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BENUTZERHANDBUCH

So nutzen Sie Prozence,
Schritt für Schritt.

Zu jeder Aufgabe steht, für wen sie gedacht ist und wo sie in der App zu finden ist, mit Screenshots. Das Handbuch für Mitarbeitende richtet sich an alle; das Handbuch für Administration und Fachverantwortliche behandelt Einrichtung und Modulverwaltung.

Personen, Unternehmen, Adressen und Telefonnummern in den Screenshots sind fiktiv.

Handbuch für Mitarbeitende

für alle, die die App täglich nutzen. 25 Kapitel

  1. 00 Erste Schritte Anmeldung (ohne Firmen-E-Mail per SMS, private E-Mail, Einladung; gemeinsam genutztes Gerät), Hinzufügen zum Startbildschirm des Telefons, Navigation (Mein Bereich), Sprache, Mein Profil, Notfallkontakt
  2. 01 Digitale Visitenkarte und Identitäts-Kit Meine Karte, Teilen, QR-Code, Kontaktkarte, Wallet, Besprechungshintergrund, Sperrbildschirm, gedruckte Karte, NFC, Firmenfoto
  3. 02 E-Mail-Signatur Signatur in Gmail, Outlook und Apple Mail einfügen, Kurzsignatur, Abwesenheitsnotiz, soziale Medien
  4. 03 Karten hinzufügen (Visitenkarten scannen) Foto der Visitenkarte, Badge, manuelle Eingabe, Hinzufügen aus der Signatur, Sprachnotiz, Kontakte aus dem Adressbuch des Telefons teilen, vCard-Datei
  5. 04 Kundenverzeichnis Personen und Unternehmen, Filter, Notizen, Erinnerungen, Teilen, Import / Export, Zusammenführen
  6. 05 Veranstaltung und Messe Veranstaltungsmodus, Messefragen, Messe-Pinnwand, Dankes-E-Mail
  7. 06 Pinnwand und Intranet Karte Heute, Meine Vorgänge, Pinnwand, Unternehmensagenda (Wichtigkeit von Mitteilungen), Teamplatz, Umfragen, Puls, Wiki, Richtlinien, Kalender, Vorschläge / Beschwerden
  8. 07 Interne Services Verzeichnis: neue Orte der verschobenen Aufgaben (20–28); Bildschirm Services, Mein Fahrzeug, Schritte der Einarbeitung
  9. 08 Verzeichnis und Organisation Firmenverzeichnis, Organigramm, Profil der Teamkollegen, Vertretung
  10. 09 Benachrichtigungen Glocke, Benachrichtigungen auf dem Telefon, Benachrichtigungseinstellungen, Wochenübersicht
  11. 17 Spesen, Vorschüsse und Reisekosten Ausgabe erfassen, Tagegeld, Geschäftsvorschuss und Ausnahme von der Obergrenze, Verrechnung mit dem Vorschuss, voraussichtliches Zahlungsdatum, mit Firmenkarte bezahlte Ausgabe, Freigabe als Genehmigender
  12. 19 Berichte Meine Berichte, Bericht der Geschäftsleitung, Filter nach Zeitraum / Abteilung / Person, CSV
  13. 20 Die mobile Prozence-App App installieren, mit Ihrer geschäftlichen E-Mail beginnen, mit Ihrem Unternehmen verbinden, Anmeldung, Unternehmen wechseln, Benachrichtigungen auf dem Telefon, Standort und Büro-WLAN bei der Arbeitszeit, Datenschutz, Abmelden
  14. 21 Urlaub der Mitarbeitenden Mein Urlaub und Saldoaufstellung, Urlaubsarten und Regeln, Jahresurlaub / halber Tag / Reiseurlaub, Dokumente anhängen, Urlaubsvorschuss, Vertretung, Urlaubsformular und Abgabe per QR-Code, Stornierung und Stornierungsantrag, Genehmigung durch Führungskraft und Vertretung
  15. 22 Arbeitszeit Kästchen Arbeitszeit und heutiger Plan, Kommen im Büro (Büronetz, QR-Code, automatische Anmeldung), Homeoffice / mobil / Außendienst, Standort und Selfie, Ich komme heute nicht, Überstunden, Grund für das Gehen, Dieser Monat, Korrektur, Mein Buchungsverlauf, Standortverfolgung, Mein Team
  16. 23 Anfragen Anfrage stellen, verfolgen, Informationen geben, abgeschlossene Anfrage bewerten oder wieder öffnen, in eine Aufgabe umwandeln; für Bearbeitende eingehende Anfragen, Textbausteine, Dashboard Übersicht
  17. 24 Pakete, Poststelle und Einkauf Sendung entgegennehmen, Paket / Kurier senden, Schreibtisch der Poststelle, Einkaufsanfrage, Genehmigung, Beschaffungsliste
  18. 25 Shuttle und Kantine Shuttle-Linie und Haltestelle, Shuttle-Vorschlag nach Stadtteil, Überstunden-Shuttle, Nichtmitfahren, anderes Shuttle, Fahrerbildschirm, Speiseplan, Teilnahme, Bewertung, QR-Code der Kantine, Gast
  19. 26 Besprechungsraum und Besucher Raum und Parkplatz buchen, nächste freie Zeit, Buchung bearbeiten, Google Kalender, Voranmeldung von Besuchern, Empfangstisch (Voranmeldung für andere, Gastgeber zuweisen, Raum- und Parkplatzbelegung), Anwesende, Selbstanmeldung per QR-Code
  20. 27 Notfall, Arbeitsschutz und Betriebsarzt Notfallplan und Banner, Vollbildwarnung und Sirene, Ich bin in Sicherheit und Hilfesuchende, Notfallteams, Notfallkontakte, Notfall melden, Beinaheunfall, Meldung eines Arbeitsunfalls, Korrekturmaßnahme, Termin beim Betriebsarzt und verschlüsseltes Gespräch
  21. 28 Anlagegüter und Inventarzuweisung Meine Inventargegenstände, Empfangsbestätigung, Vorfallmeldung und IT-Anfrage bei Defekt, Geräteaustausch, Protokolle, Archivieren, Inventur; für Inventarverantwortliche Inventar, Zuweisung, Vorfälle, QR-Etikett, Import
  22. 33 Aufgaben und Projekte Meine Aufgaben, Tafel und Liste, Unteraufgabe, Checkliste, Abhängigkeit, Genehmigung durch Vorgesetzte, Projekte, Sichtbarkeitsrollen, wiederkehrende Projekte, Leistung
  23. 34 Kandidaten empfehlen und Empfehlungsprämie Offene Stellen, Kandidaten empfehlen, meine Empfehlungen und Phasen, Prämie
  24. 35 Anmeldesicherheit: Telefonbestätigung und Authenticator-App Bestätigung per Telefon, Authenticator-App, Bildschirm zur Anmeldebestätigung, verpflichtender zweiter Schritt, auf allen Geräten abmelden
  25. 42 Prozence KI: der KI-Assistent Assistent öffnen und Hinweis, Fragen stellen und Quellen, was man fragen kann, Antworten aus Wiki-Dokumenten, Dokumente an Wiki-Seiten anhängen, Nutzungskontingent, Ausblenden und Zustimmung widerrufen, Admin-Einstellungen (Anbieter, Modell, Grenzen)

Handbuch für Admins und Berechtigte

für Personen, die die App einrichten, konfigurieren und die Module verwalten (Admin, Modul-Admins und Bearbeiter: Personalwesen, Verwaltung, Buchhaltung, Marketing, IT). 19 Kapitel

  1. 10 Verwaltung und Einrichtung Installation in WordPress, Einrichtungsassistent, Admin-Bereich, Mitarbeitende, Berechtigungen und Modulrollen, Anmeldewege und Einladung für Personen ohne Firmen-E-Mail, Sitzungen von Mitarbeitenden beenden, Hinweisfenster beim Ausschalten eines Moduls, CSP-Verstoßberichte, Personen in der App als ausgetreten markieren und geplante Austritte
  2. 11 Marken-, Identitäts- und Signaturverwaltung Marke, Visitenkartendesign, Signaturzentrale, Banner, Vorlagen des Identitäts-Kits, Firmenfoto
  3. 12 Verwaltung des Kundenverzeichnisses Kartenerkennung, Quellen, Labels, Beziehungspflege, Anreicherung, Postfach, CRM
  4. 13 Integrationen Google Workspace, Microsoft 365, Chat-Kanäle, Zoom, Wallet
  5. 14 Verwaltung von Services und Personalwesen Verzeichnis: neue Orte der verschobenen Aufgaben (29–32); Rollen, Fahrzeugzuteilung, Einarbeitung, Lohnabrechnung
  6. 15 Mehrere Unternehmen, Sprache, KVKK und Lizenz Konzernunternehmen, Sprachen, KVKK- / DSGVO-Werkzeuge, Lizenz, Analysen, unternehmensbezogener HR-Bereich
  7. 16 Fehlerbehebung Häufige Probleme und ihre Lösungen
  8. 18 Ausgabenverwaltung und Buchhaltung Ausgabenrichtlinie, Tagegeld, Vorschuss, Firmenkarten, Freigabe durch die Buchhaltung, Zahlung, Bericht
  9. 19 Berichte Meine Berichte, Bericht der Geschäftsleitung, Filter nach Zeitraum / Abteilung / Person, CSV
  10. 29 Verwaltung der Arbeitszeit Die vier Registerkarten der Arbeitszeit-Einstellungen, erfasste Büros, Verbindung Mitarbeitende–Büro, Arbeit außerhalb des Büros, Arbeitszeitmodelle, QR-Code-Bildschirm, Berechtigungen, Übergabe an das Stundenzettel- und Lohnprogramm, Standortverfolgung, wer für die automatische Zeiterfassung bereit ist und Benachrichtigungen
  11. 30 Verwaltung des Mitarbeiterurlaubs Arbeitstage, Tabellen zur Betriebszugehörigkeit, Feiertage, Regeln der Urlaubsarten, Übertrag und Urlaubsvorschuss, Verfolgung unterschriebener Formulare, Genehmigende, Genehmigungsablauf, Salden, Abgabe per QR-Code, Übergabe an die Lohnabrechnung, Urlaub ausscheidender Personen
  12. 31 Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern Anfragekategorien und Zielzeiten, Textbausteine, Einstellungen von Poststelle, Einkauf und Inventar, Berechtigungen
  13. 32 Verwaltung von Shuttle, Verpflegung, Besuchern und Notfällen Servicemodule und Rollen, Shuttle-Linien, Shuttle-Zuweisung und Überstunden-Shuttle, Speiseplan, Kantineneinlass, Buchung, Google Kalender, Besuchereinstellungen, Notfallplan, Teams, Ich bin in Sicherheit, Arbeitsschutz, Betriebsarzt
  14. 36 Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Kandidatenempfehlungen Modul Aufgaben einschalten und einstellen, Projekte ausgeschiedener Inhaber, Einstellungen zu Kandidatenempfehlungen, Kandidaten und Stellen, Prämie
  15. 37 Budgetplanung, Freigabe und Berichte Budgetbildschirm und Rollen, Zeitraum und Version, Abteilungsbudget auf 12 Monate aufteilen, Gemeinkosten, Excel-Planvorlage, zur Freigabe senden, Freigabe und Korrektur, in Kraft setzen, Revision, Berichte → Budget
  16. 38 Budgetverwaltung: Einrichtung, Berechtigungen und Personalkosten Modul aktivieren, Budgetmanager/in und technischer Admin, Notfallzugriff, Berechtigungen und Bereich, Prüfprotokoll, Kategorien und Kontonummern, Währung und Kurse, Verteilungsschlüssel, Personalkosten, Gehaltsberechnung (selbst eingeben / Prozon), Land
  17. 39 Budget-Ist-Werte: Upload aus der Buchhaltung Monatlicher Upload von Saldenliste / Hauptbuch, Spaltenzuordnung, Profile bearbeiten, Kontenregeln und Abteilungscodes, nicht zugeordnete Zeilen, Zeilen einzeln zuordnen, Abstimmung, denselben Monat erneut hochladen, Rücknahme, Personal-Ist-Werte (HR)
  18. 40 Workflows Modul aktivieren, fertige Vorlagen (neue Mitarbeitende, austretende Mitarbeitende, Einkaufsschwelle, Monatsabschluss, Positions- und Gehaltsänderung, Ablauf von Dokumenten und Zertifikaten, Zweitgenehmigung im Budget), Vorlageneinstellungen, Entwurf und Versionen, Verlauf, Fehler, Dokumente, Manuell starten, Prüfung, wer sieht was
  19. 41 Chat: interne Kommunikation Modul einschalten, Schaltfläche Nachrichten und Google-Chat-Tab, Direkt- und Gruppenunterhaltungen, Abteilungsgruppen und Kanal Ganzes Unternehmen, Antwort / Bearbeiten / Löschen / Reaktion / @Erwähnung, Anhänge, Lesebestätigung und „schreibt“, Meeting starten (Meet / Teams), Suche, Benachrichtigungen und Stummschalten, Admin-Einstellungen (Nutzer, Aufbewahrung, Lesezugriff für Vorgesetzte), Missbrauchsmeldungen, meine Daten

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

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