28. Anlagegüter und Inventarzuweisung

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Alle Gegenstände des Unternehmens (Computer, Telefone, Monitore, Möbel, Fahrzeuge, Zugangskarten …) sind im Bildschirm Inventar erfasst. Der Inventarverantwortliche weist einem Mitarbeitenden einen Gegenstand zu; sobald der Mitarbeitende im Kästchen Meine Inventargegenstände auf „Erhalten“ tippt, entsteht das digitale Übergabeprotokoll. Geht ein Gegenstand verloren, wird gestohlen, beschädigt oder defekt, meldet der Mitarbeitende einen Vorfall in der App; der Verantwortliche prüft den Vorfall und schließt ihn ab. Die Verantwortlichen führen außerdem Inventuren durch, drucken QR-Etiketten, importieren den vorhandenen Bestand aus Excel und übernehmen gekaufte Produkte direkt als Anlagegüter.

Dieses Kapitel richtet sich an Mitarbeitende und Inventarverantwortliche. Zu den Einstellungen des Moduls Inventar und zu eigenen Kategorien siehe 31. Verwaltung von Anfragen, Poststelle, Einkauf und Anlagegütern.

Für wen: Mitarbeitende · Inventarverantwortliche (Inventar-Bearbeiter oder Modul-Admin) · Inventar-Betrachter

In diesem Kapitel

Mitarbeiter/in

• Kästchen „Meine Inventargegenstände“
• Empfang eines zugewiesenen Gegenstands bestätigen
• Details zum Gegenstand und Übergabeprotokoll
• Verlust, Diebstahl, Schaden oder Defekt melden (Vorfallmeldung)
• Gegenstand bei der Inventur bestätigen

Inventarverantwortlicher

• Bildschirm Inventar
• Anlagegut erfassen
• Anlagegut zuweisen
• Details zum Anlagegut: Rücknahme, Status, Bearbeiten und Löschen
• Vorfälle verfolgen
• Vorfall in Prüfung nehmen
• Vorfall abschließen: Kosten und Verschuldensbewertung
• Inventur starten
• In der Inventur markieren und per QR zählen
• QR-Etiketten drucken
• Anlagegut per QR-Scan öffnen
• Aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren
• Aus dem Einkauf als Anlagegut hinzufügen

Bevor Sie beginnen: Das Modul Inventar ist im Unternehmen standardmäßig deaktiviert. Sehen Sie das Kästchen Meine Inventargegenstände nicht, ist das Modul in Ihrem Unternehmen nicht aktiv. Das Menü Inventar sehen nur Inventarverantwortliche und Betrachter. Die Bildschirme in diesem Kapitel entstanden mit den fiktiven Daten der „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die QR-Codes auf den Etiketten zeigen auf eine fiktive Adresse.

Kästchen „Meine Inventargegenstände“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Meine Inventargegenstände (auf dem Computer Pinnwand → Mein Bereich)

Wozu: Zeigt die Ihnen zugewiesenen Firmengegenstände, die Gegenstände, deren Empfangsbestätigung noch aussteht, und eine laufende Inventur.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der Leiste oben Mein Bereich.
2. Gehen Sie zum Kästchen Meine Inventargegenstände.
3. Bei jedem Gegenstand stehen die Inventarnummer (z. B. DMB-2026-0001), der Status, der Name, die Art, die Seriennummer und das Ausgabedatum.
4. Tippen Sie auf einen Gegenstand, um die Details zu sehen.

Tipp:

• In der kurzen Karte erscheinen die ersten 3 Gegenstände; tippen Sie auf Alles öffnen, um alle zu sehen, und auf Einklappen, um die Karte zu verkleinern.
• Gibt es einen Gegenstand, dessen Empfang Sie noch bestätigen müssen, oder eine Inventur, die auf Sie wartet, erscheint oben im Kästchen eine eigene Karte; sie steht auch in der Liste Wartet auf Sie (siehe 09. Benachrichtigungen).

Empfang eines zugewiesenen Gegenstands bestätigen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Inventargegenstände → Bitte Empfang bestätigen

Wozu: Sie bestätigen in der App den Empfang des Ihnen übergebenen Gegenstands. Ihre Bestätigung wird als digitales Übergabeprotokoll gespeichert.

1. Weist Ihnen ein Inventarverantwortlicher einen Gegenstand zu, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Telefon. Öffnen Sie das Kästchen Meine Inventargegenstände.
2. Auf der Karte Bitte Empfang bestätigen stehen der Name des Gegenstands, die Seriennummer und das Mitgegebene (z. B. „Ladegerät, Tasche“).
3. Haben Sie den Gegenstand vollständig erhalten, tippen Sie auf Erhalten.
4. Ist der Gegenstand nicht angekommen oder wurde ein anderer ausgegeben, tippen Sie auf Nicht erhalten, schreiben Sie eine Beschreibung und tippen Sie auf Melden.

Ergebnis: Bei Erhalten erscheint die Meldung „Empfang bestätigt; Übergabeprotokoll gespeichert.“ und der Gegenstand erhält den Status Zugewiesen. Bei Nicht erhalten geht der Gegenstand zurück ins Lager und der Inventarverantwortliche wird benachrichtigt.

Häufige Fehler: „Schreiben Sie eine kurze Notiz (z. B. Gegenstand nicht angekommen).“ — Bei Nicht erhalten ist die Beschreibung Pflicht.

Tipp: Wartet die Bestätigung länger als 3 Tage, erhalten Sie einmal eine Erinnerung. Hat Ihr Unternehmen die Empfangsbestätigung deaktiviert, gilt der Gegenstand sofort nach der Zuweisung als Zugewiesen und diese Karte erscheint nicht.

Details zum Gegenstand und Übergabeprotokoll

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Inventargegenstände → auf den Gegenstand tippen

Wozu: Zeigt die Daten und den Verlauf des Gegenstands sowie den Stand der von Ihnen gemeldeten Vorfälle; liefert ein Papierprotokoll.

1. Tippen Sie im Kästchen Meine Inventargegenstände auf den Gegenstand.
2. Lesen Sie die Zeilen Gegenstand, Art, Seriennr., Zubehör, Bei, Ausgegeben, Empfang bestätigt und Garantieende.
3. Haben Sie für den Gegenstand einen Vorfall gemeldet, erscheinen die Nummer und der Status des Vorfalls (Neu, In Prüfung, Geschlossen).
4. Ganz unten zeigt der Abschnitt Verlauf, wann Ihnen der Gegenstand ausgegeben und bestätigt wurde.
5. Brauchen Sie ein unterschriebenes Papierprotokoll, tippen Sie auf Protokoll drucken.

Wichtig: Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen müssen Sie alle Gegenstände zurückgeben, die Ihnen zugewiesen sind; die Rücknahme erfasst der Inventarverantwortliche.

Verlust, Diebstahl, Schaden oder Defekt melden (Vorfallmeldung)

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Inventargegenstände → Gegenstand → Vorfall melden (Verlust, Schaden, Defekt)

Wozu: Sie melden dem Inventarverantwortlichen als offiziellen Vorfall, was mit dem Ihnen zugewiesenen Gegenstand passiert ist. Der Vorfall erhält eine Nummer (z. B. OLY-2026-0001); sein Ergebnis verfolgen Sie hier.

Bevor Sie beginnen: Einen Vorfall können Sie nur für einen Gegenstand melden, den Sie erhalten (bestätigt) haben.

1. Tippen Sie im Kästchen Meine Inventargegenstände auf den Gegenstand.
2. Tippen Sie auf Vorfall melden (Verlust, Schaden, Defekt).
3. Wählen Sie in der Liste Was ist passiert? den Eintrag Verloren, Diebstahl, Schaden (Bruch, Flüssigkeit…), Defekt oder Sonstiges.
4. Wählen Sie das Datum bei Wann? (heute oder innerhalb des letzten Jahres).
5. Füllen Sie bei Bedarf das Feld Wo? (optional) aus (z. B. „Kundenbesuch, Taxi“).
6. Beschreiben Sie im Feld Beschreibung kurz, was passiert ist (mindestens 10 Zeichen).
7. Haben Sie Diebstahl gewählt und Anzeige erstattet, setzen Sie das Häkchen bei Ich habe Anzeige bei der Polizei erstattet und tragen Sie, falls vorhanden, das Aktenzeichen (optional) ein.
8. Fügen Sie bei Bedarf mit Foto (optional) bis zu 3 Fotos hinzu.
9. Tippen Sie auf Melden.

Ergebnis: Die Meldung „Gemeldet; der Inventarverantwortliche prüft es.“ erscheint. Die Inventarverantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung auf dem Telefon. Sie werden benachrichtigt, wenn der Verantwortliche den Vorfall in Prüfung nimmt und wenn er ihn abschließt.

Häufige Fehler:

• „Bitte wählen, was passiert ist.“ — Sie haben in der Liste Was ist passiert? keine Vorfallart gewählt.
• „Beschreiben Sie kurz, was passiert ist (mind. 10 Zeichen).“
• „Das Datum muss heute oder im letzten Jahr liegen.“
• „Es können bis zu 3 Fotos hinzugefügt werden.“
• „Für diesen Gegenstand gibt es bereits eine offene Meldung …: OLY-….“ — Solange ein offener Vorfall derselben Art besteht, kann er nicht ein zweites Mal gemeldet werden.
• „Vorfälle können Sie nur für erhaltene Gegenstände melden.“

Tipp: Fotos werden auf dem Telefon verkleinert (1600 Pixel) und in einem geschützten Ordner gespeichert; nur Sie, die Inventarverantwortlichen und die Inventar-Betrachter sehen sie.

Wichtig: Kosten und Verschuldensbewertung eines Vorfalls dienen nur der Dokumentation; vom Gehalt wird nichts abgezogen. Diese Bewertung sehen nur die Inventarverantwortlichen und die Betrachter.

Gegenstand bei der Inventur bestätigen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Inventargegenstände → Inventur: Haben Sie diese Gegenstände noch?

Wozu: Bei einer Inventur des Unternehmens bestätigen Sie mit einem Tipp, dass Sie den Gegenstand noch haben.

1. Wenn die Benachrichtigung „Inventur“ eintrifft, öffnen Sie das Kästchen Meine Inventargegenstände.
2. Auf der Karte Inventur: Haben Sie diese Gegenstände noch? stehen der Name der Inventur und Ihre Gegenstände, die zur Inventur gehören.
3. Haben Sie den Gegenstand noch, tippen Sie auf Bei mir.
4. Haben Sie ihn nicht mehr, tippen Sie auf Nicht bei mir, schreiben Sie den Grund ins Feld Beschreibung (z. B. „zurückgegeben / verloren / bei jemand anderem“) und tippen Sie auf Melden.

Ergebnis: Bei Bei mir erscheint die Meldung „Danke, bestätigt.“ Bei Nicht bei mir erscheint „Der Inventarverantwortliche wurde informiert.“

Wichtig: Ist der Gegenstand verloren gegangen oder gestohlen worden, genügt Nicht bei mir nicht; melden Sie es zusätzlich in den Details des Gegenstands mit Vorfall melden.

Bildschirm Inventar

Für wen: Inventarverantwortliche, Inventar-Betrachter · Wo: Menü links → Inventar (auf dem Telefon Leiste Werkzeuge → Inventar)

Wozu: Fasst alle Anlagegüter des Unternehmens zusammen, filtert sie und bündelt Vorfälle, Inventuren und die Positionen aus dem Einkauf an einer Stelle.

1. Klicken Sie auf dem Computer im Menü links auf Inventar. Tippen Sie auf dem Telefon auf Werkzeuge und wählen Sie in der Leiste oben Inventar.
2. Lesen Sie die Übersichtskästchen oben: Gesamt, Zugewiesen, Im Lager, Defekt / in Reparatur, Offener Vorfall und Erfasster Wert (ca.). Ein Klick auf ein Kästchen filtert die Liste nach diesem Status.
3. Registerkarten: Liste, Vorfälle (N), Inventur und (wenn das Modul Einkauf aktiv ist) Aus Einkauf (N). Ein roter Punkt an einer Registerkarte zeigt, dass es dort etwas Neues gibt.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Liste einen der Status-Chips: Alle, Zugewiesen, Im Lager, Defekt und, wenn es in diesem Status Einträge gibt, Wartet auf Genehmigung, Mit offenem Vorfall, Bei Ausgeschiedenen, Garantie läuft ab, Verloren, Ausgemustert.
5. Geben Sie bei Bedarf einen Suchbegriff in das Suchfeld ein (Nummer, Name, Seriennr., Standort oder Person) und wählen Sie aus den Listen Alle Gruppen, Alle Kategorien und Alle Standorte.
6. In jeder Zeile der Liste stehen Nummer, Status, Name, Kategorie, Standort, die Person, bei der der Gegenstand ist, und die Seriennummer. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Details.

Tipp:

• CSV herunterladen exportiert die gefilterte Liste in eine Datei; Etiketten drucken (N) druckt die QR-Etiketten der Gegenstände in der gefilterten Liste.
• Die Kategorien gliedern sich in fünf Gruppen: IT-Ausstattung, Karten, Schlüssel, SIMs, Büro und Möbel, Fahrzeuge und Ausrüstung, Sonstiges.
• Erfasster Wert ist eine ungefähre Summe; die Währungen werden nicht getrennt.
• Mit der Rolle Betrachter sehen Sie alles, können aber nichts bearbeiten („Betrachter: Sie sehen Inventar und Verlauf, können aber nicht handeln.“).

Anlagegut erfassen

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → + Inventar

Wozu: Fügt dem Bestand einen neuen Firmengegenstand hinzu. Der Eintrag erhält eine Nummer und den Status Im Lager.

1. Klicken Sie im Bildschirm Inventar auf + Inventar.
2. Wählen Sie in der Liste Kategorie die Art aus (z. B. Tablet). Für eine Art, die nicht in der Liste steht, legt der Modul-Admin eine eigene Kategorie an („Neue Kategorie: Admin → Module → Inventar.“).
3. Schreiben Sie Name / Marke-Modell.
4. Tragen Sie bei Bedarf Seriennr. (optional) und Standort (optional) ein. Beim Tippen des Standorts werden früher eingegebene Standorte vorgeschlagen.
5. Wählen Sie Kaufdatum und Garantieende.
6. Füllen Sie Lieferant, Rechnungsnr., Mitgegeben (z. B. „Hülle, Ladegerät“) und Wert (z. B. „16.500 TL“) aus.
7. Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz (nur Verantwortliche).
8. Klicken Sie auf Gegenstand speichern.

Ergebnis: Die Meldung „Gegenstand gespeichert: DMB-…“ erscheint; der Gegenstand steht mit dem Status Im Lager in der Liste.

Häufige Fehler:

• „Bitte eine Kategorie wählen.“ — Sie haben keine Kategorie gewählt.
• „Name oder Marke-Modell eingeben.“
• „Diese Seriennummer ist bereits erfasst: …“ — Dieselbe Seriennummer kann nicht zweimal eingegeben werden.
• „Das Kaufdatum darf nicht in der Zukunft liegen.“

Anlagegut zuweisen

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Gegenstand → Zuweisen

Wozu: Sie geben einen Gegenstand aus dem Lager an einen Mitarbeitenden.

1. Wählen Sie in der Liste den Chip Im Lager und klicken Sie auf den Gegenstand.
2. Klicken Sie auf Zuweisen.
3. Schreiben Sie den Namen in das Feld Mitarbeiter/in und wählen Sie ihn aus der Liste.
4. Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz (optional) (z. B. „Neuer Mitarbeiter; mit Ladegerät“).
5. Klicken Sie auf Zuweisen.

Ergebnis: Die Meldung „Zugewiesen; Mitarbeiter informiert.“ erscheint. Der Gegenstand erhält den Status Empfangsbestätigung ausstehend; sobald der Mitarbeitende auf Erhalten tippt, wird er Zugewiesen.

Häufige Fehler:

• „Mitarbeitende aus der Liste wählen.“
• „Verlorene oder ausgemusterte Gegenstände können nicht zugewiesen werden.“
• „Dieser Gegenstand ist derzeit bei …; bitte zuerst zurücknehmen.“

Details zum Anlagegut: Rücknahme, Status, Bearbeiten und Löschen

Für wen: Inventarverantwortliche (Löschen: Modul-Admin, Admin) · Wo: Inventar → auf den Gegenstand klicken

Wozu: Sie sehen alle Daten, Vorfälle und den Verlauf eines Gegenstands, nehmen ihn zurück, ändern seinen Status und korrigieren seine Daten.

1. Klicken Sie in der Liste auf den Gegenstand. Oben im Fenster erscheinen der QR-Code, der Name, die Kategorie und der Standort des Gegenstands.
2. Lesen Sie die Zeilen Seriennr., Bei, Ausgegeben, Empfang bestätigt, Mitgegeben, Kaufdatum, Garantieende, Lieferant, Rechnungsnr. und Wert.
3. Schaltflächen (je nach Status des Gegenstands): Zuweisen oder Rücknahme, Vorfall erfassen, Status, Bearbeiten, Etikett drucken, Löschen.
4. Unten stehen die Abschnitte Vorfälle und Verlauf.

Rücknahme:

1. Klicken Sie auf Rücknahme.
2. Kam der Gegenstand defekt zurück, setzen Sie das Häkchen bei Defekt / beschädigt zurück (als Defekt markiert); schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz.
3. Klicken Sie auf Rücknahme speichern. Die Meldung „Rücknahme erfasst.“ erscheint.

Gibt es einen Schaden oder fehlende Teile, erfassen Sie nach der Rücknahme mit Vorfall erfassen die Kosten und die Bewertung.

Status ändern:

1. Klicken Sie auf Status.
2. Wählen Sie in der Liste Neuer Status den Eintrag Im Lager, Defekt / in Reparatur, Verloren oder Ausgemustert.
3. Schreiben Sie bei Verlust und Ausmusterung eine Notiz (Pflicht bei Verlust und Ausmusterung).
4. Speichern Sie. Die Meldung „Status aktualisiert.“ erscheint.

Vorfall als Verantwortlicher erfassen: Erfahren Sie von einem Vorfall, bevor der Mitarbeitende ihn meldet (z. B. Sie bemerken bei der Rücknahme einen Schaden), klicken Sie auf Vorfall erfassen, geben Sie Vorfallart, Datum, Ort und Beschreibung ein und klicken Sie auf Vorfall speichern.

Wichtig:

• Solange der Gegenstand bei einem Mitarbeitenden ist, lässt sich nur Verloren wählen; für die übrigen Status nehmen Sie ihn zuerst zurück.
• Löschen entfernt den Datensatz samt Vorfällen und Verlauf endgültig („Datensatz mit Vorfällen und Verlauf löschen?“ → Ja, löschen). Der Datensatz eines zugewiesenen Gegenstands lässt sich nicht löschen. Außer bei versehentlich angelegten Einträgen ändern Sie besser den Status.

Vorfälle verfolgen

Für wen: Inventarverantwortliche, Inventar-Betrachter · Wo: Inventar → Vorfälle (N)

Wozu: Zeigt alle von Mitarbeitenden gemeldeten und von Ihnen erfassten Vorfälle in einer Liste.

1. Klicken Sie im Bildschirm Inventar auf die Registerkarte Vorfälle (N).
2. Wählen Sie einen der Filter: Offen, Geschlossen oder Alle.
3. Geben Sie bei Bedarf einen Suchbegriff ein (Vorfallnummer, Anlagegut oder Person) oder wählen Sie die Vorfallart in der Liste Alle Arten.
4. In jeder Zeile stehen die Vorfallnummer, die Art, der Status (Neu, In Prüfung, Geschlossen), das Anlagegut und die meldende Person. Ein Klick auf die Zeile öffnet die Details des Anlageguts.
5. Klicken Sie für die Datei auf CSV herunterladen.

Tipp: Zu den Zahlen der Vorfälle, zur durchschnittlichen Abschlusszeit und zur Verteilung der Verschuldensbewertung siehe 19. Berichte.

Vorfall in Prüfung nehmen

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Details des Anlageguts → Vorfälle → Prüfung beginnen

Wozu: Sie teilen dem Meldenden mit, dass Sie sich um den Vorfall kümmern; falls nötig, nehmen Sie den Gegenstand vom Mitarbeitenden zurück.

1. Gehen Sie in den Details des Anlageguts zum Abschnitt Vorfälle. Beim Vorfall stehen Art, Beschreibung, Datum des Vorfalls, Ort, der Meldende, die Person, bei der der Gegenstand zu diesem Zeitpunkt war, und die Fotos.
2. Klicken Sie auf Prüfung beginnen.
3. Schreiben Sie in das Feld Notiz (geht an den Meldenden), was Sie tun werden (z. B. „An den Service geschickt“).
4. Wollen Sie den Gegenstand vom Mitarbeitenden abholen, setzen Sie das Häkchen bei Gegenstand vom Mitarbeitenden zurücknehmen und als "Defekt / in Reparatur" markieren.
5. Klicken Sie im Fenster auf Prüfung beginnen.

Ergebnis: Die Meldung „Vorfall in Prüfung; der Meldende wurde benachrichtigt.“ erscheint; der Vorfall erhält den Status In Prüfung.

Tipp: Brauchen Sie für den Vorfall das Inventar-Vorfallsprotokoll mit Unterschriftsfeld, klicken Sie auf Protokoll drucken.

Vorfall abschließen: Kosten und Verschuldensbewertung

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Details des Anlageguts → Vorfälle → Abschließen

Wozu: Sie erfassen das Ergebnis des Vorfalls, den neuen Status des Gegenstands, die Kosten und die Verschuldensbewertung und schließen den Vorfall ab.

1. Klicken Sie beim Vorfall auf Abschließen.
2. Wählen Sie in der Liste Ergebnis das Ergebnis: je nach Vorfallart Repariert, Durch neues Gerät ersetzt, Gefunden, Als verloren abgeschlossen, Ausgemustert oder Keine Maßnahme nötig.
3. Wählen Sie in der Liste Neuer Status des Gegenstands: Unverändert (…), Ins Lager, Defekt / in Reparatur, Verloren oder Ausgemustert. Lager, Defekt, Verloren und Ausgemustert nehmen den Gegenstand aus der Zuweisung des Mitarbeitenden.
4. Schreiben Sie, falls vorhanden, die Kosten (optional) (z. B. „3.200“) und wählen Sie die Währung.
5. Wählen Sie in der Liste Verschuldensbewertung den Eintrag Kein Verschulden, Nicht feststellbar, Fahrlässigkeit oder Vorsatz.
6. Schreiben Sie die Entscheidung in das Feld Entscheidung / Anmerkung (bei Fahrlässigkeit und Vorsatz Begründung Pflicht).
7. Klicken Sie auf Vorfall abschließen.

Ergebnis: Die Meldung „Vorfall abgeschlossen; der Meldende wurde benachrichtigt.“ erscheint; der Vorfall erhält den Status Geschlossen.

Häufige Fehler:

• „Bitte Ergebnis wählen.“
• „Bitte Verschuldensbewertung wählen.“
• „Bei Fahrlässigkeit oder Vorsatz Begründung angeben (mind. 10 Zeichen).“
• „Ungültige Kosten (z. B. 4.500 oder 4500,00).“
• „Dieser Vorfall ist abgeschlossen.“

Wichtig: Die Bewertung dient nur der Dokumentation; vom Gehalt wird nichts abgezogen und es erfolgt keine Übertragung an die Buchhaltung. Kosten und Verschuldensbewertung sehen nur die Inventarverantwortlichen und die Betrachter. Der Mitarbeitende (wenn er den Vorfall gemeldet hat oder der Gegenstand zu diesem Zeitpunkt bei ihm war) sieht das Ergebnis, die Prüfnotiz und den Text Entscheidung / Anmerkung; formulieren Sie die Begründung bei Fahrlässigkeit oder Vorsatz entsprechend. Steht ein reparierter oder gefundener Gegenstand noch als defekt oder verloren, geht er standardmäßig ins Lager zurück.

Inventur starten

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Inventur

Wozu: Sie zählen, ob die erfassten Anlagegüter wirklich an ihrem Platz sind. Bei Bedarf holen Sie auch von den Mitarbeitenden, denen Gegenstände zugewiesen sind, die Bestätigung „Gegenstand noch bei mir“ ein.

1. Klicken Sie im Bildschirm Inventar auf die Registerkarte Inventur.
2. Schreiben Sie im Bereich Neue Inventur den Namen der Inventur (z. B. „Jahresendinventur 2026“).
3. Wählen Sie den Umfang: Kategoriegruppe und Standort (z. B. IT-Ausstattung, Alle Standorte).
4. Sollen auch die Mitarbeitenden bestätigen, setzen Sie das Häkchen bei Zugeordnete Mitarbeitende um Bestätigung "noch bei mir" bitten (Push-Mitteilung).
5. Klicken Sie auf Inventur starten.

Ergebnis: Die Meldung „Inventur gestartet: …“ erscheint. Die aktiven Anlagegüter im Umfang (ohne verlorene und ausgemusterte) kommen in die Soll-Liste. Die Registerkarte heißt nun Inventur · offen.

Häufige Fehler:

• „Es läuft bereits eine Inventur; bitte zuerst abschließen.“ — Es kann immer nur eine Inventur gleichzeitig offen sein.
• „In diesem Umfang gibt es keine Gegenstände zu zählen.“

Tipp: In der Liste Frühere Inventuren werden die letzten 12 Inventuren mit Datum und Ergebnis (gefunden, beschädigt, nicht gefunden, nicht gezählt) aufbewahrt.

In der Inventur markieren und per QR zählen

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Inventur · offen

Wozu: Sie zählen jedes Anlagegut aus der Liste oder indem Sie sein Etikett mit dem Telefon scannen.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Inventur · offen. Oben erscheinen der Name der Inventur, die startende Person, der Umfang und der Fortschrittsbalken (z. B. „4 / 10 gezählt (40 %) · 3 gefunden · 1 beschädigt · 0 nicht gefunden · 0 Bestätigungen von Mitarbeitenden“).
2. Wählen Sie bei den Filtern Nicht gezählt (N).
3. Klicken Sie bei jedem Anlagegut auf Gefunden, Beschädigt oder Keine.
4. Zum Zählen mit dem Telefon tippen Sie auf Per QR zählen und fotografieren den QR-Code auf dem Etikett des Anlageguts. Der Gegenstand wird automatisch als Gefunden markiert (z. B. „DMB-2026-0006 als gefunden markiert (5/10).“).
5. Die Antworten Bei mir / Nicht bei mir der Mitarbeitenden werden automatisch in die Liste übernommen; Antworten mit Nicht bei mir werden Ihnen zusätzlich gemeldet.
6. Klicken Sie am Ende der Inventur auf Inventur abschließen und bei der Frage „Inventur abschließen?“ auf Ja, beenden.

Ergebnis: Die Meldung „Inventur abgeschlossen.“ erscheint. Im Bildschirm Inventurergebnis sind die nicht gefundenen, beschädigten und nicht gezählten Positionen aufgelistet. Exportieren Sie das Ergebnis mit CSV herunterladen in eine Datei.

Häufige Fehler:

• „QR-Code nicht lesbar. Etikett nah und scharf fotografieren.“
• „Dieses Anlagegut gehört nicht zum Umfang der Inventur.“

QR-Etiketten drucken

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Liste → Etiketten drucken (N) oder Details des Anlageguts → Etikett drucken

Wozu: Sie drucken QR-Etiketten zum Aufkleben auf die Anlagegüter auf A4-Papier. Wird das Etikett mit der Telefonkamera gescannt, öffnet sich der Datensatz des Anlageguts.

1. Filtern Sie in der Liste die Anlagegüter, deren Etiketten Sie drucken wollen (z. B. mit dem Chip Zugewiesen oder einem Standort). Für einen einzelnen Gegenstand verwenden Sie Etikett drucken in seinen Details.
2. Klicken Sie auf Etiketten drucken (N).
3. Wählen Sie die Größe: Klein (5 × 13 auf A4) oder Groß (3 × 8 auf A4).
4. Das Druckfenster des Browsers öffnet sich; wählen Sie den Drucker oder „Als PDF speichern“ und drucken Sie.

Tipp: Sie können die Etiketten auf A4-Etikettenbögen drucken. Der QR-Code wird in der App selbst erzeugt; es wird kein externer Dienst verwendet.

Wichtig: Pro Vorgang werden höchstens 300 Etiketten gedruckt („Maximal 300 Etiketten; mit dem Filter eingrenzen.“).

Anlagegut per QR-Scan öffnen

Für wen: Inventarverantwortliche; Mitarbeitende (nur der eigene Gegenstand) · Wo: Inventar → QR scannen oder Telefonkamera

Wozu: Sie finden den Datensatz eines Gegenstands, den Sie in der Hand halten, über sein Etikett.

1. Tippen Sie im Bildschirm Inventar auf QR scannen.
2. Fotografieren Sie den QR-Code auf dem Etikett. Es erscheint „Etikett wird gelesen…“.
3. Die Details des Anlageguts öffnen sich.

Tipp: Sie können das Etikett auch mit der Kamera des Telefons selbst scannen: Bei Inventarverantwortlichen öffnet sich der Datensatz in Inventar, bei Mitarbeitenden (wenn der Gegenstand ihnen zugewiesen ist) in Meine Inventargegenstände. Den Datensatz eines Gegenstands, der einer anderen Person gehört, kann ein Mitarbeitender nicht sehen.

Häufige Fehler:

• „QR-Code nicht lesbar. Etikett nah und scharf fotografieren.“
• „Der gescannte Code ist kein Inventaretikett.“

Aus einer Excel- oder CSV-Datei importieren

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Importieren

Wozu: Sie übernehmen Ihre vorhandene Bestandsliste (Excel .xlsx oder CSV) in einem Zug nach Prozence.

1. Klicken Sie im Bildschirm Inventar auf Importieren. Das Fenster Importieren (Excel / CSV) öffnet sich.
2. Klicken Sie für die Vorlage auf Beispieldatei herunterladen und bereiten Sie Ihre Liste in diesem Aufbau vor:
   • Die erste Zeile muss die Überschriften enthalten.
   • Pflichtspalten: Kategorie und Name / Marke-Modell.
   • Optionale Spalten: Seriennr., Standort, Wert, Kaufdatum, Garantieende, Lieferant, Rechnungsnr., Mitgegeben, Notiz, Zugewiesen (E-Mail-Adresse oder Vor- und Nachname des Mitarbeitenden).
   • Daten können im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT stehen.
3. Wählen Sie Ihre Datei im Feld Datei aus. Die Vorschau öffnet sich.
4. Prüfen Sie in der Zeile Zugeordnete Spalten, welchen Feldern die Überschriften Ihrer Datei zugeordnet wurden.
5. Lesen Sie in der Vorschautabelle bei jeder Zeile die Spalte Status: Bereit oder den Grund des Fehlers (z. B. „Kategorie nicht erkannt: …“, „Kaufdatum nicht lesbar (TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT)“, „Diese Seriennummer ist bereits erfasst: DMB-…“).
6. Korrigieren Sie fehlerhafte Zeilen in der Datei und wählen Sie sie erneut aus, oder klicken Sie auf N Zeilen importieren, um nur die bereiten Zeilen zu übernehmen.

Ergebnis: Die bereiten Zeilen werden als Anlagegüter angelegt. Zeilen mit ausgefüllter Spalte Zugewiesen werden ohne Benachrichtigung direkt der jeweiligen Person zugewiesen (um den vorhandenen Bestand zu übernehmen).

Häufige Fehler:

• „Die Datei braucht mindestens die Spalten ‚Kategorie‘ und ‚Name / Marke-Modell‘. Laden Sie die Beispieldatei herunter und füllen Sie sie aus.“
• „Die Datei darf höchstens 5 MB groß sein.“
• „Die Vorschau ist abgelaufen. Wählen Sie die Datei erneut aus.“ — Die Vorschau ist 30 Minuten gültig und kann einmal verwendet werden.
• „In der Datei wurden keine importierbaren Zeilen gefunden.“
• „Höchstens 1000 Zeilen auf einmal; bitte die Datei aufteilen.“

Wichtig: Pro Vorgang werden höchstens 1.000 Zeilen importiert. Das alte Excel-Format (.xls) wird nicht unterstützt; speichern Sie die Datei als .xlsx oder CSV. Der Kategoriename muss eine der integrierten oder eine der eigenen Kategorien des Unternehmens sein.

Aus dem Einkauf als Anlagegut hinzufügen

Für wen: Inventarverantwortliche · Wo: Inventar → Aus Einkauf (N)

Wozu: Sie fügen Produkte, die über eine Einkaufsanfrage beschafft und erhalten wurden, als Anlagegüter hinzu, ohne Wert, Lieferant und Kaufdatum neu zu schreiben.

Bevor Sie beginnen: Diese Registerkarte erscheint nur, wenn das Modul Einkauf aktiv ist (siehe 24. Pakete, Poststelle und Einkauf). Sobald eine Einkaufsanfrage auf Abgeholt gesetzt wird, erhalten Sie die Benachrichtigung „bitte inventarisieren“.

1. Klicken Sie im Bildschirm Inventar auf die Registerkarte Aus Einkauf (N). Aufgelistet werden die in den letzten 12 Monaten erhaltenen und noch nicht als Anlagegut erfassten Positionen: Anfragecode, Titel, anfragende Person, Lieferdatum, Produkt, Menge, bereits hinzugefügte Menge, Stückpreis und Lieferant.
2. Klicken Sie bei der Position auf Als Anlagegut hinzufügen (N).
3. Schreiben Sie in das Feld Menge (höchstens N), wie viele Stück Sie jetzt hinzufügen.
4. Wählen Sie eine Kategorie.
5. Schreiben Sie in das Feld Seriennummern pro Zeile eine Seriennummer (optional).
6. Füllen Sie bei Bedarf Standort, Garantieende und Mitgegeben aus.
7. Um das Produkt der Person zu geben, die die Anfrage eröffnet hat, setzen Sie das Häkchen bei Dem Anfragenden zuweisen (…).
8. Klicken Sie auf Gegenstand speichern.

Ergebnis: Jedes Stück erhält eine eigene Inventarnummer; Wert, Lieferant und Kaufdatum stammen aus dem Einkaufsdatensatz. Die hinzugefügten Mengen werden an der Position vermerkt; sind alle Stücke hinzugefügt, verschwindet die Position aus der Liste.

Häufige Fehler:

• „Alle Stücke dieser Position sind bereits inventarisiert.“
• „Dieselbe Seriennummer wurde zweimal eingegeben.“
• „Die Menge muss zwischen 1 und … liegen.“ — Mehr als die verbleibende Menge (und mehr als 50 auf einmal) lässt sich nicht hinzufügen.
• „Das Modul Einkauf ist deaktiviert.“