18. Xərclərin idarə edilməsi və mühasibat

Ekran görüntüləri Prozence-in türkcə interfeysini və uydurma "Örnek Teknoloji A.Ş." məlumatlarını göstərir.

Bu bölmə xərc modulunu quran inzibatçılar və xərcləri emal edən mühasibat komandası üçündür: modulu aktiv etmək, kateqoriyalar və təsdiq qaydaları, iş avansı və ezamiyyə siyasəti, mühasibat təsdiqi, ödəniş, avansın bağlanması, mühasibat proqramına ötürmə və hesabat. İşçi tərəfi üçün bax: 17. Xərc, xidməti avans və ezamiyyə.

Bu bölmədə

• Rolları vermək
• Xərc modulunu aktiv etmək və kateqoriyalar
• Əlavə təsdiqləyənlər və məbləğ hədləri
• Qaydalar (qəbzsiz bənd, limit, təkrar sənəd)
• Avans siyasəti (iş avansı)
• Ezamiyyə siyasəti
• Mühasibat hesabları və proqram şablonu
• Qəbz oxuma və saxlama
• Gizli qovluqlar
• Mühasibat təsdiqi və ödəniş
• Avansı bağlamaq (iş avansı)
• Mühasibat proqramına ötürmə
• Xərc hesabatı

Rolları vermək

Kimlər üçün: Admin · Harada: Admin → İnsanlar və icazələr → Modul icazələri → Xərc · Versiya: 0.93.0

Nə üçündür: Xərc modulunda kimin nə edəcəyini müəyyən edir.

Təsdiq zəncirinin ilk addımı işçinin təşkilat sxemindəki rəhbəridir (məzuniyyətdədirsə, əvəz edən də təsdiqləyir). Rəhbəri təyin olunmayıbsa, bu addım keçilir; xərc əlavə təsdiqləyənlərə və ya birbaşa mühasibatlığa keçir. Rol cədvəli üçün bax: 10. İdarəetmə və quraşdırma.

Diqqət: Mühasibatlıq rolu heç kimə verilməyibsə, mühasibat təsdiqi Adminlərə düşür. Vəzifələrin bölünməsi üçün: əvvəlki mərhələni təsdiqləyən şəxs, başqa mühasib varsa, eyni xərcə mühasibat təsdiqi verə bilməz.

Xərc modulunu aktiv etmək və kateqoriyalar

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Admin → Modullar → Xərc · Versiya: 0.93.0 (Xərclərim bölməsindəki Ayarlar düyməsi 0.99.2-də götürüldü)

1. Xərc parametrləri ekranını açın.
2. Xərc modulu açıqdır (işçilər xərc daxil edə bilər) xanasını işarələyin.
3. Kateqoriyalar cədvəlində hər sətir üçün bunları redaktə edin:
   • Ad
   • Xərc hesabı (məs. 770.01)
   • ƏDV dərəcəsi
   • Əməliyyat limiti (TRY)
   • Qəbz məcburidir
   • Çıxılmayan (qanunla çıxılmayan xərc)
4. Yeni kateqoriya üçün + Kateqoriya düyməsinə, silmək üçün Sil düyməsinə klikləyin.
5. Ən altda Ayarları yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Məsləhət: Susmaya görə kateqoriyalar: Yol və nəqliyyat, Yaşayış, Yemək, Təmsilçilik və qonaqpərvərlik, Yanacaq, Parkinq və körpü / avtomagistral, Dəftərxana və sərf materialı, Digər. Ezamiyyə (gündəlik) sistem kateqoriyasıdır; cədvəldə görünmür, hesabı Ezamiyyə bölməsindən gəlir.

Əlavə təsdiqləyənlər və məbləğ hədləri

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Əlavə təsdiqləyənlər (rəhbərdən sonra, ardıcıl) · Versiya: 0.93.0

1. + Sabit təsdiqləyən ilə hər xərci rəhbərdən sonra təsdiqləyəcək şəxsləri əlavə edin (məs. büdcə məsulu).
2. + Hədd qaydası ilə məbləğdən asılı təsdiqləyən əlavə edin (məs. 10 000 TRY-dən yuxarı → Baş Direktor).
3. Ayarları yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Təsdiqləyənlər ardıcıl bildiriş və e-poçt alır; Qaydalar bölməsindəki xatırlatma müddəti bitəndə bir dəfə xatırladılır.

Qaydalar (qəbzsiz bənd, limit, təkrar sənəd)

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Qaydalar · Versiya: 0.93.0

"Xəbərdar et" seçilmiş qaydalarda işçi izah yazaraq göndərə bilər; izahı təsdiqləyənlər görür.

Avans siyasəti (iş avansı)

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → İş avansı · Versiya: 0.94.0

1. Əməkdaşlar iş avansı istəyə bilər (xərclə eyni təsdiq sırası) xanasını işarələyin.
2. Bir avansın üst həddi (TRY; 0 = limitsiz) dəyərini daxil edin.
3. Nəfər başına ən çox açıq avans (0 = limitsiz) dəyərini daxil edin. Susmaya görə 1: bağlanmamış avansı olan işçi yenisini istəyə bilməz.
4. Bağlanmayan avans üçün xatırlatma (gün; 0 = yoxdur) dəyərini daxil edin. Susmaya görə 30.
5. Mühasibat hesablarını yoxlayın:
   • İş avanslarının hesabı (susmaya görə 195);
   • Avansın ödəndiyi hesab (bank / kassa) (susmaya görə 102);
   • Avans hesabı şəxs alt hesabı ilə (məs. 195.<tabel>).
6. Ayarları yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Ezamiyyə siyasəti

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Ezamiyyə (səfər gündəliyi) · Versiya: 0.94.0

Nə üçündür: Gündəlik məbləğlərini şirkət siyasəti kimi bir dəfə təyin edirsiniz. İşçi məbləğ yazmır; server səfər məlumatından hesablayır.

1. Əməkdaşlar xərcə ezamiyyə əlavə edə bilər xanasını işarələyin.
2. Ölkədaxili üçün bunları daxil edin:
   • Ölkədaxili gündəlik (TRY; 0 = yoxdur);
   • Ezamiyyə xərc hesabı (susmaya görə 770.08);
   • istəsəniz Ölkədaxili gündəlik vergi istisnası həddi. Gündəliyin bu həddi aşan hissəsi əmək haqqı faylında "vergiyə cəlb olunan ezamiyyə" kimi ayrılır.
3. Gün hesablanmasını müəyyən edin:
   • Çoxgünlük səfərdə gediş və qayıdış günü yarım gündəlik;
   • Eyni gün (%).
4. Şirkət ödəyərsə tutulma faizlərini daxil edin: yaşayış (%/gecə), Səhər yeməyi, Nahar, Axşam.
5. Xaricə səfərlər üçün A qrupu (yüksək xərc), B qrupu (orta) və C qrupu (digər) üçün gündəlik məbləği və valyutanı (EUR, USD, GBP, CHF, TRY) daxil edin.
6. Ölkələrin qrupları bölməsində bir ölkənin qrupunu dəyişə bilərsiniz. Başlanğıc qruplar yalnız təklifdir.
7. İstəyə bağlı: Vəzifəyə görə səviyyə əlavə edin (+ Səviyyə). Səviyyənin adını, vəzifədə axtarılacaq sözləri (vergüllə, məs. "Müdir, Direktor") və vuruğu (məs. 1,5) daxil edin. İlk uyğun gələn səviyyə keçərlidir.
8. Ayarları yadda saxla düyməsinə klikləyin.

Diqqət: Məbləğlər şirkətinizin öz siyasətidir; qanuni məbləğlər avtomatik çəkilmir. Vergi istisnası həddini hər il yoxlayın.

Mühasibat hesabları və proqram şablonu

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Mühasibatlıq · Versiya: 0.93.0

1. Çıxılan ƏDV hesabı (susmaya görə 191.01), Qarşı hesab (işçilərə borclar) (335) və Çıxılmayan xərclər hesabı (689.01) kodlarını yoxlayın.
2. Lazım olsa, Qarşı hesab şəxsi alt hesabla (məs. 335.<tabel №>) xanasını işarələyin.
3. Standart mühasibat proqramı seçin: Luca, Luca (qaimə ötürməsi, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV və ya Ümumi (CSV / Excel).
4. Sütun adlarını proqramınızın şablonuna uyğunlaşdırmaq üçün Seçilmiş proqramın sütunlarını redaktə et düyməsinə klikləyin. Hazır ayara qayıt ilə susmaya görə vəziyyətə qayıdırsınız.

Məsləhət: Luca-da Mühasibatlıq → Məlumat ötürmə (Excel) istifadə olunur; tək yükləmədə ən çox 50 qeyd ola bildiyindən fayl 50 qeydlik hissələrə bölünür.

Qəbz oxuma və saxlama

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Qəbz oxuma və saxlama · Versiya: 0.93.0

• QR kodsuz qəbzləri süni intellektlə oxu: kart oxumadakı süni intellekt açarı istifadə olunur. QR kodlu qəbzlər açarsız da cihazda oxunur.
• Şəxs başına gündəlik qəbz oxuma limiti.
• Qəbz şəklinin saxlanması (il; Türkiyə vergi qanunu ilə ən az 5): müddət bitəndə şəkil silinir, xərc qeydi qalır.
• Ekranda qəbz qovluğunun vəziyyəti yazılır. Şəkillər veb kökündən kənardadırsa və ya server qovluğa kənardan girişi bloklayırsa, yaşıl təsdiq görünür. Deyilsə, iki həll yazılır: PZK_OZEL_DIZIN təyin etmək və ya hostinq şirkətindən Nginx qaydası istəmək. Altında Diaqnostika siyahısı veb xaricindəki qovluqların (sayt kökündəki "private" və "pzk-ozel", varsa PZK_OZEL_DIZIN) niyə istifadə oluna bilmədiyini yazır (məs. "bulunamadı" ("tapılmadı"), "yazma izni yok" ("yazma icazəsi yoxdur"), "PHP erişim kısıtının (open_basedir) dışında" ("PHP giriş məhdudiyyətinin (open_basedir) xaricində")); bu siyahını hostinq dəstəyinə göndərə bilərsiniz. Bütün veb xarici qovluqlar "PHP erişim kısıtının (open_basedir) dışında" isə PZK_OZEL_DIZIN təklifi göstərilmir, çünki həmin serverdə faydasızdır; yalnız hostinq qaydası təklif olunur (0.95.2). Yenidən cəhd et həm giriş yoxlamasını təkrarlayır, həm də veb xarici qovluqları dərhal yenidən axtarır; uyğun qovluq tapılarsa, qəbzlər ora köçürülür (0.95.1).

Diqqət: Süni intellektlə oxunan qəbzlər xaricdəki xidmət provayderinə (Anthropic) göndərilir; bunu KVKK məlumatlandırma mətninizdə qeyd edin.

Gizli qovluqlar

Kimlər üçün: Modul admini · Harada: Xərc parametrləri → Qəbz oxuma və saxlama → Gizli qovluqlar · Versiya: 0.95.2

Nə üçündür: Prozence bəzi faylları saytın uploads qovluğundakı öz qovluqlarında saxlayır və yalnız tətbiq vasitəsilə göstərir: qəbz şəkilləri, skan edilmiş vizit kartları, elan və siyasət əlavələri, şirkət lövhəsi şəkilləri, Zoom yükləmə faylları, müraciət, bağlama və ƏM bildiriş fotoları və əmək haqqı vərəqələri (0.97.0). Bu qovluqlara internetdən birbaşa giriş bağlı olmalıdır. Apache istifadə edən serverlərdə Prozence bunu özü təmin edir. Nginx istifadə edən serverlərdə (məs. Kinsta) hostinq şirkəti qayda əlavə etməlidir.

1. Xərc parametrlərində Gizli qovluqlar siyahısına baxın. Hər qovluğun yanında vəziyyəti yazılır: "kənardan giriş bağlıdır (yoxlanıldı)", "kənardan açıla bilir (yoxlanıldı)", "yoxlanıla bilmədi" və ya "hələ fayl yoxdur". Prozence hər qovluğa müvəqqəti fayl qoyub öz ünvanından sorğu göndərir və dərhal silir; nəticə bir gün saxlanılır.
2. Hamısı bağlıdırsa, siyahı yaşıldır; görüləcək iş yoxdur.
3. Açıq və ya yoxlanıla bilməyən qovluq varsa, altda hazır Nginx qaydası görünür. Qaydanı kopyala düyməsinə klikləyin və hostinq şirkətinizə (Kinsta: dəstək çatı) çatdırın. Qayda hələ faylı olmayan qovluqları da əhatə edir.
4. Qayda əlavə edildikdən sonra Yenidən cəhd et düyməsinə klikləyin. Vəziyyətlər "kənardan giriş bağlıdır (yoxlanıldı)" olmalıdır.

Məsləhət: Qayda ekranlarda heç nəyi pozmur: Prozence bu faylları yalnız tətbiq vasitəsilə göstərir. Müraciət, bağlama və ƏM fotoları da 0.95.2-dən bəri imzalı tətbiq ünvanı ilə açılır; sessiyası açıq olmayan biri ünvanı bilsə də görə bilməz.

Diqqət:

• İmza şəkillərinin qovluğu (pzk-onbellek) bilərəkdən siyahıda yoxdur; imzadakı foto və bannerlər e-poçtlarda hamıya açıq olmalıdır. Hostinq şirkətinin bütün uploads qovluğunu bağlamadığından əmin olun.
• Kinsta-da qaydadan əvvəl alınmış ehtiyat nüsxə bərpa edilərsə, qayda silinir. Bu halda qaydanı yenidən istəyin.

Mühasibat təsdiqi və ödəniş

Kimlər üçün: Mühasibatlıq (icraçı) · Harada: Xərclərim → Mühasibatlıq · Versiya: 0.93.0

1. Xərclərim qutusunda Mühasibatlıq düyməsinə toxunun.
2. Süzgəcləri seçib Tətbiq et düyməsinə klikləyin:
   • Başlanğıc ay və Son ay;
   • Status (məs. Mühasibatlıqda (sizi gözləyən), Ödənişə hazır, Hamısı (rədd və ləğv daxil));
   • Növ (Xərc və avans, Yalnız xərc, Ancaq iş avansı);
   • Şöbə və Kateqoriya;
   • Yalnız mühasibatlığa ötürülməyənlər.
3. Təsdiqinizi gözləyən xərci açın. Bəndlərin hesab kodunu və Çıxılmayan işarəsini lazım olsa düzəldin, sonra Təsdiqlə (ödənişə hazır) düyməsinə klikləyin (avansa bağlı xərcdə düymənin adı Təsdiqlə (avansdan çıxılsın) olur). Xərc Ödənişə hazır olur.
4. Ödənişi etdikdən sonra xərci açın, ödəniş tarixini və üsulunu seçib Ödənildi kimi işarələ düyməsinə klikləyin. İşçiyə "Xərciniz ödənildi" bildirişi gedir. İş avansında düymənin adı Avansı verilmiş kimi işarələ olur; avans Verildi (açıq) olur.
5. Yanlış işarələmişsinizsə, Ödənildi işarəsini geri al düyməsindən istifadə edin.

Diqqət: Avansdan çıxılan xərc əl ilə "ödənildi" edilmir; avans bağlananda avtomatik "ödənildi (avansdan çıxılıb)" olur.

Avansı bağlamaq (iş avansı)

Kimlər üçün: Mühasibatlıq · Harada: Mühasibatlıq → avansı açın → Avansı bağla · Versiya: 0.94.0

Nə üçündür: İşçinin avansa bağlı xərclərini avansdan çıxır və fərqi bağlayır.

1. Mühasibatlıq ekranında Növ = Ancaq iş avansı, Status = Ödənildi / avans verildi (açıq) seçib Tətbiq et düyməsinə klikləyin.
2. Avansı açın. Yuxarıda Verilən, Xərclənən (təsdiqlənmiş) və Qalan məbləğlər, aşağıda Bu avansa bağlı xərclər görünür.
3. Təsdiq gözləyən bağlı xərc varsa, əvvəlcə onu nəticələndirin; bu zaman bağlanış edilə bilməz.
4. Avansı bağla bölməsində Bağlanış tarixi və Fərq necə bağlanacaq (Bank köçürməsi, Kassa, Əmək haqqı) seçin.
   • Avans artığı: işçidən geri alınır.
   • Xərc artığı: işçiyə ödənilir.
5. Avansı bağla düyməsinə klikləyin. Bağlı və ödənişə hazır xərclər "ödənildi (avansdan çıxılıb)" olur; avans Bağlandı statusuna keçir.

Mühasibat qeydində:

• Avansın verilməsi: 195.<kişi> debet / 102 kredit.
• Avansa bağlı xərcin qarşı hesabı: 195.<kişi>.
• Bağlanış fərqi:
  • avans artığı: 102 (əmək haqqından tutulmada 335.<kişi>) debet / 195 kredit;
  • xərc artığı: 195 debet / 335.<kişi> kredit.

Mühasibat proqramına ötürmə

Kimlər üçün: Mühasibatlıq · Harada: Mühasibatlıq → İxrac et (süzgəcə görə) · Versiya: 0.93.0

1. Mühasibatlıq ekranında süzgəcləri seçib Tətbiq et düyməsinə klikləyin.
2. Mühasibat proqramını seçin.
3. Ötürülənlərin bir daha gəlməməsi üçün Ötürülənləri "ötürüldü" kimi işarələ xanasını işarəli saxlayın.
4. Lazım olan fayla klikləyin:
   • Mühasibat qeydi: yalnız təsdiqlənmiş (ödənişə hazır / ödənilmiş) xərclərdən; debet = kredit.
   • Xərc siyahısı (Excel): növ, avans nömrəsi və vergiyə cəlb olunan ezamiyyə sütunları daxil.
   • Qəbz şəkilləri (ZIP).
   • Əmək haqqı ötürmə faylı: əmək haqqı ilə ödəniləcək xərclərin şəxs başına cəmi; vergiyə cəlb olunan ezamiyyə ayrı sütunda.
5. Faylı mühasibat proqramınıza yükləyin. İxraclar jurnala yazılır.

Xərc hesabatı

Kimlər üçün: Mühasibatlıq, müşahidəçi, modul admini, rəhbərlər (yalnız öz komandaları) · Harada: Xərclərim → Hesabat (Hesabatlar → Xərc → İdarəetmə) → Ətraflı hesabat · Versiya: 0.93.0, 0.98.0

1. Hesabat düyməsinə toxunun. Hesabatlar → Xərc → İdarəetmə açılır: dövr, şöbə və şəxs süzgəci, xülasə, aylıq qrafik və CSV cədvəlləri (bax: 19. Hesabatlar). Excel-li ətraflı hesabat üçün Ətraflı hesabat düyməsinə toxunun və dövr seçin.
2. Aylıq qrafik; şöbə, kateqoriya və şəxs bölgüləri; ƏDV daxil / xaric məbləğlər görünür. İş avansı xülasəsi (açıq, verilən, gecikən) və ezamiyyə cəmi ayrıca göstərilir; avanslar xərc sayılmır.
3. Hesabatı Excel kimi yüklə ilə hər bölgünü ayrı vərəqdə alın.