GUIDE D’UTILISATION
Utiliser Prozence,
Utiliser Prozence,
pas à pas.
Chaque tâche indique à qui elle s’adresse, où elle se trouve dans l’application, et montre les écrans. Le guide des collaborateurs s’adresse à tous ; le guide des administrateurs et des gestionnaires couvre la configuration et la gestion des modules.
Les personnes, entreprises, adresses et numéros de téléphone figurant sur les captures d’écran sont fictifs.
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Guide du collaborateur
pour toute personne qui utilise l'application chaque jour. 21 chapitres
- 00 Prise en main Connexion (SMS sans e-mail professionnel, e-mail personnel, invitation ; appareil partagé), ajout à l'écran d'accueil du téléphone, navigation, langue, Mon profil
- 01 Carte de visite numérique et Kit d'identité Ma carte, partage, QR, carte de contact, Wallet, arrière-plan de réunion, écran de verrouillage, carte imprimée, NFC, photo professionnelle
- 02 Signature d’e-mail Ajouter la signature à Gmail, Outlook et Apple Mail, signature courte, message d'absence, réseaux sociaux
- 03 Ajout de cartes (scan de cartes de visite) Photo de carte de visite, badge, saisie manuelle, ajout depuis une signature, note vocale, partage d'un contact du répertoire du téléphone, fichier vCard
- 04 Annuaire clients Personnes et entreprises, filtrage, notes, rappels, partage, import / export, fusion
- 05 Événements et salons professionnels Mode événement, questions de salon, tableau de bord du salon, e-mail de remerciement
- 06 Tableau et intranet Tableau, Agenda de l'entreprise, Place de l'équipe, sondages, Pouls, Wiki, politiques, calendrier, suggestions / réclamations
- 07 Services internes Index : nouveaux emplacements des tâches déplacées (20–28) ; écran Services, Mon véhicule, étapes d'intégration
- 08 Annuaire et organisation Annuaire de l'entreprise, organigramme, profil d'un collègue, remplaçant
- 09 Notifications Cloche, notifications du téléphone, préférences de notification, résumé hebdomadaire
- 17 Dépenses, avances et indemnités de déplacement Ajouter une note de frais, indemnité de déplacement, avance professionnelle, imputation sur l'avance, approbation en tant qu'approbateur
- 19 Rapports Mes rapports, rapport de direction, filtres par période / service / personne, CSV
- 20 L’app mobile Prozence Installer l'application, se connecter à votre entreprise, connexion, changer d'entreprise, notifications du téléphone, position pendant le temps de travail et Wi-Fi du bureau, confidentialité, déconnexion
- 21 Congés des collaborateurs Mes congés, types et règles de congé, congé annuel / demi-journée / congé de route, congé par anticipation, remplaçant, formulaire de congé et remise par QR code, approbation du responsable
- 22 Temps de travail Boîte du temps de travail et planning du jour, pointage au bureau (réseau du bureau, QR code), depuis la maison / à distance / sur le terrain, position et selfie, motif de sortie, Ce mois-ci, correction, suivi de position, Mon équipe
- 23 Demandes Créer une demande, la suivre, fournir des informations, valider une demande résolue ; pour ceux qui traitent les demandes : demandes reçues, réponses types, tableau de bord Synthèse
- 24 Colis, courrier et achats Réceptionner votre envoi, envoyer un colis / un coursier, service courrier, demande d'achat, approbation, liste d'approvisionnement
- 25 Navette et cantine Ligne de navette et arrêt, je ne prends pas la navette, prendre une autre navette, écran du conducteur, menu du jour, participation, notation, QR code du restaurant, invité
- 26 Salle de réunion et visiteurs Réserver une salle et une place de parking, Google Agenda, pré-enregistrement des visiteurs, accueil, personnes présentes, enregistrement autonome par QR code
- 27 Urgences, sécurité au travail et médecin du travail Plan et bandeau d'urgence, Je suis en sécurité, équipes d'intervention d'urgence, signaler une urgence, presque-accident, rendez-vous avec le médecin du travail et échange chiffré
- 28 Inventaire et affectation des équipements Mes équipements, confirmation de remise, signalement d'incident, inventaire physique ; pour les responsables de l'inventaire : Inventaire, affectation, incidents, étiquette QR, import
Guide de l'admin et des opérateurs
pour les personnes qui installent l'application, la configurent et gèrent les modules (Admin, admins de module et opérateurs : RH, services généraux, comptabilité, marketing, informatique). 13 chapitres
- 10 Administration et installation Installation sur WordPress, assistant d'installation, panneau Admin, collaborateurs, autorisations et rôles de module, accès pour les personnes sans e-mail professionnel et invitation
- 11 Gestion de la marque, de l'identité et de la signature Marque, conception de la carte de visite, Centre de signatures, bannières, modèles du Kit d'identité, photo professionnelle
- 12 Gestion de l’annuaire clients Lecture de cartes, sources, étiquettes, suivi de la relation, enrichissement, boîte e-mail, CRM
- 13 Intégrations Google Workspace, Microsoft 365, canaux de discussion, Zoom, Wallet
- 14 Gestion des services et des ressources humaines Index : nouveaux emplacements des tâches déplacées (29–32) ; rôles, attribution de véhicules, intégration, paie
- 15 Plusieurs entreprises, langues, KVKK et licence Sociétés du groupe, langues, outils KVKK / RGPD, licence, analyses
- 16 Dépannage Problèmes courants et solutions
- 18 Gestion des notes de frais et comptabilité Politique de frais, indemnité de déplacement, avance, approbation comptable, paiement, rapport
- 19 Rapports Mes rapports, rapport de direction, filtres par période / service / personne, CSV
- 29 Gestion du temps de travail Les quatre onglets des paramètres du temps de travail, bureaux enregistrés, lien collaborateur–bureau, travail hors du bureau, organisations du travail, écran du QR code, autorisations, pointage et transfert vers le logiciel de paie, suivi de position
- 30 Gestion des congés des collaborateurs Jours travaillés, tableaux d'ancienneté, jours fériés, règles des types de congé, report et congé par anticipation, suivi du formulaire signé, approbateurs, circuit d'approbation, soldes, remise par QR code, transfert vers la paie
- 31 Gestion des demandes, de la correspondance, des achats et des équipements Catégories de demandes et délais cibles, réponses types, correspondance, paramètres des achats et des équipements, autorisations
- 32 Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences Modules de services et rôles, lignes de navette, menu, accès au restaurant, réservation, Google Agenda, paramètres des visiteurs, plan d'urgence, équipes, Je suis en sécurité, santé et sécurité au travail, médecin du travail
Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.
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