31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Este capítulo explica los ajustes de cuatro módulos: Solicitudes (categorías, plazos objetivo, responsables, respuestas predefinidas), Correspondencia (lugar de recogida, recordatorio, empresas de paquetería, empresa predeterminada, direcciones de seguimiento), Compras (categorías, aprobadores, compra sin aprobación) y Activo (confirmación de recepción, aviso de garantía, conservación, categorías personalizadas de activos). En cada módulo, quién hace qué se concede en la sección Permisos de la misma pantalla.

Las tareas diarias (tramitar solicitudes, registrar y entregar envíos, aprobar compras, activos fijos e inventario) están en las pantallas que también usan los empleados; consulta 23. Solicitudes, 24. Paquetería, correspondencia y compras y 28. Activos fijos y asignación de activos. Para una descripción general de los roles, consulta 10. Administración y configuración.

Para quién: Admin · Responsable de servicios · Admins de los módulos Solicitudes, Correspondencia, Compras y Activo

En este capítulo

• Abrir las pantallas de ajustes
• Ajustes de solicitudes: categorías y plazos objetivo
• Definir respuestas predefinidas
• Conceder permisos para Solicitudes
• Ajustes de correspondencia
• Conceder permisos para Correspondencia
• Ajustes de compras
• Conceder permisos para Compras
• Ajustes de activos y categorías personalizadas
• Conceder permisos para Activos
• Informes

Antes de empezar: Los cuatro módulos vienen desactivados en la empresa. Activas cada uno con la primera casilla de su propia pantalla de ajustes. Las pantallas de este capítulo se han preparado con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş.".

Abrir las pantallas de ajustes

Para quién: Admin, responsable de servicios, admins de módulo · Dónde: Admin → Módulos · Versión: 0.63.0 (subpestañas de Servicios 0.99.23, Compras 0.99.22)

Para qué sirve: Los ajustes de los cuatro módulos están en dos lugares:

1. Haz clic en Admin en el menú de la izquierda.
2. En el menú de administración, haz clic en Servicios, Compras o Activo, dentro del grupo Módulos.
3. En Servicios aparecen arriba las subpestañas: General, Solicitudes, Correspondencia, Reservas, Visitantes, Comidas, Transporte, Vehículo, Permisos. Haz clic en la subpestaña que quieras.

En el teléfono: Toca Perfil → la franja Admin y luego elige la sección en el botón Sección:….

Consejo:

• Las subpestañas solo muestran las secciones en las que tienes permiso. La pestaña de un servicio desactivado aparece atenuada y con la etiqueta "desactivado"; aun así puedes entrar en sus ajustes.
• La subpestaña que eliges se recuerda durante la sesión; también puedes pasar de una a otra con las teclas de flecha.

Ajustes de solicitudes: categorías y plazos objetivo

Para quién: Admin del módulo Solicitudes, responsable de servicios, Admin · Dónde: Admin → Servicios → Solicitudes · Versión: 0.63.0 (actualizado en 0.99.43)

Para qué sirve: Defines los temas de solicitud que pueden abrir los empleados, los responsables de cada tema y el plazo objetivo de resolución.

1. Marca la casilla Solicitudes activadas: la plantilla abre solicitudes en Panel → Servicios.
2. Introduce el valor de Meses que se guardan las cerradas (3–120; después se borran con la foto).
3. En cada cuadro de categoría (en su título figura el número de solicitudes abiertas, como "Categoría 1 · 4 solicitudes abiertas"):
   1. Edita los campos Nombre y Descripción (se ve en el formulario).
   2. Introduce el valor de Plazo de resolución (horas; urgente ×¼, alta ×½, baja ×2).
   3. Deja marcada la casilla La plantilla puede abrir solicitudes en esta categoría (si la desmarcas, la categoría no aparece en el formulario; las solicitudes antiguas se conservan).
   4. Escribe un nombre en el cuadro Añadir responsable: escriba un nombre y elige al responsable en la lista. Para quitarlo, haz clic en la × que hay junto al nombre.
4. Para una categoría nueva, haz clic en + Añadir categoría.
5. Haz clic en Guardar ajustes de solicitudes.

Resultado: Aparece el mensaje "Se han guardado los ajustes de solicitudes."

Errores frecuentes:

• "Hay solicitudes abiertas en esta categoría; ciérralas primero o desactiva la categoría." — hiciste clic en Quitar categoría en una categoría con solicitudes abiertas.
• "Debe quedar al menos una categoría." / "Se pueden definir como máximo 30 categorías."
• "El plazo objetivo de «…» debe estar entre 1 y 720 horas."
• "El plazo de conservación debe estar entre 3 y 120 meses."

Consejo: Cuando se supera el plazo objetivo, se envía una notificación una vez a quien se ha hecho cargo de la solicitud (si nadie, a los responsables de la categoría). Mientras la solicitud está en estado Esperando información, el plazo objetivo se detiene (consulta 23. Solicitudes).

Definir respuestas predefinidas

Para quién: Admin del módulo Solicitudes, responsable de servicios, Admin · Dónde: Admin → Servicios → Solicitudes → Respuestas predefinidas · Versión: 0.99.43

Para qué sirve: Defines una sola vez las respuestas que quienes tramitan solicitudes escriben con frecuencia; en la ventana de la solicitud se eligen en la lista Insertar respuesta predefinida….

1. En la subpestaña Solicitudes, desplázate hacia abajo hasta la sección Respuestas predefinidas.
2. Haz clic en + Añadir respuesta predefinida.
3. En el campo Nombre (visible en la lista), escribe un nombre breve (p. ej. "Contraseña restablecida").
4. En el cuadro Texto, escribe la respuesta. En el texto puedes usar dos marcadores:
   • {ad} — el nombre de quien abrió la solicitud (p. ej. "Hola {ad}," → "Hola Gamze,");
   • {no} — el número de la solicitud (p. ej. "escribe a esta solicitud ({no})" → "escribe a esta solicitud (T-2026-0020)").
5. Elimina con Quitar las respuestas que no necesites.
6. Haz clic en Guardar ajustes de solicitudes.

Errores frecuentes:

• "El nombre de la respuesta predefinida (mínimo 2 caracteres) y su texto deben estar rellenos."
• "Se pueden definir como máximo 30 respuestas predefinidas."

Consejo: Las respuestas predefinidas solo las ven quienes tramitan solicitudes; el empleado que abre la solicitud no las ve. Las filas completamente vacías se omiten al guardar.

Conceder permisos para Solicitudes

Para quién: Admin, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Permisos → Solicitudes (TI, administración, suministros, instalaciones) · Versión: 0.74.0 (subpestaña Permisos 0.99.23)

Para qué sirve: Decides quién gestionará, tramitará y consultará las solicitudes. Los responsables de categoría se eligen además en los ajustes de la categoría.

1. En Servicios, haz clic en la subpestaña Permisos.
2. En la sección Solicitudes (TI, administración, suministros, instalaciones), escribe un nombre en el cuadro de cada rol y elige a la persona.
3. Para dar un rol a todo un departamento, usa + Añadir departamento.
4. Haz clic en el botón Guardar de la sección.

Consejo: La fila superior de la misma subpestaña Permisos (Servicios → Admin del módulo) es el responsable de servicios: gestiona toda la pestaña Servicios y también ve las tareas de solicitudes, correspondencia, reservas y visitas.

Ajustes de correspondencia

Para quién: Admin del módulo Correspondencia, responsable de servicios, Admin · Dónde: Admin → Servicios → Correspondencia · Versión: 0.64.0 (empresa predeterminada y plantillas de seguimiento 0.99.21)

Para qué sirve: Activa el registro de envíos recibidos y las solicitudes de envío de los empleados; defines el lugar de recogida, el recordatorio, el plazo de conservación, las empresas de paquetería y las direcciones de seguimiento.

1. Marca la casilla Correspondencia activada: registro de paquetes y códigos de recogida.
2. Para que los empleados puedan pedir envíos, marca la casilla La plantilla puede solicitar envíos.
3. En el campo Lugar de recogida (aparece en el aviso) escribe dónde se recogerán los envíos.
4. Introduce los valores de Recordatorio de paquetes no recogidos (días; 0 = desactivado; máx. 3 veces) y Meses que se guardan los registros (1–120).
5. En la fila de Responsables de correspondencia, añade a los responsables con el cuadro Añadir responsable: escriba un nombre.
6. Edita la lista Empresas de transporte (una por línea).
7. En la lista Paquetería predeterminada, elige la empresa que aparecerá preseleccionada al enviar.
8. Para el enlace de seguimiento, escribe en el cuadro Plantillas de dirección de seguimiento una empresa por línea: Empresa | https://…{no} (p. ej. Yurtiçi Kargo | https://takip.ornek.invalid/kargo?no={no}).
9. Haz clic en Guardar ajustes de correspondencia.

Resultado: Aparece el mensaje "Se han guardado los ajustes de correspondencia."

Errores frecuentes:

• "La línea de dirección de seguimiento debe tener el formato «Empresa | https://…{no}»: …" — falta en la línea el | que separa el nombre de la empresa de la dirección.
• "La dirección de seguimiento de … debe empezar por https:// y contener {no}." — la dirección no empieza por https:// o falta {no}.
• "La empresa con dirección de seguimiento no está en la lista: …" — añade primero la empresa a la lista Empresas de transporte.
• "Debe quedar al menos una empresa de paquetería."
• "El recordatorio debe estar entre 0 y 14 días (0 = desactivado)."
• "El plazo de conservación debe estar entre 1 y 120 meses."

Importante: La plantilla de seguimiento se empareja por el nombre de la empresa. Si cambias el nombre de la empresa en la lista, cambia también el nombre en la plantilla.

Conceder permisos para Correspondencia

Para quién: Admin, responsable de servicios · Dónde: Admin → Servicios → Permisos → Correspondencia (paquetes y correo) · Versión: 0.74.0

1. En Servicios, haz clic en la subpestaña Permisos.
2. En la sección Correspondencia (paquetes y correo), añade personas a los roles.
3. Haz clic en Guardar.

Consejo: Si la persona de recepción hace tanto el trabajo de visitas como el de correspondencia, que sea Responsable operativo en los dos módulos; en el menú aparecen como pantallas separadas Recepción y Correspondencia (consulta 32. Administración de transporte, comidas, visitantes y emergencias).

Ajustes de compras

Para quién: Admin del módulo Compras, Admin · Dónde: Admin → Módulos → Compras · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Activa las solicitudes de compra; defines las categorías, los aprobadores de la dirección y las personas que pueden comprar sin esperar aprobación.

1. Marca la casilla Solicitudes de compra activadas: los empleados ven "Compras" en Mi espacio.
2. En la lista Categorías, escribe el nombre de cada categoría y elige su tipo (TI o Administrativo). Elimina con × las categorías que no necesites; para una nueva, haz clic en + Añadir categoría.
3. En la sección Aprobación de la dirección, escribe un nombre en el cuadro Aprobadores y elige a los aprobadores.
4. En la sección Compra sin aprobación (omitir la aprobación según permiso), añade personas en el cuadro Personas autorizadas a omitir la aprobación.
5. Introduce el valor de Límite sin aprobación (TRY; 0 = sin límite).
6. Haz clic en Guardar.

Resultado: Aparece el mensaje "Se han guardado los ajustes de compras."

Errores frecuentes:

• "Tiene que haber al menos una categoría."
• "El tipo de categoría debe ser TI o Administrativo: …"
• "El límite sin aprobación debe ser 0 o un importe positivo en TRY (0 = sin límite)."
• "Los ajustes de compras los cambia el admin del módulo o el Admin."

Importante: Nadie puede aprobar su propia solicitud. Si solo hay un aprobador, añade un segundo aprobador para sus propias solicitudes (o decide el admin del módulo / el Admin). La aprobación es de una sola fase.

Conceder permisos para Compras

Para quién: Admin, admin del módulo Compras · Dónde: Admin → Módulos → Compras → Permisos · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Decides quién tramitará la lista de suministro (responsable de compras) y quién solo la consultará.

1. Ve a la sección Permisos, bajo la pestaña Compras.
2. Añade personas a cada rol; para todo un departamento, usa + Añadir departamento.
3. Haz clic en Guardar.

Importante: Si no se asigna un responsable de compras, nadie tramitará en la lista de suministro las solicitudes aprobadas. Los aprobadores no son un rol; se eligen en el ajuste Aprobadores de más arriba.

Ajustes de activos y categorías personalizadas

Para quién: Admin del módulo Activo, Admin · Dónde: Admin → Módulos → Activo · Versión: 0.75.0, 0.96.1 (categorías personalizadas 0.99.42)

Para qué sirve: Activa el módulo de activos y la pantalla Activos; defines la confirmación de recepción, el aviso de garantía, el plazo de conservación y las categorías de activos propias de la empresa.

1. Marca la casilla Módulo activo: los empleados ven "Mis activos" en Mi espacio.
2. Deja marcada la casilla Pedir confirmación: la asignación se cierra cuando el empleado confirma (recomendado).
3. Introduce los valores de Aviso de garantía (días antes; 0 = desactivado) y Meses de conservación de perdidos / dados de baja.
4. En la sección Categorías personalizadas, para un tipo que no esté en la lista integrada, haz clic en + Añadir categoría, escribe el Nombre de la categoría y elige el Grupo (Tecnología de la información, Tarjetas, llaves, SIM, Oficina y mobiliario, Vehículos y equipos, Otro). Elimina con Quitar las categorías que no necesites.
5. Haz clic en Guardar.

Resultado: Aparece el mensaje "Se han guardado los ajustes de activos."

Errores frecuentes:

• "Ya existe una categoría con el nombre «…»." — el mismo nombre que una categoría integrada o que otra personalizada.
• "Hay activos registrados en la categoría «…»; pásalos primero a otra categoría." — no se puede eliminar una categoría que tiene registros.
• "El nombre de la categoría debe tener al menos 2 caracteres." / "Se pueden añadir como máximo 40 categorías personalizadas."
• "El aviso de garantía debe ser de 0 a 180 días (0 = desactivado)." / "El plazo de conservación debe estar entre 12 y 120 meses."

Importante: Si desactivas la confirmación de recepción, el artículo asignado se considera enseguida asignado y no se pide la confirmación del empleado ("Confirmación de recepción desactivada: el artículo se considera asignado de inmediato.").

Conceder permisos para Activos

Para quién: Admin, admin del módulo Activo · Dónde: Admin → Módulos → Activo → Permisos · Versión: 0.74.0 (pestaña Admin 0.99.3)

1. Ve a la sección Permisos, bajo la pestaña Activo.
2. Añade como Responsable operativo a los responsables de activos (TI, servicios generales).
3. Haz clic en Guardar.

Importante: El coste y la evaluación de culpa de los incidentes son una valoración personal; concede el rol de observador solo a las personas que necesiten ver esta información.

Informes

Para quién: Admins de módulo, observadores · Dónde: Menú de la izquierda → Informes · Versión: 0.98.0 (Paquete 0.99.21, Compras 0.99.22, medidas de solicitudes 0.99.43, incidentes de activos 0.99.42)

Los informes de los cuatro módulos están en pestañas separadas de la página Informes:

• Solicitudes: número de solicitudes por categoría, por responsable y por departamento, medianas de la primera respuesta y del tiempo de resolución, proporción resuelta en el plazo objetivo, satisfacción (consulta 19. Informes). El panel Resumen del cuadro Solicitudes muestra las mismas medidas (consulta 23. Solicitudes).
• Paquete: quién envió cuántos paquetes / mensajería, envíos por categoría, empresa y departamento, listas de envíos recibidos y salientes (consulta 19. Informes).
• Compras: tablas por categoría, tipo, departamento, persona y estado, compras sin aprobación (consulta 19. Informes).
• Activo: movimientos de activos, incidentes, tiempo medio de cierre, tablas por tipo y por evaluación de culpa (consulta 19. Informes).