17. Gastos, anticipos y dietas

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Introduces desde el teléfono los gastos que haces por trabajo, junto con el ticket. El gasto pasa primero por la aprobación de tu responsable, si hace falta por la de aprobadores adicionales y después por la de contabilidad, y se te reembolsa. Antes de un viaje puedes solicitar un anticipo de trabajo y hacer que se calculen automáticamente tus dietas de viaje (dietas) según la política de la empresa.

Este capítulo es para empleados y aprobadores (responsables). Para los ajustes, la pantalla de contabilidad y la exportación, consulta 18. Administración de gastos y contabilidad.

En este capítulo

• Recuadro Mis gastos
• Añadir un gasto (con ticket)
• Añadir una partida sin ticket
• Añadir dietas (dietas de viaje)
• Enviar el gasto y avisos
• Seguir el estado del gasto
• Corregir un gasto con corrección solicitada
• Solicitar un anticipo (anticipo de trabajo)
• Compensar los gastos con el anticipo
• Aprobar gastos como aprobador

Antes de empezar: El módulo de gastos viene desactivado en la empresa. Si no ves el recuadro Mis gastos, pregunta a tu responsable o al equipo de TI. El anticipo de trabajo y las dietas se activan por separado; si están desactivados, los botones Solicitar anticipo y Añadir dietas no aparecen.

Recuadro Mis gastos

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Mis gastos (en el ordenador, Tablón → Mi espacio) · Versión: 0.93.0, Mi espacio 0.96.0

Para qué sirve: Muestra de un vistazo el total pendiente de aprobación y el total que se te va a pagar, tus últimos gastos y su estado.

1. Toca Herramientas en el menú inferior y elige Mi espacio en la franja de arriba; llegarás al recuadro Mis gastos. En el ordenador está en Tablón → Mi espacio. También puedes llegar tocando el recuadro Mis gastos de la parte superior de la pantalla Hoy.
2. Arriba aparecen dos totales: Pendiente de aprobación y Por pagar.
3. Debajo se listan tus últimos gastos con su estado (Borrador, Pendiente del responsable, Listo para pago …). Toca un gasto para abrir su detalle.
4. Botones del recuadro: Añadir gasto, Solicitar anticipo, Mis gastos (lista completa). Si eres aprobador, también aparece Pendiente de aprobación (N); si eres de contabilidad, Contabilidad e Informe.

Consejo: En el teléfono también llegas a Añadir gasto desde el botón + de abajo a la derecha (consulta 00. Primeros pasos).

Añadir un gasto (con ticket)

Para quién: Empleado · Dónde: Mis gastos → Añadir gasto · Versión: 0.93.0

Para qué sirve: Reúne en un solo gasto los desembolsos que has hecho por un asunto de trabajo (uno o varios tickets).

1. Toca Añadir gasto.
2. Escribe un Título (p. ej. «Octubre — feria de İzmir»).
3. Rellena el campo ¿Por qué se hizo? (motivo). El motivo es obligatorio; lo ven los aprobadores.
4. En la lista ¿Cómo se debe pagar el reembolso?, elige la forma que ofrece tu empresa (p. ej. Transferencia bancaria, Por nómina).
5. En la sección Partidas, toca Fotografiar ticket y haz una foto del ticket. Si la foto está en tu ordenador o tienes la factura en PDF, usa Elegir archivo (foto / PDF).
   • Si el ticket lleva un código QR de e-Arşiv / e-Fatura, los datos (vendedor, número de identificación fiscal, fecha, n.º de documento, importe, IVA) se rellenan solos y la partida se marca como «verificado con código QR». El ticket con código QR se lee en tu dispositivo; no se envía fuera.
   • Si no hay código QR y tu empresa lo ha activado, el ticket se lee con inteligencia artificial; comprueba siempre los campos.
6. En cada partida, comprueba los campos fecha, categoría, importe (IVA incluido), Tipo de IVA y, si hace falta, vendedor, n.º de documento y descripción. En una partida en moneda extranjera, introduce el tipo de cambio de la fecha del documento.
7. Repite el paso 5 para otros tickets. Un gasto puede tener varias partidas y tickets.
8. Si no has terminado, toca Guardar borrador; si está listo, toca Enviar (consulta Enviar el gasto).

Consejo: La foto se reduce en el teléfono (máximo 2000 píxeles); procura que se vean el ticket entero y los textos, y coloca el ticket sobre una superficie lisa.

Importante: Si introduces el mismo ticket dos veces, el sistema te avisa o bloquea el envío (según la regla de la empresa).

Preguntas frecuentes:

• ¿Cuánto tiempo se conserva mi borrador? Un borrador que nunca se ha enviado se elimina junto con sus tickets si no se modifica durante 180 días.
• ¿Quién ve el ticket? Tú, las personas de la cadena de aprobación, contabilidad y el admin del módulo.

Añadir una partida sin ticket

Para quién: Empleado · Dónde: Añadir gasto → Añadir partida sin ticket · Versión: 0.93.0

Para qué sirve: Introduces los gastos pequeños que no tienen ticket (p. ej. aparcamiento, peaje).

1. En la ventana del gasto, toca Añadir partida sin ticket.
2. Escribe la fecha, la categoría, el importe y la descripción.
3. Guarda o envía el gasto.

Importante: Tu empresa define un límite máximo para las partidas sin ticket; una partida sin ticket por encima del límite genera un aviso o no se puede enviar.

Añadir dietas (dietas de viaje)

Para quién: Empleado · Dónde: Añadir gasto → Añadir dietas · Versión: 0.94.0

Para qué sirve: Calcula, según la política de la empresa, las dietas de tu viaje de trabajo fuera de la ciudad o al extranjero. No escribes tú el importe; lo calcula el sistema.

Antes de empezar: Las dietas se introducen después del viaje; la fecha de regreso no puede ser posterior a hoy. Si necesitas dinero antes del viaje, solicita un anticipo de trabajo.

1. En la ventana del gasto, toca Añadir dietas.
2. Elige la Región: Nacional (fuera de la ciudad) o Extranjero.
3. Si es nacional, escribe la Ciudad de destino; si es en el extranjero, elige el País.
4. Elige la Fecha de salida y la Fecha de regreso.
5. En la sección Cubierto por la empresa, escribe el número de noches y de comidas que paga la empresa: Alojamiento (noches), Desayuno, Almuerzo, Cena. Se descuentan de las dietas.
6. Toca Calcular. En la línea del cálculo aparecen el número de días, el importe diario y la deducción (p. ej. «1 día × 1.200,00 TL − deducción 360,00 TL»).
7. Si es correcto, toca Añadir como partida. En las dietas en el extranjero se te pide que introduzcas el cambio de la fecha de regreso.

¿Cómo se calcula?

• En un viaje de varios días, los días de ida y de regreso cuentan como media dieta (ajuste de la empresa).
• Si se regresa el mismo día, se paga un porcentaje de la dieta (50 % por defecto).
• En el extranjero, el importe y la moneda se determinan según el grupo del país (A / B / C).
• Se puede aplicar un multiplicador según tu cargo (p. ej. 1,5 para directores).
• En el territorio nacional, la parte que supera el límite de exención fiscal fijado por la empresa se muestra en la nómina como «sujeta a impuestos».

Importante: Si introduces otras dietas para las mismas fechas, el sistema te avisa o bloquea el envío. Un gasto puede tener como máximo 10 partidas de dietas.

Enviar el gasto y avisos

Para quién: Empleado · Dónde: Ventana del gasto → Enviar · Versión: 0.93.0

Para qué sirve: Envía el gasto a aprobación. Si hay algo que no cumple las reglas de la empresa, primero te avisa.

1. En la ventana del gasto, toca Enviar.
2. Si aparece un aviso de regla (partida sin ticket, límite de categoría, fecha de fin de semana, importe de IVA incoherente, fecha muy antigua, documento duplicado…), léelo.
   • Si es un Aviso, puedes escribir una explicación breve y tocar Enviar de todos modos; los aprobadores ven tu explicación. Si prefieres corregirlo, toca Volver y corregir.
   • Si es un Bloqueo, primero debes corregirlo.
3. Al enviarlo, el gasto pasa a Pendiente del responsable. El orden de aprobación se indica en la parte inferior de la ventana (p. ej. «tu responsable (Murat Çelik), si hace falta aprobadores adicionales, después contabilidad»).

Importante: Una vez enviado, no puedes modificar el gasto. Si el aprobador solicita una corrección, el gasto vuelve a borrador.

Seguir el estado del gasto

Para quién: Empleado · Dónde: Mis gastos → toca el gasto · Versión: 0.93.0

1. En el recuadro Mis gastos, toca el gasto.
2. Arriba aparecen los pasos de aprobación como casillas: Responsable (con su nombre), aprobadores adicionales, Contabilidad, Pago. En el paso completado aparece ✓; en el que está esperando, «pendiente».
3. Debajo están las partidas (fecha, categoría, vendedor / documento, IVA, importe) y, con Ver, la imagen del ticket; al final, el Historial.

Estados: Borrador · Pendiente del responsable · En aprobación adicional · En contabilidad · Listo para pago · Pagado · Rechazada · Cancelada. En el anticipo de trabajo, además, Entregado (abierto) y Cerrado. La aprobación de contabilidad, el pago, el rechazo, la solicitud de corrección y la cancelación hecha por otra persona te llegan como notificación en el teléfono (no se envía correo). Con las aprobaciones del responsable y de los aprobadores adicionales no llega notificación; sigues los pasos desde el detalle del gasto.

Corregir un gasto con corrección solicitada

Para quién: Empleado · Versión: 0.93.0

1. Toca la notificación «Se ha solicitado una corrección en tu gasto» o abre el gasto desde Mis gastos. La nota del aprobador aparece en el detalle.
2. El gasto está en estado Borrador; haz la corrección solicitada.
3. Toca Enviar. El orden de aprobación empieza de nuevo.

Solicitar un anticipo (anticipo de trabajo)

Para quién: Empleado · Dónde: Mis gastos → Solicitar anticipo · Versión: 0.94.0

Para qué sirve: Recibes dinero de la empresa antes de un viaje o de un trabajo; después descuentas tus gastos de ese anticipo.

1. Toca Solicitar anticipo.
2. Rellena Título, ¿Para qué se necesita el anticipo? (motivo), Importe y Moneda. Si la moneda no es TL, introduce también el tipo de cambio de hoy.
3. Elige la fecha de ¿Cuándo se necesita? y ¿Cómo se entrega? (p. ej. Transferencia bancaria).
4. Toca Enviar. El anticipo sigue el mismo orden de aprobación que un gasto: tu responsable, si hace falta aprobadores adicionales, después contabilidad.
5. Cuando contabilidad paga el anticipo, te llega la notificación «Tu anticipo se ha pagado»; el anticipo pasa a Entregado (abierto).

Importante:

• Tu empresa puede fijar un límite máximo por anticipo y un número de anticipos abiertos por persona (normalmente 1). Mientras tengas un anticipo sin cerrar, no puedes enviar uno nuevo.
• Si pasado un tiempo desde la entrega del anticipo (30 días por defecto) sigue sin cerrarse, recibes un recordatorio una vez a la semana.

Compensar los gastos con el anticipo

Para quién: Empleado · Dónde: Añadir gasto → ¿Compensar con un anticipo? · Versión: 0.94.0

Para qué sirve: Vinculas al anticipo los gastos que has hecho con él. Estos gastos no se te pagan aparte; se descuentan del anticipo.

1. Con tu anticipo en estado Entregado (abierto), toca Añadir gasto.
2. En la lista ¿Compensar con un anticipo?, elige tu anticipo (p. ej. «Feria de Fráncfort · restante 20.000,00 TL»). Al elegirlo, no se pregunta la forma de pago.
3. Añade las partidas (tickets, dietas) como siempre y toca Enviar.
4. Una vez aprobados tus gastos, contabilidad cierra el anticipo:
   • Si tus gastos son menores que el anticipo, devuelves el importe restante a la empresa (transferencia, caja o descuento en nómina).
   • Si tus gastos son mayores que el anticipo, la diferencia se te paga.

Consejo: El importe restante del anticipo aparece en el recuadro Mis gastos como «Anticipo abierto (restante)».

Aprobar gastos como aprobador

Para quién: Responsable, aprobador adicional · Dónde: Mis gastos → Pendiente de aprobación (N) · Versión: 0.93.0

Para qué sirve: Apruebas, rechazas o solicitas la corrección de los gastos y anticipos de tu equipo.

1. Toca la notificación (o el correo) «Un gasto espera tu aprobación», o toca Pendiente de aprobación (N) en el recuadro Mis gastos.
2. En la lista aparecen la persona, el título y el importe. Puedes marcar varios gastos y aprobarlos en bloque con Aprobar seleccionados.
3. Toca un gasto: revisa las partidas, los tickets (Ver), los avisos de reglas y la explicación del empleado.
4. Toma la decisión:
   • Aprobar: el gasto pasa al siguiente aprobador o a contabilidad.
   • Solicitar corrección: debes escribir una nota; el gasto vuelve al empleado como borrador.
   • Rechazar: debes escribir una nota; el gasto se rechaza y se le comunica al empleado.

Importante:

• No puedes aprobar tu propio gasto.
• Si estás de ausencia, quien te sustituye también puede aprobar.
• Si el gasto cambió después de enviarse, la aprobación se detiene; solicita una corrección o recházalo.
• Si el anticipo vinculado a un gasto se cerró mientras tanto, el gasto no se puede aprobar; solicita una corrección y el empleado quita la selección del anticipo y vuelve a enviarlo.