29. Verwaltung der Arbeitszeit

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Dieses Kapitel richtet sich an Personen, die das Modul Arbeitszeit (PDKS: System zur Kontrolle der Personalanwesenheit, kurz Zeiterfassung) einrichten und verwalten. Die Einstellungen liegen auf vier Registerkarten: Allgemein, Arbeitsorte, Arbeitsplan, Mittagspause und Fragen. Sie legen Büros fest, aktivieren die Arbeit außerhalb des Büros (Homeoffice, remote, Außendienst), weisen Personen und Abteilungen wöchentliche Arbeitspläne zu, richten den QR-Bildschirm am Eingang ein, rufen den Stundenzettel ab und verwalten die Standortverfolgung im Außendienst.

Zu den Kommen-/Gehen-Bildschirmen der Mitarbeitenden und zur Ansicht Mein Team der Führungskraft siehe 22. Arbeitszeit.

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Arbeitszeit-Bearbeiter (HR) · App-Admin

In diesem Kapitel

• Arbeitszeit-Einstellungen öffnen
• Registerkarte „Allgemein“
• Arbeitsorte: Unternehmensstandard für Büros
• Meinen Standort als Büro speichern
• Gespeichertes Büro bearbeiten, büroeigene Anmelderegel und Löschen
• Mitarbeitende einem Büro zuordnen (Heute in den Büros)
• Arbeit außerhalb des Büros: Homeoffice, remote, Außendienst
• Arbeitspläne und Zuweisungsreihenfolge
• Mittagspause und Fragen
• QR-Bildschirm am Eingang einrichten und schützen
• Berechtigungen für die Arbeitszeit
• Stundenzettel und Export in die Lohnsoftware
• Einstellungen der Standortverfolgung (Außendienst) und Einwilligungsformulare

Bevor Sie beginnen: Informieren Sie die Mitarbeitenden vor der Aktivierung der Zeiterfassung über den Datenschutzhinweis. Wollen Sie die Erfassung von Standort, Selfie oder IP-Adresse aktivieren, aktualisieren Sie zuerst den Datenschutzhinweis. Die Bildschirme in diesem Kapitel wurden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“ (Merkez Ofis und Ankara Şube) erstellt; die Internetadressen sind für Dokumentationszwecke reservierte Beispieladressen.

Arbeitszeit-Einstellungen öffnen

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit, App-Admin · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit

Wozu: Öffnet alle Einstellungen des Moduls Arbeitszeit.

1. Klicken Sie am Computer im Menü links auf Admin.
2. Klicken Sie in der Gruppe Module auf Arbeitszeit. Die Arbeitszeit-Einstellungen öffnen sich.
3. Wählen Sie oben eine der Registerkarten: Allgemein, Arbeitsorte, Arbeitsplan, Mittagspause und Fragen.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf das unten fixierte Speichern. Es erscheint die Meldung „Arbeitszeiteinstellungen gespeichert.“; dieselbe Registerkarte bleibt geöffnet.
5. Unten auf der Seite befinden sich die Abschnitte Standortverfolgung (Außendienst) und Berechtigungen.

Wichtig: Die einzige Schaltfläche Speichern speichert alle vier Registerkarten. Die Gespeicherten Büros dagegen werden bei jeder Aktion für sich gespeichert; dafür müssen Sie nicht auf Speichern klicken. Die Einstellungen ändern nur der Modul-Admin und der App-Admin: „Zeiterfassungs-Einstellungen ändert der Modul-Admin oder ein Admin.“

Registerkarte „Allgemein“

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Allgemein

Wozu: Aktiviert das Modul; legt fest, welche Erfassungswege genutzt werden, was in der Buchung gespeichert wird, wie der QR-Bildschirm geschützt wird und wie lange Daten aufbewahrt werden.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Zeiterfassung aktiv.
2. Markieren Sie unter Erfassungsarten die Wege, die genutzt werden sollen.
3. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei Automatischer Eintritt.
4. Wählen Sie unter Im Eintrag gespeicherte Angaben die Erfassung von Standort / WLAN / IP und das Selfie beim Kommen und geben Sie die Aufbewahrungsfristen ein.
5. Geben Sie unter Schutz des QR-Code-Bildschirms das Bildschirm-Passwort und die Optionen ein.
6. Geben Sie unter Personen und Sichtbarkeit die Verzeichnisoption und den Wert für Aufbewahrung (Jahre) ein.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Möchten Sie Standort oder Selfie nur in bestimmten Büros oder nur bei der Arbeit im Homeoffice verlangen, lassen Sie die allgemeinen Einstellungen ausgeschaltet und verwenden Sie die Registerkarte Arbeitsorte.

Häufige Fehler und Warnungen: „Mindestens eine Erfassungsart muss aktiv sein.“ · „Das Bildschirm-Passwort muss 6–64 Zeichen lang sein.“ · „Die Merkdauer des Bildschirms muss 1–730 Tage betragen.“ · „Geben Sie für ‚Bildschirm nur über das Büronetz öffnen‘ die Internetadressen des Büros ein.“

Wichtig: Es werden keine biometrischen Daten gespeichert; beim Selfie findet keine Gesichtserkennung statt. Aktualisieren Sie vor der Aktivierung der Erfassung von Standort, IP und Selfie den Datenschutzhinweis und informieren Sie die Mitarbeitenden. Arbeitszeit-Verantwortliche (HR) werden nicht auf dieser Registerkarte, sondern im Abschnitt Berechtigungen unten auf der Seite festgelegt.

Arbeitsorte: Unternehmensstandard für Büros

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Arbeitsorte

Wozu: Legt fest, welche Bestätigungen für die Erfassung im Büro gemeinsam verlangt werden. Ist auf der Büro-Karte keine Regel „Nur für dieses Büro“ gewählt, gilt dieser Standard.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Arbeitsorte. Ein Hinweis oben erinnert Sie daran: Definieren Sie die Büros am Smartphone mit der Prozence-App, während es mit dem WLAN des Büros verbunden ist, wird auch die WLAN-MAC-Adresse des Routers (Access Point) gespeichert.
2. Markieren Sie unter Unternehmensstandard für Büros: gemeinsam erforderliche Prüfungen die gewünschten Optionen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Ist keine Option gewählt, genügt eine der aktiven Erfassungsarten. Alle gewählten Prüfungen müssen im selben Büro erfüllt sein: Sind z. B. alle drei gewählt, scannt die Person den QR-Code, ihr Smartphone ist im Büronetz und ihr Standort liegt im Radius des Büros.

Häufige Fehler und Warnungen: „Für die QR-Code-Prüfung muss die Erfassungsart ‚Büro-QR-Code‘ aktiv sein.“ · „Für die Büronetz-Prüfung muss die Erfassungsart ‚Büronetz‘ aktiv sein.“ · „Tragen Sie für die Standortprüfung Breiten- und Längengrad von mindestens einem Büro ein.“

Meinen Standort als Büro speichern

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Arbeitsorte → Gespeicherte Büros → Meinen Standort als Büro speichern

Wozu: Liest im Büro Standort, Internetadresse und (in der mobilen App) die WLAN-Angaben und schreibt sie in einem Schritt in ein gespeichertes Büro.

Bevor Sie beginnen: Öffnen Sie diesen Bildschirm im Büro mit der Prozence-App auf Ihrem Smartphone, während es mit dem WLAN des Büros verbunden ist. Öffnen Sie ihn im Browser, kann das WLAN nicht gelesen werden; Standort und Internetadresse werden gelesen.

1. Klicken Sie unter Gespeicherte Büros auf Meinen Standort als Büro speichern (am Smartphone tippen Sie darauf). Erteilen Sie die Standortberechtigung, falls danach gefragt wird.
2. Im Feld „Folgendes wurde gelesen. Wählen Sie, was gespeichert werden soll:“ erscheinen die gelesenen Angaben: Standort (Koordinaten und Genauigkeit), Internetadresse, WLAN (Netzname und Zugangspunkt). Eine Zeile, die nicht gelesen werden konnte, lässt sich nicht auswählen.
3. Markieren Sie, was gespeichert werden soll. Sind Sie über mobile Daten verbunden, wählen Sie die Internetadresse nicht.
4. Wählen Sie in der Liste Wo soll gespeichert werden? das Büro aus oder wählen Sie Neues Büro und geben Sie Name des Büros und Adresse (optional) ein. Ist die Internetadresse bereits einem Büro zugeordnet, wird dieses Büro vorausgewählt („Diese Internetadresse ist bereits diesem Büro zugeordnet; fehlende Angaben werden ergänzt.“).
5. Klicken Sie auf Speichern. In der Ergebniszeile steht „✓ ‚Merkez Ofis‘ aktualisiert: Standort, Internetadresse.“ oder „als gespeichertes Büro hinzugefügt“.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Der Standort konnte nicht gelesen werden. Standortzugriff erlauben und erneut versuchen.“
• „Die Genauigkeit des Standorts ist zu gering (±… m). Versuchen Sie es im Freien oder am Fenster erneut.“ (Ein Standort, der schlechter als ±1000 m ist, wird nicht akzeptiert; ist das Doppelte der Genauigkeitsspanne größer als der Radius des Büros, wird der Radius auf diesen Wert erweitert, auf ein Vielfaches von 50 m aufgerundet und beträgt höchstens 5000 m – z. B. wird ein Radius von 200 m bei einer Genauigkeit, die schlechter als ±100 m ist, erweitert.)
• „Diese Internetadresse (…) ist bereits im Büro ‚…‘ gespeichert.“ · „Dieser WLAN-Zugangspunkt ist bereits im Büro ‚…‘ gespeichert.“
• „Ein Büro mit dem Namen ‚…‘ gibt es bereits; wählen Sie es aus der Liste und aktualisieren Sie es.“ · „Es können höchstens 20 Büros angelegt werden.“

Wichtig: Die Internetadresse ist immer die Adresse, die der Server in diesem Moment sieht. Das Lesen von Standort und WLAN erfordert ein echtes Gerät; im Bild in diesem Handbuch wurde der Standort in der Testumgebung vorgegeben, und die WLAN-Zeile lautet „nur in der Prozence-Mobil-App lesbar“.

Gespeichertes Büro bearbeiten, büroeigene Anmelderegel und Löschen

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Arbeitsorte → Gespeicherte Büros → Büro-Karte

Wozu: Sie sehen und ändern Adresse, Standort, Internetadressen, WLAN-Angaben jedes Büros und die Regel „Wie erfolgt die Anmeldung an dieser Adresse“.

Büro-Karte: Die Karte zeigt Adresse, Standort (Koordinaten, Radius, In Karte öffnen), Internetadresse (IP), WLAN (Netzname · Access-Point-MAC), Anmelderegel, Mitarbeitende und Zuletzt aktualisiert. Sind Sie im Netz dieses Büros, erscheint das Abzeichen „Sie sind gerade im Netz dieses Büros“. Ist die QR-Code-Erfassung aktiv, gibt es die Schaltflächen QR-Bildschirm öffnen und Link kopieren.

Bearbeitung:

1. Klicken Sie auf der Büro-Karte auf Bearbeiten. Das Formular Büro bearbeiten öffnet sich. Für ein neues Büro klicken Sie auf + Büro manuell hinzufügen (dasselbe Formular, leer).
2. Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle).
3. Wählen Sie unter Wie soll die Anmeldung an dieser Adresse erfolgen? entweder Firmenstandard oder Nur für dieses Büro: alle unten gewählten Optionen zusammen verlangen. Markieren Sie bei der büroeigenen Regel die gewünschten Optionen unter QR-Code, Büronetz, Standort und Selfie bei Anmeldung (keine Gesichtserkennung).
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern (beim neuen Büro auf Büro hinzufügen). Es erscheint die Meldung „Büro gespeichert.“

Löschen:

1. Klicken Sie auf der Büro-Karte auf Löschen. Es erscheint die Frage „Dieses Büro löschen?“
2. Klicken Sie auf Ja, Büro löschen. Zum Abbrechen klicken Sie auf Abbrechen.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Für ‚…‘ ist die Standortprüfung gewählt; speichern Sie zuerst den Standort des Büros.“ · „Für ‚…‘ ist die Büronetz-Prüfung gewählt; speichern Sie zuerst die Internetadresse oder den WLAN-Zugangspunkt.“
• „Ungültige IP-Adresse für ‚…‘: …“ · „Ungültiger WLAN-Zugangspunkt (BSSID) für ‚…‘: …. Format: aa:bb:cc:dd:ee:ff“
• „Der Standortradius muss 50–5000 Meter betragen.“
• „Mindestens ein Büro muss bleiben. Zuerst das neue Büro hinzufügen, dann dieses löschen.“

Wichtig: Der QR-Bildschirm eines gelöschten Büros funktioniert nicht mehr, und Anmeldungen über Netz oder Standort dieses Büros sind nicht mehr möglich; frühere Kommen-/Gehen-Buchungen werden nicht gelöscht. Dem Büro zugeordnete Mitarbeitende gelten danach als „Kein Büro zugeordnet“. Wird für ein Büro ein Selfie verlangt, funktioniert dort der automatische Eintritt nicht.

Mitarbeitende einem Büro zuordnen (Heute in den Büros)

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Gespeicherte Büros → Büro-Karte → Mitarbeitende wählen

Wozu: Legt fest, welchem Büro jede Person zugeordnet ist. Das Feld Heute in den Büros auf der Pinnwand und der Bürobericht zählen eine Person, die nicht erschienen ist, in dem Büro, dem sie zugeordnet ist, als „abwesend“ (siehe 06. Pinnwand und Intranet).

1. In der Zeile Mitarbeitende der Büro-Karte steht, wie viele Personen zugeordnet sind („3 Mitarbeitende in diesem Büro“ oder „Noch nicht gewählt“).
2. Klicken Sie auf Mitarbeitende wählen. Die Liste Mitarbeitende in diesem Büro öffnet sich; bei Personen, die einem anderen Büro zugeordnet sind, steht „derzeit: …“.
3. Filtern Sie mit dem Feld Name oder Abteilung suchen und markieren Sie die Personen.
4. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint die Meldung „‚Ankara Şube‘: 3 Mitarbeitende.“

Vorschlag nach Anmeldungen: Steht über den gespeicherten Büros der Hinweis „Mitarbeitende ohne Büro: N.“, klicken Sie auf Aus Anmeldungen vorschlagen. Vorgeschlagen wird das Büro, in dem die Person in den letzten 30 Tagen am häufigsten angemeldet war; prüfen Sie die Markierungen und klicken Sie auf Auswahl übernehmen. Sind alle zugeordnet, steht dort „Allen Mitarbeitenden ist ein Büro zugeordnet.“

So wird gezählt:

• Eine Person mit einer Buchung in einem Büro zählt an diesem Tag in dem Büro, in dem sie war, als „anwesend“; in ihrem zugeordneten Büro zählt sie nicht als „abwesend“.
• Eine Person, die nur im Homeoffice, remote oder im Außendienst gebucht hat, zählt in ihrem zugeordneten Büro als „remote“ oder „im Außendienst“ (wer im Homeoffice arbeitet, steht in der Spalte „remote“).
• Eine Person ohne Buchung, aber mit genehmigtem Urlaub, zählt als „im Urlaub“; ohne Urlaub zählt sie an einem Arbeitstag als „abwesend“. Wochenenden, Feiertage und freie Tage des Arbeitsplans zählen nicht.

Wichtig: Wählen Sie jemanden, der einem anderen Büro zugeordnet ist, wird die Person in dieses Büro verschoben; wer aus der Liste entfernt wird, verliert die Zuordnung.

Arbeit außerhalb des Büros: Homeoffice, remote, Außendienst

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Arbeitsorte → Arbeit außerhalb des Büros

Wozu: Definiert Homeoffice, Remote-Arbeit und Außendienst wie Büros: Sie wählen, wer sie nutzt und was bei der Buchung verlangt wird.

Bevor Sie beginnen: Auf der Registerkarte Allgemein muss Erfassung außerhalb des Büros (Homeoffice, mobil, Außendienst) aktiviert sein.

1. Suchen Sie unter Arbeit außerhalb des Büros die Karten Homeoffice, Mobiles Arbeiten und Im Außendienst (beim Kunden).
2. Schalten Sie den Arbeitsort auf jeder Karte mit dem Kontrollkästchen Offen ein oder aus.
3. Markieren Sie unter Bei der Erfassung verlangt die Optionen Standort (ohne Freigabe keine Erfassung), Selfie (bei Anmeldung) und Internetdaten erfassen (IP-Adresse; WLAN und MAC in der App).
4. Wählen Sie unter Wer nutzt es? entweder Alle oder Nur ausgewählte Abteilungen und Personen (und wer laut Plan an dem Tag hier arbeitet); bei der zweiten Option wählen Sie Abteilungen und Personen.
5. Wählen Sie auf der Karte Im Außendienst zusätzlich Mitarbeiter mit Standortprüfung im Außendienst und Abteilungen mit Standortprüfung im Außendienst.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig:

• Wer laut Arbeitsplan an dem Tag „Homeoffice“ oder „Remote“ hat, sieht die zugehörige Schaltfläche immer; die Einstellung „Nur ausgewählte“ schließt diese Personen nicht aus.
• Wählen Sie bei Im Außendienst „Nur ausgewählte“ und niemanden aus, wird nicht gespeichert: „Wählen Sie, wer ‚Im Außendienst‘ nutzt, oder markieren Sie ‚Alle‘.“
• Versucht jemand, an einem ausgeschalteten Ort zu buchen, erscheint die Meldung „Die Erfassung ‚Homeoffice‘ ist für Sie nicht freigegeben.“

Arbeitspläne und Zuweisungsreihenfolge

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Arbeitsplan

Wozu: Legt für jeden Wochentag die Art der Arbeit (Büro, Homeoffice, Remote, Feiertag) und die Zeiten fest; die Pläne weisen Sie dem Unternehmen, Abteilungen und Personen zu. Verspätung, früheres Gehen, Überstunden, „abwesend“, das Fenster für den automatischen Eintritt und der Stundenzettel werden nach dem Plan der Person für den jeweiligen Tag berechnet.

Plan erstellen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Arbeitsplan.
2. Klicken Sie für einen neuen Plan auf + Neuer Plan oder auf eine der Vorlagen: Vorlage: Mo–Do Büro 09–17, Freitag Homeoffice oder Vorlage: Mo–Fr Büro 09–18.
3. Geben Sie im Feld Name des Plans einen Namen ein (z. B. „Hibrit: Pzt–Çar ofis, Per–Cum ev“ — „Hybrid: Mo–Mi Büro, Do–Fr zu Hause“).
4. Wählen Sie für jeden Tag die Art aus der Liste (Büro, Homeoffice, Remote, Feiertag) und tragen Sie Beginn und Ende ein. An Feiertagen sind die Zeitfelder gesperrt.
5. Sind die Zeiten an allen Tagen gleich, füllen Sie den ersten Tag aus und klicken auf Zeiten des ersten Tages auf alle Arbeitstage anwenden.
6. Entfernen Sie einen nicht benötigten Plan mit Plan löschen (mindestens ein Plan muss bleiben).

Zuweisung:

1. Wählen Sie unter derselben Registerkarte in der Liste Firmenstandard den Plan. Ihn nutzen alle, denen weder für ihre Abteilung noch für sie selbst ein Plan zugewiesen ist.
2. Wählen Sie unter Nach Abteilung für jede Abteilung einen Plan oder lassen Sie Firmenstandard stehen.
3. Geben Sie unter Personenbezogen im Feld Mitarbeitende hinzufügen: Namen eingeben, aus Liste wählen einen Namen ein und wählen Sie ihn aus; wählen Sie dann in der Liste daneben den Plan. Zum Entfernen klicken Sie auf ×.
4. Geben Sie den Wert Toleranz (Min.) ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Zuweisungsreihenfolge: Der Plan einer Person wird in dieser Reihenfolge gefunden: personenbezogen → der Abteilung zugewiesen → Firmenstandard. Im Beispiel nutzt die Abteilung Pazarlama (Marketing) den Plan „Hibrit“, aber Ece Yıldız aus derselben Abteilung hat den personenbezogenen Plan „Esnek: Pzt evden, Sal–Cum ofis“ („Flexibel: Mo Homeoffice, Di–Fr Büro“); Eces Plan für Montag lautet dann „Heute Homeoffice · 09:00–18:00“.

Häufige Fehler und Warnungen:

• „Geben Sie jedem Plan einen Namen.“
• „Geben Sie im Plan ‚…‘ für Dienstag Beginn und Ende im Format HH:MM an, das Ende nach dem Beginn.“
• „Der Plan ‚…‘ muss mindestens einen Arbeitstag enthalten.“
• „Unbekannte Abteilung: …“ · „Persönliche Pläne enthalten einen ungültigen Mitarbeiter.“

Wichtig:

• Wurde noch kein Plan gespeichert, gilt der „Allgemeine Plan“, der aus der früheren allgemeinen Einstellung (09:00–18:00, Mo–Fr) abgeleitet ist; bei bestehenden Installationen ändert sich die Berechnung nicht.
• Abteilungs- und Personenzuweisungen, die an einen gelöschten Plan gebunden waren, fallen auf den Firmenstandard zurück.
• Es werden höchstens 12 Arbeitspläne gespeichert; ab dem 13. wird ohne Warnung nicht gespeichert.
• Toleranz und Mittagspause gelten für das ganze Unternehmen und ändern sich nicht je nach Plan. Die Option „Arbeitszeiten“ der Standortverfolgung im Außendienst verwendet die Zeiten des Firmenstandard-Plans.
• An Tagen unter 6 Stunden wird keine Mittagspause abgezogen; am Tag vor einem Feiertag (halber Tag) endet die Arbeitszeit spätestens um 13:00.

Mittagspause und Fragen

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Mittagspause und Fragen

Wozu: Definiert die Mittagspause und aktiviert drei Fragen an die Mitarbeitenden: den Grund beim früheren Gehen, den Grund an einem Tag ohne Anmeldung und die Erinnerung „Haben Sie mit der Arbeit begonnen?“ an Homeoffice- / Remote-Tagen.

1. Geben Sie Dauer der Mittagspause (Min.) ein.
2. Geben Sie die Zeiten Mittagspause beginnt und Mittagspause endet ein (z. B. 12:00–13:30). Bei einer Abmeldung in diesem Zeitraum wird nicht nach dem Grund gefragt.
3. Setzen Sie das Häkchen bei Bei Abmeldung vor Arbeitsende „Warum haben Sie das Büro verlassen?“ fragen und bearbeiten Sie die Liste Abmeldegründe.
4. Setzen Sie das Häkchen bei Ohne Anmeldung nach Beginn + Toleranz „Warum haben Sie sich heute nicht angemeldet?“ fragen (Benachrichtigung) und bearbeiten Sie die Liste Abwesenheitsgründe.
5. Setzen Sie das Häkchen bei An Homeoffice- / Mobilarbeitstagen zu Arbeitsbeginn „Haben Sie mit der Arbeit begonnen?“ senden.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Benachrichtigungstexte:

• Haben Sie mit der Arbeit begonnen? — „Heute ist Ihr Homeoffice-Tag (09:00–18:00). Wenn Sie begonnen haben, melden Sie sich in der Arbeitszeit an.“ (an einem Remote-Tag „Heute ist Ihr Remote-Tag (…)“).
• Heute keine Anmeldung — „Die Arbeit hat um 09:00 begonnen. Wenn Sie nicht kommen können oder sich verspäten, geben Sie den Grund an.“

Wichtig:

• Die Benachrichtigungen sendet eine Servicefunktion, die alle 10 Minuten läuft; höchstens einmal pro Person und Tag. Sie gehen nur an Geräte, auf denen die mobile Prozence-App installiert ist oder Browser-Benachrichtigungen aktiviert sind; die Karte in der App erscheint in jedem Fall. Da eine echte Benachrichtigung auf dem Smartphone in der Testumgebung nicht gezeigt werden konnte, sind im Handbuch die Texte angegeben.
• An Feiertagen, an freien Tagen der Person und bei Personen im Urlaub werden keine Fragen gestellt. Die Antworten erscheinen in der Ansicht Mein Team der Führungskraft und in der Spalte Grund des Stundenzettels.
• Häufige Fehler: „Geben Sie Beginn und Ende der Mittagspause an, das Ende nach dem Beginn.“ · „Das Mittagspausenfenster darf höchstens 4 Stunden lang sein.“ · „Geben Sie mindestens einen Abmeldegrund an.“ · „Es sind höchstens 10 Abwesenheitsgründe möglich.“

QR-Bildschirm am Eingang einrichten und schützen

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit, IT · Wo: Gespeicherte Büros → Büro-Karte → QR-Bildschirm öffnen

Wozu: Das Tablet oder der Bildschirm am Büroeingang zeigt einen QR-Code, der sich alle 30 Sekunden ändert. Scannt eine Person den QR-Code, wird ihre Arbeitszeit gebucht.

1. Klicken Sie auf der Büro-Karte auf QR-Bildschirm öffnen. Wollen Sie den Bildschirm auf einem Tablet öffnen, holen Sie sich den Link mit Link kopieren („Link kopiert.“).
2. Öffnen Sie den Link auf dem Tablet am Eingang und schalten Sie in den Vollbildmodus.
3. Auf dem Bildschirm erscheinen das Firmenlogo, der Titel Giriş–çıkış („Kommen/Gehen“), der Name des Büros und der QR-Code: „Scannen Sie ihn mit der Prozence-App oder mit der Kamera Ihres Smartphones. Der Code erneuert sich alle 30 Sekunden.“

Bildschirm schützen: Legen Sie im Abschnitt Schutz des QR-Code-Bildschirms auf der Registerkarte Allgemein ein Bildschirm-Passwort fest. Das Tablet fragt beim ersten Öffnen des Links nach dem Passwort und merkt es sich dann für die Dauer, die unter Wie viele Tage das Bildschirmgerät gemerkt wird eingestellt ist. Ändern Sie das Passwort, fragen alle mit Passwort geöffneten Bildschirme erneut danach; mit Passwort entfernen kehren Sie zum Zustand ohne Passwort zurück.

Wichtig:

• Bricht die Verbindung ab, steht auf dem Bildschirm „Warte auf Verbindung…“; prüfen Sie die Internetverbindung des Tablets.
• Ist Bildschirm nur über die Internetadresse dieses Büros (Büronetz) öffnen markiert, steht in einem anderen Netz „Der Bildschirm lässt sich nur im Büronetz öffnen.“
• Vermuten Sie, dass der Link in falsche Hände geraten ist, markieren Sie QR-Bildschirm-Links beim Speichern erneuern (alte funktionieren nicht mehr), speichern Sie und öffnen Sie den neuen Link auf dem Tablet.

Berechtigungen für die Arbeitszeit

Für wen: App-Admin, Modul-Admin Arbeitszeit · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Berechtigungen

Wozu: Legt die Arbeitszeit-Verantwortlichen (HR), die Betrachter und den Modul-Admin fest.

1. Gehen Sie ganz unten auf der Seite „Arbeitszeit“ zum Abschnitt Berechtigungen.
2. Geben Sie im Feld Person hinzufügen… im Kasten der Rolle einen Namen ein und wählen Sie ihn aus der Liste; zum Entfernen klicken Sie auf ×. Um einer Abteilung eine Rolle zu geben, klicken Sie auf + Abteilung hinzufügen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Stundenzettel und Export in die Lohnsoftware

Für wen: Arbeitszeit-Bearbeiter (HR), Betrachter, App-Admin · Wo: Mein Bereich → Arbeitszeit → Stundenzettel

Wozu: Zeigt die Monatssummen je Person; für die Gehaltsabrechnung laden Sie eine CSV-Datei oder eine zur Lohnsoftware passende Excel-Datei herunter.

1. Klicken Sie im Feld Arbeitszeit auf Stundenzettel.
2. Wählen Sie den Monat mit den Schaltflächen ‹ und ›.
3. In der Tabelle stehen für jede Person die Werte Tag, Gearbeitet, Überstunden, Verspätet, Fehlende Abmeldung und Arbeitstage ohne Eintrag. Klicken Sie auf den Namen einer Person, öffnen sich deren Buchungen des Monats.
4. Für die Tagesdetails klicken Sie auf CSV herunterladen (puantaj-YYYY-AA.csv).
5. Wählen Sie für die Lohnsoftware unter In die Lohnsoftware exportieren das Programm (Allgemein (alle Spalten), Logo (Bordro Plus / j-HR), Mikro (Bordro / İK), Luca Bordro, Netsis (Logo Netsis HR)) und klicken Sie auf Excel herunterladen oder CSV herunterladen (Zeiterfassung).

Die 16 Spalten der CSV-Datei: Mitarbeiter · Abteilung · Datum · Kommen · Gehen · Gearbeitet (Min.) · Überstunden (Min.) · Verspätet (Min.) · Fehlende Abmeldung · Im Urlaub · Arbeitstage ohne Eintrag · Ort · Gesetzlicher Feiertag · Feiertagsarbeit (Min.) · Plan · Grund. Die Datei ist UTF-8-codiert und mit Semikolon getrennt. In der Spalte Plan steht die Art des Arbeitsplans für den Tag, in der Spalte Grund der von der Person angegebene Abwesenheits- oder Abmeldegrund.

Die Excel-Datei für die Gehaltsabrechnung hat zwei Blätter: Zeiterfassung (je Person Arbeitstage, normale / Über- / Feiertagsstunden, Fehlzeiten, Urlaubstage nach Art, Zahl der SGK-Fehltage und Grund, SGK-Beitragstage) und Abwesenheiten. Der Abgleich erfolgt über die Personalnummer; die Datei enthält keine Identitätsnummer (TC kimlik no). Dieselbe Datei erhalten Sie auch unter Admin → Integrationen → HR & Buchhaltung (siehe 13. Integrationen).

Tipp: Zu den Berichten über Arbeitszeit und Büros im Bereich Berichte siehe 19. Berichte.

Wichtig: Urlaubstage gelten nicht als „ohne Eintrag“. Warten Sie vor dem Export in die Gehaltsabrechnung, bis fehlende Abmeldungen korrigiert sind. Die Spaltennamen können je nach Version der Lohnsoftware abweichen; ordnen Sie die Spalten im Importbildschirm zu. Prüfen Sie bei Personen, die im Laufe des Monats ein- oder ausgetreten sind, die SGK-Beitragstage in der Software.

Einstellungen der Standortverfolgung (Außendienst) und Einwilligungsformulare

Für wen: Modul-Admin Arbeitszeit, App-Admin; für das Einwilligungsformular der Arbeitszeit-Bearbeiter (HR) · Wo: Admin → Module → Arbeitszeit → Standortverfolgung (Außendienst)

Wozu: Aktiviert die Erfassung des Standorts von Außendienstmitarbeitenden über die mobile Prozence-App auf dem Firmenhandy während der Arbeitszeit; legt fest, wer zu welchen Zeiten in welchem Intervall verfolgt wird und wie lange die Daten aufbewahrt werden. Die ausdrückliche Einwilligung und das unterschriebene Einwilligungsformular verfolgen Sie hier.

Bevor Sie beginnen: Die Standortverfolgung ist Teil des Moduls Arbeitszeit; ist die Arbeitszeit ausgeschaltet, funktioniert sie nicht. Tragen Sie bei den Büros Breiten- und Längengrad sowie den Radius ein, damit die Haltepunkte mit dem Namen des Büros erscheinen.

1. Gehen Sie auf der Seite „Arbeitszeit“ zum Abschnitt Standortverfolgung (Außendienst). Der gelbe Kasten oben fasst die Regeln des KVKK (des türkischen Datenschutzgesetzes) zusammen: „Datenschutz (KVKK): Ohne schriftliche ausdrückliche Einwilligung der Person beginnt keine Verfolgung.“
2. Setzen Sie das Häkchen bei Standortverfolgung aktiv.
3. Geben Sie im Feld Zu verfolgende Mitarbeitende einen Namen ein und wählen Sie ihn aus; wenn Sie möchten, wählen Sie unter Zu verfolgende Abteilungen (mit Strg / Cmd mehrere).
4. Wählen Sie die Verfolgungszeiten und geben Sie die übrigen Werte ein (siehe Tabelle).
5. Passen Sie die Entwürfe von Einwilligungstext und Datenschutzhinweis an Ihr Unternehmen an (Firmenbezeichnung, Adresse, Kontaktadresse).
6. Klicken Sie auf Speichern.

Unterschriebenes Einwilligungsformular vermerken (HR):

1. In der Tabelle Verfolgte Mitarbeitende unter dem Abschnitt sehen Sie für jede Person den Status von Ausdrückliche Einwilligung, Unterschriebenes Formular und Geräte.
2. Nachdem die Person in der App eingewilligt hat, nehmen Sie das handschriftlich unterschriebene Formular entgegen und klicken in der Zeile auf Formular erhalten. Der Status wechselt auf Einwilligung vollständig. Wenn es ein Irrtum war, klicken Sie auf Entfernen.
3. Um ein Gerät zu entfernen (z. B. ein verlorenes Smartphone), klicken Sie auf das × neben dem Gerät. Route öffnet den Tag der Person.

Wichtig:

• Die Einwilligung ist freiwillig; für Personen, die sie nicht erteilen, beginnt keine Verfolgung, und das darf keine nachteiligen Folgen haben. Die Person kann ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Einwilligungs- und Datenschutztext sind Entwürfe; lassen Sie sie vor der Aktivierung der Verfolgung von Ihrer Rechtsberatung prüfen.
• Den Standort sehen die Person selbst, die Abteilungsleitung und der Arbeitszeit-Bearbeiter; Betrachter sehen ihn nicht. Jeder Einblick wird protokolliert.
• Den Standort sendet die mobile Prozence-App; das Senden des Standorts im Hintergrund erfordert ein echtes Gerät. Die Route im Handbuch besteht aus fiktiven Punkten.