24. Paquetería, correspondencia y compras

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Los paquetes, sobres, comidas, flores o notificaciones oficiales que llegan a tu nombre se registran en recepción (correspondencia); recibes una notificación y un código de recogida de 4 dígitos. Cuando tienes que enviar algo en nombre de la empresa, abres una solicitud de paquete o de mensajero y sigues los cuatro pasos de tu envío (Solicitado → En la sala de correo → En tránsito → Enviado) desde la aplicación. Cuando hay que comprar algo para el trabajo, abres una solicitud de Compras: la solicitud pasa por la aprobación de la dirección y después el responsable de compras hace el pedido.

Este capítulo es para los empleados, el personal de correspondencia (recepción), los aprobadores de compras y los responsables de compras. Para los ajustes, consulta 31. Gestión de solicitudes, correspondencia, compras y activos fijos.

Para quién: Empleado · Responsable de correspondencia · Aprobador de compras · Responsable de compras

En este capítulo

Paquetería (empleado)

• El cuadro Paquetería y correo
• Recoger un envío a tu nombre
• Solicitud de envío de un paquete o un mensajero
• Seguir tu envío y marcarlo como entregado

Correspondencia (responsable)

• Abrir el mostrador de correspondencia
• Registrar un envío entrante
• Registro con la foto de la etiqueta (IA)
• Entregar un envío
• Tramitar las solicitudes de envío salientes
• Libro de correspondencia: entrante y saliente

Compras

• El cuadro Compras
• Crear una solicitud de compra
• Añadir alternativas y por qué se eligió esta
• Adquisición sin aprobación (si tienes autorización)
• Seguir y cancelar tu solicitud
• Aprobar o rechazar como aprobador
• Lista de compras: pedido y recepción
• Todas las solicitudes de compra y CSV

Antes de empezar: Los módulos de Correspondencia y de Compras se activan por separado en la empresa; los dos vienen desactivados. Si no ves el cuadro Paquetería y correo o Compras, ese módulo no está activado en tu empresa. Las pantallas de este capítulo se han preparado con los datos ficticios de «Örnek Teknoloji A.Ş.».

El cuadro Paquetería y correo

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Servicios → Paquetería y correo (en el ordenador, Tablón → Servicios) · Versión: 0.64.0 (tipos de envío 0.99.23, cuatro pasos 0.99.21)

Para qué sirve: Muestra los envíos que han llegado a tu nombre y esperan a que los recojas, tu código de recogida y tus propias solicitudes de envío.

1. En el menú inferior, toca Herramientas y elige Servicios en la franja superior.
2. Baja hasta el cuadro Paquetería y correo.
3. Si hay un envío esperando a tu nombre, en su tarjeta aparece un título según el tipo (por ejemplo, Han llegado tus flores) y debajo la empresa, el tipo, la hora de llegada y el Lugar de recogida. En la tarjeta, el Código de recogida aparece con números grandes.
4. En Paquetes anteriores y enviados se listan los envíos que has recogido y las solicitudes de envío que has abierto.

Tipos de envío y títulos de las notificaciones:

Resultado: Si no hay nada esperando a tu nombre, el cuadro muestra «No hay paquetes para usted. Cuando llegue uno recibirá un aviso y un código de recogida.».

Consejo: Los envíos que esperan a que los recojas también aparecen en la lista Pendientes para ti (por ejemplo, «Tu comida ha llegado y te espera»; consulta 09. Notificaciones).

Recoger un envío a tu nombre

Para quién: Empleado · Dónde: Paquetería y correo → Código de recogida · Versión: 0.64.0

Para qué sirve: Tu envío solo se entrega a ti, con el código de recogida.

1. Toca la notificación «Ha llegado su paquete» (o, según el tipo, «Ha llegado tu comida», etc.) o abre el cuadro Paquetería y correo.
2. Ve al Lugar de recogida que figura en la tarjeta.
3. Dile al encargado el Código de recogida de 4 dígitos que aparece en la tarjeta.

Resultado: Cuando el encargado introduce el código, el envío queda entregado y recibes la notificación de «entregado». El envío pasa a la lista Paquetes anteriores y enviados.

Consejo:

• Si otra persona recoge tu envío (el encargado lo entrega sin código, con el nombre de quien lo recoge), recibes una notificación con el nombre de quien lo ha recogido.
• Si estás de ausencia, también se avisa a la persona que te sustituye.
• Si no se recoge un envío, recibes hasta 3 recordatorios con el intervalo que fije la empresa (por defecto, cada 2 días). Para comidas y flores no se envían recordatorios.

Importante: El código de recogida solo se ve en tu pantalla; díselo únicamente al encargado de la entrega.

Solicitud de envío de un paquete o un mensajero

Para quién: Empleado · Dónde: Paquetería y correo → Enviar paquete · Versión: 0.64.0 (envío y categoría de contenido 0.99.21)

Para qué sirve: Cuando tienes que hacer un envío en nombre de la empresa, abres una solicitud en Correspondencia. Correspondencia prepara el envío, lo entrega a la empresa de paquetería o al mensajero y te comunica la empresa y el número de seguimiento.

Antes de empezar: El botón Enviar paquete solo aparece si tu empresa ha activado las solicitudes de envío saliente.

1. En el cuadro Paquetería y correo, toca Enviar paquete. Al principio de la ventana se indica dónde dejar el paquete (por ejemplo, «Paketi teslim yerine (Resepsiyon) bırakın.» («Deja el paquete en el lugar de entrega (Recepción).»)).
2. En el campo Destinatario (persona y empresa), escribe al destinatario (por ejemplo, «Berk Yalın — Mavi Ajans Ltd.»).
3. Escribe la Dirección completa y el Teléfono del destinatario.
4. En el campo Contenido, escribe qué envías (por ejemplo, «Catálogo y muestras (1 caja)»).
5. En la lista Enviado, elige Paquete o Mensajería.
6. En la lista Categoría del contenido, elige Contrato, Documentos, Promocional, Marketing o General.
7. En la lista Pago, elige Paga el remitente (empresa) o Paga el destinatario.
8. Si el envío tiene que salir el mismo día, marca la casilla Urgente (enviar el mismo día).
9. Si quieres, escribe una Nota (opcional).
10. Toca Solicitar envío.
11. Deja el paquete en el lugar de entrega.

Resultado: Aparece el mensaje «Gönderim talebiniz alındı: KG-…» («Hemos recibido tu solicitud de envío: KG-…»); la solicitud se añade a la lista Paquetes anteriores y enviados con el estado Solicitado. Los responsables de correspondencia reciben la notificación «Kurye/Kargo gönderim talebi» («Solicitud de envío por mensajero / paquetería»).

Errores frecuentes:

• «Escriba el nombre y la dirección completa del destinatario.»: el destinatario o la dirección están vacíos.
• «Hoy ha abierto muchas solicitudes de envío.»: se ha alcanzado el límite diario; inténtalo de nuevo mañana.
• «Las solicitudes de envío están desactivadas en esta empresa.»: tu empresa ha desactivado esta función.

Seguir tu envío y marcarlo como entregado

Para quién: Empleado (remitente) · Dónde: Paquetería y correo → Paquetes anteriores y enviados · Versión: 0.99.21

Para qué sirve: Ves en qué paso está tu envío, su empresa y su número de seguimiento, y cierras el registro cuando llega al destinatario.

1. En el cuadro Paquetería y correo, busca tu envío en la lista Paquetes anteriores y enviados.
2. Mira la barra de cuatro pasos: Solicitado → En la sala de correo → En tránsito → Enviado. Los pasos superados se muestran con ✓ y el paso actual, en color oscuro.
3. Si el envío se ha entregado a la empresa de paquetería, aparece el N.º de seguimiento. Si hay un enlace Seguir, abre la página de seguimiento de la empresa de paquetería; si no, copia el número de seguimiento con Copiar.
4. Cuando el envío llegue al destinatario, toca Entregado al destinatario.

Resultado: Aparece el mensaje «Marcado como enviado: entregado al destinatario.»; los cuatro pasos quedan completados.

Cancelar la solicitud: Antes de que el envío se entregue a la empresa de paquetería (cuando está en Solicitado o En la sala de correo), toca Cancelar solicitud. Aparece el mensaje «Solicitud de envío cancelada.».

Importante:

• Un envío entregado a la empresa de paquetería no se puede cancelar («No se puede cancelar un paquete enviado.»).
• Entregado al destinatario solo aparece en un envío en estado En tránsito («Yalnız kargoya verilmiş gönderi "alıcıya ulaştı" işaretlenir.» («Solo un envío entregado a la paquetería se puede marcar como "entregado al destinatario".»)). El estado no se obtiene automáticamente de las empresas de paquetería; este paso lo marcas tú o Correspondencia.

Abrir el mostrador de correspondencia

Para quién: Responsable operativo de correspondencia (responsable de correspondencia, recepción) · Dónde: Menú de la izquierda → Correspondencia (en el teléfono, franja Herramientas → Correspondencia) · Versión: 0.99.24 (pantalla independiente 0.99.28)

Para qué sirve: Es una pantalla de mostrador independiente en la que registras y entregas los envíos entrantes. Los empleados no ven esta pantalla.

Antes de empezar: Si no ves el botón Correspondencia en el menú, no eres Responsable operativo en el módulo de Correspondencia (consulta el capítulo 31). Si también te ocupas de los visitantes, en el menú aparece además Recepción (consulta 26. Salas de reuniones y visitantes).

1. En el ordenador, haz clic en Correspondencia en el menú de la izquierda. En el teléfono, toca Herramientas y elige Correspondencia en la franja superior.
2. Se abre el Mostrador de correspondencia. Arriba aparecen la fecha de hoy y el número Envíos pendientes de recoger: N.
3. Debajo están el formulario Envíos recibidos y la lista Envíos pendientes de recoger (N).

Consejo: La lista se actualiza sola cada 30 segundos; lo que has escrito en el formulario no se borra. Las mismas tareas también se hacen en Tablón → Servicios → Paquetería y correo → pestaña Correspondencia (N) (+ Registrar paquete recibido, Pendiente de recoger, Solicitudes de envío, Registro).

Registrar un envío entrante

Para quién: Responsable operativo de correspondencia · Dónde: Mostrador de correspondencia → Envíos recibidos · Versión: 0.64.0 (tipos 0.99.23, mostrador 0.99.24)

Para qué sirve: Registras el envío entrante a nombre del empleado destinatario. El empleado recibe una notificación según el tipo y un código de recogida.

1. En ¿Qué ha llegado?, elige el tipo: Paquete (caja / bulto), Sobre, Documentos, Notificación oficial, Mensajería, Comidas, Flores, Tarjeta bancaria / de crédito u Otro.
2. En el campo Destinatario (empleado), empieza a escribir el nombre y elige al empleado en la lista.
3. Escribe la Empresa de transporte / mensajería o elígela en la lista.
4. Si lo hay, escribe el N.º de seguimiento (opcional).
5. Introduce las Unidades (por defecto, 1).
6. Si quieres, escribe una Nota (opcional) (por ejemplo, el remitente).
7. Haz clic en Guardar y avisar al destinatario.

Resultado: Aparece el mensaje «Kaydedildi; <çalışan> bilgilendirildi.» («Guardado; se ha avisado a <empleado>.»); el formulario se vacía para el siguiente envío y el envío se añade a la lista Envíos pendientes de recoger.

Errores frecuentes:

• «Elige el destinatario de la lista.»: escribiste el nombre, pero no lo elegiste en la lista.
• «La correspondencia está desactivada en esta empresa.»: el módulo se ha desactivado.

Consejo: El mismo registro también se hace en el cuadro Paquetería y correo, en Correspondencia (N) → ventana + Registrar paquete recibido. Esa ventana tiene además los campos Estante / lugar (opcional) y Foto (opcional) («Una foto de un paquete dañado ayuda después.»); el botón se llama Guardar y avisar. Si el destinatario está de permiso hoy, aparece «Esta persona está de permiso hoy; también se avisará a su suplente.».

Registro con la foto de la etiqueta (IA)

Para quién: Responsable operativo de correspondencia · Dónde: Mostrador de correspondencia → Fotografiar la etiqueta · Versión: 0.99.24

Para qué sirve: Fotografías la etiqueta del paquete; la IA lee el destinatario, el remitente, la empresa de transporte, el número de seguimiento y el tipo, y rellena el formulario por ti.

Antes de empezar: Este botón solo aparece si la empresa tiene definida la clave de IA (Admin → Directorio de clientes; consulta 12. Administración del directorio de clientes). Si no hay clave, en la parte superior del formulario aparece «La lectura desde fotos está desactivada (sin clave de IA); escribe los datos.» y los datos se introducen a mano.

1. Toca Fotografiar la etiqueta. En el teléfono se abre la cámara trasera.
2. Haz una foto nítida de la etiqueta. Aparece «Leyendo la etiqueta…».
3. Los datos leídos se vuelcan en el formulario: el tipo, la Empresa de transporte / mensajería (con el nombre de la lista de empresas de Admin; por ejemplo, «YURTİÇİ KARGO» → «Yurtiçi Kargo»), el N.º de seguimiento y, en el campo Nota, «Remitente: …».
4. Destinatario:
   • si hay una coincidencia única y sólida, el empleado se elige automáticamente;
   • si hay varios empleados posibles, debajo de Destinatario sugerido: aparecen botones; toca el de la persona correcta;
   • si no hay coincidencia, escribe el nombre en el campo Destinatario (empleado) y elígelo.
5. Si no quieres añadir la foto de la etiqueta al registro, desmarca Adjuntar la foto de la etiqueta al registro.
6. Comprueba los datos y toca Guardar y avisar al destinatario.

Importante: Comprueba siempre los datos leídos. Si no se puede leer el nombre del destinatario en la etiqueta, aparece «No se pudo leer el destinatario en la etiqueta.». La lectura está limitada a 200 veces al día por persona.

Como el sitio de prueba de esta guía no tiene clave de IA, no hay capturas de pantalla de estos pasos; los pasos se han escrito a partir de los textos de la aplicación.

Entregar un envío

Para quién: Responsable operativo de correspondencia · Dónde: Mostrador de correspondencia → Envíos pendientes de recoger · Versión: 0.64.0 (mostrador 0.99.24)

Para qué sirve: Entregas el envío a la persona correcta con el código de recogida que te dice el empleado.

1. En la lista Envíos pendientes de recoger, busca el envío. Cada fila muestra el nombre del destinatario, la insignia del tipo, el número, la hora de llegada, la empresa, el n.º de seguimiento y (si lleva esperando más de un día) una nota como «2 gündür bekliyor» («lleva 2 días esperando»).
2. Haz clic en Entregar.
3. Escribe en el campo Código de recogida el código de 4 dígitos que te dice el empleado.
4. Si otra persona recoge el envío, deja el código vacío y escribe el nombre de quien recoge en el campo o nombre de quien recoge.
5. Haz clic en Entregado.

Resultado: Aparece el mensaje «Teslim edildi: <çalışan>» («Entregado: <empleado>»); el envío desaparece de la lista y el empleado recibe una notificación. Si quien recoge es otra persona, en la notificación figura su nombre.

Errores frecuentes:

• «Escribe el código de recogida o el nombre de quien recoge.»: los dos campos están vacíos.
• «Teslim kodu yanlış.» («El código de recogida es incorrecto.»): vuelve a preguntar el código al empleado.
• «Demasiados códigos erróneos; sin código, escriba el nombre de quien recoge.»
• «Este paquete ya fue entregado.»

Importante: Pide el código al propio empleado. El código solo se ve en la pantalla del destinatario.

Tramitar las solicitudes de envío salientes

Para quién: Responsable operativo de correspondencia · Dónde: Tablón → Servicios → Paquetería y correo → Correspondencia (N) → Solicitudes de envío (N) · Versión: 0.64.0 (pasos 0.99.21)

Para qué sirve: Preparas por orden las solicitudes de envío de los empleados, las entregas a la empresa de paquetería o al mensajero y comunicas el número de seguimiento al remitente.

1. En la pestaña Tablón → Servicios, abre el cuadro Paquetería y correo.
2. Haz clic en la pestaña Correspondencia (N) y después en Solicitudes de envío (N). Cada solicitud muestra el número, el estado, el destinatario, la dirección, el remitente, paquetería o mensajero, la categoría del contenido, el teléfono, el contenido y la forma de pago. Las solicitudes Urgente llevan una insignia roja.
3. Cuando el paquete llegue a tus manos, haz clic en Recibido en la sala de correo. La solicitud pasa a En la sala de correo.
4. Para escribir la dirección en la etiqueta, haz clic en Copiar dirección («Copiado.»).
5. Cuando entregues el paquete, haz clic en Entregado a la paquetería (en un mensajero, en Entregado a mensajería).
6. En la lista de empresas, la empresa predeterminada de la compañía ya está elegida (en un mensajero, «Mensajería»); cámbiala si hace falta.
7. Escribe el Número de seguimiento.
8. Si quieres, pega en el campo Enlace de seguimiento (opcional, https://…) la dirección de la página de seguimiento de la empresa.
9. Haz clic en Guardar.

Resultado: La solicitud pasa a En tránsito; el remitente recibe la notificación «Gönderiniz kargoya/kuryeye verildi» («Tu envío se ha entregado a la paquetería / al mensajero») con la empresa y el número de seguimiento.

Consejo:

• Los envíos de los últimos 30 días en estado En tránsito también quedan al final de esta lista. Cuando sepas que el destinatario lo ha recibido, haz clic en Entregado al destinatario; el remitente recibe una notificación.
• El enlace Seguir se forma en este orden: el enlace del registro, la plantilla de la empresa en Admin, las direcciones predefinidas de UPS / DHL / FedEx. Si no hay ninguno, el número de seguimiento se copia con Copiar.

Errores frecuentes:

• «Elija la empresa de transporte.»
• «El enlace de seguimiento debe empezar por https://.»
• «Este registro ya fue enviado o cancelado.»

Libro de correspondencia: entrante y saliente

Para quién: Responsable operativo de correspondencia, observador de correspondencia · Dónde: Paquetería y correo → Correspondencia → Registro · Versión: 0.64.0 (filtro Recibido / Enviado 0.99.23)

Para qué sirve: Muestra mes a mes todos los envíos entrantes y salientes en una sola lista; puedes exportarla.

1. En la pestaña Correspondencia (N), haz clic en Registro.
2. Cambia el mes con los botones ‹ y ›.
3. Elige el filtro Todo, Recibido o Enviado.
4. Si quieres, escribe en el cuadro de búsqueda (Buscar persona, número, empresa o seguimiento).
5. Para el archivo, haz clic en Descargar CSV.

Consejo: Las filas de comidas, flores, tarjetas y mensajería aparecen con una insignia de tipo de color. Para resúmenes como quién ha hecho cuántos envíos o cuántos envíos han salido en cada categoría, consulta 19. Informes.

Importante: Con el rol de Observador ves el libro, pero no puedes registrar ni entregar («Observador: ve el registro, pero no puede registrar ni entregar.»).

El cuadro Compras

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Compras (en el ordenador, Tablón → Mi espacio) · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Muestra las solicitudes de compra que has abierto con su estado; desde aquí se abre una solicitud nueva.

1. En el menú inferior, toca Herramientas y elige Mi espacio en la franja superior.
2. Baja hasta el cuadro Compras. Cada solicitud muestra el código (por ejemplo, SA-2026-0001), el estado, la fecha, el título, el tipo, la categoría y el importe total.
3. Para ver el detalle, toca Detalle.

Estados: Pendiente de aprobación · Aprobada — pendiente de compra · Rechazada · Pedido realizado · Recogido · Cancelada.

Consejo: Si eres aprobador, en el cuadro aparece la pestaña Pendientes de aprobación (N). Si eres aprobador, responsable de compras u observador de compras, también aparecen las pestañas Lista de compras (N) y Todas las solicitudes (el pedido y la recepción solo los marca el responsable de compras). Si el cuadro se ve corto, al hacer clic en la pestaña se abre a todo el ancho; con Contraer vuelve a su estado anterior.

Crear una solicitud de compra

Para quién: Empleado · Dónde: Compras → + Solicitud de compra · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Escribes qué quieres comprar, por cuánto y dónde. La solicitud pasa a la aprobación de la dirección; cuando se aprueba, el responsable de compras la tramita.

1. En el cuadro Compras, toca + Solicitud de compra.
2. En la lista Tipo, elige TI o Administrativo. La lista Categoría se filtra según el tipo.
3. Elige una Categoría (por ejemplo, para TI: Equipamiento, Software y licencias, Red y accesorios; para Administrativo: Mobiliario y equipo de oficina, Papelería y consumibles, Contratación de servicios, Otro).
4. Escribe un Título (por ejemplo, «Mando inalámbrico para presentaciones»).
5. En el campo ¿Para qué?, escribe quién lo va a usar y qué necesidad cubre.
6. En la sección Partidas, rellena Marca, Modelo, Cantidad, Precio unitario y Moneda (TRY, USD o EUR). El precio puede ser aproximado.
7. Escribe Dónde (por ejemplo, distribuidor del fabricante, plataforma de venta) y, si lo hay, el Enlace del producto (https://…).
8. Para otro producto, toca + Añadir artículo (hasta 10 partidas). Elimina una partida que sobre con Quitar partida.
9. Comprueba la fila Total de abajo.
10. Toca Enviar solicitud.

Resultado: Aparece el mensaje «Talep SA-… yönetim onayına gönderildi.» («La solicitud SA-… se ha enviado a la aprobación de la dirección.»). Los aprobadores reciben una notificación en el teléfono y un correo (asunto «Satın alma onayı bekliyor — SA-…» («Compra pendiente de aprobación — SA-…»)).

Errores frecuentes:

• «Escribe un título breve para la solicitud.»
• «"¿Para qué?" alanını doldurun: bu satın alma neye yarayacak?» («Rellena el campo "¿Para qué?": ¿para qué servirá esta compra?»)
• «Elige una categoría del tipo seleccionado.»
• «1. kalem: marka ya da model yazın.» («Partida 1: escribe la marca o el modelo.») / «1. kalem: birim fiyatı yazın (yaklaşık da olur).» («Partida 1: escribe el precio unitario (también puede ser aproximado).») / «1. kalem: miktar 1–100.000 olmalı.» («Partida 1: la cantidad debe estar entre 1 y 100 000.»)
• «1. kalem: bağlantı https:// ile başlayan bir adres olmalı.» («Partida 1: el enlace debe ser una dirección que empiece por https://.»)
• «Hoy has abierto muchas solicitudes de compra.»

Añadir alternativas y por qué se eligió esta

Para quién: Empleado · Dónde: Solicitud de compra → Partida → + Añadir alternativa · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: El aprobador decide comparando el producto que has elegido con otras opciones.

1. Debajo de la partida, toca + Añadir alternativa.
2. Escribe la marca, el modelo, el precio y dónde se compra la alternativa y, si quieres, su enlace.
3. Para otra alternativa, vuelve a tocar + Añadir alternativa (hasta 3 por partida). Elimina una alternativa que sobre con Quitar.
4. En el cuadro ¿Por qué se eligió? (frente a las alternativas), escribe por qué has elegido este producto en lugar de las alternativas (por ejemplo, «Tiene puntero láser y es recargable; el otro funciona con pilas.»).
5. Toca Enviar solicitud.

Importante: Si has añadido una alternativa, ¿Por qué se eligió? es obligatorio («1. kalem: alternatif eklediniz; neden bu ürünü seçtiğinizi yazın.» («Partida 1: has añadido una alternativa; escribe por qué has elegido este producto.»)). El precio de la alternativa no se suma al total.

Adquisición sin aprobación (si tienes autorización)

Para quién: Empleado con autorización de adquisición sin aprobación · Dónde: Solicitud de compra → Añadir a la lista de compras sin enviar a aprobación · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Las personas a las que la empresa da autorización pueden pasar la solicitud directamente a la lista de compras sin esperar a la aprobación de la dirección (por ejemplo, un recambio urgente).

1. Rellena la solicitud de compra como siempre.
2. Marca la casilla Añadir a la lista de compras sin enviar a aprobación (tienes autorización para adquirir sin aprobación …) que está en la parte inferior del formulario. Si hay un límite máximo, figura en la casilla (por ejemplo, «como máximo 10 000,00 TRY»).
3. Toca Enviar solicitud.

Resultado: Aparece el mensaje «Talep SA-… onaysız tedarik listesine alındı.» («La solicitud SA-… se ha añadido a la lista de adquisiciones sin aprobación.»). La solicitud aparece en las listas con la insignia Sin aprobación (autorizado); los responsables de compras reciben la notificación «Compras sin aprobación (autorizadas)».

Importante: Si se ha fijado un límite máximo, una solicitud que lo supere o que incluya divisas (USD, EUR) no se puede adquirir sin aprobación: «Tutar onaysız tedarik sınırını (… TRY) aşıyor ya da döviz içeriyor; talebi onaya gönderin.» («El importe supera el límite de adquisición sin aprobación (… TRY) o incluye divisas; envía la solicitud a aprobación.»). Si no tienes autorización, la casilla no aparece.

Seguir y cancelar tu solicitud

Para quién: Empleado · Dónde: Compras → solicitud → Detalle · Versión: 0.99.22

1. En el cuadro Compras, toca el botón Detalle de tu solicitud.
2. En el detalle figuran quien la solicita, Para qué, Total, las partidas, las alternativas y Por qué se eligió. Si se ha aprobado o rechazado, se ve quién ha decidido y (si se ha rechazado) el Motivo del rechazo; si se ha hecho el pedido, se ve la Nota del pedido.
3. Al final, en la sección Historial, figuran por orden los pasos de la solicitud (Solicitud abierta → aprobada / rechazada → pedido → recepción).
4. Si ya no necesitas la solicitud, toca Cancelar solicitud.

Resultado: Aparece el mensaje «Solicitud de compra cancelada.».

Consejo: En cada uno de los pasos de aprobación, rechazo, pedido y recepción recibes una notificación en el teléfono (por ejemplo, «Satın alma talebiniz onaylandı: SA-…» («Tu solicitud de compra ha sido aprobada: SA-…»)).

Importante: Solo tú puedes cancelar la solicitud, y solo mientras espera la aprobación o antes de que se haga el pedido.

Aprobar o rechazar como aprobador

Para quién: Aprobador de compras, admin del módulo de compras, Admin · Dónde: Mi espacio → Compras → Pendientes de aprobación (N) · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Decides sobre las solicitudes de compra en nombre de la dirección.

1. Haz clic en la notificación o en el correo «Compra pendiente de aprobación», o abre la pestaña Pendientes de aprobación (N) del cuadro Compras.
2. Para revisar la solicitud, haz clic en Detalle: figuran las partidas, el Enlace del producto, las Alternativas y Por qué se eligió. Los enlaces se abren en una pestaña nueva.
3. Si es correcta, haz clic en Aprobar. Aparece el mensaje «Solicitud aprobada; añadida a la lista de compras.».
4. Si no lo es, haz clic en Rechazar…, escribe el motivo en el cuadro Motivo del rechazo (se envía al solicitante) y haz clic en Rechazar. Aparece el mensaje «Solicitud rechazada; el motivo se envió al solicitante.».

Errores frecuentes:

• «Escribe el motivo del rechazo.»: el motivo del rechazo es obligatorio.
• «No puedes aprobar ni rechazar tu propia solicitud; decide otro aprobador.»
• «Las solicitudes de compra las aprueban los aprobadores de la dirección.»: no eres aprobador.

Consejo: Las solicitudes pendientes de aprobación también aparecen en la lista Pendientes para ti («N satın alma talebi onayınızı bekliyor» («N solicitudes de compra esperan tu aprobación»)). La aprobación es de una sola fase: basta con la decisión de un aprobador.

Lista de compras: pedido y recepción

Para quién: Responsable de compras (Compras → Responsable operativo) · Dónde: Mi espacio → Compras → Lista de compras (N) · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Conviertes en pedido las solicitudes aprobadas y las adquiridas sin aprobación, y las cierras cuando se reciben.

1. En el cuadro Compras, abre la pestaña Lista de compras (N). En la lista están las solicitudes en estado Aprobada — pendiente de compra y Pedido realizado.
2. Para ver solo las adquiridas por autorización sin aprobación, marca la casilla Solo sin aprobación (autorizado).
3. Cuando hagas el pedido, haz clic en Pedido realizado en la solicitud. Se abre la ventana de detalle de la solicitud.
4. Si quieres, escribe en el cuadro Nota del pedido (opcional) el n.º de pedido, el proveedor o la fecha de entrega estimada.
5. Haz clic en Pedido realizado en la ventana. Aparece el mensaje «Marcado como pedido; se avisó al solicitante.».
6. Cuando llegue el producto, haz clic en Recogido en la solicitud. Aparece el mensaje «Marcado como recibido.».

Resultado: En cada paso, el solicitante recibe una notificación. Las solicitudes recibidas pasan a la pestaña Activos → Desde compras de los responsables de activos asignados (consulta 28. Activos fijos y asignación de activos).

Error frecuente: «La lista de compras la gestionan los responsables de compras.»: no eres responsable de compras.

Consejo: Las solicitudes pendientes de pedido aparecen en la lista Pendientes para ti («N satın alma talebi sipariş bekliyor» («N solicitudes de compra esperan su pedido»)).

Todas las solicitudes de compra y CSV

Para quién: Aprobador, responsable de compras, observador de compras · Dónde: Compras → Todas las solicitudes · Versión: 0.99.22

Para qué sirve: Ves todas las solicitudes de compra de la empresa agrupadas por categoría y las exportas.

1. En el cuadro Compras, abre la pestaña Todas las solicitudes.
2. Usa los filtros: Todos los tipos, Todas las categorías, Todos los estados, Solo sin aprobación (autorizado) y la búsqueda (código, producto, persona).
3. Las solicitudes se agrupan bajo los encabezados de categoría (por ejemplo, «Equipamiento · TI · 2»). En una solicitud rechazada aparece la fila Motivo del rechazo.
4. Para el archivo, haz clic en Descargar CSV.

Consejo: Para los importes por categoría, tipo, departamento y persona, consulta 19. Informes. Los importes en divisas no se convierten a TRY, sino que se muestran aparte.

Importante: Esta lista solo está abierta a los aprobadores, los responsables de compras y los observadores («Esta lista está abierta a aprobadores, responsables de compras y observadores.»).