permesso. Il modulo si apre in una nuova scheda.
4. Controlla il modulo: Dipendente, Ferie/permessi (tipo, inizio, fine, ripresa del lavoro, durata, sostituto, descrizione), Saldo ferie annuali (al momento dell'approvazione), Storico delle approvazioni (registro di sistema), tre riquadri per le firme (Dipendente, Responsabile di unità, Risorse umane) e in fondo il codice QR con il codice di verifica.
5. Tocca Stampa / Salva come PDF. Il pulsante in alto e la spiegazione non vengono stampati.
6. Firma il modulo, fallo firmare al tuo responsabile e consegnalo all'HR (vedi Firmare e consegnare il modulo e «Confermato»).

Risultato: Fino alla consegna del modulo, le tue ferie sono in stato Modulo firmato in attesa. Nel riquadro Le mie ferie compare l'avviso «È in attesa il modulo firmato di 1 delle tue ferie approvate: stampa il modulo, firmalo e consegnalo all'HR; le tue ferie diventano definitive alla consegna.».

Promemoria: Fino alla consegna del modulo, ogni giorno lavorativo alle 09:30 arriva un promemoria: una notifica sul telefono («Modulo di permesso firmato in attesa»), un'e-mail con il PDF in allegato e (se la tua azienda ha definito un provider SMS) un SMS. Nel giorno dell'approvazione, nei fine settimana e nei giorni festivi il promemoria non parte. I canali li sceglie la tua azienda.

Importante:

• Il modulo delle ferie approvate prima della 0.99.2 non ha la sezione del saldo.
• Se dopo aver stampato il modulo le ferie cambiano (ad es. la data), il vecchio modulo non può essere accettato; stampa il modulo aggiornato e firmalo di nuovo.

Verificare il modulo con il codice QR

Per chi: Dipendente, responsabile, chiunque veda il modulo · Dove: Codice QR in fondo al modulo · Versione: 0.99.2

A cosa serve: Mostra se il modulo su carta corrisponde al record approvato nel sistema.

1. Inquadra il codice QR del modulo con la fotocamera del telefono.
2. La pagina che si apre non richiede l'accesso e mostra solo informazioni di sintesi: N. modulo, Azienda, Dipendente (nome e iniziale del cognome), Ferie/permessi, Data, Durata, Approvazione.
3. Leggi il titolo della pagina:
   • Modulo di permesso valido — «Questo modulo corrisponde al record di ferie approvato nel sistema.»
   • Queste ferie sono state annullate — le ferie sono state annullate dopo l'emissione del modulo; il modulo non è valido.
   • Modulo non verificabile — il record delle ferie è cambiato dopo l'emissione del modulo; stampa il modulo aggiornato.

Importante: Per malattia / certificato medico, congedo di maternità e permessi per la cura di un figlio con disabilità la pagina di verifica non scrive il tipo di assenza, dice solo «Ferie/permessi».

Firmare e consegnare il modulo e «Confermato»

Per chi: Dipendente · Dove: Modulo cartaceo all'HR · Versione: 0.99.5 («Confermato» 0.99.20)

A cosa serve: Quando consegni il modulo firmato all'HR, l'HR fotografa il modulo; dal codice QR le tue ferie vengono riconosciute e contrassegnate come «ricevuto». Così le tue ferie diventano definitive.

1. Consegna il modulo firmato all'HR.
2. Quando l'HR lo riceve, sul telefono ti arriva la notifica «Il tuo modulo di permesso è stato ricevuto».
3. In Le mie ferie tocca le tue ferie. Nella riga Stato è scritto Confermato, nella riga Modulo firmato «Ricevuto · data · ricevuto da».
4. Se vuoi, tocca Vedi modulo firmato per aprire la fotografia scattata dall'HR.

Suggerimento: Nello Storico è scritto «Riconosciuto dal codice QR» oppure, se l'HR ha associato il modulo a mano, «associato a mano».

Approvare le ferie come responsabile

Per chi: Responsabile (chi ha un team nell'organigramma), approvatore · Dove: Il mio spazio → Le mie ferie → In attesa di approvazione (N) · Versione: 0.78.0 (avviso dell'anticipo 0.99.17)

A cosa serve: Approvi o rifiuti le richieste di ferie del tuo team. La richiesta che approvi passa all'approvazione dell'HR.

1. Tocca la notifica o l'e-mail «La richiesta di ferie attende la tua approvazione». Oppure, nel riquadro Le mie ferie, tocca In attesa di approvazione (N). Le richieste in sospeso compaiono anche nella campanella (In attesa di te) (vedi 09. Notifiche).
2. Nella finestra Ferie in attesa di approvazione, ogni scheda riporta la persona, il tipo di assenza, la data, il numero di giorni, il reparto, le ferie annuali residue, la descrizione e il sostituto. In una richiesta con anticipo compare l'avviso «Di questa richiesta … sono in anticipo (ferie il cui diritto non è ancora maturato).».
3. Tocca Approva. Compare il messaggio «Approvato; passato all'approvazione dell'HR.».
4. Per rifiutare tocca Rifiuta, scrivi il motivo nella casella che si apre (viene comunicato al dipendente) e tocca di nuovo Rifiuta.

Errori frequenti e avvisi:

• «Scrivi il motivo del rifiuto; viene comunicato al dipendente.» — il motivo del rifiuto è vuoto.
• «Non puoi approvare la tua richiesta.» / «Non hai l'autorizzazione per approvare questa richiesta.»
• «Questa richiesta non è più in attesa di approvazione.» — la richiesta è stata decisa da un'altra persona o è stata annullata.

Suggerimento: Per una richiesta in attesa da più di 2 giorni ricevi il promemoria «Richiesta di ferie in sospeso». Se il responsabile della richiesta ha lasciato l'azienda o non è definito, la richiesta la approva l'HR. Per l'approvazione dell'HR vedi 30. Gestione delle ferie dei dipendenti.