31. Talep, muhaberat, satın alma ve demirbaş yönetimi

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Bu bölüm dört modülün ayarlarını anlatır: Talepler (kategoriler, hedef süreler, sorumlular, hazır yanıtlar), Muhaberat (teslim yeri, hatırlatma, kargo firmaları, varsayılan firma, takip adresleri), Satın alma (kategoriler, onaycılar, onaysız tedarik) ve Zimmet (teslim onayı, garanti hatırlatması, saklama, özel demirbaş kategorileri). Her modülde kimin ne yapacağını aynı ekrandaki Yetkiler bölümünden verirsiniz.

Günlük işler (talepleri işleme, gönderi kaydı ve teslimi, satın alma onayı, demirbaş ve sayım) çalışanların da kullandığı ekranlardadır; bkz. 23. Talepler, 24. Kargo, muhaberat ve satın alma ve 28. Demirbaş ve zimmet. Rollerin genel anlatımı için bkz. 10. Yönetim ve kurulum.

Kimler için: Admin · Hizmet sorumlusu · Talepler, Muhaberat, Satın alma ve Zimmet modül adminleri

Bu bölümde

• Ayar ekranlarını açma
• Talep ayarları: kategoriler ve hedef süreler
• Hazır yanıtları tanımlama
• Talepler için yetki verme
• Muhaberat ayarları
• Muhaberat için yetki verme
• Satın alma ayarları
• Satın alma için yetki verme
• Zimmet ayarları ve özel kategoriler
• Zimmet için yetki verme
• Raporlar

Başlamadan önce: Dört modül de şirkette kapalı gelir. Her birini kendi ayar ekranındaki ilk kutuyla açarsınız. Bu bölümdeki ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle hazırlanmıştır.

Ayar ekranlarını açma

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu, modül adminleri · Nerede: Admin → Modüller

Ne işe yarar: Dört modülün ayarları iki yerdedir:

1. Soldaki menüden Admin'e tıklayın.
2. Yönetim menüsünde Modüller grubundaki Hizmetler'e, Satın alma'ya ya da Zimmet'e tıklayın.
3. Hizmetler'de üstte alt sekmeler görünür: Genel, Talepler, Muhaberat, Rezervasyon, Ziyaretçiler, Yemek, Servis, Araç, Yetkiler. İstediğiniz alt sekmeye tıklayın.

Telefonda: Profil → Admin şeridine dokunun, sonra Bölüm: … düğmesinden bölümü seçin.

İpucu:

• Alt sekmeler yalnız yetkili olduğunuz bölümleri gösterir. Kapalı bir hizmetin sekmesi soluk ve "kapalı" etiketlidir; ayarlarına yine girebilirsiniz.
• Seçtiğiniz alt sekme oturum boyunca hatırlanır; sekmeler arasında ok tuşlarıyla da geçebilirsiniz.

Talep ayarları: kategoriler ve hedef süreler

Kimler için: Talepler modül admini, hizmet sorumlusu, Admin · Nerede: Admin → Hizmetler → Talepler

Ne işe yarar: Çalışanların açabileceği talep konularını, her konunun sorumlularını ve hedef çözüm süresini belirlersiniz.

1. Talep kaydı açık: çalışanlar Pano → Hizmetler'de talep açar kutusunu işaretleyin.
2. Kapanan talepler kaç ay saklansın (3–120; sonra fotoğrafıyla silinir) değerini girin.
3. Her kategori kutusunda (başlığında "Kategori 1 · 4 açık talep" gibi açık talep sayısı yazar):
   1. Ad ve Açıklama (formda görünür) alanlarını düzenleyin.
   2. Hedef çözüm süresi (saat; acil ×¼, yüksek ×½, düşük ×2) değerini girin.
   3. Çalışanlar bu kategoride talep açabilir kutusunu işaretli bırakın (kapatırsanız kategori formda görünmez, eski talepler kalır).
   4. Sorumlu ekle: ad yazın kutusuna ad yazıp listeden sorumluyu seçin. Kaldırmak için adın yanındaki ×'e tıklayın.
4. Yeni kategori için + Kategori ekle'ye tıklayın.
5. Talep ayarlarını kaydet'e tıklayın.

Sonuç: "Talep ayarları kaydedildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• "Bu kategoride açık talep var; önce kapatın ya da kategoriyi kapalıya alın." — Kategoriyi kaldır'a açık talebi olan kategoride tıkladınız.
• "En az bir kategori kalmalı." / "En çok 30 kategori tanımlanabilir."
• ""…" için hedef süre 1–720 saat arasında olmalı."
• "Saklama süresi 3–120 ay arasında olmalı."

İpucu: Hedef süre aşılınca talebi üstlenen kişiye (kimse üstlenmediyse kategori sorumlularına) bir kez bildirim gider. Talep Bilgi bekleniyor durumundayken hedef süre durur (bkz. 23. Talepler).

Hazır yanıtları tanımlama

Kimler için: Talepler modül admini, hizmet sorumlusu, Admin · Nerede: Admin → Hizmetler → Talepler → Hazır yanıtlar

Ne işe yarar: Talepleri işleyenlerin sık yazdığı yanıtları bir kez tanımlarsınız; talep penceresinde Hazır yanıt ekle… listesinden seçilir.

1. Talepler alt sekmesinde aşağı kaydırıp Hazır yanıtlar bölümüne gelin.
2. + Hazır yanıt ekle'ye tıklayın.
3. Ad (listede görünür) alanına kısa bir ad yazın (ör. "Parola sıfırlandı").
4. Metin kutusuna yanıtı yazın. Metinde iki yer tutucu kullanabilirsiniz:
   • {ad} — talep sahibinin adı (ör. "Merhaba {ad}," → "Merhaba Gamze,");
   • {no} — talep numarası (ör. "bu talebe ({no}) yazın" → "bu talebe (T-2026-0020) yazın").
5. Gereksiz yanıtı Kaldır ile silin.
6. Talep ayarlarını kaydet'e tıklayın.

Sık hatalar:

• "Hazır yanıtın adı (en az 2 karakter) ve metni dolu olmalı."
• "En çok 30 hazır yanıt tanımlanabilir."

İpucu: Hazır yanıtları yalnız talepleri işleyenler görür; talep açan çalışan görmez. Tamamen boş satırlar kayıtta atlanır.

Talepler için yetki verme

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Yetkiler → Talepler (BT, idari, sarf, tesis)

Ne işe yarar: Talepleri kimin yöneteceğini, işleyeceğini ve izleyeceğini belirlersiniz. Kategori sorumluları ayrıca kategori ayarında seçilir.

1. Hizmetler'de Yetkiler alt sekmesine tıklayın.
2. Talepler (BT, idari, sarf, tesis) bölümünde her rol için kutuya ad yazıp kişiyi seçin.
3. Bir departmanın tamamına rol vermek için + Departman ekle'yi kullanın.
4. Bölümün Kaydet düğmesine tıklayın.

İpucu: Aynı Yetkiler alt sekmesindeki en üst satır (Hizmetler → Modül admini) hizmet sorumlusudur: Hizmetler sekmesinin tamamını yönetir ve talep, muhaberat, rezervasyon, ziyaretçi işlerini de görür.

Muhaberat ayarları

Kimler için: Muhaberat modül admini, hizmet sorumlusu, Admin · Nerede: Admin → Hizmetler → Muhaberat

Ne işe yarar: Gelen gönderi kaydını ve çalışanların giden kargo taleplerini açar; teslim yerini, hatırlatmayı, saklama süresini, kargo firmalarını ve takip adreslerini belirlersiniz.

1. Muhaberat açık: gelen kargo kaydı ve çalışana teslim kodu kutusunu işaretleyin.
2. Çalışanların gönderi isteyebilmesi için Çalışanlar giden kargo talebi açabilir kutusunu işaretleyin.
3. Teslim yeri (bildirimde yazar) alanına gönderilerin nereden alınacağını yazın.
4. Alınmayan kargo için hatırlatma (gün; 0 = kapalı; en çok 3 kez) ve Kayıtlar kaç ay saklansın (1–120) değerlerini girin.
5. Muhaberat sorumluları satırında Sorumlu ekle: ad yazın kutusuyla sorumluları ekleyin.
6. Kargo firmaları (her satıra bir tane) listesini düzenleyin.
7. Varsayılan kargo firması listesinden gönderirken önce seçili gelecek firmayı seçin.
8. Takip bağlantısı için Takip adresi şablonları kutusuna her satıra bir firma yazın: Firma | https://…{no} (ör. Yurtiçi Kargo | https://takip.ornek.invalid/kargo?no={no}).
9. Muhaberat ayarlarını kaydet'e tıklayın.

Sonuç: "Muhaberat ayarları kaydedildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• "Takip adresi satırı "Firma | https://…{no}" biçiminde olmalı: …" — satırda firma adıyla adresi ayıran | yok.
• "… için takip adresi https:// ile başlamalı ve {no} içermeli." — adres https:// ile başlamıyor ya da {no} eksik.
• "Takip adresi verilen firma listede yok: …" — önce firmayı Kargo firmaları listesine ekleyin.
• "En az bir kargo firması kalmalı."
• "Hatırlatma 0–14 gün arasında olmalı (0 = kapalı)."
• "Saklama süresi 1–120 ay arasında olmalı."

Dikkat: Takip şablonu firma adına göre eşleşir. Firma adını listede değiştirirseniz şablondaki adı da değiştirin.

Muhaberat için yetki verme

Kimler için: Admin, hizmet sorumlusu · Nerede: Admin → Hizmetler → Yetkiler → Muhaberat (kargo ve posta)

1. Hizmetler'de Yetkiler alt sekmesine tıklayın.
2. Muhaberat (kargo ve posta) bölümünde rollere kişi ekleyin.
3. Kaydet'e tıklayın.

İpucu: Resepsiyon görevlisi hem ziyaretçi hem muhaberat işi yapıyorsa iki modülde de İşlem yetkilisi olsun; menüde Resepsiyon ve Muhaberat ayrı ekranlar olarak görünür (bkz. 32. Servis, yemek, ziyaretçi ve acil durum yönetimi).

Satın alma ayarları

Kimler için: Satın alma modül admini, Admin · Nerede: Admin → Modüller → Satın alma

Ne işe yarar: Satın alma taleplerini açar; kategorileri, yönetim onaycılarını ve onay almadan tedarik edebilecek kişileri belirlersiniz.

1. Satın alma talepleri açık: çalışanlar Benim Alanım'da "Satın alma"yı görür kutusunu işaretleyin.
2. Kategoriler listesinde her kategorinin adını yazın ve türünü (BT ya da İdari) seçin. Gereksiz kategoriyi × ile silin; yenisi için + Kategori ekle'ye tıklayın.
3. Yönetim onayı bölümünde Onaycılar kutusuna ad yazıp onaycıları seçin.
4. Onaysız tedarik (yetkiye göre onay atlama) bölümünde Onaysız tedarik yetkisi olanlar kutusuna kişileri ekleyin.
5. Onaysız tedarik üst sınırı (TRY; 0 = sınırsız) değerini girin.
6. Kaydet'e tıklayın.

Sonuç: "Satın alma ayarları kaydedildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• "En az bir kategori olmalı."
• "Kategori türü BT ya da İdari olmalı: …"
• "Onaysız tedarik üst sınırı 0 ya da pozitif bir TRY tutarı olmalı (0 = sınırsız)."
• "Satın alma ayarlarını modül admini ya da Admin değiştirir."

Dikkat: Kimse kendi talebini onaylayamaz. Tek onaycı varsa onun kendi talepleri için ikinci bir onaycı ekleyin (ya da modül admini / Admin karar verir). Onay tek aşamalıdır.

Satın alma için yetki verme

Kimler için: Admin, satın alma modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Satın alma → Yetkiler

Ne işe yarar: Tedarik listesini kimin işleyeceğini (satın alma yetkilisi) ve kimin yalnız izleyeceğini belirlersiniz.

1. Satın alma sekmesinin altındaki Yetkiler bölümüne gelin.
2. Her role kişi ekleyin; bir departmanın tamamı için + Departman ekle'yi kullanın.
3. Kaydet'e tıklayın.

Dikkat: Satın alma yetkilisi atanmazsa onaylanan talepleri tedarik listesinde işleyecek kimse olmaz. Onaycılar rol değildir; yukarıdaki Onaycılar ayarında seçilir.

Zimmet ayarları ve özel kategoriler

Kimler için: Zimmet modül admini, Admin · Nerede: Admin → Modüller → Zimmet

Ne işe yarar: Zimmet modülünü ve Demirbaşlar ekranını açar; teslim onayını, garanti hatırlatmasını, saklama süresini ve şirkete özel demirbaş kategorilerini belirlersiniz.

1. Zimmet modülü açık: çalışanlar Benim Alanım'da "Zimmetlerim"i görür kutusunu işaretleyin.
2. Teslim onayı iste: çalışan "Teslim aldım" deyince zimmet kesinleşir (önerilen) kutusunu işaretli bırakın.
3. Garanti hatırlatması (gün önce; 0 = kapalı) ve Kayıp / elden çıkarılan kayıtlar kaç ay saklansın değerlerini girin.
4. Özel kategoriler bölümünde yerleşik listede olmayan bir tür için + Kategori ekle'ye tıklayın, Kategori adı yazın ve Grup seçin (Bilgi teknolojileri, Kart, anahtar, hat, Ofis ve mobilya, Araç ve ekipman, Diğer). Gereksiz kategoriyi Kaldır ile silin.
5. Kaydet'e tıklayın.

Sonuç: "Zimmet ayarları kaydedildi." iletisi görünür.

Sık hatalar:

• ""…" adında bir kategori zaten var." — yerleşik ya da başka bir özel kategoriyle aynı ad.
• ""…" kategorisinde kayıtlı demirbaş var; önce onları başka kategoriye alın." — içinde kayıt olan kategori silinemez.
• "Kategori adı en az 2 karakter olmalı." / "En çok 40 özel kategori eklenebilir."
• "Garanti hatırlatması 0–180 gün olmalı (0 = kapalı)." / "Saklama süresi 12–120 ay olmalı."

Dikkat: Teslim onayını kapatırsanız zimmetlenen eşya hemen zimmetli sayılır ve çalışan onayı alınmaz ("Teslim onayı kapalı: eşya hemen zimmetli sayılır.").

Zimmet için yetki verme

Kimler için: Admin, zimmet modül admini · Nerede: Admin → Modüller → Zimmet → Yetkiler

1. Zimmet sekmesinin altındaki Yetkiler bölümüne gelin.
2. Zimmet sorumlularını (BT, idari işler) İşlem yetkilisi olarak ekleyin.
3. Kaydet'e tıklayın.

Dikkat: Olaylardaki maliyet ve kusur değerlendirmesi kişisel bir değerlendirmedir; görüntüleyici rolünü yalnız bu bilgiyi görmesi gereken kişilere verin.

Raporlar

Kimler için: Modül adminleri, görüntüleyiciler · Nerede: Soldaki menü → Raporlar

Dört modülün raporları Raporlar sayfasında ayrı sekmelerdedir:

• Talepler: kategori, üstlenen ve departmana göre talep sayıları, ilk yanıt ve çözüm süresi medyanları, hedefte çözülen oranı, memnuniyet (bkz. 19. Raporlar). Talepler kutusundaki Özet panosu da aynı ölçüleri gösterir (bkz. 23. Talepler).
• Kargo: kim kaç kargo / kurye gönderdi, kategori, firma ve departmana göre gönderimler, gelen ve giden gönderi listeleri (bkz. 19. Raporlar).
• Satın alma: kategori, tür, departman, kişi ve durum tabloları, onaysız tedarik (bkz. 19. Raporlar).
• Zimmet: zimmet hareketleri, olaylar, ortalama kapanma süresi, türe ve kusur değerlendirmesine göre tablolar (bkz. 19. Raporlar).