42. Prozence KI: der KI-Assistent

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Prozence KI ist ein KI-Assistent, dem Sie in Ihrer eigenen Sprache Fragen stellen: „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“, „Wie steht es um meine Ausgaben?“, „Wie richte ich das VPN ein?“. Der Assistent findet die Antwort nur in Informationen, die Sie ohnehin sehen dürfen, und zwar mit Ihren eigenen Berechtigungen; Antworten aus dem Wiki enthalten darunter Quellenlinks. Der Assistent liest nur: Er speichert, sendet, genehmigt oder löscht nichts in Ihrem Namen; Aktionen führen Sie selbst in der passenden Ansicht aus.

Für wen: Alle Mitarbeitenden (wenn Ihr Unternehmen ihn eingeschaltet hat) · Wiki-Redakteure (Dokumente anhängen) · Admin (Einstellungen)

In diesem Kapitel

• Den Assistenten öffnen und der Hinweis
• Eine Frage stellen und die Antwort lesen
• Was können Sie fragen?
• Antworten aus Wiki-Seiten und Dokumenten
• Dokumente an eine Wiki-Seite anhängen
• Nutzungskontingent und Grenzen
• Den Assistenten ausblenden und die Zustimmung widerrufen
• Admin-Einstellungen
• Wer sieht was?
• Bekannte Grenzen

Bevor Sie beginnen: Prozence KI ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul für die Pakete Professional und Enterprise; in der 14-tägigen Testphase ist es aktiv. Es ist standardmäßig aus und wird vom Admin eingeschaltet. In Sitzungen auf gemeinsam genutzten Geräten (z. B. einem Empfangstablet) ist der Assistent aus.

Den Assistenten öffnen und der Hinweis

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Am Computer die Schaltfläche Prozence KI unten rechts auf dem Bildschirm; am Smartphone und auf schmalen Bildschirmen das Sternsymbol links neben der Glocke in der oberen Leiste

1. Drücken Sie auf Prozence KI. Das Panel öffnet sich am Computer unten rechts, am Smartphone im Vollbild.
2. Bei der ersten Nutzung erscheint der Hinweis Über Prozence KI: Er nennt, was der Assistent liest, an welchen KI-Dienst Ihre Frage geht, was nie gesendet wird und was protokolliert wird. Lesen Sie ihn und drücken Sie auf Verstanden, starten.
3. Das Panel öffnet sich mit einer Begrüßung und Beispielfragen. Wenn Sie auf eine Beispielfrage drücken, wird sie sofort gesendet.
4. Schließen Sie das Panel mit Schließen oder der Esc-Taste; die Unterhaltung bleibt erhalten.

Wichtig: Der Admin kann den Hinweis um einen Absatz für Ihr Unternehmen ergänzen. Ohne Ihre Zustimmung liest der Assistent keine Informationen.

Eine Frage stellen und die Antwort lesen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Panel Prozence KI

1. Schreiben Sie Ihre Frage in das Feld Fragen Sie etwas… und drücken Sie auf Senden (auch Enter sendet; Umschalt+Enter beginnt eine neue Zeile).
2. Bis die Antwort da ist, steht dort Antwort wird erstellt…. Eine Antwort kann einige Sekunden dauern.
3. Die Zeile Gelesene Informationen unter der Antwort zeigt, was der Assistent angesehen hat (z. B. Ihr Urlaubskonto wurde gelesen, Wiki-Inhalt wurde gelesen).
4. Bei Antworten aus dem Wiki erscheint die Liste Quellen; ein Druck auf den Link Wiki-Seite oder Wiki-Dokument öffnet die Quelle.
5. Um beim selben Thema zu bleiben, schreiben Sie einfach die nächste Frage; der Assistent kennt die vorherigen Fragen der Unterhaltung. Für ein neues Thema drücken Sie auf Neue Unterhaltung.

Tipp: Kurze Fragen zu einem einzigen Thema liefern die besten Ergebnisse. Ist Ihre App in einer anderen Sprache eingestellt, kommt auch die Antwort in dieser Sprache.

Wichtig: KI kann sich irren; prüfen Sie wichtige Informationen an der Quelle. Die Unterhaltung bleibt 30 Minuten auf dem Server und wird dann gelöscht; öffnen Sie das Panel später erneut, beginnt es leer.

Was können Sie fragen?

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Panel Prozence KI

Fragen zu Urlaub, Gehalt oder persönlichen Daten anderer Mitarbeitender beantwortet der Assistent nicht; er stellt keine Urlaubsanträge und erteilt keine Genehmigungen in Ihrem Namen. Ist ein Modul in Ihrem Unternehmen ausgeschaltet, liest der Assistent dieses Thema auch nicht.

Antworten aus Wiki-Seiten und Dokumenten

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Panel Prozence KI → Quellen

Bei einer Wiki-Frage sucht der Assistent zuerst im Wiki, liest die passenden Abschnitte und stützt seine Antwort darauf. Ist die Quelle eine Wiki-Seite, öffnet der Link den betreffenden Abschnitt der Seite; ist es ein angehängtes Dokument, öffnet er das Dokument selbst, und Seite, Folie oder Tabellenblatt werden ebenfalls genannt.

• Als Quelle dienen nur veröffentlichte Seiten, die Sie lesen dürfen. Entwürfe und für Sie gesperrte Seiten gelangen weder in die Suche noch zur KI.
• Ein angehängtes Dokument sieht jeder, der die zugehörige Seite sehen darf; nur diesen Personen antwortet der Assistent aus dem Dokument.
• Hat das Wiki keine Antwort, sagt der Assistent das und erfindet nichts.

Tipp: Das Feld Das Wiki fragen funktioniert wie bisher und berücksichtigt nur Seitentexte; Antworten aus angehängten Dokumenten gibt es nur in Prozence KI (siehe 06. Pinnwand und Intranet).

Dokumente an eine Wiki-Seite anhängen

Für wen: Wiki-Redakteure (Kategorie-Redakteure, allgemeine Redakteure oder Admin) · Wo: Wiki → Artikel → Bearbeiten → Dokumente

1. Öffnen Sie den Artikel und tippen Sie auf Bearbeiten. Bei einem neuen Artikel drücken Sie zuerst auf Speichern; der Bereich Dokumente erscheint bei einem gespeicherten Artikel.
2. Tippen Sie im Bereich Dokumente auf Dokument anhängen und wählen Sie die Datei. Sie können PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX), TXT, MD oder CSV anhängen.
3. Nach dem Hochladen erscheint Dokument angehängt.. Der Text des Dokuments wird auf dem Server extrahiert; steht in der Zeile Prozence KI kann es lesen, kann der Assistent aus diesem Dokument antworten. Solange die Extraktion läuft, steht dort In Vorbereitung.
4. Um ein Dokument zu entfernen, tippen Sie in seiner Zeile auf Entfernen; Datei und extrahierter Text werden zusammen gelöscht.

Leserinnen und Leser sehen die Dokumente in der Liste Dokumente unter dem Artikel und laden sie herunter. Um ein Dokument zu ersetzen, entfernen Sie das alte und hängen das neue an; der Assistent liest dann den neuen Text.

Wichtig: Jeder, der diesen Artikel sehen darf, sieht das Dokument und kann es herunterladen; hängen Sie Dokumente mit personenbezogenen Daten oder nur für bestimmte Personen bestimmten Informationen nicht an einen Artikel an, der für alle offen ist. Aus gescannten (reinen Bild-) und verschlüsselten PDFs wird kein Text extrahiert; in der Zeile steht Kein Text extrahierbar (möglicherweise ein gescanntes Bild) oder Nicht lesbar, herunterladen lässt sich das Dokument trotzdem. Höchstens 10 MB pro Dokument und 10 Dokumente pro Seite.

Nutzungskontingent und Grenzen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Panel Prozence KI

• Beim Prozence-KI-Dienst hat Ihr Unternehmen ein monatliches Fragenkontingent: standardmäßig 100 Fragen pro aktiver Person und Monat (in der Testphase 20). Nutzt der Admin den eigenen Anthropic-Schlüssel des Unternehmens, legt der Admin die Grenzen fest.
• Außerdem gibt es eine monatliche und eine stündliche Grenze pro Person und eine tägliche Grenze für das ganze Unternehmen.
• Ist eine Grenze erreicht, zeigt das Panel, welche es ist und wann das Kontingent erneuert wird (Ihr persönliches Monatskontingent zum Monatsbeginn, die Tagesgrenze des Unternehmens am nächsten Tag). Die Arbeit geht weiter: Dieselben Informationen sehen Sie jederzeit in der passenden Ansicht.

Den Assistenten ausblenden und die Zustimmung widerrufen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Profil → Mein Profil → Prozence KI

• Entfernen Sie das Häkchen bei Assistenten anzeigen, erscheint die Schaltfläche Prozence KI auf Ihrem Bildschirm nicht mehr. Zum Wiederherstellen setzen Sie das Häkchen; nach dem Neuladen der Seite ist die Schaltfläche wieder da.
• Drücken Sie auf Meine Zustimmung widerrufen, wird Ihre Zustimmung widerrufen und Ihre Unterhaltung gelöscht. Möchten Sie den Assistenten wieder nutzen, bestätigen Sie den Hinweis erneut.

Admin-Einstellungen

Für wen: Admin · Wo: Admin → Module → Prozence KI

1. Setzen Sie das Häkchen bei Prozence KI aktiv. Enthält Ihre Lizenz das Zusatzmodul nicht, ist das Feld gesperrt und die Ansicht erklärt, wie Sie es hinzufügen (Admin → Abonnement).
2. Wählen Sie den KI-Anbieter:
   • Prozence-KI-Dienst (empfohlen): kein Schlüssel nötig; Vertrag, Abrechnung und KVKK-Übermittlungsvereinbarung laufen über Prozon; das Unternehmenskontingent gilt.
   • Mein eigener Anthropic-Schlüssel: Geben Sie den Schlüssel in das Feld Anthropic-API-Schlüssel ein. Der Schlüssel wird nur auf dem Server und verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt; sichtbar sind nur seine letzten 4 Zeichen. Bleibt das Feld leer, wird der Site-Schlüssel aus der Ansicht Kartenscan verwendet. Die Kosten verfolgen Sie in Ihrer Anthropic-Konsole.
3. Wählen Sie das Modell: Standard ist Claude Haiku 4.5; Claude Sonnet 4.6 ist leistungsfähiger, kostet etwa das Dreifache und verbraucht das Unternehmenskontingent schneller.
4. Geben Sie die Grenzen ein: Monatliche Fragen pro Person (Unternehmenskontingent), Höchstzahl Fragen pro Person und Monat, Höchstzahl Fragen pro Person und Stunde, Höchstzahl Fragen pro Tag im Unternehmen.
5. Entfernen Sie in der Liste Was der Assistent lesen kann die Häkchen bei Themen, die Sie nicht möchten. Jedes Thema wird mit den eigenen Rechten der Person gelesen; ein Thema, dessen Modul aus ist, wird ohnehin nicht genutzt.
6. Auf Wunsch schreiben Sie einen Absatz in Ergänzung Ihres Unternehmens zum Hinweis (optional); er wird an den Hinweis angehängt, den die Mitarbeitenden sehen.
7. Drücken Sie auf Speichern. Es erscheint Prozence-KI-Einstellungen gespeichert..

Die Tabelle Nutzung in diesem Monat zeigt die Zahl der Nutzenden, die Zahl der Fragen, die heutigen Fragen, Ein- / Ausgabe-Token, Cache und geschätzte Kosten. Frage- und Antworttexte werden nicht gespeichert; nur Zahlen werden geführt.

Wichtig: Der vorbereitete Hinweis ist ein Entwurf; lassen Sie ihn von Ihrer Rechtsberatung prüfen. Schalten Sie Prozence KI aus, werden alle Endpunkte des Assistenten geschlossen und das Panel wird nicht gezeichnet; kein anderes Modul ändert sich. Im KVKK-Verzeichnis ist der KI-Dienst als Empfänger eingetragen (siehe 15. Mehrere Unternehmen, Sprache, KVKK und Lizenz).

Wer sieht was?

Bekannte Grenzen

• Der Assistent hilft beim Suchen und Lesen; er trifft keine Personalentscheidungen und gibt keinen rechtlichen oder medizinischen Rat.
• Gehalt, Abrechnungsbeträge, Gesundheitsdaten und besondere Urlaubsarten erhält der Assistent nie; besondere Urlaubsarten erscheinen als „Sonderurlaub“.
• Der Assistent erstellt keine Entwürfe und reicht nichts zur Genehmigung ein; Urlaubsanträge, Ausgaben und Anfragen werden in der passenden Ansicht gestellt.
• Die Antwort kommt in einem Stück; sie wird nicht während des Schreibens eingeblendet.