32. Gestion de la navette, des repas, des visiteurs et des urgences

Les captures d’écran montrent l’interface turque de Prozence avec les données fictives de « Örnek Teknoloji A.Ş. » ; l’interface française présente la même disposition.

Ce chapitre s’adresse aux personnes qui gèrent la navette, la cantine, les salles de réunion, les visiteurs, les urgences, la santé et la sécurité au travail (SST) et le médecin du travail. Nous y expliquons comment activer les modules, les régler, attribuer les rôles et assurer la gestion quotidienne des responsables. Pour chaque réglage, ce qu’il fait et sa valeur par défaut figurent dans un tableau.

Pour qui : Admin · Responsable des services · Responsable navette · Responsable restauration · Admins des modules Réservation et Visiteurs · Responsable d’urgence · Responsable SST

Pour les écrans que voient les employés, voir 25. Navette et cantine, 26. Salle de réunion et visiteurs et 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail. Pour les rapports, voir 19. Rapports.

Dans ce chapitre

• Ouvrir la gestion des services
• Activer les modules de services (Général)
• Attribuer les rôles : responsable navette, responsable restauration, personnel de la cantine, accueil
• Définir les lignes de navette
• Suivre les trajets du jour
• Lien chauffeur et annonce aux passagers
• Saisir le menu du déjeuner
• Suivre la présence au déjeuner et les notes du menu
• Réglages de l’entrée de la cantine
• Ressources de réservation et règles
• Synchronisation avec Google Agenda
• Réglages visiteurs, accueil et départ
• Modifier le plan d’urgence
• Équipes d’intervention d’urgence et exercices
• Lancer l’appel « Je suis en sécurité »
• Suivre et clore le tableau de l’appel
• Points de rassemblement et réglages de « Je suis en sécurité »
• Réglages des signalements de sécurité
• Traiter les presque-accidents et les signalements de danger
• Ajouter un médecin et régler les rendez-vous

Ouvrir la gestion des services

Pour qui : Admin, responsable des services, admins des modules de services · Où : Admin → Modules → Services · Version : 0.55.0 (sous-onglets 0.99.23)

À quoi ça sert : Les réglages de la navette, des repas, des véhicules, des demandes, du service courrier, des réservations et des visiteurs sont réunis sur un seul écran, dans des sous-onglets distincts.

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Admin.
2. Dans le menu Admin, cliquez sur Services dans le groupe Modules.
3. Choisissez l’un des sous-onglets du haut : Général, Demandes, Service courrier, Réservation, Visiteurs, Repas, Navette, Véhicule, Autorisations.

Qui voit quoi :

• L’Admin et le responsable des services voient tous les sous-onglets.
• L’admin d’un module (par ex. le responsable navette ou le responsable restauration) ne voit que son propre sous-onglet et Autorisations.
• L’onglet d’un service désactivé est estompé et porte l’étiquette « désactivé » ; vous pouvez en ouvrir les réglages, et pour l’activer vous utilisez l’onglet Général.
• Le sous-onglet choisi est mémorisé pendant la session. Vous pouvez aussi passer d’un onglet à l’autre avec les touches fléchées.

Sur téléphone : Touchez la bande Profil → Admin, puis choisissez Services.

Astuce : Le plan d’urgence et « Je suis en sécurité » ne se trouvent pas sur cet écran ; ils se gèrent avec les boutons Urgence et Je suis en sécurité de la barre du haut. La SST et le médecin du travail se trouvent dans Admin → Modules → SST.

Activer les modules de services (Général)

Pour qui : Admin, responsable des services · Où : Admin → Services → Général · Version : 0.52.0 (options supplémentaires 0.79.0)

À quoi ça sert : Vous activez les services qui existent dans votre entreprise. Un service désactivé n’apparaît nulle part pour les employés.

1. Dans l’onglet Général, section Modules de services, cochez les modules à activer.
2. Sous Options repas et navette, cochez les options facultatives.
3. Cliquez sur Enregistrer les modules.

Astuce : Les demandes, le service courrier, la réservation et les visiteurs s’activent avec la première case de leur propre sous-onglet.

Attribuer les rôles : responsable navette, responsable restauration, personnel de la cantine, accueil

Pour qui : Admin, responsable des services · Où : Admin → Services → Autorisations · Version : 0.99.3 (Navette 0.99.26, Repas et cantine 0.99.27)

À quoi ça sert : Pour chaque module de services, vous définissez qui le gère, qui fait le travail quotidien et qui peut seulement consulter.

1. Ouvrez le sous-onglet Autorisations. Chaque module a sa propre section.
2. Dans le champ du rôle voulu, saisissez le nom de la personne et choisissez-la dans la liste. Pour retirer une personne, cliquez sur × à côté de son nom.
3. Pour donner un rôle à tout un service, cliquez sur + Ajouter un service (un rôle attribué à un service ne reçoit pas de notifications).
4. Cliquez sur le bouton Enregistrer de la section.

Important : Seul l’Admin attribue ou retire le rôle d’admin de module. Vous ne pouvez pas modifier vos propres droits. Les responsables d’urgence se désignent dans Admin → Personnes et droits avec le champ Responsable d’urgence (voir 10. Administration et installation).

Définir les lignes de navette

Pour qui : Responsable navette, responsable des services · Où : Admin → Services → Navette · Version : 0.52.0 (nombre de places 0.99.26)

À quoi ça sert : Vous saisissez les lignes de navette, les véhicules, les chauffeurs, le nombre de places et les horaires des arrêts. Les employés choisissent leur ligne et leur arrêt.

1. Ouvrez le sous-onglet Navette.
2. Pour une nouvelle ligne, cliquez sur + Ajouter une ligne.
3. Dans le champ Nom de la ligne (ex. Kadıköy – Bureau), saisissez le nom de la ligne.
4. Remplissez Véhicule (ex. 34 ABC 123, minibus blanc), Chauffeur, Téléphone et, si vous le souhaitez, Note (ex. Départ 17 h 30 le vendredi).
5. Dans le champ Places (vide = illimité), saisissez le nombre de places passagers du véhicule.
6. Dans le champ Arrêts, saisissez un arrêt par ligne : Nom de l’arrêt | horaire du matin | horaire du soir (par ex. Kadıköy İskele | 07:15 | 18:45).
7. Cliquez sur Enregistrer les lignes.

Astuce : À côté des lignes enregistrées figure le nombre de personnes ayant choisi cette ligne (par ex. « 3 personnes l’ont choisie »).

Important : Si vous supprimez une ligne avec Supprimer, le choix des employés qui l’avaient sélectionnée est effacé. Le système vous le demande avant de supprimer.

Suivre les trajets du jour

Pour qui : Responsable navette, responsable des services · Où : Admin → Services → Navette → Trajets du jour · Version : 0.99.26

À quoi ça sert : Dans un seul tableau, vous voyez le trajet du jour de chaque ligne, son remplissage et qui est monté ou non.

1. Ouvrez le sous-onglet Navette. Le tableau Trajets du jour est tout en haut.
2. Colonnes : Ligne, Trajet (matin / soir et état, par ex. « Soir · en route »), Lieu (occupées / places), Monté, Pas monté, Ne monte pas, D’une autre navette.

Astuce : Les colonnes Monté / Pas monté viennent des marquages du chauffeur (voir 25. Navette et cantine). Les marquages ne sont conservés que pour le jour même ; il n’y a pas de rapport pour les jours passés.

Lien chauffeur et annonce aux passagers

Pour qui : Responsable navette, responsable des services · Où : Admin → Services → Navette → Navette en direct · Version : 0.79.0 (mis à jour en 0.99.26)

À quoi ça sert : Vous remettez au chauffeur de chaque ligne un lien secret qui ne demande pas de connexion. En cas de retard ou d’annulation, vous envoyez une annonce aux passagers.

Avant de commencer : La fonction Navette en direct doit être activée (voir Activer les modules de services).

1. Dans la carte Navette en direct sous la ligne, cliquez sur Copier le lien chauffeur. Envoyez le lien au chauffeur par message.
2. En haut de la carte figure l’état du trajet du jour (par ex. « Aucun trajet n’a commencé aujourd’hui. » ou « Trajet du soir · en route »).
3. Pour une annonce aux passagers, choisissez le type dans la liste : Retard, Pas de trajet aujourd’hui ou Message libre.
4. Choisissez le trajet du Matin ou du Soir. Pour un retard, saisissez les minutes ; pour un message libre, écrivez le message.
5. Cliquez sur Prévenir les passagers. Le message « Notification envoyée à … passagers. » s’affiche.

Erreurs fréquentes :

• « Gecikme 5–120 dakika olmalı. » (« Le retard doit être de 5 à 120 minutes. »)
• « Le message ne peut pas être vide. »
• « Duyuru türü geçersiz. » (« Type d’annonce non valide. »)

Important : Si le lien est tombé entre de mauvaises mains, cliquez sur Renouveler le lien et confirmez. L’ancien lien devient aussitôt invalide (« Şoför ekranı kapalı », soit « Écran du chauffeur fermé ») ; envoyez le nouveau au chauffeur.

Saisir le menu du déjeuner

Pour qui : Responsable restauration, responsable des services · Où : Admin → Services → Repas · Version : 0.52.0

À quoi ça sert : Vous saisissez le menu du mois jour par jour. Les employés voient le menu du jour et le mois complet dans Services.

1. Ouvrez le sous-onglet Repas. Choisissez le mois avec les boutons ‹ et › à côté du nom du mois.
2. Dans le champ de chaque jour, écrivez les plats, un plat par ligne.
3. Si vous le souhaitez, écrivez la note du jour dans le champ Note (ex. Végétarien : …) en dessous.
4. Pour les jours passés et les week-ends, cliquez sur Jours passés (…) ou Afficher les week-ends.
5. Cliquez sur Enregistrer le menu.

Importer un fichier (CSV) :

1. Préparez le menu avec une ligne par jour : la première colonne est la date, les colonnes suivantes sont les plats (par ex. 01.10.2026;Soupe de lentilles;Poulet sauté;…). La date peut être au format JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ ; le séparateur peut être un point-virgule, une virgule ou une tabulation.
2. Enregistrez le fichier au format CSV (512 Ko au maximum).
3. Dans le champ Importer un fichier (CSV), choisissez le fichier. Les lignes dont la première colonne n’est pas une date sont ignorées.

Important : Les jours du fichier remplacent l’ancien enregistrement de ces jours. Les jours de plus de 120 jours sont supprimés automatiquement.

Suivre la présence au déjeuner et les notes du menu

Pour qui : Responsable restauration, responsable des services, cuisine · Où : Admin → Services → Repas (haut de l’onglet) · Version : 0.79.0

À quoi ça sert : La cuisine sait à l’avance combien de personnes déjeunent chaque jour. Vous voyez de façon anonyme les notes et les commentaires des employés.

Avant de commencer : Présence au déjeuner et Notation du menu doivent être activées.

1. Regardez la liste Nombre de personnes attendu en haut du sous-onglet Repas. Pour chaque jour figurent le nombre de personnes et, à côté, les nombres absents au déjeuner … et en congé ….
2. Sous Notes des 30 derniers jours s’affichent la moyenne générale et le nombre de votes. S’il n’y a pas encore de note : « Aucune note pour le moment. »
3. Cliquez sur un jour pour ouvrir le menu de ce jour et les commentaires.

Astuce : Une fois l’heure limite passée, le nombre de personnes attendu du jour est envoyé en un seul e-mail à l’adresse E-mail récapitulatif cuisine. Les employés en congé sont déduits automatiquement.

Important : Les commentaires sont anonymes ; n’essayez pas de retrouver leur auteur.

Réglages de l’entrée de la cantine

Pour qui : Responsable restauration (Repas et cantine → Admin du module), responsable des services · Où : Admin → Services → Repas → Entrée de la cantine · Version : 0.99.27

À quoi ça sert : Vous activez l’entrée à la cantine par QR code et vous décidez qui peut amener des invités.

Avant de commencer : Le module Menu doit être activé. S’il est désactivé, l’avertissement « Le menu est désactivé, l’entrée de la cantine ne fonctionne donc pas. Activez d’abord le menu dans Général. » s’affiche.

1. Dans le sous-onglet Repas, descendez jusqu’à la section Entrée de la cantine.
2. Cochez la case Entrée à la cantine par QR code : le personnel ouvre l’entrée du jour, les salariés scannent le code.
3. Dans la liste Qui peut amener des invités, choisissez Personne, Tous les salariés ou Salariés sélectionnés. Avec Salariés sélectionnés, cochez les personnes dans la liste de recherche qui s’ouvre.
4. Saisissez les valeurs Invités max. par personne et par jour et Conserver les enregistrements (mois).
5. Cliquez sur Enregistrer les réglages de la cantine. Le message « Réglages de la cantine enregistrés. » s’affiche.
6. Désignez le personnel dans le sous-onglet Autorisations, sous Repas et cantine → Opérateur.

Astuce : Pour l’écran quotidien du personnel, voir 25. Navette et cantine. Qui a déjeuné aujourd’hui, les invités et la moyenne quotidienne se trouvent dans Rapports → Cantine.

Ressources de réservation et règles

Pour qui : Admin du module Réservation, responsable des services · Où : Admin → Services → Réservation · Version : 0.65.0

À quoi ça sert : Vous définissez les salles de réunion et les places de parking réservables, ainsi que les horaires et les limites de réservation.

1. Ouvrez le sous-onglet Réservation.
2. Cochez la case Réservation activée : les salariés réservent salles et parking.
3. Saisissez les horaires et les limites (voir le tableau).
4. Avec le champ Ajouter l’accueil : saisissez un nom, ajoutez les agents d’accueil qui recevront les notifications d’invités.
5. Cliquez sur + Ajouter une salle ou + Ajouter une place. Pour chaque ressource, saisissez Nom, Type (Salle de réunion / Parking), Étage / emplacement ; pour les salles, Capacité (personnes), Équipement et, si vous le souhaitez, Agenda de ressource Google (facultatif).
6. Pour fermer temporairement une ressource, décochez Réservable sur cette ressource. Pour la supprimer définitivement, cliquez sur Retirer.
7. Cliquez sur Enregistrer les réglages de réservation.

Astuce : Le nombre de véhicules que le parking visiteurs peut accueillir en même temps se définit dans le sous-onglet Visiteurs (voir Réglages visiteurs). Les réservations de places de parking ne sont pas déduites de cette capacité.

Synchronisation avec Google Agenda

Pour qui : Admin, admin du module Réservation · Où : Admin → Services → Réservation → Synchroniser avec Google Agenda · Version : 0.99.18 (synchronisation des salles depuis Google 0.99.29)

À quoi ça sert : Les réservations faites dans Prozence sont inscrites dans le Google Agenda de la personne qui réserve ; les réunions créées dans Google Agenda en choisissant une salle arrivent dans Prozence toutes les 10 minutes comme réservations « Depuis Google Agenda ». Les participants extérieurs arrivent dans la liste des attendus de l’accueil.

Avant de commencer : La connexion Google Workspace de l’entreprise (compte de service Google des signatures e-mail et délégation à l’échelle du domaine) doit être configurée. L’assistant Admin → Intégrations → Google / Microsoft configure les autorisations nécessaires (voir 13. Intégrations).

1. Dans le sous-onglet Réservation, cochez la case Synchroniser avec Google Agenda : les réservations sont inscrites dans le Google Agenda de la personne qui réserve ; les créneaux occupés des salles dans Google s’affichent.
2. Lisez la ligne d’état sous la case :
   • « Prêt. Le compte de service Google des signatures e-mail est utilisé ; aucun consentement séparé n’est demandé aux employés. »
   • « Aucun compte de service Google n’est installé (écran Signatures e-mail) ; la synchronisation ne fonctionnera pas. »
   • « Rien n’est écrit dans Google en environnement de test / préproduction. »
3. Si la connexion est incomplète, cliquez sur Ouvrir l’assistant à côté de la ligne « Il manque … étapes pour Google Agenda. ».
4. Dans le champ Agenda de ressource Google (facultatif) de chaque salle, saisissez l’e-mail de l’agenda de la salle, que vous trouvez dans la console d’administration Google → Annuaire → Bâtiments et ressources.
5. Cliquez sur Enregistrer les réglages de réservation.
6. Après l’enregistrement, la section Réservations de salles depuis Google Agenda apparaît. Elle indique l’heure et les nombres de la dernière synchronisation (« Dernière synchronisation — nouvelles : …, mises à jour : …, annulées : … »). Pour synchroniser tout de suite, cliquez sur Synchroniser maintenant.
7. Pour rapprocher les salles de Google des salles de Prozence, cliquez sur Trouver les salles Google ; pour chaque salle, associez-la ou ajoutez-la comme nouvelle salle.

Erreurs fréquentes :

• « Pour synchroniser, remplissez le champ « Agenda de ressource Google » des salles et enregistrez. »
• « Impossible de lire Google Agenda : … » : l’employé qui lit n’a pas accès à l’agenda de la salle, ou Google est injoignable. Les enregistrements de cette salle ne sont pas touchés.
• Pour Trouver les salles Google, la délégation à l’échelle du domaine dans la console d’administration doit comporter le champ d’application de lecture de la liste des salles ; sinon une erreur accompagnée d’instructions s’affiche.

Important : Une réservation venue de Google ne peut pas être annulée depuis Prozence ; les modifications et annulations se font dans Google Agenda. Les agendas de salles Microsoft 365 ne sont pas pris en charge.

Remarque : L’image ci-dessus montre l’état où la synchronisation est désactivée. Tant qu’elle est désactivée, seule la note « Une fois activé, le compte de service Google des signatures e-mail est utilisé ; l’assistant Admin → Intégrations → Google / Microsoft configure les autorisations nécessaires. » s’affiche sous la case ; la ligne d’état et la section Réservations de salles depuis Google Agenda apparaissent quand la synchronisation est activée et enregistrée.

Réglages visiteurs, accueil et départ

Pour qui : Admin du module Visiteurs, responsable des services · Où : Admin → Services → Visiteurs · Version : 0.66.0 (parking et carte de visite 0.99.24, accueil et départ 0.99.28)

À quoi ça sert : Vous activez le registre des visiteurs ; vous réglez la notice de confidentialité, la capacité du parking visiteurs, le contenu de l’e-mail de bienvenue envoyé au visiteur, les points de sortie et l’auto-enregistrement par QR code.

1. Ouvrez le sous-onglet Visiteurs.
2. Cochez la case Registre des visiteurs actif : l’accueil enregistre, les employés annoncent leurs invités.
3. Réglez les options et les durées d’après le tableau.
4. Dans la section Message de bienvenue, écrivez les textes destinés au visiteur : adresse et indications d’étage / de salle, règles de l’entreprise, urgence, santé et sécurité au travail, règles de stationnement, nom et mot de passe du Wi-Fi invités. Pour les règles, l’urgence et la SST, vous pouvez aussi ajouter un lien (il doit commencer par https://).
5. Dans le champ Points de sortie, écrivez une porte par ligne (par ex. « Ana giriş », « Otopark kapısı »).
6. Avec le champ Ajouter l’accueil : saisissez un nom, ajoutez les agents d’accueil.
7. Cliquez sur Enregistrer les réglages visiteurs.

Enregistrement par QR :

1. Cochez la case Enregistrement par QR : le visiteur scanne le code à l’accueil et s’enregistre et enregistrez.
2. Un QR code apparaît dans la section. Avec Imprimer l’affiche, imprimez l’affiche avec le QR code et accrochez-la à l’accueil, ou avec Ouvrir la page d’enregistrement, laissez la page ouverte sur la tablette de l’accueil.
3. Si vous pensez que le lien est tombé entre de mauvaises mains, cliquez sur Renouveler la clé ; l’ancien QR code ne fonctionne plus, réimprimez l’affiche.

Erreurs fréquentes :

• « La capacité du parking visiteurs doit être de 0 à 200 voitures (0 = sans limite). »
• « La durée par défaut d’une voiture visiteur doit être de 30 à 720 minutes. »
• « Le rappel « Votre invité est-il arrivé ? » doit être de 0 à 240 minutes (0 = désactivé). »
• « Les liens doivent commencer par https://. »
• « Saisissez la notice affichée aux visiteurs. »

Important : L’e-mail de bienvenue et les pages du visiteur sont uniquement en turc. Aucune pièce d’identité, photo ni signature n’est recueillie. Pour les pages que voit le visiteur, voir 26. Salle de réunion et visiteurs.

Modifier le plan d’urgence

Pour qui : Responsable d’urgence, Admin · Où : Urgence dans la barre du haut → Modifier le plan · Version : 0.99.30

À quoi ça sert : Vous saisissez les emplacements, les téléphones, les consignes et le plan d’évacuation du plan d’urgence que tout le monde voit.

1. Dans la barre du haut, cliquez sur Urgence et ouvrez l’onglet Modifier le plan.
2. Dans les champs d’emplacements, écrivez un emplacement par ligne ; pour l’étage ou une indication, utilisez « | » (par ex. Escalier de secours | 5e étage, derrière les ascenseurs). Les champs sont : Issues de secours, Extincteurs, Disjoncteurs, Vannes d’eau, Armoires de premiers secours, Autre.
3. Dans le champ Téléphones (Nom | numéro), écrivez un téléphone par ligne (par ex. Gestion de l’immeuble | +90 212 000 00 50).
4. Si besoin, modifiez les textes Consigne : Séisme, Consigne : Incendie, Consigne : Accident du travail, Consigne : Fuite électrique, Consigne : Dégât des eaux.
5. S’il y en a un, saisissez dans Lien du plan d’évacuation (facultatif) l’adresse https:// du PDF ou de l’image.
6. Vérifiez la case En cas d’urgence, envoyer aux visiteurs présents issues et point de rassemblement (e-mail ; SMS si un fournisseur est configuré).
7. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Plan d’urgence enregistré. » s’affiche.

Astuce : Les points de rassemblement ne se saisissent pas sur cet écran mais dans les réglages de « Je suis en sécurité » (« Les points de rassemblement viennent des réglages de l’appel. »). Si les emplacements ne sont pas encore saisis, le plan indique « Les issues de secours, extincteurs, disjoncteurs, vannes et armoires de premiers secours ne sont pas encore saisis. Ajoutez-les dans « Modifier le plan ». »

Important : Les textes de consignes ne sont pas traduits ; ils s’affichent en turc. Aucune position n’est indiquée sur le plan d’étage ; les emplacements sont conservés sous forme de texte.

Équipes d’intervention d’urgence et exercices

Pour qui : Responsable d’urgence, Admin · Où : Urgence dans la barre du haut → Équipes · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Vous enregistrez les équipes d’extinction, de sauvetage et de protection (personnel d’appui) et l’équipe de premiers secours. Le nombre de personnes requis est calculé d’après la classe de risque du site et l’effectif ; les équipes incomplètes, les certificats qui arrivent à expiration, la date de révision du plan et les exercices figurent sur un seul écran.

1. Dans la barre du haut, cliquez sur Urgence et ouvrez l’onglet Équipes.
2. Dans les cartes du haut, voyez pour chaque équipe le nombre en place / requis (par ex. « 1 / 1 Équipe de sauvetage »), les manques et les certificats qui expirent dans les 60 jours. En dessous figurent l’effectif, la classe de risque et les ratios, ainsi que les dates du Dernier exercice et de la Dernière révision du plan.
3. Dans la liste Classe de risque du site, choisissez Risque faible, Dangereux ou Très dangereux.
4. Saisissez la Date de la dernière révision du plan.
5. Si vous voulez modifier les ratios d’après l’évaluation de votre spécialiste SST, saisissez Personnel d’appui : 1 pour combien de salariés (0 = par défaut) et Secouriste : 1 pour combien de salariés (0 = par défaut).
6. Sous Membres des équipes, cliquez sur + Ajouter un membre. Sur la ligne, saisissez le nom de l’employé et choisissez-le dans la liste, choisissez l’équipe et la fonction (Membre / Chef d’équipe), saisissez la date de Formation et l’Expiration du certificat. Pour retirer la ligne, cliquez sur Supprimer.
7. Cliquez sur Enregistrer les équipes. Le message « Équipes d’urgence enregistrées. » s’affiche.

Enregistrer un exercice :

1. Dans la section Exercices, choisissez la Date de l’exercice.
2. Dans la liste Type d’exercice, choisissez Incendie, Séisme, Évacuation, Premiers secours ou Autre.
3. Saisissez le Nombre de participants et, si vous le souhaitez, une note (par ex. « évacuation 4 min »).
4. Cliquez sur Ajouter un exercice. Le message « Exercice enregistré. » s’affiche. Supprimez un enregistrement erroné avec Supprimer.

Astuce : Dans l’application, les signalements d’urgence faits avec la case Exercice cochée sont comptés automatiquement comme exercices. Au moins un exercice par an est requis ; s’il n’y en a aucun, l’avertissement « Aucun exercice enregistré (au moins un exercice par an est requis). » s’affiche. Les responsables d’urgence reçoivent un rappel unique 30 jours avant l’expiration d’un certificat, et quand le plan ou l’exercice est en retard.

Erreurs fréquentes :

• « Choisissez un salarié dans la liste pour chaque ligne ou supprimez la ligne. »
• « Choisissez la date de l’exercice. »
• La fin du certificat ne peut pas précéder la date de formation ; un employé qui a quitté l’entreprise et le médecin ne peuvent pas être ajoutés à une équipe.

Important : Les membres des équipes figurent par leur nom dans le plan que tout le monde voit, avec un bouton Rechercher. Quand une urgence est signalée, les membres reçoivent la notification « votre équipe est en intervention ».

Lancer l’appel « Je suis en sécurité »

Pour qui : Responsable d’urgence, Admin · Où : Bouton Je suis en sécurité de la barre du haut · Version : 0.62.0

À quoi ça sert : Après un séisme, un incendie, une évacuation ou un exercice, vous demandez aux employés « Êtes-vous en sécurité ? ». Les réponses sont réunies en direct dans le tableau de l’appel. Avec « Signaler une urgence », l’appel démarre automatiquement ; cette tâche sert seulement à lancer l’appel séparément.

1. Dans la barre du haut, cliquez sur le bouton Je suis en sécurité.
2. Vérifiez le Titre et le Message (les valeurs par défaut viennent des réglages).
3. S’il s’agit d’un exercice, cochez la case Exercice (la notification et le bandeau indiquent « EXERCICE »).
4. Sous Destinataires, choisissez Toute l’entreprise ou Choisir des services.
5. Sous Canaux, vérifiez les cases de la notification du téléphone et de l’e-mail.
6. Cliquez sur Continuer. Le nombre de personnes qui seront notifiées s’affiche.
7. Cliquez sur Lancer l’appel.

Erreurs fréquentes :

• « Un appel est déjà en cours ; clôturez-le avant d’en lancer un autre. »
• « Choisissez au moins un canal. »
• « Un administrateur a désactivé « Je suis en sécurité ». »

Important : Dès le lancement de l’appel, un bandeau d’appel apparaît en haut de l’écran de tous les employés (voir 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail). Ne le lancez pas pour essayer ; pour les exercices, cochez la case d’exercice. Même si la licence a expiré, « Je suis en sécurité » et le signalement d’urgence fonctionnent.

Suivre et clore le tableau de l’appel

Pour qui : Responsable d’urgence, Admin · Où : Je suis en sécurité dans la barre du haut ; Urgence → Présents → Tableau de l’appel · Version : 0.62.0

À quoi ça sert : Vous voyez aussitôt qui est en sécurité, qui demande de l’aide et qui n’a pas répondu.

1. Pendant un appel en cours, cliquez sur Je suis en sécurité dans la barre du haut. En haut figurent la personne qui a lancé l’appel, l’heure, le périmètre et l’heure de clôture automatique.
2. Regardez les nombres J’ai besoin d’aide, Pas de réponse, En sécurité et Total. Un clic sur un nombre filtre la liste selon cet état. Le tableau se rafraîchit seul toutes les quelques secondes.
3. Organisez la liste avec Par service, Par point de rassemblement ou Sans regroupement ; retrouvez une personne en saisissant dans le champ de recherche (Rechercher nom, service ou note).
4. Lisez la note de la personne qui a indiqué J’ai besoin d’aide et appelez-la avec Rechercher.
5. Pour renvoyer une notification à ceux qui n’ont pas répondu, cliquez sur Relancer ceux qui n’ont pas répondu (n).
6. Marquez avec Marquer en sécurité la personne dont vous avez appris qu’elle est en sécurité ; la personne qui la marque est enregistrée.
7. Ouvrez la liste Visiteurs sur place (n) pour le décompte lors de l’évacuation.
8. Si vous avez besoin d’un enregistrement, cliquez d’abord sur Télécharger le CSV. Puis cliquez sur Clore l’appel et sur Oui, clore.

Astuce : Les employés en congé portent la mention En congé. Les résultats des exercices restent sous Appels précédents (n) : titre, heure, périmètre, nombres et délai médian de réponse.

Important : À la clôture, les réponses par personne, les notes et les positions sont supprimées ; seuls les nombres restent dans l’historique. Si l’appel n’est pas clos à la main, il se ferme automatiquement à l’expiration du délai réglé.

Remarque : L’image montre le tableau d’un exercice de séisme avec des réponses d’exemple.

Points de rassemblement et réglages de « Je suis en sécurité »

Pour qui : Admin · Où : Je suis en sécurité → Réglages (administrateur) · Version : 0.62.0

1. Dans la barre du haut, cliquez sur Je suis en sécurité et ouvrez Réglages (administrateur) en bas de la fenêtre.
2. Saisissez les réglages d’après le tableau.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Vous désignez les responsables d’urgence dans Admin → Personnes et droits avec le champ Responsable d’urgence.

Réglages des signalements de sécurité

Pour qui : Admin du module SST, Admin · Où : Admin → Modules → SST → Réglages SST · Version : 0.71.0 (onglet Admin 0.99.3)

1. Cliquez sur Admin → Modules → SST.
2. Cochez la case Activer les signalements sécurité.
3. Saisissez les autres réglages d’après le tableau et cliquez sur Enregistrer.
4. Ajoutez l’équipe SST (préventeur, médecin du travail, représentant des salariés…) comme Opérateur dans la section Autorisations, en bas de l’onglet. S’il n’y a pas d’opérateur, les signalements vont aux Admins.

Astuce : Le rapport des signalements se trouve dans Rapports → SST (voir 19. Rapports).

Traiter les presque-accidents et les signalements de danger

Pour qui : Opérateur SST (préventeur, médecin du travail, représentant des salariés) · Où : Tableau → Services → Signalement sécurité → Signalements reçus · Version : 0.71.0

À quoi ça sert : Vous examinez les presque-accidents, les situations dangereuses et les comportements dangereux signalés par les employés. Vous évaluez le risque, vous ouvrez une action corrective / préventive (ACP) et vous revenez vers la personne qui a signalé.

1. Dans la carte Signalement sécurité, cliquez sur l’onglet Signalements reçus (…).
2. Choisissez un filtre : Ouvert, Nouveau, En retard, Clôturés ou Toutes. Pour filtrer par type, choisissez un type dans la liste. Les signalements marqués Urgente passent en tête de liste.
3. Cliquez sur un signalement, puis sur Prendre en charge. L’état devient En cours d’examen.
4. Sous Évaluation du risque (probabilité × gravité), choisissez les valeurs de Probabilité et de Gravité (1–5). Le score et le niveau sont calculés : Basse (1–6), Moyen (7–12), Haute (13–16), Inacceptable (17–25). Cliquez sur Enregistrer le risque.
5. Sous Actions correctives / préventives, écrivez l’Action, choisissez le Responsable, choisissez la date d’Échéance et cliquez sur + Ajouter une action. L’état devient Action en cours.
6. Pour écrire à la personne qui a signalé, saisissez dans le champ du message et cliquez sur Envoyer. Pour que seule l’équipe le voie, cochez Note interne (invisible pour le déclarant).
7. Une fois les actions terminées, écrivez ce qui a été fait et cliquez sur Fermer.

Important :

• Un signalement ne peut pas être fermé tant qu’une action est ouverte.
• Fermez un signalement en double ou sans rapport avec la SST avec Classer sans suite, en écrivant le motif.
• Pour les signalements anonymes, le nom du déclarant n’apparaît nulle part. N’essayez pas de retrouver son auteur.
• L’accident du travail ne relève pas de ce module ; la déclaration légale se fait séparément.

Ajouter un médecin et régler les rendez-vous

Pour qui : Responsable SST, Admin · Où : Admin → Modules → SST → Médecin du travail · Version : 0.99.44

À quoi ça sert : Vous activez les rendez-vous avec le médecin du travail et vous ajoutez le médecin. Le médecin n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise : il n’apparaît ni dans l’annuaire, ni dans les listes d’employés, ni dans les décomptes ; il se connecte avec le code reçu sur son e-mail et ne voit que son propre écran.

Avant de commencer : La connexion par code e-mail doit être activée. Si elle est désactivée, l’avertissement « La connexion par code e-mail est désactivée : le médecin ne peut pas se connecter. Activez-la dans Admin → Modes de connexion. » s’affiche à l’écran (voir 10. Administration et installation).

1. Cliquez sur Admin → Modules → SST et descendez jusqu’à la section Médecin du travail.
2. Cochez la case Activer les rendez-vous avec le médecin du travail, saisissez les limites et cliquez sur Enregistrer.
3. Sous Ajouter un médecin, remplissez Nom complet, E-mail (le code de connexion arrive ici) et, si vous le souhaitez, Organisme (facultatif) et Téléphone (facultatif).
4. Cliquez sur Ajouter le médecin. Le message « Médecin ajouté. » s’affiche. En dessous figure l’adresse à laquelle le médecin se connectera.
5. Dans la liste des médecins, cliquez sur Disponibilités à côté du médecin pour saisir ses horaires hebdomadaires (le médecin peut aussi les saisir depuis son propre écran ; voir 27. Urgences, sécurité au travail et médecin du travail).
6. Transmettez au médecin l’adresse de connexion et l’e-mail.

Retirer un médecin : Cliquez sur Retirer à côté du médecin et confirmez avec Oui, retirer. S’il a des rendez-vous à venir, la question est : « … rendez-vous à venir seront annulés. Retirer ? ». Ses rendez-vous à venir sont annulés et les employés sont notifiés ; les enregistrements passés restent dans les rapports sous le nom du médecin, et sa connexion est fermée.

Erreurs fréquentes :

• « Hekimin adını yazın. » (« Saisissez le nom du médecin. »)
• « Geçerli bir e-posta yazın; hekim bu adrese gelen kodla girer. » (« Saisissez un e-mail valide ; le médecin se connecte avec le code reçu à cette adresse. »)
• « Bu e-posta bir çalışana ait; hekim için ayrı bir adres kullanın. » (« Cet e-mail appartient à un employé ; utilisez une adresse distincte pour le médecin. »)
• « Bu e-postayla bir hekim zaten var. » (« Un médecin existe déjà avec cet e-mail. »)
• « En çok 10 hekim eklenebilir. » (« 10 médecins au maximum peuvent être ajoutés. »)

Astuce : Rapports → Médecin du travail (responsable SST et Admin) indique le nombre d’entretiens et de rendez-vous, le nombre de personnes ayant vu le médecin, la proportion d’arrêts maladie et les nombres d’absents / d’annulations. Le contenu des échanges n’est conservé nulle part ; le rapport ne contient que qui, quand, l’état et arrêt maladie oui / non.

Important : Les échanges sont chiffrés de bout en bout, mais le navigateur fait confiance au code qui s’exécute. Le Code de sécurité des deux côtés sert à vérifier visuellement que la même clé est utilisée.