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BENUTZERHANDBUCH

So nutzen Sie Prozence,
Schritt für Schritt.

Zu jeder Aufgabe steht, für wen sie gedacht ist und wo sie in der App zu finden ist, mit Screenshots. Das Handbuch für Mitarbeitende richtet sich an alle; das Handbuch für Administration und Fachverantwortliche behandelt Einrichtung und Modulverwaltung.

Personen, Unternehmen, Adressen und Telefonnummern in den Screenshots sind fiktiv.

Handbuch für Mitarbeitende

für alle, die die App täglich nutzen. 21 Kapitel

  1. 00 Erste Schritte Anmeldung (ohne Firmen-E-Mail per SMS, private E-Mail, Einladung; gemeinsam genutztes Gerät), Hinzufügen zum Startbildschirm des Telefons, Navigation, Sprache, Mein Profil
  2. 01 Digitale Visitenkarte und Identitäts-Kit Meine Karte, Teilen, QR-Code, Kontaktkarte, Wallet, Besprechungshintergrund, Sperrbildschirm, gedruckte Karte, NFC, Firmenfoto
  3. 02 E-Mail-Signatur Signatur in Gmail, Outlook und Apple Mail einfügen, Kurzsignatur, Abwesenheitsnotiz, soziale Medien
  4. 03 Karten hinzufügen (Visitenkarten scannen) Foto der Visitenkarte, Badge, manuelle Eingabe, Hinzufügen aus der Signatur, Sprachnotiz, Kontakte aus dem Adressbuch des Telefons teilen, vCard-Datei
  5. 04 Kundenverzeichnis Personen und Unternehmen, Filter, Notizen, Erinnerungen, Teilen, Import / Export, Zusammenführen
  6. 05 Veranstaltung und Messe Veranstaltungsmodus, Messefragen, Messe-Pinnwand, Dankes-E-Mail
  7. 06 Pinnwand und Intranet Pinnwand, Unternehmensagenda, Teamplatz, Umfragen, Puls, Wiki, Richtlinien, Kalender, Vorschläge / Beschwerden
  8. 07 Interne Services Verzeichnis: neue Orte der verschobenen Aufgaben (20–28); Bildschirm Services, Mein Fahrzeug, Schritte der Einarbeitung
  9. 08 Verzeichnis und Organisation Firmenverzeichnis, Organigramm, Profil der Teamkollegen, Vertretung
  10. 09 Benachrichtigungen Glocke, Benachrichtigungen auf dem Telefon, Benachrichtigungseinstellungen, Wochenübersicht
  11. 17 Spesen, Vorschüsse und Reisekosten Ausgabe erfassen, Tagegeld, Geschäftsvorschuss, Verrechnung mit dem Vorschuss, Freigabe als Genehmigender
  12. 19 Berichte Meine Berichte, Bericht der Geschäftsleitung, Filter nach Zeitraum / Abteilung / Person, CSV
  13. 20 Die mobile Prozence-App App installieren, mit Ihrem Unternehmen verbinden, Anmeldung, Unternehmen wechseln, Benachrichtigungen auf dem Telefon, Standort und Büro-WLAN bei der Arbeitszeit, Datenschutz, Abmelden
  14. 21 Urlaub der Mitarbeitenden Mein Urlaub, Urlaubsarten und Regeln, Jahresurlaub / halber Tag / Reiseurlaub, Urlaubsvorschuss, Vertretung, Urlaubsformular und Abgabe per QR-Code, Genehmigung durch die Führungskraft
  15. 22 Arbeitszeit Kästchen Arbeitszeit und heutiger Plan, Kommen im Büro (Büronetz, QR-Code), Homeoffice / mobil / Außendienst, Standort und Selfie, Grund für das Gehen, Dieser Monat, Korrektur, Standortverfolgung, Mein Team
  16. 23 Anfragen Anfrage stellen, verfolgen, Informationen geben, gelöste Anfrage bestätigen; für Bearbeitende eingehende Anfragen, Textbausteine, Dashboard Übersicht
  17. 24 Pakete, Poststelle und Einkauf Sendung entgegennehmen, Paket / Kurier senden, Schreibtisch der Poststelle, Einkaufsanfrage, Genehmigung, Beschaffungsliste
  18. 25 Shuttle und Kantine Shuttle-Linie und Haltestelle, Nichtmitfahren, anderes Shuttle, Fahrerbildschirm, Speiseplan, Teilnahme, Bewertung, QR-Code der Kantine, Gast
  19. 26 Besprechungsraum und Besucher Raum und Parkplatz buchen, Google Kalender, Voranmeldung von Besuchern, Empfangstisch, Anwesende, Selbstanmeldung per QR-Code
  20. 27 Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt Notfallplan und Banner, Ich bin in Sicherheit, Notfallteams, Notfall melden, Beinaheunfall, Termin beim Betriebsarzt und verschlüsseltes Gespräch
  21. 28 Anlagegüter und Inventarzuweisung Meine Inventargegenstände, Empfangsbestätigung, Vorfallmeldung, Inventur; für Inventarverantwortliche Inventar, Zuweisung, Vorfälle, QR-Etikett, Import

Handbuch für Admins und Berechtigte

für Personen, die die App einrichten, konfigurieren und die Module verwalten (Admin, Modul-Admins und Bearbeiter: Personalwesen, Verwaltung, Buchhaltung, Marketing, IT). 13 Kapitel

  1. 10 Verwaltung und Einrichtung Installation in WordPress, Einrichtungsassistent, Admin-Bereich, Mitarbeitende, Berechtigungen und Modulrollen, Anmeldewege und Einladung für Personen ohne Firmen-E-Mail
  2. 11 Marken-, Identitäts- und Signaturverwaltung Marke, Visitenkartendesign, Signaturzentrale, Banner, Vorlagen des Identitäts-Kits, Firmenfoto
  3. 12 Verwaltung des Kundenverzeichnisses Kartenerkennung, Quellen, Labels, Beziehungspflege, Anreicherung, Postfach, CRM
  4. 13 Integrationen Google Workspace, Microsoft 365, Chat-Kanäle, Zoom, Wallet
  5. 14 Verwaltung von Services und Personalwesen Verzeichnis: neue Orte der verschobenen Aufgaben (29–32); Rollen, Fahrzeugzuteilung, Einarbeitung, Lohnabrechnung
  6. 15 Mehrere Unternehmen, Sprache, KVKK und Lizenz Konzernunternehmen, Sprachen, KVKK- / DSGVO-Werkzeuge, Lizenz, Analysen
  7. 16 Fehlerbehebung Häufige Probleme und ihre Lösungen
  8. 18 Ausgabenverwaltung und Buchhaltung Ausgabenrichtlinie, Tagegeld, Vorschuss, Freigabe durch die Buchhaltung, Zahlung, Bericht
  9. 19 Berichte Meine Berichte, Bericht der Geschäftsleitung, Filter nach Zeitraum / Abteilung / Person, CSV
  10. 29 Verwaltung der Arbeitszeit Die vier Registerkarten der Arbeitszeit-Einstellungen, erfasste Büros, Verbindung Mitarbeitende–Büro, Arbeit außerhalb des Büros, Arbeitszeitmodelle, QR-Code-Bildschirm, Berechtigungen, Übergabe an das Stundenzettel- und Lohnprogramm, Standortverfolgung
  11. 30 Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs Arbeitstage, Tabellen zur Betriebszugehörigkeit, Feiertage, Regeln der Urlaubsarten, Übertrag und Urlaubsvorschuss, Verfolgung unterschriebener Formulare, Genehmigende, Genehmigungsablauf, Salden, Abgabe per QR-Code, Übergabe an die Lohnabrechnung
  12. 31 Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern Anfragekategorien und Zielzeiten, Textbausteine, Einstellungen von Poststelle, Einkauf und Inventar, Berechtigungen
  13. 32 Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen Servicemodule und Rollen, Shuttle-Linien, Speiseplan, Kantineneinlass, Buchung, Google Kalender, Besuchereinstellungen, Notfallplan, Teams, Ich bin in Sicherheit, Arbeitsschutz, Betriebsarzt

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

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