L’IA accelera il lavoro,
le persone decidono.
In Prozence l’IA legge biglietti da visita, ricevute ed etichette di spedizione, riassume le note vocali, trova risposte nel wiki, traduce i contenuti e raccoglie informazioni sulle aziende clienti. Di seguito indichiamo cosa legge ogni funzionalità, cosa produce, cosa viene salvato solo con la sua approvazione e dove finisce ogni dato.
Persone e aziende negli screenshot sono fittizie.
Sei principi,
uguali in ogni funzionalità.
In Prozence l’IA non è una finestra di chat separata; è inserita nel lavoro che i dipendenti già svolgono, come fase di lettura e suggerimento.
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L’IA suggerisce, lei salva
La lettura di biglietti, badge, ricevute, etichette di spedizione e note vocali compila un modulo; nulla viene scritto finché il dipendente non lo controlla e lo salva.
- I cambi di ruolo si applicano solo con "Approva e aggiorna"
- Le spese lette passano comunque dalla catena di approvazione
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Account e chiave della sua azienda
L’IA funziona con i modelli Claude di Anthropic, tramite la chiave API che l’azienda inserisce nella schermata di amministrazione. La chiave resta sul server e non viene mai inviata a browser o telefoni.
- Modello predefinito Claude Haiku 4.5; gli amministratori possono cambiarlo
- "Verifica connessione" esegue una lettura reale di un biglietto di esempio
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Si invia solo il necessario
Le note vocali inviano solo la trascrizione, Chieda al wiki solo le sezioni pertinenti e la ricerca sulle aziende solo il nome e il sito web dell’azienda.
- Le ricevute con codice QR della fattura elettronica vengono lette sul telefono e non vanno da nessuna parte
- Le istruzioni contenute nei contenuti non vengono eseguite; vengono lette come dati
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Si attiva funzionalità per funzionalità
Senza una chiave l’IA è disattivata e tutto si può inserire a mano. Chieda al wiki, la traduzione e la casella e-mail partono disattivate; la ricerca sulle aziende e la lettura delle ricevute si possono disattivare singolarmente.
- Se la licenza si blocca, l’IA si ferma mentre i biglietti da visita continuano a funzionare
- Se il credito si esaurisce, gli amministratori ricevono una notifica al giorno
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Limitata e conteggiata
Ogni flusso ha un limite giornaliero per persona e a livello aziendale. Quando si raggiunge un limite, il dipendente passa all’inserimento manuale; il lavoro non si ferma.
- Lo stesso contenuto non viene mai tradotto due volte nella stessa lingua
- Se nessuna sezione del wiki è pertinente, l’IA non viene nemmeno interpellata
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Visibile e registrata
Ricerche sulle aziende, traduzioni, risposte del wiki e suggerimenti delle note vocali riportano una nota sull’IA. La schermata di aggiunta biglietto e l’inventario privacy menzionano il trasferimento all’estero.
- Le valutazioni sulle persone non vengono inviate al CRM
- Le foto dei biglietti da visita di ospiti e visitatori non vengono conservate
Una foto del biglietto,
un contatto verificato.
Vengono letti fronte e retro di un biglietto da visita, un badge fieristico o una firma e-mail; i campi compilano un modulo e il dipendente controlla e salva. I biglietti fotografati di lato o capovolti vengono ruotati e riletti.
Cosa legge
Fino a due foto (fronte e retro), il testo di una firma e-mail e la pagina collegata al codice QR del biglietto.
Cosa produce
11 campi: nome, cognome, qualifica, azienda, e-mail, cellulare, telefono, sito web, indirizzo, LinkedIn e nota; un avviso se la lettura è incerta.
Prima il codice QR
I codici QR che contengono una vCard o un MECARD vengono decodificati senza IA; i dati del codice QR prevalgono su quelli letti.
Biglietti di lato e capovolti
L’IA indica l’angolazione del biglietto; l’immagine viene ruotata e letta una seconda volta.
Numeri dubbi
Un numero turco senza 10 cifre, o un cellulare che non inizia con 5, viene segnalato; questo controllo si basa su regole.
Badge fieristici
Vengono letti nome, azienda e qualifica; etichette di ruolo come "VISITATORE" o "ESPOSITORE", il nome della fiera e i loghi degli sponsor non contano come dati personali.
Logo
Il logo aziendale sul biglietto viene ritagliato e aggiunto al record dell’azienda; si può saltare se non serve.
Salva lei
I campi compilano il modulo; il dipendente corregge e salva. Se la persona è già nel catalogo, si avvia il flusso "Aggiungi ai miei biglietti" o la richiesta di accesso.
Se qualcosa va storto
Senza chiave, senza credito o al raggiungimento del limite giornaliero, il modulo resta pronto per l’inserimento manuale; i dipendenti non vedono mai errori tecnici.
Nel dettaglio13 voci
Regole di lettura
- Scrivere solo ciò che è sul biglietto, senza tirare a indovinare; mantenere corretti i caratteri turchi.
- I nomi scritti tutti in maiuscolo vengono convertiti in maiuscole e minuscole normali; il nome dell’azienda resta com’è scritto.
- Le cifre vengono lette una per una, facendo attenzione alle confusioni tra 1 e I, 0 e O, 5 e S.
- L’e-mail personale è preferita a un indirizzo generico; sui biglietti multilingue si usa la lingua principale.
- Nella lettura di una firma non vengono mescolate persone e destinatari delle e-mail precedenti citate.
Immagini e privacy
- Il telefono ridimensiona la foto a 1600 pixel prima della lettura; fino a 4 MB per foto.
- Una copia ridotta della foto del biglietto viene allegata al record; la vedono chi l’ha scansionata e gli amministratori, e un’impostazione la disattiva.
- La schermata di aggiunta biglietto avvisa che l’immagine può essere inviata a un servizio di IA all’estero.
- I biglietti fotografati senza connessione restano in attesa sul dispositivo; la lettura avviene una volta online.
- Se il credito si esaurisce o la chiave non è valida, gli amministratori ricevono al massimo una notifica al giorno.
La stessa lettura altrove
- I visitatori che lasciano i propri dati possono fotografare il proprio biglietto; la foto non viene conservata, 3 letture per IP all’ora.
- "Compila dal biglietto da visita" negli indirizzi utili della rubrica.
- I biglietti da visita degli ospiti alla reception (vedi sotto).
Parli,
nota e passo successivo sono pronti.
Dopo una riunione, la nota si detta. La trascrizione la fa il browser; se lo desidera, l’IA suggerisce un breve riepilogo e il passo successivo, che lei può modificare e aggiungere alla nota.
Due livelli
La trascrizione vocale è una funzione del browser; l’IA riassume solo il testo che ne risulta.
Riepilogo e passo successivo
Un riepilogo di massimo 3 righe, un passo successivo in una frase e un promemoria suggerito a 3, 7, 14 o 30 giorni.
Cosa va nella nota?
Il riepilogo, il riepilogo con la trascrizione o solo la trascrizione; il promemoria si imposta solo se lo seleziona.
Nella lingua parlata
Il riepilogo è scritto nella lingua della conversazione; il riconoscimento usa la lingua dell’app.
Nessun nome del cliente
All’IA va solo la trascrizione; nome e azienda della persona si aggiungono solo selezionando la casella.
Prozence non riceve mai l’audio
L’audio non arriva mai al server Prozence; trascrizione grezza e riepilogo non vengono conservati se non si aggiungono alla nota.
Nel dettaglio6 voci
Dettagli
- Una registrazione dura al massimo 3 minuti; il testo arriva fino a 6.000 caratteri.
- Se il browser lo supporta, il riconoscimento avviene sul dispositivo; altrimenti l’audio va al servizio del browser (Google in Chrome, Apple in Safari, Microsoft in Edge), e lo si segnala al primo utilizzo.
- Il pulsante per le note vocali non compare in Firefox.
- 30 riepiloghi per persona all’ora; 2.000 al giorno a livello aziendale.
- Le istruzioni pronunciate nella conversazione non vengono eseguite; vengono lette come dati.
- L’invio al CRM dei riepiloghi delle note vocali come note è disattivato per impostazione predefinita.
Inoltri l’e-mail di un cliente,
e il contatto viene aggiunto.
I dipendenti inoltrano l’e-mail di un cliente alla casella condivisa dell’azienda; l’IA individua le persone esterne e le aggiunge alla rubrica di chi ha inoltrato. Durante l’inoltro si può scrivere in cima una breve istruzione, come "aggiungi solo il mittente".
Con istruzioni
Una breve istruzione in turco o in inglese: "aggiungi la persona nella firma, nota: ha chiesto un preventivo". In mancanza, vengono aggiunte le persone esterne che hanno scritto l’e-mail.
Filtri
Non vengono aggiunti i domini dell’azienda stessa, i domini esclusi, il dipendente che inoltra e le persone presenti solo tra i destinatari; fino a 5 persone per e-mail.
Mittente verificato
Chi inoltra deve essere un dipendente pubblicato e l’e-mail deve superare DMARC o DKIM; le e-mail non verificate vengono trattenute.
Salvataggio diretto
Questa modalità non prevede una schermata di revisione: la persona viene salvata, inviata al CRM collegato, e il dipendente viene informato dell’esito.
Contenuto non conservato
Le e-mail elaborate vengono eliminate dalla casella; il registro conserva solo orario, mittente dell’inoltro, inizio dell’oggetto ed esito.
Niente IA per gli allegati vCard
Per le e-mail con allegato .vcf, i contatti vengono letti dal file; l’IA non viene interpellata.
Nel dettaglio4 voci
Dettagli
- La casella viene letta ogni 5 minuti: Gmail o IMAP (Yandex 360, Zoho Mail e altri).
- Se la lettura non riesce, la stessa e-mail viene ritentata fino a 3 volte; poi il dipendente riceve la notifica "Impossibile leggere l’e-mail".
- Se la persona è nell’elenco non condiviso di un altro dipendente, il record non viene toccato e viene inviata una richiesta di accesso.
- Condivide con la lettura dei biglietti il limite giornaliero per persona.
Le nuove aziende clienti
vengono analizzate in background.
Quando una nuova azienda entra in rubrica, il suo sito web viene letto e verificato con una ricerca sul web. Settore, fascia di organico, sede centrale, sigla di borsa e status di parco tecnologico, centro di R&S o incubatore vengono scritti sulla scheda dell’azienda. Per le persone, il ruolo decisionale viene valutato solo in base a informazioni professionali pubbliche.
Campi dell’azienda
Sito web, LinkedIn, fascia di organico, settore, breve descrizione, anno di fondazione, sede centrale, gruppo o holding, centralino, indirizzo e account social.
Pensato per la Turchia
Sigla di Borsa İstanbul e profilo degli incentivi: parco tecnologico, centro di R&S, centro di design e incubatore TEKMER.
Fonti e affidabilità
Fino a 6 fonti e un livello di affidabilità alto, medio o basso per ogni risultato; una nota "Arricchito dall’IA di Prozence".
Stessa azienda?
Se l’IA trova un’azienda diversa, il risultato viene scartato; restano solo i dati letti dal sito web.
Si compilano solo i campi vuoti
I dati inseriti manualmente non vengono mai sovrascritti; si compilano da soli solo i campi vuoti di sito web, telefono e indirizzo. Se attivato, vengono scritti anche i campi vuoti dell’azienda in HubSpot.
Sulla persona
Ruolo decisionale (decisore, influenzatore, utilizzatore, gatekeeper), influenza, un breve profilo professionale e un suggerimento di approccio; non viene inviato al CRM.
Nessuna informazione sensibile
Vita privata, famiglia, salute, religione, opinioni politiche, indirizzo di casa e recapiti personali non vengono né scritti né cercati.
Regola degli omonimi
Se nome e azienda non corrispondono chiaramente entrambi, i risultati web non vengono usati; la persona viene valutata solo in base alla qualifica.
Aggiornamento
Le informazioni più vecchie di 180 giorni vengono aggiornate (30–730 giorni); vengono messi in coda fino a 30 record al giorno.
Nel dettaglio6 voci
Dettagli
- Attiva per impostazione predefinita una volta inserita una chiave; arricchimento, ricerca web e valutazione delle persone si possono disattivare singolarmente.
- Fino a 5 ricerche web per azienda e 3 per persona; le ricerche web vengono fatturate separatamente dal servizio di IA.
- 60 record al giorno per impostazione predefinita, sommando aziende, persone e verifiche dei ruoli.
- Le persone vengono valutate rispetto al testo "Le nostre soluzioni", scritto dalla sua azienda (fino a 600 caratteri).
- In background vengono elaborati fino a 3 record ogni 5 minuti, con fino a 3 tentativi per errore.
- I domini dell’azienda stessa non vengono arricchiti; i risultati sono scritti in turco, qualunque sia la lingua dell’interfaccia.
Il suo cliente è stato promosso,
o ha cambiato strada?
I contatti dei clienti vengono verificati periodicamente sul web. Se c’è una differenza reale e almeno una fonte, compare un suggerimento; il record non cambia finché lei non approva.
Prima i nostri dati
Se la stessa persona arriva con un nuovo biglietto, una nuova firma o un’e-mail e una qualifica diversa, il dato entra nello storico e gli altri titolari del biglietto vengono informati. Questo passaggio non usa l’IA.
Verifica sul web
Ogni 180 giorni per impostazione predefinita: invariato, qualifica cambiata, azienda cambiata, uscito o sconosciuto; con spiegazione e fonti.
Soglia per i suggerimenti
I suggerimenti compaiono solo con una differenza reale, un’affidabilità superiore a bassa e almeno una fonte; un suggerimento rifiutato non viene riproposto.
Approva e aggiorna
Dopo l’approvazione il record viene aggiornato, la nuova azienda collegata, la vecchia e-mail contrassegnata e la modifica inviata al CRM.
Badge e filtro
Nuova qualifica, Nuova azienda, Ha lasciato l’azienda; un filtro "Ruolo o azienda cambiati" nell’elenco clienti.
3 ricerche per persona
Fino a 3 ricerche web per verifica; condivide il limite giornaliero con la ricerca sulle aziende.
Anche le ricevute senza codice QR
vengono lette.
Quando si aggiunge una spesa, il telefono cerca prima il codice QR della fattura elettronica o dell’e-archivio turchi. In sua assenza, la ricevuta o il PDF vengono letti dall’IA; i dati compilano una voce in bozza, il dipendente la controlla e la invia, e poi parte la catena di approvazione.
Cosa legge
Scontrini, ricevute del taxi, biglietti, ricevute e fatture estere; foto o PDF.
Cosa produce
Esercente, partita IVA, data, numero del documento, valuta, totale IVA inclusa, fino a 6 righe per aliquota IVA e una categoria suggerita.
Convalida
Vengono scartati date future, partite IVA che non hanno 10 o 11 cifre e aliquote IVA diverse da 0, 1, 10 e 20.
Prima il codice QR
Le ricevute con codice QR non vengono mai inviate all’esterno; la voce viene contrassegnata "verificata tramite codice QR".
Doppio controllo
Il dipendente controlla e invia la voce; poi approvano il responsabile, gli approvatori aggiuntivi e la contabilità.
Limiti
40 letture per persona al giorno (modificabile); 3.000 al giorno a livello aziendale.
Nel dettaglio6 voci
Dettagli
- Valute TRY, EUR, USD, GBP, CHF, AZN e RUB; il tasso di cambio non viene dall’IA, lo inserisce il dipendente.
- Il numero di un rapporto Z non vale come numero del documento.
- Se il documento non è un giustificativo di spesa o non è leggibile, compare un avviso.
- Senza chiave, le ricevute con codice QR vengono comunque lette; le altre si inseriscono a mano.
- Più ricevute in un’unica foto non vengono separate; ogni ricevuta va fotografata singolarmente.
- Le immagini delle ricevute vengono conservate in una cartella privata per almeno 5 anni.
Il biglietto da visita dell’ospite,
l’etichetta del pacco.
Alla reception si scatta una foto del biglietto da visita dell’ospite; nome e azienda vengono letti e abbinati agli ospiti attesi in giornata. All’ufficio posta, destinatario, mittente, vettore e numero di tracciamento vengono letti dall’etichetta di spedizione e il destinatario viene suggerito.
Abbinamento agli ospiti attesi
Lettere turche e maiuscole/minuscole vengono ignorate; un’unica corrispondenza forte viene selezionata automaticamente, altrimenti compaiono pulsanti di suggerimento.
Aggiunto alla rubrica
Il biglietto dell’ospite registrato viene aggiunto una sola volta alla rubrica di chi ha organizzato la riunione e dei colleghi partecipanti.
Nove tipi dall’etichetta
Pacco, busta, documenti, notifica ufficiale, corriere, cibo, fiori, carta bancaria e altro; il vettore viene abbinato al nome presente nel suo elenco.
Destinatario suggerito
Il nome sull’etichetta viene abbinato ai dipendenti; se ci sono più candidati, sceglie il banco.
Foto
Le foto dei biglietti da visita degli ospiti non vengono conservate; la foto dell’etichetta di spedizione si può aggiungere al record, se lo si desidera.
Limiti
200 letture per persona al giorno; senza chiave il pulsante foto non compare e i dati si digitano a mano.
Annunci scritti in turco,
letti nella lingua di ognuno.
Annunci, articoli del wiki e post della Piazza del team vengono tradotti nella lingua dell’app del dipendente. Una traduzione si fa una volta sola e viene conservata; "Mostra originale" è sempre a portata di tocco.
9 lingue
Turco, inglese, tedesco, spagnolo, francese, italiano, portoghese, russo e azero.
Tre modalità
Disattivata (predefinita), un pulsante "Traduci" sui contenuti, oppure automatica per le interfacce in lingue diverse dal turco.
Cosa resta invariato
Titoli, elenchi, tabelle, link, indirizzi e-mail, numeri, date e nomi di persone, aziende e prodotti.
Tradotto una volta
Lo stesso contenuto viene tradotto nella stessa lingua una volta, e di nuovo solo se cambia; mostrare una traduzione salvata non conta ai fini del limite.
Stessi permessi
I destinatari dell’annuncio, la regola di accesso del wiki e la visibilità del post valgono anche per le traduzioni.
Limiti
30 nuove traduzioni per persona all’ora; 300 al giorno a livello aziendale (modificabile); contenuti fino a 15.000 caratteri.
Risposte solo dagli
articoli che può vedere.
I dipendenti digitano una domanda; Prozence trova prima le sezioni pertinenti nel wiki e, se lo desidera, nelle policy aziendali, e passa all’IA solo quelle. La risposta arriva con i link alle fonti; se nulla è pertinente, l’IA non viene nemmeno interpellata.
Prima i permessi
Le fonti vengono scelte sul server tra gli articoli pubblicati che chi chiede può vedere; le bozze non sono mai fonti.
Risposte con le fonti
Link ad articoli e sezioni sotto la risposta; si aprono senza ricaricare la pagina.
Non inventa
Le risposte provengono solo dalle fonti; se non trova nulla risponde "Non ho trovato la risposta nel wiki" e suggerisce una ricerca nel wiki.
Nessuna informazione personale
Niente su stipendi o altri dipendenti che non sia nelle fonti; le istruzioni contenute nella domanda non vengono eseguite.
Nella sua lingua
La risposta è nella lingua dell’app della persona; fino a 8 punti elenco o 3 brevi paragrafi.
Chi ha chiesto non viene registrato
Si conservano solo i conteggi giornalieri; le domande senza risposta si possono conservare in forma anonima per 90 giorni, se lo si desidera.
Anche la guida è una fonte
Si risponde anche dalla guida utente di Prozence importata nel wiki; in inglese nell’interfaccia inglese.
Disattivata per impostazione predefinita
La attiva un amministratore; usare le policy aziendali come fonte è un’opzione separata.
Limiti
Domande da 3 a 300 caratteri; 20 per persona all’ora e 200 risposte al giorno a livello aziendale.
Nel dettaglio4 voci
Come vengono scelte le fonti
- Gli articoli vengono suddivisi per titoli; i termini della domanda vengono cercati in titoli, tag e testo.
- All’IA vanno le 6 sezioni migliori, per un massimo di 12.000 caratteri in totale.
- La selezione si basa sulle parole chiave; chiedere la stessa cosa con parole diverse può cambiare il risultato.
- Allegati e annunci non sono fonti.
Cosa viene inviato,
cosa resta.
Cosa viene inviato con ogni chiamata all’IA e cosa Prozence non conserva, funzionalità per funzionalità. Il servizio di IA è Anthropic (USA); questo trasferimento è indicato nell’informativa privacy per i dipendenti e nell’inventario privacy.
| Funzionalità | Inviato al servizio di IA | Non conservato o mai inviato |
|---|---|---|
| Biglietti, badge e firme | Immagine del biglietto, testo della firma, testo della pagina collegata al codice QR | Le foto dei biglietti dei visitatori non vengono conservate; la copia ridotta di un biglietto scansionato da un dipendente si può disattivare |
| Note vocali | La trascrizione; nome e azienda solo se si seleziona la casella | L’audio non arriva mai a Prozence; trascrizione grezza e riepilogo non vengono conservati se non aggiunti alla nota |
| Aggiunta via e-mail | Il testo dell’e-mail inoltrata e l’istruzione | L’e-mail viene eliminata dalla casella dopo l’elaborazione e il suo contenuto non viene conservato |
| Ricerca su aziende e persone | Nome dell’azienda, dominio e testo della home page; nome, qualifica e azienda della persona | Vita privata e categorie sensibili non vengono cercate; le valutazioni sulle persone non vanno al CRM |
| Ricevute di spesa | L’immagine o il PDF di una ricevuta senza codice QR | Le ricevute di fattura elettronica ed e-archivio con codice QR non vengono mai inviate |
| Reception e posta | Immagine del biglietto da visita dell’ospite o dell’etichetta di spedizione | Le foto dei biglietti da visita degli ospiti non vengono conservate |
| Traduzione | Testo dell’annuncio, del wiki o del post | Tradotto una volta e conservato con il contenuto; non viene inviato di nuovo |
| Chieda al wiki | La domanda e fino a 6 sezioni pertinenti | Chi ha chiesto non viene registrato |
Limiti di utilizzo
predefiniti.
I limiti contano gli utilizzi; non c’è un tetto di spesa in denaro, e la spesa effettiva si monitora nella console del servizio di IA. Gli intervalli tra parentesi sono quelli selezionabili dagli amministratori.
| Flusso | Per persona | A livello aziendale |
|---|---|---|
| Lettura di biglietti, firme e QR; aggiunta via e-mail | 80 al giorno (1–1.000) | Nessun tetto separato |
| Riepilogo delle note vocali | 30 all’ora | 2.000 al giorno |
| Ricevute di spesa | 40 al giorno (0–500) | 3.000 al giorno |
| Foto di reception e posta | 200 al giorno | Nessun tetto separato |
| Ricerca su aziende e persone | "Aggiorna" 30 al giorno | 60 record al giorno (0–1.000) |
| Traduzione | 30 all’ora | 300 al giorno (10–5.000) |
| Chieda al wiki | 20 all’ora | 200 al giorno (10–5.000) |
| Biglietto proprio del visitatore | 3 all’ora e 10 al giorno per IP | 30 al giorno per biglietto |
Non ogni funzione intelligente
è IA.
Queste funzioni sembrano intelligenti ma non inviano dati ad alcun servizio di IA, e funzionano senza chiave.
- Codici QR di fattura elettronica ed e-archivio: Letti sul telefono e decodificati nel formato dell’Amministrazione fiscale turca; la ricevuta non va ad alcun servizio di IA.
- Foto profilo aziendale: Lo sfondo viene rimosso nel browser del dipendente da un modello open source incluso nel plugin; nessun riconoscimento facciale, e la foto originale non lascia mai il dispositivo.
- Dettatura vocale: Il riconoscimento vocale del browser stesso; Prozence non riceve mai l’audio.
- Organigramma dell’azienda cliente: Collocazione basata su regole in 8 livelli e 11 reparti a partire dalle parole delle qualifiche in turco.
- Numeri dubbi e tag suggeriti: Conteggio delle cifre e regole sui domini; per esempio, un indirizzo gov.tr suggerisce il tag "Settore pubblico".
- Punteggio di qualificazione in fiera: La somma di punti fissi per le risposte date dal personale.
- Logo aziendale: Preso dal sito web dell’azienda stessa; in questo passaggio non si usa l’IA.
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