00. Primeros pasos

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Prozence es la aplicación de empleados de tu empresa: tu tarjeta de visita digital, tu firma de correo, tu directorio de clientes, los anuncios de la empresa, tus compañeros de equipo y los servicios internos (ausencias, jornada, gastos, comedor, transporte…) en un solo lugar. La aplicación funciona en el navegador. No necesitas descargar nada en el teléfono; si quieres, la añades a la pantalla de inicio y la abres como una aplicación, o usas la aplicación Prozence de App Store / Google Play (consulta 20. App móvil de Prozence).

Este capítulo explica el primer acceso, cómo moverte entre las pantallas y cómo editar tus propios datos (Mi perfil). Las secciones que ves dependen de los módulos que haya activado tu empresa y de tu rol; si en las pantallas de esta guía hay un botón que tú no tienes, esa función está desactivada en tu empresa.

Para quién: Empleado

En este capítulo

• Acceso a la aplicación
• Si no tienes correo de la empresa: SMS, correo personal o invitación
• Acceso en un dispositivo compartido
• Añadir la aplicación a la pantalla de inicio del teléfono
• Uso con la aplicación móvil de Prozence
• Lista de bienvenida (prepárate en 5 pasos)
• Moverte entre las pantallas
• Botón de accesos directos
• Búsqueda
• Cuadros de selección que se rellenan escribiendo un nombre
• Elegir el idioma
• Elegir la pantalla inicial en el teléfono
• Mi perfil: editar tus propios datos
• Sobre mí y detalles del perfil
• Mis permisos
• Cerrar sesión

Acceso a la aplicación

Para quién: Empleado · Dónde: La dirección de la aplicación que te ha dado tu empresa (p. ej. https://ornek.invalid/kartvizit/uygulama/) · Versión: 0.4.2, 0.6.0, 0.30.0, 0.99.0, 0.99.53

Para qué sirve: No hay contraseña. Entras con un código de un solo uso que llega a tu correo o a tu teléfono, con tu cuenta de Google / Microsoft de la empresa, con el proveedor de identidad de tu empresa (inicio de sesión único) o con el enlace de invitación que envía Recursos Humanos.

1. Abre la dirección de la aplicación. Aparece la pantalla Acceso al espacio de empleados de ….

2. Si tu empresa lo ha activado, usa el botón Iniciar sesión con Google o Iniciar sesión con Microsoft. Solo puedes entrar con tu cuenta de la empresa; no se aceptan cuentas personales de Gmail ni de Outlook.

   • Si tu empresa ha activado el inicio de sesión único con su propio proveedor de identidad, el botón muestra el nombre de ese proveedor (p. ej. Iniciar sesión con Okta o Iniciar sesión con cuenta corporativa (SSO)). Al tocarlo se abre la pantalla de acceso de tu empresa; allí entras con tu cuenta de trabajo habitual y vuelves a la aplicación (0.99.53).

   

3. Para entrar con el correo, escribe tu dirección de correo de la empresa en el cuadro Su correo electrónico y toca Enviar un código a mi correo. Si no tienes correo de la empresa, consulta Si no tienes correo de la empresa.

4. Recibirás un código de 6 dígitos en la bandeja de entrada. Escribe el código en el cuadro y toca Iniciar sesión.

Consejo:

• Si el código no llega, mira la carpeta de correo no deseado (spam). Si te equivocaste al escribir la dirección, toca Cambiar dirección de correo.
• El dispositivo desde el que entras se recuerda durante 30 días; en ese tiempo no se vuelve a pedir un código.
• Con los enlaces de idioma que hay al pie de la pantalla de acceso puedes abrir la pantalla en otro idioma.
• En la aplicación móvil de Prozence los pasos de acceso son los mismos; solo que el acceso con Google y Microsoft se abre en el navegador del teléfono (consulta 20. App móvil de Prozence).

Importante:

• El código es válido durante 10 minutos. Si lo escribes mal 5 veces, tienes que pedir uno nuevo. A la misma dirección se envían como máximo 5 códigos por hora; si pides más, la pantalla no muestra ningún aviso pero el código no llega: espera una hora.
• Por seguridad, la pantalla no dice si la dirección está registrada ("Si la dirección está registrada, hemos enviado un código de 6 dígitos"). Si el código no llega nunca, es posible que tu dirección no se haya añadido a la aplicación; consulta con tu responsable.
• En dispositivos de uso compartido marca la casilla Dispositivo compartido (consulta Acceso en un dispositivo compartido) y, al terminar, cierra la sesión siempre.

Si no tienes correo de la empresa: SMS, correo personal o invitación

Para quién: Empleados sin correo de la empresa (campo, producción, tienda, almacén…) · Dónde: Pantalla de acceso; enlace de invitación o QR enviado por RR. HH. · Versión: 0.99.0

Para qué sirve: Puedes entrar en la aplicación aunque no tengas correo de la empresa. Usa una de las vías que haya activado tu empresa; en la pantalla de acceso ves cuáles están disponibles.

Con correo personal:

1. Comunica a RR. HH. tu dirección de correo personal; RR. HH. la registra en tu ficha como correo de acceso.
2. En la pantalla de acceso, escribe esa dirección en el cuadro Su correo electrónico y toca Enviar un código a mi correo.
3. Escribe el código de 6 dígitos que recibas y toca Iniciar sesión.

Con SMS:

1. Escribe tu número en el cuadro Su número de móvil (p. ej. 0530 000 00 00) y toca Enviar un SMS a mi teléfono.
2. Escribe el código de 6 dígitos del SMS y toca Iniciar sesión. En algunos teléfonos el código aparece solo en el cuadro.

Con un enlace de invitación:

1. Abre el enlace que te ha enviado RR. HH. o escanea con la cámara del teléfono el QR que aparece en la pantalla de RR. HH.
2. Se abre la pantalla Invitación al espacio de empleados de …. Si el teléfono no es tuyo, marca Dispositivo compartido.
3. Toca Acceder con la invitación.

Consejo:

• Después de entrar con una invitación, tu teléfono se recuerda durante 30 días. En los accesos posteriores puedes usar el SMS o tu correo personal, o pedir a RR. HH. un enlace nuevo.
• Tu correo personal y tu teléfono solo se usan para enviar el código de acceso; no aparecen en tu tarjeta de visita, en tu firma de correo ni en el directorio de la empresa.

Importante:

• El enlace de invitación es válido durante 48 horas y solo se puede usar una vez. Si el enlace ya se ha usado o ha caducado, aparece "El enlace de invitación no es válido, ya se ha usado o ha caducado"; pide un enlace nuevo a RR. HH. No compartas el enlace con nadie.
• A un mismo número se envían como máximo 3 SMS por hora. Por seguridad, la pantalla no dice si el número está registrado ("Si el número está registrado, hemos enviado el código de 6 dígitos por SMS").
• Si tu número figura también en la ficha de otro empleado de la empresa, el acceso por SMS no funciona; pide a RR. HH. que registre para ti un teléfono de acceso distinto.

Acceso en un dispositivo compartido

Para quién: Empleado · Dónde: Pantalla de acceso → Dispositivo compartido · Versión: 0.99.0

Para qué sirve: En un dispositivo que usan varias personas, como un ordenador de almacén o una tableta de tienda, tu sesión dura poco y no quedan tus datos en el dispositivo.

1. En la pantalla de acceso, marca la casilla Dispositivo compartido. La elección se recuerda en este dispositivo; para la siguiente persona también aparecerá marcada.
2. Entra como de costumbre (código por correo, SMS, Google, Microsoft o invitación).
3. En la parte superior de la aplicación aparece la franja Sesión en dispositivo compartido: se cierra a las …. La franja dice "Cuando termines, pulsa el botón Cerrar sesión que hay al final de Mi perfil."; en la barra superior no hay botón de salida.

Consejo: La sesión termina al cerrar el navegador o, como máximo, al cumplirse el tiempo que haya fijado tu empresa (por defecto, 8 horas). Cuando se abra la siguiente pantalla de acceso en este dispositivo, se borran los datos de Prozence que quedaron de la sesión anterior.

Importante: Cierra la sesión de todos modos al terminar: toca Cerrar sesión al final de Mi perfil (consulta Cerrar sesión). En una sesión de dispositivo compartido la aplicación no se abre sin conexión.

Añadir la aplicación a la pantalla de inicio del teléfono

Para quién: Empleado · Dónde: Navegador del teléfono · Versión: 0.4.2

Para qué sirve: La aplicación queda en el teléfono como un icono, se abre a pantalla completa y puede recibir notificaciones del teléfono.

iPhone (Safari):

1. Abre la dirección de la aplicación en Safari y entra.
2. Toca el icono Compartir de la parte inferior (el cuadrado con una flecha hacia arriba).
3. Elige Añadir a pantalla de inicio y toca Añadir.

Android (Chrome):

1. Abre la dirección de la aplicación en Chrome y entra.
2. Toca el menú ⋮ de la esquina superior derecha.
3. Elige Instalar aplicación (en algunos teléfonos, Añadir a la pantalla de inicio) y confirma.

Consejo:

• Si estás en el ordenador, envía la dirección de la aplicación a tu teléfono (p. ej. por correo) y ábrela en el navegador del teléfono.
• En lugar de añadirla a la pantalla de inicio, también puedes usar la aplicación Prozence de App Store / Google Play (consulta Uso con la aplicación móvil de Prozence).

Importante: En iPhone, las notificaciones del teléfono solo funcionan en la aplicación añadida a la pantalla de inicio. Antes de activar las notificaciones, añade la aplicación a la pantalla de inicio (consulta 09. Notificaciones).

Uso con la aplicación móvil de Prozence

Para quién: Empleado · Dónde: App Store (iPhone) o Google Play (Android) → Prozence · Versión: 0.99.10

Para qué sirve: Abres Prozence con la aplicación Prozence del teléfono en lugar de con el navegador. Las pantallas son las mismas; además, la aplicación ofrece notificaciones del teléfono, selección de empresa mediante QR y reconocimiento del Wi-Fi de la oficina al registrar la jornada.

1. Instala la aplicación Prozence desde App Store o Google Play.
2. Abre la aplicación, escribe la dirección de Prozence de tu empresa en el cuadro Dirección de la empresa y toca Continuar, o escanea con Escanear código QR un código QR de Prozence de tu empresa.
3. Cuando veas el nombre y el logotipo de tu empresa, toca Abrir.
4. Entra como de costumbre.

Para más detalles sobre la instalación, el acceso, las notificaciones y la privacidad, consulta 20. App móvil de Prozence.

Lista de bienvenida (prepárate en 5 pasos)

Para quién: Empleados que acaban de empezar · Dónde: Parte superior de la primera pantalla que se abre · Versión: 0.23.0, 0.88.0

En el primer acceso, en la parte superior de la pantalla aparece la lista Bienvenido: prepárate en 5 pasos:

1. Revisa tu foto: la foto que aparece en tu tarjeta de visita, en tu firma y en el directorio.
2. Preséntate: con Añade tu presentación añade un breve texto "Sobre mí".
3. Añádela a la pantalla de inicio de tu teléfono: los pasos explicados más arriba.
4. Activa las notificaciones en el teléfono: Ir a notificaciones te lleva a Perfil → Notificaciones.
5. Lee las políticas de la empresa: indica cuántas políticas esperan que las leas.

Los pasos que terminas se marcan solos. Puedes saltar un paso que no quieras con Omitir y ocultar la lista con Cerrar.

Moverte entre las pantallas

Para quién: Empleado · Versión: 0.88.0

En el teléfono hay cinco botones en la parte inferior de la pantalla:

En el ordenador el menú está a la izquierda: Tablón, Añadir tarjeta, Clientes, Directorio, Informes (consulta 19. Informes), Mi perfil y, si tienes permiso, Admin. Pestañas sobre el Tablón: Hoy, Mi espacio, Agenda de la empresa, Plaza del equipo, Calendario, Servicios.

En la parte superior de cada pantalla están tu nombre y el icono de campana (Pendientes para ti: tareas que esperan tu aprobación, tu respuesta o tu lectura; el número rojo indica cuántas son). Si tu empresa lo ha activado, al lado hay también un botón Emergencia (en el teléfono, solo el icono; consulta 27. Emergencias, seguridad laboral y médico de empresa). Los números rojos de los botones del menú indican el contenido nuevo que te espera en esa sección.

En la barra superior no hay botón de salida (actualizado en 0.99.45). Para cerrar la sesión, consulta Cerrar sesión.

Consejo: En las líneas "Dónde" de esta guía se indica el recorrido en el teléfono. En el ordenador abres la misma pantalla desde el menú de la izquierda: Tarjeta → Mi perfil → Mi tarjeta; Anuncios, Equipo y Herramientas → pestañas del Tablón.

Botón de accesos directos

Para quién: Empleado · Dónde: Esquina inferior derecha de la pantalla del teléfono · Versión: 0.92.1–0.93.2

Para qué sirve: Inicia con un solo toque las tareas que haces con frecuencia.

• Si tu empresa ha activado un solo acceso directo, encima del botón aparece su nombre (p. ej. Escanear tarjeta); al tocarlo se abre directamente esa tarea.
• Si hay varios accesos directos, el botón muestra +. Al tocarlo se abre un menú: p. ej. Solicitar ausencia, Iniciar jornada, Añadir gasto, Escanear tarjeta. Para cerrar el menú, toca × o un espacio vacío.

Consejo: Si no quieres el botón, puedes ocultarlo en Mi perfil → Pantalla inicial en el teléfono (consulta Elegir la pantalla inicial en el teléfono).

Búsqueda

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Hoy (en el ordenador, Tablón) · Versión: 0.11.0

Escribe unas letras en el cuadro superior Buscar personas, clientes, empresas, anuncios o eventos. Los resultados se agrupan en compañeros de equipo, tus tarjetas de clientes, empresas, anuncios y eventos. También puedes encontrar a tus compañeros por su experiencia y sus intereses (consulta Sobre mí y detalles del perfil).

Cuadros de selección que se rellenan escribiendo un nombre

Para quién: Empleado · Dónde: todos los formularios en los que se elige una persona o un lugar (p. ej. editores de Wiki, Activos asignados, Seguridad laboral, Paquetería) · Versión: 0.99.4

En los cuadros que dicen "Escribe un nombre y elige de la lista" o "Añadir responsable: escribe un nombre", escribe unas letras. Justo debajo del cuadro se abren como máximo 8 sugerencias. Haz clic o toca la fila que quieras. En el teclado puedes moverte entre las filas con ↓ y ↑, elegir con Intro y cerrar la lista con Esc.

• La búsqueda no distingue las letras turcas ni las mayúsculas de las minúsculas: al escribir "ozlem" también aparece "Özlem".
• Un nombre que escribas sin elegir a la persona no se acepta; aparece el aviso "Elige un empleado de la lista."
• Si ningún registro coincide, no se abre la lista de sugerencias.

Elegir el idioma

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Dil / Language · Versión: 0.42.0

1. En el menú inferior toca Perfil y, en la pestaña Mi perfil, baja hasta la sección Dil / Language.
2. Toca un idioma (Azərbaycanca, Deutsch, English, Español, Français, Italiano, Português (Brasil), Türkçe, Русский). La aplicación se vuelve a abrir en ese idioma.

Consejo: Tu elección se guarda en tu cuenta; si entras desde otro dispositivo, se abre en el mismo idioma. Los anuncios de la empresa y los textos que escriben los responsables se muestran en el idioma en que se escribieron si no se ha introducido su traducción.

Elegir la pantalla inicial en el teléfono

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Pantalla inicial en el teléfono · Versión: 0.92.1

Para qué sirve: Eliges la pantalla que quieres ver primero cuando abres la aplicación en el teléfono.

1. En la sección Pantalla inicial en el teléfono marca una opción: Predeterminado de la empresa (debajo se indica la elección de la empresa), Mi tarjeta, Tablón (Anuncios), Añadir tarjeta o Clientes.
2. Si no quieres ver el botón de accesos directos, desmarca la casilla Mostrar el botón de accesos directos.
3. Toca Guardar.

Consejo: Si llegas desde un enlace (p. ej. desde una notificación), se abre la pantalla de ese enlace, sea cual sea tu elección.

Mi perfil: editar tus propios datos

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil · Versión: 0.6.0

Para qué sirve: Actualizas los datos que aparecen en tu tarjeta de visita, en tu firma de correo y en el directorio de la empresa.

1. Toca Perfil en el menú inferior. Se abre la pestaña Mi perfil.
2. En la parte superior figuran Nombre y apellidos, Cargo, Correo electrónico y Extensión. Estos cuatro datos los cambia el responsable; si alguno es incorrecto, díselo a tu responsable.
3. Campos que puedes cambiar:
   • Foto: envía una foto nueva con Elegir foto. Si tu empresa lo ha activado, Convertir en foto corporativa quita el fondo de tu foto y la coloca sobre el fondo de la empresa (consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad).
   • Teléfono móvil
   • WhatsApp personal
   • Dirección de LinkedIn
   • Enlace para programar reuniones: pega tu enlace de reuniones de HubSpot o el enlace de tu página de reservas de Google Calendar. El botón Reunión de tu tarjeta y de tu firma abre esa página. Cómo crearla se explica paso a paso en ¿Cómo crear una página de reservas en Google Calendar? (3 minutos). Con el enlace Abre tu página de reuniones y pruébala puedes ver el resultado.
4. Toca Guardar.

Para ver cómo se ve tu perfil (actualizado en 0.99.32): Ver mi perfil, al principio de Mi perfil, abre tu página de perfil interna de la empresa; ¿Cómo lo ven mis compañeros? muestra la página tal como la ve un empleado de otro departamento (consulta 08. Directorio y organización).

Bajo cada campo se indica cómo se aplicará el cambio:

• Se aplica a tu tarjeta en cuanto guardas.
• El cambio se aplicará a tu tarjeta tras la aprobación del responsable. Mientras espera aprobación, en el botón Perfil aparece un punto; si quieres, puedes desistir con Retirar la solicitud pendiente. Recibes una notificación cuando se aprueba o se rechaza.
• Si el campo está desactivado, el cuadro se ve atenuado y no se puede cambiar.

Importante: Tu empresa decide si campos como la foto o el teléfono móvil requieren aprobación. Cuando se aprueba un cambio, tu firma de correo también se actualiza; si pegaste tú mismo la firma, tienes que copiarla de nuevo (consulta 02. Firma de correo).

Sobre mí y detalles del perfil

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → Sobre mí / Detalles del perfil · Versión: 0.20.2, 0.80.0

Sobre mí:

1. En el cuadro Sobre mí, preséntate en unas frases: tu trayectoria, tu experiencia, tus intereses.
2. Si quieres que el texto aparezca también en tu tarjeta de visita, marca la casilla Mostrar también en mi tarjeta (pública). Si no la marcas, el texto solo aparece en el directorio de la empresa.
3. Toca Guardar. No requiere aprobación.

Detalles del perfil: Puedes añadir tu titular del perfil, tus áreas de experiencia, tus idiomas, tu formación, tu experiencia previa y tus intereses (paso a paso: 08. Directorio y organización). Aparecen en tu perfil interno de la empresa; tus compañeros te encuentran buscando por tu experiencia y tus intereses. Todo es opcional.

Consejo: La sección Ausencia y sustituto, al final de Mi perfil, gestiona la persona que te sustituye cuando estás de ausencia y la nota de "fuera de la oficina" de tu tarjeta (consulta 01. Tarjeta de visita digital y Kit de identidad y 08. Directorio y organización).

Mis permisos

Para quién: Todos · Dónde: Perfil → Mi perfil → Mis permisos (justo encima de Cerrar sesión) · Versión: 0.99.9

Para qué sirve: Ves en un solo lugar qué rol tienes en la aplicación y de dónde viene. La lista es de solo lectura; desde aquí no se cambia nada.

1. Toca Perfil y abre la pestaña Mi perfil. En el teléfono, el botón Perfil de la parte inferior abre directamente Mi perfil.
2. Baja hasta la sección Mis permisos al final de la página. Ves lo siguiente:
   • Rol en la empresa: Admin, Auditor o Empleado. Si el rol procede del permiso de Prozence en WordPress, así se indica; ese rol no se puede cambiar desde la aplicación.
   • Roles de módulo: tu rol en cada módulo (Admin del módulo, Responsable operativo u Observador), qué hace y de dónde viene (Asignado a usted o De tu departamento). En el módulo del que eres admin, Abrir en Admin abre los ajustes de ese módulo. Si eres Admin, se indica que cuentas como admin del módulo en todos los módulos.
   • Responsable de unidad: cuántas personas hay por debajo de ti en el organigrama; las aprobaciones de ausencias, gastos y jornada de tu equipo las das tú.
   • Anuncio: si puedes publicar anuncios para toda la empresa o para tu departamento.
   • Seguimiento de ubicación: si estás dentro del alcance del seguimiento, el estado de tu consentimiento (consulta 22. Jornada).

Consejo: Los permisos los cambia el Admin de la empresa o el admin del módulo correspondiente (consulta 10. Administración y configuración).

Cerrar sesión

Para quién: Empleado · Dónde: Perfil → Mi perfil → al final, Cerrar sesión (en el ordenador, al final de Mi perfil) · Versión: 0.6.0 (actualizado en 0.99.45)

Para qué sirve: Cierra tu sesión en este dispositivo. En el siguiente acceso se vuelve a pedir un código (o el acceso con Google / Microsoft).

Antes de empezar: Desde 0.99.45 ya no hay botón de salida en la barra superior. Para que no se toque por error, Cerrar sesión se ha movido al final de Mi perfil y pide confirmación.

1. Toca Perfil en el menú inferior (en el ordenador, haz clic en Mi perfil en el menú de la izquierda).
2. Baja hasta el final de la página. En el teléfono se abre la pestaña Mi perfil y el botón está debajo de la sección Mis permisos. En el ordenador se abre la pestaña Mi tarjeta; el botón también está al final de la página (aparece en el mismo sitio en todas las pestañas de Perfil).
3. Toca Cerrar sesión. Debajo se abre la pregunta ¿Cerrar sesión?.
4. Toca Sí, cerrar sesión. Si te has arrepentido, toca Cancelar; tu sesión sigue abierta.
5. La sesión se cierra y se abre la pantalla de acceso.

Resultado: Se borran tu sesión en este dispositivo y los datos de Prozence que la aplicación guarda en él. Las sesiones de tus otros dispositivos siguen abiertas.

Importante:

• Si tienes en este dispositivo escaneos de tarjetas que aún no se han procesado (consulta 03. Añadir tarjetas (escaneo de tarjetas de visita)), aparece esta pregunta: "En este dispositivo hay N escaneos de tarjetas sin procesar. Si cierras sesión, se borrarán de este dispositivo. ¿Cerrar sesión de todos modos?" Si desistes, aparece el mensaje "No se ha cerrado la sesión. Puedes procesar las tarjetas pendientes en Añadir tarjeta."; procesa primero las tarjetas.
• En un dispositivo de uso compartido o que no es tuyo, cierra siempre la sesión al terminar. Si pierdes el teléfono, avisa enseguida a tu responsable.
• Los botones Salida del cuadro Jornada registran tu salida de la jornada; no cierran la sesión.

Consejo: En la aplicación móvil de Prozence está en el mismo sitio. Si solo vas a pasar a otra empresa, no hace falta cerrar la sesión; usa Cambiar de empresa (consulta 20. App móvil de Prozence).