17. Spesen, Vorschüsse und Reisekosten

Die Screenshots zeigen die türkische Oberfläche von Prozence mit fiktiven Daten von „Örnek Teknoloji A.Ş.“; die deutsche Oberfläche hat dasselbe Layout.

Geschäftliche Ausgaben erfassen Sie mit dem Beleg direkt am Smartphone. Eine Ausgabe durchläuft zuerst die Genehmigung Ihrer Führungskraft, bei Bedarf weiterer Genehmigender und dann der Buchhaltung, bevor sie Ihnen erstattet wird. Vor einer Reise können Sie einen Geschäftsvorschuss beantragen und Ihr Reise-Tagegeld (Tagegeld) nach der Unternehmensrichtlinie automatisch berechnen lassen.

Dieses Kapitel richtet sich an Mitarbeitende und an Genehmigende (Führungskräfte). Einstellungen, den Buchhaltungsbildschirm und den Export finden Sie in 18. Ausgabenverwaltung und Buchhaltung.

In diesem Kapitel

• Das Feld „Meine Ausgaben“
• Ausgabe mit Beleg hinzufügen
• Position ohne Beleg hinzufügen
• Tagegeld (Reise-Tagegeld) hinzufügen
• Ausgabe einreichen und Warnungen
• Status einer Ausgabe verfolgen
• Ausgabe mit angeforderter Korrektur überarbeiten
• Vorschuss beantragen (Geschäftsvorschuss)
• Ausgaben mit dem Vorschuss verrechnen
• Als Genehmigende(r) Ausgaben genehmigen

Bevor Sie beginnen: Das Ausgabenmodul ist im Unternehmen standardmäßig ausgeschaltet. Wenn Sie das Feld Meine Ausgaben nicht sehen, fragen Sie Ihre Führungskraft oder das IT-Team. Geschäftsvorschuss und Tagegeld werden getrennt aktiviert; sind sie ausgeschaltet, erscheinen die Schaltflächen Vorschuss beantragen und Tagegeld hinzufügen nicht.

Das Feld „Meine Ausgaben“

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Werkzeuge → Mein Bereich → Meine Ausgaben (am Computer: Pinnwand → Mein Bereich)

Wozu: Zeigt auf einen Blick die Summe, die auf Genehmigung wartet, die Summe, die Ihnen erstattet wird, sowie Ihre letzten Ausgaben mit ihrem Status.

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Werkzeuge und wählen Sie in der oberen Leiste Mein Bereich; gehen Sie zum Feld Meine Ausgaben. Am Computer finden Sie es unter Pinnwand → Mein Bereich. Sie gelangen auch dorthin, indem Sie oben im Bildschirm Heute auf die Kachel Meine Ausgaben tippen.
2. Oben erscheinen zwei Summen: Wartet auf Genehmigung und Zu erstatten.
3. Darunter werden Ihre letzten Ausgaben mit ihrem Status aufgelistet (Entwurf, Beim Vorgesetzten, Zahlungsbereit …). Tippen Sie auf eine Ausgabe, um die Details zu öffnen.
4. Die Schaltflächen im Feld: Ausgabe hinzufügen, Vorschuss beantragen, Meine Ausgaben (die vollständige Liste). Wenn Sie genehmigen, erscheint zusätzlich Wartet auf Genehmigung (N); wenn Sie in der Buchhaltung arbeiten, erscheinen auch Buchhaltung und Bericht.

Tipp: Am Smartphone erreichen Sie Ausgabe hinzufügen auch über die Schaltfläche + unten rechts (siehe 00. Erste Schritte).

Ausgabe mit Beleg hinzufügen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Ausgaben → Ausgabe hinzufügen

Wozu: Fasst die Ausgaben, die Sie für eine geschäftliche Angelegenheit getätigt haben (einen oder mehrere Belege), in einer einzigen Ausgabe zusammen.

1. Tippen Sie auf Ausgabe hinzufügen.
2. Geben Sie einen Titel ein (z. B. „Oktober — Messe in İzmir“).
3. Füllen Sie das Feld Warum? (Begründung) aus. Die Begründung ist Pflicht; die Genehmigenden sehen sie.
4. Wählen Sie in der Liste Wie soll erstattet werden? den Weg, den Ihr Unternehmen anbietet (z. B. Überweisung, Über die Gehaltsabrechnung).
5. Tippen Sie im Abschnitt Positionen auf Beleg fotografieren und fotografieren Sie den Beleg. Liegt das Foto auf Ihrem Computer oder haben Sie eine Rechnung als PDF, verwenden Sie Datei wählen (Foto / PDF).
   • Trägt der Beleg einen E-Arşiv-/E-Fatura-QR-Code (türkische elektronische Rechnungssysteme), werden die Angaben (Verkäufer, Steuernummer, Datum, Belegnummer, Betrag, MwSt.) automatisch ausgefüllt und die Position wird als „per QR-Code geprüft“ markiert. Ein Beleg mit QR-Code wird auf Ihrem Gerät gelesen und nicht nach außen gesendet.
   • Gibt es keinen QR-Code und hat Ihr Unternehmen die Funktion aktiviert, wird der Beleg per KI gelesen; prüfen Sie die Felder unbedingt.
6. Prüfen Sie bei jeder Position die Felder Datum, Kategorie, Betrag (inkl. MwSt.), MwSt.-Satz und bei Bedarf Verkäufer, Beleg-Nr. und Beschreibung. Geben Sie bei einer Position in Fremdwährung den Kurs am Belegdatum ein.
7. Wiederholen Sie Schritt 5 für weitere Belege. Eine Ausgabe kann mehrere Positionen und Belege enthalten.
8. Sind Sie noch nicht fertig, tippen Sie auf Entwurf speichern; ist alles bereit, tippen Sie auf Senden (siehe Ausgabe einreichen).

Tipp: Das Foto wird auf dem Smartphone verkleinert (höchstens 2000 Pixel); achten Sie darauf, dass der ganze Beleg und die Schrift lesbar sind, und legen Sie den Beleg auf eine ebene Fläche.

Wichtig: Wenn Sie denselben Beleg zweimal erfassen, warnt das System oder blockiert das Einreichen (je nach Unternehmensregel).

Häufige Fragen:

• Wie lange wird mein Entwurf aufbewahrt? Ein Entwurf, der nie eingereicht wurde, wird samt Belegen gelöscht, wenn er 180 Tage lang nicht geändert wird.
• Wer sieht den Beleg? Sie, die Personen der Genehmigungskette, die Buchhaltung und der Modul-Admin.

Position ohne Beleg hinzufügen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Ausgabe hinzufügen → Position ohne Beleg hinzufügen

Wozu: Erfasst kleine Ausgaben ohne Beleg (z. B. Parkgebühr, Brückenmaut).

1. Tippen Sie im Ausgabenfenster auf Position ohne Beleg hinzufügen.
2. Geben Sie Datum, Kategorie, Betrag und Beschreibung ein.
3. Speichern oder senden Sie die Ausgabe.

Wichtig: Ihr Unternehmen legt für Positionen ohne Beleg eine Obergrenze fest; eine Position ohne Beleg über dieser Grenze löst eine Warnung aus oder kann nicht eingereicht werden.

Tagegeld (Reise-Tagegeld) hinzufügen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Ausgabe hinzufügen → Tagegeld hinzufügen

Wozu: Berechnet das Tagegeld für Ihre Inlands- oder Auslandsdienstreise nach der Unternehmensrichtlinie. Sie geben den Betrag nicht selbst ein; das System berechnet ihn.

Bevor Sie beginnen: Das Tagegeld wird nach der Reise erfasst; das Rückreisedatum darf nicht nach heute liegen. Brauchen Sie vor der Reise Geld, beantragen Sie einen Geschäftsvorschuss.

1. Tippen Sie im Ausgabenfenster auf Tagegeld hinzufügen.
2. Wählen Sie die Region: Inland (auswärts) oder Ausland.
3. Geben Sie im Inland den Zielort ein, im Ausland wählen Sie das Land.
4. Wählen Sie Abreisedatum und Rückreisedatum.
5. Tragen Sie im Abschnitt Von der Firma übernommen die Zahl der Nächte und Mahlzeiten ein, die das Unternehmen bezahlt hat: Unterkunft (Nächte), Frühstück, Mittagessen, Abendessen. Diese werden vom Tagegeld abgezogen.
6. Tippen Sie auf Berechnen. In der Berechnungszeile sehen Sie die Zahl der Tage, den Tagessatz und den Abzug (z. B. „1 Tag × 1.200,00 TL − Abzug 360,00 TL“).
7. Wenn alles stimmt, tippen Sie auf Als Position hinzufügen. Beim Auslands-Tagegeld werden Sie aufgefordert, den Kurs am Rückreisedatum einzugeben.

So wird berechnet:

• Bei mehrtägigen Reisen zählen An- und Abreisetag als halbes Tagegeld (Unternehmenseinstellung).
• Bei Rückkehr am selben Tag wird ein Prozentsatz des Tagegelds gezahlt (Standard 50 %).
• Im Ausland richten sich Betrag und Währung nach der Gruppe des Landes (A / B / C).
• Je nach Position kann ein Faktor angewendet werden (z. B. 1,5 für Direktoren).
• Im Inland wird der Teil, der die vom Unternehmen festgelegte Steuerfreigrenze übersteigt, in der Gehaltsabrechnung als „steuerpflichtig“ ausgewiesen.

Wichtig: Wenn Sie für dieselben Daten ein zweites Tagegeld erfassen, warnt das System oder blockiert das Einreichen. Eine Ausgabe kann höchstens 10 Tagegeld-Positionen enthalten.

Ausgabe einreichen und Warnungen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Ausgabenfenster → Senden

Wozu: Sendet die Ausgabe zur Genehmigung. Verstößt etwas gegen die Unternehmensregeln, warnt es Sie vorher.

1. Tippen Sie im Ausgabenfenster auf Senden.
2. Erscheint eine Regelwarnung (Position ohne Beleg, Kategorielimit, Datum am Wochenende, MwSt.-Betrag passt nicht, sehr altes Datum, doppelter Beleg …), lesen Sie die Warnung.
   • Handelt es sich um eine Warnung, können Sie eine kurze Erklärung schreiben und auf Trotzdem einreichen tippen; die Genehmigenden sehen Ihre Erklärung. Möchten Sie korrigieren, tippen Sie auf Zurück und korrigieren.
   • Handelt es sich um eine Sperre, müssen Sie zuerst korrigieren.
3. Nach dem Senden steht die Ausgabe Beim Vorgesetzten. Die Genehmigungsreihenfolge steht unten im Fenster (z. B. „Ihre Führungskraft (Murat Çelik), bei Bedarf weitere Genehmigende, danach die Buchhaltung“).

Wichtig: Nach dem Senden können Sie die Ausgabe nicht mehr ändern. Fordert eine genehmigende Person eine Korrektur an, wird die Ausgabe wieder zum Entwurf.

Status einer Ausgabe verfolgen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Ausgaben → auf die Ausgabe tippen

1. Tippen Sie im Feld Meine Ausgaben auf die Ausgabe.
2. Oben erscheinen die Genehmigungsschritte als Kacheln: Führungskraft (mit Namen), weitere Genehmigende, Buchhaltung, Zahlung. Bei einem abgeschlossenen Schritt steht ✓, bei einem offenen „ausstehend“.
3. Darunter stehen die Positionen (Datum, Kategorie, Verkäufer / Beleg, MwSt., Betrag) und mit Ansehen das Belegbild, ganz unten der Verlauf.

Status: Entwurf · Beim Vorgesetzten · In zusätzlicher Genehmigung · In der Buchhaltung · Zahlungsbereit · Bezahlt · Abgelehnt · Storniert. Beim Geschäftsvorschuss kommen außerdem Ausgezahlt (offen) und Geschlossen hinzu. Die Genehmigung durch die Buchhaltung, die Zahlung, eine Ablehnung, eine Korrekturanforderung und eine Stornierung durch jemand anderen erhalten Sie als Benachrichtigung auf dem Smartphone (es wird keine E-Mail gesendet). Bei den Genehmigungen durch Führungskraft und weitere Genehmigende erhalten Sie keine Benachrichtigung; die Schritte verfolgen Sie in den Ausgabendetails.

Ausgabe mit angeforderter Korrektur überarbeiten

Für wen: Mitarbeitende

1. Tippen Sie auf die Benachrichtigung „Für Ihre Ausgabe wurde eine Korrektur angefordert“ oder öffnen Sie die Ausgabe unter Meine Ausgaben. Die Notiz der genehmigenden Person steht in den Details.
2. Die Ausgabe hat den Status Entwurf; nehmen Sie die gewünschte Korrektur vor.
3. Tippen Sie auf Senden. Die Genehmigungsreihenfolge beginnt von vorn.

Vorschuss beantragen (Geschäftsvorschuss)

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Meine Ausgaben → Vorschuss beantragen

Wozu: Sie erhalten vor einer Reise oder einer geschäftlichen Aufgabe Geld vom Unternehmen und verrechnen Ihre Ausgaben anschließend mit diesem Vorschuss.

1. Tippen Sie auf Vorschuss beantragen.
2. Füllen Sie die Felder Titel, Wofür wird der Vorschuss benötigt? (Begründung), Betrag und Währung aus. Bei einer anderen Währung als TL geben Sie auch den heutigen Kurs ein.
3. Wählen Sie das Datum bei Wann wird er benötigt? und bei Wie soll er ausgezahlt werden? (z. B. Überweisung).
4. Tippen Sie auf Senden. Der Vorschuss durchläuft dieselbe Genehmigungsreihenfolge wie eine Ausgabe: Ihre Führungskraft, bei Bedarf weitere Genehmigende, danach die Buchhaltung.
5. Zahlt die Buchhaltung den Vorschuss aus, erhalten Sie die Benachrichtigung „Ihr Vorschuss wurde ausgezahlt“; der Vorschuss erhält den Status Ausgezahlt (offen).

Wichtig:

• Ihr Unternehmen kann für einen einzelnen Vorschuss eine Obergrenze und eine Zahl offener Vorschüsse pro Person festlegen (meist 1). Solange ein Vorschuss nicht abgeschlossen ist, können Sie keinen neuen senden.
• Ist ein Vorschuss nach einer bestimmten Frist (Standard 30 Tage) nach der Auszahlung noch nicht abgeschlossen, erhalten Sie einmal pro Woche eine Erinnerung.

Ausgaben mit dem Vorschuss verrechnen

Für wen: Mitarbeitende · Wo: Ausgabe hinzufügen → Mit einem Vorschuss verrechnen?

Wozu: Verknüpft die Ausgaben, die Sie mit dem Vorschuss getätigt haben, mit dem Vorschuss. Diese Ausgaben werden Ihnen nicht zusätzlich erstattet; sie werden vom Vorschuss abgezogen.

1. Tippen Sie bei einem Vorschuss mit dem Status Ausgezahlt (offen) auf Ausgabe hinzufügen.
2. Wählen Sie in der Liste Mit einem Vorschuss verrechnen? Ihren Vorschuss aus (z. B. „Messe Frankfurt · übrig 20.000,00 TL“). Nach der Auswahl wird nicht mehr nach der Zahlungsart gefragt.
3. Fügen Sie die Positionen (Belege, Tagegeld) wie gewohnt hinzu und tippen Sie auf Senden.
4. Nach der Genehmigung Ihrer Ausgaben schließt die Buchhaltung den Vorschuss ab:
   • Sind Ihre Ausgaben niedriger als der Vorschuss, erstatten Sie den Restbetrag dem Unternehmen (Überweisung, Kasse oder Abzug von der Gehaltsabrechnung).
   • Sind Ihre Ausgaben höher als der Vorschuss, wird Ihnen die Differenz ausgezahlt.

Tipp: Den Restbetrag des Vorschusses sehen Sie im Feld Meine Ausgaben als „Offener Vorschuss (übrig)“.

Als Genehmigende(r) Ausgaben genehmigen

Für wen: Führungskraft, weitere Genehmigende · Wo: Meine Ausgaben → Wartet auf Genehmigung (N)

Wozu: Genehmigt, lehnt ab oder fordert eine Korrektur an – für die Ausgaben und Vorschussanträge Ihres Teams.

1. Tippen Sie auf die Benachrichtigung (oder E-Mail) „Eine Ausgabe wartet auf Ihre Genehmigung“ oder im Feld Meine Ausgaben auf Wartet auf Genehmigung (N).
2. In der Liste sehen Sie Person, Titel und Betrag. Sie können mehrere Ausgaben markieren und mit Ausgewählte genehmigen gesammelt genehmigen.
3. Tippen Sie auf eine Ausgabe: Prüfen Sie die Positionen, die Belege (Ansehen), die Regelwarnungen und die Erklärung der Person.
4. Entscheiden Sie:
   • Genehmigen: Die Ausgabe geht an die nächste genehmigende Person oder an die Buchhaltung.
   • Korrektur beantragen: Sie müssen eine Notiz schreiben; die Ausgabe geht als Entwurf an die Person zurück.
   • Ablehnen: Sie müssen eine Notiz schreiben; die Ausgabe wird abgelehnt und die Person wird benachrichtigt.

Wichtig:

• Ihre eigene Ausgabe können Sie nicht genehmigen.
• Sind Sie im Urlaub, kann auch Ihre Vertretung genehmigen.
• Hat sich die Ausgabe nach dem Senden geändert, wird die Genehmigung gestoppt; fordern Sie eine Korrektur an oder lehnen Sie ab.
• Wurde der Vorschuss, mit dem eine Ausgabe verknüpft ist, inzwischen abgeschlossen, kann die Ausgabe nicht genehmigt werden; fordern Sie eine Korrektur an, die Person entfernt die Vorschussauswahl und sendet erneut.