32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel richtet sich an alle, die die Services Shuttle, Kantine, Besprechungsraum, Besucher, Notfall, Arbeitsschutz (İSG) und Betriebsarzt verwalten. Es beschreibt das Aktivieren der Module, ihre Einstellungen, die Vergabe von Rollen und die täglichen Verwaltungsaufgaben der Verantwortlichen. Was jede Einstellung bewirkt und welchen Standardwert sie hat, steht jeweils in einer Tabelle.

Für wen: Admin · Service-Verantwortliche · Shuttle-Verantwortliche · Essensverantwortliche · Moduladmins für Buchung und Besucher · Notfallverantwortliche · Arbeitsschutzverantwortliche

Die Bildschirme, die Mitarbeitende sehen, finden Sie in 25. Shuttle und Kantine, 26. Besprechungsraum und Besucher und 27. Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt. Zu den Berichten siehe 19. Berichte.

In diesem Kapitel

• Die Verwaltung der Services öffnen
• Service-Module aktivieren (Allgemein)
• Rollen vergeben: Shuttle-Verantwortliche, Essensverantwortliche, Kantinenpersonal, Empfang
• Shuttle-Linien festlegen
• Die heutigen Fahrten überwachen
• Fahrerlink und Mitteilung an die Fahrgäste
• Speiseplan eintragen
• Teilnahme am Essen und Menübewertungen verfolgen
• Einstellungen des Kantineneinlasses
• Buchbare Ressourcen und Regeln
• Synchronisierung mit Google Kalender
• Besuchereinstellungen, Begrüßung und Auschecken
• Den Notfallplan bearbeiten
• Notfallteams und Übungen
• Sicherheitsabfrage starten
• Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden
• Sammelplätze und Einstellungen der Sicherheitsabfrage
• Einstellungen für Sicherheitsmeldungen
• Meldungen zu Beinaheunfällen und Gefahren bearbeiten
• Arzt hinzufügen und Termineinstellungen

Die Verwaltung der Services öffnen

Für wen: Admin, Service-Verantwortliche, Moduladmins der Services · Wo: Admin → Module → Services

Wozu: Die Einstellungen für Shuttle, Verpflegung, Fahrzeuge, Anfragen, Poststelle, Buchung und Besucher liegen auf einem Bildschirm in getrennten Unterreitern.

1. Klicken Sie im Menü links auf Admin.
2. Klicken Sie im Admin-Menü in der Gruppe Module auf Services.
3. Wählen Sie in den Unterreitern oben einen aus: Allgemein, Anfragen, Poststelle, Buchung, Besucher, Verpflegung, Shuttle, Fahrzeug, Berechtigungen.

Wer sieht was:

• Admin und Service-Verantwortliche sehen alle Unterreiter.
• Der Admin eines Moduls (z. B. Shuttle-Verantwortliche, Essensverantwortliche) sieht nur den eigenen Unterreiter und Berechtigungen.
• Der Reiter eines ausgeschalteten Service ist abgeblendet und mit „aus“ gekennzeichnet; Sie können seine Einstellungen öffnen, zum Einschalten nutzen Sie den Reiter Allgemein.
• Der gewählte Unterreiter wird für die Sitzung gemerkt. Zwischen den Reitern können Sie auch mit den Pfeiltasten wechseln.

Am Smartphone: Tippen Sie auf Profil → die Leiste Admin und wählen Sie dann Services.

Tipp: Notfallplan und „Ich bin in Sicherheit“ gehören nicht zu diesem Bildschirm; sie werden über die Schaltflächen Notfall und Ich bin in Sicherheit in der oberen Leiste verwaltet. Arbeitsschutz und Betriebsarzt finden Sie unter Admin → Module → Arbeitsschutz.

Service-Module aktivieren (Allgemein)

Für wen: Admin, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Allgemein

Wozu: Sie schalten die Services ein, die es in Ihrem Unternehmen gibt. Ein ausgeschalteter Service ist für Mitarbeitende nirgends sichtbar.

1. Aktivieren Sie im Abschnitt Service-Module auf dem Reiter Allgemein die gewünschten Module.
2. Aktivieren Sie unter Zusätzliche Essens- und Busfunktionen die optionalen Funktionen.
3. Klicken Sie auf Module speichern.

Tipp: Anfragen, Poststelle, Buchung und Besucher werden jeweils mit dem ersten Kästchen auf ihrem eigenen Reiter eingeschaltet.

Rollen vergeben: Shuttle-Verantwortliche, Essensverantwortliche, Kantinenpersonal, Empfang

Für wen: Admin, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Berechtigungen

Wozu: Für jedes Service-Modul legen Sie fest, wer es verwaltet, wer die täglichen Aufgaben übernimmt und wer nur ansehen darf.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Berechtigungen. Jedes Modul hat einen eigenen Abschnitt.
2. Tippen Sie den Namen der Person in das Feld der jeweiligen Rolle und wählen Sie sie aus der Liste. Um eine Person zu entfernen, klicken Sie neben ihrem Namen auf ×.
3. Um allen Personen einer Abteilung eine Rolle zu geben, klicken Sie auf + Abteilung hinzufügen (an die Abteilung vergebene Rollen erhalten keine Benachrichtigungen).
4. Klicken Sie im Abschnitt auf Speichern.

Wichtig: Die Rolle Moduladmin vergibt oder entzieht nur der Admin. Ihre eigene Berechtigung können Sie nicht ändern. Notfallverantwortliche weisen Sie unter Admin → Personen und Berechtigungen mit dem Feld Notfallverantwortliche(r) zu (siehe 10. Verwaltung und Einrichtung).

Shuttle-Linien festlegen

Für wen: Shuttle-Verantwortliche, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Shuttle

Wozu: Sie tragen Shuttle-Linien, Fahrzeuge, Fahrer, Sitzplatzzahl und Haltestellenzeiten ein. Mitarbeitende wählen ihre eigene Linie und Haltestelle.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Shuttle.
2. Klicken Sie für eine neue Linie auf + Linie hinzufügen.
3. Tragen Sie den Namen der Linie in das Feld Linienname (z. B. Kadıköy – Büro) ein.
4. Füllen Sie Fahrzeug (z. B. 34 ABC 123, weißer Kleinbus), Fahrer, Telefon und auf Wunsch Hinweis (z. B. freitags Abfahrt 17:30) aus.
5. Tragen Sie im Feld Sitzplätze (leer = unbegrenzt) die Zahl der Fahrgastsitze des Fahrzeugs ein.
6. Schreiben Sie in das Feld Haltestellen eine Haltestelle pro Zeile: Haltestellenname | Morgenzeit | Abendzeit (z. B. Kadıköy İskele | 07:15 | 18:45).
7. Klicken Sie auf Linien speichern.

Tipp: Neben den gespeicherten Linien steht, wie viele Personen die Linie gewählt haben (z. B. „3 Personen gewählt“).

Wichtig: Löschen Sie eine Linie mit Löschen, wird die Auswahl der Mitarbeitenden, die diese Linie gewählt haben, geleert. Das System fragt vor dem Löschen nach.

Die heutigen Fahrten überwachen

Für wen: Shuttle-Verantwortliche, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Shuttle → Heutige Fahrten

Wozu: In einer Tabelle sehen Sie die heutige Fahrt jeder Linie, die Auslastung und wer eingestiegen ist oder nicht.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Shuttle. Die Tabelle Heutige Fahrten steht ganz oben.
2. Die Spalten: Linie, Fahrt (morgens / abends und Status, z. B. „Abends · unterwegs“), Ort (belegt / Sitzplätze), Eingestiegen, Nicht eingestiegen, Fährt nicht mit, Aus anderem Shuttle.

Tipp: Die Spalten Eingestiegen / Nicht eingestiegen stammen aus den Markierungen des Fahrers (siehe 25. Shuttle und Kantine). Die Markierungen werden nur für den jeweiligen Tag gespeichert; einen Bericht für vergangene Tage gibt es nicht.

Fahrerlink und Mitteilung an die Fahrgäste

Für wen: Shuttle-Verantwortliche, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Shuttle → Live-Bus

Wozu: Sie geben dem Fahrer jeder Linie einen geheimen Link, für den keine Anmeldung nötig ist. Bei Verspätung oder Ausfall senden Sie den Fahrgästen eine Mitteilung.

Bevor Sie beginnen: Die Funktion Live-Bus muss eingeschaltet sein (siehe Service-Module aktivieren).

1. Klicken Sie im Feld Live-Bus unter der Linie auf Fahrerlink kopieren. Senden Sie den Link dem Fahrer per Nachricht.
2. Am Anfang des Felds steht der Fahrtstatus des Tages (z. B. „Heute hat noch keine Fahrt begonnen.“ oder „Abendfahrt · unterwegs“).
3. Wählen Sie für eine Mitteilung an die Fahrgäste die Art in der Liste: Verspätung, Heute keine Fahrt oder Freie Nachricht.
4. Wählen Sie die Fahrt Morgens oder Abends. Geben Sie bei einer Verspätung die Minuten ein; schreiben Sie bei einer freien Nachricht die Nachricht.
5. Klicken Sie auf Fahrgäste informieren. Die Meldung „Benachrichtigung an … Fahrgäste gesendet.“ erscheint.

Häufige Fehler:

• „Gecikme 5–120 dakika olmalı.“ („Die Verspätung muss 5–120 Minuten betragen.“)
• „Nachricht darf nicht leer sein.“
• „Duyuru türü geçersiz.“ („Ungültige Art der Mitteilung.“)

Wichtig: Ist der Link in fremde Hände geraten, klicken Sie auf Link erneuern und bestätigen Sie. Der alte Link wird sofort ungültig („Şoför ekranı kapalı“ – „Fahrerbildschirm geschlossen“); senden Sie den neuen Link dem Fahrer.

Speiseplan eintragen

Für wen: Essensverantwortliche, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Verpflegung

Wozu: Sie tragen den Speiseplan des Monats Tag für Tag ein. Mitarbeitende sehen das Menü von heute und den ganzen Monat unter Services.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Verpflegung. Wählen Sie den Monat mit den Schaltflächen ‹ und › neben dem Monatsnamen.
2. Schreiben Sie die Gerichte in das Feld jedes Tages; ein Gericht pro Zeile.
3. Schreiben Sie auf Wunsch die Notiz des Tages in das Feld Hinweis (z. B. Vegetarisch: …) darunter.
4. Klicken Sie für vergangene Tage und Wochenenden auf Vergangene Tage (…) oder Wochenenden zeigen.
5. Klicken Sie auf Speiseplan speichern.

Laden aus Datei (CSV):

1. Bereiten Sie den Speiseplan so vor, dass jede Zeile ein Tag ist: Die erste Spalte ist das Datum, die weiteren Spalten sind die Gerichte (z. B. 01.10.2026;Mercimek çorbası;Tavuk sote;…). Das Datum kann TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT sein; als Trennzeichen sind Semikolon, Komma oder Tabulator möglich.
2. Speichern Sie die Datei als CSV (höchstens 512 KB).
3. Wählen Sie die Datei im Feld Aus Datei laden (CSV). Zeilen, deren erste Spalte kein Datum ist, werden übersprungen.

Wichtig: Die Tage in der Datei ersetzen den alten Eintrag dieser Tage. Tage, die älter als 120 Tage sind, werden automatisch gelöscht.

Teilnahme am Essen und Menübewertungen verfolgen

Für wen: Essensverantwortliche, Service-Verantwortliche, Küche · Wo: Admin → Services → Verpflegung (Anfang des Reiters)

Wozu: Die Küche weiß jeden Tag im Voraus, wie viele Personen essen. Bewertungen und Kommentare der Mitarbeitenden sehen Sie anonym.

Bevor Sie beginnen: Teilnahme am Mittagessen und Menübewertung müssen eingeschaltet sein.

1. Sehen Sie sich am Anfang des Unterreiters Verpflegung die Liste Erwartete Personenzahl an. Für jeden Tag stehen die Personenzahl und daneben die Zahlen nicht beim Essen … und im Urlaub ….
2. Unter Bewertungen der letzten 30 Tage sehen Sie den Gesamtdurchschnitt und die Zahl der Stimmen. Gibt es noch keine Bewertungen, steht dort „Noch keine Bewertungen.“
3. Klicken Sie auf einen Tag, um das Menü dieses Tages und die Kommentare zu öffnen.

Tipp: Nach Ablauf der Frist geht die erwartete Personenzahl des Tages in einer einzigen E-Mail an die Adresse Küchen-Zusammenfassung per E-Mail. Mitarbeitende im Urlaub werden automatisch abgezogen.

Wichtig: Die Kommentare sind anonym; versuchen Sie nicht herauszufinden, wer einen Kommentar geschrieben hat.

Einstellungen des Kantineneinlasses

Für wen: Essensverantwortliche (Verpflegung und Kantine → Moduladmin), Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Verpflegung → Kantineneinlass

Wozu: Sie schalten den Einlass in die Kantine per QR-Code ein und legen fest, wer Gäste mitbringen darf.

Bevor Sie beginnen: Das Modul Speiseplan muss eingeschaltet sein. Ist es ausgeschaltet, erscheint die Warnung „Der Speiseplan ist aus, daher funktioniert auch der Kantineneinlass nicht. Schalten Sie zuerst unter Allgemein den Speiseplan ein.“

1. Scrollen Sie im Unterreiter Verpflegung zum Abschnitt Kantineneinlass.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Kantineneinlass per QR-Code: das Personal öffnet den Einlass des Tages, Mitarbeitende scannen den Code.
3. Wählen Sie in der Liste Wer Gäste mitbringen darf den Eintrag Niemand, Alle Mitarbeitenden oder Ausgewählte Mitarbeitende. Markieren Sie bei Ausgewählte Mitarbeitende in der durchsuchbaren Liste, die sich öffnet, die gewünschten Personen.
4. Geben Sie die Werte für Max. Gäste pro Person und Tag und Einträge aufbewahren (Monate) ein.
5. Klicken Sie auf Kantineneinstellungen speichern. Die Meldung „Kantineneinstellungen gespeichert.“ erscheint.
6. Weisen Sie das Kantinenpersonal im Reiter Berechtigungen unter Verpflegung und Kantine als Bearbeiter zu.

Tipp: Den Tagesbildschirm des Personals finden Sie unter 25. Shuttle und Kantine. Wer heute isst, die Gäste und den Tagesdurchschnitt sehen Sie unter Berichte → Kantine.

Buchbare Ressourcen und Regeln

Für wen: Moduladmin für Buchung, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Buchung

Wozu: Sie legen die buchbaren Besprechungsräume und Parkplätze sowie die Buchungszeiten und -grenzen fest.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Buchung.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Buchung aktiv: Mitarbeitende buchen Räume und Parkplätze.
3. Geben Sie die Zeiten und Grenzen ein (siehe Tabelle).
4. Fügen Sie mit dem Feld Empfang hinzufügen: Namen eingeben die Empfangsmitarbeitenden hinzu, die die Gästemeldungen erhalten.
5. Klicken Sie auf + Raum hinzufügen oder + Parkplatz hinzufügen. Geben Sie für jede Ressource Name, Art (Besprechungsraum / Parkplatz) und Etage / Ort ein; bei Räumen außerdem Kapazität (Personen), Ausstattung und auf Wunsch Google-Ressourcenkalender (optional).
6. Möchten Sie eine Ressource vorübergehend sperren, entfernen Sie bei ihr das Häkchen bei Buchbar. Zum endgültigen Löschen klicken Sie auf Entfernen.
7. Klicken Sie auf Buchungseinstellungen speichern.

Tipp: Wie viele Fahrzeuge der Gästeparkplatz gleichzeitig aufnimmt, legen Sie im Reiter Besucher fest (siehe Besuchereinstellungen). Parkplatzbuchungen werden von dieser Kapazität nicht abgezogen.

Synchronisierung mit Google Kalender

Für wen: Admin, Moduladmin für Buchung · Wo: Admin → Services → Buchung → Mit Google Kalender synchronisieren

Wozu: In Prozence angelegte Buchungen werden in den Google Kalender der buchenden Person geschrieben; Besprechungen, die in Google Kalender mit Auswahl eines Raums angelegt werden, kommen alle 10 Minuten als Buchung „Aus Google Kalender“ nach Prozence. Externe Teilnehmende erscheinen in der Liste der erwarteten Besucher am Empfang.

Bevor Sie beginnen: Die Google-Workspace-Verbindung des Unternehmens (das Google-Dienstkonto aus den E-Mail-Signaturen und die domänenweite Delegierung) muss eingerichtet sein. Die nötigen Berechtigungen richtet der Assistent unter Admin → Integrationen → Google / Microsoft ein (siehe 13. Integrationen).

1. Aktivieren Sie im Unterreiter Buchung das Kästchen Mit Google Kalender synchronisieren: Buchungen werden in den Google Kalender der buchenden Person geschrieben; belegte Zeiten der Räume in Google werden angezeigt.
2. Lesen Sie die Statuszeile unter dem Kästchen:
   • „Bereit. Das Google-Dienstkonto aus den E-Mail-Signaturen wird genutzt; Mitarbeitende müssen nicht extra zustimmen.“
   • „Kein Google-Dienstkonto installiert (Bildschirm E-Mail-Signaturen); die Synchronisierung funktioniert nicht.“
   • „In Test-/Staging-Umgebungen wird nichts in Google geschrieben.“
3. Ist die Verbindung unvollständig, klicken Sie neben der Zeile „Für Google Kalender fehlen … Schritte.“ auf Assistent öffnen.
4. Tragen Sie in das Feld Google-Ressourcenkalender (optional) jedes Raums die E-Mail-Adresse des Raumkalenders aus der Google Admin-Konsole → Verzeichnis → Gebäude und Ressourcen ein.
5. Klicken Sie auf Buchungseinstellungen speichern.
6. Nach dem Speichern erscheint der Abschnitt Raumbuchungen aus Google Kalender. Dort stehen der Zeitpunkt und die Zahlen der letzten Synchronisierung („Letzte Synchronisierung — neu: …, aktualisiert: …, storniert: …“). Um sofort zu synchronisieren, klicken Sie auf Jetzt synchronisieren.
7. Um die Räume in Google den Räumen in Prozence zuzuordnen, klicken Sie auf Google-Räume suchen; ordnen Sie jeden Raum zu oder fügen Sie ihn als neuen Raum hinzu.

Häufige Fehler:

• „Zum Synchronisieren das Feld ‚Google-Ressourcenkalender‘ der Räume ausfüllen und speichern.“
• „Google Kalender konnte nicht gelesen werden: …“ – Die lesende Person hat keinen Zugriff auf den Raumkalender, oder Google ist nicht erreichbar. Die Einträge dieses Raums werden nicht angetastet.
• Für Google-Räume suchen muss die domänenweite Delegierung in der Admin-Konsole um den Bereich zum Lesen der Raumliste erweitert werden; fehlt er, erscheint ein Fehler mit Anleitung.

Wichtig: Eine Buchung aus Google kann in Prozence nicht storniert werden; Änderungen und Stornierungen erfolgen in Google Kalender. Raumkalender von Microsoft 365 werden nicht unterstützt.

Hinweis: Das obige Bild zeigt den Zustand bei ausgeschalteter Synchronisierung. Dann steht unter dem Kästchen nur der Hinweis „Eingeschaltet wird das Google-Dienstkonto aus den E-Mail-Signaturen genutzt; die nötigen Berechtigungen richtet der Assistent unter Admin → Integrationen → Google / Microsoft ein.“; die Statuszeile und der Abschnitt Raumbuchungen aus Google Kalender erscheinen, sobald die Synchronisierung eingeschaltet und gespeichert ist.

Besuchereinstellungen, Begrüßung und Auschecken

Für wen: Moduladmin für Besucher, Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Besucher

Wozu: Sie schalten die Besucherregistrierung ein; Sie legen den Datenschutzhinweis, die Kapazität des Gästeparkplatzes, den Inhalt der Willkommens-E-Mail an den Besucher, die Ausgänge und die QR-Selbstanmeldung fest.

1. Öffnen Sie den Unterreiter Besucher.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Besucherregistrierung aktiv: Empfang checkt ein, Mitarbeitende melden Gäste an.
3. Stellen Sie die Optionen und Fristen nach der Tabelle ein.
4. Schreiben Sie im Abschnitt Willkommensnachricht die Texte, die an den Besucher gehen: Adresse sowie Etage / Raum, Unternehmensregeln, Notfall, Arbeitsschutz, Parkregeln, Name und Passwort des Gäste-WLANs. Für Regeln, Notfall und Arbeitsschutz können Sie auf Wunsch auch einen Link hinzufügen (er muss mit https:// beginnen).
5. Schreiben Sie in das Feld Ausgänge pro Zeile ein Tor (z. B. „Ana giriş“ („Haupteingang“), „Otopark kapısı“ („Parkplatztor“)).
6. Fügen Sie mit dem Feld Empfang hinzufügen: Namen eingeben die Empfangsmitarbeitenden hinzu.
7. Klicken Sie auf Besuchereinstellungen speichern.

QR-Selbstanmeldung:

1. Aktivieren Sie das Kästchen QR-Selbstanmeldung: Besucher scannen den Code am Empfang und melden sich selbst an und speichern Sie.
2. Im Abschnitt erscheint ein QR-Code. Drucken Sie den Aushang mit dem QR-Code mit Aushang drucken und hängen Sie ihn am Empfang auf, oder lassen Sie die Seite mit Anmeldeseite öffnen auf einem Tablet am Empfang geöffnet.
3. Vermuten Sie, dass der Link in fremde Hände geraten ist, klicken Sie auf Schlüssel erneuern; der alte QR-Code funktioniert dann nicht mehr, drucken Sie den Aushang neu.

Häufige Fehler:

• „Die Kapazität des Gästeparkplatzes muss 0–200 Autos betragen (0 = unbegrenzt).“
• „Die Standarddauer für Gastautos muss 30–720 Minuten betragen.“
• „Die Erinnerung ‚Ist Ihr Gast angekommen?‘ muss 0–240 Minuten betragen (0 = aus).“
• „Links müssen mit https:// beginnen.“
• „Datenschutzhinweis für Besucher eingeben.“

Wichtig: Die Willkommens-E-Mail und die Besucherseiten gibt es nur auf Türkisch. Ausweisdokument, Foto oder Unterschrift werden nicht erfasst. Die Seiten, die der Besucher sieht, finden Sie unter 26. Besprechungsraum und Besucher.

Den Notfallplan bearbeiten

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Obere Leiste Notfall → Plan bearbeiten

Wozu: Sie tragen die Standorte, Telefonnummern, Anweisungen und den Fluchtplan des Notfallplans ein, den alle sehen.

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Notfall und öffnen Sie den Reiter Plan bearbeiten.
2. Schreiben Sie in die Standortfelder pro Zeile einen Standort; für Etage oder Beschreibung verwenden Sie „ | “ (z. B. Yangın merdiveni | 5. kat, asansörlerin arkası). Die Felder: Notausgänge, Feuerlöscher, Hauptschalter, Wasserventile, Erste-Hilfe-Schränke, Sonstiges.
3. Schreiben Sie in das Feld Telefonnummern (Name | Nummer) pro Zeile eine Telefonnummer (z. B. Bina yönetimi | +90 212 000 00 50).
4. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Texte Anweisung: Erdbeben, Anweisung: Brand, Anweisung: Arbeitsunfall, Anweisung: Stromaustritt, Anweisung: Wassereinbruch.
5. Geben Sie, falls vorhanden, im Feld Link zum Fluchtplan (optional) die https://-Adresse des PDFs oder Bildes ein.
6. Prüfen Sie das Kästchen Im Notfall Besuchern im Gebäude Notausgang und Sammelplatz senden (E-Mail; SMS, falls Anbieter eingerichtet).
7. Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Notfallplan gespeichert.“ erscheint.

Tipp: Die Sammelplätze werden nicht auf diesem Bildschirm, sondern in den Einstellungen der Sicherheitsabfrage eingetragen („Sammelplätze stammen aus den Einstellungen der Sicherheitsabfrage.“). Sind die Standorte noch nicht eingetragen, steht im Plan „Standorte von Notausgängen, Feuerlöschern, Schaltern, Ventilen und Erste-Hilfe-Schränken sind noch nicht eingetragen.“

Wichtig: Die Anweisungstexte werden nicht übersetzt; sie erscheinen auf Türkisch. Eine Position auf einem Stockwerksplan wird nicht angezeigt; die Standorte werden als Text geführt.

Notfallteams und Übungen

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Obere Leiste Notfall → Teams

Wozu: Sie erfassen die Lösch-, Rettungs- und Sicherungstrupps (Unterstützungskräfte) und das Erste-Hilfe-Team. Die erforderliche Personenzahl wird nach der Gefährdungsklasse des Betriebs und der Zahl der Mitarbeitenden berechnet; fehlende Teams, ablaufende Bescheinigungen, das Datum der Planüberprüfung und die Übungen sehen Sie auf einem Bildschirm.

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Notfall und öffnen Sie den Reiter Teams.
2. In den Feldern oben sehen Sie für jedes Team die vorhandene / erforderliche Zahl (z. B. „1 / 1 Rettungstrupp“), die fehlenden Personen und die Bescheinigungen, die innerhalb von 60 Tagen ablaufen. Darunter stehen die Zahl der Mitarbeitenden, die Gefährdungsklasse mit den Verhältnissen sowie die Daten Letzte Übung und Letzte Planüberprüfung.
3. Wählen Sie in der Liste Gefährdungsklasse des Betriebs den Eintrag Geringe Gefährdung, Gefährlich oder Sehr gefährlich.
4. Geben Sie das Datum der letzten Planüberprüfung ein.
5. Möchten Sie die Verhältnisse nach der Einschätzung Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit ändern, geben Sie Unterstützungskräfte: 1 je wie viele Mitarbeitende (0 = Standard) und Ersthelfer: 1 je wie viele Mitarbeitende (0 = Standard) ein.
6. Klicken Sie unter Teammitglieder auf + Mitglied hinzufügen. Tippen Sie in der Zeile den Namen der Person und wählen Sie sie aus der Liste, wählen Sie das Team und die Aufgabe (Mitglied / Truppführer) und geben Sie das Datum bei Ausbildung und den Ablauf der Bescheinigung ein. Um eine Zeile zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
7. Klicken Sie auf Teams speichern. Die Meldung „Notfallteams gespeichert.“ erscheint.

Übung erfassen:

1. Wählen Sie im Abschnitt Übungen das Übungsdatum.
2. Wählen Sie in der Liste Art der Übung den Eintrag Brand, Erdbeben, Evakuierung, Erste Hilfe oder Sonstiges.
3. Geben Sie die Anzahl Teilnehmende und auf Wunsch eine Notiz ein (z. B. „Evakuierung 4 Min.“).
4. Klicken Sie auf Übung hinzufügen. Die Meldung „Übung gespeichert.“ erscheint. Einen falschen Eintrag entfernen Sie mit Löschen.

Tipp: Notfallmeldungen, die in der App mit dem Kästchen Übung gemacht werden, zählen automatisch als Übung. Mindestens einmal im Jahr muss eine Übung stattfinden; gibt es keine erfasste Übung, erscheint die Warnung „Keine erfassten Übungen (mindestens eine Übung pro Jahr ist erforderlich).“ 30 Tage vor Ablauf einer Bescheinigung und wenn Plan oder Übung überfällig sind, geht den Notfallverantwortlichen einmal eine Erinnerung zu.

Häufige Fehler:

• „Wählen Sie in jeder Zeile eine Person aus der Liste oder löschen Sie die Zeile.“
• „Wählen Sie das Übungsdatum.“
• Der Ablauf der Bescheinigung darf nicht vor dem Ausbildungsdatum liegen; ein aus dem Unternehmen ausgeschiedener Mitarbeitender und ein Arzt können dem Team nicht hinzugefügt werden.

Wichtig: Die Teammitglieder werden im Plan, den alle sehen, mit Namen und der Schaltfläche Suchen aufgelistet. Wird ein Notfall gemeldet, erhalten die Mitglieder die Benachrichtigung „Ihr Team ist im Einsatz“.

Sicherheitsabfrage starten

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Schaltfläche Ich bin in Sicherheit in der oberen Leiste

Wozu: Nach einem Erdbeben, Brand, einer Evakuierung oder Übung fragen Sie die Mitarbeitenden „Sind Sie in Sicherheit?“. Die Antworten werden im Abfrage-Dashboard live gesammelt. Mit „Notfall melden“ startet die Abfrage automatisch; diese Aufgabe dient nur dazu, eine Abfrage zusätzlich getrennt zu starten.

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Schaltfläche Ich bin in Sicherheit.
2. Prüfen Sie Titel und Nachricht (die Vorgaben kommen aus den Einstellungen).
3. Handelt es sich um eine Übung, aktivieren Sie das Kästchen Übung (Benachrichtigung und Banner zeigen „ÜBUNG“).
4. Wählen Sie unter Wer den Eintrag Gesamtes Unternehmen oder Abteilungen wählen.
5. Prüfen Sie unter Kanäle die Kästchen für Benachrichtigung auf dem Smartphone und E-Mail.
6. Klicken Sie auf Weiter. Es steht dort, wie viele Personen benachrichtigt werden.
7. Klicken Sie auf Abfrage starten.

Häufige Fehler:

• „Es läuft bereits eine Abfrage; beenden Sie sie zuerst.“
• „Wählen Sie mindestens einen Kanal.“
• „‚In Sicherheit‘ wurde von einem Admin ausgeschaltet.“

Wichtig: Sobald die Abfrage beginnt, erscheint bei allen Mitarbeitenden oben auf dem Bildschirm das Abfrage-Banner (siehe 27. Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt). Starten Sie sie nicht zum Ausprobieren; aktivieren Sie bei Übungen das Kästchen für Übungen. Auch bei abgelaufener Lizenz funktionieren „Ich bin in Sicherheit“ und die Notfallmeldung.

Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden

Für wen: Notfallverantwortliche, Admin · Wo: Obere Leiste Ich bin in Sicherheit; Notfall → Im Gebäude → Übersicht Sicherheitsabfrage

Wozu: Sie sehen sofort, wer in Sicherheit ist, wer Hilfe braucht und wer nicht geantwortet hat.

1. Klicken Sie bei einer laufenden Abfrage in der oberen Leiste auf Ich bin in Sicherheit. Oben stehen die startende Person, die Uhrzeit, der Umfang und der Zeitpunkt des automatischen Schließens.
2. Sehen Sie sich die Zahlen Ich brauche Hilfe, Keine Antwort, In Sicherheit und Gesamt an. Klicken Sie auf eine Zahl, wird die Liste nach diesem Status gefiltert. Das Dashboard aktualisiert sich alle paar Sekunden von selbst.
3. Ordnen Sie die Liste mit Nach Abteilung, Nach Sammelplatz oder Keine Gruppierung; finden Sie eine Person, indem Sie in das Suchfeld (Name, Abteilung oder Notiz suchen) tippen.
4. Lesen Sie die Notiz einer Person, die Ich brauche Hilfe gewählt hat, und rufen Sie sie mit Suchen an.
5. Um Personen, die nicht geantwortet haben, erneut zu benachrichtigen, klicken Sie auf Nicht Antwortende erinnern (n).
6. Markieren Sie eine Person, von der Sie wissen, dass sie in Sicherheit ist, mit Als sicher markieren; die markierende Person wird gespeichert.
7. Öffnen Sie die Liste Besucher im Gebäude (n) für die Zählung bei der Evakuierung.
8. Wenn Sie einen Nachweis brauchen, klicken Sie zuerst auf CSV herunterladen. Klicken Sie dann auf Abfrage beenden und Ja, beenden.

Tipp: Neben Mitarbeitenden im Urlaub steht Abwesend. Die Ergebnisse von Übungen bleiben unter Frühere Abfragen (n) erhalten: Titel, Uhrzeit, Umfang, Zahlen und mittlere Antwortzeit.

Wichtig: Beim Beenden werden die personenbezogenen Antworten, Notizen und Standorte gelöscht; im Verlauf bleiben nur die Zahlen. Wird die Abfrage nicht von Hand beendet, schließt sie sich nach Ablauf der in den Einstellungen festgelegten Zeit automatisch.

Hinweis: Das Bild zeigt das Dashboard einer Erdbebenübung mit Beispielantworten.

Sammelplätze und Einstellungen der Sicherheitsabfrage

Für wen: Admin · Wo: Ich bin in Sicherheit → Einstellungen (Admin)

1. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Ich bin in Sicherheit und öffnen Sie unten im Fenster Einstellungen (Admin).
2. Geben Sie die Einstellungen nach der Tabelle ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Notfallverantwortliche weisen Sie unter Admin → Personen und Berechtigungen mit dem Feld Notfallverantwortliche(r) zu.

Einstellungen für Sicherheitsmeldungen

Für wen: Moduladmin für Arbeitsschutz, Admin · Wo: Admin → Module → Arbeitsschutz → Arbeitsschutz-Einstellungen

1. Klicken Sie auf Admin → Module → Arbeitsschutz.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Sicherheitsmeldungen aktivieren.
3. Geben Sie die übrigen Einstellungen nach der Tabelle ein und klicken Sie auf Speichern.
4. Fügen Sie das Arbeitsschutzteam (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Mitarbeitervertretung …) im Abschnitt Berechtigungen unter dem Reiter als Bearbeiter hinzu. Gibt es keine Bearbeiter, gehen die Meldungen an die Admins.

Tipp: Den Meldungsbericht finden Sie unter Berichte → Arbeitsschutz (siehe 19. Berichte).

Meldungen zu Beinaheunfällen und Gefahren bearbeiten

Für wen: Bearbeiter für Arbeitsschutz (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Mitarbeitervertretung) · Wo: Pinnwand → Services → Sicherheitsmeldung → Eingegangene Meldungen

Wozu: Sie prüfen die von Mitarbeitenden gemeldeten Beinaheunfälle, gefährlichen Situationen und unsicheres Verhalten. Sie bewerten das Risiko, eröffnen eine Korrektur-/Vorbeugemaßnahme (DÖF) und antworten der meldenden Person.

1. Klicken Sie im Feld Sicherheitsmeldung auf den Reiter Eingegangene Meldungen (…).
2. Wählen Sie einen Filter: Offen, Neu, Überfällig, Geschlossen oder Alle. Um nach Art zu filtern, wählen Sie in der Liste eine Art. Meldungen mit der Kennzeichnung Dringend stehen in der Liste zuerst.
3. Klicken Sie auf eine Meldung und dann auf Übernehmen und prüfen. Der Status wechselt zu In Prüfung.
4. Wählen Sie unter Risikobewertung (Wahrscheinlichkeit × Schwere) die Werte für Wahrscheinlichkeit und Schwere (1–5). Punktzahl und Stufe werden berechnet: Niedrig (1–6), Mittel (7–12), Hoch (13–16), Nicht akzeptabel (17–25). Klicken Sie auf Risiko speichern.
5. Schreiben Sie unter Korrektur- / Vorbeugemaßnahmen die Maßnahme, wählen Sie bei Verantwortlich die zuständige Person und bei Termin das Datum und klicken Sie auf + Maßnahme hinzufügen. Der Status wechselt zu Maßnahme läuft.
6. Um der meldenden Person zu schreiben, tippen Sie in das Nachrichtenfeld und klicken Sie auf Senden. Damit nur das Team es sieht, aktivieren Sie das Kästchen Interne Notiz (für Meldende unsichtbar).
7. Sind die Maßnahmen abgeschlossen, schreiben Sie, was getan wurde, und klicken Sie auf Schließen.

Wichtig:

• Solange eine Maßnahme offen ist, lässt sich die Meldung nicht schließen.
• Eine doppelte Meldung oder eine Meldung, die kein Arbeitsschutzthema ist, schließen Sie unter Angabe der Begründung mit Als ungültig markieren.
• Bei anonymen Meldungen erscheint der Name der meldenden Person nirgends. Versuchen Sie nicht herauszufinden, wer geschrieben hat.
• Ein Arbeitsunfall ist nicht Gegenstand dieses Moduls; die gesetzliche Meldung erfolgt gesondert.

Arzt hinzufügen und Termineinstellungen

Für wen: Arbeitsschutzverantwortliche, Admin · Wo: Admin → Module → Arbeitsschutz → Betriebsarzt

Wozu: Sie schalten die Termine beim Betriebsarzt ein und fügen den Arzt hinzu. Der Arzt gilt nicht als Mitarbeiter des Unternehmens: Er erscheint nicht im Verzeichnis, in Mitarbeitendenlisten und Zählungen; er meldet sich mit einem Code an, der an seine E-Mail-Adresse kommt, und sieht nur seinen eigenen Bildschirm.

Bevor Sie beginnen: Die Anmeldung per E-Mail-Code muss eingeschaltet sein. Ist sie ausgeschaltet, erscheint auf dem Bildschirm die Warnung „Anmeldung per E-Mail-Code ist aus: Der Arzt kann sich nicht anmelden. Aktivieren Sie sie unter Admin → Anmeldewege.“ (siehe 10. Verwaltung und Einrichtung).

1. Klicken Sie auf Admin → Module → Arbeitsschutz und scrollen Sie zum Abschnitt Betriebsarzt.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Betriebsarzttermine aktivieren, geben Sie die Grenzen ein und klicken Sie auf Speichern.
3. Füllen Sie unter Arzt hinzufügen die Felder Vor- und Nachname, E-Mail (der Anmeldecode kommt hierher) und auf Wunsch Einrichtung (optional) und Telefon (optional) aus.
4. Klicken Sie auf Arzt hinzufügen. Die Meldung „Arzt hinzugefügt.“ erscheint. Darunter steht, über welche Adresse der Arzt sich anmeldet.
5. Tragen Sie in der Ärzteliste über Verfügbarkeit neben dem Arzt seine wöchentlichen Zeiten ein (der Arzt kann sie auch auf seinem Bildschirm eintragen; siehe 27. Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt).
6. Geben Sie dem Arzt die Anmeldeadresse und die E-Mail-Adresse weiter.

Arzt entfernen: Klicken Sie neben dem Arzt auf Entfernen und bestätigen Sie mit Ja, entfernen. Hat er künftige Termine, lautet die Frage „… künftige Termine werden abgesagt. Entfernen?“. Seine künftigen Termine werden abgesagt, und die Mitarbeitenden werden benachrichtigt; frühere Einträge bleiben in den Berichten mit dem Namen des Arztes erhalten, seine Anmeldung wird gesperrt.

Häufige Fehler:

• „Hekimin adını yazın.“ („Geben Sie den Namen des Arztes ein.“)
• „Geçerli bir e-posta yazın; hekim bu adrese gelen kodla girer.“ („Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein; der Arzt meldet sich mit dem Code an, der an diese Adresse kommt.“)
• „Bu e-posta bir çalışana ait; hekim için ayrı bir adres kullanın.“ („Diese E-Mail-Adresse gehört einem Mitarbeitenden; verwenden Sie für den Arzt eine eigene Adresse.“)
• „Bu e-postayla bir hekim zaten var.“ („Mit dieser E-Mail-Adresse gibt es bereits einen Arzt.“)
• „En çok 10 hekim eklenebilir.“ („Es können höchstens 10 Ärzte hinzugefügt werden.“)

Tipp: Berichte → Betriebsarzt (Arbeitsschutzverantwortliche und Admin) zeigt die Zahl der Gespräche und Termine, die Zahl der Personen, die mit dem Arzt gesprochen haben, den Anteil der Krankschreibungen und die Zahl der nicht wahrgenommenen / stornierten Termine. Der Inhalt der Korrespondenz wird nirgends gespeichert; im Bericht stehen nur wer, wann, der Status und Krankschreibung ja / nein.

Wichtig: Die Korrespondenz ist Ende-zu-Ende-verschlüsselt, vertraut aber dem Code, der im Browser läuft. Der Sicherheitscode auf beiden Seiten dient dazu, mit eigenen Augen zu prüfen, dass derselbe Schlüssel verwendet wird.