Il fascicolo personale,
in un’unica scheda.
Il Fascicolo personale è la vista HR del record del dipendente in Prozence. Qualifica, reparto e data di assunzione arrivano già dal record del dipendente; il modulo aggiunge solo ciò che manca: dati di identità e contatto, istruzione, IBAN, cronologia retributiva, documenti e certificazioni.
Nei piani Professional ed Enterprise. Il modulo è disattivato per impostazione; l’amministratore lo attiva e assegna i ruoli. Le persone nelle schermate sono fittizie.
Un dipendente,
una scheda, sezioni ordinate.
Quando l’HR apre una scheda, l’intestazione mostra nome, qualifica, reparto, responsabile, matricola e anzianità; sotto ci sono le sezioni Riepilogo, Dati del fascicolo, Cronologia dei ruoli, Documenti, Ferie–presenze–beni e Registro attività. I dati mancanti e le richieste in attesa di decisione compaiono in alto come avviso.
Il mio fascicolo
Il dipendente vede il proprio fascicolo: codice identificativo e IBAN mascherati; la visualizzazione del proprio valore completo viene registrata.
Richiesta di modifica
Indirizzo, contatti personali, stato civile, IBAN, coniuge, figli, un nuovo titolo di studio; l’HR approva o respinge con una motivazione. Nessuno decide sulla propria richiesta.
Dipendenti
Griglia di schede o elenco; ricerca per nome, qualifica e matricola, filtro per reparto, ufficio e stato, e per dati mancanti.
Moduli collegati
Ferie residue, foglio presenze e beni assegnati compaiono nella scheda — solo nella misura in cui chi guarda li vede già in quel modulo.
Riepilogo per il responsabile
Se l’azienda lo attiva, i responsabili vedono un riepilogo del proprio team; retribuzione, IBAN, codice identificativo, indirizzo e dati sensibili non vi compaiono mai.
Registro attività
Chi ha modificato quale campo, in quale record e quando; i valori non vengono scritti nel registro.
Dati, ruolo e retribuzione,
verificati e con la loro cronologia.
I campi vengono controllati durante l’inserimento: il codice identificativo turco con il suo algoritmo, l’IBAN con il mod-97, la data di nascita con l’età. I cambi di ruolo e di retribuzione non sovrascrivono nulla; si aggiungono come nuova riga con data di decorrenza.
Dati personali
Identità, cittadinanza, data e luogo di nascita, contatti, indirizzo, istruzione, servizio militare (il motivo dell’esonero non viene conservato) e previdenza sociale; coniuge e figli.
IBAN
Mostrato mascherato; il valore completo si apre per 30 secondi con una richiesta a parte. Se esiste un IBAN precedente, la modifica attende 48 ore e nel frattempo resta valido quello vecchio.
Cronologia dei ruoli
Qualifica, reparto, responsabile, contratto e modalità di lavoro con data di decorrenza; una modifica con data futura si applica il giorno indicato.
Cronologia retributiva
Lordo / netto, valuta e motivazione cifrati; la vede solo il responsabile retribuzioni, e la visualizzazione degli importi viene registrata a parte.
Esperienza, competenze, lingue
Datori di lavoro precedenti, livelli di competenza e livelli linguistici (QCER); anche il dipendente può chiedere modifiche.
Data di riferimento per ferie e anzianità
Se serve, si inserisce una data diversa da quella di assunzione; il diritto alle ferie annuali viene calcolato a partire da essa.
Chieda il documento,
il dipendente lo carica dal telefono.
L’HR chiede un documento a una o più persone; il dipendente lo carica dal telefono e l’HR lo approva o lo respinge con una motivazione. Una nuova versione non cancella la precedente. Il modello di documenti obbligatori mostra a chi manca cosa, e la data di validità cosa va rinnovato.
Categorie
Documento d’identità, certificato di residenza, diploma, servizio militare, estratto contributivo, contratto di lavoro, patente, certificazione, attestazione bancaria; casellario giudiziale, documenti sanitari e di disabilità nella classe sensibile. L’azienda aggiunge le proprie categorie.
Documenti obbligatori
Modello per categoria, reparto e qualifica; un documento risulta mancante dopo un numero stabilito di giorni dall’assunzione. Filtro "Con documenti mancanti" nell’elenco dei dipendenti.
Promemoria di scadenza
60, 30 e 7 giorni prima della scadenza (90, 30 e 7 per le certificazioni) il dipendente riceve un avviso e l’HR un riepilogo.
Certificazioni
Nome, tipo, ente, numero, date di rilascio e di scadenza; indirizzo di verifica facoltativo (solo https, viene copiato, non aperto).
Apertura sicura
Anteprima e download con un link monouso valido 5 minuti e legato alla persona e alla sessione; ogni apertura viene registrata.
Caricamento dal telefono
PDF, JPEG o PNG; le foto vengono ridotte sul telefono e i dati di posizione rimossi prima del caricamento.
Un documento con codice a barre è autentico?
La risposta la dà e-Devlet.
L’IA non può dimostrare che un documento è autentico, e Prozence non lo sostiene. Prozence legge il codice a barre, segnala le incongruenze e porta l’HR alla pagina di verifica ufficiale. L’autenticità si accerta confrontando il documento con la copia ufficiale ottenuta da e-Devlet.
1. Il codice a barre viene letto
Il numero del codice a barre dal testo del PDF, il codice QR dalla foto — letti nel browser. In questo passaggio non si usa l’IA.
2. Segnali di allerta
Se nome, codice identificativo o data di nascita non corrispondono al fascicolo, se il documento è vecchio o scaduto, o se il PDF è stato modificato in seguito, l’HR vede un avviso. Un avviso non è una decisione.
3. Verifica su e-Devlet
Il pulsante apre la pagina di verifica ufficiale in una nuova scheda e copia il codice a barre negli appunti. I dati aggiuntivi li inserisce l’HR; il server di Prozence non invia alcuna richiesta a e-Devlet.
4. Confronto con la copia ufficiale
L’HR carica la copia scaricata da e-Devlet; codice a barre, campi e testo vengono confrontati. Il risultato è un contrassegno "Corrisponde a e-Devlet — chi, quando" o un elenco delle differenze.
Estrazione dei campi con l’IA
Facoltativa e disattivata per impostazione; richiede il modulo aggiuntivo Prozence IA. Nel testo inviato il codice identificativo è mascherato; casellario giudiziale e documenti sanitari non vengono inviati per impostazione.
Un limite onesto
Il contrassegno si basa sulla dichiarazione che la copia è stata scaricata da e-Devlet; lo schermo lo dice chiaramente. Nessuna schermata afferma che un documento sia stato "verificato" dall’IA.
Il riepilogo del suo organico,
senza mostrare dati personali.
Il cruscotto HR mostra solo totali. I gruppi con meno di 5 persone compaiono come "<5"; le retribuzioni compaiono solo nel cruscotto del responsabile retribuzioni, il numero di dipendenti con disabilità solo in quello del responsabile dei dati sensibili.
Organico
Dipendenti attivi, ripartizione per reparto e ufficio, assunzioni e cessazioni negli ultimi 12 mesi, turnover, anzianità media.
Demografia
Distribuzione per età e piramide delle età per genere, quota di donne, livello di istruzione e quota di laureati.
Modalità di lavoro
Quota di lavoro da casa e da remoto in base alle timbrature; per ufficio.
Ferie e presenze
Ferie godute e residue, debito ferie dell’azienda, giorni di ferie e di malattia per mese; straordinari, ritardi e assenze.
Calendario
Periodi di prova in scadenza, compleanni, anniversari di assunzione e richieste di aggiornamento in attesa.
Documenti
Numero di persone con documenti mancanti, documenti in scadenza entro 30 e 60 giorni, in attesa di approvazione; in Excel vanno solo i totali.
Porti i suoi fascicoli esistenti
con Excel, in una sola volta.
Scarichi il modello, lo compili, lo carichi. L’anteprima non scrive nulla; gli errori sono mostrati per riga e colonna, e vengono scritte solo le righe senza errori, dopo la sua conferma.
Modello
Dati del fascicolo, istruzione, coniuge e figli, esperienza, competenze, lingue; i fogli Retribuzione e Banca solo nel modello del responsabile retribuzioni.
Anteprima e verifica
Le persone vengono abbinate per matricola o e-mail; codice identificativo, IBAN, date e valori di elenco vengono controllati. Fino a 6.000 righe per file.
Nulla viene sovrascritto
Una cella vuota non cancella un valore esistente; i valori precedenti restano cifrati nel registro di importazione.
Esportazione
Fogli in base al ruolo; codici identificativi mascherati, protezione contro l’iniezione di formule.
ZIP della scheda
Dati e ultime versioni dei documenti approvati in uno ZIP protetto da password AES-256; la password viene mostrata una volta e non viene conservata.
Un’unica strada con le ferie
La data di nascita del caricamento Excel delle ferie va nel fascicolo, la data di assunzione del fascicolo va nelle ferie.
Cifrato, con permessi,
ogni apertura registrata.
Il Fascicolo personale custodisce i dati più sensibili di Prozence; per questo segue regole più rigorose degli altri moduli.
Cifratura
Campi personali, finanziari e sensibili, importi retributivi e file dei documenti sono cifrati con AES-256-GCM; un valore cifrato copiato nel record di un’altra persona non si può decifrare.
Una chiave propria
Il Fascicolo personale usa una chiave propria, indipendente dai salt di WordPress; l’archivio resta leggibile anche se i salt vengono rinnovati.
Chiave e deposito nel cloud
Nel cloud Prozence la chiave viene generata automaticamente. Per il recupero, una copia cifrata della chiave è in deposito presso Prozon; la chiave non viene mai inviata in chiaro, e la copia si apre solo nel browser, con una chiave privata che non è conservata su alcun server.
Sul suo server
La chiave sta in una costante di wp-config o in un file fuori dalla radice web; il backup è sotto la sua responsabilità. Perdere la chiave significa perdere i dati.
Registro di controllo
Visualizzazioni, modifiche, aperture di documenti ed esportazioni vengono registrate; il registro non contiene i valori.
Strumenti KVKK
Con l’attivazione del modulo, le righe di fascicolo e documenti si aggiungono al registro dei trattamenti; la conservazione dura per tutto il rapporto di lavoro e, dopo la cessazione, senza limiti per possibili contenziosi.
Scriviamo chiaramente
anche i limiti.
Oggi il Fascicolo personale funziona con questi limiti.
Nessuna scansione antivirus
Il tipo di file si controlla dai suoi byte e i file non stanno mai in un percorso eseguibile; i PDF con contenuto attivo vengono segnalati e non mostrati in anteprima.
Serve una cartella fuori dalla radice web
Per caricare documenti il server ha bisogno di una cartella privata fuori dalla radice web; nel cloud Prozence è già pronta.
e-Devlet non viene interrogato in automatico
La verifica avviene nel browser dell’HR; non esiste un’integrazione istituzionale ufficiale.
Nessuna eliminazione
Record e documenti non vengono eliminati; il fascicolo di chi lascia resta in archivio.
HEIC
Se il browser non riesce a convertire una foto di iPhone, viene rifiutata; nelle impostazioni della fotocamera scelga "Più compatibile".
Sincronizzazione con Prozon Paghe Prossimamente
La sincronizzazione del fascicolo con Prozon Paghe e Anagrafica HR è un lavoro a parte e arriverà presto.
Il Fascicolo personale, nei piani
Professional ed Enterprise.
Non c’è un costo a parte; è incluso nel prezzo del piano. L’estrazione dei campi con l’IA richiede il modulo aggiuntivo Prozence IA.
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