Le dossier du personnel,
dans une seule fiche.
Le Dossier du personnel est la vue RH de la fiche collaborateur dans Prozence. L’intitulé du poste, le service et la date d’entrée viennent déjà de la fiche collaborateur ; le module n’ajoute que ce qui manque : identité et coordonnées, formation, IBAN, historique de salaire, documents et certificats.
Dans les offres Professionnel et Entreprise. Le module est désactivé par défaut ; l’administrateur l’active et attribue les rôles. Les personnes à l’écran sont fictives.
Un collaborateur,
une fiche, des onglets clairs.
Quand les RH ouvrent une fiche, l’en-tête affiche le nom, l’intitulé, le service, le responsable, le matricule et l’ancienneté ; en dessous, les onglets Aperçu, Informations du dossier, Historique des postes, Documents, Congés–temps–matériel et Journal d’activité. Les informations manquantes et les demandes en attente de décision apparaissent en haut sous forme d’alerte.
Mon dossier personnel
Le collaborateur voit son propre dossier : numéro d’identité et IBAN masqués ; l’affichage de sa propre valeur complète est journalisé.
Demande de modification
Adresse, coordonnées personnelles, situation familiale, IBAN, conjoint, enfants, nouveau diplôme ; les RH valident ou refusent avec un motif. Personne ne décide de sa propre demande.
Employés
Grille de cartes ou liste ; recherche par nom, intitulé et matricule, filtre par service, bureau et statut, et par informations manquantes.
Modules liés
Congés restants, feuille de temps et matériel attribué apparaissent dans la fiche — uniquement dans la mesure où la personne qui consulte les voit déjà dans ce module.
Synthèse pour le responsable
Si l’entreprise l’active, les responsables voient une synthèse de leur équipe ; salaire, IBAN, numéro d’identité, adresse et données sensibles n’y figurent jamais.
Journal d’activité
Qui a modifié quel champ, dans quelle fiche, et quand ; les valeurs elles-mêmes ne sont pas journalisées.
Informations, poste et salaire,
contrôlés et historisés.
Les champs sont contrôlés à la saisie : le numéro d’identité turc par son algorithme, l’IBAN par le mod-97, la date de naissance par l’âge. Les changements de poste et de salaire n’écrasent rien ; ils s’ajoutent en nouvelle ligne avec une date d’effet.
Informations personnelles
Identité, nationalité, date et lieu de naissance, coordonnées, adresse, formation, service militaire (le motif d’exemption n’est pas conservé) et sécurité sociale ; conjoint et enfants.
IBAN
Affiché masqué ; la valeur complète s’ouvre 30 secondes sur demande séparée. S’il existe un IBAN précédent, une modification attend 48 heures, et l’ancien reste valable entre-temps.
Historique des postes
Intitulé, service, responsable, contrat et mode de travail avec une date d’effet ; un changement daté dans le futur s’applique le jour venu.
Historique de salaire
Brut / net, devise et motif chiffrés ; seul le responsable salaire le voit, et l’affichage des montants est journalisé à part.
Expérience, compétences, langues
Employeurs précédents, niveaux de compétence et niveaux de langue (CECRL) ; le collaborateur peut aussi demander une modification.
Date de référence congés et ancienneté
Si besoin, une date autre que la date d’entrée est saisie ; les droits à congés annuels sont calculés à partir de celle-ci.
Demandez le document,
le collaborateur l’envoie depuis son téléphone.
Les RH demandent un document à une ou plusieurs personnes ; le collaborateur le dépose depuis son téléphone, les RH le valident ou le refusent avec un motif. Une nouvelle version ne supprime pas l’ancienne. Le modèle de documents obligatoires montre ce qui manque à qui, et la date de validité ce qui doit être renouvelé.
Catégories
Pièce d’identité, justificatif de domicile, diplôme, service militaire, relevé de sécurité sociale, contrat de travail, permis de conduire, certificat, justificatif bancaire ; casier judiciaire, documents de santé et de handicap dans la classe sensible. L’entreprise ajoute ses propres catégories.
Documents obligatoires
Modèle par catégorie, service et intitulé ; un document est compté comme manquant un nombre de jours défini après l’entrée. Filtre « Documents manquants » dans la liste des employés.
Rappels d’échéance
60, 30 et 7 jours avant l’échéance (90, 30 et 7 pour les certificats), le collaborateur est prévenu et les RH reçoivent une synthèse.
Certificats
Nom, type, organisme, numéro, dates de délivrance et d’échéance ; adresse de vérification facultative (https uniquement, copiée, jamais ouverte).
Ouverture sécurisée
Aperçu et téléchargement par un lien à usage unique valable 5 minutes, lié à la personne et à la session ; chaque ouverture est journalisée.
Dépôt depuis le téléphone
PDF, JPEG ou PNG ; les photos sont réduites sur le téléphone et les données de localisation supprimées avant l’envoi.
Un document à code-barres est-il authentique ?
La réponse vient d’e-Devlet.
L’IA ne peut pas prouver qu’un document est authentique, et Prozence ne le prétend pas. Prozence lit le code-barres, signale les incohérences et conduit les RH vers la page de vérification officielle. L’authenticité se constate en comparant le document avec la copie officielle obtenue sur e-Devlet.
1. Le code-barres est lu
Le numéro du code-barres depuis le texte du PDF, le QR code depuis la photo — lus dans le navigateur. Aucune IA n’est utilisée à cette étape.
2. Signaux d’alerte
Si le nom, le numéro d’identité ou la date de naissance ne correspond pas au dossier, si le document est ancien ou expiré, ou si le PDF a été modifié après coup, les RH voient une alerte. Une alerte n’est pas une décision.
3. Vérifier sur e-Devlet
Le bouton ouvre la page de vérification officielle dans un nouvel onglet et copie le code-barres dans le presse-papiers. Les RH saisissent elles-mêmes les informations complémentaires ; le serveur de Prozence n’envoie aucune requête à e-Devlet.
4. Comparaison avec la copie officielle
Les RH déposent la copie téléchargée sur e-Devlet ; code-barres, champs et texte sont comparés. Le résultat est un badge « Correspond à e-Devlet — qui, quand » ou une liste des différences.
Extraction des champs par l’IA
Facultative et désactivée par défaut ; elle nécessite le module complémentaire Prozence IA. Le numéro d’identité est masqué dans le texte envoyé ; casier judiciaire et documents de santé ne sont pas envoyés par défaut.
Une limite honnête
Le badge repose sur la déclaration que la copie a été téléchargée sur e-Devlet ; l’écran le dit clairement. Aucun écran n’affirme qu’un document a été « vérifié » par l’IA.
La synthèse de vos effectifs,
sans données personnelles.
Le tableau de bord RH n’affiche que des totaux. Les groupes de moins de 5 personnes apparaissent sous la forme « <5 » ; les salaires ne figurent que sur le tableau du responsable salaire, le nombre de salariés en situation de handicap que sur celui du responsable des données sensibles.
Effectifs
Employés actifs, répartition par service et par bureau, entrées et départs des 12 derniers mois, taux de rotation, ancienneté moyenne.
Démographie
Répartition par âge et pyramide des âges par sexe, part des femmes, niveau d’études et part des diplômés du supérieur.
Mode de travail
Part du travail à domicile et à distance d’après les pointages ; par bureau.
Congés et temps de présence
Congés pris et restants, provision de congés de l’entreprise, jours de congé et d’arrêt maladie par mois ; heures supplémentaires, retards et absences.
Calendrier
Périodes d’essai qui se terminent, anniversaires, anniversaires d’entrée et demandes de mise à jour en attente.
Documents
Nombre de personnes avec documents manquants, documents arrivant à échéance sous 30 et 60 jours, documents en attente de validation ; seuls les totaux partent vers Excel.
Reprenez vos dossiers existants
avec Excel, en une seule fois.
Téléchargez le modèle, remplissez-le, déposez-le. L’aperçu n’écrit rien ; les erreurs sont indiquées par ligne et par colonne, et seules les lignes sans erreur sont écrites, après votre confirmation.
Modèle
Informations du dossier, formation, conjoint et enfants, expérience, compétences, langues ; les feuilles Salaire et Banque uniquement dans le modèle du responsable salaire.
Aperçu et contrôle
Les personnes sont rapprochées par matricule ou e-mail ; numéro d’identité, IBAN, dates et valeurs de liste sont contrôlés. Jusqu’à 6 000 lignes par fichier.
Rien n’est écrasé
Une cellule vide n’efface pas une valeur existante ; les anciennes valeurs sont conservées chiffrées dans le journal d’import.
Export
Feuilles selon le rôle ; numéros d’identité masqués, protection contre l’injection de formules.
ZIP de la fiche
Informations et dernières versions des documents validés dans un ZIP protégé par mot de passe en AES-256 ; le mot de passe est affiché une fois et n’est pas conservé.
Un seul chemin avec les congés
La date de naissance de l’import Excel des congés va dans le dossier du personnel, la date d’entrée du dossier va dans les congés.
Chiffré, soumis à autorisation,
chaque ouverture journalisée.
Le Dossier du personnel contient les données les plus sensibles de Prozence ; c’est pourquoi il obéit à des règles plus strictes que les autres modules.
Chiffrement
Champs personnels, financiers et sensibles, montants de salaire et fichiers des documents sont chiffrés en AES-256-GCM ; une valeur chiffrée copiée dans la fiche d’une autre personne ne peut pas être déchiffrée.
Une clé distincte
Le Dossier du personnel utilise sa propre clé, indépendante des sels WordPress ; l’archive reste lisible même si les sels sont renouvelés.
Clé et séquestre dans le cloud
Dans le cloud Prozence, la clé est générée automatiquement. Pour la récupération, une copie chiffrée de la clé est conservée sous séquestre chez Prozon ; la clé n’est jamais envoyée en clair, et la copie ne s’ouvre que dans le navigateur, avec une clé privée conservée sur aucun serveur.
Sur votre propre serveur
La clé se trouve dans une constante de wp-config ou dans un fichier hors de la racine web ; sa sauvegarde relève de votre responsabilité. Perdre la clé, c’est perdre les données.
Journal d’audit
Consultations, modifications, ouvertures de documents et exports sont journalisés ; le journal ne contient pas les valeurs elles-mêmes.
Outils KVKK
À l’activation du module, des lignes pour le dossier et les documents sont ajoutées au registre des traitements ; la conservation dure toute la relation de travail puis, après le départ, sans limite en vue d’éventuels litiges.
Nous écrivons aussi
les limites, clairement.
Le Dossier du personnel fonctionne aujourd’hui avec les limites suivantes.
Pas d’analyse antivirus
Le type de fichier est contrôlé à partir de ses octets et les fichiers ne sont jamais rangés dans un chemin exécutable ; les PDF au contenu actif sont signalés et ne sont pas prévisualisés.
Un dossier hors de la racine web est nécessaire
Le dépôt de documents exige un dossier privé hors de la racine web sur le serveur ; il est prêt dans le cloud Prozence.
e-Devlet n’est pas interrogé automatiquement
La vérification se fait dans le navigateur des RH ; il n’existe aucune intégration institutionnelle officielle.
Pas de suppression
Fiches et documents ne sont pas supprimés ; le dossier d’un salarié parti reste dans l’archive.
HEIC
Si le navigateur ne peut pas convertir une photo d’iPhone, elle est refusée ; choisissez « Le plus compatible » dans les réglages de l’appareil photo.
Synchronisation avec Prozon Paie Bientôt disponible
La synchronisation du dossier avec Prozon Paie et Dossiers RH est un chantier distinct et arrive bientôt.
Le Dossier du personnel, dans les offres
Professionnel et Entreprise.
Aucun supplément : il est inclus dans le prix de l’offre. L’extraction des champs par l’IA nécessite le module complémentaire Prozence IA.
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