22. Arbeitszeit

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Ihre Arbeitsbeginn- und Arbeitsendzeiten erfassen Sie am Smartphone (PDKS: System zur Kontrolle der Personalanwesenheit, kurz Zeiterfassung). Im Büro melden Sie sich über das Büronetz oder den QR-Code am Eingang an und ab; im Homeoffice, remote oder im Außendienst genügt ein Tippen. Die App zeigt Ihnen den heutigen Arbeitsplan; wenn Sie vor Arbeitsende gehen oder sich an einem Tag nicht angemeldet haben, kann sie nach dem Grund fragen.

Dieses Kapitel richtet sich an Mitarbeitende und an Führungskräfte, die die Arbeitszeit ihres Teams verfolgen. Einstellungen, Büros, Arbeitszeitmodelle und den Stundenzettel finden Sie in 29. Verwaltung der Arbeitszeit.

Für wen: Mitarbeitende · Führungskraft

In diesem Kapitel

• Das Feld „Arbeitszeit“ und der heutige Plan
• Anmeldung im Büro: Büronetz und QR-Code
• Im Homeoffice, remote oder im Außendienst beginnen
• Wenn Standort und Selfie verlangt werden
• Arbeitsbeginn über die Schnellaktion
• Arbeitsende und „Warum verlassen Sie das Büro?“
• „Heute keine Anmeldung“
• Benachrichtigung „Haben Sie mit der Arbeit begonnen?“
• Dieser Monat: Monatsübersicht und Karte
• Arbeitszeitkorrektur beantragen
• Standortverfolgung (Außendienst): Einwilligung und Route
• Mein Team: heutiger Stand des Teams und Genehmigung von Korrekturen

Bevor Sie beginnen: Das Arbeitszeitmodul ist im Unternehmen standardmäßig ausgeschaltet. Welche Erfassungswege aktiv sind und ob von Ihnen Standort, Selfie oder Netzwerkangaben verlangt werden, legt Ihr Unternehmen fest; bei Ihnen erscheinen nur die Schaltflächen, die für Sie freigegeben sind. Die Uhrzeit wird vom Server übernommen; die Uhr Ihres Smartphones spielt keine Rolle.

Das Feld „Arbeitszeit“ und der heutige Plan

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Arbeitszeit (am Computer: Pinnwand → Mein Bereich)

Wozu: Zeigt Ihren heutigen Status, Ihren Arbeitsplan und die Schaltflächen zum An- und Abmelden.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Mein Bereich. Sie gelangen auch dorthin, indem Sie oben im Bildschirm Heute auf die Kachel Arbeitszeit tippen.
2. Am Anfang des Feldes Arbeitszeit steht Ihr Status: Nicht angemeldet, Im Büro, Homeoffice, Remote, Im Außendienst oder Sie sind abgemeldet. Wenn Sie angemeldet sind, stehen auch Ihre Anmeldezeit und Ihre bisherige Arbeitsdauer heute dort.
3. Die Zeile darunter ist Ihr heutiger Plan, z. B. „Heute Homeoffice · 09:00–18:00“, „Heute im Büro · 09:00–18:00“, „Heute ist für Sie kein Arbeitstag“ oder „Heute ist Feiertag“. Der Plan stammt aus dem Arbeitszeitmodell des Unternehmens (ein persönliches Modell oder das Modell, das Ihrer Abteilung oder dem Unternehmen zugewiesen ist).
4. Die Schaltflächen sind nach Ihrem Plan sortiert: Die Schaltfläche für Ihren heutigen Plan steht vorn und ist farbig gefüllt (z. B. Im Homeoffice begonnen an einem Homeoffice-Tag).
5. Unten finden Sie Dieser Monat und Korrektur beantragen. Als Führungskraft sehen Sie zusätzlich Mein Team, als Arbeitszeit-Verantwortliche(r) Stundenzettel.

Tipp: Hat Ihr Unternehmen es aktiviert, erscheint im Verzeichnis und in Ihrem Profil das Abzeichen Im Büro / Homeoffice / Remote / Im Außendienst (siehe 08. Verzeichnis und Organisation). An einem Urlaubstag steht im Feld „Sie sind heute im Urlaub.“

Anmeldung im Büro: Büronetz und QR-Code

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Arbeitszeit → Ich bin im Büro oder der QR-Bildschirm am Eingang

Wozu: Erfasst, dass Sie im Büro angekommen sind. Das Büro wird am Netz, mit dem Ihr Smartphone verbunden ist, oder am QR-Code am Eingang erkannt.

Mit dem Büronetz:

1. Verbinden Sie Ihr Smartphone mit dem WLAN des Büros.
2. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit auf Ich bin im Büro.
3. Es erscheint die Meldung „Anmeldung gespeichert: 08:52 · Merkez Ofis“; im Feld stehen Im Büro und Ihre Anmeldezeit.

Per QR-Code:

1. Auf dem Bildschirm (Tablet) am Büroeingang sehen Sie den Titel Giriş–çıkış („Kommen/Gehen“), den Namen des Büros und einen QR-Code. Der Code erneuert sich alle 30 Sekunden.
2. Scannen Sie den QR-Code mit der Prozence-App oder mit der Kamera Ihres Smartphones. Die App öffnet sich und die Erfassung erfolgt sofort.

Automatischer Eintritt (0.99.6): Hat Ihr Unternehmen sie aktiviert, wird die erste Anmeldung des Tages automatisch erfasst, wenn Sie die App im Büronetz öffnen: „Anmeldung automatisch gespeichert: 08:52 · …“. Es wird nur die Anmeldung erfasst (zwischen 3 Stunden vor Arbeitsbeginn und Arbeitsende); die Abmeldung machen Sie selbst. Wird ein QR-Code, Standort oder Selfie verlangt, funktioniert die automatische Anmeldung nicht.

Gemeinsame Bestätigung und büroeigene Regel: Ihr Unternehmen kann für die Erfassung im Büro mehrere Bestätigungen gleichzeitig verlangen: QR-Code, Büronetz, Standort und (bei der büroeigenen Regel) ein Selfie bei der Anmeldung. Die Regeln können von Büro zu Büro verschieden sein. Wird ein QR-Code verlangt, erscheint die Schaltfläche Ich bin im Büro nicht, und im Feld steht „Scannen Sie für Ein- und Austritt im Büro den QR-Code am Eingang.“

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Sie scheinen nicht mit dem Büronetz verbunden zu sein. Verbinden Sie sich mit dem WLAN des Unternehmens oder scannen Sie den QR-Code am Eingang.“ (siehe 16. Fehlerbehebung)
• „Der QR-Code ist abgelaufen oder ungültig; scannen Sie den aktuellen Code auf dem Bildschirm erneut.“
• „Scannen Sie für die Erfassung im Büro auch den QR-Code am Eingang (…).“ / „Für die Erfassung müssen Sie mit dem WLAN des Büros verbunden sein (…).“ / „Ihr Standort liegt nicht im Büro (…). Schalten Sie im Büro den Standort ein und versuchen Sie es erneut.“
• „Sie sind bereits angemeldet (08:52); Sie können sich abmelden.“ · „Sie haben gerade gebucht (08:52).“ (zwischen zwei Buchungen muss mindestens 1 Minute liegen)

Wichtig: Das Scannen des QR-Codes und das Auslesen des WLAN-Zugangspunkts erfordern ein echtes Smartphone. Der WLAN-Zugangspunkt (die drahtlose MAC-Adresse des Routers) wird nur in der mobilen Prozence-App (iPhone und Android) gelesen; im Browser wird nur die Internetadresse verwendet (siehe 20. Die mobile Prozence-App).

Im Homeoffice, remote oder im Außendienst beginnen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Arbeitszeit → Im Homeoffice begonnen / Remote gestartet / Ich bin im Außendienst

Wozu: Erfasst Ihren Arbeitsbeginn an Tagen, an denen Sie außerhalb des Büros arbeiten.

1. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit je nach Arbeitsort auf die passende Schaltfläche:
   • Im Homeoffice begonnen — wenn Sie von zu Hause arbeiten.
   • Remote gestartet — wenn Sie weder im Büro noch zu Hause arbeiten (z. B. in einer anderen Stadt).
   • Ich bin im Außendienst — wenn Sie beim Kunden oder im Außendienst sind.
2. Verlangt Ihr Unternehmen für diesen Arbeitsort Standort oder Selfie, fragt das Smartphone nach der Berechtigung oder das Selfie-Fenster öffnet sich (siehe Wenn Standort und Selfie verlangt werden).
3. Es erscheint eine Meldung wie „Anmeldung gespeichert: 09:03 · Homeoffice · Standort gespeichert“. Im Feld stehen Ihr Status (Homeoffice, Remote, Im Außendienst) und Ihre Anmeldezeit; die Schaltfläche wird zu Gehen (im Außendienst Abmelden (Außendienst)).

Wer sieht welche Schaltflächen? Welche Schaltflächen Sie sehen, legt Ihr Unternehmen fest. Ein Arbeitsort kann nur für bestimmte Abteilungen oder Personen freigegeben sein; steht in Ihrem Arbeitszeitmodell für den Tag „Homeoffice“ oder „Remote“, erscheint die zugehörige Schaltfläche immer.

Standortprüfung im Außendienst: Hat Ihr Unternehmen Sie in die Liste der Standortprüfung im Außendienst aufgenommen, ist bei Ich bin im Außendienst der Standort Pflicht, und Ihr Standort wird mit den definierten Orten verglichen. Sind Sie in der Nähe eines definierten Ortes, steht dessen Name dort (z. B. „Merkez Ofis“); andernfalls steht dort „Im Außendienst · außerhalb eines definierten Standorts“, und die Buchung wird als „Außerhalb des Orts“ markiert.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Die Erfassung ‚Homeoffice‘ ist für Sie nicht freigegeben.“ — dieser Arbeitsort ist für Sie nicht freigegeben.
• „Die Erfassung remote / im Außendienst ist ausgeschaltet.“ — in Ihrem Unternehmen ist die Erfassung außerhalb des Büros ausgeschaltet.
• „Für die Erfassung ‚Homeoffice‘ ist die Standortfreigabe nötig.“ · „Für die Außendienst-Erfassung ist eine Standortfreigabe nötig.“

Wenn Standort und Selfie verlangt werden

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Beim Anmelden oder Abmelden

Wozu: Ihr Unternehmen kann bei der Erfassung Ihren Standort, beim Kommen ein Selfie oder Netzwerkangaben verlangen. Sie belegen, dass die Buchung tatsächlich an diesem Ort erfolgt ist.

Standort:

1. Wenn Sie auf die Schaltfläche zum An- oder Abmelden tippen, fragt das Smartphone (oder der Browser) nach der Standortberechtigung. Erteilen Sie sie.
2. Der Standort wird in der Buchung gespeichert; in der Meldung erscheint „Standort gespeichert“.
3. Wenn Sie die Berechtigung verweigern: Verlangt der Arbeitsort den Standort zwingend, wird nicht gebucht („Für die Erfassung … ist die Standortfreigabe nötig.“); ist die Standorterfassung nur unternehmensweit aktiviert, wird trotzdem gebucht und „keine Standortberechtigung“ vermerkt.

Selfie (nur beim Kommen):

1. Tippen Sie auf die Schaltfläche zum Anmelden. Das Fenster Selfie zum Kommen öffnet sich: „Ihr Unternehmen verlangt beim Kommen ein Selfie. Das Foto sehen nur Personen, die Ihre Zeiterfassung sehen dürfen (Sie, Ihre Führungskraft, HR); es wird nach Ablauf der Frist gelöscht. Es findet keine Gesichtserkennung statt.“
2. Tippen Sie auf Kamera öffnen und nehmen Sie mit der Frontkamera ein Foto von sich auf.
3. Prüfen Sie die Vorschau. Tippen Sie bei Bedarf auf Neu aufnehmen.
4. Tippen Sie auf Mit Selfie kommen.

Wichtig:

• Wenn Sie das Fenster schließen, erfolgt keine Anmeldung: „Zum Kommen ist ein Selfie erforderlich.“ Beim Gehen wird kein Selfie verlangt.
• Das Fenster zur Standortberechtigung ist das Fenster des Smartphones selbst; da die Bilder in diesem Handbuch in einer Testumgebung aufgenommen wurden, sind dieses Fenster und das Kamerabild nicht abgebildet (das Selfie im Handbuch ist ein fiktives Symbol).
• Standort, WLAN, IP-Adresse und Selfie werden nach der vom Unternehmen festgelegten Frist gelöscht; die Kommen-/Gehen-Zeit bleibt erhalten. Für das Selfie findet keine Gesichtserkennung statt.

Arbeitsbeginn über die Schnellaktion

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Am Smartphone unten rechts + → Arbeitsbeginn (während der Arbeitszeit Arbeitsende)

Wozu: Sie melden sich an oder ab, ohne zu Mein Bereich zu gehen.

1. Tippen Sie auf die Schaltfläche + unten rechts.
2. Tippen Sie auf Arbeitsbeginn.
3. Steht Ihnen nur ein einziger Weg offen (und ist der QR-Code-Weg ausgeschaltet), wird sofort gebucht. Gibt es mehrere Wege oder ist der QR-Code-Weg aktiv, wählen Sie im Fenster Arbeitsbeginn einen aus (z. B. Ich bin im Büro, Im Homeoffice begonnen, Remote gestartet).

Tipp: Zur Schnellaktionsschaltfläche siehe 00. Erste Schritte.

Arbeitsende und „Warum verlassen Sie das Büro?“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Arbeitszeit → Abmelden (Büronetz) / Gehen / Abmelden (Außendienst)

Wozu: Erfasst, dass Sie die Arbeit beenden. Hat Ihr Unternehmen es aktiviert, fragt es beim Gehen vor Arbeitsende nach dem Grund.

1. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit auf die Abmeldeschaltfläche: Abmelden (Büronetz), wenn Sie sich über das Büronetz angemeldet haben, Gehen, wenn Sie sich im Homeoffice oder remote angemeldet haben, Abmelden (Außendienst), wenn Sie im Außendienst sind. Haben Sie sich per QR-Code angemeldet, können Sie den QR-Code am Eingang erneut scannen.
2. Gehen Sie vor Arbeitsende, kann das Fenster Warum verlassen Sie das Büro? erscheinen: „Sie gehen vor Arbeitsende. Während der Mittagspause und im Urlaub wird nicht gefragt.“
3. Wählen Sie einen Grund, z. B. Kundentermin, Besuch im Technologiepark, Persönlicher Grund, Urlaub oder Sonstiges. Die Liste hängt von Ihrem Unternehmen ab.
4. Haben Sie Sonstiges gewählt, schreiben Sie eine kurze Erklärung in das Feld Beschreibung.
5. Tippen Sie auf Abmeldung speichern. Es erscheint die Meldung „Abmeldung gespeichert: 15:40 · Merkez Ofis · Kundentermin“.

Wann wird nicht gefragt? Kurz vor Arbeitsende innerhalb der Toleranz (z. B. 15 Minuten), in der Mittagspause (z. B. 12:00–13:30), an einem Urlaubstag und an einem Tag, der für Sie kein Arbeitstag ist, wird nicht nach dem Grund gefragt.

Tipp: Wählen Sie einen Grund mit dem Zusatz „— öffnet den Urlaubsantrag“ (z. B. Urlaub), öffnet sich nach der Abmeldung das Formular Urlaub beantragen (siehe 21. Urlaub der Mitarbeitenden).

Häufige Fehler und Warnungen: „Wählen Sie einen Grund.“ · „Schreiben Sie für ‚Sonstiges‘ eine kurze Beschreibung.“ · „Heute gibt es keine offene Anmeldung; melden Sie sich zuerst an.“

Wichtig: Der gewählte Grund wird in Ihrer Buchung gespeichert; Ihre Führungskraft sieht ihn unter Mein Team und in der Monatsansicht.

„Heute keine Anmeldung“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Feld „Arbeitszeit“; Benachrichtigung auf dem Smartphone; Glocke (Wartet auf Sie)

Wozu: Haben Sie sich nach Arbeitsbeginn und Toleranz nicht angemeldet, fragt die App nach dem Grund. Ihre Antwort erscheint im Bericht Ihrer Führungskraft.

Bevor Sie beginnen: Diese Frage ist eine Unternehmenseinstellung und standardmäßig ausgeschaltet. Gefragt wird nur an Ihrem Arbeitstag und wenn Sie nicht im Urlaub sind.

1. Nach Arbeitsbeginn plus Toleranz (z. B. nach 09:15) erhalten Sie einmal die Benachrichtigung „Heute keine Anmeldung“ auf Ihrem Smartphone: „Arbeitsbeginn: 09:00. Wenn Sie nicht kommen können oder sich verspäten, geben Sie den Grund an.“
2. Tippen Sie auf die Benachrichtigung oder öffnen Sie das Feld Arbeitszeit. Im Feld erscheint eine rote Karte: „Heute keine Anmeldung (Arbeitsbeginn 09:00).“
3. Tippen Sie auf Grund angeben. Das Fenster Warum haben Sie sich heute nicht angemeldet? öffnet sich.
4. Wählen Sie einen Grund: Ich verspäte mich, Beim Kunden / im Außendienst, Ich arbeite im Homeoffice, Ich möchte Urlaub beantragen, Ich bin krank oder Sonstiges (Beschreibung ist Pflicht). Die Liste hängt von Ihrem Unternehmen ab.
5. Tippen Sie auf Senden. Es erscheint die Meldung „Gemeldet: Ich verspäte mich“; im Feld steht „Von Ihnen angegebener Grund: …“.

Tipp:

• Wählen Sie Ich arbeite im Homeoffice („— meldet Sie auch im Homeoffice an“), wird auch Ihre Anmeldung im Homeoffice erfasst.
• Wählen Sie Ich möchte Urlaub beantragen („— öffnet den Urlaubsantrag“), öffnet sich das Formular Urlaub beantragen.
• Die Angabe eines Grundes ersetzt die Anmeldung nicht. Melden Sie sich an, sobald Sie im Büro ankommen.

Wichtig: In der App wird der Grund nur für heute angegeben, solange die Karte sichtbar ist; die Karte verschwindet bei Arbeitsende, bei der Anmeldung oder wenn Sie einen Grund angegeben haben. Für die Buchung eines vergangenen Tages verwenden Sie Korrektur beantragen. Für einen Urlaubstag: „Sie sind an dem Tag im Urlaub; kein Grund nötig.“

Benachrichtigung „Haben Sie mit der Arbeit begonnen?“

Für wen: Mitarbeitende an einem Homeoffice- oder Remote-Tag · Wo: Benachrichtigung auf dem Smartphone und Feld „Arbeitszeit“

Wozu: Steht in Ihrem Arbeitszeitmodell für den Tag „Homeoffice“ oder „Remote“ und haben Sie sich nach Arbeitsbeginn nicht angemeldet, erinnert die App Sie einmal daran.

1. Bei Arbeitsbeginn erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Smartphone:
   • Titel: Haben Sie mit der Arbeit begonnen?
   • Text: „Heute ist Ihr Homeoffice-Tag (09:00–18:00). Wenn Sie begonnen haben, melden Sie sich in der Arbeitszeit an.“ (an einem Remote-Tag „Heute ist Ihr Remote-Tag (…)“).
2. Tippen Sie auf die Benachrichtigung. Das Feld Arbeitszeit öffnet sich mit dem Text „Haben Sie mit der Arbeit begonnen? Dann melden Sie sich unten an.“
3. Tippen Sie auf die Schaltfläche Im Homeoffice begonnen (oder Remote gestartet).

Wichtig:

• Die Benachrichtigung ist eine Unternehmenseinstellung (standardmäßig ausgeschaltet). Sie wird pro Person einmal am Tag gesendet; sie entfällt, wenn Sie im Urlaub oder bereits angemeldet sind.
• Die Benachrichtigungen werden von einer Servicefunktion gesendet, die alle 10 Minuten läuft; deshalb können sie einige Minuten später eintreffen.
• Die Benachrichtigung geht nur an Geräte, auf denen die mobile Prozence-App installiert ist oder Browser-Benachrichtigungen aktiviert sind (siehe 09. Benachrichtigungen). Die Zeile im Feld „Arbeitszeit“ erscheint von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende auch dann, wenn die Benachrichtigungseinstellung ausgeschaltet ist; hat Ihr Unternehmen auch die Frage zum Nichterscheinen aktiviert, ersetzt die Karte „Heute keine Anmeldung“ diese Zeile, sobald die Toleranz abgelaufen ist. Auf den Bildern in diesem Handbuch ist keine echte Benachrichtigung auf dem Smartphone zu sehen.

Dieser Monat: Monatsübersicht und Karte

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Arbeitszeit → Dieser Monat

Wozu: Zeigt die Monatssummen und Ihre Kommen-/Gehen-Zeiten Tag für Tag.

1. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit auf Dieser Monat. Das Fenster Arbeitszeit öffnet sich.
2. Oben stehen die Monatssummen: Erfasste Tage, Gearbeitet, Überstunden, Verspätungen, Fehlende Abmeldung, Arbeitstage ohne Eintrag.
3. Darunter stehen für jeden Tag Kommen-/Gehen-Zeit und Dauer, der Ort (z. B. „Merkez Ofis“, „Homeoffice“) und Markierungen: Verspätung … Min., Überstunden …, Außerhalb des Orts, Korrektur offen, aus dem Plan Homeoffice (Plan) / Remote (Plan).
4. Auch die von Ihnen angegebenen Gründe stehen dort: „Grund: Ich verspäte mich (09:35)“, „Gehen 15:40: Kundentermin“.
5. Wurden Standort, WLAN, IP oder Selfie erfasst, erscheinen sie unter der Zeile: der Link Standort (±18 m), die Entfernung zum Büro, „WLAN: …“, „IP: …“ und der Link Selfie.
6. Tippen Sie an einem Tag mit Standortbuchung auf Auf Karte zeigen. Die Kommen-/Gehen-Standorte werden mit nummerierten Punkten auf der Karte gezeigt; zum Schließen Karte schließen.
7. Für den Vormonat tippen Sie auf die Schaltfläche ‹.

Tipp: An Tagen mit einer einzigen Kommen-/Gehen-Buchung von 6 Stunden oder mehr wird die Mittagspause abgezogen. Feiertage, Ihre Urlaubstage und die freien Tage Ihres Arbeitszeitmodells zählen nicht als „ohne Eintrag“.

Wichtig: Auf der Karte werden nur die Standorte zum Zeitpunkt des Kommens und Gehens gezeigt; dazwischen findet keine fortlaufende Standortverfolgung statt. Die Kartenkacheln stammen von OpenStreetMap; in der Testumgebung dieses Handbuchs wurden die Kacheln nicht geladen, deshalb ist nur das Raster zu sehen.

Arbeitszeitkorrektur beantragen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Arbeitszeit → Korrektur beantragen (oder Dieser Monat → Korrigieren neben dem Tag)

Wozu: Haben Sie vergessen, sich an- oder abzumelden, oder falsch gebucht, senden Sie die richtigen Zeiten zur Genehmigung an Ihre Führungskraft.

1. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit auf Korrektur beantragen. Für einen bestimmten Tag können Sie im Fenster Dieser Monat auch auf Korrigieren bei diesem Tag tippen. Fehlt an einem Tag die Abmeldung, erscheinen im Feld automatisch die Zeile „Abmeldung fehlt: …“ und die Schaltfläche Korrigieren.
2. Wählen Sie den Tag (die letzten 31 Tage).
3. Geben Sie die Zeiten für Kommen und Gehen im 24-Stunden-Format ein (z. B. 09:00, 17:30).
4. Schreiben Sie einen Grund (z. B. „Ich habe vergessen, den QR-Code zu scannen“).
5. Tippen Sie auf Anfrage senden. Es erscheint die Meldung „Korrekturantrag gesendet.“

Ergebnis: Der Antrag geht an Ihre Führungskraft (oder an die Arbeitszeit-Verantwortlichen). Nach der Genehmigung werden die Buchungen dieses Tages durch diese Zeiten ersetzt, die alten Buchungen bleiben im Verlauf erhalten, und Sie erhalten die Benachrichtigung „Ihre Arbeitszeitkorrektur wurde genehmigt“.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Eine Korrektur kann nur für die letzten 31 Tage beantragt werden.“
• „Geben Sie Kommen- und Gehen-Zeit im Format HH:MM an, die Gehen-Zeit nach der Kommen-Zeit.“
• „Geben Sie für einen vergangenen Tag auch die Gehen-Zeit an.“
• „Schreiben Sie einen kurzen Grund (z. B. QR-Code zu scannen vergessen).“
• „Für diesen Tag liegt bereits eine Korrektur vor, die auf Genehmigung wartet.“

Standortverfolgung (Außendienst): Einwilligung und Route

Für wen: Außendienstmitarbeitende im Verfolgungsbereich; Vorgesetzte(r) · Wo: Unter dem Feld „Arbeitszeit“ Standortverfolgung (Außendienst)

Wozu: Der Standort von Außendienstmitarbeitenden mit Firmenhandy wird während der Arbeitszeit in bestimmten Abständen über die mobile Prozence-App erfasst; die Route des Tages und die Haltepunkte sind sichtbar. Die Verfolgung beginnt nicht, bevor Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Ausdrückliche Einwilligung erteilen:

1. Öffnen und lesen Sie im Abschnitt Standortverfolgung (Außendienst) den Datenschutzhinweis.
2. Lesen Sie den Einwilligungstext.
3. Setzen Sie das Häkchen bei „Ich habe die Datenschutzinformation und den Einwilligungstext gelesen …“.
4. Tippen Sie auf Ich willige ausdrücklich ein. Verlangt Ihr Unternehmen ein unterschriebenes Dokument, lautet der Status „Unterschriebene Einwilligung ausstehend“; sobald HR den Erhalt des Dokuments vermerkt, wechselt er auf Einwilligung vollständig und die Verfolgung beginnt.

Während der Verfolgung:

• Am Anfang des Abschnitts steht der Status, z. B. „Verfolgung aktiv: Die App sendet alle 5 Minuten den Standort. · Verfolgungszeiten 08:30–19:00“ oder der Grund („Derzeit außerhalb der Verfolgungszeiten.“, „Sie haben heute Urlaub; kein Standort wird erfasst.“).
• Für heute pausieren: An diesem Tag wird kein Standort erfasst. Am selben Tag schalten Sie sie mit Verfolgung heute fortsetzen wieder ein.
• Einwilligung widerrufen: Beim zweiten Tippen wird die Einwilligung widerrufen; bis Sie erneut einwilligen, bleibt die Verfolgung ausgeschaltet.
• Registrierte Geräte: die Smartphones, auf denen Sie sich in der mobilen Prozence-App angemeldet haben; entfernen Sie nicht genutzte mit ×.
• Meine Route: die Karte des Tages, erste und letzte Uhrzeit, Strecke (km), Zahl der Haltepunkte und die Haltepunkte. Für andere Tage verwenden Sie die Schaltflächen ‹ › oder das Datumsfeld. In Karte öffnen öffnet den Haltepunkt in der Karten-App.

Führungskraft: Tippen Sie im Abschnitt auf Außendienst-Team; Sie sehen die verfolgten Teammitglieder und ihre Tage. Jedes Mal, wenn Sie den Tag einer anderen Person öffnen, wird dies in deren Protokoll vermerkt.

Wichtig: Den Standort sehen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst, die Abteilungsleitung und der Arbeitszeit-Bearbeiter. Außerhalb der Arbeitszeit, an Feiertagen und an genehmigten Urlaubstagen wird kein Standort erfasst. Der Browser eines Smartphones kann im Hintergrund keinen Standort ermitteln; den Standort sendet die mobile Prozence-App. Die Route im Handbuch besteht aus fiktiven Punkten.

Mein Team: heutiger Stand des Teams und Genehmigung von Korrekturen

Für wen: Führungskraft (Person mit einem Team im Organigramm), Arbeitszeit-Verantwortliche(r) · Wo: Arbeitszeit → Mein Team (bei offenen Anträgen Mein Team (N Anfragen))

Wozu: Sie sehen, wo Ihr Team heute arbeitet, wer sich nicht angemeldet hat und aus welchem Grund, und genehmigen Anträge auf Arbeitszeitkorrektur.

1. Tippen Sie im Feld Arbeitszeit auf Mein Team.
2. Unter Offene Korrekturen stehen der beantragte Tag mit Zeiten, der Grund und die gespeicherten Zeiten (Gespeichert: …). Tippen Sie auf Genehmigen oder Ablehnen („Korrektur freigegeben.“ / „Korrektur abgelehnt.“). Am Smartphone stehen die beiden Schaltflächen in einer eigenen Zeile unter Grund und Zeiten; am Computer stehen sie nebeneinander rechts auf der Karte.
3. Unter Heute steht, wie viele aus Ihrem Team Im Büro, Homeoffice, Remote, Im Außendienst, Abgemeldet, Keine Anmeldung und Abwesend sind.
4. Darunter werden Status, Abteilung, Kommen-/Gehen-Zeit und Ort jeder Person aufgelistet. Auch Plan, Grund des Nichterscheinens und Abmeldegrund stehen dort (z. B. „Plan: Homeoffice“, „Grund: Ich verspäte mich“, „Abmeldegrund: Besuch im Technologiepark“).
5. Tippen Sie auf eine Person; deren monatliche Arbeitszeitbuchungen öffnen sich.
6. Gibt es Buchungen mit Standort, sehen Sie mit Auf Karte zeigen (heutige letzte Erfassungsorte) den heutigen letzten Kommen- oder Gehen-Standort jeder Person auf der Karte.

Tipp: Teammitglieder, für die kein Arbeitstag ist, gelten nicht als „abwesend“. Die Verteilung des gesamten Unternehmens nach Büros finden Sie unter 06. Pinnwand und Intranet.

Wichtig: Über die Korrektur entscheiden nur die Führungskraft der Person oder die Arbeitszeit-Verantwortlichen: „Diesen Antrag können nur die Führungskraft der Person oder die PDKS-Verantwortlichen entscheiden.“