GUIDE D’UTILISATION
Utiliser Prozence,
Utiliser Prozence,
pas à pas.
Chaque tâche indique à qui elle s’adresse, où elle se trouve dans l’application, et montre les écrans. Le guide des collaborateurs s’adresse à tous ; le guide des administrateurs et des gestionnaires couvre la configuration et la gestion des modules.
Les personnes, entreprises, adresses et numéros de téléphone figurant sur les captures d’écran sont fictifs.
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Guide du collaborateur
pour toute personne qui utilise l'application chaque jour. 25 chapitres
- 00 Prise en main Connexion (SMS sans e-mail professionnel, e-mail personnel, invitation ; appareil partagé), ajout à l'écran d'accueil du téléphone, navigation (Mon espace), langue, Mon profil, personne à prévenir en cas d'urgence
- 01 Carte de visite numérique et Kit d'identité Ma carte, partage, QR, carte de contact, Wallet, arrière-plan de réunion, écran de verrouillage, carte imprimée, NFC, photo professionnelle
- 02 Signature d’e-mail Ajouter la signature à Gmail, Outlook et Apple Mail, signature courte, message d'absence, réseaux sociaux
- 03 Ajout de cartes (scan de cartes de visite) Photo de carte de visite, badge, saisie manuelle, ajout depuis une signature, note vocale, partage d'un contact du répertoire du téléphone, fichier vCard
- 04 Annuaire clients Personnes et entreprises, filtrage, notes, rappels, partage, import / export, fusion
- 05 Événements et salons professionnels Mode événement, questions de salon, tableau de bord du salon, e-mail de remerciement
- 06 Tableau et intranet Carte Aujourd'hui, Mes demandes, Tableau, Agenda de l'entreprise (niveau d'importance des annonces), Place de l'équipe, sondages, Pouls, Wiki, politiques, calendrier, suggestions / réclamations
- 07 Services internes Index : nouveaux emplacements des tâches déplacées (20–28) ; écran Services, Mon véhicule, étapes d'intégration
- 08 Annuaire et organisation Annuaire de l'entreprise, organigramme, profil d'un collègue, remplaçant
- 09 Notifications Cloche, notifications du téléphone, préférences de notification, résumé hebdomadaire
- 17 Dépenses, avances et indemnités de déplacement Ajouter une note de frais, indemnité de déplacement, avance professionnelle et dérogation au plafond, imputation sur l'avance, date de paiement estimée, dépense payée avec une carte d'entreprise, approbation en tant qu'approbateur
- 19 Rapports Mes rapports, rapport de direction, filtres par période / service / personne, CSV
- 20 L’app mobile Prozence Installer l'application, commencer avec votre e-mail professionnel, se connecter à votre entreprise, connexion, changer d'entreprise, notifications du téléphone, position pendant le temps de travail et Wi-Fi du bureau, confidentialité, déconnexion
- 21 Congés des collaborateurs Mes congés et détail du solde, types et règles de congé, congé annuel / demi-journée / congé de route, ajout de justificatifs, congé par anticipation, remplaçant, formulaire de congé et remise par QR code, annulation et demande d'annulation, approbation du responsable et du suppléant
- 22 Temps de travail Boîte du temps de travail et planning du jour, pointage au bureau (réseau du bureau, QR code, pointage automatique), depuis la maison / à distance / sur le terrain, position et selfie, je ne viendrai pas aujourd'hui, heures supplémentaires, motif de sortie, Ce mois-ci, correction, historique de mes pointages, suivi de position, Mon équipe
- 23 Demandes Créer une demande, la suivre, fournir des informations, évaluer ou rouvrir une demande clôturée, la transformer en tâche ; pour ceux qui traitent les demandes : demandes reçues, réponses types, tableau de bord Synthèse
- 24 Colis, courrier et achats Réceptionner votre envoi, envoyer un colis / un coursier, service courrier, demande d'achat, approbation, liste d'approvisionnement
- 25 Navette et cantine Ligne de navette et arrêt, navette suggérée selon le quartier, navette heures sup., je ne prends pas la navette, prendre une autre navette, écran du conducteur, menu du jour, participation, notation, QR code du restaurant, invité
- 26 Salle de réunion et visiteurs Réserver une salle et une place de parking, créneau libre le plus proche, modifier une réservation, Google Agenda, pré-enregistrement des visiteurs, accueil (pré-enregistrement pour le compte d'un autre, désignation de l'hôte, occupation des salles et du parking), personnes présentes, enregistrement autonome par QR code
- 27 Urgences, sécurité au travail et médecin du travail Plan et bandeau d'urgence, alerte plein écran et sirène, Je suis en sécurité et personnes en attente d'aide, équipes d'intervention d'urgence, personnes à prévenir en cas d'urgence, signaler une urgence, presque-accident, déclaration d'accident du travail, action corrective, rendez-vous avec le médecin du travail et échange chiffré
- 28 Inventaire et affectation des équipements Mes équipements, confirmation de remise, signalement d'incident et demande informatique en cas de panne, remplacement d'appareil, procès-verbaux, archivage, inventaire physique ; pour les responsables de l'inventaire : Inventaire, affectation, incidents, étiquette QR, import
- 33 Tâches et projets Mes tâches, tableau et liste, sous-tâche, liste de contrôle, dépendance, approbation du responsable, Projets, rôles de visibilité, projets récurrents, Performance
- 34 Recommander un candidat et prime de cooptation Postes ouverts, recommander un candidat, mes recommandations et étapes, prime
- 35 Sécurité de connexion : approbation par téléphone et application d’authentification Approbation par téléphone, application d'authentification, écran d'approbation de connexion, deuxième étape obligatoire, fermeture des sessions sur tous les appareils
- 42 Prozence IA : l’assistant d’intelligence artificielle Ouvrir l’assistant et l’information, poser des questions et sources, ce que l’on peut demander, réponses tirées des documents du wiki, joindre des documents à une page du wiki, droit d’utilisation, masquer et retirer son accord, réglages de l’Admin (fournisseur, modèle, limites)
Guide de l'admin et des opérateurs
pour les personnes qui installent l'application, la configurent et gèrent les modules (Admin, admins de module et opérateurs : RH, services généraux, comptabilité, marketing, informatique). 19 chapitres
- 10 Administration et installation Installation sur WordPress, assistant d'installation, panneau Admin, collaborateurs, autorisations et rôles de module, accès pour les personnes sans e-mail professionnel et invitation, fermeture des sessions des employés, fenêtre d’impact à la désactivation d’un module, rapports de violation CSP, marquage d’un employé comme parti dans l’application et départs planifiés
- 11 Gestion de la marque, de l'identité et de la signature Marque, conception de la carte de visite, Centre de signatures, bannières, modèles du Kit d'identité, photo professionnelle
- 12 Gestion de l’annuaire clients Lecture de cartes, sources, étiquettes, suivi de la relation, enrichissement, boîte e-mail, CRM
- 13 Intégrations Google Workspace, Microsoft 365, canaux de discussion, Zoom, Wallet
- 14 Gestion des services et des ressources humaines Index : nouveaux emplacements des tâches déplacées (29–32) ; rôles, attribution de véhicules, intégration, paie
- 15 Plusieurs entreprises, langues, KVKK et licence Sociétés du groupe, langues, outils KVKK / RGPD, licence, analyses, périmètre RH par société
- 16 Dépannage Problèmes courants et solutions
- 18 Gestion des notes de frais et comptabilité Politique de frais, indemnité de déplacement, avance, cartes d'entreprise, approbation comptable, paiement, rapport
- 19 Rapports Mes rapports, rapport de direction, filtres par période / service / personne, CSV
- 29 Gestion du temps de travail Les quatre onglets des paramètres du temps de travail, bureaux enregistrés, lien collaborateur–bureau, travail hors du bureau, organisations du travail, écran du QR code, autorisations, pointage et transfert vers le logiciel de paie, suivi de position, qui est prêt pour le pointage automatique et information
- 30 Gestion des congés des collaborateurs Jours travaillés, tableaux d'ancienneté, jours fériés, règles des types de congé, report et congé par anticipation, suivi du formulaire signé, approbateurs, circuit d'approbation, soldes, remise par QR code, transfert vers la paie, congés des employés qui partent
- 31 Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements Catégories de demandes et délais cibles, réponses types, correspondance, paramètres des achats et des équipements, autorisations
- 32 Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences Modules de services et rôles, lignes de navette, affectation navette et navette heures sup., menu, accès au restaurant, réservation, Google Agenda, paramètres des visiteurs, plan d'urgence, équipes, Je suis en sécurité, santé et sécurité au travail, médecin du travail
- 36 Gestion des tâches, des projets et des recommandations de candidats Activer le module Travail et ses réglages, projets dont le propriétaire est parti, réglages des recommandations de candidats, candidats et postes, prime
- 37 Préparation, approbation et rapports du budget Écran Budget et rôles, période et version, répartition du budget du service sur 12 mois, frais communs, modèle de budget Excel, envoi pour approbation, approbation et correction, mise en vigueur, révision, Rapports → Budget
- 38 Gestion du budget : installation, autorisations et coût du personnel Activer le module, gestionnaire du budget et administrateur technique, accès d’urgence, autorisations et périmètre, journal d’audit, catégories et codes de compte, devise et taux, clés de répartition, coût du personnel, calcul de paie (je saisis moi-même / Prozon), Pays
- 39 Réalisé budgétaire : import comptable Import mensuel de la balance générale / du grand livre, correspondance des colonnes, modification des profils, règles de compte et codes de service, lignes non associées, association des lignes une par une, rapprochement, réimport du même mois, annulation, réalisé du personnel (RH)
- 40 Flux de travail Activer le module, modèles prêts à l’emploi (nouveau salarié, départ d’un salarié, seuil d’achat, clôture mensuelle, changement de poste et de rémunération, expiration des documents et certificats, seconde approbation du budget), paramètres des modèles, brouillon et versions, Historique, Erreurs, Documents, Lancer manuellement, Audit, qui voit quoi
- 41 Chat : messagerie interne Activer le module, bouton Messages et onglet Google Chat, conversations directes et de groupe, groupes de service et canal Toute l'entreprise, réponse / modification / suppression / réaction / @mention, pièces jointes, accusés de lecture et « en train d'écrire », Démarrer une réunion (Meet / Teams), recherche, notifications et sourdine, paramètres admin (utilisateurs, conservation, accès en lecture des responsables), signalements d'abus, mes données
Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.
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