18. Administración de gastos y contabilidad

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo es para los administradores que configuran el módulo de gastos y para el equipo de contabilidad que los tramita: activar el módulo, categorías y reglas de aprobación, política de anticipos de trabajo y de dietas, aprobación contable, pago, cierre de anticipos, exportación al programa de contabilidad e informe. Para la parte del empleado, consulta 17. Gastos, anticipos y dietas.

En este capítulo

• Asignar roles
• Activar el módulo de gastos y categorías
• Aprobadores adicionales y umbrales de importe
• Reglas (partidas sin ticket, límite, documento duplicado)
• Política de anticipos (anticipo de trabajo)
• Política de dietas
• Cuentas contables y plantilla del programa
• Lectura y conservación de tickets
• Carpetas privadas
• Aprobación contable y pago
• Cerrar un anticipo (anticipo de trabajo)
• Exportar al programa de contabilidad
• Informe de gastos

Asignar roles

Para quién: Admin · Dónde: Admin → Personas y permisos → Permisos por módulo → Gasto · Versión: 0.93.0

Para qué sirve: Define quién hace qué en el módulo de gastos.

El primer paso de la cadena de aprobación es el responsable del empleado en el organigrama (si está de ausencia, también aprueba quien le sustituye). Si el empleado no tiene un responsable definido, este paso se omite y el gasto pasa a los aprobadores adicionales o directamente a contabilidad. Para la tabla de roles, consulta 10. Administración y configuración.

Importante: Si no se ha asignado a nadie el rol de contabilidad, la aprobación contable recae en los Admins. Para la separación de funciones: quien haya aprobado una fase anterior no puede dar la aprobación contable del mismo gasto si hay otro contable.

Activar el módulo de gastos y categorías

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Admin → Módulos → Gasto · Versión: 0.93.0 (el botón Ajustes de Mis gastos se eliminó en 0.99.2)

1. Abre la pantalla Ajustes de gastos.
2. Marca la casilla Módulo de gastos activado (el personal puede registrar gastos).
3. En la tabla Categorías, edita lo siguiente en cada fila:
   • Nombre
   • Cuenta de gasto (por ejemplo, 770.01)
   • Tipo de IVA
   • Límite por operación (TRY)
   • Ticket obligatorio
   • No deducible (gasto no deducible fiscalmente según la ley)
4. Para una categoría nueva, haz clic en + Categoría; para eliminarla, haz clic en Quitar.
5. Al final, haz clic en Guardar ajustes.

Consejo: Categorías predeterminadas: Viajes y transporte, Alojamiento, Comidas, Representación y atenciones, Combustible, Aparcamiento y peajes / autopistas, Papelería y consumibles, Otros. Harcırah (gündelik) («Dietas (diarias)») es una categoría del sistema; no aparece en la tabla y su cuenta procede de la sección de Dietas.

Aprobadores adicionales y umbrales de importe

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Aprobadores adicionales (tras el responsable, en orden) · Versión: 0.93.0

1. Con + Aprobador fijo, añade a las personas que aprobarán todos los gastos después del responsable (por ejemplo, el responsable de presupuesto).
2. Con + Regla de umbral, añade un aprobador que depende del importe (por ejemplo, por encima de 10 000 TL → Director General).
3. Haz clic en Guardar ajustes.

Los aprobadores reciben, por orden, una notificación y un correo; cuando vence el plazo de recordatorio de la sección Reglas, se envía un recordatorio una sola vez.

Reglas (partidas sin ticket, límite, documento duplicado)

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Reglas · Versión: 0.93.0

En las reglas configuradas como «Avisar», el empleado puede enviar el gasto escribiendo una explicación; los aprobadores ven la explicación.

Política de anticipos (anticipo de trabajo)

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Anticipo de gastos · Versión: 0.94.0

1. Marca la casilla Los empleados pueden pedir anticipos (mismo orden de aprobación que los gastos).
2. Introduce el Máximo por anticipo (TRY; 0 = sin límite).
3. Introduce el Máximo de anticipos abiertos por persona (0 = sin límite). Por defecto es 1: el empleado que tiene un anticipo sin cerrar no puede pedir otro.
4. Introduce el Recordatorio de anticipos sin cerrar (días; 0 = ninguno). Por defecto es 30.
5. Comprueba las cuentas contables:
   • Cuenta de anticipos (por defecto 195);
   • Cuenta de pago del anticipo (banco / caja) (por defecto 102);
   • Cuenta de anticipos con subcuenta por persona (p. ej. 195.<n.º>).
6. Haz clic en Guardar ajustes.

Política de dietas

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Dietas (viaje) · Versión: 0.94.0

Para qué sirve: Defines una sola vez los importes de las dietas como política de la empresa. El empleado no escribe el importe; lo calcula el servidor a partir de los datos del viaje.

1. Marca la casilla Los empleados pueden añadir dietas a los gastos.
2. Para el territorio nacional, introduce lo siguiente:
   • Dieta diaria nacional (TRY; 0 = ninguna);
   • Cuenta de gasto de dietas (por defecto 770.08);
   • si quieres, el Yurt içi günlük vergi istisnası sınırı («Límite de la exención fiscal diaria nacional»). La parte de la dieta que supera este límite se separa en el archivo de nómina como «dieta sujeta a impuestos».
3. Define el cálculo de los días:
   • En viajes de varios días, salida y regreso cuentan medio día;
   • Viaje de un día (%).
4. Introduce los porcentajes de Şirket karşılarsa düşüm («Deducción si la empresa lo cubre»): konaklama (%/gece) («alojamiento (%/noche)»), Desayuno, Almuerzo, Tarde.
5. Para el extranjero, introduce el importe diario y la moneda (EUR, USD, GBP, CHF, TL) del Grupo A (coste alto), el Grupo B (medio) y el Grupo C (otros).
6. En la sección Grupos de países puedes cambiar el grupo de un país. Los grupos iniciales son solo una sugerencia.
7. Opcional: añade un Unvana göre kademe («Nivel según el cargo») (+ Nivel). Introduce el nombre del nivel, las palabras que se buscarán en el cargo (separadas por comas, por ejemplo, «Müdür, Direktör») y el multiplicador (por ejemplo, 1,5). Se aplica el primer nivel que coincida.
8. Haz clic en Guardar ajustes.

Importante: Los importes son la política propia de tu empresa; los importes legales no se obtienen automáticamente. Revisa cada año el límite de la exención fiscal.

Cuentas contables y plantilla del programa

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Contabilidad · Versión: 0.93.0

1. Comprueba los códigos de Cuenta de IVA soportado (por defecto 191.01), Contrapartida (deudas con el personal) (335) y Cuenta de gastos no deducibles (689.01).
2. Si hace falta, marca la casilla Contrapartida con subcuenta por persona (p. ej. 335.<n.º empleado>).
3. Elige el Programa contable predeterminado: Luca, Luca (importación de facturas, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV o Genérico (CSV / Excel).
4. Para adaptar los nombres de las columnas a la plantilla de tu programa, haz clic en Editar columnas del programa elegido. Con Volver al predeterminado vuelves a los valores originales.

Consejo: En Luca se usa Contabilidad → Transferencia de datos (Excel); como en cada carga caben como máximo 50 tickets, el archivo se divide en partes de 50 tickets.

Lectura y conservación de tickets

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Lectura y conservación de tickets · Versión: 0.93.0

• Karekodsuz fişleri yapay zekâ ile oku («Leer con IA los tickets sin código QR»): se usa la clave de IA de la lectura de tarjetas. Los tickets con código QR también se leen en el dispositivo sin clave.
• Límite de Lecturas de tickets por persona y día.
• Conservación de imágenes (años; mínimo 5 según la ley fiscal turca): al cumplirse el plazo se borra la imagen, pero el registro del gasto permanece.
• En la pantalla aparece el estado de la carpeta de tickets. Si las imágenes están fuera de la raíz web o el servidor impide el acceso externo a la carpeta, aparece una marca verde. Si no, se indican dos soluciones: definir PZK_OZEL_DIZIN o pedir una regla de Nginx al proveedor de alojamiento. Debajo, la lista Teşhis («Diagnóstico») indica por qué no se pueden usar las carpetas fuera de la web («private» y «pzk-ozel» en la raíz del sitio y, si existe, PZK_OZEL_DIZIN) (por ejemplo, «bulunamadı» («no se encontró»), «yazma izni yok» («sin permiso de escritura»), «PHP erişim kısıtının (open_basedir) dışında» («fuera de la restricción de acceso de PHP (open_basedir)»)); puedes enviar esta lista al soporte del alojamiento. Si todas las carpetas fuera de la web están «fuera de la restricción de acceso de PHP (open_basedir)», no se muestra la sugerencia de PZK_OZEL_DIZIN, porque en ese servidor no sirve; solo se sugiere la regla del alojamiento (0.95.2). Reintentar repite la comprobación de acceso y vuelve a buscar de inmediato las carpetas fuera de la web; si se encuentra una carpeta adecuada, los tickets se mueven allí (0.95.1).

Importante: Los tickets leídos con IA se envían al proveedor de servicios en el extranjero (Anthropic); indícalo en tu texto informativo de KVKK.

Carpetas privadas

Para quién: Admin del módulo · Dónde: Ajustes de gastos → Lectura y conservación de tickets → Carpetas privadas · Versión: 0.95.2

Para qué sirve: Prozence guarda algunos archivos en sus propias carpetas dentro de la carpeta uploads del sitio y los muestra solo a través de la aplicación: imágenes de tickets, tarjetas de visita escaneadas, adjuntos de anuncios y de políticas, fotos del tablón de la empresa, archivos de subida de Zoom, fotos de solicitudes, de paquetería y de avisos de seguridad laboral, y nóminas (0.97.0). El acceso directo a estas carpetas desde internet debe estar bloqueado. En los servidores con Apache, Prozence lo consigue por sí mismo. En los servidores con Nginx (por ejemplo, Kinsta), el proveedor de alojamiento tiene que añadir una regla.

1. En los ajustes de gastos, mira la lista Carpetas privadas. Junto a cada carpeta aparece su estado: «acceso externo bloqueado (probado)», «se puede abrir desde fuera (probado)», «no se pudo probar» o «todavía no hay archivos». Prozence coloca un archivo temporal en cada carpeta, lo solicita desde su propia dirección y lo borra enseguida; el resultado se conserva un día.
2. Si todas están bloqueadas, la lista es verde; no hay nada que hacer.
3. Si hay carpetas abiertas o que no se han podido probar, abajo aparece la regla de Nginx ya preparada. Haz clic en Copiar regla y entrégala a tu proveedor de alojamiento (Kinsta: chat de soporte). La regla también cubre las carpetas que todavía no tienen archivos.
4. Cuando se añada la regla, haz clic en Reintentar. Los estados deben ser «acceso externo bloqueado (probado)».

Consejo: La regla no rompe nada en las pantallas: Prozence muestra estos archivos solo a través de la aplicación. Desde la versión 0.95.2, las fotos de solicitudes, de paquetería y de seguridad laboral también se abren con una dirección firmada de la aplicación; alguien que no haya iniciado sesión no puede verlas aunque conozca la dirección.

Importante:

• La carpeta de las imágenes de firma (pzk-onbellek) no figura en la lista a propósito; las fotos y los banners de la firma deben ser públicos en los correos. Asegúrate de que el proveedor de alojamiento no bloquea toda la carpeta uploads.
• En Kinsta, si se restaura una copia de seguridad anterior a la regla, la regla se borra. En ese caso, pide la regla de nuevo.

Aprobación contable y pago

Para quién: Contabilidad (responsable operativo) · Dónde: Mis gastos → Contabilidad · Versión: 0.93.0

1. En el cuadro Mis gastos, toca Contabilidad.
2. Elige los filtros y haz clic en Aplicar:
   • Mes de inicio y Mes final;
   • Estado (por ejemplo, En contabilidad (pendientes de usted), Listo para pago, Todos (incl. rechazados y cancelados));
   • Tipo (Gastos y anticipos, Solo gastos, Solo anticipos);
   • Departamento y Categoría;
   • Solo los no exportados a contabilidad.
3. Abre el gasto que espera tu aprobación. Si hace falta, corrige el código de cuenta de las partidas y la marca de No deducible, y después haz clic en Aprobar (listo para pago) (en un gasto vinculado a un anticipo, el botón se llama Aprobar (compensar con anticipo)). El gasto pasa a Listo para pago.
4. Después de hacer el pago, abre el gasto, elige la fecha y el método de pago y haz clic en Marcar como pagado. El empleado recibe la notificación «Su gasto ha sido pagado». En un anticipo de trabajo, el botón se llama Marcar anticipo como entregado; el anticipo pasa a Entregado (abierto).
5. Si lo marcaste por error, usa Deshacer marca de pagado.

Importante: Un gasto compensado con un anticipo no se marca como «pagado» a mano; cuando se cierra el anticipo, pasa solo a «pagado (compensado con anticipo)».

Cerrar un anticipo (anticipo de trabajo)

Para quién: Contabilidad · Dónde: Contabilidad → abre el anticipo → Cerrar anticipo · Versión: 0.94.0

Para qué sirve: Descuentas del anticipo los gastos del empleado vinculados a él y liquidas la diferencia.

1. En la pantalla Contabilidad, elige Tipo = Solo anticipos y Estado = Pagado / anticipo entregado (abierto), y haz clic en Aplicar.
2. Abre el anticipo. Arriba aparecen los importes Entregado, Gastado (aprobado) y Restantes, y abajo, Gastos vinculados a este anticipo.
3. Si hay gastos vinculados pendientes de aprobación, resuélvelos primero; mientras tanto no se puede hacer el cierre.
4. En la sección Cerrar anticipo, elige la Fecha de cierre y Cómo liquidar la diferencia (Transferencia bancaria, Caja, Nómina).
   • Excedente del anticipo: se recupera del empleado.
   • Excedente de gastos: se paga al empleado.
5. Haz clic en Cerrar anticipo. Los gastos vinculados y listos para pago pasan a «pagado (compensado con anticipo)»; el anticipo pasa al estado Cerrado.

En el asiento contable:

• Entrega del anticipo: 195.<persona> al debe / 102 al haber.
• Contrapartida del gasto vinculado al anticipo: 195.<persona>.
• Diferencia de cierre:
  • excedente del anticipo: 102 (si se descuenta de la nómina, 335.<persona>) al debe / 195 al haber;
  • excedente de gastos: 195 al debe / 335.<persona> al haber.

Exportar al programa de contabilidad

Para quién: Contabilidad · Dónde: Contabilidad → Exportar (según filtro) · Versión: 0.93.0

1. En la pantalla Contabilidad, elige los filtros y haz clic en Aplicar.
2. Elige el Programa contable.
3. Deja marcada la casilla Marcar los exportados como «exportado» para que lo ya exportado no vuelva a aparecer.
4. Haz clic en el archivo que necesites:
   • Asiento contable: solo de los gastos aprobados (listos para pago / pagados); debe = haber.
   • Lista de gastos (Excel): incluye las columnas de tipo, n.º de anticipo y dieta sujeta a impuestos.
   • Imágenes de tickets (ZIP).
   • Archivo para nómina: el total por persona de los gastos que se pagarán por nómina; la dieta sujeta a impuestos va en una columna aparte.
5. Sube el archivo a tu programa de contabilidad. Las exportaciones se anotan en el registro.

Informe de gastos

Para quién: Contabilidad, observador, admin del módulo, responsables (solo sus propios equipos) · Dónde: Mis gastos → Informe (Informes → Gasto → Dirección) → Informe detallado · Versión: 0.93.0, 0.98.0

1. Toca Informe. Se abre Informes → Gasto → Dirección: filtro de periodo, departamento y persona, resumen, gráfico mensual y tablas CSV (consulta 19. Informes). Para el informe detallado con Excel, toca Informe detallado y elige el periodo.
2. Se ven el gráfico mensual; los desgloses por departamento, categoría y persona; y los importes con y sin IVA. El resumen de anticipos de trabajo (abiertos, entregados, vencidos) y el total de dietas se muestran aparte; los anticipos no se cuentan como gasto.
3. Con Descargar informe en Excel, obtienes cada desglose en una hoja distinta.