18. Masraf yönetimi ve muhasebe

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm masraf modülünü kuran yöneticiler ve masrafları işleyen muhasebe ekibi içindir: modülü açma, kategoriler ve onay kuralları, iş avansı ve harcırah politikası, muhasebe onayı, ödeme, avans kapanışı, muhasebe programına aktarma ve rapor. Çalışan tarafı için bkz. 17. Masraf, iş avansı ve harcırah.

Bu bölümde

• Rolleri verme
• Masraf modülünü açma ve kategoriler
• Ek onaycılar ve tutar eşikleri
• Kurallar (fişsiz kalem, limit, mükerrer belge)
• Avans politikası (iş avansı)
• Harcırah politikası
• Muhasebe hesapları ve program şablonu
• Fiş okuma ve saklama
• Özel klasörler
• Muhasebe onayı ve ödeme
• Avansı kapatma (iş avansı)
• Muhasebe programına aktarma
• Masraf raporu

Rolleri verme

Kimler için: Admin · Nerede: Admin → Kişiler ve yetkiler → Modül yetkileri → Masraf

Ne işe yarar: Masraf modülünde kimin ne yapacağını belirler.

Onay zincirinin ilk adımı çalışanın organizasyon şemasındaki yöneticisidir (izindeyse yerine bakan da onaylar). Yöneticisi tanımlı değilse bu adım atlanır; masraf ek onaycılara ya da doğrudan muhasebeye geçer. Rol tablosu için bkz. 10. Yönetim ve kurulum.

Dikkat: Muhasebe rolü kimseye verilmemişse muhasebe onayı Adminlere düşer. Görev ayrılığı için: önceki bir aşamayı onaylayan kişi, başka muhasebeci varsa aynı masrafa muhasebe onayı veremez.

Masraf modülünü açma ve kategoriler

Kimler için: Modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Masraf

1. Masraf ayarları ekranını açın.
2. Masraf modülü açık (çalışanlar masraf girebilir) kutusunu işaretleyin.
3. Kategoriler tablosunda her satır için şunları düzenleyin:
   • Ad
   • Gider hesabı (ör. 770.01)
   • KDV oranı
   • İşlem limiti (TL)
   • Fiş zorunlu
   • KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider)
4. Yeni kategori için + Kategori'ye, silmek için Kaldır'a tıklayın.
5. En altta Ayarları kaydet'e tıklayın.

İpucu: Varsayılan kategoriler: Yol ve ulaşım, Konaklama, Yemek, Temsil ve ağırlama, Akaryakıt, Otopark ve köprü / otoyol, Kırtasiye ve sarf, Diğer. Harcırah (gündelik) sistem kategorisidir; tabloda görünmez, hesabı Harcırah bölümünden gelir.

Ek onaycılar ve tutar eşikleri

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Ek onaycılar (yöneticiden sonra, sırayla)

1. + Sabit onaycı ile her masrafı yöneticiden sonra onaylayacak kişileri ekleyin (ör. bütçe sorumlusu).
2. + Eşik kuralı ile tutara bağlı onaycı ekleyin (ör. 10.000 TL üstü → Genel Müdür).
3. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Onaycılar sırayla bildirim ve e-posta alır; Kurallar bölümündeki hatırlatma süresi dolunca bir kez hatırlatılır.

Kurallar (fişsiz kalem, limit, mükerrer belge)

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Kurallar

"Uyar" seçilen kurallarda çalışan açıklama yazarak gönderebilir; açıklamayı onaycılar görür.

Avans politikası (iş avansı)

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → İş avansı

1. Çalışanlar iş avansı isteyebilir (masrafla aynı onay sırası) kutusunu işaretleyin.
2. Tek avans üst sınırı (TL; 0 = sınırsız) girin.
3. Kişi başı en çok açık avans (0 = sınırsız) girin. Varsayılan 1: kapanmamış avansı olan çalışan yenisini isteyemez.
4. Kapanmayan avans için hatırlatma (gün; 0 = yok) girin. Varsayılan 30.
5. Muhasebe hesaplarını kontrol edin:
   • İş avansları hesabı (varsayılan 195);
   • Avansın ödendiği hesap (banka / kasa) (varsayılan 102);
   • Avans hesabı kişi alt hesabıyla (ör. 195.<sicil>).
6. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Harcırah politikası

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Harcırah (seyahat gündeliği)

Ne işe yarar: Gündelik tutarlarını şirket politikası olarak bir kez tanımlarsınız. Çalışan tutar yazmaz; seyahat bilgisinden sunucu hesaplar.

1. Çalışanlar masrafa harcırah ekleyebilir kutusunu işaretleyin.
2. Yurt içi için şunları girin:
   • Yurt içi (şehir dışı) günlük (TL; 0 = yok);
   • Harcırah gider hesabı (varsayılan 770.08);
   • istenirse Yurt içi günlük vergi istisnası sınırı. Gündeliğin bu sınırı aşan kısmı bordro dosyasında "vergiye tabi harcırah" olarak ayrılır.
3. Gün hesabını belirleyin:
   • Birden çok günlük seyahatte gidiş ve dönüş günü yarım gündelik;
   • Günübirlik (%).
4. Şirket karşılarsa düşüm yüzdelerini girin: konaklama (%/gece), Kahvaltı, Öğle, Akşam.
5. Yurt dışı için A grubu (yüksek maliyet), B grubu (orta) ve C grubu (diğer) için günlük tutarı ve para birimini (EUR, USD, GBP, CHF, TL) girin.
6. Ülkelerin grupları bölümünde bir ülkenin grubunu değiştirebilirsiniz. Başlangıç grupları yalnız öneridir.
7. İsteğe bağlı: Unvana göre kademe ekleyin (+ Kademe). Kademenin adını, unvanda aranacak sözcükleri (virgülle, ör. "Müdür, Direktör") ve çarpanı (ör. 1,5) girin. İlk eşleşen kademe geçerlidir.
8. Ayarları kaydet'e tıklayın.

Dikkat: Tutarlar şirketinizin kendi politikasıdır; yasal tutarlar otomatik çekilmez. Vergi istisnası sınırını her yıl kontrol edin.

Muhasebe hesapları ve program şablonu

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Muhasebe

1. İndirilecek KDV hesabı (varsayılan 191.01), Karşı hesap (personele borçlar) (335) ve KKEG hesabı (689.01) kodlarını kontrol edin.
2. Gerekirse Karşı hesap kişi alt hesabıyla (ör. 335.<sicil>) kutusunu işaretleyin.
3. Varsayılan muhasebe programı seçin: Luca, Luca (fatura aktarımı, CSV), Logo, Mikro, Zirve, ETA, Paraşüt, QuickBooks Online, Xero, DATEV ya da Genel (CSV / Excel).
4. Sütun adlarını programınızın şablonuna uydurmak için Seçili programın sütunlarını düzenle'ye tıklayın. Ön ayara dön ile varsayılana dönersiniz.

İpucu: Luca'da Muhasebe → Veri Aktarım (Excel) kullanılır; tek yüklemede en çok 50 fiş olduğundan dosya 50 fişlik parçalara bölünür.

Fiş okuma ve saklama

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Fiş okuma ve saklama

• Karekodsuz fişleri yapay zekâ ile oku: kart okumadaki yapay zekâ anahtarı kullanılır. Karekodlu fişler anahtarsız da cihazda okunur.
• Kişi başı günlük fiş okuma sınırı.
• Fiş görüntüsü saklama (yıl; VUK en az 5): süre dolunca görüntü silinir, masraf kaydı kalır.
• Ekranda fiş klasörünün durumu yazar. Görüntüler web kökü dışındaysa ya da sunucu klasöre dışarıdan erişimi engelliyorsa yeşil onay görünür. Değilse iki çözüm yazılır: PZK_OZEL_DIZIN tanımlamak ya da barındırma firmasından Nginx kuralı istemek. Altında Teşhis listesi web dışı klasörlerin (site kökündeki "private" ve "pzk-ozel", varsa PZK_OZEL_DIZIN) neden kullanılamadığını yazar (ör. "bulunamadı", "yazma izni yok", "PHP erişim kısıtının (open_basedir) dışında"); bu listeyi barındırma desteğine iletebilirsiniz. Bütün web dışı klasörler "PHP erişim kısıtının (open_basedir) dışında" ise PZK_OZEL_DIZIN önerisi gösterilmez, çünkü o sunucuda işe yaramaz; yalnız barındırma kuralı önerilir (0.95.2). Yeniden dene hem erişim denetimini tekrarlar hem web dışı klasörleri hemen yeniden arar; uygun bir klasör bulunursa fişler oraya taşınır (0.95.1).

Dikkat: Yapay zekâ ile okunan fişler yurt dışındaki hizmet sağlayıcıya (Anthropic) gönderilir; KVKK aydınlatma metninizde belirtin.

Özel klasörler

Kimler için: Modül admini · Nerede: Masraf ayarları → Fiş okuma ve saklama → Özel klasörler

Ne işe yarar: Prozence bazı dosyaları sitenin uploads klasöründeki kendi klasörlerinde saklar ve bunları yalnız uygulama üzerinden gösterir: fiş görüntüleri, taranan kartvizitler, duyuru ve politika ekleri, şirket panosu fotoğrafları, Zoom yükleme dosyaları, talep, kargo ve İSG bildirim fotoğrafları ve bordrolar (0.97.0). Bu klasörlere internetten doğrudan erişim kapalı olmalıdır. Apache kullanan sunucularda Prozence bunu kendisi sağlar. Nginx kullanan sunucularda (ör. Kinsta) barındırma firmasının bir kural eklemesi gerekir.

1. Masraf ayarlarında Özel klasörler listesine bakın. Her klasörün yanında durumu yazar: "dışarıdan erişim kapalı (denendi)", "dışarıdan açılabiliyor (denendi)", "denenemedi" ya da "henüz dosya yok". Prozence her klasöre geçici bir dosya koyup kendi adresinden ister ve hemen siler; sonuç bir gün saklanır.
2. Hepsi kapalıysa liste yeşildir; yapacak bir şey yoktur.
3. Açık ya da denenemeyen klasör varsa altta hazır Nginx kuralı görünür. Kuralı kopyala'ya tıklayın ve barındırma firmanıza (Kinsta: destek sohbeti) iletin. Kural, henüz dosyası olmayan klasörleri de kapsar.
4. Kural eklendikten sonra Yeniden dene'ye tıklayın. Durumlar "dışarıdan erişim kapalı (denendi)" olmalıdır.

İpucu: Kural ekranlarda bir şeyi bozmaz: Prozence bu dosyaları yalnız uygulama üzerinden gösterir. Talep, kargo ve İSG fotoğrafları da 0.95.2'den beri imzalı uygulama adresiyle açılır; oturum açmamış biri adresi bilse de göremez.

Dikkat:

• İmza görsellerinin klasörü (pzk-onbellek) bilerek listede yoktur; imzadaki fotoğraf ve bannerlar e-postalarda herkese açık olmalıdır. Barındırma firmasının bütün uploads klasörünü kapatmadığından emin olun.
• Kinsta'da kuraldan önce alınmış bir yedek geri yüklenirse kural silinir. O durumda kuralı yeniden isteyin.

Muhasebe onayı ve ödeme

Kimler için: Muhasebe (işlem yetkilisi) · Nerede: Masraflarım → Muhasebe

1. Masraflarım kutusunda Muhasebe'ye dokunun.
2. Süzgeçleri seçip Uygula'ya tıklayın:
   • Başlangıç ayı ve Bitiş ayı;
   • Durum (ör. Muhasebede (onayınızı bekleyen), Ödemeye hazır, Hepsi (ret ve iptal dahil));
   • Tür (Masraf ve avans, Yalnız masraf, Yalnız iş avansı);
   • Departman ve Kategori;
   • Yalnız muhasebeye aktarılmamış olanlar.
3. Onayınızı bekleyen masrafı açın. Kalemlerin hesap kodunu ve KKEG işaretini gerekirse düzeltin, sonra Onayla (ödemeye hazır)'a tıklayın (avansa bağlı masrafta düğmenin adı Onayla (avanstan mahsup)'tur). Masraf Ödemeye hazır olur.
4. Ödemeyi yaptıktan sonra masrafı açın, ödeme tarihini ve yöntemini seçip Ödendi olarak işaretle'ye tıklayın. Çalışana "Masrafınız ödendi" bildirimi gider. İş avansında düğmenin adı Avans verildi olarak işaretle'dir; avans Verildi (açık) olur.
5. Yanlış işaretlediyseniz Ödendi işaretini geri al'ı kullanın.

Dikkat: Avanstan mahsup edilen masraf elle "ödendi" yapılmaz; avans kapanınca kendiliğinden "ödendi (avanstan mahsup)" olur.

Avansı kapatma (iş avansı)

Kimler için: Muhasebe · Nerede: Muhasebe → avansı açın → Avansı kapat

Ne işe yarar: Çalışanın avansa bağlı harcamalarını avanstan düşer ve farkı kapatır.

1. Muhasebe ekranında Tür = Yalnız iş avansı, Durum = Ödendi / avans verildi (açık) seçip Uygula'ya tıklayın.
2. Avansı açın. Üstte Verilen, Harcanan (onaylı) ve Kalan tutarlar, altta Bu avansa bağlı masraflar görünür.
3. Onay bekleyen bağlı masraf varsa önce onu sonuçlandırın; o sırada kapanış yapılamaz.
4. Avansı kapat bölümünde Kapanış tarihi'ni ve Fark nasıl kapatılacak (Havale / EFT, Kasa, Bordro) seçin.
   • Avans fazlası: çalışandan geri alınır.
   • Masraf fazlası: çalışana ödenir.
5. Avansı kapat'a tıklayın. Bağlı ve ödemeye hazır masraflar "ödendi (avanstan mahsup)" olur; avans Kapandı durumuna geçer.

Muhasebe fişinde:

• Avansın verilişi: 195.<kişi> borç / 102 alacak.
• Avansa bağlı masrafın karşı hesabı: 195.<kişi>.
• Kapanış farkı:
  • avans fazlası: 102 (bordrodan kesintide 335.<kişi>) borç / 195 alacak;
  • masraf fazlası: 195 borç / 335.<kişi> alacak.

Muhasebe programına aktarma

Kimler için: Muhasebe · Nerede: Muhasebe → Dışa aktar (süzgece göre)

1. Muhasebe ekranında süzgeçleri seçip Uygula'ya tıklayın.
2. Muhasebe programı'nı seçin.
3. Aktarılanların bir daha gelmemesi için Aktarılanları "aktarıldı" olarak işaretle kutusunu işaretli bırakın.
4. İhtiyacınız olan dosyaya tıklayın:
   • Muhasebe fişi: yalnız onaylı (ödemeye hazır / ödendi) masraflardan; borç = alacak.
   • Masraf listesi (Excel): tür, avans no ve vergiye tabi harcırah sütunları dahil.
   • Fiş görüntüleri (ZIP).
   • Bordro aktarım dosyası: bordro ile ödenecek masrafların kişi başı toplamı; vergiye tabi harcırah ayrı sütunda.
5. Dosyayı muhasebe programınıza yükleyin. Dışa aktarmalar günlüğe yazılır.

Masraf raporu

Kimler için: Muhasebe, görüntüleyici, modül admini, yöneticiler (yalnız kendi ekipleri) · Nerede: Masraflarım → Rapor (Raporlar → Masraf → Yönetim) → Ayrıntılı rapor

1. Rapor'a dokunun. Raporlar → Masraf → Admin açılır: dönem, departman ve kişi süzgeci, özet, aylık grafik ve CSV tabloları (bkz. 19. Raporlar). Excel'li ayrıntılı rapor için Ayrıntılı rapor'a dokunun ve dönem seçin.
2. Aylık grafik; departman, kategori ve kişi kırılımları; KDV dahil / hariç tutarlar görünür. İş avansı özeti (açık, verilen, geciken) ve harcırah toplamı ayrıca gösterilir; avanslar gider sayılmaz.
3. Raporu Excel olarak indir ile her kırılımı ayrı sayfada alın.