29. Gestione dell'orario di lavoro

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo è per chi configura e gestisce il modulo Orario di lavoro (PDKS: sistema di controllo delle presenze del personale). Le impostazioni sono in quattro schede: Generale, Luoghi di lavoro, Orario di lavoro, Pausa pranzo e domande. Definisci gli uffici, attivi il lavoro fuori ufficio (da casa, da remoto, sul campo), assegni i piani di lavoro settimanali a persone e reparti, configuri lo schermo con il codice QR all'ingresso, ricavi il foglio presenze (puantaj) e gestisci il tracciamento della posizione sul campo.

Per le schermate di entrata e uscita del dipendente e per la vista Il mio team del responsabile vedi 22. Orario di lavoro.

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Operatore Orario di lavoro (risorse umane) · Amministratore dell'app

In questo capitolo

• Aprire le impostazioni dell'orario di lavoro
• La scheda Generale
• Luoghi di lavoro: il predefinito aziendale per gli uffici
• Salvare la tua posizione come ufficio
• Modificare un ufficio salvato, la regola di ingresso specifica e l'eliminazione
• Collegare i dipendenti a un ufficio (Oggi negli uffici)
• Lavoro fuori ufficio: da casa, da remoto, sul campo
• Piani di lavoro e ordine di assegnazione
• Pausa pranzo e domande
• Configurare e proteggere lo schermo con il codice QR all'ingresso
• Autorizzazioni per l'orario di lavoro
• Foglio presenze ed esportazione al software paghe
• Impostazioni del tracciamento della posizione (sul campo) e moduli di consenso

Prima di iniziare: Prima di attivare la rilevazione presenze, comunica ai dipendenti l'informativa privacy. Se attivi la registrazione di posizione, selfie o indirizzo IP, aggiorna prima l'informativa. Le schermate di questo capitolo usano dati dell'azienda fittizia «Örnek Teknoloji A.Ş.» (Merkez Ofis e Ankara Şube); gli indirizzi internet sono indirizzi di esempio riservati alla documentazione.

Aprire le impostazioni dell'orario di lavoro

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro, amministratore dell'app · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro · Versione: 0.73.0 (scheda Admin 0.99.3, quattro schede 0.99.45)

A cosa serve: Apre tutte le impostazioni del modulo Orario di lavoro.

1. Sul computer, fai clic su Admin nel menu a sinistra.
2. Nel gruppo Moduli, fai clic su Orario di lavoro. Si apre Impostazioni orario di lavoro.
3. Scegli una delle schede in alto: Generale, Luoghi di lavoro, Orario di lavoro, Pausa pranzo e domande.
4. Fai le modifiche e fai clic su Salva, fisso in basso. Compare il messaggio «Mesai ayarları kaydedildi.» («Impostazioni dell'orario di lavoro salvate.»); resta aperta la stessa scheda.
5. In fondo alla pagina ci sono le sezioni Tracciamento posizione (campo) e Autorizzazioni.

Importante: L'unico pulsante Salva salva tutte e quattro le schede. Gli Uffici salvati, invece, vengono salvati da soli a ogni azione; per loro non devi fare clic su Salva. Solo l'admin del modulo e l'amministratore dell'app possono cambiare le impostazioni: «PDKS ayarlarını modül admini ya da Admin değiştirir.» («Le impostazioni PDKS le cambia l'admin del modulo o un Admin.»)

La scheda Generale

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Generale · Versione: 0.73.0 (entrata automatica e protezione dello schermo 0.99.6, informazioni salvate 0.99.12, IP 0.99.20)

A cosa serve: Attiva il modulo; stabilisce quali metodi di registrazione si usano, cosa viene scritto nella registrazione, come si protegge lo schermo con il codice QR e quanto tempo si conservano i dati.

1. Seleziona la casella Rilevazione presenze attiva.
2. Sotto Metodi di registrazione, seleziona i metodi da usare.
3. Se serve, seleziona la casella Entrata automatica.
4. Sotto Informazioni salvate nella registrazione, scegli la registrazione di posizione / Wi-Fi / IP e il selfie all'entrata; inserisci i tempi di conservazione.
5. Sotto Protezione dello schermo QR, inserisci la password dello schermo e le opzioni.
6. Sotto Persone e visibilità, scegli l'opzione per la rubrica e inserisci il valore di Conservazione (anni).
7. Fai clic su Salva.

Suggerimento: Per chiedere posizione o selfie solo in alcuni uffici o solo per il lavoro da casa, lascia disattivate le impostazioni generali e usa la scheda Luoghi di lavoro.

Errori comuni e avvisi: «En az bir kayıt yöntemi açık olmalı.» («Almeno un metodo di registrazione deve essere attivo.») · «Ekran şifresi 6–64 karakter olmalı.» («La password dello schermo deve avere 6–64 caratteri.») · «Ekranın hatırlanma süresi 1–730 gün olmalı.» («Il periodo in cui lo schermo ricorda il dispositivo deve essere di 1–730 giorni.») · «"Ekran yalnız ofis ağından açılsın" için ofis internet adreslerini girin.» («Per "Apri lo schermo solo dalla rete dell'ufficio" inserisci gli indirizzi internet dell'ufficio.»)

Importante: Non vengono conservati dati biometrici; sul selfie non si fa riconoscimento facciale. Prima di attivare la registrazione di posizione, IP e selfie, aggiorna l'informativa privacy e comunicalo ai dipendenti. I responsabili delle presenze (risorse umane) non si assegnano in questa scheda, ma nella sezione Autorizzazioni in fondo alla pagina.

Luoghi di lavoro: il predefinito aziendale per gli uffici

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Luoghi di lavoro · Versione: 0.99.6 (scheda 0.99.45)

A cosa serve: Stabilisce quali verifiche vengono richieste insieme per registrarsi in ufficio. Se sulla scheda dell'ufficio non è scelta una regola «Specifica per questo ufficio», vale questo predefinito.

1. Apri la scheda Luoghi di lavoro. La nota in alto ricorda che, se definisci gli uffici dal telefono con l'app Prozence mentre sei collegato al Wi-Fi dell'ufficio, viene salvato anche l'indirizzo MAC Wi-Fi del router (access point).
2. Sotto Predefinito aziendale per gli uffici: verifiche richieste insieme, seleziona quelle che vuoi.
3. Fai clic su Salva.

Se nessuna è selezionata, basta uno dei metodi attivi. Tutte le verifiche selezionate devono riguardare lo stesso ufficio: per esempio, con tutte e tre selezionate, il dipendente scansiona il codice QR, il suo telefono è sulla rete dell'ufficio e la sua posizione è nel raggio dell'ufficio.

Errori comuni e avvisi: «Karekod teyidi için "Ofis karekodu" yöntemi açık olmalı.» («Per la verifica con il codice QR il metodo "Codice QR dell'ufficio" deve essere attivo.») · «Ofis ağı teyidi için "Ofis ağı" yöntemi açık olmalı.» («Per la verifica con la rete dell'ufficio il metodo "Rete dell'ufficio" deve essere attivo.») · «Konum teyidi için en az bir ofisin enlem ve boylamını girin.» («Per la verifica della posizione inserisci latitudine e longitudine di almeno un ufficio.»)

Salvare la tua posizione come ufficio

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Luoghi di lavoro → Uffici salvati → Salva la mia posizione come ufficio · Versione: 0.99.38 (prima forma 0.99.12)

A cosa serve: Mentre sei in ufficio, legge la posizione, l'indirizzo internet e (nell'app mobile) i dati del Wi-Fi e li scrive in un ufficio salvato in un solo passaggio.

Prima di iniziare: In ufficio, collegato alla rete Wi-Fi dell'ufficio, apri questa schermata dal telefono con l'app Prozence. Se la apri dal browser, il Wi-Fi non può essere letto; si leggono la posizione e l'indirizzo internet.

1. Sotto Uffici salvati, fai clic su Salva la mia posizione come ufficio (sul telefono, toccalo). Se viene chiesto il permesso di posizione, concedilo.
2. Nel riquadro «Şu bilgiler okundu. Kaydetmek istediklerinizi seçin:» («Sono state lette queste informazioni. Scegli quelle da salvare:») compaiono le informazioni lette: Posizione (coordinate e precisione), Indirizzo internet, Wi-Fi (nome della rete e access point). Una riga non leggibile non si può selezionare.
3. Seleziona quelle che vuoi salvare. Se sei collegato con i dati mobili, non selezionare l'indirizzo internet.
4. Dall'elenco Dove salvarlo? scegli l'ufficio, oppure scegli Nuovo ufficio e scrivi Nome dell’ufficio e Indirizzo (facoltativo). Se l'indirizzo internet è già salvato in un ufficio, quell'ufficio viene preselezionato («Bu internet adresi zaten bu ofiste kayıtlı; eksik bilgiler tamamlanır.» — «Questo indirizzo internet è già salvato in questo ufficio; le informazioni mancanti vengono completate.»).
5. Fai clic su Salva. Nella riga del risultato compare «✓ "Merkez Ofis" güncellendi: konum, internet adresi.» oppure «kayıtlı ofis olarak eklendi» («aggiunto come ufficio salvato»).

Errori comuni e avvisi:

• «Konum okunamadı. Konum iznini açıp yeniden deneyin.» («Impossibile leggere la posizione. Attiva il permesso di posizione e riprova.»)
• «Konumun doğruluğu çok düşük (±… m). Açık alanda ya da pencere kenarında yeniden deneyin.» («La precisione della posizione è troppo bassa (±… m). Riprova all'aperto o vicino a una finestra.») (una posizione peggiore di ±1000 m non viene accettata; se il doppio del margine di precisione è maggiore del raggio dell'ufficio, il raggio viene esteso a questo valore, arrotondato a multipli di 50 m e al massimo 5000 m — per esempio un raggio di 200 m viene esteso con una precisione peggiore di ±100 m)
• «Bu internet adresi (…) zaten "…" ofisinde kayıtlı.» («Questo indirizzo internet (…) è già salvato nell'ufficio "…".») · «Bu Wi-Fi erişim noktası zaten "…" ofisinde kayıtlı.» («Questo access point Wi-Fi è già salvato nell'ufficio "…".»)
• «"…" adında bir ofis zaten var; listeden seçip güncelleyin.» («Esiste già un ufficio chiamato "…"; sceglilo dall'elenco e aggiornalo.») · «En çok 20 ofis tanımlanabilir.» («Si possono definire al massimo 20 uffici.»)

Importante: L'indirizzo internet è sempre quello che il server vede in quel momento. Per leggere la posizione e il Wi-Fi serve un dispositivo reale; nell'immagine di questa guida la posizione è stata fornita nell'ambiente di prova e la riga del Wi-Fi è nello stato «yalnız Prozence mobil uygulamasında okunur» («si legge solo nell'app mobile Prozence»).

Modificare un ufficio salvato, la regola di ingresso specifica e l'eliminazione

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Luoghi di lavoro → Uffici salvati → scheda dell'ufficio · Versione: 0.99.38 (selfie all'entrata 0.99.45)

A cosa serve: Vedi e modifichi l'indirizzo, la posizione, gli indirizzi internet e i dati Wi-Fi di ogni ufficio, e la regola su «come si timbra a questo indirizzo».

Scheda dell'ufficio: La scheda riporta Indirizzo, Posizione (coordinate, raggio, Apri nella mappa), Indirizzo internet (IP), Wi-Fi (nome rete · MAC access point), Regola di ingresso, Dipendenti e Ultimo aggiornamento. Se sei sulla rete di questo ufficio, compare il badge «Şu an bu ofisin ağındasınız» («Sei sulla rete di questo ufficio in questo momento»). Se il metodo con il codice QR è attivo, ci sono i pulsanti Apri schermata QR e Copia link.

Modifica:

1. Sulla scheda dell'ufficio fai clic su Modifica. Si apre il modulo Modifica ufficio. Per un nuovo ufficio fai clic su + Aggiungi ufficio manualmente (lo stesso modulo, vuoto).
2. Compila i campi (vedi la tabella).
3. Sotto Come si timbra a questo indirizzo? scegli Predefinito dell'azienda oppure Specifica per questo ufficio: richiedi insieme tutte le opzioni selezionate sotto. Con la regola specifica, seleziona le opzioni che vuoi tra Codice QR, Rete dell’ufficio, Posizione e Selfie all'entrata (nessun riconoscimento facciale).
4. Fai clic su Salva modifiche (per un nuovo ufficio su Aggiungi ufficio). Compare il messaggio «Ofis kaydedildi.» («Ufficio salvato.»).

Eliminazione:

1. Sulla scheda dell'ufficio fai clic su Elimina. Compare la domanda «Bu ofis silinsin mi?» («Eliminare questo ufficio?»).
2. Fai clic su Sì, elimina l’ufficio. Per rinunciare, Annulla.

Errori comuni e avvisi:

• «"…" için konum teyidi seçili; önce ofisin konumunu kaydedin.» («Per "…" è selezionata la verifica della posizione; salva prima la posizione dell'ufficio.») · «"…" için ofis ağı teyidi seçili; önce internet adresini ya da Wi-Fi erişim noktasını kaydedin.» («Per "…" è selezionata la verifica della rete dell'ufficio; salva prima l'indirizzo internet o l'access point Wi-Fi.»)
• «"…" için geçersiz IP adresi: …» («Indirizzo IP non valido per "…": …») · «"…" için geçersiz Wi-Fi erişim noktası (BSSID): …. Biçim: aa:bb:cc:dd:ee:ff» («Access point Wi-Fi (BSSID) non valido per "…": …. Formato: aa:bb:cc:dd:ee:ff»)
• «Konum yarıçapı 50–5000 metre olmalı.» («Il raggio della posizione deve essere di 50–5000 metri.»)
• «En az bir ofis kalmalı. Önce yeni ofisi ekleyin, sonra bunu silin.» («Deve restare almeno un ufficio. Aggiungi prima il nuovo ufficio, poi elimina questo.»)

Importante: Lo schermo con il codice QR di un ufficio eliminato smette di funzionare e non si può più registrare l'entrata dalla rete o dalla posizione di quell'ufficio; le registrazioni di entrata e uscita passate non vengono eliminate. I dipendenti collegati all'ufficio risultano «Ofisi belirlenmemiş» («Ufficio non assegnato»). Se per l'ufficio è richiesto il selfie, in quell'ufficio l'entrata automatica non funziona.

Collegare i dipendenti a un ufficio (Oggi negli uffici)

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Uffici salvati → scheda dell'ufficio → Scegli dipendenti · Versione: 0.99.40

A cosa serve: Stabilisce l'ufficio a cui è collegato ogni dipendente. Il riquadro Oggi negli uffici della Bacheca e il report degli uffici contano chi non è venuto come «assente» nell'ufficio a cui è collegato (vedi 06. Bacheca e intranet).

1. Sulla scheda dell'ufficio, nella riga Dipendenti, è indicato quante persone sono collegate («3 çalışan bu ofiste» oppure «Henüz seçilmedi»).
2. Fai clic su Scegli dipendenti. Si apre l'elenco Dipendenti di questo ufficio; accanto a chi è collegato a un altro ufficio compare «şu an: …» («ora: …»).
3. Filtra con la casella Cerca nome o reparto e seleziona le persone.
4. Fai clic su Salva. Compare il messaggio «"Ankara Şube": 3 çalışan.» («"Ankara Şube": 3 dipendenti.»).

Suggerimento dalle timbrature: Se sopra gli uffici salvati compare la nota «Ofisi belirlenmemiş çalışan: N.» («Dipendenti senza ufficio assegnato: N.»), fai clic su Suggerisci dalle timbrature. Viene proposto l'ufficio in cui hanno timbrato più spesso negli ultimi 30 giorni; controlla le selezioni e fai clic su Applica selezionati. Se tutti sono collegati, compare «Bütün çalışanların bağlı ofisi belirlenmiş.» («Tutti i dipendenti hanno un ufficio assegnato.»).

Come vengono conteggiati?

• Un dipendente con una registrazione di entrata in un ufficio viene contato come «presente» nell'ufficio in cui è andato quel giorno; nell'ufficio a cui è collegato non viene contato come «assente».
• Chi ha solo registrazioni da casa, da remoto o sul campo viene contato come «da remoto» o «sul campo» nell'ufficio a cui è collegato (chi lavora da casa è nella colonna «da remoto»).
• Chi non ha registrazioni e ha ferie approvate risulta «in ferie»; chi non ha nemmeno le ferie, in un giorno lavorativo risulta «assente». Weekend, festività ufficiali e giorni di vacanza del piano di lavoro non vengono contati.

Importante: Se selezioni una persona collegata a un altro ufficio, viene spostata in questo; il collegamento di chi togli dall'elenco viene rimosso.

Lavoro fuori ufficio: da casa, da remoto, sul campo

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Luoghi di lavoro → Lavoro fuori ufficio · Versione: 0.99.45

A cosa serve: Definisce il lavoro da casa, da remoto e sul campo come si fa per gli uffici: scegli chi lo usa e cosa viene richiesto alla registrazione.

Prima di iniziare: Nella scheda Generale deve essere attiva l'opzione Registrazione fuori ufficio (casa, remoto, campo).

1. Sotto Lavoro fuori ufficio trova le schede Lavoro da casa, Lavoro da remoto e Sul campo (dal cliente).
2. In ogni scheda attiva o disattiva il luogo di lavoro con la casella Aperto.
3. Sotto Richiesto alla registrazione seleziona le opzioni Posizione (senza permesso nessuna registrazione), Selfie (all'entrata) e Registrare i dati internet (IP; rete Wi-Fi e MAC nell'app).
4. Sotto Chi lo usa? scegli Tutti oppure Solo reparti e persone selezionati (e chi lo ha quel giorno nell'orario); nel secondo caso scegli Reparti e Persone.
5. Nella scheda Sul campo scegli anche Dipendenti con controllo posizione sul campo e Reparti con controllo posizione sul campo.
6. Fai clic su Salva.

Importante:

• Chi nel piano di lavoro ha quel giorno «Da casa» o «Da remoto» vede sempre il pulsante corrispondente; l'impostazione «Solo selezionati» non li esclude.
• Per Sul campo, se scegli «Solo selezionati» e non selezioni nessuno, non si salva: «"Sahada" için kimlerin kullanacağını seçin ya da "Herkes"i işaretleyin.» («Per "Sul campo" scegli chi lo userà oppure seleziona "Tutti".»)
• Il dipendente che prova a registrarsi da un luogo disattivato vede il messaggio «"Evden" kaydı sizin için açık değil.» («La registrazione "Da casa" non è attiva per te.»)

Piani di lavoro e ordine di assegnazione

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Orario di lavoro · Versione: 0.99.45

A cosa serve: Definisce per ogni giorno della settimana il tipo di lavoro (Ufficio, Da casa, Da remoto, Vacanza) e gli orari; assegni i piani all'azienda, ai reparti e alle persone. Ritardo, uscita anticipata, straordinario, «assente», finestra dell'entrata automatica e foglio presenze si calcolano in base al piano della persona per quel giorno.

Creare un piano:

1. Apri la scheda Orario di lavoro.
2. Per un nuovo piano fai clic su + Nuovo orario oppure su uno dei modelli pronti: Modello: Lun–Gio ufficio 09–17, venerdì da casa o Modello: Lun–Ven ufficio 09–18.
3. Scrivi un nome nel campo Nome dell'orario (ad es. «Ibrido: Lun–Mer ufficio, Gio–Ven casa»).
4. Per ogni giorno scegli il tipo dall'elenco (Ufficio, Da casa, Da remoto, Vacanza) e scrivi l'ora di inizio e di fine. Nei giorni di vacanza i campi dell'orario si disattivano.
5. Se gli orari sono uguali ogni giorno, compila il primo giorno e fai clic su Applica l'orario del primo giorno a tutti i giorni lavorativi.
6. Rimuovi un piano inutile con Elimina orario (deve restare almeno un piano).

Assegnazione:

1. Più in basso nella stessa scheda, scegli il piano dall'elenco Predefinito dell'azienda. Lo usa chiunque non abbia un piano assegnato al suo reparto o a sé.
2. Sotto Per reparto scegli un piano per ogni reparto, oppure lascia Predefinito dell'azienda.
3. Sotto Per persona scrivi un nome nella casella Aggiungi dipendente: scrivi un nome, scegli dall’elenco, selezionalo, poi scegli il piano dall'elenco accanto. Per rimuoverlo fai clic su ×.
4. Inserisci il valore di Tolleranza (min).
5. Fai clic su Salva.

Ordine di assegnazione: Il piano di un dipendente si trova in quest'ordine: per persona → assegnato al suo reparto → predefinito dell'azienda. Nell'esempio il reparto Marketing usa il piano «Ibrido», ma a Ece Yıldız, dello stesso reparto, è assegnato per persona «Flessibile: Lun da casa, Mar–Ven ufficio»; il piano di Ece per il lunedì è «Oggi lavoro da casa · 09:00–18:00».

Errori comuni e avvisi:

• «Her çalışma düzenine bir ad verin.» («Dai un nome a ogni piano di lavoro.»)
• «"…" düzeninde salı için başlangıç ve bitiş saatini SS:DD biçiminde, bitiş başlangıçtan sonra olacak şekilde girin.» («Nel piano "…" inserisci per martedì l'ora di inizio e di fine nel formato HH:MM, con la fine dopo l'inizio.»)
• «"…" düzeninde en az bir çalışma günü olmalı.» («Nel piano "…" deve esserci almeno un giorno lavorativo.»)
• «Bilinmeyen departman: …» («Reparto sconosciuto: …») · «Kişiye özel düzende geçersiz çalışan var.» («Nel piano per persona c'è un dipendente non valido.»)

Importante:

• Se non è stato salvato nessun piano, vale il «Genel düzen» ricavato dalla vecchia impostazione generale (09:00–18:00, Lun–Ven); nelle installazioni esistenti il calcolo non cambia.
• Le assegnazioni di reparti e persone legate a un piano eliminato passano al predefinito dell'azienda.
• Si possono salvare al massimo 12 piani di lavoro; oltre il dodicesimo non si salva senza avviso.
• Tolleranza e pausa pranzo valgono per tutta l'azienda; non cambiano da un piano all'altro. L'opzione «Orario di lavoro» del tracciamento della posizione sul campo usa gli orari del piano predefinito dell'azienda.
• Nei giorni di meno di 6 ore la pausa pranzo non viene detratta; nei giorni prefestivi l'orario finisce al più tardi alle 13:00.

Pausa pranzo e domande

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Pausa pranzo e domande · Versione: 0.99.45

A cosa serve: Definisce la pausa pranzo e attiva le tre domande rivolte al dipendente: il motivo di un'uscita anticipata, il motivo in un giorno senza entrata e, nei giorni da casa / da remoto, il promemoria «Ha iniziato a lavorare?».

1. Inserisci Durata pausa pranzo (min).
2. Inserisci gli orari Inizio pausa pranzo e Fine pausa pranzo (ad es. 12:00–13:30). Per un'uscita fatta in questo intervallo non viene chiesto il motivo.
3. Seleziona la casella Chiedere «Perché è uscito dall'ufficio?» alle uscite prima della fine dell'orario e modifica l'elenco Motivi di uscita.
4. Seleziona la casella Se non c'è entrata dopo inizio + tolleranza, chiedere «Perché oggi non ha registrato l'entrata?» (notifica) e modifica l'elenco Motivi di assenza.
5. Seleziona la casella Nei giorni di lavoro da casa / remoto, inviare «Ha iniziato a lavorare?» all'inizio dell'orario.
6. Fai clic su Salva.

Testi delle notifiche:

• Ha iniziato a lavorare? — «Oggi è il tuo giorno di lavoro da casa (09:00–18:00). Se hai iniziato, registra l'entrata da Orario di lavoro.» (in un giorno da remoto «Oggi è il tuo giorno di lavoro da remoto (…)»).
• Nessuna entrata oggi — «L'orario di lavoro è iniziato alle 09:00. Se non puoi venire o fai tardi, indica il motivo.»

Importante:

• Le notifiche sono inviate da un'attività del server che gira ogni 10 minuti; una volta al giorno per persona per ciascuna. Arrivano solo ai dispositivi con l'app mobile Prozence installata o con le notifiche del browser attive; la scheda nell'app compare in ogni caso. Poiché nell'ambiente di prova non si può mostrare una vera notifica sul telefono, nella guida sono riportati i testi.
• Nelle festività ufficiali, nei giorni di vacanza del dipendente e a chi è in ferie non viene fatta nessuna domanda. Le risposte compaiono nella vista Il mio team del responsabile e nella colonna Motivo del foglio presenze.
• Errori comuni: «Öğle arasının başlangıcını ve bitişini birlikte, bitiş başlangıçtan sonra olacak şekilde girin.» («Inserisci insieme l'inizio e la fine della pausa pranzo, con la fine dopo l'inizio.») · «Öğle arası penceresi en çok 4 saat olabilir.» («L'intervallo della pausa pranzo può durare al massimo 4 ore.») · «En az bir çıkış nedeni yazın.» («Scrivi almeno un motivo di uscita.») · «En çok 10 gelmeme nedeni olabilir.» («Ci possono essere al massimo 10 motivi di assenza.»)

Configurare e proteggere lo schermo con il codice QR all'ingresso

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro, IT · Dove: Uffici salvati → scheda dell'ufficio → Apri schermata QR · Versione: 0.73.0 (password 0.99.6)

A cosa serve: Il tablet o lo schermo all'ingresso dell'ufficio mostra un codice QR che cambia ogni 30 secondi. Quando il dipendente lo scansiona, il suo orario di lavoro viene registrato.

1. Sulla scheda dell'ufficio fai clic su Apri schermata QR. Se vuoi aprire lo schermo su un tablet, prendi il link con Copia link («Bağlantı kopyalandı.» — «Link copiato.»).
2. Apri il link sul tablet all'ingresso e mettilo a schermo intero.
3. Sullo schermo compaiono il logo dell'azienda, il titolo Giriş–çıkış («Entrata–uscita»), il nome dell'ufficio e il codice QR: «Prozence uygulamasıyla ya da telefonunuzun kamerasıyla okutun. Kod 30 saniyede bir yenilenir.» («Scansionalo con l'app Prozence o con la fotocamera del telefono. Il codice si rinnova ogni 30 secondi.»)

Proteggere lo schermo: Nella sezione Protezione dello schermo QR della scheda Generale imposta la Password dello schermo. Il tablet chiede la password alla prima apertura del link, poi la ricorda per il periodo Per quanti giorni ricordare il dispositivo. Se cambi la password, tutti gli schermi aperti con la password la chiedono di nuovo; con Rimuovi password torni allo stato senza password.

Importante:

• Se la connessione cade, sullo schermo compare «Bağlantı bekleniyor…» («In attesa di connessione…»); controlla internet sul tablet.
• Se è selezionata l'opzione Aprire lo schermo solo dall’indirizzo internet di quell’ufficio (rete dell’ufficio), da un'altra rete compare «Ekran yalnız ofis ağından açılır.» («Lo schermo si apre solo dalla rete dell'ufficio.»).
• Se pensi che il link sia finito in mani sbagliate, seleziona la casella Rinnova i link della schermata QR al salvataggio (i vecchi link smettono di funzionare), salva e apri il nuovo link sul tablet.

Autorizzazioni per l'orario di lavoro

Per chi: Amministratore dell'app, Admin del modulo Orario di lavoro · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Autorizzazioni · Versione: 0.99.3

A cosa serve: Assegna i responsabili dell'orario di lavoro (risorse umane), i visualizzatori e l'admin del modulo.

1. Scorri fino alla sezione Autorizzazioni in fondo alla pagina dell'orario di lavoro.
2. Nella casella del ruolo, scrivi un nome nel campo Aggiungi persona… e sceglilo dall'elenco; per rimuoverlo fai clic su ×. Per dare un ruolo a un reparto fai clic su + Aggiungi reparto.
3. Fai clic su Salva.

Foglio presenze ed esportazione al software paghe

Per chi: Operatore Orario di lavoro (risorse umane), visualizzatore, amministratore dell'app · Dove: Il mio spazio → Orario di lavoro → Foglio presenze · Versione: 0.73.0 (esportazione al software paghe 0.99.31, colonne Piano e Motivo 0.99.45)

A cosa serve: Mostra i totali del mese per dipendente; per le paghe scarichi un file CSV o un file Excel adatto al software paghe.

1. Nel riquadro Orario di lavoro fai clic su Foglio presenze.
2. Scegli il mese con i pulsanti ‹ e ›.
3. Nella tabella, per ogni dipendente sono indicati i valori Giorno, Lavorato, Straordinario, Ritardo, Uscita mancante e Giorni lavorativi senza registrazione. Facendo clic sul nome di un dipendente si aprono le sue registrazioni di quel mese.
4. Per il dettaglio giorno per giorno fai clic su Scarica CSV (puantaj-YYYY-AA.csv).
5. Per il software paghe, sotto Esporta al software paghe scegli il programma (Generale (tutte le colonne), Logo (Bordro Plus / j-HR), Mikro (Bordro / İK), Luca Bordro, Netsis (Logo Netsis HR)) e fai clic su Scarica Excel oppure su Scarica CSV (presenze).

Le 16 colonne del file CSV: Çalışan · Departman · Tarih · Giriş · Çıkış · Çalışılan (dk) · Fazla (dk) · Geç (dk) · Eksik çıkış · İzinde · Kayıtsız iş günü · Yer · Resmî tatil · Tatil çalışması (dk) · Plan · Neden (dipendente · reparto · data · entrata · uscita · lavorato (min) · straordinario (min) · ritardo (min) · uscita mancante · in ferie · giorno lavorativo senza registrazione · luogo · festività ufficiale · lavoro in giorno festivo (min) · piano · motivo; i nomi delle colonne nel file sono in turco). Il file è UTF-8 e separato da punto e virgola. Nella colonna Piano (nel file «Plan») è indicato il tipo di piano di lavoro di quel giorno, nella colonna Motivo (nel file «Neden») il motivo di assenza o di uscita indicato dal dipendente.

Il file Excel per le paghe ha due fogli: Puantaj («foglio presenze»: per dipendente giorni lavorati, ore normali / straordinarie / festive, assenze, giorni di ferie per tipo, numero di giorni mancanti SGK (l'istituto turco di previdenza sociale) e il motivo, giorni di contributi SGK) e İzinler («ferie e permessi»). L'abbinamento avviene con il numero di matricola; nel file non c'è il codice fiscale turco (TC kimlik). Lo stesso file si ottiene anche da Admin → Integrazioni → HR e contabilità (vedi 13. Integrazioni).

Suggerimento: Per i report su orario di lavoro e uffici nella sezione Report vedi 19. Report.

Importante: I giorni di ferie non vengono contati come «senza registrazione». Prima di esportare alle paghe, aspetta che le uscite mancanti siano corrette. I nomi delle colonne possono cambiare a seconda della versione del software paghe; nella schermata di importazione abbina le colonne. Per chi è stato assunto o è uscito durante il mese, controlla nel programma i giorni di contributi SGK.

Impostazioni del tracciamento della posizione (sul campo) e moduli di consenso

Per chi: Admin del modulo Orario di lavoro, amministratore dell'app; per il modulo di consenso l'Operatore Orario di lavoro (risorse umane) · Dove: Admin → Moduli → Orario di lavoro → Tracciamento posizione (campo) · Versione: 0.99.8 (mappa 0.99.38)

A cosa serve: Attiva la rilevazione della posizione dei dipendenti sul campo durante l'orario di lavoro, con l'app mobile Prozence sul telefono aziendale; stabilisce chi viene tracciato, in quali orari, con quale intervallo e per quanto tempo si conservano i dati. Qui segui il consenso esplicito e il modulo di consenso firmato.

Prima di iniziare: Il tracciamento della posizione fa parte del modulo Orario di lavoro; se l'orario di lavoro è disattivato, non funziona. Perché le soste compaiano con il nome dell'ufficio, inserisci latitudine, longitudine e raggio degli uffici.

1. Nella pagina dell'orario di lavoro scorri fino alla sezione Tracciamento posizione (campo). Il riquadro giallo in alto riassume le regole del KVKK (la legge turca sulla protezione dei dati personali): «KVKK: çalışandan yazılı açık rıza alınmadan takip başlamaz.» («KVKK: senza il consenso esplicito scritto del dipendente il tracciamento non parte.»)
2. Seleziona la casella Tracciamento posizione attivo.
3. Nella casella Dipendenti da tracciare scrivi un nome e sceglilo; se vuoi, scegli anche da Reparti da tracciare (con Ctrl / Cmd per più voci).
4. Scegli Orario di tracciamento e inserisci gli altri valori (vedi la tabella).
5. Modifica le bozze di Testo del consenso e Informativa privacy in base alla tua azienda (ragione sociale, indirizzo, indirizzo per le richieste).
6. Fai clic su Salva.

Segnare il modulo di consenso firmato (risorse umane):

1. Nella tabella Dipendenti tracciati, in fondo alla sezione, per ogni dipendente compaiono lo stato di Consenso esplicito, Modulo firmato e Dispositivi.
2. Dopo che il dipendente ha dato il consenso nell'app, ritira il modulo con firma autografa e fai clic su Modulo ricevuto nella riga. Lo stato diventa Consenso completo. Se è sbagliato, fai clic su Rimuovi.
3. Per togliere un dispositivo (ad es. un telefono smarrito) fai clic su × accanto al dispositivo. Percorso apre la giornata del dipendente.

Importante:

• Il consenso è facoltativo; per il dipendente che non lo dà il tracciamento non parte e ciò non deve avere conseguenze negative. Il dipendente può ritirare il consenso in qualsiasi momento.
• I testi del consenso e dell'informativa sono bozze; prima di attivare il tracciamento fai rivedere i testi al tuo consulente legale.
• La posizione la vedono la persona stessa, il responsabile dell'unità e l'Operatore Orario di lavoro; il visualizzatore non la vede. Ogni consultazione viene registrata.
• La posizione la invia l'app mobile Prozence; l'invio della posizione in background richiede un dispositivo reale. Il percorso nell'immagine della guida è composto da punti fittizi.