08. Rehber ve organizasyon

Ekran görüntüleri Prozence'in Türkçe arayüzünü ve kurgusal "Örnek Teknoloji A.Ş." verisini gösterir.

Şirket rehberi bütün çalışma arkadaşlarınızın telefonunu, e-postasını ve dahili numarasını tek yerde toplar. Organizasyon şeması kimin kime bağlı olduğunu gösterir. Bir ekip arkadaşınızın profilinde ne iş yaptığını, uzmanlık alanlarını, yöneticisini ve ekibini görürsünüz. Birisi izindeyse rehberde "İzinde" yazar ve yerine kimin baktığı görünür.

Rehber ve profiller yalnız şirket içindir: yalnız giriş yapmış çalışanlar görür. Kendi bilgilerinizi düzenlemek için bkz. 00. Başlarken. Müşteri kartları bu bölümün değil, 04. Müşteri rehberi bölümünün konusudur.

Kimler için: Çalışan (bir görev ekip yöneticileri için de)

Bu bölümde

• Şirket rehberini açma
• Rehberde arama ve "Bu konuyu kim bilir?"
• Rehberde izindeki kişiyi ve yerine bakanı görme
• Organizasyon şemasına bakma
• Ekip arkadaşının profilini açma
• Kendi profilinizi görüntüleme
• Ekibimiz listesi
• Uzmanlık ve profil ayrıntılarınızı ekleme
• Profilimde izin ve yerime bakan girme
• Kartınızdan bilgi bırakanlar (Bırakanlar)

Şirket rehberini açma

Kimler için: Çalışan · Nerede: Ekip → Rehber

Ne işe yarar: Bütün çalışanları ad sırasıyla listeler. Her kişide unvan, E-posta, cep telefonu, Dahili numara ve Kartı (dijital kartvizit) düğmeleri bulunur. Kişinin adı, şirket içi profilini açan bir bağlantıdır.

1. Alttaki menüden Ekip'e dokunun.
2. Üstteki şeritten Rehber'i seçin. Liste sekmesi açılır; Şirket rehberi başlığının altında kişi sayısı yazar.
3. Bir kişiye e-posta göndermek için E-posta'ya, aramak için telefon numarasına dokunun.
4. Kişi kendini tanıttıysa adının altında Hakkında yazar; dokununca yazı açılır.
5. Kişinin şirket içi profilini açmak için adına, dijital kartvizitini açmak için Kartı'na dokunun (bkz. Ekip arkadaşının profilini açma).

İpucu: Bilgisayarda soldaki menüden Rehber'e tıklayın. Ekip Meydanı'ndaki Ekip kutusunun altındaki Çalışan rehberi ve Organizasyon şeması düğmeleri de buraya getirir.

Dikkat: Cep telefonlarının rehberde görünüp görünmeyeceğini şirketiniz belirler. Şirketiniz rehberi kapattıysa bu ekran görünmez.

Rehberde arama ve "Bu konuyu kim bilir?"

Kimler için: Çalışan · Nerede: Ekip → Rehber → Liste

Ne işe yarar: Aradığınız kişiyi adıyla bulmanın yanında, bir konuyu bilen ekip arkadaşınızı da bulursunuz.

1. Ad, unvan, uzmanlık ya da e-posta kutusuna birkaç harf yazın. Liste siz yazdıkça süzülür.
2. Arama şunlarda yapılır: ad, unvan, e-posta, Hakkında yazısı, uzmanlık ve ilgi alanı etiketleri. Örneğin "otomasyon" yazarsanız Hakkında yazısında ya da uzmanlıklarında bu kelime geçen kişiler listelenir.
3. Aramanıza uyan kimse yoksa "Aramanıza uyan kişi yok." yazar.

İpucu: Bir kişinin profilinde Uzmanlık ya da İlgi alanları etiketine dokunursanız rehber o etiketle aranır; aynı konuyu bilen herkesi görürsünüz.

Rehberde izindeki kişiyi ve yerine bakanı görme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Ekip → Rehber

Ne işe yarar: Bir ekip arkadaşınız izindeyse ne zamana kadar izinde olduğunu ve acil işler için kime başvuracağınızı görürsünüz.

1. Rehberde kişiyi bulun.
2. Kişi izindeyse adının altında sarı bir satırda İzinde · "… tarihine kadar" · "Yerine bakan: …" yazar.
3. Yerine bakan kişinin adına dokunun; o kişinin profili açılır.

İpucu: Şirketiniz mesai kaydı kullanıyorsa kişinin adının yanında o günkü durumu da görünebilir: Ofiste, Evden, Uzaktan ya da Sahada (bkz. 22. Mesai).

Dikkat: İzin türü ya da nedeni hiçbir yerde gösterilmez; yalnız "İzinde" yazar.

Organizasyon şemasına bakma

Kimler için: Çalışan · Nerede: Ekip → Rehber → Organizasyon şeması

Ne işe yarar: Şirketin yönetim yapısını ağaç olarak gösterir: kim kime bağlı, hangi ekipte kaç kişi var.

1. Rehber ekranında üstteki Organizasyon şeması sekmesine dokunun.
2. En üstte en üst yönetici görünür. Her kutuda ad, unvan, departman ve ekip sayısı (ör. 2 ▾) yazar.
3. Bir kişinin ekibini açmak için kutusundaki sayıya dokunun; kişinin iletişim düğmeleri ve altında ekibi açılır. Kapatmak için yeniden dokunun.
4. Kişinin profilini açmak için adına dokunun. Ekranın başında da yazar: "Kim kime bağlı: kişinin adına dokunun, profili açılır; sayıya dokunun, ekibi açılır."

İpucu: Şema, çalışanların yönetici bilgisinden kendiliğinden oluşur. Şirketiniz Google Workspace ya da Microsoft 365 kullanıyorsa bu bilgi oradan gelir. Yöneticiniz ya da departmanınız yanlış görünüyorsa İK'ya ya da uygulama yöneticisine bildirin.

Ekip arkadaşının profilini açma

Kimler için: Çalışan · Nerede: Rehber, organizasyon şeması, Ekip Meydanı, duyurular, Mesajlar ya da izin / masraf listelerinde bir kişinin adına ya da fotoğrafına dokunun

Ne işe yarar: Bir çalışma arkadaşınızı tanımak için gereken her şeyi tek sayfada gösterir: ne iş yaptığı, deneyimi, uzmanlıkları, iletişim bilgileri, dijital kartviziti, yöneticisi ve ekibi.

1. Uygulamada bir kişinin adına ya da fotoğrafına dokunun. Kişinin profil sayfası açılır. Tarayıcıda profil yeni sekmede açılır; ana ekrana eklenmiş uygulamada ve Prozence mobil uygulamasında aynı ekranda açılır. Üstteki ve alttaki menüler yerinde kalır.
2. Üst bölümde kapak, fotoğraf (yoksa baş harfler), ad, profil başlığı, unvan ve departman yazar. Altında kişinin bugünkü durumu (ör. Ofiste, İzinde), şirketteki süresi ve düğmeler bulunur: E-posta, Ara, Kartvizit; şirketiniz Mesajlar'ı açtıysa Mesaj gönder, kişi girdiyse LinkedIn.
3. Aşağı kaydırarak şunları görün (kişi girdiyse):
   • Hakkında (uzun yazıda Devamını gör)
   • Deneyim: şirketteki görevleri ve önceki iş yerleri (unvan, şirket, tarih aralığı, şehir, açıklama)
   • Eğitim, Lisanslar ve sertifikalar (Sertifikayı göster bağlantısıyla)
   • Yetenekler ve Diller: bir yetenek etiketine dokununca rehberde o konuyu bilenler aranır
   • İlgi alanları ve hobiler, Bana şunu sorabilirsiniz, Şu an okuduğum
   • Paylaşımları: yazdığı duyurular ve paylaşımlar (yalnız sizin görebildikleriniz)
4. Telefonda sayfanın üst kısmında, bilgisayarda sağ sütunda şunlar bulunur:
   • Dijital kartvizit: QR'lı kart, Kartı paylaş, WhatsApp, Bağlantıyı kopyala, Kartı aç (bkz. 01. Dijital kartvizit)
   • İletişim: e-posta, cep (şirket ayarına göre), dahili, çalışma saatleri, en hızlı ulaşım, işe giriş, doğum günü (kişi paylaşıyorsa)
   • Ekip: Yöneticisi ve Ekibi. Bir ada dokununca o kişinin profili aynı sayfada açılır.
5. Uygulamaya dönmek için alttaki ya da soldaki menüden bir bölüm seçin.

İpucu: Profilin adresi …/kartvizit/uygulama/profil/<kişi>/ biçimindedir. Bu adresi bir çalışma arkadaşınıza gönderirseniz aynı profil onda da açılır. Eski ?kp= ile biten bağlantılar da profil sayfasına yönlenir.

Dikkat:

• Profil yalnız şirket içindir: yalnız giriş yapmış çalışanlar görür; arama motorlarına kapalıdır. Oturumunuz yoksa önce giriş ekranı açılır, girişten sonra profile dönersiniz.
• Eğitim, önceki deneyim ve kişisel bilgileri kimlerin göreceğini kişinin kendisi seçer; bu bölümler herkese görünmeyebilir. Doğum günü yalnız kişi izin verdiyse görünür.
• Ayrılan ya da olmayan bir kişinin adresinde "Profil açılamadı" yazar. Şirketiniz rehberi kapattıysa yalnız kendi profilinizi görürsünüz.

Kendi profilinizi görüntüleme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Profil → Profilim → Profilimi görüntüle / İş arkadaşlarım nasıl görüyor?

Ne işe yarar: Profil sayfanızın çalışma arkadaşlarınıza nasıl göründüğünü kontrol edersiniz.

1. Alttaki menüden Profil'e dokunun. Profilim sekmesinin başında iki düğme vardır.
2. Profilimi görüntüle'ye dokunun. Profil sayfanız açılır; en üstte "Bu sizin profiliniz." bandı ve kimlik kartında Profili düzenle düğmesi vardır.
3. Banttaki ya da Profilim'deki İş arkadaşlarım nasıl görüyor?'a dokunun. Önizleme açılır: "Profiliniz başka bir departmandaki iş arkadaşınıza böyle görünür. "Yalnız ben" ya da "Yalnız departmanım" seçtiğiniz bölümler burada yok."
4. Önizlemeden çıkmak için Kendi görünümüm'e dokunun.
5. Bir bilgiyi değiştirmek için Profili düzenle'ye dokunun; Profilim açılır (bkz. Uzmanlık ve profil ayrıntılarınızı ekleme).

İpucu: Kendi profilinizdeki Dijital kartvizit kutusundan kartınızı paylaşabilirsiniz (bkz. 01. Dijital kartvizit).

Ekibimiz listesi

Kimler için: Çalışan · Nerede: Ekip → Ekip Meydanı → Ekip

Ne işe yarar: Bütün ekibi unvan, departman ve işe giriş tarihiyle kısa bir listede gösterir. Yeni katılanları kolayca fark edersiniz. 100'den fazla çalışanı olan şirketlerde kutunun adı Yakın ekibim olur ve yalnız yöneticiniz, aynı yöneticiye bağlı çalışma arkadaşlarınız ve size bağlı olanlar listelenir; şirketin tamamı Çalışan rehberi'ndedir.

1. Alttaki menüden Ekip'e dokunun ve Ekip Meydanı'nda Ekip kutusuna inin.
2. Ekibimiz listesinin sıralamasını seçin: Hiyerarşi (unvan kademesine ve şemaya göre), En son katılan ya da En eski katılan.
3. Son 30 günde işe başlayanların yanında Yeni, izindekilerin yanında İzinde yazar.
4. Listenin devamı için Daha fazla göster'e dokunun. Bir kişiye dokunursanız profili açılır.

İpucu: Kutunun altındaki Çalışan rehberi, Organizasyon şeması, Müşteri rehberi ve Faydalı adresler düğmeleri ilgili ekranları açar.

Uzmanlık ve profil ayrıntılarınızı ekleme

Kimler için: Çalışan · Nerede: Profil → Profilim → Profil ayrıntıları

Ne işe yarar: Profil başlığınızı, uzmanlık alanlarınızı, dillerinizi, eğitiminizi, önceki deneyiminizi ve ilgi alanlarınızı eklersiniz. Ekip arkadaşlarınız sizi bu konularla rehberde bulur. Bu bilgiler kartvizitinizde görünmez; hepsi isteğe bağlıdır.

1. Alttaki menüden Profil'e dokunun ve Profilim'de Profil ayrıntıları bölümüne inin.
2. İş bilgileri (şirket içinde herkes görür):
   • Profil başlığı: profil sayfanızda adınızın altında görünen kısa tanım (ör. "Kurumsal satış · Müşteri ilişkileri"; en çok 120 karakter).
   • Uzmanlık alanlarım (en çok 15): kutuya bir konu yazıp klavyede Enter'a (telefonda "Git" / "Bitti") dokunun; konu etiket olur. Etiketi silmek için yanındaki ×'e dokunun.
   • Diller: + Dil ekle ile dil ve seviye ekleyin.
   • Çalışma saatlerim, Bana en hızlı nereden ulaşılır, LinkedIn.
3. Eğitim ve sertifikalar:
   • + Okul ekle: okul, bölüm, derece (ör. Lisans), başlangıç ve bitiş yılı.
   • + Sertifika ekle: sertifika, veren kurum, yıl ve isteğe bağlı Doğrulama bağlantısı. Bağlantı profilinizde Sertifikayı göster olarak görünür.
4. Önceki deneyim: + İş yeri ekle ile önceki iş yerlerinizi ekleyin (en çok 15): şirket, unvan, başlangıç (ör. 2018), bitiş (boş bırakırsanız "Halen"), şehir / ülke ve isteğe bağlı "Ne yaptınız?" açıklaması (en çok 600 karakter). Şirket içindeki görev geçmişiniz İK kaydından gelir.
5. Kişisel: İlgi alanlarım ve hobilerim (en çok 15), Bana şunu sorabilirsiniz, Şu an okuduğum.
6. Eğitim ve sertifikalar, Önceki deneyim ve Kişisel bölümlerinde Kimler görsün listesinden seçin: Tüm şirket, Yalnız departmanım ya da Yalnız ben.
7. Kaydet'e dokunun. "Profil ayrıntıları kaydedildi." iletisi görünür.

Sonuç: Bilgiler profil sayfanızda görünür. Nasıl göründüğünü kontrol etmek için bkz. Kendi profilinizi görüntüleme.

Dikkat: Sertifika bağlantısı geçerli bir web adresi olmalıdır; başına https:// eklenir. Geçersiz adreste kayıt yapılmaz.

İpucu: Kısa ve aranabilir etiketler seçin (ör. "Excel", "SGK teşvikleri", "Süreç otomasyonu"). Hakkımda yazınız da rehber aramasında bulunur (bkz. 00. Başlarken).

Profilimde izin ve yerime bakan girme

Kimler için: Çalışan, ekip yöneticisi · Nerede: Profil → Profilim → İzin ve yerime bakan

Ne işe yarar: İzne çıkacağınız tarihleri ve bu sürede yerinize bakacak ekip arkadaşınızı girersiniz. Rehberde, profilinizde, Ekibimiz listesinde ve şirket takviminde "İzinde" görünürsünüz. İsterseniz kartvizitinizi açanlara "ofis dışında" notu ve yerinize bakanın kartı gösterilir.

Başlamadan önce: Şirketiniz izin talebi modülünü kullanıyorsa ve izninizi İzin iste ile istediyseniz (bkz. 21. İzin), izniniz onaylanınca bu kayıt kendiliğinden oluşur; ayrıca girmeniz gerekmez. Bu bölüm izin talebi kullanılmayan şirketler, kısa ofis dışı günler ve kayıtları görmek için kullanılır.

1. Alttaki menüden Profil'e dokunun ve Profilim'de İzin ve yerime bakan bölümüne inin.
2. Başlangıç ve Bitiş (son izin günü) tarihlerini seçin.
3. Yerime bakan listesinden bir ekip arkadaşınızı seçin (isteğe bağlı).
4. Kartvizitinizi açanlara bilgi verilmesini istemiyorsanız Kartvizitimi açanlara "ofis dışında" notu ve yerime bakanın kartı gösterilsin kutusunu kaldırın.
5. İzni kaydet'e dokunun. Kayıt listede görünür (ör. "1 Eki 2026 – 5 Eki 2026 · şu an izindesiniz", "Yerinize bakan: …").

Yerinize bakan kişiye e-posta ve telefon bildirimiyle haber verilir. Bir kaydı kaldırmak için yanındaki Sil'e dokunun.

Ekip yöneticileri için: Organizasyon şemasında size bağlı çalışanlar varsa bölümün başında Kimin izni listesi görünür. Kendim yerine bir ekip üyenizi seçerek onun iznini girebilirsiniz; kişiye "İzniniz kaydedildi" bildirimi gider.

Dikkat:

• İzin türü ya da nedeni sorulmaz ve kaydedilmez.
• Bir kayıt en çok 90 gün olabilir. Bitiş tarihi geçmişte kalan izin girilemez. Aynı tarihlerde ikinci bir kayıt açılamaz ("… arasında zaten bir izin kaydı var").

Kartınızdan bilgi bırakanlar (Bırakanlar)

Kimler için: Çalışan · Nerede: Kart → Müşteriler → Bırakanlar

Dijital kartvizitinizi açan biri Bilgilerimi bırak ile size adını ve iletişim bilgilerini bırakabilir. Bu kişiler şirket rehberinde değil, sizin müşteri listenizde toplanır: Müşteriler ekranındaki Bırakanlar sekmesinde görünürler. Eski kişisel alan ekranlarında bu liste Beni ekleyenler adıyla geçer.

Ayrıntılar için bkz. 01. Dijital kartvizit ve 04. Müşteri rehberi.