14. Verwaltung von Services und Personalwesen

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Der größte Teil dieses Kapitels ist in neue Kapitel umgezogen. Die Verwaltung von Arbeitszeit, Urlaub, Anfragen, Poststelle, Einkauf, Inventar, Shuttle, Verpflegung, Buchungen, Besuchern, Notfällen und Arbeitsschutz hat jetzt eigene Kapitel mit Tabellen, die zeigen, was jede Einstellung bewirkt und welchen Standardwert sie hat. Die unten verschobenen Überschriften bleiben bestehen, damit alte Links weiter funktionieren; sie verweisen Sie an die neue Stelle. Die Rollenvergabe, die Fahrzeugzuweisung, das Onboarding und die Gehaltsabrechnung werden weiterhin in diesem Kapitel beschrieben.

Neue Kapitel für die Verwaltung:

• 29. Verwaltung der Arbeitszeit: die vier Reiter der Arbeitszeit-Einstellungen, registrierte Büros, Arbeit außerhalb des Büros, Arbeitspläne, QR-Code-Bildschirm, Zeitnachweis und Übertragung ins Lohnabrechnungsprogramm, Standortverfolgung
• 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs: Arbeitstage, Dienstalterstabellen und Feiertage, Regeln der Urlaubsarten, Urlaubsvorschuss, Genehmigungsablauf, Salden, Entgegennahme des unterschriebenen Formulars per QR-Code
• 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern: Anfragekategorien und Zielzeiten, vorbereitete Antworten, Einstellungen und Berechtigungen für Poststelle, Einkauf und Inventarzuweisung
• 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen: Service-Module und Rollen, Shuttle-Linien, Speiseplan und Zutritt zur Kantine, Buchungen, Besuchereinstellungen, Notfallplan und Teams, „Ich bin in Sicherheit“, Sicherheitsmeldungen, Betriebsarzt

Die täglichen Aufgaben der Verantwortlichen (Anfragen bearbeiten, Poststellen-Tresen, Einkaufsgenehmigung, Inventar, Empfangstisch, Urlaubs- und Arbeitszeitgenehmigungen) laufen auf denselben Bildschirmen, die auch die Mitarbeitenden nutzen, und werden deshalb in den Kapiteln für Mitarbeitende beschrieben: 21. Urlaub der Mitarbeitenden, 22. Arbeitszeit, 23. Anfragen, 24. Pakete, Poststelle und Einkauf, 26. Besprechungsraum und Besucher und 28. Anlagegüter und Inventarzuweisung. Die Bildschirme der Mitarbeitenden finden Sie unter 07. Interne Services. Die Verwaltung von Spesen und Vorschüssen hat ein eigenes Kapitel: 18. Ausgabenverwaltung und Buchhaltung.

Für wen: Admin · Service-Verantwortliche · Personalwesen · Modul-Admins und Bearbeiter · Abteilungsleitung

In diesem Kapitel

In diesem Kapitel finden Sie:

• Rollen vergeben
• Fahrzeugzuweisung
• Einen neuen Onboarding-Prozess starten
• Einstellungen und Vorlagen (Onboarding)
• Gehaltsabrechnungen hochladen und zuordnen
• Abrechnungszeiträume, Empfangsstatus und Prüfprotokoll der Gehaltsabrechnungen
• Zuordnungsdaten für Gehaltsabrechnungen: Personalnummer und TC-Identitätsnummer
• Einstellungen für Gehaltsabrechnungen: Bestätigung, SMS-Anbieter und Prozon-API
• Ausgabengenehmigungen

In neue Kapitel verschoben (die Überschrift führt zu einem kurzen Hinweis, der Sie an die neue Stelle verweist):

• Die Services-Verwaltung öffnen → 32
• Service-Module aktivieren → 32
• Den Speiseplan eingeben → 32
• Teilnahme am Essen und Bewertungen des Speiseplans verfolgen → 32
• Shuttle-Linien festlegen → 32
• Live-Shuttle: Link für Fahrer und Ankündigung an Fahrgäste → 32
• Anfragekategorien und ihre Verantwortlichen → 31
• Eingehende Anfragen bearbeiten (zuweisen, antworten, lösen) → 23
• Einstellungen der Poststelle → 31
• Eingehende Sendungen erfassen und übergeben → 24
• Ausgehende Versandanfragen versenden → 24
• Buchungsressourcen und ihre Regeln → 32
• Besuchereinstellungen und Selbstanmeldung per QR-Code → 32
• Empfangsbildschirm: Besucher einlassen → 26
• Beinaheunfall- und Gefahrenmeldungen bearbeiten → 32
• Einstellungen und Bericht der Sicherheitsmeldung → 32
• Inventargegenstände erfassen und zuweisen → 28
• Zuweisung zurücknehmen, Defekt und Verlust → 28
• Einstellungen der Inventarzuweisung → 31
• Teamgenehmigungen (Abteilungsleitung) → 21
• Urlaubsanträge, die auf Genehmigung warten (Personalwesen) → 30
• Jahresurlaubssalden eingeben → 30
• Alle Urlaubsanträge und Urlaub im Namen von Mitarbeitenden erfassen → 30
• Einstellungen: Urlaubsarten und Regeln, Dienstalterstabellen, Feiertage → 30
• Genehmigtes Urlaubsformular und QR-Prüfung → 21
• Das unterschriebene Formular eines genehmigten Urlaubs entgegennehmen (per QR-Code) → 30
• Arbeitszeit-Einstellungen: Erfassungswege, Büronetzwerk und QR-Code → 29
• Den QR-Code-Bildschirm am Eingang einrichten → 29
• Einstellungen zur Standortverfolgung (Außendienst) und Einwilligungsdokumente → 29
• Zeitnachweis und Arbeitszeitbericht → 29
• Eine Abfrage „Ich bin in Sicherheit“ starten → 32
• Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden → 32
• Sammelplätze und Einstellungen für „Ich bin in Sicherheit“ → 32
• Ergebnisse von Übungen ansehen → 32

Rollen vergeben

Für wen: Admin · Wo: Admin → Personen → Personen und Berechtigungen

Wozu: Legt fest, wer welchen Service verwaltet und wer die Vorgänge bearbeitet. Die Bildschirme in diesem Kapitel sieht eine Person nur, wenn sie die entsprechende Rolle hat.

• Service-Verantwortliche (Aufgabenberechtigung): verwaltet den gesamten Bereich Admin → Services (Module, Verpflegung, Shuttle, Fahrzeuge und die Einstellungen der Service-Module).
• Notfallverantwortliche(r) (Aufgabenberechtigung): startet, verfolgt und beendet die Abfrage „Ich bin in Sicherheit“.
• Tabelle Modulberechtigungen: Für Anfragen, Poststelle, Buchungen, Besucher, Arbeitszeit, Onboarding, Sicherheitsmeldung (auch die Verwaltung des Betriebsarztes läuft über die Rollen dieses Moduls), Inventarzuweisung, Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Einkauf und „Ich bin in Sicherheit“ (Notfall) gibt es die Rollen Modul-Admin (Einstellungen), Bearbeiter (bearbeitet Vorgänge, erhält Benachrichtigungen) und Betrachter (nur Lesezugriff). Die Fertigpaket-Schaltflächen (Personalwesen, Verwaltung, Empfang, Sicherheitsteam) vergeben häufig genutzte Rollen mit einem Klick.

Die Schritte und die Bedeutung der Rollen Modul für Modul finden Sie unter 10. Verwaltung und Einrichtung und Modulrollen (Berechtigungstabelle).

Tipp: Der Abteilungsleitung müssen Sie keine eigene Rolle geben. Wer im Organigramm die Führungskraft einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters ist, genehmigt deren Urlaubsanträge und Arbeitszeitkorrekturen automatisch (siehe Abteilung und Führungskraft zuweisen).

Die Services-Verwaltung öffnen

Beschreibt, wie Sie den Bildschirm Admin → Services öffnen und wer welchen Reiter sieht. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Die Verwaltung der Services öffnen. Siehe auch 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern: Einstellungsbildschirme öffnen.

Service-Module aktivieren

Sie aktivieren die Module Verpflegung, Shuttle und Fahrzeugzuweisung sowie die Zusatzfunktionen von Verpflegung und Shuttle. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Service-Module aktivieren (Allgemein).

Den Speiseplan eingeben

Sie geben den Speiseplan des Monats Tag für Tag oder aus einer CSV-Datei ein. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Speiseplan eintragen.

Teilnahme am Essen und Bewertungen des Speiseplans verfolgen

Sie verfolgen die täglich erwartete Personenzahl und die Bewertungen des Speiseplans. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Teilnahme am Essen und Menübewertungen verfolgen.

Shuttle-Linien festlegen

Sie erfassen Shuttle-Linien, Fahrzeuge, Fahrer und Haltestellenzeiten. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Shuttle-Linien festlegen und Die heutigen Fahrten überwachen.

Live-Shuttle: Link für Fahrer und Ankündigung an Fahrgäste

Sie geben dem Fahrer einen Link, für den keine Anmeldung nötig ist, und senden den Fahrgästen eine Ankündigung zu Verspätung oder Ausfall. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Fahrerlink und Mitteilung an die Fahrgäste. Siehe auch 25. Shuttle und Kantine: Fahrerbildschirm: Fahrt, Haltestellen und Fahrgäste.

Fahrzeugzuweisung

Für wen: Service-Verantwortliche · Wo: Admin → Services → Fahrzeug

Wozu: Sie erfassen das Kennzeichen eines Mitarbeiters mit Dienstfahrzeug sowie die Termine für Reifen, Wartung, Untersuchung, Versicherung und Vollkasko. Nähert sich ein Termin, erhalten der Mitarbeiter und die Verwaltung eine Erinnerung. Mitarbeitende sehen nur ihr eigenes Fahrzeug und können es nicht ändern.

Bevor Sie beginnen: Das Modul Dienstfahrzeuge muss aktiviert sein. Ist es deaktiviert, steht am Anfang des Abschnitts: „Fahrzeugzuweisung ist deaktiviert; für Mitarbeitende nicht sichtbar, es werden keine Erinnerungen gesendet.“

1. Klicken Sie auf + Fahrzeug hinzufügen.
2. Wählen Sie in der Liste — Mitarbeitende wählen — die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter aus.
3. Füllen Sie die Felder Kennzeichen (34 ABC 123) und Marke / Modell aus.
4. Geben Sie die Termine ein: Reifenwechsel (in der Liste daneben Wechsel auf Winter oder Wechsel auf Sommer), Inspektion (Datum oder Kilometerstand; Feld oder km), Hauptuntersuchung, Kfz-Haftpflicht, Vollkasko.
5. Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz und klicken Sie auf Fahrzeuge speichern.

Tipp: Neben abgelaufenen Terminen steht überfällig, neben anstehenden steht an.

Wichtig: Einem Mitarbeiter kann nur ein Fahrzeug zugewiesen werden. Um die Zuweisung aufzuheben, klicken Sie in der Zeile auf Entfernen und speichern.

Anfragekategorien und ihre Verantwortlichen

Sie legen die Anfragekategorien, ihre Verantwortlichen und die Zielzeiten für die Lösung fest. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern umgezogen; siehe Anfrage-Einstellungen: Kategorien und Zielzeiten, Textbausteine festlegen und Berechtigungen für Anfragen vergeben.

Eingehende Anfragen bearbeiten (zuweisen, antworten, lösen)

Sie übernehmen eingehende Anfragen, schreiben mit der anfragenden Person, fragen nach Informationen und lösen die Anfragen. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 23. Anfragen umgezogen; siehe Liste der eingehenden Anfragen (für Bearbeitende), Anfrage übernehmen und antworten, Informationen vom Anfragenden anfordern, Anfrage lösen, schließen, Priorität und Thema ändern und Dashboard „Übersicht“: Lösungszeiten.

Einstellungen der Poststelle

Sie legen den Übergabeort, die Erinnerung, die Aufbewahrungsdauer, die Verantwortlichen und die Versanddienstleister fest. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern umgezogen; siehe Einstellungen der Poststelle und Berechtigungen für die Poststelle vergeben.

Eingehende Sendungen erfassen und übergeben

Eingehende Sendungen werden jetzt auf dem eigenen Bildschirm Poststellen-Tresen erfasst und mit dem Übergabecode übergeben. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 24. Pakete, Poststelle und Einkauf umgezogen; siehe Den Poststellen-Tresen öffnen, Eingehende Sendung erfassen, Sendung übergeben und Poststellenbuch: Eingänge und Ausgänge.

Ausgehende Versandanfragen versenden

Sie übergeben die Versandanfragen der Mitarbeitenden an den Paketdienst oder Kurier; anstelle der früheren Schaltfläche In Vorbereitung gibt es jetzt In der Poststelle angenommen. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 24. Pakete, Poststelle und Einkauf umgezogen; siehe Ausgehende Versandanfragen bearbeiten.

Buchungsressourcen und ihre Regeln

Sie legen die buchbaren Besprechungsräume und Parkplätze sowie Buchungszeiten und Begrenzungen fest. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Buchbare Ressourcen und Regeln und Synchronisierung mit Google Kalender.

Besuchereinstellungen und Selbstanmeldung per QR-Code

Sie richten Besucheranmeldung, Aufbewahrungsdauer, Datenschutzhinweis und Selbstanmeldung per QR-Code ein. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Besuchereinstellungen, Begrüßung und Auschecken. Siehe auch 26. Besprechungsraum und Besucher: QR-Selbstanmeldung (Besucher).

Empfangsbildschirm: Besucher einlassen

Am Empfang lassen Sie den erwarteten Besucher ein, erfassen unangemeldete Besucher und melden sie wieder ab. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 26. Besprechungsraum und Besucher umgezogen; siehe Empfangstresen: Besucher einchecken, Besucher auschecken, Wer ist gerade im Haus und Empfang: Liste „Heute“ und Buch.

Beinaheunfall- und Gefahrenmeldungen bearbeiten

Sie prüfen eingehende Sicherheitsmeldungen, bewerten das Risiko, eröffnen Korrekturmaßnahmen und schließen sie ab. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Meldungen zu Beinaheunfällen und Gefahren bearbeiten.

Einstellungen und Bericht der Sicherheitsmeldung

Sie aktivieren die Sicherheitsmeldung und richten anonyme Meldungen und Ortsvorschläge ein. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Einstellungen für Sicherheitsmeldungen. Siehe auch 19. Berichte: Registerkarte Arbeitsschutz in den Berichten.

Inventargegenstände erfassen und zuweisen

Das Inventar hat jetzt im linken Menü einen eigenen Bildschirm Inventar; dort erfassen Sie Gegenstände und weisen sie Mitarbeitenden zu. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 28. Anlagegüter und Inventarzuweisung umgezogen; siehe Bildschirm Inventar, Anlagegut erfassen, Anlagegut zuweisen, Aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren und QR-Etiketten drucken.

Zuweisung zurücknehmen, Defekt und Verlust

Sie nehmen den Gegenstand zurück und ändern seinen Zustand; Verlust, Schaden und Defekt werden jetzt als Vorfälle gemeldet und abgeschlossen. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 28. Anlagegüter und Inventarzuweisung umgezogen; siehe Details zum Anlagegut: Rücknahme, Status, Bearbeiten und Löschen, Vorfälle verfolgen, Vorfall in Prüfung nehmen und Vorfall abschließen: Kosten und Verschuldensbewertung.

Einstellungen der Inventarzuweisung

Sie richten das Zuweisungsmodul, die Übergabebestätigung, die Garantieerinnerung und die Aufbewahrungsdauer ein. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern umgezogen; siehe Inventar-Einstellungen und eigene Kategorien und Berechtigungen für das Inventar vergeben.

Teamgenehmigungen (Abteilungsleitung)

Als Abteilungsleitung genehmigen Sie die Urlaubsanträge und Arbeitszeitkorrekturen Ihres Teams. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 21. Urlaub der Mitarbeitenden umgezogen; siehe Als Führungskraft Urlaub genehmigen. Siehe auch 22. Arbeitszeit: Mein Team: heutiger Stand des Teams und Genehmigung von Korrekturen.

Urlaubsanträge, die auf Genehmigung warten (Personalwesen)

Als Personalwesen erteilen Sie die abschließende Genehmigung für Urlaubsanträge, die die Führungskraft genehmigt hat. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs umgezogen; siehe Freigabeprozess und Genehmigung durch das Personalwesen und Genehmigende und Betrachter zuweisen.

Jahresurlaubssalden eingeben

Sie geben die Anfangssalden der Mitarbeitenden ein und korrigieren Salden nachträglich. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs umgezogen; siehe Jahresurlaubssalden erfassen und korrigieren.

Alle Urlaubsanträge und Urlaub im Namen von Mitarbeitenden erfassen

Sie filtern alle Urlaubsanträge, stornieren genehmigten Urlaub oder erfassen Urlaub im Namen von Mitarbeitenden. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs umgezogen; siehe Alle Anträge, Stornierung und Urlaubseintrag für eine Person.

Einstellungen: Urlaubsarten und Regeln, Dienstalterstabellen, Feiertage

Die Einstellungen des Urlaubsmoduls (Arbeitstage, Dienstalterstabellen, gesetzliche Feiertage, Regeln der Urlaubsarten, Übertrag und Urlaubsvorschuss) werden jetzt in eigenen Aufgaben beschrieben. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs umgezogen; siehe Einstellungen öffnen (Urlaubsmodul), Arbeitstage, Tabellen nach Betriebszugehörigkeit und gesetzliche Feiertage, Regeln für bezahlte und unbezahlte Urlaubsarten und Übertrag, Urlaubsvorschuss und rückwirkende Anträge.

Genehmigtes Urlaubsformular und QR-Prüfung

Für genehmigten Urlaub entsteht ein druckbares A4-Formular mit QR-Code; der QR-Code zeigt, dass das Formular mit dem Eintrag im System übereinstimmt. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 21. Urlaub der Mitarbeitenden umgezogen; siehe Genehmigtes Urlaubsformular drucken und unterschreiben und Formular per QR-Code prüfen. Siehe auch 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs: Verfolgung des unterschriebenen Formulars.

Das unterschriebene Formular eines genehmigten Urlaubs entgegennehmen (per QR-Code)

Sie fotografieren das unterschriebene Formular, das die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mitbringt; anhand des QR-Codes wird der Urlaub gefunden und als abgegeben markiert. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 30. Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs umgezogen; siehe Formular per QR-Code annehmen (Personalwesen) und Verfolgung des unterschriebenen Formulars.

Arbeitszeit-Einstellungen: Erfassungswege, Büronetzwerk und QR-Code

Die Arbeitszeit-Einstellungen wurden in 0.99.45 in vier Reiter aufgeteilt: Allgemein, Arbeitsorte, Arbeitsplan, Mittagspause und Fragen. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 29. Verwaltung der Arbeitszeit umgezogen; siehe Arbeitszeit-Einstellungen öffnen, Registerkarte „Allgemein“, Arbeitsorte: Unternehmensstandard für Büros, Gespeichertes Büro bearbeiten, büroeigene Anmelderegel und Löschen, Arbeit außerhalb des Büros: Homeoffice, remote, Außendienst und Arbeitspläne und Zuweisungsreihenfolge.

Den QR-Code-Bildschirm am Eingang einrichten

Sie zeigen auf dem Tablet am Büroeingang einen QR-Code, der sich alle 30 Sekunden ändert, und schützen den Bildschirm mit einem Passwort. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 29. Verwaltung der Arbeitszeit umgezogen; siehe QR-Bildschirm am Eingang einrichten und schützen.

Einstellungen zur Standortverfolgung (Außendienst) und Einwilligungsdokumente

Sie aktivieren die Standortverfolgung für Außendienstmitarbeitende, legen die Regeln fest und markieren die unterschriebenen Einwilligungsdokumente. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 29. Verwaltung der Arbeitszeit umgezogen; siehe Einstellungen der Standortverfolgung (Außendienst) und Einwilligungsformulare.

Zeitnachweis und Arbeitszeitbericht

Sie sehen den monatlichen Zeitnachweis, laden ihn als CSV oder Excel herunter und übertragen ihn ins Lohnabrechnungsprogramm. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 29. Verwaltung der Arbeitszeit umgezogen; siehe Stundenzettel und Export in die Lohnsoftware. Siehe auch 19. Berichte: Registerkarte Arbeitszeit in den Berichten.

Einen neuen Onboarding-Prozess starten

Für wen: Personalwesen, Admin · Wo: Pinnwand → Mein Bereich → Onboarding → Prozesse

Wozu: Sie starten eine Aufgabenliste für neue (oder ausscheidende) Mitarbeitende. Die Aufgaben werden mit ihren Terminen auf die Verantwortlichen verteilt (Personalwesen, IT, Verwaltung, Führungskraft, Buddy, die Person selbst).

1. Klicken Sie auf der Kachel Onboarding auf Prozesse. Im Fenster Onboarding und Offboarding werden die laufenden Prozesse (Laufend) mit ihrem Fortschritt und der Zahl überfälliger Aufgaben aufgelistet.
2. Klicken Sie auf + Neuer Prozess.
3. Wählen Sie in der Liste Vorlage die Vorlage aus (z. B. „Eintritt (allgemein) · 12 Aufgaben“ oder „Austritt (allgemein) · 5 Aufgaben“).
4. Tippen Sie in das Feld Mitarbeiter/in: einen Namen und wählen Sie die Person aus der Liste.
5. Wählen Sie das Datum Starttag (beim Austritt letzter Arbeitstag). Die Termine der Aufgaben werden von diesem Tag aus berechnet.
6. Wählen Sie bei Bedarf die Personen für Führungskraft (falls leer, aus dem Organigramm): und Mitfahrgelegenheit (optional): und schreiben Sie eine Notiz (optional).
7. Klicken Sie auf Starten und Verantwortliche benachrichtigen.

Tipp: Die Aufgaben, die bei Ihnen liegen, erscheinen mit Termin und Verzug in der Liste Ihre Aufgaben der Kachel; haken Sie sie nach dem Erledigen ab. Die Kurzkarte zeigt die ersten 3 Aufgaben; klicken Sie auf Alles öffnen, um alle zu sehen. Ein Klick auf einen Prozess öffnet alle Schritte; bei Bedarf schließen Sie ihn mit Prozess schließen → Ja, schließen. Den Bildschirm, den neue Mitarbeitende sehen, finden Sie unter 07. Interne Services.

Einstellungen und Vorlagen (Onboarding)

Für wen: Modul-Admin für Onboarding · Wo: Admin → Module → Onboarding

1. Klicken Sie auf Admin → Module → Onboarding. Die Onboarding-Einstellungen öffnen sich.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Onboarding aktiv und schreiben Sie den Willkommenstext für Neue.
3. Wählen Sie die Personen für HR-Aufgaben:, IT-Aufgaben: und Verwaltungsaufgaben:. Rollenaufgaben werden der ersten Person in der Liste zugewiesen; ist die Liste leer, der Person, die den Prozess startet.
4. Geben Sie den Wert für Aufbewahrung beendeter Prozesse in Monaten (3–60) ein. Weitere Onboarding-Verantwortliche fügen Sie im Abschnitt Berechtigungen unter dem Reiter als Bearbeiter hinzu.
5. Wählen Sie unter Vorlagen eine Vorlage. Bearbeiten Sie die Felder Vorlagenname und Art (Eintritt / Austritt).
6. Geben Sie für jede Aufgabe einen Titel, die verantwortliche Rolle (Die Person selbst, Führungskraft, Mitfahrgelegenheit, HR, IT, Verwaltung, Bestimmte Person), den Tagesabstand (−3 = drei Tage vorher, 0 = erster Tag, 30 = einen Monat später) und bei Bedarf einen App-Link (Mein Profil, Unternehmensrichtlinien) ein. Mit + Aufgabe hinzufügen fügen Sie eine Aufgabe hinzu, mit + Vorlage eine Vorlage.
7. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Gehaltsabrechnungen hochladen und zuordnen

Für wen: Verantwortliche für Gehaltsabrechnungen (Personalwesen), Admin · Wo: Pinnwand → Mein Bereich → Meine Gehaltsabrechnungen → Hochladen

Wozu: Sie laden die monatlichen PDF-Gehaltsabrechnungen gesammelt hoch. Die Personalnummer (oder TC-Identitätsnummer) und der Zeitraum im Dateinamen ordnen die Gehaltsabrechnung der richtigen Person und dem richtigen Monat zu. Die Mitarbeitenden öffnen ihre Gehaltsabrechnung in Mein Bereich, indem sie den Empfang bestätigen.

Bevor Sie beginnen: Das Gehaltsabrechnungsmodul muss aktiviert sein, und Sie müssen in der Zeile Meine Gehaltsabrechnungen die Rolle Bearbeiter erhalten haben (Admin → Personen → Personen und Berechtigungen; das Fertigpaket Personalwesen vergibt diese Rolle ebenfalls). Tragen Sie die Personalnummern der Mitarbeitenden ein (siehe Zuordnungsdaten für Gehaltsabrechnungen). Die Dateinamen müssen die Personalnummer und den Zeitraum enthalten, zum Beispiel S-1004_2026-10.pdf. Der Zeitraum kann als 2026-10, 202610 oder 10-2026 geschrieben werden.

1. Klicken Sie auf der Kachel Meine Gehaltsabrechnungen auf Hochladen. Das Fenster Gehaltsabrechnungen hochladen öffnet sich.
2. Wählen Sie im Feld Zeitraum (falls nicht im Dateinamen) den Monat. Standard ist der Vormonat; enthält der Dateiname einen Zeitraum, gilt dieser.
3. Klicken Sie auf PDF-Dateien und wählen Sie die Gehaltsabrechnungen aus. Sie können mehrere Dateien auswählen; jede Datei darf höchstens 10 MB groß sein.
4. Für jede Datei erscheint eine Zeile: Dateiname, zugeordnete Person und Zeitraum. In der Statuszeile steht Zugeordnet, Kein Treffer; Person auswählen oder Passt zu mehreren Personen; Person auswählen. Nicht zugeordnete Zeilen sind gelb; wählen Sie die Person aus der Liste. Bei Bedarf ändern Sie auch den Zeitraum in der Zeile.
5. Klicken Sie auf Hochladen (3) (die Zahl ist die Anzahl der Dateien). Die Dateien werden nacheinander hochgeladen; in jeder Zeile steht das Ergebnis. Zeilen ohne ausgewählte Person werden mit „Keine Person ausgewählt; übersprungen.“ übersprungen.

Link statt Datei: Liegen die Gehaltsabrechnungen im eigenen Gehaltsabrechnungssystem Ihres Unternehmens, öffnen Sie Link statt Datei festlegen, wählen Mitarbeiter/in und Zeitraum, tragen im Feld Link zur Gehaltsabrechnung die Adresse ein, die mit https:// beginnt, und klicken auf Link speichern. Die Person öffnet diese Adresse, nachdem sie den Empfang bestätigt hat.

Zweite Gehaltsabrechnung für denselben Monat:

• Hat die Person den Empfang noch nicht bestätigt, ersetzt die neue Datei die alte; die alte Datei wird gelöscht.
• Hat die Person den Empfang bestätigt, bleiben die alte Gehaltsabrechnung und der Empfangsnachweis erhalten; die neue Gehaltsabrechnung wird mit dem Etikett Korrektur als eigene Zeile hinzugefügt, und die Person bestätigt auch diese.

Tipp: Liefert Ihr Lohnabrechnungsprogramm alle Mitarbeitenden in einem einzigen PDF, teilen Sie es zuerst in ein PDF pro Person und benennen die Dateien mit der Personalnummer. Die Gehaltsabrechnungen liegen im privaten Ordner der Website (pzk-bordro), der von außen nicht geöffnet werden kann; bei Nginx-Hosting wie Kinsta muss für diesen Ordner ebenfalls eine Zugriffsregel ergänzt werden. Den Status sehen Sie in der Liste Private Ordner in den Spesen-Einstellungen (siehe 18. Ausgabenverwaltung und Buchhaltung).

Abrechnungszeiträume, Empfangsstatus und Prüfprotokoll der Gehaltsabrechnungen

Für wen: Verantwortliche für Gehaltsabrechnungen (Personalwesen), Betrachter, Admin · Wo: Pinnwand → Mein Bereich → Meine Gehaltsabrechnungen → Zeiträume

Wozu: Sie verfolgen, wie viele Gehaltsabrechnungen pro Monat bestätigt wurden, sehen, wer noch nicht bestätigt hat, und exportieren den Empfangsnachweis als CSV.

1. Klicken Sie auf der Kachel Meine Gehaltsabrechnungen auf Zeiträume. Für jeden Monat erscheint eine Angabe wie „9 / 15 bestätigt“; sind alle bestätigt, ist sie grün, fehlen welche, gelb.
2. Klicken Sie auf einen Monat. Pro Mitarbeiter/in erscheint eine Zeile: Name und Personalnummer, Status, Zeitpunkt und Methode der Empfangsbestätigung (oder Hochladedatum), Dateiart (PDF oder Link) und Anzahl der Öffnungen.
3. Als Bearbeiter können Sie eine Gehaltsabrechnung mit Öffnen ansehen. Dieses Öffnen wird im Prüfprotokoll als „Ansicht durch das Personalwesen“ vermerkt und beeinflusst die Empfangsbestätigung der Person nicht.
4. Um eine falsche Gehaltsabrechnung zu entfernen, deren Empfang noch nicht bestätigt wurde, klicken Sie auf Löschen → Ja, löschen. Eine Gehaltsabrechnung mit bestätigtem Empfang kann nicht gelöscht werden; zur Korrektur laden Sie für denselben Monat eine neue hoch.
5. Für den Empfangsnachweis klicken Sie auf Prüfprotokoll (CSV) (für diesen Monat) oder im Fenster Zeiträume auf Gesamtes Prüfprotokoll (CSV).

CSV-Spalten: Çalışan (Mitarbeiter/in), Sicil (Personalnummer), Dönem (Zeitraum), Yükleme (Hochladen), Kaynak (Quelle), Tür (Art), Düzeltme (Korrektur), Tebliğ zamanı (Zeitpunkt der Empfangsbestätigung), Yöntem (Methode), Kanal (Kanal: die maskierte Adresse oder Nummer, an die der Code ging), IP, Tarayıcı (Browser), PDF SHA-256 (der Fingerabdruck des Dokuments) und Açılış (Öffnungen).

Tipp: Mitarbeitende, deren Empfangsbestätigung aussteht, sehen einen Hinweis an der Glocke (Wartet auf Sie) und in Mein Bereich. Wer die Rolle Betrachter hat, sieht die Zeiträume und die CSV, kann aber den Inhalt der Gehaltsabrechnungen nicht öffnen.

Zuordnungsdaten für Gehaltsabrechnungen: Personalnummer und TC-Identitätsnummer

Für wen: Verantwortliche für Gehaltsabrechnungen (Personalwesen), Admin · Wo: Pinnwand → Mein Bereich → Meine Gehaltsabrechnungen → Personen

1. Klicken Sie auf der Kachel Meine Gehaltsabrechnungen auf Personen. Die Mitarbeitenden werden aufgelistet; mit Personen suchen filtern Sie nach Name oder Personalnummer.
2. Tragen Sie im Feld Personalnummer die Personalnummer der Person ein.
3. Ordnet Ihr Unternehmen über die TC-Identitätsnummer zu, tragen Sie die Nummer im Feld TC-Nr. ein. Die Nummer selbst wird nicht gespeichert, sondern nur ihr Einweg-Hashwert; danach steht im Feld „TC-Nr. hinterlegt ✓“. Zum Löschen geben Sie - ein.
4. Wählen Sie bei Bedarf in der Liste Unternehmenseinstellung den Bestätigungskanal speziell für diese Person (E-Mail-Code oder SMS-Code).
5. Klicken Sie in der Zeile auf Speichern.

Tipp: Der Hinweis „keine E-Mail“ oder „kein Handy“ unter der Zeile zeigt, dass an diese Person kein Code gesendet werden kann. Ergänzen Sie auf ihrer Karte eine E-Mail-Adresse oder Handynummer oder wählen Sie einen anderen Kanal.

Einstellungen für Gehaltsabrechnungen: Bestätigung, SMS-Anbieter und Prozon-API

Für wen: Modul-Admin für Gehaltsabrechnungen, Admin · Wo: Admin → Module → Lohnabrechnung

1. Klicken Sie auf Admin → Module → Lohnabrechnung. Die Einstellungen für Gehaltsabrechnungen öffnen sich. Weisen Sie die Verantwortlichen für Gehaltsabrechnungen (Personalwesen) im Abschnitt Berechtigungen unter dem Reiter als Bearbeiter zu.
2. Aktivieren Sie das Kästchen Gehaltsabrechnungsmodul aktiv.
3. Wählen Sie Bestätigung des Empfangs:
   • E-Mail-Code (empfohlen): An die E-Mail-Adresse auf der Karte der Person wird ein 6-stelliger Code gesendet.
   • SMS-Code: Der Code wird per SMS an das Handy gesendet; dafür muss unten ein SMS-Anbieter eingerichtet sein.
   • Direkt öffnen (ohne Code): Die Person klickt auf Empfang bestätigen und öffnen; Zeit und IP-Adresse werden trotzdem gespeichert.
4. Wählen Sie für die Zuordnung über den Dateinamen Personalnummer, TC-Identitätsnummer oder Personalnummer oder TC-Identitätsnummer.
5. Aktivieren Sie bei Bedarf Bei neuer Gehaltsabrechnung eine Push-Benachrichtigung senden.
6. Wenn Sie SMS nutzen, wählen Sie im Abschnitt SMS-Anbieter den Anbieter:
   • Netgsm: Geben Sie Benutzerkennung, Passwort und Absenderkennung ein.
   • Andere (HTTP-Vorlage): Geben Sie die https://-Adresse Ihres Anbieters, die Methode (POST / GET), den Body und die Request-Header ein. Verwenden Sie die Platzhalter {telefon} und {mesaj}. Passwort und Request-Header werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt; lassen Sie sie leer, bleibt der gespeicherte Wert erhalten; zum Löschen geben Sie - ein.
7. Klicken Sie auf Speichern. Für SMS geben Sie im Testfeld eine Handynummer ein und klicken auf Test-SMS senden.

Prozon-API (Gehaltsabrechnung von System zu System senden): Wenn Prozon Ihre Gehaltsabrechnungen erstellt, klicken Sie auf Schlüssel erstellen. Der Schlüssel ist nur in diesem Moment sichtbar; kopieren Sie ihn und geben Sie ihn über einen sicheren Kanal an Prozon weiter. Prozon sendet jede Gehaltsabrechnung mit diesem Schlüssel an den Endpunkt pzk/v1/bordro-api (Personalnummer, TC-Identitätsnummer oder E-Mail; Zeitraum; PDF oder Link), und die Gehaltsabrechnung landet automatisch im Fach der Person. Eine Anfrage, die nicht genau einer Person zugeordnet werden kann, wird abgelehnt. Neuen Schlüssel erstellen macht den alten sofort ungültig.

Verantwortliche für Gehaltsabrechnungen zuweisen: Weisen Sie die Personen des Personalwesens unter Admin → Personen → Personen und Berechtigungen in der Zeile Meine Gehaltsabrechnungen zu: Modul-Admin (diese Einstellungen), Bearbeiter (Hochladen, Personen, Öffnen) und Betrachter (Empfangsstatus und Prüfprotokoll).

Eine Abfrage „Ich bin in Sicherheit“ starten

Nach einem Notfall oder einer Übung fragen Sie die Mitarbeitenden: „Sind Sie in Sicherheit?“. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Sicherheitsabfrage starten. Siehe auch 27. Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt: Notfall melden (Verantwortliche).

Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden

Sie verfolgen, wer in Sicherheit ist, wer Hilfe angefordert hat und wer nicht geantwortet hat, und beenden die Abfrage. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden.

Sammelplätze und Einstellungen für „Ich bin in Sicherheit“

Sie richten Sammelplätze, Standortfreigabe, Erinnerung und Standardtexte ein. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Sammelplätze und Einstellungen der Sicherheitsabfrage.

Ergebnisse von Übungen ansehen

Die Ergebnisse früherer Abfragen und Übungen finden Sie im Abschnitt Frühere Abfragen des Abfrage-Dashboards, die Übungsprotokolle auf dem Bildschirm der Teams. Diese Aufgabe ist in das Kapitel 32. Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen umgezogen; siehe Das Abfrage-Dashboard verfolgen und die Abfrage beenden und Notfallteams und Übungen.

Ausgabengenehmigungen

Zur Genehmigung von Ausgaben und Vorschüssen, zur Genehmigung durch die Buchhaltung, zu Zahlung und Bericht siehe 18. Ausgabenverwaltung und Buchhaltung. Wie Sie als Abteilungsleitung die Ausgaben Ihres Teams genehmigen, finden Sie unter 17. Spesen, Vorschüsse und Reisekosten.