21. Ausencias de los empleados

Las capturas de pantalla muestran la interfaz en turco de Prozence con datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş."; la interfaz en español tiene la misma disposición.

Envías tus solicitudes de ausencia desde el teléfono y ves tus vacaciones anuales restantes y en qué paso de aprobación está tu solicitud. La solicitud va primero a tu responsable y después a recursos humanos (RR. HH.). Para la ausencia aprobada se prepara un formulario de permiso imprimible, con código QR; cuando entregas a RR. HH. el formulario firmado, tu ausencia queda confirmada.

Este capítulo es para los empleados y para los responsables que aprueban las ausencias de su equipo. Para los ajustes de ausencias, los saldos y las gestiones de RR. HH., consulta 30. Gestión de las ausencias de los empleados.

Para quién: Empleado · Responsable (aprobador)

En este capítulo

• Recuadro Mis ausencias
• Tipos de ausencia retribuida y no retribuida, y sus reglas
• Pedir vacaciones anuales
• Pedir medio día de ausencia
• Pedir permiso de viaje
• Usar un anticipo de vacaciones
• Elegir a la persona que te sustituirá
• Seguir la solicitud y cancelarla
• Imprimir y firmar el formulario de permiso aprobado
• Verificar el formulario con el código QR
• Firmar y entregar el formulario, y "Confirmado"
• Aprobar ausencias como responsable

Antes de empezar: El módulo de ausencias viene desactivado en la empresa. Si no ves el recuadro Mis ausencias, pregunta a RR. HH. Las pantallas de ejemplo de este capítulo se han preparado con los datos ficticios de "Örnek Teknoloji A.Ş.".

Ver tus vacaciones restantes y tus solicitudes

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Mis ausencias (en el ordenador, Tablón → Mi espacio) · Versión: 0.78.0 (línea de anticipo 0.99.17, derechos por tipo 0.99.5, aviso de formulario firmado 0.99.20)

Para qué sirve: Muestra de un vistazo tus vacaciones anuales restantes, la fecha de tu próximo derecho, los tipos de ausencia que tienen derecho anual propio y tus solicitudes en curso.

1. Toca Herramientas en el menú inferior y elige Mi espacio en la franja superior. También puedes llegar tocando el recuadro Mis ausencias de la parte superior de la pantalla Hoy.
2. En el recuadro Mis ausencias, el número grande son tus días de Vacaciones restantes.
3. Lee las líneas de debajo:
   • "El 04.10.2027 se añadirán 20 días de derecho (6.º año de antigüedad)." — el derecho que se añadirá en tu próximo aniversario de entrada.
   • "Pendientes de aprobación: … días" — el total de tus solicitudes que esperan aprobación.
   • "Anticipo de vacaciones: hasta 5 días (disponibles con anticipo: 19 días)." — si tu empresa ha activado el anticipo de vacaciones (consulta Usar un anticipo de vacaciones).
   • Los tipos con derecho anual propio (por ejemplo, "Permiso por asuntos propios 2 días / 3 días": lo que queda después de restar las solicitudes pendientes de aprobación / el derecho total de este año, incluidos los días arrastrados).
4. Tus solicitudes en curso aparecen con su estado. Toca una solicitud para abrir su detalle.
5. Botones: Solicitar ausencia y Mis solicitudes. Si eres aprobador, también aparece Pendientes de aprobación (N); si eres de RR. HH., Todas las solicitudes, Saldos y Recibir formulario firmado.

Estados de la solicitud: Pendiente del responsable · Pendiente de RR. HH. · Formulario firmado pendiente · Confirmado · Aprobado · Rechazada · Cancelada. Si tu empresa ha desactivado el seguimiento del formulario firmado, la ausencia aprobada aparece solo como Aprobado.

Consejo: Si dice "Tu saldo inicial todavía no se ha introducido; se confirmará cuando lo introduzca RR. HH.", es que tu saldo todavía no se ha introducido. Si tu saldo te parece incorrecto, acude a RR. HH.

Tipos de ausencia retribuida y no retribuida, y sus reglas

Para quién: Empleado · Dónde: Mis ausencias → Solicitar ausencia → Tipo de ausencia · Versión: 0.78.0 (reglas por tipo 0.99.5, permiso de viaje 0.99.2)

Para qué sirve: Te muestra qué ausencia puedes pedir y con qué reglas. Tu empresa puede desactivar algunos tipos o cambiar sus reglas; la línea de reglas del formulario siempre indica la regla actual de tu empresa.

1. Toca Solicitar ausencia.
2. Elige el tipo en la lista Tipo de ausencia.
3. Las reglas del tipo aparecen en una línea debajo de la lista, por ejemplo "Tu derecho restante este año: 2 días (3 días al año) · Como máximo 2 veces al año (este año 1)" o "Como máximo 4 días de una vez". Si tu empresa ha configurado el tipo para que se descuente de tus vacaciones anuales, dice "Se descuenta de tus vacaciones anuales".

¿Cómo se cuenta? En los tipos que se cuentan por días laborables, no se cuentan los fines de semana ni los festivos. En los tipos que se cuentan por días naturales, se cuenta cada día.

Importante:

• Una solicitud que no cumple la regla no se envía, y se indica el motivo, por ejemplo "El permiso por asuntos propios se puede tomar como máximo 2 veces al año; para 2026 tienes 2 solicitudes (aprobadas o pendientes de aprobación)." o "Tu derecho de 2026 no alcanza para el permiso por asuntos propios: quedan 1 día, se piden 2 días."
• La baja por enfermedad / informe médico, el permiso de maternidad y el permiso por un hijo con discapacidad son tipos especiales: en el calendario, el directorio y los visores solo aparece "de ausencia" o "Permiso especial".
• El tipo de ausencia no se escribe nunca en el calendario ni en el directorio; tus compañeros solo ven "De ausencia".

Pedir vacaciones anuales

Para quién: Empleado · Dónde: Herramientas → Mi espacio → Mis ausencias → Solicitar ausencia · Versión: 0.78.0

Para qué sirve: Envías tu solicitud de ausencia desde la aplicación. La solicitud va primero a tu responsable y, cuando se aprueba, a RR. HH.

1. En el recuadro Mis ausencias, toca Solicitar ausencia. En el teléfono, Solicitar ausencia en el botón + de abajo a la derecha abre la misma ventana (consulta 00. Primeros pasos).
2. Elige Vacaciones en la lista Tipo de ausencia.
3. Elige la fecha de Inicio.
4. Elige la fecha de Fin (último día de ausencia). Es el último día que estás de ausencia, no el día en que te incorporas.
5. Lee la línea de cálculo, por ejemplo "5 días (laborables) · tus vacaciones anuales restantes 14 días · con anticipo, como máximo 19 días".
6. Si quieres, elige a un compañero en la lista Sustituto (opcional).
7. Si quieres, escribe una Descripción (opcional). No hace falta que indiques un motivo especial, como uno de salud.
8. Lee el orden de aprobación que hay debajo del formulario (por ejemplo, "Primero lo aprueba tu responsable (Murat Çelik) y después RR. HH.").
9. Toca Enviar solicitud. Aparece el mensaje "Tu solicitud se ha enviado a tu responsable." y se abre el detalle de la solicitud.

Resultado: La solicitud aparece en Mis ausencias como Pendiente del responsable. Cuando tu responsable la aprueba, pasa a Pendiente de RR. HH.. En la aprobación final recibes una notificación en el teléfono ("Tu ausencia ha sido aprobada: firma el formulario y entrégalo a RR. HH.") y un correo con el PDF del formulario adjunto. Si se rechaza, te llega la notificación "Tu solicitud de ausencia ha sido rechazada"; el motivo del rechazo figura en el detalle de la solicitud.

Errores frecuentes y avisos:

• "Elige la fecha de inicio." — el inicio está vacío.
• "En las fechas elegidas no hay días laborables (fin de semana o festivo)." — los días que has elegido ya son no laborables.
• "Ya tienes una solicitud de ausencia en estas fechas (…)." — no se puede enviar una segunda solicitud para los mismos días.
• "Se puede registrar una ausencia con un máximo de 30 días de antelación hacia atrás; para fechas anteriores, habla con RR. HH." — límite de fechas pasadas (ajuste de la empresa).
• "Tu saldo de vacaciones anuales no alcanza: quedan …, se piden …." — el saldo no alcanza. Si el anticipo está activado, al final del mensaje se indica cuántos días como máximo puedes usar con el anticipo.

Importante: Si no tienes un responsable definido, el formulario dice "Como no tienes responsable definido, la solicitud va directamente a RR. HH.".

Pedir medio día de ausencia

Para quién: Empleado · Dónde: Solicitar ausencia → Duración · Versión: 0.78.0

Para qué sirve: Pides medio día de ausencia, por la mañana o por la tarde, para un solo día; la ausencia cuenta 0,5 días. Si el tipo tiene saldo (vacaciones anuales o un tipo con derecho anual propio), se descuentan 0,5 días del saldo.

1. Toca Solicitar ausencia y elige el Tipo de ausencia (por ejemplo, Permiso por asuntos propios o Vacaciones).
2. Elige el mismo día para Inicio y Fin (último día de ausencia). Solo entonces aparece el campo Duración.
3. En la lista Duración, elige Medio día (mañana) o Medio día (tarde).
4. Comprueba que en la línea de cálculo pone "0,5 días (laborables)".
5. Toca Enviar solicitud.

Consejo: En las listas de solicitudes, la ausencia de medio día aparece con el formato "9 oct (medio día) · 0,5 días".

Pedir permiso de viaje

Para quién: Empleado · Dónde: Solicitar ausencia → Tipo de ausencia → Permiso de viaje (no retribuido) · Versión: 0.99.2

Para qué sirve: Si vas a pasar tus vacaciones anuales en otra ciudad, pides un permiso de viaje no retribuido para la ida y la vuelta. Según el Código de Trabajo turco (Ley n.º 4857, art. 56), el permiso de viaje es de hasta 4 días en total y no se descuenta de tu saldo de vacaciones anuales.

1. Toca Solicitar ausencia.
2. Elige Permiso de viaje (no retribuido) en la lista Tipo de ausencia. En la línea de reglas pone "Como máximo 4 días de una vez".
3. Elige las fechas de Inicio y Fin (último día de ausencia). El permiso de viaje se cuenta por días naturales; los fines de semana también cuentan.
4. En el cuadro Descripción (opcional) puedes escribir adónde vas.
5. Toca Enviar solicitud.

Importante: No se envía un permiso de viaje de más de 4 días: "El permiso de viaje (no retribuido) puede ser de 4 días como máximo.". Tu empresa puede cambiar este límite. El permiso de viaje no es retribuido; al exportar a nóminas, se cuenta en una columna aparte (permiso de viaje).

Usar un anticipo de vacaciones

Para quién: Empleado · Dónde: Solicitar ausencia → Vacaciones · Versión: 0.99.17

Para qué sirve: Si todavía no ha nacido tu derecho a vacaciones anuales o no alcanza, y tu empresa lo permite, usas ausencia como "anticipo" de tu próximo derecho. Cuando nace el derecho, el anticipo se descuenta de tu saldo.

Antes de empezar: El anticipo de vacaciones lo activa tu empresa. Si está activado, en el recuadro Mis ausencias aparece la línea "Anticipo de vacaciones: hasta … (disponibles con anticipo …)."

1. Toca Solicitar ausencia y elige Vacaciones.
2. Elige las fechas.
3. Lee la línea de cálculo, por ejemplo "2 días (laborables) · tus vacaciones anuales restantes -2 días · con anticipo, como máximo 3 días · de esta solicitud, 2 días de anticipo". "Tus vacaciones anuales restantes" son los días que quedan después de restar tus solicitudes pendientes de aprobación; pueden ser negativos.
4. Toca Enviar solicitud. Tu aprobador ve en la solicitud el aviso "De esta solicitud, 2 días de anticipo (ausencia cuyo derecho todavía no ha nacido)."

Resultado: En el detalle de la solicitud aparece la fila Anticipo (por ejemplo, "2 días"). Cuando se aprueba, tus vacaciones anuales restantes pasan a negativo; el derecho que se añade en tu aniversario de entrada cubre el saldo negativo.

Importante:

• El máximo de anticipo que puedes usar es el menor entre los días del ajuste de la empresa y tu próximo derecho de vacaciones anuales (por ejemplo, como máximo 14 días para un empleado en su primer año).
• Cuando se agota el anticipo, la solicitud no se envía: "Tu saldo de vacaciones anuales no alcanza: … Con anticipo puedes usar como máximo … (anticipo máximo …; no puede superar tu próximo derecho anual)."
• El anticipo solo se aplica a los tipos que se descuentan de las vacaciones anuales.
• Al dejar la empresa, RR. HH. compensa en la nómina el anticipo usado.

Elegir a la persona que te sustituirá

Para quién: Empleado · Dónde: Solicitar ausencia → Sustituto (opcional) · Versión: 0.78.0

Para qué sirve: Indicas quién se encargará de tus tareas mientras estás de ausencia. La persona que elijas aparece en la solicitud, en la tarjeta de aprobación, en el formulario de permiso y en la información de "de ausencia" del directorio.

1. En el formulario Solicitar ausencia, toca la lista Sustituto (opcional).
2. Elige a un compañero de equipo de la lista. Si no vas a elegir a nadie, deja Ninguno.
3. Envía la solicitud.

Resultado: En el detalle de la solicitud aparece la fila Sustituto y, en la tarjeta de aprobación del responsable, "Sustituto: …". Cuando empieza tu ausencia, en el directorio y en tu perfil aparece "De ausencia" junto con tu sustituto (consulta 08. Directorio y organización).

Importante: Solo se puede elegir a un compañero activo: "Elige como sustituto a un compañero activo." Avisa además a esa persona; la elección por sí sola no es una asignación.

Seguir la solicitud y cancelarla

Para quién: Empleado · Dónde: Mis ausencias → toca la solicitud (o Mis solicitudes) · Versión: 0.78.0

Para qué sirve: Ves en qué paso de aprobación está tu solicitud, quién la ha aprobado y el estado del formulario firmado; si hace falta, retiras la solicitud.

1. En el recuadro Mis ausencias, toca la solicitud. Para ver todas tus solicitudes, toca Mis solicitudes.
2. En el detalle aparecen las filas Empleado, Fecha, Duración, Estado, Responsable, Sustituto, Descripción y, si está aprobada, Formulario firmado.
3. En Historial se listan los pasos: Solicitado, Aprobado por el responsable, Aprobado, Formulario firmado recibido; en cada uno, la hora y la persona.
4. Para retirar la solicitud, toca Cancelar y confirma ("¿Cancelar la solicitud?" o, en una ausencia aprobada, "¿Cancelar la ausencia aprobada? Desaparece del calendario y el saldo se restituye.").

Importante: Solo puedes cancelar tú mismo una ausencia aprobada antes de que empiece. Una ausencia ya empezada o pasada solo la cancela RR. HH.: "Una ausencia ya empezada o pasada solo la puede cancelar RR. HH."

Imprimir y firmar el formulario de permiso aprobado

Para quién: Empleado · Dónde: Detalle de la ausencia → Formulario de permiso · Versión: 0.99.2 (correo con PDF adjunto y recordatorio diario 0.99.20)

Para qué sirve: Para cada ausencia aprobada se prepara un formulario de permiso en A4. El formulario lo firman tú, tu responsable de unidad y RR. HH., y se guarda en tu expediente de personal. Si tu empresa ha activado el seguimiento del formulario firmado, tu ausencia queda confirmada cuando se entrega el formulario firmado.

Antes de empezar: El formulario solo existe en una ausencia aprobada. En una solicitud pendiente de aprobación no aparece el botón Formulario de permiso.

1. Cuando se da la aprobación final, el PDF del formulario también llega a tu correo (asunto: "Tu ausencia ha sido aprobada — formulario firmado pendiente (IZ-…)"). Puedes imprimir el adjunto del correo o seguir los pasos de abajo.
2. En Mis ausencias, toca tu ausencia aprobada.
3. Toca Formulario de permiso. El formulario se abre en una pestaña nueva.
4. Revisa el formulario: Empleado, Ausencia (tipo, inicio, fin, incorporación, duración, sustituto, descripción), Saldo de vacaciones anuales (en el momento de la aprobación), Historial de aprobación (registro del sistema), tres recuadros de firma (Empleado, Responsable de unidad, Recursos humanos) y, abajo, el código QR con el código de verificación.
5. Toca Imprimir / guardar como PDF. El botón de arriba y la explicación no se imprimen en el papel.
6. Firma el formulario, haz que lo firme tu responsable y entrégalo a RR. HH. (consulta Firmar y entregar el formulario, y "Confirmado").

Resultado: Hasta que se entrega el formulario, tu ausencia está en estado Formulario firmado pendiente. En el recuadro Mis ausencias aparece el aviso "Falta el formulario firmado de 1 ausencia aprobada: imprímelo, fírmalo y entrégalo a RR. HH.; tu ausencia se confirma al entregarlo."

Recordatorio: Hasta que se entrega el formulario, cada día laborable a las 09:30 llega un recordatorio: una notificación en el teléfono ("Falta el formulario de permiso firmado"), un correo con el PDF adjunto y (si tu empresa ha definido un proveedor de SMS) un SMS. El recordatorio no se envía el día de la aprobación, los fines de semana ni los festivos. Los canales los elige tu empresa.

Importante:

• El formulario de las ausencias aprobadas antes de la 0.99.2 no tiene la sección de saldo.
• Si, después de imprimir el formulario, cambia la ausencia (por ejemplo, la fecha), el formulario antiguo no se puede recibir; imprime el formulario actual y fírmalo de nuevo.

Verificar el formulario con el código QR

Para quién: Empleado, responsable y cualquier persona que vea el formulario · Dónde: Código QR de la parte inferior del formulario · Versión: 0.99.2

Para qué sirve: Muestra si el formulario en papel coincide con el registro aprobado del sistema.

1. Escanea el código QR del formulario con la cámara de tu teléfono.
2. La página que se abre no pide iniciar sesión y solo muestra información resumida: N.º de formulario, Empresa, Empleado (nombre y inicial del apellido), Ausencia, Fecha, Duración, Aprobación.
3. Lee el título de la página:
   • Formulario de permiso válido — "Este formulario coincide con el registro de ausencia aprobado del sistema."
   • Esta ausencia ha sido cancelada — la ausencia se canceló después de emitir el formulario; el formulario no es válido.
   • No se pudo verificar el formulario — el registro de ausencia ha cambiado después de emitir el formulario; imprime el formulario actual.

Importante: En las ausencias por baja por enfermedad / informe médico, maternidad y hijo con discapacidad, la página de verificación no indica el tipo de ausencia; solo dice "Ausencia".

Firmar y entregar el formulario, y "Confirmado"

Para quién: Empleado · Dónde: Formulario en papel a RR. HH. · Versión: 0.99.5 ("Confirmado" 0.99.20)

Para qué sirve: Cuando entregas a RR. HH. el formulario firmado, RR. HH. le hace una foto; el código QR reconoce tu ausencia y la marca como "recibido". Así tu ausencia queda confirmada.

1. Entrega el formulario firmado a RR. HH.
2. Cuando RR. HH. lo recibe, te llega al teléfono la notificación "Se ha recibido tu formulario de permiso".
3. En Mis ausencias, toca tu ausencia. En la fila Estado pone Confirmado y en la fila Formulario firmado, "Recibido · fecha · quién lo recibió".
4. Si quieres, toca Ver formulario firmado para abrir la foto que ha hecho RR. HH.

Consejo: En el historial pone "Reconocido por QR" o, si RR. HH. ha emparejado el formulario a mano, "emparejado a mano".

Aprobar ausencias como responsable

Para quién: Responsable (quien tiene un equipo en el organigrama), aprobador · Dónde: Mi espacio → Mis ausencias → Pendientes de aprobación (N) · Versión: 0.78.0 (aviso de anticipo 0.99.17)

Para qué sirve: Apruebas o rechazas las solicitudes de ausencia de tu equipo. La solicitud que apruebas pasa a la aprobación de RR. HH.

1. Toca la notificación o el correo "Una solicitud de ausencia espera tu aprobación". O toca Pendientes de aprobación (N) en el recuadro Mis ausencias. Las solicitudes pendientes también aparecen en la campana (Pendientes para ti; consulta 09. Notificaciones).
2. En la ventana Ausencias pendientes de aprobación, cada tarjeta muestra la persona, el tipo de ausencia, la fecha, el número de días, el departamento, las vacaciones anuales restantes, la descripción y el sustituto. En una solicitud con anticipo aparece el aviso "De esta solicitud, … de anticipo (ausencia cuyo derecho todavía no ha nacido)."
3. Toca Aprobar. Aparece el mensaje "Aprobado; ha pasado a la aprobación de RR. HH.".
4. Para rechazar, toca Rechazar, escribe el motivo en el cuadro que se abre (se comunica al empleado) y vuelve a tocar Rechazar.

Errores frecuentes y avisos:

• "Escribe el motivo del rechazo; se comunica al empleado." — el motivo del rechazo está vacío.
• "No puedes aprobar tu propia solicitud." / "No tienes permiso para aprobar esta solicitud."
• "Esta solicitud ya no espera aprobación." — la solicitud la ha resuelto otra persona o se ha cancelado.

Consejo: Para una solicitud que lleva más de 2 días esperando, te llega el recordatorio "Solicitud de ausencia pendiente". Si el responsable de la solicitud ha dejado la empresa o no está definido, la aprobación la hace RR. HH. Para la aprobación de RR. HH., consulta 30. Gestión de las ausencias de los empleados.