32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Questo capitolo è per chi gestisce i servizi di navetta, mensa, sale riunioni, visitatori, emergenza, salute e sicurezza sul lavoro (SSL) e medico competente. Spieghiamo come si attivano i moduli, le loro impostazioni, come si assegnano i ruoli e le attività quotidiane dei responsabili. Per ogni impostazione una tabella indica cosa fa e qual è il valore predefinito.

Per chi: Admin · Responsabile dei servizi · Responsabile della navetta · Responsabile della mensa · Admin dei moduli Prenotazioni e Visitatori · Responsabile delle emergenze · Responsabile SSL

Per le schermate che vedono i dipendenti vedi 25. Navetta e mensa, 26. Sale riunioni e visitatori e 27. Emergenza, sicurezza sul lavoro e medico del lavoro. Per i report vedi 19. Report.

In questo capitolo

• Attivare la gestione dei servizi
• Attivare i moduli dei servizi (Generale)
• Assegnare i ruoli: responsabile della navetta, responsabile della mensa, addetto alla mensa, reception
• Definire le linee della navetta
• Monitorare le corse di oggi
• Link dell'autista e avviso ai passeggeri
• Inserire il menù della mensa
• Monitorare la presenza al pranzo e le valutazioni del menù
• Impostazioni dell'ingresso in mensa
• Risorse e regole di prenotazione
• Sincronizzazione con Google Calendar
• Impostazioni dei visitatori, benvenuto e uscita
• Modificare il piano di emergenza
• Squadre di emergenza ed esercitazioni
• Avviare l'appello «Sono al sicuro»
• Monitorare e chiudere il pannello dell'appello
• Punti di raccolta e impostazioni di «Sono al sicuro»
• Impostazioni delle segnalazioni di sicurezza
• Gestire le segnalazioni di quasi infortunio e di pericolo
• Aggiungere il medico e impostare gli appuntamenti

Attivare la gestione dei servizi

Per chi: Admin, responsabile dei servizi, admin dei moduli dei servizi · Dove: Admin → Moduli → Servizi · Versione: 0.55.0 (schede secondarie 0.99.23)

A cosa serve: Le impostazioni di navetta, mensa, veicoli, richieste, posta interna, prenotazioni e visitatori sono in un'unica schermata, in schede secondarie separate.

1. Nel menu a sinistra clicca Admin.
2. Nel menu Admin, nel gruppo Moduli, clicca Servizi.
3. Scegli una delle schede secondarie in alto: Generale, Richieste, Posta e corrieri, Prenotazioni, Visitatori, Pasti, Navetta, Veicolo, Autorizzazioni.

Chi vede cosa:

• L'Admin e il responsabile dei servizi vedono tutte le schede secondarie.
• L'admin di un modulo (ad es. il responsabile della navetta o della mensa) vede solo la propria scheda secondaria e Autorizzazioni.
• La scheda di un servizio disattivato è sbiadita e porta l'etichetta «disattivo»; puoi comunque entrare nelle sue impostazioni, ma per attivarlo usa la scheda Generale.
• La scheda secondaria che scegli viene ricordata per tutta la sessione. Puoi passare da una scheda all'altra anche con i tasti freccia.

Da telefono: Tocca la barra Profilo → Admin, poi scegli Servizi.

Suggerimento: Il piano di emergenza e «Sono al sicuro» non sono in questa schermata; si gestiscono con i pulsanti Emergenza e Sono al sicuro nella barra in alto. La sicurezza sul lavoro e il medico competente sono in Admin → Moduli → Salute e sicurezza.

Attivare i moduli dei servizi (Generale)

Per chi: Admin, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Generale · Versione: 0.52.0 (funzioni aggiuntive 0.79.0)

A cosa serve: Attivi i servizi presenti nella tua azienda. Un servizio disattivato non compare ai dipendenti in nessun punto.

1. Nella scheda Generale, nella sezione Moduli dei servizi, spunta i moduli che vuoi attivare.
2. Sotto Funzioni aggiuntive per mensa e navetta spunta le funzioni facoltative.
3. Clicca Salva moduli.

Suggerimento: Richieste, posta interna, prenotazioni e visitatori si attivano con la prima casella della rispettiva scheda.

Assegnare i ruoli: responsabile della navetta, responsabile della mensa, addetto alla mensa, reception

Per chi: Admin, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Autorizzazioni · Versione: 0.99.3 (Navetta 0.99.26, Pasti e mensa 0.99.27)

A cosa serve: Per ogni modulo dei servizi stabilisci chi lo gestisce, chi svolge le attività quotidiane e chi può solo vedere.

1. Apri la scheda secondaria Autorizzazioni. Ogni modulo ha la propria sezione.
2. Nel campo del ruolo interessato scrivi il nome della persona e sceglilo dall'elenco. Per togliere una persona clicca × accanto al suo nome.
3. Per dare il ruolo a tutti i membri di un reparto clicca + Aggiungi reparto (il ruolo dato a un reparto non riceve notifiche).
4. Clicca il pulsante Salva della sezione.

Importante: Il ruolo di admin del modulo lo assegna o lo toglie solo l'Admin. Non puoi modificare la tua stessa autorizzazione. I responsabili delle emergenze si assegnano in Admin → Persone e autorizzazioni con la casella Responsabile delle emergenze (vedi 10. Amministrazione e configurazione).

Definire le linee della navetta

Per chi: Responsabile della navetta, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Navetta · Versione: 0.52.0 (numero di posti 0.99.26)

A cosa serve: Inserisci le linee della navetta, i veicoli, gli autisti, il numero di posti e gli orari delle fermate. I dipendenti scelgono la propria linea e la propria fermata.

1. Apri la scheda secondaria Navetta.
2. Per una nuova linea clicca + Aggiungi linea.
3. Nel campo Nome della linea (es. Kadıköy – Ufficio) scrivi il nome della linea.
4. Compila i campi Veicolo (es. 34 ABC 123, minibus bianco), Autista, Telefono e, se vuoi, Nota (es. Il venerdì parte alle 17:30).
5. Nel campo Posti (vuoto = illimitati) scrivi il numero di posti passeggeri del veicolo.
6. Nel campo Fermate scrivi una fermata per riga: Nome fermata | orario mattina | orario sera (ad es. Kadıköy İskele | 07:15 | 18:45).
7. Clicca Salva linee.

Suggerimento: Accanto alle linee salvate è indicato quante persone hanno scelto quella linea (ad es. «3 persone l'hanno scelta»).

Importante: Se elimini una linea con Elimina, la scelta dei dipendenti che l'avevano selezionata si svuota. Prima di eliminare il sistema chiede conferma.

Monitorare le corse di oggi

Per chi: Responsabile della navetta, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Navetta → Corse di oggi · Versione: 0.99.26

A cosa serve: In un'unica tabella vedi la corsa di oggi di ogni linea, l'occupazione e chi è salito e chi no.

1. Apri la scheda secondaria Navetta. La tabella Corse di oggi è in cima.
2. Le colonne sono: Linea, Corsa (mattina / sera e stato, ad es. «Sera · in viaggio»), Luogo (occupati / posti), Salito, Non salito, Non sale, Da un’altra navetta.

Suggerimento: Le colonne Salito / Non salito derivano dai segni dell'autista (vedi 25. Navetta e mensa). I segni sono conservati solo per quel giorno; non esiste un report dei giorni passati.

Link dell'autista e avviso ai passeggeri

Per chi: Responsabile della navetta, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Navetta → Navetta in tempo reale · Versione: 0.79.0 (aggiornato nella 0.99.26)

A cosa serve: Dai all'autista di ogni linea un link segreto che non richiede l'accesso. In caso di ritardo o di cancellazione invii un avviso ai passeggeri.

Prima di iniziare: La funzione Navetta in tempo reale deve essere attiva (vedi Attivare i moduli dei servizi).

1. Nel riquadro Navetta in tempo reale sotto la linea clicca Copia link autista. Invia il link all'autista con un messaggio.
2. All'inizio del riquadro è scritto lo stato della corsa del giorno (ad es. «Oggi non è ancora partita nessuna corsa.» oppure «Corsa serale · in viaggio»).
3. Per avvisare i passeggeri scegli il tipo dall'elenco: Ritardo, Nessuna corsa oggi o Messaggio personalizzato.
4. Scegli la corsa del Mattina o della Sera. In caso di ritardo inserisci i minuti; nel messaggio personalizzato scrivi il messaggio.
5. Clicca Avvisa i passeggeri. Compare il messaggio «Notifica inviata a … passeggeri.»

Errori comuni:

• «Il ritardo deve essere di 5–120 minuti.»
• «Il messaggio non può essere vuoto.»
• «Tipo di avviso non valido.»

Importante: Se il link è finito in mani sbagliate, clicca Rinnova link e conferma. Il vecchio link smette subito di funzionare («Şoför ekranı kapalı» («Schermata autista disattivata»)); invia il nuovo link all'autista.

Inserire il menù della mensa

Per chi: Responsabile della mensa, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Pasti · Versione: 0.52.0

A cosa serve: Inserisci il menù del mese giorno per giorno. I dipendenti vedono il menù di oggi e quello dell'intero mese in Servizi.

1. Apri la scheda secondaria Pasti. Scegli il mese con i pulsanti ‹ e › accanto al nome del mese.
2. Nella casella di ogni giorno scrivi i piatti, uno per riga.
3. Se vuoi, scrivi la nota del giorno nel campo Nota (es. Vegetariano: …) sotto.
4. Per i giorni passati e i fine settimana clicca Giorni passati (…) o Mostra i fine settimana.
5. Clicca Salva menù.

Caricamento da file (CSV):

1. Prepara il menù con un giorno per riga: la prima colonna è la data, le colonne successive sono i piatti (ad es. 01.10.2026;Mercimek çorbası;Tavuk sote;…). La data può essere GG.MM.AAAA oppure AAAA-MM-GG; il separatore può essere punto e virgola, virgola o tabulazione.
2. Salva il file come CSV (al massimo 512 KB).
3. Nel campo Carica da file (CSV) scegli il file. Le righe la cui prima colonna non è una data vengono saltate.

Importante: I giorni presenti nel file sostituiscono la registrazione precedente di quei giorni. I giorni più vecchi di 120 giorni vengono eliminati da soli.

Monitorare la presenza al pranzo e le valutazioni del menù

Per chi: Responsabile della mensa, responsabile dei servizi, cucina · Dove: Admin → Servizi → Pasti (inizio della scheda) · Versione: 0.79.0

A cosa serve: La cucina sa in anticipo quante persone mangeranno ogni giorno. Vedi in forma anonima le valutazioni e i commenti dei dipendenti.

Prima di iniziare: Presenza al pranzo e la valutazione del menù (Valuta il menu) devono essere attive.

1. Guarda l'elenco Persone previste all'inizio della scheda secondaria Pasti. Per ogni giorno sono scritti il numero di persone e, accanto, i numeri yemekte değil … («non a pranzo …») e in ferie….
2. Sotto Valutazioni degli ultimi 30 giorni compaiono la media generale e il numero di voti. Se non ci sono ancora valutazioni, è scritto «Ancora nessuna valutazione.»
3. Clicca un giorno per aprire il menù di quel giorno e i commenti.

Suggerimento: Allo scadere dell'orario limite, il numero di persone previste per la giornata va con un'unica email all'indirizzo E-mail di riepilogo per la cucina. I dipendenti in ferie vengono sottratti da soli.

Importante: I commenti sono anonimi; non cercare di risalire a chi li ha scritti.

Impostazioni dell'ingresso in mensa

Per chi: Responsabile della mensa (Pasti e mensa → Admin del modulo), responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Pasti → Ingresso mensa · Versione: 0.99.27

A cosa serve: Attivi l'ingresso in mensa con il codice QR e stabilisci chi può portare ospiti.

Prima di iniziare: Il modulo Menù deve essere attivo. Se è disattivato, compare l'avviso «Il menù è disattivato, quindi neanche l’ingresso in mensa funziona. Attiva prima il menù in Generale.»

1. Nella scheda secondaria Pasti scorri fino alla sezione Ingresso mensa.
2. Spunta la casella Ingresso in mensa con codice QR: l’addetto apre l’ingresso del giorno, i dipendenti scansionano il codice.
3. Dall'elenco Chi può portare ospiti scegli Nessuno, Tutti i dipendenti o Dipendenti selezionati. Con Dipendenti selezionati spunta le persone nell'elenco ricercabile che si apre.
4. Inserisci i valori di Max. ospiti per persona al giorno e Conserva le registrazioni (mesi).
5. Clicca Salva impostazioni mensa. Compare il messaggio «Impostazioni della mensa salvate.»
6. Assegna l'addetto nella scheda Autorizzazioni come Pasti e mensa → Operatore.

Suggerimento: Per la schermata giornaliera dell'addetto vedi 25. Navetta e mensa. Chi ha mangiato oggi, gli ospiti e la media giornaliera sono in Report → Mensa.

Risorse e regole di prenotazione

Per chi: Admin del modulo Prenotazioni, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Prenotazioni · Versione: 0.65.0

A cosa serve: Stabilisci le sale riunioni e i posti auto prenotabili, gli orari delle prenotazioni e i limiti.

1. Apri la scheda secondaria Prenotazioni.
2. Spunta la casella Prenotazioni attive: i dipendenti prenotano sale e posti auto.
3. Inserisci orari e limiti (vedi la tabella).
4. Con il campo Aggiungi reception: scrivi un nome aggiungi gli addetti alla reception che riceveranno le notifiche sugli ospiti.
5. Clicca + Aggiungi sala o + Aggiungi posto auto. Per ogni risorsa inserisci Nome, Tipo (Sala riunioni / Parcheggio), Piano / posizione; per le sale anche Capienza (persone), Dotazioni e, se vuoi, Calendario risorsa Google (facoltativo).
6. Per disattivare temporaneamente una risorsa, togli la spunta da Prenotabile. Per eliminarla del tutto clicca Rimuovi.
7. Clicca Salva impostazioni prenotazioni.

Suggerimento: Quante auto può contenere contemporaneamente il parcheggio ospiti si stabilisce nella scheda Visitatori (vedi Impostazioni dei visitatori). Le prenotazioni dei posti auto non vengono sottratte da questa capienza.

Sincronizzazione con Google Calendar

Per chi: Admin, admin del modulo Prenotazioni · Dove: Admin → Servizi → Prenotazioni → Sincronizza con Google Calendar · Versione: 0.99.18 (sincronizzazione delle sale da Google 0.99.29)

A cosa serve: Le prenotazioni fatte in Prozence vengono scritte nel Google Calendar di chi prenota; le riunioni create in Google Calendar scegliendo una sala arrivano in Prozence ogni 10 minuti come prenotazioni «Da Google Calendar». I partecipanti esterni finiscono nell'elenco degli attesi della reception.

Prima di iniziare: Deve essere configurato il collegamento Google Workspace dell'azienda (l'account di servizio Google delle Firme email e la delega a livello di dominio). I permessi necessari li configura la procedura guidata in Admin → Integrazioni → Google / Microsoft (vedi 13. Integrazioni).

1. Nella scheda secondaria Prenotazioni spunta la casella Sincronizza con Google Calendar: le prenotazioni vengono scritte nel Google Calendar di chi prenota; vengono mostrati gli orari occupati delle sale in Google.
2. Leggi la riga di stato sotto la casella:
   • «Pronto. Si usa l’account di servizio Google delle Firme email; ai dipendenti non viene chiesto un consenso separato.»
   • «Nessun account di servizio Google installato (schermata Firme e-mail); la sincronizzazione non funzionerà.»
   • «In ambiente di test / staging non si scrive su Google.»
3. Se il collegamento è incompleto, accanto alla riga «Per Google Calendar mancano … passaggi.» clicca Apri la procedura guidata.
4. Nel campo Calendario risorsa Google (facoltativo) di ogni sala scrivi l'email del calendario della sala che trovi in Console di amministrazione Google → Directory → Edifici e risorse.
5. Clicca Salva impostazioni prenotazioni.
6. Dopo il salvataggio compare la sezione Prenotazioni sale da Google Calendar. Vi sono scritti l'orario dell'ultima sincronizzazione e i numeri («Ultima sincronizzazione — nuove: …, aggiornate: …, annullate: …»). Per sincronizzare subito clicca Sincronizza ora.
7. Per abbinare le sale di Google alle sale di Prozence clicca Trova sale Google; per ogni sala abbinala oppure aggiungila come nuova sala.

Errori comuni:

• «Per la sincronizzazione compila e salva il campo «Calendario risorsa Google» delle sale.»
• «Impossibile leggere Google Calendar: …»: il dipendente che legge non ha accesso al calendario della sala oppure Google non è raggiungibile. Le registrazioni di quella sala non vengono toccate.
• Per Trova sale Google nella delega a livello di dominio della Console di amministrazione deve essere aggiunto l'ambito per leggere l'elenco delle sale; altrimenti compare un errore con le istruzioni.

Importante: Una prenotazione arrivata da Google non si può annullare da Prozence; modifiche e annullamenti si fanno da Google Calendar. I calendari delle sale di Microsoft 365 non sono supportati.

Nota: L'immagine qui sopra mostra la situazione con la sincronizzazione disattivata. Quando è disattivata, sotto la casella compare solo la nota «Una volta attivo si usa l’account di servizio Google delle Firme email; i permessi necessari li configura la procedura Admin → Integrazioni → Google / Microsoft.»; la riga di stato e la sezione Prenotazioni sale da Google Calendar compaiono quando la sincronizzazione viene attivata e salvata.

Impostazioni dei visitatori, benvenuto e uscita

Per chi: Admin del modulo Visitatori, responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Visitatori · Versione: 0.66.0 (parcheggio e biglietto da visita 0.99.24, benvenuto e uscita 0.99.28)

A cosa serve: Attivi la registrazione dei visitatori; imposti l'informativa privacy, la capienza del parcheggio ospiti, il contenuto dell'email di benvenuto che arriva al visitatore, i punti di uscita e la registrazione autonoma con il codice QR.

1. Apri la scheda secondaria Visitatori.
2. Spunta la casella Registrazione visitatori attiva: la reception registra, i dipendenti comunicano gli ospiti.
3. Imposta opzioni e durate secondo la tabella.
4. Nella sezione Messaggio di benvenuto scrivi i testi che arriveranno al visitatore: indirizzo e indicazioni per il piano / la sala, regole aziendali, emergenza, salute e sicurezza sul lavoro, regole del parcheggio, nome e password del Wi-Fi ospiti. Per regole, emergenza e SSL puoi aggiungere anche un link (deve iniziare con https://).
5. Nel campo Punti di uscita scrivi un varco per riga (ad es. «Ana giriş», «Otopark kapısı»).
6. Con il campo Aggiungi reception: scrivi un nome aggiungi gli addetti alla reception.
7. Clicca Salva impostazioni visitatori.

Registrazione autonoma con QR:

1. Spunta la casella Registrazione autonoma con QR: il visitatore scansiona il codice QR in reception e si registra da solo e salva.
2. Nella sezione compare un codice QR. Con Stampa il poster stampa il poster con il codice QR e appendilo alla reception, oppure con Apri la pagina di registrazione tieni aperta la pagina sul tablet della reception.
3. Se pensi che il link sia finito in mani sbagliate, clicca Rinnova chiave; il vecchio codice QR non funziona più, stampa di nuovo il poster.

Errori comuni:

• «La capienza del parcheggio ospiti deve essere 0–200 auto (0 = nessun limite).»
• «La durata predefinita dell’auto ospite deve essere 30–720 minuti.»
• «Il promemoria «Il tuo ospite è arrivato?» deve essere di 0–240 minuti (0 = disattivato).»
• «I link devono iniziare con https://.»
• «Scrivi l'informativa privacy da mostrare ai visitatori.»

Importante: L'email di benvenuto e le pagine del visitatore sono solo in turco. Non vengono raccolti documenti d'identità, fotografie né firme. Per le pagine che vede il visitatore vedi 26. Sale riunioni e visitatori.

Modificare il piano di emergenza

Per chi: Responsabile delle emergenze, Admin · Dove: Barra in alto Emergenza → Modifica piano · Versione: 0.99.30

A cosa serve: Inserisci le posizioni, i telefoni, le istruzioni e il piano di evacuazione del piano di emergenza che tutti vedono.

1. Nella barra in alto clicca Emergenza e apri la scheda Modifica piano.
2. Nei campi delle posizioni scrivi una posizione per riga; per il piano o l'indicazione usa « | » (ad es. Scala antincendio | 5° piano, dietro gli ascensori). I campi sono: Uscite di emergenza, Estintori, Interruttori elettrici, Valvole dell’acqua, Armadietti di primo soccorso, Altro.
3. Nel campo Telefoni (Nome | numero) scrivi un telefono per riga (ad es. Amministrazione dell'edificio | +90 212 000 00 50).
4. Se serve, modifica i testi Istruzioni: Terremoto, Istruzioni: Incendio, Istruzioni: Infortunio sul lavoro, Istruzioni: Dispersione elettrica, Istruzioni: Allagamento.
5. Se c'è, nel campo Link al piano di evacuazione (facoltativo) scrivi l'indirizzo https:// del PDF o dell'immagine.
6. Controlla la casella In emergenza, invia ai visitatori presenti uscite e punto di raccolta (email; SMS se c’è un provider).
7. Clicca Salva. Compare il messaggio «Piano di emergenza salvato.»

Suggerimento: I punti di raccolta non si inseriscono in questa schermata ma nelle impostazioni di «Sono al sicuro» («I punti di raccolta provengono dalle impostazioni dell’appello.»). Se le posizioni non sono ancora state inserite, nel piano è scritto «Le posizioni di uscite di emergenza, estintori, interruttori, valvole e armadietti di primo soccorso non sono ancora state inserite.»

Importante: I testi delle istruzioni non vengono tradotti; si mostrano in turco. Sulla planimetria non si indica la posizione; le posizioni sono conservate come testo.

Squadre di emergenza ed esercitazioni

Per chi: Responsabile delle emergenze, Admin · Dove: Barra in alto Emergenza → Squadre · Versione: 0.99.44

A cosa serve: Registri le squadre antincendio, di salvataggio e di protezione (addetti di supporto) e la squadra di primo soccorso. Il numero di persone necessario si calcola in base alla classe di rischio del luogo di lavoro e al numero di dipendenti; squadre incomplete, attestati in scadenza, data di revisione del piano ed esercitazioni sono visibili in un'unica schermata.

1. Nella barra in alto clicca Emergenza e apri la scheda Squadre.
2. Nelle caselle in alto vedi per ogni squadra il numero attuale / necessario (ad es. «1 / 1 Squadra di salvataggio»), le carenze e gli attestati in scadenza entro 60 giorni. Sotto sono scritti il numero di dipendenti, la classe di rischio e le proporzioni, le date di Ultima esercitazione e di Ultima revisione del piano.
3. Dall'elenco Classe di rischio del luogo di lavoro scegli Rischio basso, Pericoloso o Molto pericoloso.
4. Inserisci la Data dell'ultima revisione del piano.
5. Se vuoi cambiare le proporzioni secondo la valutazione del tuo esperto SSL, inserisci i valori di Addetti di supporto: 1 ogni quanti dipendenti (0 = predefinito) e Addetto al primo soccorso: 1 ogni quanti dipendenti (0 = predefinito).
6. Sotto Membri delle squadre clicca + Üye ekle («+ Aggiungi membro»). Nella riga scrivi il nome del dipendente e sceglilo dall'elenco, scegli la squadra e il ruolo (Membro / Caposquadra), inserisci la data di Formazione e la Scadenza dell'attestato. Per rimuovere la riga clicca Elimina.
7. Clicca Salva squadre. Compare il messaggio «Squadre di emergenza salvate.»

Registrazione di un'esercitazione:

1. Nella sezione Esercitazioni scegli la Data dell'esercitazione.
2. Dall'elenco Tipo di esercitazione scegli Incendio, Terremoto, Evacuazione, Primo soccorso o Altro.
3. Scrivi il Numero di partecipanti e, se vuoi, una nota (ad es. «evacuazione 4 min»).
4. Clicca Aggiungi esercitazione. Compare il messaggio «Esercitazione salvata.» Rimuovi una registrazione sbagliata con Elimina.

Suggerimento: Nell'app le segnalazioni di emergenza fatte spuntando Esercitazione vengono contate da sole come esercitazioni. Almeno una volta all'anno va fatta un'esercitazione; se non ce n'è nessuna registrata compare l'avviso «Nessuna esercitazione registrata (ne serve almeno una all'anno).» 30 giorni prima della scadenza di un attestato e quando il piano o l'esercitazione sono in ritardo, ai responsabili delle emergenze arriva una volta un promemoria.

Errori comuni:

• «Scegli un dipendente dall'elenco in ogni riga oppure elimina la riga.»
• «Scegli la data dell'esercitazione.»
• La scadenza dell'attestato non può precedere la data di formazione; un dipendente che ha lasciato l'azienda e la registrazione di un medico non possono essere aggiunti alla squadra.

Importante: I membri delle squadre sono elencati con il nome e con il pulsante Cerca nel piano che tutti vedono. Quando viene segnalata un'emergenza, ai membri arriva la notifica «ekibiniz göreve» («la tua squadra è chiamata in servizio»).

Avviare l'appello «Sono al sicuro»

Per chi: Responsabile delle emergenze, Admin · Dove: Pulsante Sono al sicuro nella barra in alto · Versione: 0.62.0

A cosa serve: Dopo un terremoto, un incendio, un'evacuazione o un'esercitazione chiedi ai dipendenti «Sei al sicuro?». Le risposte si raccolgono in tempo reale nel pannello dell'appello. Con «Segnala emergenza» l'appello parte da solo; questa attività serve solo per avviare l'appello separatamente.

1. Nella barra in alto clicca il pulsante Sono al sicuro.
2. Controlla Titolo e Messaggio (i valori predefiniti vengono dalle impostazioni).
3. Se è un'esercitazione, spunta la casella Esercitazione (notifiche e banner riportano "ESERCITAZIONE").
4. Sotto Destinatari scegli Tutta l'azienda oppure Scegli reparti.
5. Sotto Canali controlla le caselle della notifica sul telefono e dell'email.
6. Clicca Continua. Viene scritto a quante persone arriverà la notifica.
7. Clicca Avvia l'appello.

Errori comuni:

• «C'è già un appello aperto; chiudilo prima di avviarne uno nuovo.»
• «Scegli almeno un canale di notifica.»
• «"Sono al sicuro" è stato disattivato da un amministratore.»

Importante: Quando l'appello parte, sopra lo schermo di tutti i dipendenti compare il banner dell'appello (vedi 27. Emergenza, sicurezza sul lavoro e medico del lavoro). Non avviarlo per prova; per le esercitazioni spunta la casella dell'esercitazione. «Sono al sicuro» e la segnalazione di emergenza funzionano anche se la licenza è scaduta.

Monitorare e chiudere il pannello dell'appello

Per chi: Responsabile delle emergenze, Admin · Dove: Sono al sicuro nella barra in alto; Emergenza → Presenti → Pannello appello · Versione: 0.62.0

A cosa serve: Vedi subito chi è al sicuro, chi chiede aiuto e chi non ha risposto.

1. Durante un appello aperto clicca Sono al sicuro nella barra in alto. In alto sono scritti chi l'ha avviato, l'orario, i destinatari e il momento della chiusura automatica.
2. Guarda i numeri Ho bisogno di aiuto, Nessuna risposta, Al sicuro e Totale. Cliccando un numero, l'elenco viene filtrato per quello stato. Il pannello si aggiorna da solo ogni pochi secondi.
3. Organizza l'elenco con Per reparto, Per punto di raccolta o Nessun raggruppamento; trova una persona scrivendo nella casella di ricerca (Cerca nome, reparto o nota).
4. Leggi la nota di chi ha detto Ho bisogno di aiuto e chiamalo con Cerca.
5. Per inviare di nuovo la notifica a chi non ha risposto clicca Yanıt vermeyenlere hatırlat (n) («Ricorda a chi non ha risposto (n)»).
6. Segna chi sai essere al sicuro con Segna come al sicuro; viene registrato chi ha fatto il segno.
7. Apri l'elenco İçerideki ziyaretçiler (n) («Visitatori presenti (n)») per la conta durante l'evacuazione.
8. Se serve una registrazione, clicca prima Scarica CSV. Poi clicca Chiudi l'appello e Sì, chiudi.

Suggerimento: Accanto ai dipendenti in ferie è scritto In ferie. I risultati delle esercitazioni restano sotto Geçmiş yoklamalar (n) («Appelli passati (n)»): titolo, orario, destinatari, numeri e tempo di risposta mediano.

Importante: Alla chiusura le risposte per persona, le note e le posizioni vengono eliminate; nello storico restano solo i numeri. Se l'appello non viene chiuso a mano, si chiude da solo allo scadere del tempo impostato.

Nota: L'immagine mostra il pannello di un'esercitazione antisismica con risposte di esempio.

Punti di raccolta e impostazioni di «Sono al sicuro»

Per chi: Admin · Dove: Sono al sicuro → Impostazioni (amministratore) · Versione: 0.62.0

1. Nella barra in alto clicca Sono al sicuro e apri Impostazioni (amministratore) in fondo alla finestra.
2. Inserisci le impostazioni secondo la tabella.
3. Clicca Salva.

Suggerimento: I responsabili delle emergenze si assegnano in Admin → Persone e autorizzazioni con la casella Responsabile delle emergenze.

Impostazioni delle segnalazioni di sicurezza

Per chi: Admin del modulo SSL, Admin · Dove: Admin → Moduli → Salute e sicurezza → Impostazioni SSL · Versione: 0.71.0 (scheda Admin 0.99.3)

1. Clicca Admin → Moduli → Salute e sicurezza.
2. Spunta la casella Attiva la segnalazione SSL.
3. Inserisci le altre impostazioni secondo la tabella e clicca Salva.
4. Aggiungi il team SSL (esperto SSL, medico competente, rappresentante dei lavoratori…) come Operatore nella sezione Autorizzazioni sotto la scheda. Se non c'è nessun operatore, le segnalazioni vanno agli Admin.

Suggerimento: Il report delle segnalazioni è in Report → Salute e sicurezza (vedi 19. Report).

Gestire le segnalazioni di quasi infortunio e di pericolo

Per chi: Operatore SSL (esperto SSL, medico competente, rappresentante dei lavoratori) · Dove: Bacheca → Servizi → Segnalazione di salute e sicurezza → Segnalazioni ricevute · Versione: 0.71.0

A cosa serve: Esamini i quasi infortuni, le situazioni pericolose e i comportamenti non sicuri segnalati dai dipendenti. Valuti il rischio, apri un'azione correttiva / preventiva (AC/AP) e rispondi a chi ha segnalato.

1. Nel riquadro Segnalazione di salute e sicurezza clicca la scheda Segnalazioni ricevute (…).
2. Scegli un filtro: Aperto, Nuovo, Scadute, Chiuse o Tutte. Per filtrare per tipo scegli un tipo dall'elenco. Le segnalazioni contrassegnate come Urgente vengono per prime nell'elenco.
3. Clicca una segnalazione e poi Prendi in carico ed esamina. Lo stato diventa In revisione.
4. Sotto Valutazione del rischio (probabilità × gravità) scegli i valori di Probabilità e Gravità (1–5). Punteggio e livello vengono calcolati: Bassa (1–6), Medio (7–12), Alta (13–16), Inaccettabile (17–25). Clicca Salva rischio.
5. Sotto Azioni correttive / preventive scrivi l'Azione da svolgere, scegli il Responsabile, scegli la data di Scadenza e clicca + Aggiungi azione. Lo stato diventa Azione in corso.
6. Per scrivere a chi ha segnalato, scrivi nella casella del messaggio e clicca Invia. Perché lo veda solo il team, spunta la casella Nota interna (non visibile a chi ha segnalato).
7. Quando le azioni sono concluse, scrivi cosa è stato fatto e clicca Chiudi.

Importante:

• Finché c'è un'azione aperta la segnalazione non si chiude.
• Chiudi con Segna come non valida, scrivendone il motivo, la segnalazione duplicata o che non riguarda la sicurezza sul lavoro.
• Nelle segnalazioni anonime il nome di chi ha segnalato non compare da nessuna parte. Non cercare di scoprire chi l'ha scritta.
• L'infortunio sul lavoro non è oggetto di questo modulo; la denuncia di legge si fa a parte.

Aggiungere il medico e impostare gli appuntamenti

Per chi: Responsabile SSL, Admin · Dove: Admin → Moduli → Salute e sicurezza → Medico competente · Versione: 0.99.44

A cosa serve: Attivi gli appuntamenti con il medico competente e aggiungi il medico. Il medico non è considerato un dipendente dell'azienda: non compare nella rubrica, negli elenchi dei dipendenti e nei conteggi; accede con il codice che riceve via email e vede solo la propria schermata.

Prima di iniziare: L'accesso con codice via email deve essere attivo. Se è disattivato, sullo schermo compare l'avviso «L'accesso con codice via e-mail è disattivato: il medico non può accedere. Attivalo in Admin → Metodi di accesso.» (vedi 10. Amministrazione e configurazione).

1. Clicca Admin → Moduli → Salute e sicurezza e scorri fino alla sezione Medico competente.
2. Spunta la casella Attiva gli appuntamenti con il medico competente, inserisci i limiti e clicca Salva.
3. Sotto Aggiungi medico compila i campi Nome e cognome, E-mail (il codice di accesso arriva qui) e, se vuoi, Ente (facoltativo) e Telefono (facoltativo).
4. Clicca Aggiungi il medico. Compare il messaggio «Medico aggiunto.» Sotto è scritto da quale indirizzo accederà il medico.
5. Nell'elenco dei medici clicca Disponibilità accanto al medico per inserire i suoi orari settimanali (può inserirli anche il medico dalla propria schermata; vedi 27. Emergenza, sicurezza sul lavoro e medico del lavoro).
6. Comunica al medico l'indirizzo di accesso e l'email.

Rimozione del medico: Clicca Rimuovi accanto al medico e conferma con Sì, rimuovi. Se ha appuntamenti futuri, la domanda è del tipo «… appuntamenti futuri verranno annullati. Rimuovere?». I suoi appuntamenti futuri vengono annullati e ai dipendenti arriva una notifica; le registrazioni passate restano nei report con il nome del medico, l'accesso viene chiuso.

Errori comuni:

• «Scrivi il nome del medico.»
• «Scrivi un'email valida; il medico accede con il codice che arriva a questo indirizzo.»
• «Questa email appartiene a un dipendente; usa un indirizzo separato per il medico.»
• «Esiste già un medico con questa email.»
• «Si possono aggiungere al massimo 10 medici.»

Suggerimento: Report → Medico competente (responsabile SSL e Admin) mostra il numero di colloqui e di appuntamenti, il numero di persone che hanno parlato con il medico, la percentuale di certificati di malattia e il numero di assenze / annullamenti. Il contenuto della corrispondenza non viene conservato da nessuna parte; nel report ci sono solo chi, quando, lo stato e se c'è un certificato di malattia (sì / no).

Importante: La corrispondenza è cifrata end-to-end, ma si fida del codice che gira nel browser. Il Codice di sicurezza sui due schermi serve a verificare a occhio che venga usata la stessa chiave.