28. Beni aziendali e beni in dotazione

Gli screenshot mostrano l’interfaccia turca di Prozence con dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; l’interfaccia in italiano ha lo stesso layout.

Tutti i beni dell'azienda (computer, telefoni, monitor, arredi, veicoli, badge di accesso…) sono registrati nella schermata Beni. Il responsabile dei beni assegna un bene a un dipendente; quando il dipendente tocca "L'ho ricevuto" nel riquadro I miei beni in dotazione, si genera il verbale di consegna digitale. Se un bene viene smarrito, rubato, danneggiato o si guasta, il dipendente segnala l'incidente dall'app; il responsabile esamina l'incidente e lo conclude. I responsabili inoltre eseguono l'inventario, stampano le etichette QR, importano da Excel l'inventario esistente e aggiungono direttamente ai beni i prodotti acquistati.

Questo capitolo è per i dipendenti e per i responsabili dei beni. Per le impostazioni del modulo Beni in dotazione e le categorie personalizzate, vedi 31. Gestione di richieste, posta e corrieri, acquisti e beni aziendali.

Per chi: Dipendente · Responsabile dei beni (operatore dei beni in dotazione o admin del modulo) · Visualizzatore dei beni in dotazione

In questo capitolo

Dipendente

• Il riquadro I miei beni in dotazione
• Confermare la consegna di un bene
• Dettaglio del bene e verbale di consegna
• Segnalare smarrimento, furto, danno o guasto (segnalazione di incidente)
• Confermare il tuo bene durante l'inventario

Responsabile dei beni

• La schermata Beni
• Registrare un bene
• Assegnare un bene
• Dettaglio del bene: restituzione, stato, modifica ed eliminazione
• Seguire gli incidenti
• Avviare la verifica di un incidente
• Concludere un incidente: costo e valutazione della colpa
• Avviare un inventario
• Segnare i beni nell'inventario e contare con il QR
• Stampare le etichette QR
• Aprire un bene scansionando il QR
• Importare da un file Excel o CSV
• Aggiungere ai beni dagli acquisti

Prima di iniziare: Il modulo Beni in dotazione è disattivato di default nell'azienda. Se non vedi il riquadro I miei beni in dotazione, il modulo non è attivo nella tua azienda. Il menu Beni lo vedono solo i responsabili dei beni e i visualizzatori. Le schermate di questo capitolo sono state realizzate con i dati fittizi di "Örnek Teknoloji A.Ş."; i codici QR sulle etichette puntano a un indirizzo fittizio.

Il riquadro I miei beni in dotazione

Per chi: Dipendente · Dove: Strumenti → Il mio spazio → I miei beni in dotazione (sul computer Bacheca → Il mio spazio) · Versione: 0.75.0, 0.96.1 (riga dell'inventario 0.99.42)

A cosa serve: Mostra i beni aziendali assegnati a te, quelli in attesa della tua conferma di consegna e un eventuale inventario in corso.

1. Dal menu in basso tocca Strumenti e scegli Il mio spazio dalla barra in alto.
2. Vai al riquadro I miei beni in dotazione.
3. Per ogni bene sono indicati il numero del bene (es. DMB-2026-0001), lo stato, il nome del bene, il tipo, il numero di serie e la data di consegna.
4. Per vedere il dettaglio di un bene, toccalo.

Suggerimento:

• Nella scheda breve si vedono i primi 3 beni; per vederli tutti tocca Apri tutto, per ridurre la scheda tocca Riduci.
• Se c'è un bene in attesa della tua conferma di consegna o un inventario che ti attende, compare in cima al riquadro come scheda a parte e si vede anche nell'elenco In attesa di te (vedi 09. Notifiche).

Confermare la consegna di un bene

Per chi: Dipendente · Dove: I miei beni in dotazione → Conferma la ricezione · Versione: 0.75.0

A cosa serve: Confermi dall'app il bene che ti è stato consegnato. La tua conferma viene registrata come verbale di consegna digitale.

1. Quando il responsabile dei beni ti assegna un bene, ricevi una notifica sul telefono. Apri il riquadro I miei beni in dotazione.
2. Nella scheda Conferma la ricezione sono indicati il nome del bene, il numero di serie e gli accessori consegnati insieme (es. "Caricabatterie, borsa").
3. Se hai ricevuto il bene completo, tocca L'ho ricevuto.
4. Se il bene non ti è arrivato o ti è stato dato un bene diverso, tocca Non l'ho ricevuto, scrivi una Descrizione e tocca Segnala.

Risultato: Se tocchi L'ho ricevuto, compare il messaggio "Consegna confermata; verbale di consegna registrato." e il bene risulta Assegnato. Se tocchi Non l'ho ricevuto, il bene torna in magazzino e il responsabile dei beni viene avvisato.

Errori comuni: "Scrivi una breve descrizione (es. il bene non mi è arrivato)." — con Non l'ho ricevuto la descrizione è obbligatoria.

Suggerimento: Se la conferma resta in attesa per più di 3 giorni, ricevi un promemoria una sola volta. Se la tua azienda ha disattivato la conferma di consegna, il bene risulta Assegnato non appena viene assegnato e questa scheda non compare.

Dettaglio del bene e verbale di consegna

Per chi: Dipendente · Dove: I miei beni in dotazione → tocca il bene · Versione: 0.75.0 (segnalazione di incidente 0.99.42)

A cosa serve: Mostra le informazioni sul bene, il suo storico e lo stato degli incidenti che hai segnalato; fornisce il verbale cartaceo.

1. Nel riquadro I miei beni in dotazione tocca il bene.
2. Leggi le righe Bene, Tipo, N. di serie, In dotazione con, Assegnatario, Consegnato il, Ricezione confermata e Fine garanzia.
3. Se hai segnalato un incidente per il bene, compaiono il numero e lo stato dell'incidente (Nuovo, In revisione, Chiuso).
4. In fondo la sezione Storico mostra quando il bene ti è stato consegnato e quando lo hai confermato.
5. Se ti serve il verbale cartaceo firmato, tocca Stampa verbale di consegna.

Importante: Quando lasci l'azienda devi restituire tutti i beni che hai in dotazione; la restituzione la registra il responsabile dei beni.

Segnalare smarrimento, furto, danno o guasto (segnalazione di incidente)

Per chi: Dipendente · Dove: I miei beni in dotazione → bene → Segnala un incidente (smarrimento, danno, guasto) · Versione: 0.99.42 (al posto del vecchio Segnala un problema)

A cosa serve: Segnali al responsabile dei beni, come registrazione ufficiale di un incidente, ciò che è successo al bene che hai in dotazione. L'incidente riceve un numero (es. OLY-2026-0001); ne segui l'esito da qui.

Prima di iniziare: Puoi segnalare un incidente solo per un bene che hai ricevuto (confermato).

1. Nel riquadro I miei beni in dotazione tocca il bene.
2. Tocca Segnala un incidente (smarrimento, danno, guasto).
3. Dall'elenco Cosa è successo? scegli Smarrito, Furto, Danno (rottura, liquidi…), Guasto oppure Altro.
4. Scegli la data in Quando? (oggi o nell'ultimo anno).
5. Se vuoi, compila il campo Dove? (facoltativo) (es. "Visita a un cliente, taxi").
6. Nel campo Descrizione racconta brevemente cosa è successo (almeno 10 caratteri).
7. Se hai scelto Furto e hai sporto denuncia, seleziona la casella Ho sporto denuncia e, se ce l'hai, scrivi N. denuncia (facoltativo).
8. Se vuoi, aggiungi fino a 3 foto con Foto (facoltativa).
9. Tocca Segnala.

Risultato: Compare il messaggio "Segnalato; il responsabile dei beni lo esaminerà." I responsabili dei beni ricevono una notifica sul telefono. Ricevi un avviso quando il responsabile avvia la verifica dell'incidente e quando lo conclude.

Errori comuni:

• "Scegli cosa è successo." — non hai scelto il tipo di incidente dall'elenco Cosa è successo?.
• "Racconta brevemente cosa è successo (almeno 10 caratteri)."
• "La data dell'incidente deve essere oggi o nell'ultimo anno."
• "Si possono aggiungere al massimo 3 foto."
• "Per questo bene esiste già una segnalazione aperta di … : OLY-…." — non si può segnalare due volte finché è aperto un incidente dello stesso tipo.
• "Puoi segnalare un incidente solo per un bene che hai ricevuto."

Suggerimento: Le foto vengono ridotte sul telefono (1600 pixel) e conservate in una cartella protetta; le vedono solo tu, i responsabili dei beni e i visualizzatori dei beni in dotazione.

Importante: Il costo e la valutazione della colpa inseriti nell'incidente servono solo come registrazione; non si fanno trattenute sullo stipendio. Questa valutazione la vedono solo i responsabili dei beni e i visualizzatori.

Confermare il tuo bene durante l'inventario

Per chi: Dipendente · Dove: I miei beni in dotazione → Inventario: hai ancora questi beni? · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Quando l'azienda fa l'inventario, confermi con un tocco che il bene è ancora con te.

1. Quando ricevi la notifica "Inventario", apri il riquadro I miei beni in dotazione.
2. Nella scheda Inventario: hai ancora questi beni? sono elencati il nome dell'inventario e i tuoi beni inclusi.
3. Se il bene è con te, tocca Ce l'ho io.
4. Se il bene non è con te, tocca Non ce l'ho, scrivi il motivo nel campo Descrizione (es. "L'ho restituito / è andato perso / ce l'ha un'altra persona") e tocca Segnala.

Risultato: Se tocchi Ce l'ho io, compare il messaggio "Grazie, confermato." Se tocchi Non ce l'ho, compare il messaggio "Segnalato al responsabile dei beni."

Importante: Se il bene è andato perso o è stato rubato, non basta toccare Non ce l'ho; segnalalo anche con Segnala incidente dal dettaglio del bene.

La schermata Beni

Per chi: Responsabile dei beni, visualizzatore dei beni in dotazione · Dove: Menu a sinistra → Beni (sul telefono barra Strumenti → Beni) · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Riepiloga tutti i beni aziendali, li filtra e riunisce in un unico posto gli incidenti, gli inventari e le voci provenienti dagli acquisti.

1. Sul computer fai clic su Beni nel menu a sinistra. Sul telefono tocca Strumenti e scegli Beni dalla barra in alto.
2. Leggi i riquadri di riepilogo in alto: Totale, Assegnato, In magazzino, Guasto / in assistenza, Incidente aperto e Valore registrato (circa). Facendo clic su un riquadro, l'elenco viene filtrato per quello stato.
3. Schede: Elenco, Incidenti (N), Inventario e (se il modulo Acquisti è attivo) Dagli acquisti (N). Sulla scheda in cui c'è una novità compare un puntino rosso.
4. Nella scheda Elenco scegli uno dei chip di stato: Tutte, Assegnato, In magazzino, Guasto e, se in quello stato ci sono record, In attesa di approvazione, Con incidente aperto, Presso dipendenti usciti, Garanzia in scadenza, Smarrito, Dismessi.
5. Se vuoi, scrivi nel campo di ricerca (Numero, nome, n. di serie, sede o persona); scegli dagli elenchi Tutti i gruppi, Tutte le categorie e Tutte le sedi.
6. Ogni riga dell'elenco indica numero, stato, nome, categoria, sede, assegnatario e n. di serie. Facendo clic su una riga si apre il dettaglio.

Suggerimento:

• Scarica CSV esporta in un file l'elenco filtrato; Stampa etichetta (N) stampa le etichette QR dei beni dell'elenco filtrato.
• Le categorie sono in cinque gruppi: Informatica, Badge, chiavi, SIM, Ufficio e arredi, Veicoli e attrezzature, Altro.
• Il Valore registrato è un totale approssimativo; non separa le valute.
• Con il ruolo Visualizzatore vedi tutto ma non puoi eseguire operazioni ("Visualizzatore: vedi i beni, gli incidenti e gli inventari; non puoi eseguire operazioni.").

Registrare un bene

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → + Bene · Versione: 0.75.0 (nuovi campi 0.99.42)

A cosa serve: Aggiunge all'inventario un nuovo bene aziendale. Il record riceve un numero e risulta In magazzino.

1. Nella schermata Beni fai clic su + Bene.
2. Dall'elenco Categoria scegli il tipo (es. Tablet). Per un tipo che non c'è nell'elenco, l'admin del modulo aggiunge una categoria personalizzata ("Nuova categoria: Admin → Moduli → Beni in dotazione.").
3. Scrivi Nome / marca-modello.
4. Se vuoi, scrivi N. di serie (facoltativo) e Sede (facoltativa). Mentre scrivi la sede, vengono suggerite quelle inserite in precedenza.
5. Scegli Data di acquisto e Fine garanzia.
6. Compila i campi Fornitore, N. fattura, Consegnati insieme (es. "Custodia, caricabatterie") e Valore (es. "16.500 TL").
7. Se vuoi, scrivi Nota (visibile solo ai responsabili).
8. Fai clic su Salva bene.

Risultato: Compare il messaggio "Bene salvato: DMB-…"; il bene compare nell'elenco come In magazzino.

Errori comuni:

• "Scegli una categoria." — non hai scelto la categoria.
• "Scrivi il nome o la marca-modello del bene."
• "Questo numero di serie è già registrato: …" — lo stesso numero di serie non può essere inserito due volte.
• "La data di acquisto non può essere futura."

Assegnare un bene

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → bene → Assegna · Versione: 0.75.0

A cosa serve: Dai a un dipendente un bene che si trova in magazzino.

1. Nell'Elenco seleziona il chip In magazzino e fai clic sul bene.
2. Fai clic su Assegna.
3. Scrivi il nome nel campo Dipendente e scegli dall'elenco.
4. Se vuoi, scrivi Nota (facoltativa) (es. "Nuovo assunto; con caricabatterie").
5. Fai clic su Assegna.

Risultato: Compare il messaggio "Assegnato; il dipendente è stato avvisato." Il bene diventa In attesa di conferma di ricezione; quando il dipendente tocca L'ho ricevuto, diventa Assegnato.

Errori comuni:

• "Scegli il dipendente dall'elenco."
• "Non si può assegnare un bene smarrito o dismesso."
• "Questo bene è attualmente assegnato a …; prima ritiralo."

Dettaglio del bene: restituzione, stato, modifica ed eliminazione

Per chi: Responsabile dei beni (eliminazione: admin del modulo, Admin) · Dove: Beni → fai clic sul bene · Versione: 0.75.0 (aggiornato nella 0.99.42)

A cosa serve: Vedi tutte le informazioni sul bene, i suoi incidenti e il suo storico; ritiri il bene, ne cambi lo stato, ne correggi i dati.

1. Nell'elenco fai clic sul bene. In cima alla finestra compaiono il codice QR del bene, il nome, la categoria e la sede.
2. Leggi le righe N. di serie, Assegnatario, Consegnato il, Ricezione confermata, Consegnati insieme, Data di acquisto, Fine garanzia, Fornitore, N. fattura e Valore.
3. Pulsanti (in base allo stato del bene): Assegna oppure Ritira, Registra incidente, Stato, Modifica, Stampa etichetta, Elimina.
4. In basso ci sono le sezioni Incidenti e Storico.

Ritirare un bene:

1. Fai clic su Ritira.
2. Se il bene è tornato guasto, seleziona la casella Il bene è tornato guasto / danneggiato (viene segnato come Guasto); se vuoi, scrivi una nota.
3. Fai clic su Salva restituzione. Compare il messaggio "Bene ritirato."

Se ci sono danni o mancanze, dopo la restituzione registra il costo e la valutazione con Registra incidente.

Cambiare lo stato:

1. Fai clic su Stato.
2. Dall'elenco Nuovo stato scegli In magazzino, Guasto / in assistenza, Smarrito oppure Dismesso.
3. Per smarrito e dismesso scrivi la Nota (obbligatoria per smarrito e dismesso).
4. Salva. Compare il messaggio "Stato aggiornato."

Registrare un incidente come responsabile: Se vieni a sapere di un incidente prima che il dipendente lo segnali (per esempio hai visto un danno durante la restituzione), fai clic su Registra incidente, inserisci tipo di incidente, data, luogo e descrizione e fai clic su Salva incidente.

Importante:

• Quando il bene è in dotazione a un dipendente, si può scegliere solo Smarrito; per gli altri stati prima ritira il bene.
• Elimina rimuove definitivamente il record, i suoi incidenti e il suo storico ("Eliminare il record, i suoi incidenti e lo storico?" → Sì, elimina). Il record di un bene assegnato non si può eliminare. Tranne che per i record aperti per errore, preferisci cambiare lo stato.

Seguire gli incidenti

Per chi: Responsabile dei beni, visualizzatore dei beni in dotazione · Dove: Beni → Incidenti (N) · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Mostra in un unico elenco tutti gli incidenti segnalati dai dipendenti e quelli registrati da te.

1. Nella schermata Beni fai clic sulla scheda Incidenti (N).
2. Scegli uno dei filtri: Aperto, Chiuse oppure Tutte.
3. Se vuoi, scrivi nel campo di ricerca (numero dell'incidente, bene o persona) oppure scegli il tipo di incidente dall'elenco Tutti i tipi.
4. Ogni riga indica numero dell'incidente, tipo, stato (Nuovo, In revisione, Chiuso), bene e persona che ha segnalato. Facendo clic su una riga si apre il dettaglio del bene.
5. Per il file, fai clic su Scarica CSV.

Suggerimento: Per il numero degli incidenti, il tempo medio di chiusura e la distribuzione della valutazione della colpa, vedi 19. Report.

Avviare la verifica di un incidente

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Dettaglio del bene → Incidenti → Avvia verifica · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Fai sapere a chi ha segnalato che ti stai occupando dell'incidente; se serve, ritiri il bene al dipendente.

1. Nel dettaglio del bene vai alla sezione Incidenti. Nell'incidente compaiono tipo, descrizione, data dell'incidente, luogo, chi ha segnalato, chi aveva il bene in quel momento e le foto.
2. Fai clic su Avvia verifica.
3. Nel campo Nota (inviata a chi ha segnalato) scrivi cosa farai (es. "Inviato in assistenza").
4. Se ritirerai il bene al dipendente, seleziona la casella Ritira il bene dal dipendente e segnalo "Guasto / in assistenza".
5. Fai clic su Avvia verifica nella finestra.

Risultato: Compare il messaggio "Incidente preso in carico; chi ha segnalato è stato avvisato." L'incidente passa a In revisione.

Suggerimento: Se per l'incidente serve il Verbale di incidente sul bene con il campo per la firma, fai clic su Stampa verbale.

Concludere un incidente: costo e valutazione della colpa

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Dettaglio del bene → Incidenti → Concludi · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Registri l'esito dell'incidente, il nuovo stato del bene, il costo e la valutazione della colpa e chiudi l'incidente.

1. Nell'incidente fai clic su Concludi.
2. Dall'elenco Risultato scegli l'esito: secondo il tipo di incidente Riparato, Sostituito con uno nuovo, Trovato, Chiuso come smarrito, Dismesso oppure Nessuna azione necessaria.
3. Dall'elenco Nuovo stato del bene scegli: Non cambiare (…), Riporta in magazzino, Guasto / in assistenza, Smarrito oppure Dismesso. Le opzioni magazzino, guasto, smarrito e dismesso tolgono il bene dalla dotazione del dipendente.
4. Se c'è, scrivi il Costo (facoltativo) (es. "3.200") e scegli la Valuta.
5. Dall'elenco Valutazione della colpa scegli Nessuna colpa, Non determinato, Negligenza oppure Dolo.
6. Nel campo Decisione / nota (motivazione obbligatoria per negligenza e dolo) scrivi la decisione.
7. Fai clic su Chiudi incidente.

Risultato: Compare il messaggio "Incidente chiuso; chi ha segnalato è stato avvisato." L'incidente passa a Chiuso.

Errori comuni:

• "Scegli il risultato."
• "Scegli la valutazione della colpa."
• "Per una valutazione di negligenza o dolo scrivi la motivazione (almeno 10 caratteri)."
• "Il costo non è valido (es. 4.500 oppure 4500,00)."
• "Questo incidente è già chiuso."

Importante: La valutazione serve solo come registrazione; non si fanno trattenute sullo stipendio e non viene trasferita alla contabilità. Il costo e la valutazione della colpa li vedono solo i responsabili dei beni e i visualizzatori. Il dipendente (se ha segnalato lui, o se il bene era con lui in quel momento) vede l'esito, la nota di verifica e il testo di Decisione / nota; scrivi la motivazione di negligenza o dolo tenendone conto. Un bene riparato o trovato che risulta ancora guasto o smarrito torna di default in magazzino.

Avviare un inventario

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → Inventario · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Conti se i beni registrati sono davvero al loro posto. Se vuoi, chiedi anche ai dipendenti assegnatari la conferma "ce l'ho ancora".

1. Nella schermata Beni fai clic sulla scheda Inventario.
2. Nella sezione Nuovo inventario scrivi il Nome dell'inventario (es. "Inventario di fine 2026").
3. Scegli l'ambito: Gruppo di categorie e Posizione (es. Informatica, Tutte le sedi).
4. Se vuoi che anche i dipendenti confermino, seleziona la casella Chiedi ai dipendenti assegnatari di confermare "ce l'ho ancora" (notifica).
5. Fai clic su Avvia inventario.

Risultato: Compare il messaggio "Inventario avviato: …". I beni attivi compresi nell'ambito (esclusi quelli smarriti e dismessi) vengono inseriti nell'elenco atteso. Il nome della scheda diventa Inventario · aperto.

Errori comuni:

• "C'è già un inventario aperto; prima chiudilo." — può essere aperto un solo inventario alla volta.
• "In questo ambito non ci sono beni da contare."

Suggerimento: Nell'elenco Inventari precedenti vengono conservati gli ultimi 12 inventari con le date e l'esito (trovato, danneggiato, non trovato, non contato).

Segnare i beni nell'inventario e contare con il QR

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → Inventario · aperto · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Conti ogni bene dall'elenco oppure scansionandone l'etichetta con il telefono.

1. Apri la scheda Inventario · aperto. In alto compaiono il nome dell'inventario, chi lo ha avviato, l'ambito e la barra di avanzamento (es. "4 / 10 contati (40%) · 3 trovati · 1 danneggiato · 0 non trovati · 0 conferme dei dipendenti").
2. Tra i filtri scegli Non contato (N).
3. Per ogni bene fai clic su Trovato, Danneggiato oppure Nessuno.
4. Per contare con il telefono tocca Conta con QR e fotografa il codice QR sull'etichetta del bene. Il bene viene segnato automaticamente come Trovato (es. "DMB-2026-0006 segnato come trovato (5/10).").
5. Le risposte Ce l'ho io / Non ce l'ho dei dipendenti vengono riportate automaticamente nell'elenco; le risposte Non ce l'ho ti vengono notificate a parte.
6. Quando l'inventario è finito, fai clic su Termina inventario e, alla domanda "Terminare l'inventario?", fai clic su Sì, chiudi.

Risultato: Compare il messaggio "Inventario terminato." Nella schermata Esito dell'inventario sono elencate le voci non trovate, danneggiate e non contate. Esporta l'esito in un file con Scarica CSV.

Errori comuni:

• "Impossibile leggere il codice QR. Fotografa l'etichetta da vicino e in modo nitido."
• "Questo bene non rientra nell'ambito dell'inventario."

Stampare le etichette QR

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → Elenco → Stampa etichetta (N) oppure dettaglio del bene → Stampa etichetta · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Stampi su carta A4 le etichette con il codice QR da attaccare ai beni. Quando l'etichetta viene inquadrata con la fotocamera del telefono, si apre il record del bene.

1. Nell'Elenco filtra i beni di cui vuoi stampare l'etichetta (es. il chip Assegnato o una sede). Per un solo bene usa Stampa etichetta nel suo dettaglio.
2. Fai clic su Stampa etichetta (N).
3. Scegli la dimensione: Piccola (5 × 13 su A4) oppure Grande (3 × 8 su A4).
4. Si apre la finestra di stampa del browser; scegli la stampante o "Salva come PDF" e stampa.

Suggerimento: Puoi stampare le etichette su un foglio di etichette A4. Il codice QR viene generato all'interno dell'app; non si usa nessun servizio esterno.

Importante: Si stampano al massimo 300 etichette per volta ("Al massimo 300 etichette; restringi con i filtri.").

Aprire un bene scansionando il QR

Per chi: Responsabile dei beni; dipendente (solo i propri beni) · Dove: Beni → Scansiona QR oppure fotocamera del telefono · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Trovi il record del bene che hai in mano partendo dalla sua etichetta.

1. Nella schermata Beni tocca Scansiona QR.
2. Fotografa il codice QR sull'etichetta. Compare la scritta "Lettura dell'etichetta…".
3. Si apre il dettaglio del bene.

Suggerimento: Puoi inquadrare l'etichetta anche con la fotocamera del telefono: per il responsabile dei beni il record si apre in Beni, per il dipendente (se il bene è assegnato a lui) in I miei beni in dotazione. Il dipendente non può vedere il record del bene di un'altra persona.

Errori comuni:

• "Impossibile leggere il codice QR. Fotografa l'etichetta da vicino e in modo nitido."
• "Il codice letto non è un'etichetta di un bene."

Importare da un file Excel o CSV

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → Importa · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Porti in Prozence in una sola volta il tuo elenco di inventario esistente (Excel .xlsx o CSV).

1. Nella schermata Beni fai clic su Importa. Si apre la finestra Importa (Excel / CSV).
2. Per il modello fai clic su Scarica il file di esempio e prepara il tuo elenco con questa struttura:
   • La prima riga deve essere l'intestazione.
   • Colonne obbligatorie: Categoria e Nome / marca-modello.
   • Colonne facoltative: N. di serie, Sede, Valore, Data di acquisto, Fine garanzia, Fornitore, N. fattura, Consegnati insieme, Nota, Assegnato (e-mail oppure nome e cognome del dipendente).
   • Le date possono essere nel formato GG.MM.AAAA oppure AAAA-MM-GG.
3. Scegli il tuo file dal campo File. Si apre l'anteprima.
4. Nella riga Colonne corrispondenti controlla a quale campo è associata ciascuna intestazione del tuo file.
5. Nella tabella di anteprima leggi la colonna Stato di ogni riga: Pronto oppure il motivo dell'errore (es. "Categoria non riconosciuta: …", "Impossibile leggere la data di acquisto (GG.MM.AAAA oppure AAAA-MM-GG)", "Questo numero di serie è già registrato: DMB-…").
6. Correggi nel file le righe con errori e selezionalo di nuovo, oppure per importare solo le righe pronte fai clic su Importa N righe.

Risultato: Le righe pronte vengono aggiunte come beni. Le righe con la colonna Assegnato compilata vengono registrate direttamente come assegnate a quella persona, senza inviare notifiche (per trasferire l'inventario esistente).

Errori comuni:

• "Nel file devono esserci almeno le colonne "Categoria" e "Nome / marca-modello". Scarica il file di esempio e compilalo."
• "Il file può pesare al massimo 5 MB."
• "L'anteprima è scaduta; seleziona di nuovo il file." — l'anteprima è valida 30 minuti e si usa una sola volta.
• "Nel file non ci sono righe da importare."
• "Si importano al massimo 1000 righe per volta; dividi il file."

Importante: Si importano al massimo 1.000 righe per volta. Il vecchio formato Excel (.xls) non è supportato; salva il file come .xlsx o CSV. Il nome della categoria deve essere uno di quelli predefiniti oppure una delle categorie personalizzate dell'azienda.

Aggiungere ai beni dagli acquisti

Per chi: Responsabile dei beni · Dove: Beni → Dagli acquisti (N) · Versione: 0.99.42

A cosa serve: Aggiungi ai beni i prodotti acquistati con una richiesta di acquisto e ricevuti, senza riscrivere valore, fornitore e data di acquisto.

Prima di iniziare: Questa scheda compare solo se il modulo Acquisti è attivo (vedi 24. Pacchi, posta interna e acquisti). Quando una richiesta di acquisto risulta Ritirato, ricevi la notifica "aggiungilo ai beni".

1. Nella schermata Beni fai clic sulla scheda Dagli acquisti (N). Vengono elencate le voci ricevute negli ultimi 12 mesi e non ancora aggiunte ai beni: codice della richiesta, titolo, richiedente, data di consegna, prodotto, quantità, quantità aggiunta, prezzo unitario e fornitore.
2. Fai clic sul pulsante Aggiungi ai beni (N) della voce.
3. Nel campo Quantità (max N) scrivi quanti pezzi aggiungere adesso.
4. Scegli la Categoria.
5. Nel campo Numeri di serie scrivi un n. di serie per riga (facoltativo).
6. Se vuoi, compila Sede, Fine garanzia e Consegnati insieme.
7. Per consegnare il prodotto a chi ha aperto la richiesta, seleziona la casella Assegna a chi ha fatto la richiesta (…).
8. Fai clic su Salva bene.

Risultato: Ogni pezzo riceve un numero di bene distinto; valore, fornitore e data di acquisto provengono dal record dell'acquisto. Le quantità aggiunte vengono segnate sulla voce; quando sono state aggiunte tutte, la voce esce dall'elenco.

Errori comuni:

• "Tutte le quantità di questa voce sono già state aggiunte ai beni."
• "Lo stesso numero di serie è stato scritto due volte."
• "La quantità deve essere compresa tra 1 e …" — non si può aggiungere più della quantità residua (né più di 50 per volta).
• "Il modulo Acquisti è disattivato."