21. Çalışan izinleri

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

İzin taleplerinizi telefondan gönderir, kalan yıllık izninizi ve talebinizin hangi onay adımında olduğunu görürsünüz. Talep önce yöneticinize, sonra insan kaynaklarına (İK) gider. Onaylanan izin için yazdırılabilir, karekodlu bir izin formu hazırlanır; imzalı formu İK'ya teslim edince izniniz kesinleşir.

Bu bölüm çalışanlar ve ekibinin izinlerini onaylayan yöneticiler içindir. İzin ayarları, bakiyeler ve İK işlemleri için bkz. 30. Çalışan izinleri yönetimi.

Kimler için: Çalışan · Yönetici (onaycı)

Bu bölümde

• İzinlerim kutusu
• Ücretli ve ücretsiz izin türleri ve kuralları
• Yıllık izin isteme
• Yarım gün izin isteme
• Yol izni isteme
• Avans izin kullanma
• Yerinize bakacak kişiyi seçme
• Talebi izleme ve iptal etme
• Onaylı izin formunu yazdırma ve imzalama
• Formu karekodla doğrulama
• Formu imzalayıp teslim etme ve "Kesinleşti"
• Yönetici olarak izin onaylama

Başlamadan önce: İzin modülü şirkette kapalı gelir. İzinlerim kutusunu görmüyorsanız İK'ya sorun. Bu bölümdeki örnek ekranlar kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisiyle hazırlanmıştır.

Kalan izninizi ve taleplerinizi görme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Benim Alanım → İzinlerim (bilgisayarda Pano → Benim Alanım)

Ne işe yarar: Kalan yıllık izninizi, bir sonraki hak tarihinizi, kendi yıllık hakkı olan izin türlerini ve süren taleplerinizi tek bakışta gösterir.

1. Alttaki menüden Araçlar'a dokunun ve üstteki şeritten Benim Alanım'ı seçin. Bugün ekranının üstündeki İzinlerim kutucuğuna dokunarak da gelebilirsiniz.
2. İzinlerim kutusunda büyük sayı Kalan yıllık izin gününüzdür.
3. Altındaki satırları okuyun:
   • "04.10.2027 tarihinde 20 gün hak eklenecek (6. kıdem yılı)." — bir sonraki işe giriş yıldönümünüzde eklenecek hak.
   • "Onay bekleyen: … gün" — onay bekleyen taleplerinizin toplamı.
   • "Avans izin: en çok 5 gün (avans dahil kullanılabilir 19 gün)." — şirketiniz avans izni açtıysa (bkz. Avans izin kullanma).
   • Kendi yıllık hakkı olan türler (ör. "Mazeret izni 2 gün / 3 gün": onay bekleyenler düşüldükten sonra kalan / bu yılki toplam hak, devreden günler dahil).
4. Süren talepleriniz durumlarıyla listelenir. Bir talebe dokunarak ayrıntısını açın.
5. Düğmeler: İzin iste ve Taleplerim. Onaycıysanız Onay bekleyen (N), İK iseniz Tüm talepler, Bakiyeler ve İmzalı form teslim al da görünür.

Talep durumları: Yönetici onayında · İK onayında · İmzalı form bekleniyor · Kesinleşti · Onaylandı · Reddedildi · İptal edildi. Şirketiniz imzalı form takibini kapattıysa onaylı izin yalnız Onaylandı olarak görünür.

İpucu: "Açılış bakiyeniz henüz girilmedi; İK girince kesinleşir." yazıyorsa bakiyeniz henüz girilmemiştir. Bakiyeniz yanlış görünüyorsa İK'ya başvurun.

Ücretli ve ücretsiz izin türleri ve kuralları

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzinlerim → İzin iste → İzin türü

Ne işe yarar: Hangi izni hangi kurallarla isteyebileceğinizi gösterir. Şirketiniz bazı türleri kapatabilir ya da kurallarını değiştirebilir; formdaki kural satırı her zaman şirketinizin güncel kuralını yazar.

1. İzin iste'ye dokunun.
2. İzin türü listesinden türü seçin.
3. Türün kuralları listenin altında bir satırda yazar, ör. "Bu yıl kalan hakkınız: 2 gün (yıllık 3 gün) · Yılda en çok 2 kez (bu yıl 1)" ya da "Tek seferde en çok 4 gün". Şirketiniz türü yıllık izninizden düşecek şekilde ayarladıysa "Yıllık izninizden düşer" yazar.

Nasıl sayılır? İş günüyle sayılan türlerde hafta sonları ve resmî tatiller sayılmaz. Takvim günüyle sayılan türlerde her gün sayılır.

Dikkat:

• Kurala uymayan talep gönderilmez ve nedeni yazar, ör. "Mazeret izni bir yılda en çok 2 kez alınabilir; 2026 için 2 talebiniz var (onaylı ya da onay bekleyen)." ya da "Mazeret izni için 2026 hakkınız yetmiyor: kalan 1 gün, istenen 2 gün."
• Hastalık / sağlık raporu, doğum izni ve engelli çocuk izni özel türlerdir: takvimde, rehberde ve görüntüleyicilerde yalnız "izinde" ya da "Özel izin" görünür.
• İzin türü takvimde ve rehberde hiç yazmaz; ekip arkadaşlarınız yalnız "İzinde" görür.

Yıllık izin isteme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Araçlar → Benim Alanım → İzinlerim → İzin iste

Ne işe yarar: İzin talebinizi uygulamadan gönderirsiniz. Talep önce yöneticinize, onaylayınca İK'ya gider.

1. İzinlerim kutusunda İzin iste'ye dokunun. Telefonda sağ alttaki + düğmesindeki İzin iste de aynı pencereyi açar (bkz. 00. Başlarken).
2. İzin türü listesinden Yıllık izin'i seçin.
3. Başlangıç tarihini seçin.
4. Bitiş (son izin günü) tarihini seçin. Bu, izinli olduğunuz son gündür; işe başlama günü değildir.
5. Hesap satırını okuyun, ör. "5 gün (iş günü) · kalan yıllık izniniz 14 gün · avansla en çok 19 gün".
6. İsterseniz Yerine bakacak kişi (isteğe bağlı) listesinden bir ekip arkadaşınızı seçin.
7. İsterseniz Açıklama (isteğe bağlı) yazın. Sağlık gibi özel bir nedeni yazmanız gerekmez.
8. Formun altındaki onay sırasını okuyun (ör. "Önce yöneticiniz (Murat Çelik), sonra İK onaylar.").
9. Talep gönder'e dokunun. "Talebiniz yöneticinize gönderildi." iletisi çıkar ve talebin ayrıntısı açılır.

Sonuç: Talep Yönetici onayında olarak İzinlerim'de görünür. Yöneticiniz onaylayınca İK onayında olur. Son onayda telefon bildirimi ("İzniniz onaylandı — formu imzalayıp İK'ya teslim edin") ve formun PDF'i ekli bir e-posta alırsınız. Ret durumunda "İzin talebiniz reddedildi" bildirimi gelir; ret nedeni talep ayrıntısında yazar.

Sık hatalar ve uyarılar:

• "Başlangıç tarihini seçin." — başlangıç boş.
• "Seçilen tarihlerde çalışma günü yok (hafta sonu ya da resmî tatil)." — seçtiğiniz günler zaten tatil.
• "Bu tarihlerde zaten bir izin talebiniz var (…)." — aynı günlere ikinci talep gönderilemez.
• "En çok 30 gün geriye izin girilebilir; daha eskisi için İK ile görüşün." — geçmiş tarih sınırı (şirket ayarı).
• "Yıllık izin bakiyeniz yetmiyor: kalan …, istenen …." — bakiye yetmiyor. Avans açıksa iletinin sonunda avans dahil en çok kaç gün kullanabileceğiniz yazar.

Dikkat: Yöneticiniz tanımlı değilse form "Yöneticiniz tanımlı olmadığı için talep doğrudan İK'ya gider." yazar.

Yarım gün izin isteme

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzin iste → Süre

Ne işe yarar: Tek bir gün için sabah ya da öğleden sonra yarım gün izin istersiniz; izin 0,5 gün sayılır. Türün bakiyesi varsa (yıllık izin ya da kendi yıllık hakkı olan tür) bakiyeden 0,5 gün düşer.

1. İzin iste'ye dokunun ve İzin türü'nü seçin (ör. Mazeret izni ya da Yıllık izin).
2. Başlangıç ve Bitiş (son izin günü) için aynı günü seçin. Ancak o zaman Süre alanı çıkar.
3. Süre listesinden Yarım gün (sabah) ya da Yarım gün (öğleden sonra)'yı seçin.
4. Hesap satırında "0,5 gün (iş günü)" yazdığını kontrol edin.
5. Talep gönder'e dokunun.

İpucu: Talep listelerinde yarım gün izin "9 Ekim (yarım gün) · 0,5 gün" biçiminde görünür.

Yol izni isteme

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzin iste → İzin türü → Yol izni (ücretsiz)

Ne işe yarar: Yıllık izninizi başka bir şehirde geçirecekseniz gidiş–dönüş için ücretsiz yol izni istersiniz. Yol izni Türk İş Kanunu'na (4857 sayılı Kanun m.56) göre toplam 4 güne kadardır ve yıllık izin bakiyenizden düşmez.

1. İzin iste'ye dokunun.
2. İzin türü listesinden Yol izni (ücretsiz)'i seçin. Kural satırında "Tek seferde en çok 4 gün" yazar.
3. Başlangıç ve Bitiş (son izin günü) tarihlerini seçin. Yol izni takvim günüyle sayılır; hafta sonu da sayılır.
4. Açıklama (isteğe bağlı) kutusuna gideceğiniz yeri yazabilirsiniz.
5. Talep gönder'e dokunun.

Dikkat: 4 günden uzun yol izni gönderilmez: "Yol izni (ücretsiz) en çok 4 gün olabilir." Şirketiniz bu sınırı değiştirebilir. Yol izni ücretsizdir; bordro programına aktarımda ayrı bir sütunda (yol izni) sayılır.

Avans izin kullanma

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzin iste → Yıllık izin

Ne işe yarar: Yıllık izin hakkınız henüz doğmadıysa ya da yetmiyorsa, şirketiniz izin verdiyse bir sonraki hakkınızdan "avans" olarak izin kullanırsınız. Hak doğunca avans bakiyenizden düşülür.

Başlamadan önce: Avans izni şirketiniz açar. Açıksa İzinlerim kutusunda "Avans izin: en çok … (avans dahil kullanılabilir …)." satırı görünür.

1. İzin iste'ye dokunun ve Yıllık izin'i seçin.
2. Tarihleri seçin.
3. Hesap satırını okuyun, ör. "2 gün (iş günü) · kalan yıllık izniniz -2 gün · avansla en çok 3 gün · bu talebin 2 gün avans". "Kalan yıllık izniniz", onay bekleyen talepleriniz düşüldükten sonra kalan gündür; eksi olabilir.
4. Talep gönder'e dokunun. Onaycınız talepte "Bu talebin 2 gün avans (hakkı henüz doğmamış izin)." uyarısını görür.

Sonuç: Talep ayrıntısında Avans satırı (ör. "2 gün") görünür. Onaylanınca kalan yıllık izniniz eksiye iner; işe giriş yıldönümünüzde eklenen hak eksiyi kapatır.

Dikkat:

• Kullanabileceğiniz en çok avans, şirket ayarındaki gün ile bir sonraki yıllık izin hakkınızın küçüğüdür (ör. ilk yılındaki çalışan için en çok 14 gün).
• Avans dolunca talep gönderilmez: "Yıllık izin bakiyeniz yetmiyor: … Avans dahil en çok … kullanabilirsiniz (avans en çok …; bir sonraki yıllık hakkınızı aşamaz)."
• Avans yalnız yıllık izinden düşen türlerde geçerlidir.
• İşten ayrılırken kullanılmış avans İK tarafından bordroda mahsup edilir.

Yerinize bakacak kişiyi seçme

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzin iste → Yerine bakacak kişi (isteğe bağlı)

Ne işe yarar: İzindeyken işlerinizi kimin üstleneceğini belirtirsiniz. Seçtiğiniz kişi talepte, onay kartında, izin formunda ve rehberdeki "izinde" bilgisinde görünür.

1. İzin iste formunda Yerine bakacak kişi (isteğe bağlı) listesine dokunun.
2. Listeden bir ekip arkadaşınızı seçin. Kimseyi seçmeyecekseniz Yok kalsın.
3. Talebi gönderin.

Sonuç: Talep ayrıntısında Yerine bakan satırı, yöneticinin onay kartında "Yerine bakan: …" yazar. İzniniz başlayınca rehberde ve profilinizde "İzinde" ile birlikte yerinize bakan kişi görünür (bkz. 08. Rehber ve organizasyon).

Dikkat: Yalnız etkin bir ekip arkadaşı seçilebilir: "Yerine bakacak kişi olarak etkin bir ekip arkadaşı seçin." Kişiye ayrıca haber verin; seçim tek başına görevlendirme değildir.

Talebi izleme ve iptal etme

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzinlerim → talebe dokunun (ya da Taleplerim)

Ne işe yarar: Talebinizin hangi onay adımında olduğunu, kimin onayladığını ve imzalı formun durumunu görürsünüz; gerekirse talebi geri çekersiniz.

1. İzinlerim kutusunda talebe dokunun. Bütün talepleriniz için Taleplerim'e dokunun.
2. Ayrıntıda Çalışan, Tarih, Süre, Durum, Yönetici, Yerine bakan, Açıklama ve (onaylıysa) İmzalı form satırları yazar.
3. Geçmiş altında adımlar sıralanır: Talep edildi, Yönetici onayladı, Onaylandı, İmzalı form teslim alındı; her birinde zaman ve kişi.
4. Talebi geri çekmek için İptal et'e dokunun ve onaylayın ("Talep iptal edilsin mi?" ya da onaylı izinde "Onaylı izin iptal edilsin mi? Takvimden kalkar, bakiye geri döner.").

Dikkat: Onaylanmış izni yalnız başlamadan önce kendiniz iptal edebilirsiniz. Başlamış ya da geçmiş izni yalnız İK iptal eder: "Başlamış ya da geçmiş izni yalnız İK iptal edebilir."

Onaylı izin formunu yazdırma ve imzalama

Kimler için: Çalışan · Nerede: İzin ayrıntısı → İzin formu

Ne işe yarar: Onaylanan her izin için A4 izin formu hazırlanır. Formu siz, birim yöneticiniz ve İK imzalar; özlük dosyanızda saklanır. Şirketiniz imzalı form takibini açtıysa izniniz imzalı form teslim edilince kesinleşir.

Başlamadan önce: Form yalnız onaylanmış izinde vardır. Onay bekleyen talepte İzin formu düğmesi çıkmaz.

1. Son onay verilince formun PDF'i e-postanıza da gelir (konu: "İzniniz onaylandı — imzalı form bekleniyor (IZ-…)"). E-postadaki eki yazdırabilir ya da aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz.
2. İzinlerim'de onaylı izninize dokunun.
3. İzin formu'na dokunun. Form yeni sekmede açılır.
4. Formu kontrol edin: Çalışan, İzin (tür, başlangıç, bitiş, işe başlama, süre, yerine bakan, açıklama), Yıllık izin bakiyesi (onay anında), Onay geçmişi (sistem kaydı), üç imza kutusu (Çalışan, Birim yöneticisi, İnsan kaynakları) ve altta karekod ile doğrulama kodu.
5. Yazdır / PDF olarak kaydet'e dokunun. Üstteki düğme ve açıklama kâğıda basılmaz.
6. Formu imzalayın, yöneticinize imzalatın ve İK'ya teslim edin (bkz. Formu imzalayıp teslim etme ve "Kesinleşti").

Sonuç: Form teslim edilene kadar izniniz İmzalı form bekleniyor durumundadır. İzinlerim kutusunda "1 onaylı izninizin imzalı formu bekleniyor: formu yazdırıp imzalayın ve İK'ya teslim edin; izniniz teslimde kesinleşir." uyarısı görünür.

Hatırlatma: Form teslim edilene kadar her iş günü saat 09.30'da hatırlatma gelir: telefon bildirimi ("İmzalı izin formu bekleniyor"), PDF ekli e-posta ve (şirketiniz SMS sağlayıcısı tanımladıysa) SMS. Onay gününde, hafta sonu ve resmî tatillerde hatırlatma gitmez. Kanalları şirketiniz seçer.

Dikkat:

• 0.99.2'den önce onaylanmış izinlerin formunda bakiye bölümü yoktur.
• Formu yazdırdıktan sonra izin değişirse (ör. tarih) eski form teslim alınamaz; güncel formu yazdırıp yeniden imzalayın.

Formu karekodla doğrulama

Kimler için: Çalışan, yönetici, formu gören herkes · Nerede: Formun altındaki karekod

Ne işe yarar: Kâğıttaki formun sistemdeki onaylı kayıtla aynı olup olmadığını gösterir.

1. Formdaki karekodu telefonunuzun kamerasıyla okutun.
2. Açılan sayfa oturum istemez ve yalnız özet bilgi gösterir: Form no, Şirket, Çalışan (ad ve soyadın baş harfi), İzin, Tarih, Süre, Onay.
3. Sayfanın başlığını okuyun:
   • Geçerli izin formu — "Bu form sistemdeki onaylı izin kaydıyla aynıdır."
   • Bu izin iptal edildi — form düzenlendikten sonra izin iptal edilmiştir; form geçersizdir.
   • Form doğrulanamadı — izin kaydı form düzenlendikten sonra değişmiştir; güncel formu yazdırın.

Dikkat: Hastalık / sağlık raporu, doğum ve engelli çocuk izinlerinde doğrulama sayfası izin türünü yazmaz, yalnız "İzin" der.

Formu imzalayıp teslim etme ve "Kesinleşti"

Kimler için: Çalışan · Nerede: İK'ya kâğıt form

Ne işe yarar: İmzalı formu İK'ya verdiğinizde İK formun fotoğrafını çeker; karekoddan izniniz tanınır ve "teslim alındı" olarak işaretlenir. İzniniz böylece kesinleşir.

1. İmzalı formu İK'ya verin.
2. İK teslim alınca telefonunuza "İzin formunuz teslim alındı" bildirimi gelir.
3. İzinlerim'de izninize dokunun. Durum satırında Kesinleşti, İmzalı form satırında "Teslim alındı · tarih · teslim alan" yazar.
4. İsterseniz İmzalı formu gör'e dokunarak İK'nın çektiği fotoğrafı açın.

İpucu: Geçmiş'te "Karekodla tanındı" ya da İK formu elle eşlediyse "elle eşlendi" yazar.

Yönetici olarak izin onaylama

Kimler için: Yönetici (organizasyon şemasında ekibi olan kişi), onaycı · Nerede: Benim Alanım → İzinlerim → Onay bekleyen (N)

Ne işe yarar: Ekibinizin izin taleplerini onaylar ya da reddedersiniz. Onayladığınız talep İK onayına geçer.

1. "İzin talebi onayınızı bekliyor" bildirimine ya da e-postasına dokunun. Ya da İzinlerim kutusunda Onay bekleyen (N)'e dokunun. Bekleyen talepler zilde (Sizi bekleyenler) de görünür (bkz. 09. Bildirimler).
2. Onay bekleyen izinler penceresinde her kartta kişi, izin türü, tarih, gün sayısı, departman, kalan yıllık izin, açıklama ve yerine bakan yazar. Avanslı talepte "Bu talebin … avans (hakkı henüz doğmamış izin)." uyarısı çıkar.
3. Onayla'ya dokunun. "Onaylandı; İK onayına geçti." iletisi çıkar.
4. Reddetmek için Reddet'e dokunun, açılan kutuya nedeni yazın (çalışana iletilir) ve yeniden Reddet'e dokunun.

Sık hatalar ve uyarılar:

• "Reddetme nedenini yazın; çalışana iletilir." — ret nedeni boş.
• "Kendi talebinizi onaylayamazsınız." / "Bu talebi onaylama yetkiniz yok."
• "Bu talep artık onay beklemiyor." — talep başka biri tarafından karara bağlanmış ya da iptal edilmiş.

İpucu: 2 günden uzun bekleyen talep için size "Bekleyen izin talebi" hatırlatması gelir. Talebin yöneticisi işten ayrıldıysa ya da tanımlı değilse talebi İK onaylar. İK onayı için bkz. 30. Çalışan izinleri yönetimi.