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14. Gestione dei servizi e delle risorse umane

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Gran parte di questo capitolo è stata spostata in capitoli nuovi. La gestione di orario di lavoro, ferie, richieste, ufficio posta interna, acquisti, beni in dotazione, navetta, mensa, prenotazioni, visitatori, emergenze e salute e sicurezza ha ora un capitolo dedicato, con tabelle che mostrano cosa fa ogni impostazione e il suo valore predefinito. I titoli spostati qui sotto restano perché i vecchi collegamenti continuino a funzionare e ti indirizzano alla nuova posizione. In questo capitolo restano invece l'assegnazione dei ruoli, i veicoli aziendali, l'inserimento e le buste paga.

Nuovi capitoli per l'amministrazione:

Le attività quotidiane dei responsabili (gestire le richieste, Banco posta, approvazione degli acquisti, Beni, banco della reception, approvazioni di ferie e orario di lavoro) si svolgono nelle schermate usate anche dai dipendenti e sono quindi descritte nei capitoli per i dipendenti: 21. Ferie dei dipendenti, 22. Orario di lavoro, 23. Richieste, 24. Pacchi, posta interna e acquisti, 26. Sale riunioni e visitatori e 28. Beni aziendali e beni in dotazione. Per le schermate che vedono i dipendenti vedi 07. Servizi aziendali interni. La gestione di spese e anticipi è in un capitolo a parte: 18. Gestione delle spese e contabilità.

Per chi: Admin · Responsabile dei servizi · Risorse umane · Admin dei moduli e operatori · Responsabile di reparto

In questo capitolo

In questo capitolo trovi:

Contenuti spostati nei nuovi capitoli (il titolo porta a una breve nota che ti indirizza alla nuova posizione):

Assegnare i ruoli

Per chi: Admin · Dove: Admin → Persone → Persone e autorizzazioni · Versione: 0.55.0 (ruoli dei moduli 0.74.0)

A cosa serve: stabilisce chi gestisce e chi elabora ciascun servizio. Una persona vede le schermate di questo capitolo solo se ha il ruolo.

  • Responsabile dei servizi (autorizzazione per attività): gestisce l'intera sezione Admin → Servizi (moduli, mensa, navetta, veicoli e impostazioni dei moduli dei servizi).
  • Responsabile delle emergenze (autorizzazione per attività): avvia, monitora e conclude l'appello Sono al sicuro.
  • Tabella Autorizzazioni dei moduli: per richieste, ufficio posta interna, prenotazioni, visitatori, orario di lavoro, inserimento, segnalazioni di salute e sicurezza (anche la gestione del medico competente si fa con i ruoli di questo modulo), beni in dotazione, richieste di permesso, buste paga, acquisti e Sono al sicuro (emergenze) ci sono i ruoli Admin del modulo (impostazioni), Operatore (elabora i record, riceve le notifiche) e Visualizzatore (sola lettura). I pulsanti Pacchetto predefinito (Risorse umane, Servizi generali, Reception, Team di salute e sicurezza) assegnano con un clic i ruoli usati più spesso.

Per i passaggi e il significato dei ruoli modulo per modulo vedi 10. Amministrazione e configurazione e Ruoli dei moduli (tabella delle autorizzazioni).

Suggerimento: non devi assegnare un ruolo a parte al responsabile di reparto. Chi è il responsabile di un dipendente nell'organigramma approva in automatico le richieste di permesso e di correzione dell'orario di quel dipendente (vedi Assegnare reparto e responsabile).

Aprire la gestione dei servizi

Spiega come aprire la schermata Admin → Servizi e chi vede quale scheda. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Aprire la gestione dei servizi. Vedi anche 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali: Aprire le schermate delle impostazioni.

Attivare i moduli dei servizi

Attivi i moduli di mensa, navetta e veicoli aziendali e le funzioni aggiuntive di mensa e navetta. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Attivare i moduli dei servizi (Generale).

Inserire il menù della mensa

Inserisci il menù del mese giorno per giorno o da un file CSV. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Inserire il menù della mensa.

Monitorare partecipazione ai pasti e voti del menù

Monitori il numero di persone attese ogni giorno e i voti del menù. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Monitorare partecipazione ai pasti e voti del menù.

Definire le linee della navetta

Inserisci le linee della navetta, i veicoli, gli autisti e gli orari delle fermate. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Definire le linee della navetta e Monitorare le corse di oggi.

Dai all'autista il link che non richiede accesso e invii ai passeggeri un avviso di ritardo o di annullamento. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Link per l'autista e avviso ai passeggeri. Vedi anche 25. Navetta e mensa: Schermata dell'autista: corsa, fermata e passeggeri.

Veicoli aziendali

Per chi: Responsabile dei servizi · Dove: Admin → Servizi → Veicolo · Versione: 0.52.0

A cosa serve: inserisci la targa del dipendente a cui è assegnato un veicolo aziendale e le date di pneumatici, manutenzione, revisione, assicurazione e kasko. Quando una data si avvicina, parte un promemoria al dipendente e ai servizi generali. Il dipendente vede solo il proprio veicolo e non può modificarlo.

Prima di iniziare: il modulo Veicoli aziendali deve essere attivo. Quando è disattivato, all'inizio della sezione compare «Veicoli aziendali è disattivato; non è visibile ai dipendenti e non partono promemoria.»

  1. Fai clic su + Aggiungi veicolo.
  2. Scegli il dipendente dall'elenco — Scegli un dipendente —.
  3. Compila i campi Targa (34 ABC 123) e Marca / modello.
  4. Inserisci le date: Cambio pneumatici (nell'elenco accanto scegli Passaggio agli invernali o Passaggio agli estivi), Tagliando periodico (data o chilometraggio; campo o km), Revisione del veicolo, Assicurazione RC auto, Kasko.
  5. Se vuoi, scrivi una Nota e fai clic su Salva veicoli.

Veicoli aziendali: dipendente, targa, marca / modello e date

Suggerimento: accanto alle date scadute compare scaduta, accanto a quelle in arrivo in scadenza.

Importante: a ogni dipendente si può assegnare un solo veicolo. Per togliere l'assegnazione, fai clic su Rimuovi nella riga e salva.

Categorie di richieste e relativi responsabili

Stabilisci le categorie di richieste, i loro responsabili e i tempi obiettivo di risoluzione. Questa attività è stata spostata nel capitolo 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali; vedi Impostazioni delle richieste: categorie e tempi obiettivo, Definire le risposte pronte e Assegnare le autorizzazioni per le richieste.

Gestire le richieste in arrivo (assegnazione, risposta, risoluzione)

Prendi in carico le richieste in arrivo, scrivi al richiedente, chiedi informazioni e le risolvi. Questa attività è stata spostata nel capitolo 23. Richieste; vedi Elenco delle richieste in arrivo (per chi le gestisce), Prendere in carico una richiesta e scrivere una risposta, Chiedere informazioni al richiedente, Risolvere e chiudere una richiesta, cambiare priorità e oggetto e Pannello Riepilogo: tempi di risoluzione.

Impostazioni dell'ufficio posta interna

Stabilisci il luogo di consegna, il promemoria, il periodo di conservazione, i responsabili e i corrieri. Questa attività è stata spostata nel capitolo 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali; vedi Impostazioni dell'ufficio posta interna e Assegnare le autorizzazioni per l'ufficio posta interna.

Registrare e consegnare i pacchi in arrivo

Le spedizioni in arrivo ora si registrano nella schermata separata Banco posta e si consegnano con il codice di ritiro. Questa attività è stata spostata nel capitolo 24. Pacchi, posta interna e acquisti; vedi Aprire il Banco posta, Registrare una spedizione in arrivo, Consegnare la spedizione e Registro della posta interna: in arrivo e in uscita.

Inviare le richieste di spedizione in uscita

Consegni al corriere le richieste di invio dei dipendenti; al posto del vecchio pulsante In preparazione ora c'è Ricevuto in ufficio posta. Questa attività è stata spostata nel capitolo 24. Pacchi, posta interna e acquisti; vedi Gestire le richieste di spedizione in uscita.

Risorse prenotabili e relative regole

Stabilisci le sale riunioni e i posti auto prenotabili, gli orari di prenotazione e i limiti. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Risorse prenotabili e relative regole e Sincronizzazione con Google Calendar.

Impostazioni dei visitatori e autoregistrazione con codice QR

Imposti la registrazione dei visitatori, il periodo di conservazione, l'informativa e l'autoregistrazione con codice QR. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Impostazioni dei visitatori, accoglienza e uscita. Vedi anche 26. Sale riunioni e visitatori: Autoregistrazione con codice QR (visitatore).

Schermata della reception: far entrare il visitatore

Alla reception fai entrare il visitatore atteso, registri chi arriva senza preavviso e ne registri l'uscita. Questa attività è stata spostata nel capitolo 26. Sale riunioni e visitatori; vedi Banco della reception: far entrare il visitatore, Registrare l'uscita del visitatore, Chi è dentro in questo momento e Reception: elenco Oggi e Registro.

Gestire le segnalazioni di quasi infortuni e pericoli

Esamini le segnalazioni di salute e sicurezza in arrivo, valuti il rischio, apri e chiudi le azioni correttive. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Gestire le segnalazioni di quasi infortuni e pericoli.

Impostazioni e report delle segnalazioni di sicurezza

Attivi le segnalazioni di salute e sicurezza e imposti le segnalazioni anonime e i suggerimenti di luogo. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Impostazioni delle segnalazioni di sicurezza. Vedi anche 19. Report: La scheda Salute e sicurezza sul lavoro nei report.

Registrare un bene e assegnarlo

I beni ora si trovano nella schermata separata Beni, nel menù a sinistra; lì registri il bene e lo assegni al dipendente. Questa attività è stata spostata nel capitolo 28. Beni aziendali e beni in dotazione; vedi La schermata Beni, Registrare un bene, Assegnare un bene, Importare da un file Excel o CSV e Stampare le etichette QR.

Ritirare un bene assegnato, guasti e smarrimenti

Ricevi il bene in restituzione e ne cambi lo stato; smarrimenti, danni e guasti ora si segnalano e si concludono come incidenti. Questa attività è stata spostata nel capitolo 28. Beni aziendali e beni in dotazione; vedi Dettaglio del bene: restituzione, stato, modifica ed eliminazione, Seguire gli incidenti, Prendere in esame un incidente e Concludere un incidente: costo e valutazione della responsabilità.

Impostazioni delle assegnazioni

Imposti il modulo dei beni in dotazione, la conferma di consegna, il promemoria della garanzia e il periodo di conservazione. Questa attività è stata spostata nel capitolo 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali; vedi Impostazioni delle assegnazioni e categorie personalizzate e Assegnare le autorizzazioni per le assegnazioni.

Approvazioni del team (responsabile di reparto)

Come responsabile di reparto approvi le richieste di permesso e le correzioni dell'orario del tuo team. Questa attività è stata spostata nel capitolo 21. Ferie dei dipendenti; vedi Approvare i permessi come responsabile. Vedi anche 22. Orario di lavoro: Il mio team: situazione di oggi del team e approvazione delle correzioni.

Permessi in attesa di approvazione (risorse umane)

Come risorse umane dai l'approvazione finale alle richieste di permesso già approvate dal responsabile. Questa attività è stata spostata nel capitolo 30. Gestione delle ferie dei dipendenti; vedi Flusso di approvazione e approvazione delle risorse umane e Assegnare approvatori e visualizzatori.

Inserire i saldi delle ferie annuali

Inserisci il saldo iniziale dei dipendenti e lo correggi in seguito. Questa attività è stata spostata nel capitolo 30. Gestione delle ferie dei dipendenti; vedi Inserire e correggere i saldi delle ferie annuali.

Tutte le richieste di permesso e registrazione di un permesso per conto di un dipendente

Filtri tutte le richieste di permesso, annulli un permesso approvato o registri un permesso per conto di un dipendente. Questa attività è stata spostata nel capitolo 30. Gestione delle ferie dei dipendenti; vedi Tutte le richieste, annullamento e registrazione di un permesso per conto di un dipendente.

Impostazioni: tipi di permesso e regole, tabelle di anzianità, festività

Le impostazioni del modulo ferie e permessi (giorni lavorativi, tabelle di anzianità, festività ufficiali, regole dei tipi di permesso, riporto e permesso anticipato) ora sono descritte in attività separate. Questa attività è stata spostata nel capitolo 30. Gestione delle ferie dei dipendenti; vedi Aprire le impostazioni (modulo ferie e permessi), Giorni lavorativi, tabelle di anzianità e festività ufficiali, Regole dei tipi di permesso retribuiti e non retribuiti e Riporto, permesso anticipato e richiesta retroattiva.

Modulo di permesso approvato e verifica QR

Per un permesso approvato si genera un modulo A4 stampabile con codice QR; il codice QR mostra che il modulo corrisponde alla registrazione nel sistema. Questa attività è stata spostata nel capitolo 21. Ferie dei dipendenti; vedi Stampare e firmare il modulo di permesso approvato e Verificare il modulo con il codice QR. Vedi anche 30. Gestione delle ferie dei dipendenti: Monitorare la consegna del modulo firmato.

Ricevere il modulo firmato di un permesso approvato (con codice QR)

Fotografi il modulo firmato portato dal dipendente; dal codice QR del modulo si risale al permesso, che viene segnato come ricevuto. Questa attività è stata spostata nel capitolo 30. Gestione delle ferie dei dipendenti; vedi Ricevere il modulo con il codice QR (risorse umane) e Monitorare la consegna del modulo firmato.

Impostazioni dell'orario di lavoro: modalità di registrazione, rete dell'ufficio e codice QR

Nella 0.99.45 le impostazioni dell'orario di lavoro sono state divise in quattro schede: Generale, Luoghi di lavoro, Orario di lavoro, Pausa pranzo e domande. Questa attività è stata spostata nel capitolo 29. Gestione dell'orario di lavoro; vedi Aprire le impostazioni dell'orario di lavoro, Scheda Generale, Luoghi di lavoro: impostazione predefinita aziendale per gli uffici, Modificare una sede registrata, regola di ingresso specifica della sede ed eliminazione, Lavoro fuori ufficio: da casa, da remoto, in trasferta e Orari di lavoro e ordine di assegnazione.

Configurare la schermata del codice QR all'ingresso

Mostri sul tablet all'ingresso dell'ufficio un codice QR che cambia ogni 30 secondi e proteggi la schermata con una password. Questa attività è stata spostata nel capitolo 29. Gestione dell'orario di lavoro; vedi Configurare e proteggere con password la schermata del codice QR all'ingresso.

Impostazioni del tracciamento della posizione (trasferta) e documenti di consenso

Attivi il tracciamento della posizione dei dipendenti in trasferta, stabilisci le regole e segni i documenti di consenso firmati. Questa attività è stata spostata nel capitolo 29. Gestione dell'orario di lavoro; vedi Impostazioni del tracciamento della posizione (trasferta) e documenti di consenso.

Foglio presenze e report dell'orario di lavoro

Vedi il foglio presenze mensile, lo scarichi in CSV o Excel e lo trasferisci al programma paghe. Questa attività è stata spostata nel capitolo 29. Gestione dell'orario di lavoro; vedi Foglio presenze e trasferimento al programma paghe. Vedi anche 19. Report: La scheda Orario di lavoro nei report.

Avviare un nuovo processo di inserimento

Per chi: HR, Admin · Dove: Bacheca → Il mio spazio → Inserimento → Processi · Versione: 0.69.0, 0.96.1

A cosa serve: avvii un elenco di attività per un dipendente appena assunto (o in uscita). Le attività sono distribuite ai rispettivi responsabili (HR, IT, servizi generali, responsabile, compagno di viaggio, dipendente stesso) con le loro date.

  1. Nel riquadro Inserimento fai clic su Processi. Nella finestra Inserimento e uscita sono elencati i processi In corso, il loro avanzamento e il numero di attività in ritardo. Inserimento e uscita: processi in corso
  2. Fai clic su + Nuovo processo.
  3. Scegli il modello dall'elenco Modello (ad es. «Inizio lavoro (generale) · 12 attività» oppure «Uscita (generale) · 5 attività»).
  4. Nel campo Dipendente: scrivi il nome e scegli dall'elenco.
  5. Scegli la data in Data di inizio (ultimo giorno lavorativo per l'uscita). Le date delle attività si calcolano a partire da questo giorno.
  6. Se vuoi, scegli le persone in Responsabile (se vuoto, dall'organigramma): e Car pooling (facoltativo): e scrivi una Nota (facoltativa).
  7. Fai clic su Avvia il processo e avvisa i titolari delle attività.

Modulo del nuovo processo

Suggerimento: le attività che spettano a te compaiono nell'elenco Le tue attività del riquadro, con data e ritardo; quando le completi, spuntale. Nella scheda breve compaiono le prime 3 attività; per vederle tutte fai clic su Apri tutto. Facendo clic su un processo si aprono tutti i passaggi; se serve, lo chiudi con Chiudi processo → Sì, chiudi. Per la schermata che vede il nuovo dipendente vedi 07. Servizi aziendali interni.

Impostazioni e modelli (inserimento)

Per chi: Admin del modulo Inserimento · Dove: Admin → Moduli → Inserimento · Versione: 0.69.0, 0.96.1 (scheda Admin 0.99.3)

  1. Fai clic su Admin → Moduli → Inserimento. Si aprono le Impostazioni di inserimento.
  2. Spunta la casella Inserimento attivo e scrivi il Testo di benvenuto per i nuovi dipendenti.
  3. Scegli le persone per Attività HR:, Attività IT: e Attività dei servizi generali:. Le attività di ruolo vengono assegnate alla prima persona dell'elenco; se l'elenco è vuoto, a chi avvia il processo.
  4. Inserisci il valore di Per quanti mesi conservare i processi conclusi (3–60). Aggiungi altri responsabili dell'inserimento come Operatore nella sezione Autorizzazioni in fondo alla scheda.
  5. In Modelli scegli un modello. Modifica i campi Nome del modello e Tipo (Inizio lavoro / Uscita).
  6. Per ogni attività inserisci il titolo, il ruolo responsabile (Il dipendente stesso, Responsabile, Car pooling, HR, IT, Servizi generali, Persona specifica), lo scarto in giorni (−3 = tre giorni prima, 0 = primo giorno, 30 = un mese dopo) e, se vuoi, il collegamento nell'app (Il mio profilo, Policy aziendali). Aggiungi un'attività con + Aggiungi attività e un modello con + Modello.
  7. Fai clic su Salva impostazioni di inserimento.

Impostazioni di inserimento: responsabili e modelli

Caricare e abbinare le buste paga

Per chi: responsabile delle buste paga (HR), Admin · Dove: Bacheca → Il mio spazio → Le mie buste paga → Carica · Versione: 0.97.0

A cosa serve: carichi in blocco i PDF delle buste paga mensili. La matricola (o il numero di identità) e il periodo indicati nel nome del file collegano la busta paga al dipendente e al mese giusti. Il dipendente apre la propria busta paga in Il mio spazio dopo aver confermato la ricezione.

Prima di iniziare: il modulo Buste paga deve essere attivo e a te deve essere stato assegnato il ruolo Operatore sulla riga Le mie buste paga (Admin → Persone → Persone e autorizzazioni; il pacchetto predefinito Risorse umane assegna anche questo ruolo). Inserisci le matricole dei dipendenti (vedi Dati di abbinamento delle buste paga). I nomi dei file devono contenere la matricola e il periodo, ad esempio S-1004_2026-10.pdf. Il periodo può essere scritto come 2026-10, 202610 oppure 10-2026.

  1. Nel riquadro Le mie buste paga fai clic su Carica. Si apre la finestra Carica buste paga.
  2. In Periodo (se non è nel nome del file) scegli il mese. Il valore predefinito è il mese scorso; se il nome del file contiene il periodo, vale quello.
  3. Fai clic su File PDF e scegli le buste paga. Puoi sceglierne più di una; ogni file può pesare al massimo 10 MB.
  4. Per ogni file compare una riga: nome del file, dipendente abbinato e periodo. Nella riga di stato compare Abbinato, Nessuna corrispondenza; scegli la persona oppure Corrisponde a più persone; scegli la persona. Le righe senza corrispondenza sono gialle; scegli il dipendente dall'elenco. Se serve, cambia anche il periodo nella riga. Carica buste paga: due file abbinati, uno senza corrispondenza
  5. Fai clic su Carica (3) (il numero è il numero di file). I file vengono caricati uno alla volta e il risultato compare in ogni riga. Le righe senza un dipendente scelto vengono saltate con «Nessuna persona scelta; saltato.»

Link invece di un file: se le buste paga si trovano nel sistema paghe della tua azienda, apri Imposta un link invece di un file, scegli Dipendente e Periodo, scrivi nel campo Link alla busta paga l'indirizzo che inizia con https:// e fai clic su Salva link. Dopo aver confermato la ricezione, il dipendente apre questo indirizzo.

Seconda busta paga per lo stesso mese:

  • Se il dipendente non ha ancora confermato la ricezione, il nuovo file sostituisce il precedente; il file precedente viene eliminato.
  • Se il dipendente ha già confermato la ricezione, la busta paga precedente e il record di ricezione vengono conservati; la nuova busta paga viene aggiunta come riga separata con l'etichetta Rettifica e il dipendente ne conferma la ricezione a sua volta.

Suggerimento: se il tuo programma paghe produce un unico PDF con tutti i dipendenti, dividilo prima in un PDF per persona e assegna ai file la matricola. Le buste paga sono conservate nella cartella privata del sito web (pzk-bordro), non accessibile dall'esterno; su hosting Nginx come Kinsta occorre aggiungere una regola di accesso anche per questa cartella; ne vedi lo stato nell'elenco Cartelle private delle impostazioni delle spese (vedi 18. Gestione delle spese e contabilità).

Periodi delle buste paga, stato di ricezione e registro di controllo

Per chi: responsabile delle buste paga (HR), Visualizzatore, Admin · Dove: Bacheca → Il mio spazio → Le mie buste paga → Periodi · Versione: 0.97.0

A cosa serve: controlli ogni mese quante buste paga sono state ricevute, vedi chi non le ha ancora ricevute ed esporti in CSV la prova di ricezione.

  1. Nel riquadro Le mie buste paga fai clic su Periodi. Per ogni mese compare un numero come «9 / 15 ricezioni»; è verde se sono state ricevute tutte, giallo se ne mancano. Periodi: 9 / 15 ricezioni a settembre 2026
  2. Fai clic su un mese. Compare una riga per dipendente: nome e matricola, stato, momento e modalità della ricezione (o data di caricamento), tipo di file (PDF o link) e numero di aperture. Periodo di settembre 2026: righe dei dipendenti, pulsanti Apri ed Elimina
  3. Se sei operatore, puoi vedere una busta paga con Apri. Questa apertura viene scritta nel registro di controllo come «Visualizzazione HR» e non influisce sulla ricezione del dipendente.
  4. Per rimuovere una busta paga errata di cui non è ancora stata confermata la ricezione, fai clic su Elimina → Sì, elimina. Una busta paga di cui è stata confermata la ricezione non si può eliminare; per correggerla, carica una nuova busta paga per lo stesso mese.
  5. Per la prova di ricezione fai clic su Registro di controllo (CSV) (questo mese) oppure sul pulsante Registro di controllo completo (CSV) nella finestra Periodi.

Colonne del CSV: Dipendente, Matricola, Periodo, Caricamento, Origine, Tipo, Rettifica, Momento della ricezione, Modalità, Canale (indirizzo o numero mascherato a cui è stato inviato il codice), IP, Browser, SHA-256 del PDF (impronta del documento) e Apertura.

Suggerimento: i dipendenti con ricezioni in sospeso vedono un avviso nella campanella (In attesa di te) e in Il mio spazio. Chi ha il ruolo di Visualizzatore vede i periodi e il CSV, ma non può aprire il contenuto delle buste paga.

Dati di abbinamento delle buste paga: matricola e numero di identità

Per chi: responsabile delle buste paga (HR), Admin · Dove: Bacheca → Il mio spazio → Le mie buste paga → Persone · Versione: 0.97.0

  1. Nel riquadro Le mie buste paga fai clic su Persone. Compare l'elenco dei dipendenti; filtra per nome o matricola con Cerca persone.
  2. Nel campo Matricola scrivi la matricola del dipendente.
  3. Se la tua azienda abbina tramite il numero di identità, scrivi il numero nel campo N. identità. Il numero in sé non viene conservato, ma solo la sua impronta a senso unico; poi nel campo compare «N. identità definito ✓». Per eliminarlo, scrivi -.
  4. Se serve, scegli dall'elenco Impostazione aziendale il canale di verifica specifico per questo dipendente (Codice via e-mail oppure codice SMS).
  5. Fai clic su Salva nella riga.

Persone: matricola, N. identità e canale di verifica

Suggerimento: la nota «nessuna e-mail» o «nessun cellulare» sotto la riga indica che a quel dipendente non si può inviare il codice. Aggiungi un'e-mail o un numero di cellulare alla sua scheda oppure scegli un altro canale.

Impostazioni delle buste paga: verifica, provider SMS e API Prozon

Per chi: Admin del modulo Buste paga, Admin · Dove: Admin → Moduli → Busta paga · Versione: 0.97.0 (scheda Admin 0.99.3)

  1. Fai clic su Admin → Moduli → Busta paga. Si aprono le Impostazioni buste paga. Assegna i responsabili delle buste paga (HR) come Operatore nella sezione Autorizzazioni in fondo alla scheda.
  2. Spunta la casella Modulo Buste paga attivo.
  3. Scegli la Verifica della ricezione:
    • Codice via e-mail (consigliato): un codice di 6 cifre viene inviato all'indirizzo e-mail nella scheda del dipendente.
    • codice SMS: il codice viene inviato per SMS al cellulare; sotto occorre definire un provider SMS.
    • Apertura diretta (senza codice): il dipendente preme Confermo la ricezione, apri; data e ora e IP vengono comunque registrati.
  4. Per Abbinamento dal nome del file scegli Matricola, Numero di identità oppure Matricola o numero di identità.
  5. Se vuoi, spunta Invia una notifica sul telefono del dipendente quando arriva una nuova busta paga.
  6. Se userai gli SMS, nella sezione Provider SMS scegli il Provider:
    • Netgsm: inserisci Codice utente, Password e Mittente.
    • Altro (modello HTTP): inserisci l'indirizzo https:// del tuo provider, il metodo (POST / GET), il corpo e le intestazioni della richiesta. Usa i segnaposto {telefon} e {mesaj}. La password e le intestazioni della richiesta sono conservate cifrate e non vengono più mostrate; se le lasci vuote, il valore salvato resta invariato; per eliminarlo, scrivi -.
  7. Fai clic su Salva. Per gli SMS, scrivi un numero di cellulare nel campo di prova e fai clic su Invia SMS di prova. Impostazioni buste paga: verifica, abbinamento, Netgsm, API Prozon

API Prozon (invio delle buste paga da sistema a sistema): se le tue buste paga le prepara Prozon, fai clic su Crea chiave. La chiave è visibile solo in quel momento; copiala e inviala a Prozon tramite un canale sicuro. Prozon invia ogni busta paga con questa chiave all'endpoint pzk/v1/bordro-api (matricola, numero di identità o e-mail; periodo; PDF o link) e la busta paga arriva da sola nel riquadro del dipendente. Una richiesta che non corrisponde a un solo dipendente viene rifiutata. Crea nuova chiave invalida subito la precedente.

Assegnare i responsabili delle buste paga: assegna le persone delle HR da Admin → Persone → Persone e autorizzazioni, sulla riga Le mie buste paga: Admin del modulo (queste impostazioni), Operatore (caricamento, persone, apertura) e Visualizzatore (stato di ricezione e registro di controllo).

Avviare l'appello Sono al sicuro

Dopo un'emergenza o un'esercitazione chiedi ai dipendenti «Sei al sicuro?». Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Avviare l'appello Sono al sicuro. Vedi anche 27. Emergenza, sicurezza sul lavoro e medico del lavoro: Segnalare un'emergenza (responsabile).

Monitorare e concludere il pannello dell'appello

Vedi chi è al sicuro, chi chiede aiuto e chi non ha risposto, e concludi l'appello. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Monitorare e concludere il pannello dell'appello.

Punti di raccolta e impostazioni di Sono al sicuro

Imposti i punti di raccolta, la condivisione della posizione, il promemoria e i testi predefiniti. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Punti di raccolta e impostazioni di Sono al sicuro.

Consultare i risultati delle esercitazioni

I risultati degli appelli e delle esercitazioni passati si trovano nella sezione Appelli passati del pannello dell'appello; i registri delle esercitazioni sono nella schermata dei team. Questa attività è stata spostata nel capitolo 32. Gestione di navetta, mensa, visitatori ed emergenze; vedi Monitorare e concludere il pannello dell'appello e Team di intervento in emergenza ed esercitazioni.

Approvazioni delle spese

Per l'approvazione di spese e anticipi di lavoro, l'approvazione contabile, il pagamento e i report vedi 18. Gestione delle spese e contabilità. Per approvare le spese del tuo team come responsabile di reparto vedi 17. Spese, anticipi di lavoro e diaria.

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